tabla

 Disponible es el primer grupo del activo y
comprende todos los recursos de liquidez
inmediata, es decir, de rápida conversión
de efectivo que el ente económico tiene en
su poder.
Elaborado por: Equipo Técnico Pedagógico de Contabilidad y Finanzas

 Caja : monedas, billetes, cheques recibidos.
 Bancos : depósitos en cuentas corrientes.
 Cuentas de ahorro: depósitos en cuentas de
ahorro.
 Fondos: Apropiaciones de dinero para fines
específicos de la empresa que se asignan a
funcionarios de la misma.

Se considera como efectivo
 *Dinero de curso legal, propiedad de la
Empresa. Es dinero de obligatoria aceptación en
el país.
 *Depósitos realizados en bancos, en las
Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de la
Empresa.

*Instrumentos de crédito de cobranza
inmediata: cheques ordinarios, cheques de
gerencia, cheques de viajeros, giros postales y
telegráficos y otros instrumentos de crédito de
cobro inmediato.
*Divisas o monedas extranjeras de libre
cotización en la Banca Nacional.

División del trabajo.
Delegación de autoridad.
Asignación de responsabilidades
Promoción de personal eficiente
Identificación del personal con las políticas de
la Empresa.

Registra la existencia en dinero efectivo o en
cheques con que cuenta la empresa.
La caja se divide en dos:
Caja General
Caja Menor

DEBITOS CREDITOS
Por las entradas de dinero
en efectivo y los cheques.
Por el valor de las
consignaciones
Por los sobrantes en caja al
efectuar arqueos.
Por los faltantes en caja al
efectuar el arqueo.
Por el valor de la
constitución o incremento
del fondo de caja menor.
Por la reducción o
cancelación del monto del
fondo de caja menor
Por el valor de los pagos en
efectivo
DINÁMICA DE LA CUENTA
CAJA

La recepción del efectivo, puede hacerse por tres
vías:
a) Operaciones en el mostrador (ventas)
b) Ingresos ejecutados por cobradores
c) Remesas por correos

 Es el análisis de las transacciones del efectivo,
durante un lapso determinado, con el objeto de
comprobar si se ha contabilizado todo el
efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja
esta cuenta, corresponde con lo que se
encuentra físicamente en dinero efectivo,
cheques o vales.

 Cuando existe un mayor valor en la caja, se
determina que hubo un Sobrante de Caja y se
puede manejar como:
 Ingresos no Operacionales, en la cuenta
contable 429553 denominada SOBRANTES DE
CAJA.

 Pero cuando la diferencia, esta representada
por el dinero que falta en la caja, se determina
que hubo un Faltante en caja, se puede
manejar como:
Cuenta por cobrar a trabajadores
Gastos Diversos

1. 1. Se toma la base de caja
2. 2. Se le suman los ingresos del Día
3. 3. Se obtiene el total de Dinero existente en
caja
4. 4. Se le restan los pagos efectuados
5. 5. La diferencia es el dinero existente en
caja.

 La caja menor es un
fondo para el pago de
mínimas cuantías.

De este fondo se harán pagos que no
superen el límite establecido.
Los pagos que excedan la cifra límite no
deberán realizarse por caja menor
Y en cierto modo se podría decir que la caja
es la plata de bolsillo de la empresa

Para realizar pagos de efectivo debe existir la
autorización previa del funcionario responsable,
y la adecuada comprobación de las erogaciones
correspondientes.
El procedimiento para reposición del fondo
debe ser lo suficientemente ágil como para
evitar exceso de fondos ociosos o falta de
efectivo para cubrir una emergencia.

Efectuar arqueos periódicos y sorpresivos para
impedir que se mezcle o se disponga de
efectivo de otros fondos o de los ingresos
entrantes para cubrir faltantes.
Debe haber una sola persona responsable de la
caja menor.
La persona responsable de la caja menor, no
debe tener acceso a la Contabilidad, ni a
los Cobros, ni a la Caja Principal.

El fondo se cargará a cada una de las cuentas de
gastos o de costos, según los comprobantes
pagados por la Caja menor.
Los comprobantes impresos, numerados
correlativamente, deberán estar aprobados
previamente por otra persona autorizada y
especificaran en cifras y letras, el monto pagado.
La reposición del fondo se hará mediante cheque
a favor de la persona responsable del mismo

CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO
1105 CAJA
110510 Caja menor $2.000.000=
1110 BANCOS
111005 Moneda Nacional
11100501 Nombre del Banco $2.000.000=
SUMAS IGUALES $2.000.000= $2.000.000=

PAGO MÁXIMO POR ACTIVIDAD O
TRANSACCIÓN
En ningún caso se puede generar un pago
individualmente considerado que supere el
10% del valor del fondo de caja menor.

El fondo de caja menor se debe reembolsar cuando:
 Se haya utilizado el 80% del monto.
 En todos los casos, independiente al monto
utilizado, el último día de cada mes calendario.
 El reembolso se realizará mediante una relación de
pagos según Recibo de
Caja Menor

Cuando el fondo de caja menor se agota, o
llega a un determinado monto, se procede a
rembolsar el dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo
de caja menor, hace entrega de los soportes
de los gastos incurridos para que le sea
rembolsado su valor y así recuperar el fondo
de caja menor a su monto inicial.
¿COMO SE REALIZA EL REEMBOLSO
DE CAJA MENOR?

CONTABILIZACIÓN DEL REEMBOLSO
DE CAJA MENOR
CODIGO CUENTA DEBITO CREDITO
51XX NOMBRE DE LA CUENTA
51XXXX Subcuenta $2.000.000=
1110 BANCOS
111005 Moneda Nacional
11100501 Nombre del Banco $2.000.000=
SUMAS IGUALES $2.000.000= $2.000.000=

NOTA:
Del tratamiento anterior se evidencia que
el fondo de caja menor solo se contabiliza
al momento de crearlo, aumentarlo,
disminuirlo o eliminarlo, no cuando se
hace algún reembolso, de ahí que se
considera como un fondo fijo .

Debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo
contrario, se pueden presentar
inconvenientes respecto a la fecha de
causación de las facturas.
¿COMO Y CUANDO SE PIDE EL
REEMBOLSO?

A pesar que según los principios de causación
y realización, los hechos económicos deben
reconocerse en la fecha en que figuren en la
factura, lo cual no será posible mediante el
antiguo y arraigado procedimiento de
reembolso de caja menor
¿COMO Y CUANDO SE PIDE EL
REEMBOLSO?

Todo egreso debe estar respaldado por:
Un egreso o vale de caja menor donde se
detalle la fecha, el beneficiario, el
concepto, y la relación con los eventos y
objetivos del grupo. Por ejemplo: “Taxi
para traer material necesario para el
Grupo Estudiantil”. (Detallar: flota, placa,
recorrido, horario, evento).
SOPORTES

Un soporte representado en una factura,
recibo de caja, tirilla, emitido por el
beneficiario del pago, donde se detallen los
elementos objeto del pago. Este soporte
debe estar firmado por el integrante del
Grupo Estudiantil que realizó la gestión,
con el visto bueno del Tesorero responsable
del fondo de caja menor.

En todos los casos el soporte o el egreso o
vale firmado, debe tener cédula, NIT o RUT.
El fondo de caja menor debe permanecer
“cuadrado”, esto es, que la suma de los
egresos realizados, más el dinero disponible
siempre debe coincidir con el monto del
fondo. Egresos + Disponible = Monto del
fondo.
GENERALIDADES

El manejo se debe realizar en cofre de uso
exclusivo para la caja menor y se
guardará en lugar donde el acceso sea
restringido únicamente al responsable
(Tesorero).
Se debe garantizar la custodia de caja
menor en un sitio de la oficina, en el cual
el dinero esté bajo llave, siendo esta llave
de acceso y manejo único y exclusivo del
Tesorero.

Se consideran actos graves al manejo del
fondo de caja menor:
Realizar préstamos.
Utilizar los recursos para fines distintos a
los señalados en el presente reglamento.
Fraccionar una transacción para cumplir
con los topes máximos de pago por el
presente reglamento.
PROHIBICIONES

Realizar cambio de cheques por dinero
efectivo.
No reembolsar el fondo de caja menor al
cierre del mes y a los 2 días hábiles del
cierre del evento.
No legalizar una entrega con su respectivo
comprobante y en un plazo máximo del
mismo día de realizada la gestión.
PROHIBICIONES

Consiste en comparar el saldo del extracto
bancario proveniente de la entidad bancaria,
y el saldo en libros auxiliares de los bancos
que posee la entidad.

CONCILIACIÓN
ANTERIOR
LIBRO AUXILIAR
DE BANCOS
EXTRACTO
BANCARIO
CONCILIACIÓN BANCARIA

DETECTAR
CONOCER
ESTABLECER

Establecer Errores en los valores relacionados en
la consignación o en el volante de la chequera.
Regresar Elaborado por: Equipo Técnico Pedagógico de Contabilidad y Finanzas

Omisiones de valores consignados, girados
o notas débito y crédito

Errores de contabilización con base en
el extracto bancario.

COMPARAR
CONFRONTAR
ETAPAS PARA PREPARAR
CONCILIACION BANCARIA
Continuar

Los recibos de las consignaciones y las notas
débito recibidas con las consignaciones y las
notas crédito que aparezcan en el extracto
bancario. Si hubiese diferencia deben
corregirse.

La lista de cheques registrados en los libros
auxiliares y las notas débito recibidos con
los cheques y las notas débito del extracto
bancario, Realizando los respectivos
ajustes.
CONFRONTAR

Libros auxiliares, debidamente actualizados.
Extractos bancarios del mes.
Conciliación bancaria del mes anterior.
Talonarios de chequeras
Notas débito y crédito remitidos por el banco.
Recibos de consignación.

INDIVIDUAL
CONJUNTA
CLASES DE CONCILIACION
Continuar

Mensualmente, el banco envía a la empresa
un extracto en el que se muestran todos los
movimientos que concluyen en un saldo de la
cuenta al último día del respectivo mes.

BANCO COLOMBIA
NEIVA PAG. 1
CUENTA NO CLINICA DE MOTOS
Cra. 9 5-92
077-05500-3
Neiva, ZONA POSTAL
077-05500-3
EXTRACTO EN
NOV/30/2009
Informar sus reparos o inquietudes directamente a su oficina, en su defecto a la contraloría del banco: apartado aéreo 241609, Bogotá.
CHEQUES CHEQUES CONSIGNA
CIONES
DIA SALDO
No Valor No Valor
Saldo a oct.31/07 1.200.000
5.000.000 01 6.200.000
6239 2.000.000 3.000.000 05 7.200.000
2.000.000 10 9.200.000
CR-TC 3.000 CB 3.000.000 15 12.197.000
6240 4.197.000 15 8.000.000
CB 1.000.000 22 9.000.000
6241 3.000.000 22 6.000.000
CR-TC 6.000 25 5.994.000
6242 3.500.000 30 2.494.000
CREDITOS:
6 12.706.000
DÉBITOS:
5 14.000.000
PROMEDIO:
2.447.000

Depósitos en transito
Cheques en transito
Notas debito
Notas crédito
Errores en los libros de la empresa
Errores del banco

1. Verificar el registro de los depósitos de la empresa
en el estado de cuenta
2. Comprobar que los cheques emitidos hayan sido
presentados para su cobro
3. Verificar los cheques que quedaron en transito en la
conciliación anterior

4. Determinar el origen de las notas crédito y debito
procesadas por el banco.
5. Detectar cualquier error u omisión cometido tanto
por la empresa como por el banco
6. Elaborar la conciliación
7. Preparar los asientos de ajuste

 Permite conocer con claridad el saldo de la
cuenta del banco en los libros de la empresa, tal
como debe quedar después de conciliar las
partidas que causan discrepancias entre ambos
registros
 Se realiza partiendo del saldo final de la empresa
y del banco (posteriormente) para llegar al saldo
correcto

 Permite determinar las discrepancias que
puedan presentarse entre los registros de la
empresa y los del banco
 Se realiza partiendo del saldo final del estado de
cuenta para llegar al saldo final que muestran los
libros de la empresa o viceversa.

Saldo según libros de la empresa
Mas(+): Notas crédito
Cheques en tránsito
Menos(-): Notas debito
Depósitos en tránsito
Mas(+) o Menos(-): Errores cometidos por la
empresa o el banco
Igual (=): saldo correcto según estado de cuenta
Saldo según estado de cuenta del banco
Mas(+): Cheques en transito
Igual(=)l: saldo correcto según estado de cuenta

NOMBRE EMPRESA____________________________
CONCILIACIÓN BANCARIA MES________________
BANCO________________ No. CTA_______________
SALDO EXTRACTO BANCARIO
Más
Consignaciones en Tránsito
Menos
Cheques girados y no cobrados
SALDO AJUSTADO EN EXTRACTO B. $XXXX
SALDO SEGÚN LIBROS AUXILIARES
Menos
Notas débitos
Mas
Notas Crédito
SALDO AJUSTADO EN LIBROS $XXXX
ESQUEMA DE LA CONCILIACIÓN

tabla

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (20)

Destacado

Destacado (14)

Similar a tabla

Similar a tabla (20)

Último

Último (6)

tabla