gerencia de proyectos

1. LA GERENCIA DE
PROYECTOS
EUSTORGIO CARRASQUILLA
CONSULTOR.

2. ASPECTOS A DESARROLLAR
• CONCEPTUALIZACION DEL PROYECTO.
• FALLAS Y EFECTOS EN CADENA DURANTE
LOS PROYECTOS.
• PLANEACION Y PROGRAMACION DE
PROYECTOS.
• IMPLEMENTACION DE PROYECTOS.
• CONTROL Y AJUSTE DE LOS PROYECTOS.
• TERMINACION, PUESTA EN MARCHA Y
TRANSFERENCIA DE LOS PROYECTOS.

3. La gerencia de proyectos, se
centra en evitar LOS problemas.

4. DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
• VISION
• MISION
• PRINCIPIOS.

5. PLAN
• DESARROLLAMOS, PERO NO SEGUIMOS UN PLAN
QUE NOS GUIA HACIA DONDE QUEREMOS IR.
• Solo miramos los problemas que tenemos ante
nosotros y estos no nos dejan ver los mas
pequeños que vienen atrás.
• La prisa no permite definir detalles
• No vemos las alternativas del entorno,
• Solo vemos un problema.
• Planes de Contingencia en el ultimo momento.
• Proyectos alineados con el direccionamiento estratégico
de la organización.

6. PLAN
• Generalmente, nos metemos en el
problema y no vemos las alternativas, ni
el entorno donde estamos inmersos,
como buenos gerentes debemos tratar
de visualizar las cosas antes que
sucedan y SIEMPRE tener planes de
contingencia.
• Ser Previsivos.

7. RIESGOS DELPLAN
• PARALISIS POR ANALISIS.
• SOBREDIMENSIONAMIENTO
• INFLEXIBILIDAD.

8. • Los proyectos deben alinearse con el
direccionamiento estratégico de la
organización central y no los debemos
vislumbrar con solo el producto que nos
interesa a nosotros, si no mucho mas allá,
para ser mas integrales al entorno.

9. CONSECUENCIAS
• Usted está haciendo lo mejor para
sobrellevar un problema que es
inminente.
• Usted no está mirando otras situaciones.
• Usted está dando la oportunidad de que
muchos otros problemas crezcan y se
acerquen.

10. QUIENES USAN LA GERENCIA
DE PROYECTOS
• CONSTRUCCION
• INGENIERIA
• INFORMATICA
• COMUNICACIONES
• BANCA
• CIENCIA Y
EDUCACIÓN
• GOBIERNO
• SEGUROS
• TRANSPORTE
• PETROLEO & GAS
• ING. CIVIL.
• ELECT.& AGUA.
• DEFENSA
• PRODUCCÍON
• OTROS

11. QUIENES UTILIZAN LA
GERENCIA DE PROYECTOS.
• Todos los sectores, y cada día aumenta la
necesidad de trabajar con esta
metodología.
• Hay mucha información en el mundo de la
que podemos aprender.

12. Qué es un proyecto?
“Una actividad humana que alcanza un
objetivo claro frente a una escala de
tiempo”
Geoff Reiss.
• Tener un objetivo claro
• Se enmarca en una escala de tiempo fija.
• Se trabaja con un equipo de personas,
• No existe práctica o ensayos.
• Crea cambios.

13. Qué es un proyecto?
Una idea que se hace realidad.
Produciendo Cambios (Benéficos
en la organización)

14. La decisión fundamental
• Hacerlo
• Aplazarlo
• No Hacerlo

15. LOS PROYECTOS CAMBIAN LA
HISTORIA DE LAS
ORGANIZACIONES
ES CLAVE: DECIDIR EL USO DE
LOS RECURSOS.

16. Decisión de hacerlo
• La organización debe adaptarse a nuevas
condiciones.(comienzo de posibles
conflictos?)
• Se ocupan recursos que normalmente
estan dedicados a la operación.
• Hay interralación con otros proyectos.

17. Decisión de aplazarlo
• Nunca Hay condiciones óptimas de
decisión.
• Se puede perder la oportunidad.
• Una consideración posterior normalmente
implica nuevos elementos (organización,
mercado, tecnología, situación financiera).
• Sentimientos de frustración y
desorientación.

18. Decisión de no hacerlo
• Porque no es factible (mercado, finanzas,
tecnología, organización, legislación,
políticas empresariales, estrategia).
• Necesidad de comunicar y compartir
razones de la decisión, para evitar
frustraciones y desorientación.
• COMO ESTAN LOS CANALES DE COMUNICACIÓN PARA COMPARTIR
RAZONES DE DECISIÓN SOBRE PROYECTOS EN TU
ORGANIZACIÓN?

19. Objetivo: hacerlo según las bases
de la decisión.
• IMCUMPLIMIENTO
COSTOS CALIDAD FECHA

20. Efectos del incumplimiento en
proyecto.
• COSTOS
• DESGASTE DE LA
IMAGEN
• Visibles
• Ocultos(Frustración
de las personas,
Costos de
Oportunidad)
• Externa
• Interna

21. Efectos del incumplimiento en
proyectos
• SOBRE OTROS PROYECTOS
• Aprender de la Experiencia y del Éxito.
• Desconfianza de la dirección para decidir.
• Demora en asignar recursos ocupados en
el proyecto demorado.
• CURVA DE EXPERIENCIA

22. COSTO DE LAS DECISIONES
• IDEA 100
• BOCETO 1.000
• MODELO 10.000
• MUESTRA 100.000
• PRODUCTO 1.000.000
• A medida que desarrollamos las ideas le vamos
agregando valor.
• Método de evaluación, para decidir hasta que
etapa llegamos.

23. FASES DEL PROYECTO
• Conceptual
• Definición
• Producción
• Operacional
• Des-inversión

24. Fase conceptual: evaluación
preliminar de una idea.
• Determinar necesidades o deficiencias
potenciales.
• Fijar condiciones de factibilidad y
aplicabilidad técnica y económica.
• Identificar y evaluar alternativas.
• Respuestas iniciales en concordancia con
la estrategia, objetivo, costo, plazo,
integración con la operación existente.

25. Fase conceptual (cont.)
• Identificar recursos humanos y no
humanos requeridos en el proyecto y en
la aplicación.
• Seleccionar el diseño inicial que satisface
los objetivos.
• Identificar las interfases iniciales, con la
organización, en proyectos y en
aplicación.
• Establecer la organización.

26. Definición: refinamiento de los
elementos de la fase conceptual.
• Identificación en firme de recursos humanos y
no humanos.
• Preparación de las especificaciones finales.
• Preparación de un plan en detalle.
• Determinación de costos y tiempos reales.
• Identificación de áreas de riesgo e incertidumbre
y planes para su control.
• LA GRAN PLANEACIÓN DEL PROYECTO.

27. Definición (Cont.)
• Definición de interfases internas y con los
ejecutores del proyecto.
• Identificación de necesidades de soporte.
• Identificación y preparación de
documentos, tales como políticas,
procedimientos, descripciones de trabajo,
presupuesto, cronograma, memorandos,
ect….(el diario del proyecto).

28. Reglas de juego (para informar al
cliente interno)
• Identificar y compartir el objetivo.
• Especificar costo y plazo.
• Fijar claramente el alcance.
• Diseñar procedimientos para acordar
modificaciones.
• Recursos humanos y no humanos asignados.
• Comunicaciones: reuniones, informes, formatos.
• EL CONTRATO.(que queden claros los
acuerdos).

29. El contrato
• Método de resolución de conflictos (como
vamos a solucionar los problemas).
• Proceso de transferencia.(como se aplica
el resultado del proyecto al cliente)
• Cierre. (la terminación)
• Documentación que debe ser entregada.

30. Definiciones de apoyo
• GERENCIA DE PROYECTOS
• Gerencia + Planeación.
• PLANEACION DE PROYECTOS
– Planear por anticipado 50%
– Comunicar 25%
– Monitorear 25%
– En un proyecto se orienta el proceso de planeación.
– Hay más tendencia a la acción que a pensar.
– Ojo con la comunicación, no nos limitemos a trabajar
con la gente que me cae bien.
– Priorizar lo clave.
– Mucho cuidado con los formatos.

31. Ideas para la planeación.
• Reunir a las personas claves para discutir
el proyecto y sus comos, cuándos,
dóndes, quiénes y con qué.(plan
operativo)
• Revisar de tiempo en tiempo que la
dirección de la organización recibe la
información que necesita.
• Establecer una reunión regular de revisión
de avance del proyecto.

32. Otras ideas
• Invite a las reuniones a personas que no
tengan nada que ver con el proyecto para
enriquecerse con sus conceptos.
• Probar diseñar proyectos en conjunto con
los clientes (convertirlos en aliados).
• Depure y analice la información.
• Revise las cifras y apóyese en esto.

33. No es necesarimente un crimen
estar atrasado en el proyecto,
Pero si lo es
No saber que se está atrasado.
Momentos adecuados, Agenda prevista, Holguras de
tiempo ajustadas.

34. Planeación y Programación
• Es un proceso para crear un modelo.
– Se experimenta con el modelo
– Encuentran caminos eficientes y económicos para
recorrer las actividades del proyecto.
Diagramas de Barras
– Muestran actividades y duración
– EL PLAN ES UN MODELO, UN PRESUPUESTO
DE TIEMPO

35. PERT
• Program evaluation and Review Tecnique
• Define las actividades y cómo se
relacionan entre ellas.
• Se determinan cuáles son las actividades
críticas.

36. GANTT vs PERT
• Caracteristicas.
• Duración de las actividades.
• Gantt: Longitud de la barra es proporcional a la
duración.
• Pert: No se muestra con claridad, es necesario hacer
calculos.
• Lógica.
• Gantt: No muestra la lógica.
• Pert: Muestra claramente la relación entre actividades.
• Familiaridad
• Gantt:La mayoria de la gente está acostumbrada.
• Pert: La gente se resiste.

37. GANTT vs PERT
• Características
• Presentación
• Gantt: Puede presentarse en hojas tamaño carta
• Pert : La red es difícil de leer y bastante grande.
• Recursos
• Gannt : Se observan conjuntamente con el tiempo.
• Pert : No se presentan.
• Organización
• Gannt : Funcional
• Pert : Por procesos.

55. Lista de actividades
• A-DISEÑAR UN PRODUCTO-.
• B-DISEÑAR EL EMPAQUE-.
• C-ORDENAR Y RECIBIR MAT.PRIMA PROD..A
• D-ORDENAR Y RECIBIR MATERIAL DEL
EMPAQUE..B
• E-FABRICAR EL PRODUCTO .C
• F-FABRICAR EL EMPAQUE. .D
• G-EMPACAR EL PRODUCTO. .HI
• H-PRUEBA DE MERCADO DEL PRODUCTO..E
• I-PRUEBA DE MERCADO DEL EMPAQUE-.F.
• J-ENTREGA A DISTRIBUIDORES.G

56. IMPLICACIONES EN LA
IMPLEMENTACION DE PROYECTOS.
• GESTION DE RECURSO HUMANO
• CONTROL DE COSTOS
• RELACION DE OBJETIVOS
• COMUNICACIÓN.
• GESTION DE CALIDAD.

57. INFORMATICA EN LA PROGRAMACION
DE PROYECTOS.
• PROJECT-MICROSOFT.
• VENTAJAS
– MAYOR DISPONIBILIDAD DE TIEMPO
– MEJORA LA PROGRAMACION Y CONTROL
– FACILIDAD DE ACTUALIZAR
– DISMINUYE EL MARGEN DE ERROR.
– FACILIDAD DE PENSAMIENTO.

58. PROJECT
• AUTOCORRIGE
• ASIGNA RECURSOS Y COSTOS
• ANALIZA RIESGOS
• ESTABLECE VINCULOS
• SUGIERE AL MOMENTO DE LA EJECUCIÓN.
• VISUALIZACION CLARA Y GRAFICA
• ECONOMICO
• COMUNICACIÓN CON HOJAS DE CALCULO.

59. IMPLEMENTACION
• ASPECTOS A TENER EN CUENTA:
– CUMPLIR EL PLAN EN LOS TRES OBJETIVOS: TIEMPO,CALIDAD,
COSTO.
– REVISAR PERMANENTEMENTE LA DISPONIBILIDAD DE
RECURSOS.
– USAR ADECUADAMENTE LOS TIEMPOS DE HOLGURA.
– TENER PRESENTE LOS PROBLEMAS POTENCIALES Y
ACTUALIZARLOS.
– DOCUMENTAR LA EXPERIENCIA QUE PUEDA SER UTIL EN EL
FUTURO.
– MANTENER EQUILIBRIO ENTRE LAS PARTES QUE INTERVIENEN.

60. IMPLEMENTACION
• Conflicto
– Proceso que comienza cuando una parte
percibe que la otra ha frustrado o está por
frustrar algo que tiene que ver con lo “suyo”

61. IMPLEMENTACION
• Negociación
– Homologación de metas.
– Acuerdo de cooperación y ayuda mutua.
• Evaluación conjunta de avance.
• Metodo para resolver desacuerdos.
• Metas conjuntas de mejoramiento continuo
• Apoyo permanente de los expertos de las dos
partes
Acuerdo sobre procedimientos.

62. IMPLEMENTACION
• Tipos de Organización.
– Funcional: Proyecto a cargo de la función o
unidad de negocios y con sus recursos.
– Pura de Proyectos: Separada de la
organización funcional con recursos propios y
autonomía.
– Matricial: La función de proyectos toma
recursos de otras funciones para desarrollar
los distintos proyectos.

63. IMPLEMENTACION
• Preliminares
– Reunión de los documentos.
– Listado de personas y recursos.
– Selección de proveedores.
– Selección de personas.
– Negociación con áreas que prestan las personas,
inducción y entrenamiento.
– Negociaci´pn y acueros sobre procedimientos.
– Selección de intercentoria técnica y administrativa.

64. IMPLEMENTACION
• Norma Básica
– Separar el manejo de la operación y del
proyecto pero mantener la comunicación para
la entrega del proyecto y a la operación.

65. IMPLEMENTACION
• HERRAMIENTAS
– Elementos gráficos de planeación: Pert y
Gantt.
– Programación de actividades y recursos por
periodos.
– Coordinación de personas y grupos por
reuniones.
– Sistema de información y comunicación
– Normas de Trabajo y seguridad.
– Coordinación con la operación.

66. IMPLEMENTACION
• REUNIONES
– Coordinación Interna del proyecto.
– Discusión y acuerdos de cambios.
– Coordinación con áreas operativas
– Verificación de disponibilidad de recursos
– Presentación de fallas y errores.
– Reportes de calidad de recursos.
– Programas de entrenamiento.
– Revisión del cumplimiento de normas de calidad.

67. IMPLEMENTACION
• Información:
– Cambios en el programa
– Cambios en el diseño, materiales o
herramientas.
– Cambios de personas
– Accidentes o Emergencias
– Análisis de fallas o errores.
– Avances y Logros

68. IMPLEMENTACION
• COMUNICACIÓN
– BITACORA DE ANOTACIONES DIARIAS.
– BOLETIN DE ACTIVIDADES Y CAMBIOS
– CARTELERAS
– BUZON DE SUGERENCIAS.

69. IMPLEMENTACION
• CURVA DE APRENDIZAJE.
– LAS OPERACIONES QUE SE REPITEN SE
VAN SIMPLIFICANDO Y REALIZANDO CON
MAYOR EFICIENCIA CON RELACIÓN AL
TIEMPO Y AL COSTO Y CON MAYOR
EFICACIA CON RELACION A LA CALIDAD.
– LOS GRUPOS LOGRAN MAYOR
IDENTIDAD E INTEGRACION CON EL
TIEMPO.

70. IMPLEMENTACION
• PRECAUCIONES
– LA RUTINA TIENDE A BAJAR EL RITMO DE
TRABAJO.
• ROTAR ACTIVIDADES EN LO POSIBLE.
• ROMPER RUTINAS CON ACTIVIDADES
SOCIALES.
• COLOCAR METAS INTERMEDIAS QUE
FORCEN EL RITMO.

71. IMPLEMENTACION
• LA CONFIANZA TIENDE A AFLOJAR
MEDIDAS.
– RECORDAR MEDIDAS DE SEGURIDAD.
– RECORDAR NORMAS DE CALIDAD.
– REALIZAR CONCURSOS DE EFECTIVIDAD.

72. CONTROL
• PROBLEMAS USUALES CON EL TIEMPO.
– LA DURACIÓN SE ESTIMÓ DE MANERA OPTIMISTA.
– LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES SE ESTIMO POR
DEBAJO.
– LA PRECEDENCIA NO FUE DEBIDAMENTE ESTABLECIDA.
– LOS RECURSOS NO OPERAN CON LA EFICIENCIA
PREVISTA.
– LOS RECURSOS NO LLEGAN A TIEMPO.
– SURGEN PROBLEMAS ENTRE LAS PERSONAS.
– SE RETIRA UN RECURSO SIN AVISO PREVIO.
– DIFICULTADES TECNOLOGICAS TOMAN MAYOR TIEMPO.
– CAMBIOS SOBRE LA MARCHA EN ESPECIFICACIONES.
– CAMBIOS EN LAS DISPOCISIONES LEGALES.
– PARA PODER CONTROLAR LO ESENCIAL ES MEDIR Y
VERIFICAR.

73. CONTROL
• PROBLEMAS USUALES CON LA CALIDAD.
– LAS PRUEBAS PREVISTAS NO SON ADECUADAS.
– LAS INSTRUCCIONES SON INSUFICIENTES O NO
TIENEN CLARIDAD.
– LAS PERSONAS NO TIENEN LAS DESTREZAS
REQUERIDAS.
– LOS INSUMOS NO SATISFACEN LA CALIDAD.
– NO SE INFORMAN DE ERRORES O FALLAS.
– SURGEN PROBLEMAS TECNICOS NO
PREVISTOS.
– COMPLICACIONES INTERFUNCIONALES.

74. CONTROL
• PROBLEMAS USUALES CON LOS COSTOS.
– EL PRESUPUESTO FUE INSUFICIENTE.
– EL COSTO DE LOS INSUMOS ES MAYOR AL
PREVISTO.
– ALTO COSTO DE RECURSOS
EXTRAORDINARIOS.
– SE EXCEDE EL TIEMPO PROGRAMADO.
– CORRECCIÓN DE DEFICIENCIAS EN CALIDAD.
– CORRECTIVOS NO SE HICIERON A TIEMPO.

75. CONTROL
• RIESGOS
– EL EFECTO DE REACCIÓN EN CADENA POR UN
PROBLEMA.
– LOS PROBLEMAS NO SE DETECTAN A TIEMPO.
– LA RUTINA TIENDE A INCREMENTAR LA CONFIANZA.
– SE ELIMINAN LOS CONTROLES PARA RECUPERAR
TIEMPO.
– SE DISMINUYE CALIDAD Y CONTROLES PARA BAJAR
COSTOS.
– IDENTIFICACIÓN ERRADA DE LOS FACTORES CRITICOS.
– EXCESO DE CONFIANZA EN LAS HOLGURAS.
– DEFICIENCIA EN LA INFORMACION.
– COMUNICACIÓN INEFICIENTE.

76. CONTROL
• REACCION EN CADENA
– Un problema no resuelto oportunamente
causa retrasos que rompen la secuencia y
amplifican el efecto inicial, en tiempo, calidad
y costo.
– Corregir a tiempo y con todos los recursos
necesarios.

77. CONTROL
• TIPOS
• Operativo: Ejecución según normas y
programas.
• Predictivo: Utilización de mediciones que
indiquen tendencias.
• Correctivo: Reacción ante situaciones
presentadas.

78. CONTROL
• HERRAMIENTAS.
• Operación: Lista de Chequeo.
• Predicción: Indicadores
• Prevención: Medidas contingentes
• Corrección; Recursos extraordinarios

79. TERMINACION
• SITUACIONES
– Proyecto cumplió su objetivo.
– Proyecto se prolonga demasiado.
– Proyecto ha sido un fracaso.