Recopilación de información y datos para comenzar la administración de proyectos

1. Proyectos…. Un esfuerzo único, temporal y
con una meta clara.
CAPEX….STRATEX
Félix René Acosta Barraza
Cultivador de Estrategia y Pensamiento Disruptivo

2. Ideas…………….Proyectos
¿Desarrollamos ideas?
¿Administramos proyectos?

3. Para que una idea, se transforme en un
proyecto….
Debe de ser competitiva
Y Rentable Debe de ser enfocada
Al mercado… Int/Ext

4. En Función de lo que nos
Cuesta llevarla a cabo
PREGUNTAS PODEROSAS PARA
LA TRANSFORMACION DE IDEAS

5. ……….
• Si existe la posibilidad de rentabilizar esa inversión, con la
comercialización de nuestro producto o servicio.
Entonces….. Es un Proyecto!
Antes… una breve historia

6. Pirámide de Gizeh…. “La Gran Pirámide”
• Veinte años para que, hace 4500, aquellos obreros de la Era del Cobre
elevaran, con precisión asombrosa, cerca de dos millones seiscientos mil
bloques de piedra de 2 toneladas en promedio.
• Sin conocer el hierro y la rueda, el arquitecto de la Gran Pirámide
organizó un equipo de trabajo capaz de seleccionar la piedra en la
cantera, cortar el bloque, transportarlo varios kilómetros, cruzar el Nilo,
izarlo a cientos de metros y colocarlo milimétricamente en su sitio en la
gran pirámide

7. Pirámide de Gizeh…. “La Gran Pirámide”
• Objetivo: Mover bloques de piedra de 2000 kg, de la cantera al sitio de
la construcción de la pirámide, en 100 días.
• Distancia: 10 Km (100mts diarios)
• Equipo: 20 personas.
• Cualquier método es permitido.
• Premio si terminan 7 días antes.
• Castigo si se retrasan 3 días.

8. Pirámide de Gizeh…. “La Gran Pirámide”
• EQUIPO # 1
– Inician de Inmediato.
– Usan cuerdas y fuerza bruta.
– Festejan por mover el bloque 10 mts. El primer día.
– Se retrasan 90 mts. Ese día pero nadie lo nota.
“Progreso”, no necesariamente significa
“suficiente progreso”
Debemos establecer los métricos apropiados para dar
seguimiento a las actividades del proyecto.

9. Pirámide de Gizeh…. “La Gran Pirámide”
• EQUIPO # 2
– Inician de inmediato.
– Al medio día no han logrado suficiente avance.
– El líder consigue un elefante y lo obliga a trabajar a golpes.
– El elefante da resultados, pero se enfada, rompe la cuerda y huye con
dos miembros del equipo a cuestas. Debieron invertir tiempo en
aprender a manejar al
elefante…

10. Pirámide de Gizeh…. “La Gran Pirámide”
• EQUIPO # 3
– Planean antes de trabajar:
• Como nos organizamos?
• Si usamos troncos de árbol como rodillos?
• Si preparamos la superficie de arena?
• Termina el primer día y no han comenzado a trabajar.
Se quedan parados en el
“parálisis por análisis”

11. Pirámide de Gizeh…. “La Gran Pirámide”
• EQUIPO # 4
– Se organizan rápidamente y planean que hacer.
• Usan troncos para mover el bloque
• Traen troncos extra para agilizar el trabajo.
• Analizan avances cada dos horas y detectan retrasos
• Observan que empujar limita el esfuerzo.
• Crean un arnés para jalar el bloque.
Lideran y Administran su
Proyecto!

12. Proyecto… “La gran Pirámide”…
• ¿Cómo nos identificamos con estos equipos?
– Trabajo “Espontáneo”.
– Equipos “Innovadores”.
– “Parálisis por Análisis”.
– Equipos con “Metas Definidas”.
Pero antes que nada…

13. ¿Qué es un proyecto?
• Todos tenemos proyectos, ya sean sencillos, complicados,
complejos y otros más de carácter personal.
• Ejemplos:
– Organizar una fiesta.
– Planear un viaje.
– Desarrollar un sistema de información.
– Introducir un nuevo producto al mercado.
– Realizar una campaña publicitaria.
– Desde hacer una galleta hasta… Construir una nave espacial….

14. ¿Qué es un proyecto?
• Un proyecto, por tanto, es un conjunto de esfuerzos
temporales, dirigidos a generar un producto, servicio o
resultado único.
• Características de un proyecto:
– Temporal.
– Único.
– Elaboración gradual.

15. Proyectos vs Operación
PROYECTOS
• Temporales
• Únicos
• Alcanzan objetivos
• Concluyen
OPERACIÓN
• Continua
• Repetitiva
• Adopta nuevos objetivos
• Respalda el negocio
Realizados por personas
Restringidos por recursos…. Los recursos son como el tiempo
Planificados, ejecutados y controlados.

16. Proyecto
• Generalmente los proyectos son autorizados como resultado
de una o más de las siguientes consideraciones estratégicas:
– Una demanda del mercado.
– Una necesidad de la organización.
– Una solicitud de un cliente.
– Un avance tecnológico.
– Un requisito legal.
Pero…

17. ¿Actualmente cómo se desarrolla un proyecto?

18. El éxito no viene fácil…
• Estadísticas de resultados de proyectos
2004
1998
1995
1994
34%23% 43%
26%28% 46%
27%40% 33%
16%31% 53%
ExitososCambiadosFallidos
La estadística muestra la aplicación de 30,000 proyectos en empresas pequeñas,
medianas y grandes en EE.UU evaluadas por The Standish Group desde1994.
Fuente: The Standish Group International, Extreme Chaos, The Standish Group
International, Inc., 2004

19. Mas información sobre proyectos
Standish Group, 2010

20. ¿Qué caracteriza a un proyecto exitoso?
Cumple los objetivos
Realizado a tiempo
Dentro del
costo
OK del
cliente

21. ¿cuáles son los principales obstáculos?
• Terminan después de la fecha prometida.
• Cuestan mas de lo originalmente presupuestado.
• No cumple con la funcionalidad especificada por el cliente.
• Existen procesos y técnicas pobremente estandarizados.
• Rechazo de la dirección de proyectos (no genera valor)
• Plan de trabajo no incluye tiempo para la gestión del proyecto.
• Falta de planificación y gestión.
Si hoy identificamos algunos de estos factores...
Es hora de aplicar Dirección de Proyectos ...

22. Procesos básicos en Proyectos
• Cinco procesos integrados e
independientes del área de
aplicación

23. Entregables por cada fase de proyecto
Fases generales
Inicio
Ejecución,
seguimiento
y control
Cierre
Equipo de proyecto
Fase
Idea
Acta
Declaración
del alcance
Plan
Medición
De indicadores
Avance
Aceptación
de entregables
Aprobación
Entrega final
y cierre del
proyecto
Producto
entregado
Entregables por fase
Entradas
Salidas
Interesados
Resultados del trabajo
Planeac.

24. Interacción entre procesos de un Proyecto

25. Principales involucrados en un proyecto.

26. Áreas de conocimiento en la ejecución de
Proyectos
Riesgos
Integración
Recursos
Humanos
TiempoAlcance Costos
Calidad
Comunicaciones Adquisiciones

27. Proyectos Agroenzymas
• CAPEX (Gastos Capitalizables).- Inversión en un proyecto
enfocado en el fortalecimiento de la empresa, mueve las
cuentas de balance principalmente o su proporción en el
mismo.
– Activos.
– Reducción de Costos.
– Optimización de procesos (Tecnología).
– Registros de Marca (administración). / Productos (Habilitación y
renovación).

28. Proyectos Agroenzymas
• STRATEX (Gastos Estratégicos).- Inversión en un proyecto
enfocado en el cumplimiento de la visión de la empresa o
unidad de negocio, genera crecimiento inorgánico y nos lleva a
un lugar donde hoy no estamos.
– Nuevos Productos (también Administración de Categoría).
– Nuevos Territorios (también nuevas Unidades de Negocio).
– Branding y Contactabilidad.
– Institucionalización (y profesionalización).
– Desarrollo Organizacional (Cultura y Talento).

29. Equipos de proyectos
• La reunión de arranque o “Kickoff” de un proyecto nuevo, es la
mejor oportunidad que tienen para energizar al grupo y
establecer un propósito común hacia la compleción del
trabajo.
• Una reunión efectiva es el resultado de una buena
planificación. En ella se logra que el equipo se identifique, se
involucre y se comprometa con el proyecto.
• Definan en conjunto el objetivo SMART…. Recuerden,
enfóquense en el fin, no en el medio para lograrlo.

30. Claves para una reunión de proyectos
exitosa…
• Prepárense previamente, verifiquen que los participantes de la
reunión son las personas adecuadas para dicho objetivo.
• Definan objetivos y factores críticos de éxito (En el peor
escenario posible…. Todo puede fallar ¿excepto?
• Identifiquen miembros del equipo y responsabilidades dentro
de las áreas de proyectos.
• Desarrollen una lista de supuestos o premisas del proyecto.
• Elaboren un plan preliminar del proyecto (Grandes Hitos).

31. Claves para una reunión de proyectos
exitosa…
• Definan los indicadores de desempeño del proyecto.
• Programen la reunión de kickoff con el resto de involucrados
(Stakeholders) del proyecto.
• Envíen material previo a todos los participantes.
• Identifiquen asuntos clave y dependientes del proyecto.
«Un equipo es un conjunto de personas que debe
depender de la colaboración del grupo para que cada
uno de los miembros experimenten el éxito óptimo y
alcancen las metas»
Dr. Wayne W. Dyer

32. Tienes una idea… genial!
• Hazte las preguntas poderosas…
• Formula el objetivo SMART…
• Forma un equipo multifuncional que lo puedas integrar al proyecto
y compartan tu necesidad del producto o servicio único…
• Tengan una reunión constructiva…
• Llenen la solicitud de proyecto… y el acta… primer paso de origen
de un proyecto….
• Felicidades! Y bienvenido al maravilloso mundo de los Proyectos.

34. PECADOS CAPITALES

35. No hay límites….
Mas que nuestra imaginación.
• Muchas gracias.