1. CORPORACION –GAL VALLETENZANO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS - GESTIÓN DOCUMENTAL
GD – CP – 007
NOMBRE: Gestión documental
OBJETIVO: Establecer las directrices para la elaboración, revisión, aprobación, publicación y control de los documentos de la Entidad
RESPONSABLE: Coordinador de calidad
ALCANCE: Mantener actualizados los documentos del SGC y controlar el manejo de los registros
PROVEEDOR ENTRADAS ETAPAS DE TRANSFORMACION SALIDAS CLIENTES
Gestión Gerencial del SGC Ajustes o cambios al
SGC 1. Asegurar que la Documentos actualizado Todos los procesos
Políticas y objetivos del documentación, soportes y del SGC
SGC registros del SGC atiendan los
requerimientos de la norma Base de datos de
Todos los procesos Caracterizaciones, ISO 9000. documentos
procedimientos y 2. Mantener actualizados y
planes de ejecución y aprobados los manuales, Archivo físico y
de calidad caracterizaciones, magnético funcional
procedimientos y planes de
Registros físicos y calidad del SGC.
magnéticos 3. Clasificar los documentos de
La entidad, como internos,
Suministradores de Documentos externos externos y registros.
documentos externos 4. Controlar el almacenamiento,
distribución y uso de los
Gestión de Recursos Infraestructura documentos del SGC.
requerida y en optimas 5. Eliminar los documentos
condiciones obsoletos.
6. Asegurar que los registros
Gestión humana Personal de acuerdo permanezcan legibles,
con los perfiles fácilmente identificables y
definidos, capacitado y recuperables.
competente 7. Actualizar y asegurar el
cumplimiento de la norma
Mejoramiento Continuo Acciones de mejora Interna de Archivo.
para procesos,
producto y servicio
Requisitos ISO 4.2
Versión: 01 Fecha: 30/10/2010 Revisó: Coordinador de Calidad Aprobó: Coordinador Administrativo y Financiero

2. CORPORACION –GAL VALLETENZANO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS - GESTIÓN DOCUMENTAL
GD – CP – 007
RECURSOS INFORMACIÓN REQUERIDA
HUMANOS INFRAESTRUCTURA Y OTROS INTERNA EXTERNA
AMBIENTE DE TRABAJO
Manual de Calidad
Coordinador de Calidad Equipos de computo Asesoría especializada en ISO 9001:2008
manejo de archivos GD-P-001. Procedimiento para
Espacio físico para el archivo y el control de documentos y
oficinas registros
Equipos, instrumentos y Listado maestro de
suministros de oficina documentos internos y
externos.
Software y soporte de
sistemas Tablas de retención
documental
MEDICION
SEGUIMIENTO
I/G CUANTIFICADOR FRECUENCIA RESPONSABLE
Auditoría Interna
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Resumen de la razón del cambio
1 30/10/2010 Versión Inicial
Versión: 01 Fecha: 30/10/2010 Revisó: Coordinador de Calidad Aprobó: Coordinador Administrativo y Financiero