1. ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA
Instructora SENA: Nubia Vega.

2. PERFIL DEL APRENDIS
SENA.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO

4. OBJETIVO GENERAL.
O Ejecutar los procesos administrativos del área,
aplicando las normas y procedimientos definidos,
elaborando documentación necesaria, revisando y
realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a
cada uno de esos procesos, lograr resultados
oportunos y garantizar la prestación efectiva del
servicio.

5. FUNCIONES, ACTIVIDADES
Y/O TAREAS
O Asiste en el desarrollo de los programas y
actividades de la unidad.
O Participa en la elaboración del anteproyecto de
presupuesto de la unidad.
O Participa en el estudio y análisis de nuevos
procedimientos y métodos de trabajo.
O Elabora proyectos de compromiso por concepto
de: alquileres, pago de condominios, pago de
asignaciones a la Federación de Centros
Universitarios, Centro de Estudiantes y otras
asignaciones varias.

6. O Realiza los descargos o pagos contra cada
proyecto de compromiso.
O Llena formatos de órdenes de pago por
diferentes conceptos, tales como: pagos a
proveedores, pagos de servicios,
subvenciones, aportes, asignaciones,
ayudas, avances a justificar, incremento o
creación de fondos fijos, fondos especiales
y de funcionamiento, alquileres, cuentas de
cursos y otras asignaciones especiales.
O Realiza seguimiento a los pagos para su
cancelación oportuna.

7. O Controla los pagos efectuados al personal
administrativo u obrero por diversos beneficios.
O Realiza solicitudes de dotación de equipos y
materiales para la dependencia.
O Lleva registro y control de los recursos
financieros asignado a la dependencia, fondo
fijo, avance a justificar, caja chica, etc.
O Realiza registro contable.
O Controla los avances a justificar, otorgados a las
dependencias para cubrir gastos de urgencias.
O Recibe y revisa las facturas y comprobantes de
los gastos efectuados con los avances a
justificar.

8. O Elabora y envía a la unidad de contabilidad
memorándum con los factores de justificación de
los avances a justificar y de los fondos fijos y
caja chica.
O Elabora y tramita solicitudes de autorización de
modificación presupuestaria.
O Realiza trámites de solicitud de verificación
presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y
Programación Presupuestaria.
O Controla los incrementos y creaciones de los
fondos fijos de funcionamiento, fondos
especiales y caja chica.

9. O Entrega cheques correspondientes a la nómina y
revisa los recibos y envía al archivo general.
O Tramita los depósitos bancarios y mantiene
registro de los mismos.
O Suministra materiales y equipos de trabajo al
personal de la dependencia y controla la
existencia de los mismos.
O Recibe y tramita solicitud de servicios de
mantenimiento y reparaciones de las
edificaciones, máquinas y/o equipos de la
dependencia.
O Redacta y transcribe correspondencia y
documentos diversos.
O Lleva control de la caja chica.

10. O Brinda apoyo logístico en actividades especiales.
O Recopila, clasifica y analiza información para los
planes y programas.
O Coordina y hace seguimiento a las acciones
administrativas emanadas por la unidad.
O Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.
O Mantiene actualizados registros, libros contables,
entre otros.
O Atiende e informa al público en general.
O Recibe, verifica y registra las requisiciones de
compras de unidades solicitantes.
O Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a
los proveedores previamente seleccionados por el
supervisor

11. O Llena formatos diversos relacionados con el
proceso de compras.
O Verifica la disponibilidad presupuestaria de las
unidades solicitantes.
O Recibe licitaciones y/o licitación de los
proveedores.
O Recibe expedientes de las unidades
solicitantes y lleva registro de las órdenes de
compras.
O Transcribe y mantiene actualizados en el
sistema toda la información relacionada con
el proceso de compras.
O Hace seguimiento a las órdenes de compras
y la recepción de mercancías.

12. O Calcula los datos para las órdenes de compras y
órdenes de pago.
O Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las
unidades involucradas.
O Informa a los proveedores sobre la cancelación de
las facturas.
O Lleva registros y el archivo de expedientes de
proveedores.
O Mantiene informado al supervisor sobre las
actividades realizadas y/o cualquier irregularidad
presentada.
O Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la
Renta.

13. O Conforma y formula las observaciones
pertinentes a las autoliquidaciones de Impuesto
Sobre la Renta efectuadas por el personal de la
Institución.
O Envía planillas de recaudación de impuesto al
Ministerio de Hacienda.
O Realiza cálculos de órdenes de pagos de las
planillas correspondientes.
O Suma los montos de las planillas
correspondientes y determina la cifra por
cancelar a la tesorería nacional.
O Elabora la relación del resumen de las planillas
correspondientes.
O Calcula el monto del impuesto a retener a los
docentes que están disfrutando del beneficio de
beca.

14. O Controla que se haga efectiva la retención de
impuestos.
O Elabora relación mensual de los impuestos
retenidos y enterados para enviarlos al Ministerio
de Hacienda.
O Elabora la relación de los timbres fiscales, lo
cancelado por la Institución a proveedores,
contratista y personas naturales.
O Realiza cálculos y ajustes necesarios relativos a la
declaración de rentas del personal jubilado.
O Verifica y ajusta la correspondencia entre los
montos descontados y los cancelados.
O Recibe y conforma los listados a enviar por la
declaración definitiva.

15. O Recibe oficios, formatos y otros documentos de
solicitud de viáticos.
O Realiza cálculos de los viáticos según
reglamento de viáticos.
O Solicita reposición de chequera ante la unidad
responsable.
O Elabora y entrega los cheques para viáticos. a la
unidad responsable.
O Elabora las órdenes de pago y solicita su
autorización ante la unidad responsable.
O Mantiene relación de los pagos realizados en el
área de viáticos.

16. O Solicita ante la unidad responsable la
autorización para la reposición de los fondos para
pagos por concepto de viáticos.
O Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste
entre el estado de cuenta emitido por el banco y
el saldo de la chequera de viáticos.
O Archiva y lleva el control de los documentos del
área.
O Solicita y verifica los soportes demostrativos de
los gastos realizados.
O Lleva el control presupuestario del gasto y
disponibilidad de la partida de viáticos.
O Realiza los trámites de pasajes y traslado a
personal de la Institución como a invitados.

17. O Transcribe y acceso información operando un
microcomputador.
O Cumple con las normas y procedimientos en
materia de seguridad integral, establecidos por la
organización.
O Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo,
reportando cualquier anomalía.
O Elabora informes periódicos de las actividades
realizadas.
O Realiza cualquier otra tarea afín que le sea
asignada.

18. ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN.
MATERIALES DINERO
Maneja constantemente Es responsable directo
equipos y materiales de de títulos y valores.
fácil uso, siendo su
responsabilidad directa y
maneja periódicamente
equipos y materiales
medianamente
complejos, siendo su
responsabilidad
indirecta.

19. TOMA DE
SUPERVISIÓN DECISIONES
El cargo recibe Las decisiones que
supervisión general de se toman se basan en
manera directa y instrucciones
constante y no ejerce específicas, órdenes
supervisión. y/o guías de acción, a
nivel operativo.

20. INFORMACIÓN
CONFIDENCIAL:
Maneja en forma directa un grado de
confidencialidad medio.

21. RELACIONES INTERNAS Y
EXTERNAS.
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con
unidades de Planificación y Programación
Presupuestaria, Comisión Delegada del Consejo
Universitario, Contabilidad, Archivo General y
demás dependencias de la Institución, Personal
Docente, Administrativo, Obrero y Estudiantes, a
fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área,
exigiéndose para ello una normal habilidad para
obtener cooperación.

22. RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes
con proveedores de bienes y servicios, a
fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al
área, exigiéndose para ello una normal
habilidad para obtener cooperación.

23. CONDICIONES AMBIENTALES Y
RIESGO DE TRABAJO.
 AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en
un sitio cerrado, generalmente agradable y no
mantiene contacto con agentes contaminantes.
 RIESGO: El cargo está sometido a un riesgo
irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.
 ESFUERZO: El cargo exige un esfuerzo físico de
estar sentado/parado constantemente y
caminando periódicamente y requiere de un
grado de precisión manual y visual medio.

24. PERFIL DEL CARGO.
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA
A) EDUCACIÓN: Técnico Superior Universitario en
Administración.
EXPERIENCIA: Un (1) año de experiencia progresiva
de carácter operativo en funciones de ejecución y
tramitación en procesos administrativos.
B) EDUCACIÓN: Bachiller Mercantil, más curso de
Técnicas de Oficina y Computación de por lo menos
seis (6) meses.
EXPERIENCIA: Cinco (5) años de experiencia
progresiva de carácter operativo en funciones de
ejecución y tramitación de procesos administrativos.

25. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y
DESTREZAS CONOCIMIENTOS EN
 El manejo y métodos de oficina.
 Redacción, ortografía y sintaxis.
 Retención de Impuesto Sobre la Renta.
 Leyes y reglamentos del Impuesto Sobre la
Renta.
 Principios y prácticas de contabilidad.
 La elaboración de documentos mercantiles en el
área de su competencia.
 Los procesos administrativos del área de su
competencia.
 Computación.

26. HABILIDAD PARA:
 Tratar en forma cortes al personal de la
Institución y pública en general.
 Analizar declaraciones de impuestos.
 Comprender la información que va a procesar.
 Manejar los diferentes formatos de compras.
 Tener iniciativa.
 Expresarse claramente en forma oral y escrita.
 Realizar cálculos numéricos con rapidez y
precisión.

27. DESTREZAS EN: ADIESTRAMIENT
O REQUERIDO:
 El manejo de  Entrenamiento en el
máquinas de escribir. sistema de su unidad.
 El manejo de  Contabilidad
microcomputador. computarizada.
 El manejo de  Actualización en
calculadoras. Impuesto Sobre la
 Material de oficina. Renta.
 Ortografía y
redacción

28. EL PERFIL DE UN ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
En la actualidad no hay duda que el trabajo secretarial
ha tenido un vuelco enorme. Con las redes locales de
computadoras y las redes de área amplia al alcance de
cualquier oficina u hogar, todo ejecutivo tiene que
redactar y escribir sus propios memorandos, cartas,
presentaciones y envía sus ofertas. El no hacerlo es
una pérdida de tiempo, la correspondencia escrita en
papel ha dado paso completamente a la transferencia
de información en forma digital.
Comunicación asertiva es la clave del éxito en el
asistente administrativo

29. Las metas trazadas deben ser ambiciosas pero
alcanzables, medibles y realistas, ya que se basan en
nuestras propias características de personalidad
(actitudes, aptitudes, necesidades, valores y
habilidades).
La asistente administrativa requerida por la empresa
actual no solo debe tener una preparación completa, que
incluya otros idiomas, administración, contabilidad,
mercadeo y ventas. Es necesario que tenga habilidades
interpersonales, liderazgo, capacidad de trabajo en
equipo para adaptarse a los cambios que confronta a
diario la empresa.

30. Estos son algunos elementos que son utilizados
por los líderes:
El liderazgo tiene una gran importancia en el ser
de cada ser humano en su vida. Este es uno de
los conceptos más discutidos por nuestros
educadores, políticos, líderes religiosos y filósofos
ofrecen diferentes definiciones, ideas, opiniones y
puntos de vista de lo que el liderazgo es, lo que
no es y lo que podría ser. El liderazgo es una
cualidad y es un proceso de hacer que la gente
se comprometa en cursos de acción para
alcanzar unos objetivos generales y específicos
de bienestar común.

31. VISION: El líder comienza con una visión y después
planifica para alcanzarla. Está basada en los hechos,
la intuición, la esperanza y el miedo.
CAPACITAR: El líder crea mecanismos para lograr el
curso de acción correcto. Esto es poder escoger entre
sus seguidores las personas correctas para alcanzar
las metas establecidas.
ENERGIZAR: Esto significa que el líder debe proveer
todo el estímulo para que sus seguidores actúen. Esto
lo puede lograr el líder construyendo sueños y
esperanzas para crear y lograr un bien común
alcanzable mediante el esfuerzo del trabajo en equipo.
RESPONSABILIZAR: Esto implica que el líder debe
otorgar y definir responsabilidades claras y específicas
a su equipo para lograr los objetivos. Todos dependen
de todos.

32. PERFIL DEL APRENDIZ SENA
Libre Pensador: Con conciencia crítica,
constructiva y respetuosa de las ideas propias y
las de los demás.
Con Capacidad Crítica: Que construye en sus
críticas, un aporte a la solución delos problemas
Solidario: Busca el bien y no solo el propio, se
deja guiar por sus principios y valores,
comprometido con la sociedad y el entorno, para
que Colombia crezca a través de sus ideas,
acciones y esfuerzos.
Líder: Es aquel que se atreve a ser creativo e
impulsar un cambio en busca de nuevos rumbos
para transformar y mejorar una situación.

33. Visión: Tiene su visión puesta en el futuro y dirige
sus energías hacia el cambio con una actitud
proactiva y optimista; facilita el trabajo colaborativo,
es capaz de enfrentar problemas complejos, ante
los cuales no se muestra atemorizado, y tiene éxito
al enfrentar los diferentes tipos de crisis (familiares,
económicas, políticas, espirituales, etc.). Además
de esto, es valiente, demuestra integridad y
compromiso. Para actuar en ambientes de trabajo,
de forma independiente o vinculada a una
empresa, donde se generan situaciones
imprevistas que requieren soluciones prácticas.

34. APRENDIZAJE AUTONOMO
Cuando hablamos de aprendizaje autónomo nos
referimos al grado de intervención del estudiante
en el establecimiento de sus objetivos,
procedimientos, recursos, evaluación y momentos
de aprendizaje. En la práctica, en un programa
educativo, no es usual que exista un grado
absoluto de autonomía en dichos aspectos y
posiblemente tampoco es muy aconsejable; sin
embargo, la experiencia ha demostrado que
cuando el estudiante tiene una mayor participación
en las decisiones que inciden en su aprendizaje,
se facilitan la motivación y efectividad en el
proceso educativo.

35. METODO DE ESTUDIO
1. Utilización de tecnologías y la información de
las comunicaciones.
2. Aulas móviles: Corresponde a un ambiente
de formación que recorre diferentes regiones
donde el SENA no tiene presencia física.
3. TV WEB: Emisión diaria de programas de
formación complementaria atreves del canal
institucional.
4. SENA Virtual: Formación
complementaria con duración entre 40 y 200
horas las cuales se desarrollan 100% vía
internet.
www.senavirtual.edu.co

36. FUENTES DE CONOCIMIENTO
•Instructor: Constituye una fuente primaria de
información, acompañante y facilitador del trabajo
exploratorio que apoya con su experiencia los procesos de
aprendizaje
•Equipo de trabajo: Cada uno desempeña un rol
fundamental en el proceso deconstrucción de experiencias
nuevas a partir de la colaboración, y disposición a explorar
y aprender.
•Tics: Herramientas que facilitan las simulaciones de
realidades, la búsqueda de información, la construcción de
redes de comunicación, y el fomento a la no presencialita
física para establecer contactos.
•Entorno: Ambiente en el cual se sumerge el Equipo
de aprendizaje en conjunto con las Tics y los otros
recursos y equipos físicos que soportan y facilitan los
escenarios para consolidar los nuevos ambientes de

37. VIDEO. PERFIL APRENDIZ
SENA:
http://www.youtube.com/watch?v=znUalDQX
ZcM

38. PDRO
GRACIAS..!