Este documento resume la situación de los archivos de varias instituciones públicas y privadas en Colombia. Explica que el archivo de la Alcaldía de Nemocón está organizado cronológicamente y por dependencias, y que tienen un PGD adoptado en 2012. También describe la organización y software del archivo de la Universidad de Los Andes y del Banco de la República.

1. GESTION
DOCUMENTAL
EN ARCHIVOS PUBLICOS Y PRIVADOS
MARZO 31 DE 2014

2. GRUPO 2
Ana Milena Gómez Sánchez
Luis Fernando Vásquez Villegas
Marco Antonio Velasco Dizú
Martha Cecilia Lozano Calero
María Sther Torres Gil
Reinaldo Lizcano Oliveros

3. ¿Cómo está organizado
el archivo?
El archivo de la alcaldía de
Nemocón Cundinamarca, se
encuentra organizado
cronológicamente y por
dependencias, en dos
depósitos con estantería
metálica y en cajas x200.
¿Existe un PGD?
ARCHIVO CENTRAL ALCALDIA DE NEMOCON CUNDINAMARCA
Si, ellos manejan un PGD
adoptado por Decreto 90 de 2012
y en este momento se
encuentran haciendo una cartilla
para explicar mejor el
funcionamiento del Programa de
Gestión Documental en la
Alcaldía.
A. Milena Gómez S.

4. A. Milena Gómez S.
¿Qué procesos administra?
El proceso de préstamo de carpetas y el
proceso de correspondencia, también tiene
implementada la ventanilla única de
correspondencia.
¿Qué software administra el archivo?
En la Alcaldía no tienen un software
documental, todo lo manejan en Excel.
¿Cuál es?
Microsoft Excel
¿Qué funciones maneja?
• Permite captura de información.
• Permite Actualizar información.
• Permite recuperar la información.

5. A. Milena Gómez S.
¿Qué características tiene?
• Es una hoja de cálculo.
• Puede hacer cálculos muy largos.
• Tiene limitaciones increíblemente pequeñas.
• Una tabla no es un reto par Excel.
• y ejemplos muy explícitos.
• Relleno y formato de celdas.
¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad,
conservación y privacidad?
Este tema si está un poco descuidado, una vez al mes limpia el
polvo pero las instalaciones donde se encuentran los documentos
no son las adecuadas y en este momento están realizando
cotizaciones para adecuarlas y así cumplir con los parámetros del
AGN.

6. A. Milena Gómez S.
¿Ventajas para la empresa después de su implementación?
• La Alcaldía de Nemocón ha podido desarrollar mejor sus
actividades desde que se implementó el archivo y la
centralización de la correspondencia.
• Encontrar la información rápidamente.
• Satisfacer a los usuarios en sus peticiones.
• Desocupar las oficinas de fondos documentales acumulados y
convertirlos en archivos con todas las normas que los rigen.
• Conservar su memoria histórica.
• Centralizar la correspondencia facilitando al usuario la entrega de
la misma.
• Codificación y control de la producción de oficios.
• Organización y conservación de los documentos que entran y
salen de la alcaldía.
• Tener registrada la correspondencia en Excel facilita la
búsqueda.

7. 7
ARCHIVO UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
¿Cómo está organizado el archivo? :
Cronológicamente por series. Donde funciona de la fecha
menor a la fecha mayor (a-z). Series por procesos.
¿Existe un PGD? :Aunque todavía no se ha implementado se
está en proceso de elaboración pero algunas funciones se
llevan a cabo. La producción se realiza conforme al desarrollo
de los procesos propios de la universidad, la recepción, el
trámite y la organización se realizan normalmente; la consulta
no se realiza por que la documentación no se presta. La
Conservación y la disposición final se realizan normalmente.
LUIS FERNANDO VÁSQUEZ VILLEGAS

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LUIS FERNANDO VÁSQUEZ VILLEGAS 8
¿Qué procesos administra? • Normalización de documentos
• Identificación
• Valoración
• Organización
• Descripción
• Conservación
Qué software administra el
archivo?
El software de la UNESCO. ¿Cuál es?: WinIsis
Qué funciones maneja?
• Permite editar registros.
• Normaliza contenidos.
• Crear bases de datos.
• Tiene acceso total a la información o solamente de búsqueda.
• Crea tablas.

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¿Qué características tiene?
Tienen la capacidad de determinar una base de datos con la información
que solicita el usuario.
Se puede ingresar información en una base de datos previamente
establecida.
Se pueden modificar, corregir o borrar registros existentes.
Mediante un proceso rápido de búsqueda podemos tener el ingreso a los
archivos de las bases de datos automáticamente.
Admiten la visualización de los registros teniendo en cuenta los requisitos
y necesidades de la búsqueda.
Posibilidad de ordenar los registros de la forma deseada.
LUIS FERNANDO VÁSQUEZ VILLEGAS

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¿Ventajas para la empresa después de su implementación?
La recuperación rápida y oportuna de la documentación de los
diferentes expedientes que conserva.
Los reportes que genera para estudios y análisis de datos
bibliográficos o de documentos.
¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad,
conservación y privacidad?
Los documentos por seguridad solo son manipulados por los
técnicos encargados del archivo.
Se prestan a la dependencia productora digitalizándolos en un
formato (PDF / a) para evitar alteraciones en estos.
Para la conservación se microfilman de acuerdo al valor primario ya
sea de carácter científico, histórico y cultural y se digitalizan de
acuerdo a la necesidad de la facultad y del movimiento de la
documentación.
La privacidad se maneja de acuerdo a la unidad que haga la
transferencia. Son objeto de privacidad las consultorías y las
investigaciones.
LUIS FERNANDO VÁSQUEZ VILLEGAS

11. Marco Antonio Velasco Dizú
ARCHIVO DEL BANCO DE LA REPUBLICA
Cómo está organizado el archivo?
El Banco emisor, cuenta con archivos dependiendo de la
función inmediata que prestan los documentos. Su
clasificación es: Archivo de Gestión, Archivo Central y
Archivo Histórico. Su objetivo general es la adecuada
recepción, organización y conservación producida.
Para hacer eficiente lo anterior, el Departamento de
Gestión a través del Archivo, presta una serie de
servicios: planea, identifica, produce, recibe, organiza,
administra, mantiene, utiliza, controla, intercambia,
valora, conserva y descarta su información. Servicios
necesarios para la conservación, haciendo esto
extensivo a nivel nacional.

12. ¿Qué procesos administra?
¿Qué software administra el archivo? Y Qué funciones maneja?
En El año 2001 el banco oficializa su primera Tabla de Retención
Documental. Antes a esta tabla se manejaban análisis documentales
por dependencia. El Sistema de Información de Archivo Físico (SIAF),
es la herramienta que permite a nivel nacional controlar los procesos
de archivo y aplicación de los tratamientos archivísticos y tiempos de
conservación contemplados en la Tabla de Retención y Políticas
Documentales, permitiendo además efectuar consultas y generación
de reportes sobre el estado de los archivos a nivel nacional.
Las funciones que maneja se realiza a través de diferentes módulos:
Producción de documentos, Recepción, Distribución y
conservación, Consulta.
Marco Antonio Velasco Dizú

13. ¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y
privacidad?
El Banco de la Republica, ha implementado políticas en las
cuales han participado los departamentos de Informática y
Gestión Documental, entre las que se puede nombrar:
Integridad, disponibilidad, portabilidad, autenticidad y
confidencialidad.
Estas políticas, serán responsabilidad de los directivos de cada
dependencia, la revisión de la información que se maneja en
los diferentes medios de almacenamiento (servidores, micros,
disquete, discos ópticos, etc,) y determinar su valor
estratégico con el propósito de que se establezcan los
procedimientos especiales para garantizarle su disponibilidad,
no obstante los adelantos tecnológicos en cuanto a software,
hardware, o movimiento de personal.
Marco Antonio Velasco Dizú

14. ¿Ventajas para la empresa después de su implementación?
El Banco de la república, crea ya cerca de 40 años el archivo y
desde sus inicios, siempre ha propiciado por mantener una
adecuada gestión de la información y mejorando el uso,
organización, conservación y consulta de la información
corporativa, lo que ha llevado a convertir esto en un principio
fundamental. “La información corporativa es un activo
estratégico del Banco”
Las ventajas que se han logrado al tener políticas de gobierno es
que definen: los roles y responsabilidades, para garantizar su
adecuada clasificación, valoración, conservación, preservación,
protección, acceso, publicación, divulgación y entrega. Teniendo
en cuenta que este principio y políticas cubren la información en
medio físico y electrónico, se definió una política especial para
garantizar el análisis del impacto en la gestión de la información al
adquirir, mejorar o dejar en desuso tecnologías.
Marco Antonio Velasco Dizú

15. MARTHA CECILIA LOZANO, VISITANDO EL
ARCHIVO
DE LA ESE SUROCCIDENTE - POPAYAN
ARCHIVO DE LA ESE SUROCCIDENTE POPAYAN CAUCA
El archivo de la ESE esta organizado de forma:
Alfabéticamente teniendo en cuenta los nombres de personas,
se realiza colocando primero los apellidos y después el nombre
de los usuarios, pacientes, proveedores, Doctores, clínicas,
Instituciones ( hospitales) tal como aparecen registrados.
Cronológicamente: lo organizan de acuerdo a la sucesión de
fechas usándolas como guías, año, mes y día.
Martha Cecilia Lozano Calero

16. Desde hace un año se implemento el PROGRAMA de
Gestión Documental
Administran los procesos de: Producción, recepción, distribución,
tramite, organización, ordenación, foliación, conservación y posterior
consulta de los documentos, realizando así todos los procesos esenciales
en el ciclo de vida de los documentos.
Este es el proceso que se lleva a caso en la ESE SUROCCIDENTE
1. Diligencian el formato único de inventario
2. Recogen la documentación en las diferentes dependencias
3. Diligencian la hoja de control
4. Clasificación de los documentos
5. Elaboran stikers
6. Legajan los documentos en carpetas o unidades de conservación
requeridas ( cajas)
Martha Cecilia Lozano Calero

17. 7. Revisan los documentos, retiran sus ganchos, grapas, y
hacen la respectiva depuración
8. Folian los documentos.
9. Registran las carpetas en el inventario.
10. Archivan en la sección documental que corresponda,
Maneja un software, usado para el manejo de la información
conservación publicación, de los documentos de forma electrónica.
Los procesos que realiza son:
Registrar los datos de procedencia de los documentos, registrar los
Datos de destinación, escaneo, radicación, y el envió por red a la
Respectiva dependencia, y cuenta con su pagina web
www.esesuroccidente.com
Entre sus características puedo mencionar que es un software
que funciona mediante un sistema de captura, de gestión, y
almacenamiento de información, cubriendo las necesidades de
distribución, preservación y gestión de los procesos, como también
tiene un sistema de Seguridad, es de Fácil acceso, permite la
comunicación en red, es de mayor velocidad. Martha Cecilia Lozano Calero

18. Las ventajas para la empresa después de su
implementación
La empresa ahorra tiempo, puesto que el manejo ya no será manual,
será mas fácil la clasificación de los documentos, la comunicación al
enviar los documentos a su respectiva dependencia es instantánea y
eficaz, la empresa gana tiempo en los debidos procesos, y ayuda con
El cuidado y protección al medio ambiente con el cero uso de papel.
La empresa maneja la:
Seguridad: el sistema solo permite el ingreso con una clave personal.
Alteridad: la comunicación es rápida y eficaz.
Conservación: al escanear el documento queda archivado en el
servidor de la empresa, y también se conserva el documento en físico.
Privacidad: Son documentos solo accesibles únicamente a la entidad.
Martha Cecilia Lozano Calero

19.  ARCHIVO UNIVERSIDAD DEL TOLIMA ENTREVISTA
¿Cómo está organizado el archivo?
R/ Bajo la TRD, que fue elaborada según estructura
orgánica de la institución, con codificación numérica.
¿Existe un PGD?
R/ Aun no existe, pero esta en conformación.
ENTREVISTADA: Sra. Luz Nidia Bermúdez, Jefe de Archivo de la Universidad del Tolima.
Realizada por Maria Sther Torres G.
María Sther Torres Gil

20. ¿Qué procesos administra?
R/ El proceso de Gestión Documental
¿Qué software administra el archivo?
R/ Aun no administra ninguno, pero esta en proceso
¿Cuál es?
R/ Por el momento no se puede decir cual pueda ser
María Sther Torres Gil

21. ¿Qué funciones maneja?
R/ El software debe tener funciones tales como manejo y
aplicación de la TRD, presentar reportes como número de
folios y legajos que se encuentra en el archivo, entre otros.
¿Qué características tiene?
R/ El software debe tener características como:
- Ser fácil
- Ser amigable con la labor archivística
- Ser flexible
- Que se pueda modificar o adicionar
- Que sea compatible con los sistemas
María Sther Torres Gil

22. ¿Ventajas para la empresa después de su implementación?
R/ Las ventajas que debería tener el software con su
implementación sería:
- Minimizar los riesgos de perdida de la información de los
inventarios.
- Búsqueda de información más rápida, ágil y oportuna.
- Permitir la consulta simultánea de la información.
- Permitir la conservación y preservación digital.
¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad,
conservación y privacidad?
R/ El archivo esta desarrollando el Plan de Gestión Documental
con estos ítems, que son de gran importancia para el archivo.
María Sther Torres Gil

23. Hospital Mercedes Téllez de Pradilla (E.S.E.)
Vianí, Cundinamarca Carrera 7 No. 2-52
¿Cómo está organizado el archivo?
Está organizado en Dependencias, Series y Subseries.
Por ejemplo, Radiología o Pediatría tendrán las Series
Actas, Circulares o Contratos, y así sucesivamente.
¿Existe un PGD?
Hasta el momento el archivo del hospital aún no contaba con un PGD
propiamente dicho , pero actualmente se encuentra en proceso
la implementación del proyecto Historia Clínica Electrónica
Unificada en Cundinamarca (HCEU), el cual busca dotar a los 35
Hospitales de la Red Pública Departamental con sistemas de
información, además de conectarlos entre sí en condiciones
de interoperabilidad.
Reinaldo Lizcano

24. ¿Qué procesos administra?
Se espera que cumpla por completo con todos los procesos
archivísticos que acompañan a los documentos a lo largo de todo su
ciclo vital, ya que hasta el momento sólo había una organización
básica de las series y tablas de retención, pero con algunas falencias,
sobre todo en la creación del archivo histórico.
¿Qué software administra el archivo?
El proyecto Historia Clínica Electrónica Unificada en
Cundinamarca (HCEU) ofrece tres opciones de software: CITISALUD,
SYAC, y CNT. El candidato más opcionado hasta el momento es el
software SYAC.
¿Qué funciones maneja?
Se espera que el software SYAC opere sobre los módulos Financiero y
de gestión y Medico-asistencial, los cuales manejan, el primero, temas
como Contabilidad, Nómina, Contratación, Archivo Central, Registro y
Correspondencia, etc.; y el segundo, temas como Historias Clínicas,
Admisiones, Hospitalización, Citas Médicas, Costos Hospitalarios y
otros.
Reinaldo Lizcano

25. ¿Qué características tiene?
Seguridad: Cuenta de usuario con clave de acceso, restricción de
actividades y seguimiento y control de uso.
Modularidad: Diseño modular que permite aumentar gradualmente la
complejidad operativa.
Integridad: Posee dos sistemas que determinan la integridad del
documento y que se apoyan mutuamente.
Amigabilidad: Interface de ambiente gráfico que se despliega en
ventanas rápidas y con herramientas de búsqueda dinámica.
Desarrollo Sostenido: Equipo de ingenieros responsables de
mantener actualizado el producto.
Garantía: Calidad del proceso y corrección de fallas e inconsistencias.
Mejor Relación Costo-Beneficio: Retorno de la inversión a corto
plazo, incremento de la productividad y mejoramiento del flujo de caja.
Reinaldo Lizcano

26. ¿Ventajas para la empresa después de su implementación?
La principal ventaja que se espera obtener de la aplicación de el
software SYAC en el sistema de archivo del Hospital Mercedes Téllez
de Pradilla es la confidencialidad. Adicionalmente, se esperan obtener
los beneficios de la automatización de procesos y la liberación de
carga laboral en el personal encargado.
¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y
privacidad?
El diseño mismo del software incluye condiciones de seguridad e
integridad que pueden ser fácilmente manejados por el usuario. El
software cuenta con logaritmos de transacciones que permite la
identificación de los usuarios en un momento dado, información de día
hora y actividad realizada, claves y restricción de acceso. Además,
cuenta con un primer sistema de integridad que evita que un proceso
se interrumpa, apoyado por un segundo sistema que permite afectar el
registro del documento desde las áreas que presentan relación con
un módulo determinado para evitar la alteración de la información.
Reinaldo Lizcano