lograr mis metas administrando mi tiempo

1. ADMINISTRANDO
MI TIEMPO
JORGE ALBERTO VAZQUEZ ABUNDIS

2. SIGNIFICADO
 Administrar el tiempo realmente
significa administrarnos nosotros
mismos, de tal manera que podamos
optimizar el tiempo que tenemos.
Significa conducir nuestros asuntos
dentro del tiempo disponible para que
podamos lograr resultados más
eficaces.

3.  La administración del
tiempo corresponde a una
manera de ser y de vivir
para emplear el recurso
más importante en nuestra
vida.
 “es el arte de hacer que el
tiempo sirva para el
beneficio de las personas
de las sociedades”.

5. EL TIEMPO ES UN RECURSO
ESPECIAL
 Todos tenemos el
mismo.
 Una vez pasado ya
no se recupera.
 Cualquier actividad
requiere tiempo.

7. ¿PORQUE ADMINISTRAR EL
TIEMPO?
 Es un recurso escaso
 No puede ser
almacenado ni ahorrado
 No se puede administrar.
El tiempo nos administra
 No se puede controlar
pero lo que hacemos con
el si

8. BENEFICIOS
 Nos guía hacia objetivos y metas.
 Evita el estrés.
 Facilita la obtención de resultados
eficientes y eficaces
 Organiza mejor el trabajo y las
actividades

9. PROBLEMAS EN LA
ADMINISTRACION DEL TIEMPO
 La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala
administración o una carga de trabajo mal planeada y
distribuida.
 Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un
tiempo muy corto.
 Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o
tercera importancia dejando lo urgente para después.
 Se establecen metas diarias muy por encima de la
capacidad de cumplirlas.
 No se preocupan por registrar los compromisos y
actividades
 La falta de la planeación del tiempo

10. PASOS PARA ADMINISTRAR
EL TIEMPO
“ADMINISTRAR EL TIEMPO ES
ADMINISTRAR LA VIDA”

11. 1.PLANEACION
 Planee con anterioridad
las actividades que va
realizar diariamente
Hacer una lista
de objetivos a
cumplir.

12. PLANEACION EFICAZ
 Reviso mis metas y establezco tareas
diarias específicas.
 Determino el tiempo que tomará
realizar cada tarea.
 Anticipo los obstáculos a los que me
enfrentaré.
 Organizo mis tareas por orden de
prioridad.

13. 2.ORGANIZACION
 Priorice las actividades que va a llevar a cabo
durante el día
Descripción Prioridad Tiempo
Importante Urgente Estimado
Resolver la inundación SÍ SÍ Hacer Ya
de la oficina
Plan estratégico nuevos SÍ NO Programar
productos
... NO SÍ Delegar/Org.
... NO NO No pasa nada

14. PRIORIDADES
 Prioridad A “Imprescindible de hacerse”: actividades
decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta categoría
debido a órdenes administrativas, requerimientos de
clientes importantes, tiempo límite significativo, u
oportunidades de éxito o desarrollo.
 Prioridad B “Debe hacerse”: actividades de valor medio;
pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son
tan esenciales o no requieren de un tiempo límite.
 Prioridad C “Deseable de hacer”: categoría de menor
valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o
divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse
en periodos de poca presión.

15. LO URGENTE Y LO
IMPORTANTE
 Urgente: lo que hay que hacer ya, que es
vital en ese momento.
 Importante: lo que contribuyen a realizar
la misión personal.
 No urgente: que se pueden dejar para
después.
 No importante: que no están ligadas
estrechamente con las metas planeadas
en un principio.

16. MATRIZ DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO
Urgente No Urgente
Cuadrante 2:
Cuadrante 1:
Planificación, Visión, Valores,
Crisis, Presión
Prevención de crisis
Proyectos con fechas limites
Preparación, Recreación
Problemas de seguridad
verdadera.
Importante
Cuadrante 3: Cuadrante 4:
Interrupciones Actividades de Evasión,
No Algunas reuniones Trivialidades
Imprevistas, Pérdidas de Tiempo.
Importante Visitas Inesperadas. Retrabajos

17. La gallina de los huevos de oro
“El hoy y el mañana”

18. ¿El huevo o la gallina?
La historia cuenta que un granjero un día va al corral donde tenía a
sus gallinas y encuentra un brillante huevo de oro. Aunque duda
de su suerte, decide llevar el huevo a su casa donde
comprueba que el huevo es de oro auténtico. Desde ese día,
todas las mañanas el granjero encuentra un huevo de oro
debajo de una de sus gallinas en el corral y Pronto se hace rico.
Mientras aumenta su riqueza, también aumenta su Impaciencia
con los huevos que pone la gallina.
En un intento por obtener todo el oro de la gallina de una sola vez,
la abre, pero no sólo no encuentra nada adentro sino que la
mata. Con la muerte de la gallina, sobreviene también la
desaparición de su riqueza. Esta antigua fábula, mantiene
vigente el enorme desafío al que nos enfrentamos hoy las
personas: La cuestión de la sostenibilidad y el uso del tiempo.
"Muchas veces, al igual que el granjero de la fábula priorizamos los
resultados a corto plazo (los huevos de oro) y ponemos en riesgo
nuestro bienestar a largo plazo (la gallina)"

19. 3.AGENDAR
 Determinar cuándo se
hará cada uno de los
puntos. La clave no
es dar prioridad a lo
que está en la
agenda, sino ordenar
en la agenda las
prioridades.

20.  Hacer cosas en el
momento apropiado.
Usar las mejores horas
para las tareas más
importantes y difíciles.
 Evitar sobrecargarse de
compromisos.
 Tener un sentido claro
de propósito y
prioridades. No dejarse
tiranizar por lo urgente.
 Concentrarnos en una
sola tarea por vez

21. 4.HACER SEGUIMIENTO
 Hacer las cosas de
acuerdo a lo
planeado y verificar
los pasos de cada
objetivo.
seguimiento diario a
la lista de pendientes
importantes.

22. EL TIEMPO EN EL TRABAJO
 Analizar las actividades que consumen tiempo
 Hacer una lista de todas sus tareas y evaluar cada una
 Dar una guía de cuánto tiempo se lleva cada una y
cuándo hacerla
 Tener organizado y limpio el lugar de trabajo
 Establecer prioridades para el uso de su tiempo
 Asignar prioridad intrínseca
 Asignar prioridad de urgencia
 Determinar el potencial para la delegación
 Determinar la necesidad de comunicación
 Determinar las personas clave para comunicarse
 Planificación adecuada en la agenda diaria

23. Además de una buena organización
de nuestras actividades debemos
tener una buena coordinación del
personal de nuestra empresa.
Aprovechar las cualidades de cada
empleado, para que no se repitan
tareas, que estén comunicados los
departamentos dentro de una misma
empresa.
Antes de actuar hay que planear y
programar cómo vamos a distribuir el
tiempo.

24. LADRONES DEL TIEMPO
Son aquellas interrupciones o distracciones
que nos impiden manejar nuestro tiempo
adecuadamente

25. VARIABLES EXTERNAS
 Interrupciones del teléfono
 Interrupciones por visitas inesperadas
 Urgencias
 Espacios de trabajo incomodo
 Exceso de reuniones
 Ruidos y distractores visuales
 Sistemas de comunicación deficiente
 Tramites excesivos (burocracia)

26. VARIABLES INTERNAS
 No saber decir “No”
 Aplazar, dejar las cosas para después
 Falta de planeación y organización personal
 Confusión y desorden en la propia oficina
 Inconstancia, habito de dejar tareas
inconclusas
 Falta de delegación eficaz
 Falta de motivación, indiferencia
 Tensión y preocupaciones

27. PRINCIPIOS TACTICOS
 Determinar como estoy invirtiendo mi
tiempo
 Preveer lo inesperado
 Agrupar tareas similares
 Evitar interrupciones
 Deje de ser perfeccionista
 Aprenda hacer cómodo lo incomodo

28. PRINCIPIOS TACTICOS
 Divida sus metas grandes en metas
mas pequeñas
 Trate de terminar cada tarea de una
vez
 Deje las cosas en su lugar a terminar
un trabajo
 Realizar las tareas mas complicadas
primero
 Toma acción de manera rápida

29. CONCLUSIONES
 Planifiquemos las actividades
• Definamos prioridades
• Organicemos nuestro tiempo
• No hagamos cosas inútiles
• Aprendamos a manejar el estrés
 Utilicemos herramientas
 Evitemos empapelarnos
 Aprendamos a reconocer lo “URGENTE”
 El tiempo es cada vez más escaso
 Al administrar las actividades no perder la
espontaneidad y la creatividad

30. Una buena
administración del
tiempo implica decidir
cómo alcanzar nuestras
metas más importantes
de la manera más
efectiva.

31. ADMINISTRANDO MI
TIEMPO……ALCANZANDO MIS METAS .
JORGE ALBERTO VAZQUEZ ABUNDIS