1. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL (DOCUMENTOS
INTERACTIVOS DE ENTES PÚBLICOS)
PROPUESTA DE DESARROLLO
Integrantes:
Argenis Calatayud
Diana Barco
Jenniffer Márquez
Luis Castillo
Ronald Velazquez
Universidad Santa Maria
Gerencia Empresarial – Sistema de Información
2. Planteamiento del problema:
Universidad Santa Maria
Gerencia Empresarial – Sistema de Información
En la actualidad con la expansión económica, y debido a una mayor
complejidad técnico administrativo los entes públicos generan un
gran volumen de boletines, informes y documentos. La comunidad
requiere de dichos materiales y textos para recopilar datos de interés
en lo económico, social y educativo. Se propone el uso de la
tecnología la cual suministra las herramientas para el manejo,
clasificación y de forma eficiente coloca esa documentación al
alcance de los interesados.
4. Objetivo General:
Universidad Santa Maria
Gerencia Empresarial – Sistema de Información
Diseñar un Sistema de Gestión Documental para la consulta de
boletines, revistas y textos de interés a la comunidad, originada en
los ministerios de Finanzas, Banco Central de Venezuela, Ministerio
de Educación y algunos textos de interés publico de la Biblioteca
Nacional.
5. Objetivos Específicos:
Universidad Santa Maria
Gerencia Empresarial – Sistemas de información
1. Conocer el proceso de centralización y almacenamiento de
información de boletines, revistas y textos de interés para la
comunidad.
2. Observar la forma de organización de la documentación y la manera
de facilitar la recuperación y el uso de la información institucional.
3. Proponer una solución de un sistema de gestión documental que
permita normar y digitalizar los documentos de los diferentes entes
públicos.
4. Administrar el proceso de gestión documental, bajo la supervisión y
el control del personal idóneo de la Biblioteca Nacional.
6. Justificación:
Universidad Santa Maria
Gerencia Empresarial – Sistemas de información
Se requiere de una herramienta que clasifique, organice y que de forma eficiente
coloque está documentación al alcance de los interesados, por otra parte está
investigación representa un aporte a los Entes Públicos, de tal forma de aportar
ideas de la mejor forma de facilitar a la comunidad sus documentos tipo boletines,
revistas, resúmenes económicos, de investigación y de está forma facilitar el
conocimiento.
7. Esquema de la propuesta:
Universidad Santa Maria
Gerencia Empresarial – Sistemas de Información
8. Sistematización de la experiencia:
Universidad Santa Maria
Gerencia Empresarial – Sistemas de información
Mediante el trabajo de desarrollo de una propuesta de Sistemas, con nuestra
investigación y ayuda del profesor obtuvimos el siguiente aprendizaje:
El ciclo de vida de un Sistema de Información es el enfoque por fases el análisis,
diseño y construcción de un sistema; permitiendo su desarrollo de la mejor manera
abordando cada una de las tareas específicas inherente a cada fase del desarrollo
del proyecto.
Logramos familiarizarnos con las metodologías de desarrollo de proyectos de
Sistemas de Información; entre los cuales tenemos los modelos secuenciales bien
documentados tradicionales y los métodos de desarrollo rápido basados en
prototipos y/o evolutivos.
El diseño del sistema consiste en dibujar o modelar lógicamente lo que se
aproximará a la construcción final del Sistema; se incluyen el diseño de pantallas y
reportes, modelos de datos que ayudan a la construcción de los objetivos de base
de datos.
Antes de la implantación de un Sistema se debe realizar las pruebas con un
protocolo o guión de pruebas, esto garantizará que el Sistema no tenga fallas y se
cumpla con las necesidades del Sistema. Argenis Calatayud
9. Sistematización de la experiencia:
Universidad Santa Maria
Gerencia Empresarial – Sistemas de información
Mediante el trabajo de desarrollo de una propuesta de Sistemas, con nuestra
investigación y ayuda del profesor obtuvimos el siguiente aprendizaje:
La fase de análisis debe arrojar a partir de las necesidades del cliente, los
requisitos entre los cuales se encuentran los casos de uso que se pueden
especificar con una simbologías conocida como UML (Lenguaje Unificado de
Modelado).
este sistema de información gerencial (biblioteca virtual) nos enseña que es
necesario conocer las herramientas que están a nuestro alcanze para diseñar y
desarollar este tipo de proyectos, ademas de darle a la organización en este caso
un ente público, una actitud proactiva, hacia la adopción y el uso cada vez mayor de
los SIG en las actividades empresariales, ya que hace que los lectores tengan un
acercamiento inical con el SI, dando así al ente una ventaja competitiva y apoya en
la toma de decisiones, así mismo obteniendo el control gerencial y la
automatización de la operaciones rutinarias, ya no es necesario una búsqueda
manual si con tan solo colocar una palabra o nombre del libro se obtiene de manera
ON LINE .
Jennifer Márquez
10. Sistematización de la experiencia:
Universidad Santa Maria
Gerencia Empresarial – Sistemas de información
Mediante el trabajo de desarrollo de una propuesta de Sistemas, con nuestra
investigación y ayuda del profesor obtuvimos el siguiente aprendizaje:
La documentación de los diversos entregable a través del ciclo de vida del
proyecto, permite alimentar el aprendizaje y la experticia para proyectos futuros.
Las pruebas de la Solución desarrollada permite eliminar los defectos, garantiza
la calidad del Sistema y que el mismo se adapte a las necesidades del cliente.
Diana Barco
11. Sistematización de la experiencia:
Universidad Santa Maria
Gerencia Empresarial – Sistemas de información
Ronald Velazquez
La materia Sistema de Información Gerencial, nos mostro los avances tecnológicos en materia
de software para la conducción y mejoras del sector empresarial tanto publicas como
privadas, mostrando diferentes sistemas avanzados para el manejo de la información
empresarial y personal.
Mis conocimientos a nivel de software que en este caso son programas para llevar a cabo
tareas de mayor complejidad han aumentado, dando como resultado una mayor destreza a la
hora de presentar proyectos a futuro o propuestas de algún tipo de tema en especifico.
El aprendizaje de los diferentes tipos de sistemas de información gerencial nos prepara para
un mejor desenvolvimiento en el área laboral, ya que nos encontramos capacitados a la hora
de definir que tipo de sistema necesitamos emplear para un determinado fin y con esto llevar
un mayor control sobre los proyectos o tareas que vamos a emplear.
Mis reconocimiento a la Cátedra por el aporte otorgado durante el periodo académico para un
mayor crecimiento tanto en lo profesional como en lo personal.
12. Sistematización de la experiencia:
Universidad Santa Maria
Gerencia Empresarial – Sistemas de información
Con respecto a todo lo aprendido durante el curso de esta materia, aprendí mucho sobre el
uso de herramientas tecnológicas que existen hoy en día en el mercado de las cuales mucho
desconocemos, como por ejemplo: EDMODE la cual es un aula virtual donde se pueden
discutir puntos a tratar en clase, y donde todos nos mantenemos informado en línea de lo que
se discute, por otra parte el uso de nuevas tecnologías de comunicación es un gran aporte
para mi carrera debido a que con el desarrollo de la propuesta de un sistema entendí desde el
punto de vista de un usuario todo los factores que hay que tomar en cuenta a la hora de
solicitar un sistema, donde debemos conocer bien el área donde se requiere dicho sistema
para poder dar respuesta y construir una buena solución tecnológica.
En cuanto a la ciclos de vida de un sistema es muy importante debido a que eso nos da la
capacidad de pensar si nuestra sistema a desarrollar cumple todos los ciclos y si se trata de
un sistema cerrado o abierto, con el fin de darle continuidad a mismo o hasta qué punto puede
funcionar para dar paso a nuevas actualizaciones.
Luis Castillo
