Al evaluar el costo de un proyecto, lo primero que se debe conocer son los factores que influyen en su conformación. Le proponemos un listado de algunos de los ítems claves a tener en cuenta.

1. ¿CUÁNTO DEBERÍA
GUÍA GENERAL DE ITEMS A
GASTAR UNA PYME
CONSIDERAR
EN UN ERP?
Una pregunta que con frecuencia realizan quienes tienen que invertir en
la adquisición de tecnología para hacer más eficiente el negocio es “¿Cuál División
es la inversión ideal?”.Es una pregunta de difícil respuesta porque la in-
versión está muy relacionada con el plan de negocios de la compañía. Sin consultoría
embargo hay ciertos parámetros que pueden emplearse. Evaluando
Software

2. INTRODUCCIÓN
Al evaluar el costo de un proyecto, lo primero que se debe conocer son los factores que influyen en su
conformación. Algunos de los ítems a considerar son:
Conceptos Significado
Consultoría previa Tareas de asesoría para la evaluación y selección.
Hardware Equipamiento necesario. Servidores nuevos o actualización
de los existentes, unidades de disco nuevas, equipamiento
de soporte o respaldo.
Infraestructura técnica Red de comunicaciones local; instalaciones de red en plan-
tas, locales, sucursales, depósitos de distribución; adecua-
ciones a la red eléctrica; unidades de energía ininterrumpi-
da; monitor de desempeño de la red.
Herramientas Licencias de bases de datos; licencias de compiladores;
Licencias de software del ERP Autorización de uso del producto o aplicación de negocios.
Consultoría de implementación Tareas necesarias para que el software de aplicación fun-
cione en el entorno de su empresa.
Personalizaciones Adaptaciones al software de aplicación Desarrollos de soft-
ware
Desarrollos especiales Son programas necesarios para integrar el software de
aplicación licenciado con algún sistema que quedará fun-
cionando en la empresa o para encarar la etapa de transi-
ción entre los sistemas en uso y el software nuevo.
Soporte Servicio de asistencia pos implementación para dar respal-
do ante posibles fallas o errores del sistema.
Mantenimiento Servicio de actualización del software tanto de aplicación
como de las herramientas.
Recursos humanos Capacitación del personal actual afectado al proyecto; ca-
pacitación funcional; incorporación de nuevos perfiles.
Aseguramiento de calidad Es un asesoramiento externo para controlar la ejecución
correcta del proyecto, de acuerdo a los parámetros o métri-
cas previstas.
El tamaño de la empresa, y su complejidad, son los que determinan cuáles de los servicios complemen-
tarios deben ser parte del proyecto desde el inicio y en consecuencia, el presupuesto que debe preverse
para la implementación de un ERP.
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3. EL PRESUPUESTO ADECUADO
No hay una regla fija para conocer cuál es el presupuesto adecuado que debe asignarse para un proyec-
to de software de aplicación. Sin embargo, hay algunas premisas que se utilizan con frecuencia:
• El gasto anual en Tecnología de Información (TI) debe guardar relación con la facturación de la
empresa.
• La relación Inversión/ Facturación depende del tamaño de la empresa.
• Los salarios del personal afectado no se deben incluir en la relación.
La SEPYME (Secretaría de Pequeña y mediana Empresa) realiza una clasificación de las empresas PYME’s
de acuerdo a su facturación. En la siguiente tabla puede verse el detalle:
TAMAÑO DE LA EMPRESA (CLASIFICACIÓN SEPYME)
Sector Industria y
Tamaño Agropecuario minería Comercio Servicios Construcción
Microempresa $ 270.000 $ 900.000 $ 1.800.000 $ 450.000 $ 400.000
Pequeña Empre-
sa $ 1.800.000 $ 5.400.000 $ 10.800.000 $ 3.240.000 $ 2.500.000
Mediana Empre-
sa $ 10.800.000 $ 43.200.000 $ 86.400.000 $ 21.600.000 $ 20.000.000
Si se toma en cuenta esta clasificación, en el siguiente cuadro pueden verse la inversión estimada que
debe considerarse por tamaño de empresa:
Sector % de la Industria y
Agropec. Comercio Servicios Construcción
Tamaño Facturación Mineria
Microempresa 0,90% $ 2.430 $ 8.100 $ 16.200 $ 4.050 $ 3.600
Pequeña Empresa 1,20% $ 21.600 $ 64.800 $ 129.600 $ 38.880 $ 30.000
Mediana Empresa 1,50% $ 162.000 $ 648.000 $ 1.296.000 $ 324.000 $ 300.000
Gasto anual en Tecnología de Información (TI). Valor estimado
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4. Estos valores referenciales pueden verse afectados en función del Plan de Negocios de cada empresa y
de la estructura de la misma. Por ejemplo, si la firma tiene mucha distribución geográfica es probable
que deba invertir en la instalación de equipamiento e infraestructura en sus locales; si la empresa desea
darle acceso a la información a sus distribuidores o a sus clientes, debe considerar mayor inversión en
seguridad y tecnología Internet.
¿CÓMO OPTIMIZAR EL PRESUPUESTO?
Una forma de optimizar el presupuesto es mediante un buen proceso de evaluación y selección. Esta
etapa del ciclo de vida de un proyecto de implementación de un ERP es crucial pues es aquí donde se
decide el costo total del proyecto.
Y, al mismo tiempo, se puede mejorar el presupuesto de evaluación y selección de software utilizando
herramientas de apoyo como por ejemplo los sitios de información o de evaluación de productos.
Sin embargo, para alcanzar un mejor grado de optimización, las empresas deberían considerar otras
opciones diferentes al modelo tradicional de “compra” de productos. Si bien estos temas serán motivos
de otros artículos, he aquí algunas ideas preliminares:
Considerar el alojamiento (hosting) de la aplicación en un Data Center: esto evita la necesidad de
invertir en equipamiento, back up, software de control, etc.
Evaluar servicios de operación: esta opción consiste en delegar (tercerizar) en otra empresa la ope-
ración de la infraestructura técnica. Permite ahorrar costos de mano de obra y de infraestructura.
Analizar la contratación de un servicio se software: en la jerga de los informáticos esto se conoce
como SaaS (Software as a Service). Se trata de pagar periódicamente por la utilización de software,
hardware, infraestructura y servicios de apoyo. Para cualquier empresa es una opción que se debe
considerar seriamente pues evita realizar gran inversión inicial.
Cada una de estas opciones tiene sus puntos a favor y en contra. Siempre que se elija una de ellas hay
que estar dispuesto a realizar un “trade-off” entre el proyecto ideal y el óptimo.
División consultoría Evaluando Software
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