Manual de uso de ms outlook Monserrat Guadalupe Torres González 6°F

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ESCUELA PREPARATORIA MANTE
Manual de Uso de MS Outlook
Monserrat Guadalupe Torres González
6°F
Carlos Alberto Garcia Mares

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ACTIVIDAD 1: DESCRIPCION GENERAL
DE MS OUTLOOK……………………………………………………3
ACTIVIDAD 2: VINCULACIÓN DEL CORREO
ELECTRÓNICO MS OUTLOOK……………………………………6
ACTIVIDAD 3: ADMINISTRACIÓN DE CORREO
ELECTRÓNICO EN MS OUTLOOK………………………………8
ACTIVIDAD 4: CONTACTOS EN MS OUTLOOK………………11
ACTIVIDAD 5: TAREAS, CITAS Y
REUNIONES EN MS OUTLOOK…………………………………13
ÍNDICE

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ACTIVIDAD 1: DESCRIPCION GENERAL DE MS OUTLOOK.
DESCRIPCIÓN
Outlook es un software que permite enviar, recibir, administrar el correo
electrónico, administrar el calendario, y también los contactos. También puede
compartir su calendario con familiares y amigos. Forma parte de la suite de Office
donde un conjunto de productos combina varios tipos de software para crear
documentos, hojas de cálculo, presentaciones y para administrar el correo
electrónico.
CARACTERÍSTICAS
Es una aplicación de gestión de correo, así como agenda personal, que nos
permite la comunicación con miles de personas en todo el mundo a través de
mensajes electrónicos.
1.- Administra varias cuentas de correo electrónico desde un único lugar. Puede
administrar fácilmente los mensajes de correo electrónico de varios buzones.
Sincroniza varias cuentas de correo electrónico de servicios como Hotmail, Gmail
o de prácticamente cualquier otro proveedor con Outlook.
2.- Administra fácilmente grandes volúmenes de correo electrónico y personaliza
tareas comunes en comandos de un solo clic.
3.- Búsquedas para encontrar fácilmente lo que requiere.
4.- Crear mensajes de correo electrónico que llamen la atención. Por medio de las
herramientas de office.

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DESCRIPCIÓN DE LA INTERFAZ GRÁFICA DE MS OUTLOOK
Configurar una cuenta de correo:
El primer paso es configurar la cuenta. Posteriormente, podrá empezar a recibir y
enviar correos electrónicos, usar el calendario, crear contactos y trabajar con
tareas.
Crear un nuevo mensaje de correo electrónico:
En Correo, haga clic en Nuevo correo electrónico
Reenviar o responder o un mensaje de correo electrónico:
En el Panel de lectura o en la cinta, haga clic en Responder, Responder a
todos o Reenviar.
Agregar datos adjuntos a un mensaje de correo electrónico:
Para compartir un archivo, puede adjuntarlo al mensaje. También puede adjuntar
otros elementos de Outlook, como mensajes, contactos o tareas.
1.-Cree un mensaje, o para un mensaje existente, haga clic
en Responder, Responder a todos o Reenviar.
2.-En la ventana del mensaje, haga clic en Mensaje > Adjuntar archivo.
Abrir o guardar datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico:
Puede abrir los datos adjuntos desde el Panel de lectura o desde un mensaje
abierto. Después de abrir y ver el dato adjunto, puede guardarlo. Si un mensaje
contiene más de un dato adjunto, puede guardarlo como un grupo o de uno en
uno.
Agregar una firma de correo electrónico a los mensajes:
Cree firmas personalizadas que aparecerán en la parte inferior de los mensajes,
Las firmas pueden incluir texto, imágenes, la Tarjeta de presentación electrónica,
un logotipo o, incluso, una imagen de la firma escrita a mano.

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Crear una cita de calendario:
En Outlook, las citas no son lo mismo que las reuniones. Las citas son actividades
que se programan en el calendario y que no implica que haya otras personas
invitadas o la reserva de recursos, como una sala de reuniones.
Programar una reunión:
En Outlook, una reunión incluye a otras personas y puede incluir recursos, como
salas de reuniones. Obtendrá las respuestas a la solicitud de reunión en la
Bandeja de entrada.
Establecer un aviso:
Los avisos hacen que aparezca una ventana de alerta para que no se olvide de las
fechas importantes. Puede agregar o quitar los avisos para casi cualquier cosa de
Outlook, incluidos mensajes de correo electrónico, citas y contactos.
Crear un contacto:
Los contactos pueden ser un simple nombre o dirección de correo electrónico, o
pueden incluir información y detalles del contacto, como direcciones postales,
varios números de teléfono, una imagen, cumpleaños, etc.
Crear una tarea:
Muchas personas usan listas de tareas pendientes, ya sea en papel, en una hoja
de cálculo o en una combinación de papel y medios electrónicos. En Outlook,
puede combinar varias listas en una, obtener avisos y realizar el seguimiento del
progreso de las tareas.
Imprimir un mensaje de correo electrónico, contacto, elemento de calendario o
tarea:
En Archivo > Imprimir, puede imprimir elementos, como mensajes de correo
electrónico, contactos o elementos del calendario, o vistas mayores, como
calendarios, libretas de direcciones y listas de contenido de las carpetas de
Correo.

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ACTIVIDAD 2: VINCULACIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO MS OUTLOOK.
Primero vamos a la ficha de “archivo” donde se encuentra la opción “agregar
cuenta”
Donde posteriormente nos aparecerá un recuadro con unos datos que tenemos
que completar con nuestro nombre, la dirección de nuestro correo electrónico, y
contraseña.

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Posterior mente nos aparecerá un recuadro donde se establecerá la conexión y la
configuración de nuestro correo.
Y por último las pruebas de configuración de la cuenta que indican que nuestro
correo ya está vinculado a MS Outlook

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ACTIVIDAD 3: ADMINISTRACIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO EN MS OUTLOOK
BANDEJA DE ENTRADA
La bandeja de salida contiene los elementos que hemos enviado, pero todavía no
han podido ser enviados, por ejemplo, porque no haya conexión. Estos mensajes
están pendientes de envío.
BORRADOR
Contiene aquellos mensajes que se han redactado, pero que no hemos llegado a
enviar. Al cerrar un mensaje sin enviar nos da la opción de guardarlo y de hacerlo,
se guardaría en esta carpeta.
ELEMENTOS ENVIADOS
Esta carpeta contiene todos los mensajes que hemos enviado y que no han tenido
problemas en el momento del envío. Al enviar un mensaje este irá a la Bandeja de
salida y cuando consiga enviarse, se moverá a esta carpeta.
ELEMENTOS ELIMINADOS
Esta carpeta contiene todo aquello que haya sido eliminado dentro de Outlook, ya
sean mensajes, contactos, tareas, notas, etc. Esta carpeta cuenta con una opción
muy interesante que nos sirve para eliminar completamente el contenido de la
carpeta sin necesidad de seleccionar los mensajes.
BANDEJA DE SALIDA

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La bandeja de salida contiene los elementos que hemos enviado, pero todavía no
han podido ser enviados, por ejemplo porque no haya conexión. Estos mensajes
están pendientes de envío.
CORREO ELECTRONICO NO DESEADO
En esta carpeta Outlook colocará los mensajes que considere como correo no
deseado, para ayudarnos a prevenir el spam. Puede que Outlook califique como
no deseados correos que en realidad no lo sean por no provenir de nuestros
contactos. Por eso, si esperas un correo y este no llega, checar esta bandeja.
FUENTE RSS
Outlook nos permite recibir mensajes de las páginas o blogs a los que seguimos.
CARPETAS DE BUSQUEDA
Al abrir una de estas carpetas, Outlook buscará los elementos que cumplan las
condiciones de cada búsqueda.

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PASOS PARA ENVIAR UN CORREO ELECTRONICO
En la ficha de inicio seleccionamos la opción “Nuevo mensaje de correo
electrónico” llenamos los campos del recuadro que nos aparecerá y listo,
enviamos el correo fácil y rápido.

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ACTIVIDAD 4: CONTACTOS EN MS OUTLOOK
LAS VENTAJAS DE AGENDAR CONTACTOS EN MS OUTLOOK
Organizar y mantener una agenda de trabajo prácticamente no tiene contras. Nos
permite estar al tanto de todas las actividades pendientes, del orden en el que
debemos ejecutar tareas, y también alberga nuestros contactos, los datos y
detalles de interés, e incluso algunas cosas más.
Llevar una agenda laboral es imprescindible para los puestos de trabajo, o bien
para las empresas multifacéticas, proactivas y que realizan múltiples acciones casi
simultáneas.
Si aún no has aprendido a llevar tu agenda de trabajo, no te pierdas estos
consejos, que te recordarán de su importancia y que te animarán a renovar la
actual, si es que ya la tiene.
COMO AGREGAR CONTACTOS EN MS OUTLOOK
Para crear un contacto desde cualquier carpeta en Outlook, presione
CTRL+MAYÚS+C.
Escriba un nombre y cualquier otra información que desee incluir para el contacto.
Siga estos pasos:
1) Para terminar de especificar los contactos En la ficha Contacto, en el
grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar.
2) Para guardar este contacto e iniciar otro Haga clic en Guardar y nuevo.
3) Para guardar y especificar otro contacto de la misma compañía o dirección
Haga clic en la flecha abajo situada junto a Guardar y nuevo y, a
continuación, en Contacto de la misma compañía.

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COMO LOCALIZAR A UN CONTACTO AGREGADO EN MS OUTLOOK.
•En cualquiera de las vistas de tarjeta, como Tarjetas de presentación o Tarjetas
de visita, haga clic en una de las letras del índice alfabético que aparece junto a
las tarjetas.
•En cualquier vista de tabla, como Lista de teléfonos o Por organización, haga clic
en el encabezado de columna para ordenar los contactos por los criterios
asociados con la columna. Algunos ejemplos de encabezados de columna son
Nombre completo, Puesto, Organización y Categorías
COMO SE VISUALIZA LA INFORMACIÓN DE LOS CONTACTOS
Podemos visualizar nuestros contactos en forma de lista, de tarjeta o de tarjeta de
presentación.

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ACTIVIDAD 5: TAREAS, CITAS Y REUNIONES EN MS OUTLOOK
LAS VENTAJAS DE AGENDAR CITAS, REUNIONES Y TAREAS EN MS
OUTLOOK
 Mayor facilidad para ubicar tus elementos.
 Rapidez para ver citas, reuniones etc.
 Facilidad para enviar notificaciones al correo.
 Recordatorio programable
Debido a que Outlook es un programa de gestión del correo electrónico, no
sólo te permite enviar y recibir correos electrónicos, sino que te permite
sincronizar el correo electrónico directamente en el calendario o la lista de
contactos.
Puedes hacer planes para el futuro mediante la adición de fechas
directamente desde tu correo electrónico.
O puedes enviar a alguien un mensaje de correo electrónico o de texto
cuando estás anotando una nota en OneNote, el programa de Outlook para
tomar notas realizar tareas, crear citas, reuniones, reuniones con tus
contactos etc.

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COMO CREAR UNA CITA EN MS OUTLOOK
Crear una cita
1. En Calendario, en la ficha Inicio y en el grupo Nuevo, haga clic en Nueva
cita. Además, puede hacer clic con el botón secundario en un bloque de
tiempo en la cuadrícula del calendario y hacer clic en Nueva cita.
Método abreviado de teclado Para crear una cita desde una carpeta de
Outlook, presione CTRL+MAYÚS+A.
2. En el cuadro Asunto, escriba una descripción.
3. En el cuadro Ubicación, escriba la ubicación
COMO CREAR UNA REUNIÓN CON TUS CONTACTOS EN MS OUTLOOK
Una reunión es una cita a la que se invita a otras personas o para la cual se
reservan recursos. Puede crear y enviar convocatorias de reunión y reservar
recursos para reuniones frente a frente o en línea. Cuando se crea una reunión, se
identifica a las personas a las que se va a invitar y los recursos que se van a
reservar y se elige una hora de reunión. Las respuestas de la convocatoria de
reunión aparecen en la Bandeja de entrada. Además, es posible agregar usuarios
a una reunión existente o volver a programar una reunión.

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COMO CREAR UNA TAREA EN MS OUTLOOK.
1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Tarea.
2. En el cuadro Asunto, escriba un nombre de tarea.
3. Rellene otros cuadros de las fichas Tarea y Detalles para obtener la información
que desea registrar para la tarea.
4. Para hacer que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad, haga clic en la
frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual, Anual) con la que desea que se repita la
tarea y siga uno de los estos procedimientos:
5. Si lo desea, establezca fechas de comienzo y fin para la tarea.
6. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Guardar y cerrar.