Apoyo quiz gestion de_las_comunicaciones

Todoslosderechosreservados.Prohibidasureproduccióntotaloparcial,osuusocomercialsinpermisodelautor.
Gestión de Proyectos
Guía de los Fundamentos para la
Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) –
Cuarta edición, Project Management Institute, Inc.,
©2011DharmaConsultingSACTodoslosderechosreservados.Prohibidasureproduccióntotaloparcial,osuusocomercialsinpermisodelautor.
Página Web: www.dharmacon.net , contacto: informes@dharma-consulting.com
The PMI Registered Education Provider logotipo, PMBOK, OPM3 y PMP son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
Gestión de lasGestión de las
ComunicacionesComunicaciones
Cuarta edición, Project Management Institute, Inc.,
2008.
Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos.
Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

La Gestión de las
comunicaciones del proyecto
incluye todos los procesos
requeridos para asegurar la
apropiada y oportuna
Gerencia de las ComunicacionesGerencia de las Comunicaciones
apropiada y oportuna
generación, recolección,
distribución, almacenamiento,
recuperación, y destino final
de la información del proyecto.

Planificación de las Comunicaciones:
Determinar las necesidades de información y comunicación
de los interesados del proyecto.
PlanificaciónPlanificación
Distribución de Información :
Poner la información necesaria, disponible a los interesados
del proyecto de una manera oportuna.
EjecuciónEjecución

Informar el
rendimiento :
Recopilar y distribuir
ControlControl
Gestionar a los
interesados :
Gestionar las
Recopilar y distribuir
información sobre el
rendimiento.
Gestionar las
comunicaciones para
satisfacer los
requerimientos y
resolver temas
polémicos con los
interesados del
proyecto.

Modelos emisor-receptor.
Selección del medio.
El arte de las
comunicaciones
involucra...
Gestión de las ComunicacionesGestión de las Comunicaciones
Estilos de redacción.
Técnicas de presentación.
Técnicas de gestión de reuniones.

El modelo básico de comunicaciones describe como las
ideas o la información es enviada y recibida entre dos
partes.
ruido

Acuse de recibo
partes.

Respuesta al mensaje
partes.

1. Pregunta de Certificación Project1. Pregunta de Certificación Project
Management Professional (PMP)®Management Professional (PMP)®
Cual de las siguientes calificaciones es la más
importante para un gestor de proyecto:
A. Experiencia de supervisión.
A. Experiencia de supervisión.
B. Habilidades de negociación.
C. Educación en un campo técnico.
D. Capacidad para trabajar bien con otros.

Proceso 10.1:
Planificación de lasPlanificación de las

Planificación de las Comunicaciones
Determina las necesidades de información y
comunicaciones de los interesados del proyecto.
¿Quién necesita
cual información?
¿Cuando la
necesita?
¿Cómo se le dará
la información?
¿Quién le dará
la información?

Entradas:
Factores ambientales de la empresa.
Activos de los procesos de la organización.
Activos de los procesos de la organización.
Enunciado del alcance del proyecto.
Plan de gestión del proyecto: Restricciones y Asunciones.

Cultura y estructura de la organización o
empresa.
Normas gubernamentales e industriales
Infraestructura.
Recursos humanos existentes.
Administración de personal.
Entradas: Factores Ambientales de la Empresa
Administración de personal.
Sistema de autorización de trabajo de la
compañía.
Condiciones del mercado.
Tolerancia al riesgo de los interesados.
Bases de datos comerciales.
Sistemas de información de la gestión de
proyectos.

Son de particular importancia para la
planificación de las comunicaciones:
Entradas: Activos de los ProcesosEntradas: Activos de los Procesos
OrganizacionalesOrganizacionales
o Lecciones aprendidas.
o Información histórica.

Provee una base documentada para las
futuras decisiones del proyecto y para
confirmar el entendimiento común del
alcance del proyecto entre los
Entradas: Enunciado del Alcance delEntradas: Enunciado del Alcance del
ProyectoProyecto
alcance del proyecto entre los
interesados.
El análisis de los interesados se
completa como parte del proceso de
Definición de Alcance.

Provee información base sobre
el proyecto, incluyendo fechas y
restricciones que pueden ser
relevantes para el planeamiento
Entradas: Plan de Gestión del ProyectoEntradas: Plan de Gestión del Proyecto
relevantes para el planeamiento
de las comunicaciones.

Herramientas y técnicas:
Análisis de requisitos de comunicaciones.
Tecnología de las comunicaciones.
Planificación de las ComunicacionesPlanificación de las Comunicaciones
Tecnología de las comunicaciones.

Da como resultado la suma de las necesidades
de información de los interesados.
Los requisitos se definen combinando el tipo y
el formato de la información requerida, con un
Herramientas y Técnicas: Análisis deHerramientas y Técnicas: Análisis de
requisitos de Comunicacionesrequisitos de Comunicaciones
el formato de la información requerida, con un
análisis del valor de dicha información.
Los recursos del proyecto sólo deben emplearse
en comunicar información que contribuya al
éxito, o cuando la falta de comunicación puede
llevar al fracaso.

Las metodologías usadas para transferir
información pueden variar significativamente.
Los factores de la tecnología de
comunicaciones que pueden afectar el
Herramientas y Técnicas: TecnologíaHerramientas y Técnicas: Tecnología
de las Comunicacionesde las Comunicaciones
proyecto son:
o Urgencia de la necesidad.
o Disponibilidad de la tecnología.
o Personal previsto para el proyecto.
o Duración del proyecto.
o Ambiente del proyecto.

Salidas :
Plan de gestión de las comunicaciones.

Proporciona:
o Requisitos de comunicación.
o Información a ser comunicada, incluyendo
formato, contenido, y nivel de detalle.
Salidas: Plan de Gestión de las
Comunicaciones
o Responsable de comunicar.
o Persona o grupo receptor.
o Métodos o tecnología usada.
o Frecuencia de la comunicación.
o Método de escalamiento para temas polémicos
no resueltos.
o Método de actualización y refinamiento del plan.
o Glosario de terminología común.

También puede incluir guías para las reuniones
de estado del proyecto, reuniones del equipo
de proyecto, reuniones virtuales, y correo
electrónico.
Salidas: Plan de Gestión de las
Comunicaciones
El plan puede ser formal o informal, altamente
detallado o esbozado ampliamente,
dependiendo de las necesidades del proyecto.
El planeamiento de las comunicaciones
generalmente involucra la creación de
entregables adicionales que a su vez requieren
tiempo y esfuerzo adicional.

Cuadro de Evaluación de Stakeholder

Matriz de Reporte a Stakeholders

Información requerida por tipo de
Stakeholders

Tipos de necesidades de Información
Newsletter con sesgoNewsletter con sesgo
positivopositivo
Intercambios unoIntercambios uno--aa--
uno con losuno con los
Sesiones para poner enSesiones para poner en
conocimientoconocimiento
Entregables impresosEntregables impresos
colocados en uncolocados en un
Status: Informes yStatus: Informes y
actualizacionesactualizaciones
Reuniones con el ComitéReuniones con el Comité
DirectivoDirectivo
De ventaInformativasObligatorias
Intercambios unoIntercambios uno--aa--
uno con losuno con los
stakeholders clave enstakeholders clave en
forma permanenteforma permanente
Road shows paraRoad shows para
explicar el proyecto yexplicar el proyecto y
sus beneficiossus beneficios
Testimoniales deTestimoniales de
terceros respecto alterceros respecto al
valor recibidovalor recibido
Entregables impresosEntregables impresos
colocados en uncolocados en un
repositorio comúnrepositorio común
Información disponibleInformación disponible
en un websiteen un website
Reuniones con el ComitéReuniones con el Comité
DirectivoDirectivo
Conferencias telefónicas yConferencias telefónicas y
video conferencias convideo conferencias con
stakeholders remotosstakeholders remotos
Informes requeridos por laInformes requeridos por la
autoridadautoridad
Informes requeridos por laInformes requeridos por la
gerenciagerencia

B O L E T I N D E L P R O Y E C T O C I P N r o : 1 7
( C O N T R O L I N D I V I D U A L D E P R E N D A S ) M e s : A b r il
A ñ o : 2 0 0 4
B o le t ín N r o . 0 1 7 E q u ip o C I P - C o m it é E d it o r ia l D ir e c c ió n : S P
P i l o t o C I P - 2 d a E t a p a te n g a n a d h e r i d o e l T I P , y , e n c a s o
E l lu n e s 2 2 d e m a r z o s e d i ó i n i c i o a la d e d e te c ta r i n c u m p li m i e n to s , e x i je n
i m p le m e n ta c i ó n d e la 2 d a e ta p a d e l q u e s e le s c o lo q u e lo s T I P ' s a n te s d e
p r o y e c to C I P . r e a li z a r e l d e s p a c h o .
E n e s ta e ta p a s e e s tá tr a b a ja n d o c o n E n A c a b a d o s lo s T I P ' s s o n r e ti r a d o s
la s á r e a s d e C o s tu r a y A c a b a d o s , d e la p r e n d a y c o lo c a d o s e n la s
la s c u a le s s e u n e n a la s á r e a s d e c a r ti lla s d e r e te n c i ó n d e T I P ' s . E s ta
A lm a c é n d e A v í o s y C o r te c o n la s la b o r la r e a li z a n lo s e n c a r g a d o s d e
c u a le s s e tr a b a jó e n la p r i m e r a e ta p a c a d a p la n c h a y e s v e r i f i c a d o p o r e l
d e l p i lo to . s u p e r v i s o r d e tu r n o .
E l A lm a c é n d e A v í o s v i e n e e m i ti e n d o
lo s T I P ' s p a r a e l 1 0 0 % d e lo s p e d i d o s P i l o t o C I P - 3 r a E t a p a
d e l c li e n te P R L . E l 2 8 d e a b r i l s e d a i n i c i o a la 3 r a F o r m a t o d e e t iq u e t a # 1
L o s T I P ' s ( T i c k e t I n d i v i d u a l d e e ta p a d e l p i lo to , e l c u a l s e
P r e n d a s ) s o n a d h e r i d o s a la p r e n d a p o r d e s a r r o lla r á p r i n c i p a lm e n te e n e l
lo s i n s p e c to r e s f i n a le s d e lí n e a , e s to s á r e a d e A c a b a d o s .
s o n d e s p a c h a d o s a A c a b a d o s d o n d e s o n P a r a e llo , d e s d e y a c o n ta m o s c o n e l
r e ti r a d o s e n e l m o m e n to d e l p la n c h a d o . a p o y o d e to d o e l p e r s o n a l d e d i c h a
á r e a , i n c lu y e n d o a la je f a tu r a y
o p e r a r i o s .
E l d e s a r r o llo s e r á d e m a n e r a
i n c r e m e n ta l, i n i c i a n d o e l tr a b a jo
c o n u n p e d i d o ( c i c lo c o m p le to ) h a s ta
c u b r i r e l 1 0 0 % d e la p r o d u c c i ó n d e l
c li e n te P R L . F o r m a t o d e e t iq u e t a # 2
¡F r a s e !
P e g a d o d e l T I P e n la p r e n d a
x e l á r e a d e C o s t u r a M ó d u l o A S N E l s a b io n o
P o r s o li c i tu d d e l c li e n te P R L , d e s d e d ic e t o d o lo
T r a b a j o d e e s t a s e m a n a e l 1 r o d e m a y o s e e s ta r á g e n e r a n d o q u e p ie n s a ,
E n e s ta s e m a n a la s lí n e a s 1 9 , 2 5 , 2 6 , e l A S N e n f o r m a to E D I V e r s i ó n p e r o p ie n s a
3 1 , 3 2 y 3 3 d e l S e c to r I I I y la s 4 0 5 0 y e m i ti e n d o n u e v o s f o r m a to s t o d o lo q u e
lí n e a s 1 2 y 3 6 d e l S e c to r I V h a n d e e ti q u e ta d e c a ja U C C 1 2 8 . d ic e .
te n i d o e n p r o d u c c i ó n p e d i d o s d e l S i s t e m a s y a s e e n c u e n t r a t r a b a j a n d o A r is t ó t e le s
c li e n te P R L , e s ta s lí n e a s h a n e n e l d e s a r r o llo d e e s ta n u e v a
c u m p li d o c o n e l p r o c e d i m i e n to d e l p la n ti lla d e A S N y n u e v o s f o r m a to s B u z ó n
p e g a d o d e T I P ' s e n la p r e n d a . d e e ti q u e ta . T o d a s la s s u g e r e n c i a s , i n q u i e tu d e s ,
A s í m i s m o , c a b e r e s a lta r la la b o r d e H a s ta e l 3 0 d e a b r i l s e r e a li z a r á n d u d a s y a p o r te s q u e te n g a n , p u e d e n
lo s R e c e p to r e s d e P r e n d a d e l á r e a p r u e b a s d e tr a n s m i s i ó n y d e e m i s i ó n , h a c e r la s lle g a r a tr a v é s d e l m a i l.
d e A c a b a d o s , q u i e n e s v e r i f i c a n m i e n tr a s ta n to s e c o n ti n ú a tr a b a ja n d o S i t i e n e s a lg u n a s u g e r e n c i a
q u e la s p r e n d a s q u e s e d e s p a c h a n c o n E D I v e r s i ó n 4 0 1 0 . ¡ e s c r í b e n o s !
s o n i a @ c h i n c h a . d e lv a lle . c o m . p e
c ip - A S N
Newsletter
con sesgo
positivo

2. Pregunta de Certificación PMP2. Pregunta de Certificación PMP®®
Ud. es responsable de un proyecto de reingeniería de
procesos que tiene muchos clientes internos. Debido a que
muchos están interesados en este proyecto y en su progreso,
decide preparar un plan de gestión de comunicaciones. Su
primer paso será:
primer paso será:
A. Conducir un análisis de requisitos de información de los
interesados.
B. Determinar un cronograma de producción para mostrar
cuando se producirá cada tipo de comunicación.
C. Describir la información que planea distribuir.
D. Conformar un repositorio para todos los documentos del
proyecto de manera que estarán fácilmente accesibles.

Proceso 10.2:
Distribución de laDistribución de la
InformaciónInformación
InformaciónInformación

Distribución de la InformaciónDistribución de la Información
Involucra poner la
información necesaria a
disposición de los
disposición de los
interesados, de una
manera oportuna.

Entradas:

Proporciona:
o Requisitos de comunicación.
o Información a ser comunicada, incluyendo
o Responsable de comunicar.
Entradas: Plan de Gestión de las ComunicacionesEntradas: Plan de Gestión de las Comunicaciones
o Métodos o tecnología usada.
o Frecuencia de la comunicación.
o Método de escalamiento para temas polémicos no
resueltos.
o Método de actualización y refinamiento del plan.
o Glosario de terminología común.

Habilidades de comunicación.
Sistemas de recopilación y recuperación de información.
Sistemas de recopilación y recuperación de información.
Métodos de distribución de información.
Proceso de lecciones aprendidas.

Son parte de las habilidades generales de
gestión y se usan para intercambiar
información.
Estas habilidades incluyen el asegurar que
Herramientas y Técnicas: Habilidades deHerramientas y Técnicas: Habilidades de
ComunicaciónComunicación
Estas habilidades incluyen el asegurar que
las personas correctas reciben la
información correcta en el momento
adecuado, tal como ha sido definido en el
plan de gestión de las comunicaciones.
También incluyen el arte de gestionar los
requerimientos de los interesados.

Debemos conocer y dominar :
1. ¿Cómo funciona la comunicación
interpersonal?
Habilidades de Comunicación:Habilidades de Comunicación:
¡Clave para el éxito del Proyecto!¡Clave para el éxito del Proyecto!
interpersonal?
2. ¿Cómo funciona la comunicación en el
ambiente de un proyecto?
3. ¿Cómo usar la comunicación para lograr
una alta performance?
4. ¿Cómo aprender a escuchar?
5. ¿Cuáles son los diferentes estilos de
comunicación y como se usan en el ciclo de
vida de un proyecto?

La comunicación interpersonal
adquiere tres formas:
Verbal.
No verbal.
Formas de ComunicaciónFormas de Comunicación
No verbal.
Escrita (o gráfica).

La información se puede recolectar y recuperar a
través de una gran variedad de medios,
incluyendo:
Sistemas de archivo manual.
Herramientas y Técnicas: Sistemas deHerramientas y Técnicas: Sistemas de
recopilación y recuperación de informaciónrecopilación y recuperación de información
Bases de datos electrónicas.
Software de gestión de proyectos.
Sistemas que permiten acceso a
documentación técnica tal como diagramas de
ingeniería, especificaciones de diseño, y
planes de prueba.

La información se puede distribuir
a través de distintos métodos:
Reuniones de proyecto,
Herramientas y Técnicas: Métodos deHerramientas y Técnicas: Métodos de
distribución de informacióndistribución de información
Reuniones de proyecto,
distribución de documentos
impresos, sistema de archivo
manual, y bases de datos
electrónicas de acceso
compartido.

Hay muchas alternativas disponibles en el mercado, algunas
están maduras y otras son conceptos novedosos, podemos
mencionar :
Herramientas de colaboraciónHerramientas de colaboración
y distribución de informacióny distribución de información
1. Lotus Notes u otro groupware equivalente.
2. Revisar la plataforma Share Point de Microsoft.
3. Groupware tools : eproject, egroups, ezboard, zaplets.
4. Collaboration/project-support websites : eroom.net,
one.com, hotoffice.com (ver revista Fast Company, July
2000 o e-Business Application Delivery, April 2000).
5. Verificar el nuevo producto groove.com de R. Ozzie.

Todoslosderechosreservados.Prohibidasureproduccióntotaloparcial,osuusocomercialsinpermisodelautor.©2011DharmaConsultingSACTodoslosderechosreservados.Prohibidasureproduccióntotaloparcial,osuusocomercialsinpermisodelautor.

Una sesión de lecciones aprendidas se enfoca
en identificar éxitos y fracasos del proyecto e
incluye recomendaciones para mejorar el
rendimiento futuro de los proyectos.
Herramientas y Técnicas: Proceso deHerramientas y Técnicas: Proceso de
lecciones aprendidaslecciones aprendidas
rendimiento futuro de los proyectos.
Durante todo el ciclo de vida del proyecto el
equipo de proyecto identifica lecciones
aprendidas relativas a los aspectos técnicos, de
gestión, y de procesos.
Las lecciones aprendidas se compilan,
formalizan, y almacenan a través de toda la
duración del proyecto.

Salidas:
Activos de los procesos de la organización
(actualizaciones)
(actualizaciones)
Cambios solicitados

Documentación de lecciones
aprendidas:
Causas.
Salidas: Activos de los procesos de laSalidas: Activos de los procesos de la
organizaciónorganización
Causas.
Razonamiento detrás de la
acción correctiva.
Otros tipos de información
relacionada a la distribución
de información.

Ud. ha sido contratado como Gestor de Proyecto para un
proyecto muy importante de una gran compañía. Para
Ud. es muy importante compartir información con el
equipo. Una de sus primeras actividades como Gestor de
Proyecto ha sido conformar un sistema de recuperación
Proyecto ha sido conformar un sistema de recuperación
de información, el cual incluye todos los puntos
siguientes a excepción de:
A. Sistemas de archivo manual.
B. Software de gestión de proyectos.
C. Dispositivos de recolección de datos.
D. Bases de datos electrónicas.

Proceso 10.3:
Informar el RendimientoInformar el Rendimiento

Involucra la recolección de los
datos de línea base y la
distribución de la información
distribución de la información
de rendimiento para los
interesados del proyecto.

Entradas:
Información sobre el rendimiento del trabajo.
Mediciones del rendimiento.
Conclusión proyectada.
Conclusión proyectada.
Mediciones de control de calidad.

Entradas:
Plan de gestión del proyecto.
Solicitudes de cambio aprobadas.
Productos entregables
Productos entregables

Estado de terminación de los
productos entregables.
Entradas: Información deEntradas: Información de
Rendimiento de TrabajoRendimiento de Trabajo
productos entregables.

SV, SPI, CV, y CPI para
los paquetes de trabajo
Entradas: Mediciones de RendimientoEntradas: Mediciones de Rendimiento
los paquetes de trabajo
y cuentas de control.

EAC y ETC calculado
por la empresa o
Entradas: Conclusión ProyectadaEntradas: Conclusión Proyectada
por la empresa o
por la organización
ejecutante.

Resultados de las actividades
de QC que se retroalimentan
a las actividades de QA para
Entradas: Mediciones de ControlEntradas: Mediciones de Control
de Calidadde Calidad
a las actividades de QA para
revaluar y analizar normas y
procesos de calidad de la
organización.

Proporciona información de línea base
para medición de rendimiento:
Plan aprobado para el trabajo del
proyecto contra el cual se compara
la ejecución del proyecto y se
Entradas: Plan de Gestión de ProyectoEntradas: Plan de Gestión de Proyecto
la ejecución del proyecto y se
miden las desviaciones para el
control de la ejecución.
Típicamente integra los
parámetros de alcance,
cronograma, y costo, pero también
podría incluir parámetros técnicos
y de calidad.

Son cambios aprobados para
expandir o contraer el alcance
del proyecto, modificar los costos
Entradas: Solicitudes deEntradas: Solicitudes de
Cambios AprobadasCambios Aprobadas
del proyecto, modificar los costos
estimados, o revisar los
estimados de duración de
actividades, y que están listos
para ser implantados por el
equipo de proyecto.

Son cualquier producto, resultado, o
capacidad de prestar un servicio,
únicos y verificables, que se deben
producir para completar un proceso,
fase, o proyecto.
Entradas: EntregablesEntradas: Entregables
fase, o proyecto.
El término también se usa en forma
mas específica para referirse a un
entregable externo que está sujeto a
aprobación por el patrocinador o el
cliente.

Herramientas de presentación de información.
Recopilación y compilación de información sobre el rendimiento.
Reuniones de revisión de estado.
Reuniones de revisión de estado.
Sistemas de informe de tiempos.
Sistemas de informe de costos.

Paquetes de software que incluyen
reportes tabulares, análisis de
hojas de cálculo, capacidades de
Herramientas y Técnicas: HerramientasHerramientas y Técnicas: Herramientas
de presentación de informaciónde presentación de información
hojas de cálculo, capacidades de
gráficos o presentaciones, que se
pueden usar para crear imágenes
con calidad de presentación para
los datos de rendimiento.

La información se puede recopilar y
compilar de una variedad de medios
incluyendo:
Herramientas y Técnicas: Recopilación yHerramientas y Técnicas: Recopilación y
compilación de información sobre el rendimientocompilación de información sobre el rendimiento
incluyendo:
Sistemas de archivo manual.
Bases de datos electrónicas.
Software de gestión de proyectos.
Sistemas que permiten acceso a
documentación técnica.

Son eventos programados
regularmente para intercambiar
información sobre el proyecto
Herramientas y Técnicas: ReunionesHerramientas y Técnicas: Reuniones
de revisión de estadode revisión de estado
información sobre el proyecto
Se pueden tener en diferentes
frecuencias y a varios niveles.

Registran y proporcionan el
tiempo empleado en el
Herramientas y Técnicas: Sistema deHerramientas y Técnicas: Sistema de
informes de tiemposinformes de tiempos
tiempo empleado en el
proyecto.

Registran y proporcionan
el costo empleado en el
Herramientas y Técnicas: Sistemas deHerramientas y Técnicas: Sistemas de
informes de costosinformes de costos
el costo empleado en el
proyecto.

Salidas:
Informes de rendimiento.
Proyecciones.
Cambios solicitados.
Acciones correctivas recomendadas.
Activos de los procesos de la organización (actualizaciones).

Organizan y sumarizan la
información recolectada y
presentan los resultados de
cualquier análisis comparativo con
la línea base de medición de
Salidas: Informes de RendimientoSalidas: Informes de Rendimiento
la línea base de medición de
rendimiento.
Deben proveer información de
estado y de progreso, así como el
nivel de detalle requerido por los
interesados, tal como se ha
documentado en el plan de gestión
de las comunicaciones.

Frecuentemente se incluye
el análisis EVM.
Salidas: Informes de RendimientoSalidas: Informes de Rendimiento

Se actualizan y se vuelven a emitir
basados en la información de
rendimiento que se obtiene
conforme se ejecuta el proyecto.
Esta información trata del
Salidas: ProyeccionesSalidas: Proyecciones
Esta información trata del
rendimiento pasado y podría
impactar al proyecto en el futuro.
Básicamente son el EAC y ETC.

INFORME DE PERFORMANCE
REPORTE DE ESTADO
PROGRAMADO REAL DIFERENCIAS VALOR GANADO
Entregable según WBS fecha fecha duracion costo costo a % fecha fecha duracion costo costo a % fecha fecha duracion % valor costo valor
inicio fin total total la fecha avance inicio fin total total la fecha avance inicio fin avance planeado real ganado
1.0
1.1
1.2
...
1.n
2.0
2.1
2.2
2.2
...
2.n
REPORTE DE AVANCE PRONOSTICO
Entregable según WBS Avance en el periodo CV = Cost variance
SV = Schedule Variance
1.2
1.3 CPI = Cost Performance Index
2.1 SPI = Schedule Performance Index
2.2
2.3 Costo :
3.1 EAC = Estimate at Completion
ETC = Estimate to Complete
VAC = Variance at Completion
Schedule :
EAC = Estimate at Completion
ETC = Estimate to Complete
VAC = Variance at Completion
PROYECT O CASA DE CAM PO
1300
2000
1500
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
S1 S 2 S3 S4 S 5 S6 S7 S8
t
$
EV
PV
AC
GRAFICA DE VALOR GANADO

El análisis del rendimiento del
proyecto frecuentemente genera
cambios solicitados para algún
aspecto del proyecto.
Salidas: Cambios SolicitadosSalidas: Cambios Solicitados
aspecto del proyecto.
Estos cambios solicitados son
procesados y dispuestos a través
del proceso de control integrado
de cambios.

Incluyen cambios para
alinear el rendimiento
futuro esperado del
Salidas: Acciones correctivas recomendadasSalidas: Acciones correctivas recomendadas
futuro esperado del
proyecto con el plan de
gestión del proyecto.

Incluyen las lecciones
aprendidas.
Salidas: Activos de los procesos organizacionalesSalidas: Activos de los procesos organizacionales
(actualizaciones)(actualizaciones)
aprendidas. +

De las variadas técnicas para informar el
rendimiento, cuál integra la información de
alcance, costo, y cronograma, como un elemento
clave de su enfoque:
A. Análisis de opciones reales.
B. Análisis de variaciones.
C. Análisis cronograma/costo.
D. Análisis de valor ganado.

Proceso 10.4:
Gestionar a los InteresadosGestionar a los Interesados

Se refiere a gestionar las
comunicaciones para
satisfacer las necesidades
satisfacer las necesidades
de, y resolver las
controversias con los
interesados del proyecto.

Entradas:
Plan de gestión de comunicaciones.
Activos de los procesos organizacionales.
Activos de los procesos organizacionales.

Los requerimientos y expectativas
de los stakeholders proveen una
comprensión de las metas,
objetivos, y nivel de comunicación
de los interesados, durante el
Entradas: Plan de Gestión de ComunicacionesEntradas: Plan de Gestión de Comunicaciones
de los interesados, durante el
proyecto.
Las necesidades y expectativas se
identifican, analizan, y
documentan en el plan de gestión
de comunicaciones.

A medida que surjan temas
polémicos en el proyecto, el
Entradas: Activos de los ProcesosEntradas: Activos de los Procesos
OrganizacionalesOrganizacionales
polémicos en el proyecto, el
gestor de proyecto debe
abordarlos y resolverlos con los
interesados apropiados.

Métodos de comunicación.
Registro de polémicas.
Registro de polémicas.

Se utilizan los métodos de
comunicación identificados
para cada interesado en el
Herramientas y Técnicas: Métodos deHerramientas y Técnicas: Métodos de
ComunicaciónComunicación
para cada interesado en el
plan de gestión de
comunicaciones.
Las reuniones personales son
los medios mas efectivos para
comunicar y resolver temas
polémicos con los interesados.

Es una herramienta que se puede
utilizar para documentar y
monitorear la solución de temas
Herramientas y Técnicas: Registro deHerramientas y Técnicas: Registro de
polémicaspolémicas
polémicos.
Una polémica generalmente no
crece hasta el punto de convertirse
en un proyecto o actividad, pero
usualmente se abordan para
mantener una relación de trabajo
buena y constructiva entre los
interesados.

Salidas:
Polémicas resueltas.
Solicitudes de cambio aprobadas.
Acciones correctivas aprobadas.
Activos de los procesos organizacionales (actualizaciones).
Plan de gestión del proyecto (actualizaciones).

A medida que se identifican y
resuelven los requisitos de los
interesados, el registro de
polémicas documentará las
Salidas: Polémicas resueltasSalidas: Polémicas resueltas
polémicas documentará las
inquietudes que han sido
abordadas y cerradas.

Incluyen cambios en el estado de
las polémicas de los interesados,
en el plan de gestión de personal,
los cuales son necesarios para
Salidas: Solicitudes de cambio aprobadasSalidas: Solicitudes de cambio aprobadas
los cuales son necesarios para
reflejar los cambios que ocurrirán
en las comunicaciones con los
interesados.

Incluyen cambios para alinear
el rendimiento esperado futuro
del proyecto al plan de gestión
Salidas: Acciones correctivas recomendadasSalidas: Acciones correctivas recomendadas
del proyecto al plan de gestión
del proyecto.

Documentación de lecciones aprendidas:
Causas de las polémicas.
Razonamiento detrás de la acción
correctiva.
Salidas: Activos de los procesos de la organizaciónSalidas: Activos de los procesos de la organización
correctiva.
Otros tipos de lecciones aprendidas
acerca de la gestión de interesados.
Las lecciones aprendidas se documentan
de manera que se convierten en parte de
la base de datos histórica para el
proyecto y la organización.
+

Preparado: Equipo Fecha: 26/08/05 Número de lección aprendida: 008
Nombre de la lección aprendida propuesta: Problemas de comunicación en las reuniones de equipo
Rol de la persona que emite: Equipo de proyecto
Grupo de X Inicio X Planeamiento X Ejecución X Control X Cierre
Código de entregable relacionado
1.4.3 y 1.4.4 Reuniones de avance y monitoreo del proyecto.
Práctica Especifica, herramienta o técnica usada:
Ejecución de las reuniones.
¿Cuál fue la acción tomada?
Reuniones de equipo sin estructura, moderador, y/o métodos
¿Cuál fue el resultado?
¿Cuál fue el resultado?
1. Retrabajo del equipo de proyecto.
2. Aumento del costo por incremento del tiempo de elaboración y revisión de entregables.
3. Colisiones interpersonales.
¿Cuál hubiera sido el resultado esperado?
Una reunión efectiva, utilización eficiente de recursos y evitar conflictos interpersonales.
¿Qué hubiera creado el resultado esperado?
Utilizar un método estructurado para llevar a cabo reuniones:
1. Definir agenda
2. Definir moderador de la reunión
3. Definir un anotador de las conclusiones y acuerdos de la reunión
4. Validar la recepción del mensaje
5. Se deben hacer cierres de cada tema verificando naturaleza del comentario, pendientes,
responsables y fechas
6. Se redactará el acta en tiempo real, de preferencia en laptop
7. Se cerrará la reunión con la lectura formal del acta. Cuando esté aprobada se imprimirá un
ejemplar para cada participante de la reunión.
8. Evitar la personalización de los comentarios
9. Evitar la personalización de las respuestas
10. Utilizar cartilla de reglas prácticas para interacciones personales

¿Específicamente cuál es la lección aprendida?
Para aumentar la eficiencia de la comunicación en las reuniones del equipo de proyecto se deben
organizar y estructurar las reuniones
¿Cómo podría uno identificar una situación similar en el futuro?
En todo proyecto y en toda fase de un proyecto para la planificación de las comunicaciones.
¿Cuál es el comportamiento recomendado en el futuro?
Seguir las indicaciones antes mencionadas
¿Dónde y como puede ser utilizado este conocimiento en el presente proyecto ?
Se debe usar para todas las reuniones de equipo siguientes.
¿Dónde y como puede ser utilizado este conocimiento en un proyecto futuro?
En la elaboración del Plan de Comunicaciones
¿Quién debería ser informado acerca de esta lección aprendida? (Marca una)
Ejecutivo(s) Gerente(s) de proyecto Equipo de proyecto(s) X
Todo el
Staff
Otro:
¿Cómo debería esta lección aprendida ser difundida? (Marca todas las que apliquen)
e-mail X Intranet/Web site Hoja escrita
Otro:
Se ha adicionado referencias, ejemplos, o material adicional? X Si No
Nombre del adicionado:
1. Diagrama de Ishikawa

Se actualiza el plan de
gestión del proyecto para
Salidas: Plan de Gestión de ProyectoSalidas: Plan de Gestión de Proyecto
(actualizaciones)(actualizaciones)
gestión del proyecto para
reflejar los cambios hechos al
plan de comunicaciones.

Al final de cada proyecto el equipo de proyecto debe
preparar un sumario de lecciones aprendidas que se enfoca
en todo lo siguiente excepto:
A. Compartir las mejores prácticas con otros equipos de
A. Compartir las mejores prácticas con otros equipos de
proyecto de la organización.
B. Alertar a otros de problemas potenciales.
C. Sugerir métodos para mitigar riesgos en forma efectiva.
D. Compartir solo los aspectos positivos del proyecto para
su futura replicación en la organización.

Gestión de Proyectos
Guía del PMBOK®
Gestión de lasGestión de las
(Respuesta a las preguntas)

Respuesta : D. Capacidad para trabajar bien con otros.
Explicación : La gestión de proyectos requiere que las
cosas se hagan a través de otros, quienes generalmente
no reportan directamente al gestor de proyecto. La
no reportan directamente al gestor de proyecto. La
capacidad de influenciar a los miembros del equipo de
proyecto, así como a otros interesados claves, es crucial
para el éxito.
Fuente : Adams y Campbell 1982, pag 14.

Respuesta : A. Conducir un análisis de requisitos de
información de los interesados.
Explicación : El análisis de interesados se utiliza para
determinar las necesidades de información de éstos y
determinar las necesidades de información de éstos y
definir las fuentes para satisfacer estas necesidades. El
análisis debe incluir consideraciones de los métodos y
tecnologías apropiadas para proveer la información
necesaria.
Fuente : PMI, PMBOK® Guide, pag 226.

Respuesta : C. Dispositivos de recolección de datos
Explicación : La información se puede recolectar y
recuperar a través de una gran variedad de medios,
incluyendo sistemas de archivo manual, bases de datos
incluyendo sistemas de archivo manual, bases de datos
electrónicas, software de gestión de proyectos, y
sistemas que permiten acceso a documentación técnica
tal como diagramas de ingeniería, especificaciones de
diseño, y planes de prueba.
Fuente : PMI, PMBOK® Guide 2004, pag 229.

Respuesta : D. Análisis de valor ganado.
Explicación : El análisis de valor ganado (EVM) integra
el alcance, el costo, y el schedule usando EV, PV, y AC
para medir y evaluar la performance del proyecto.
para medir y evaluar la performance del proyecto.

Respuesta : D. Compartir solo los aspectos positivos
del proyecto para su futura replicación en la
organización
Explicación : El resumen de lecciones aprendidas debe
Explicación : El resumen de lecciones aprendidas debe
documentar los principales aspectos positivos y
negativos del proyecto, de manera que los proyectos
futuros se puedan beneficiar de los éxitos y fallas del
equipo de proyecto, mediante la replicación de las cosas
buenas y evitando los errores cometidos.
Fuente : Garrett 1997, pag 171.

GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS YGESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y
PORTAFOLIOSPORTAFOLIOS
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