Gestión de las comunicaciones

Sesión # 5
Gestión de las
Comunicaciones
Cristhian Pacheco Castillo
cristhian_pacheco@yahoo.com

Gestión de las Comunicaciones del
Proyecto

• Es el área de conocimiento
que incluye los procesos para
lograr una adecuada
generación, recolección,
almacenamiento, recuperación
y entrega de la información
necesaria para el proyecto.

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

Gestión de las Comunicaciones del
Proyecto
• “La información
efectiva y oportuna es
clave para alcanzar Cliente Patrocina
una comunicación dor

exitosa en el proyecto”.
Gerente de
proyecto

Otros
Equipo de
interesados
proyecto


Procesos de la Gestión de las
Comunicaciones del Proyecto

1. Planificación
de las
comunicaciones
Determinar 2. Distribución
necesidades de de la
información de los información
interesados y Entregar la 3. Información
definir como información en del
satisfacerlas. forma efectiva y
oportuna.
rendimiento
Recoger y 4. Gestión de
entregar
información
los
sobre el interesados
Satisfacer las
rendimiento. necesidades de
los interesados y
resolver las
discrepancias
con ellos.


Consideraciones para una
comunicación efectiva y oportuna
1. Modelo básico de comunicación

Medio

Emisor Mensajes Recept
(codifica - or
(decodifica -
decodifica) codifica)

Caso: Voxiva


2. Medio de 3. Mensaje
4.
comunicació (estilo de
Receptor
n redacción)
¿oral o escrita? ¿formal o ¿es la persona
informal? correcta?
¿breve o
extenso?
¿incluir
información
¿con qué medio? ¿con copia a
complementaria
? terceros?

Caso: ONP

5. Técnicas
de 6. Técnicas de
presentació gestión de
n reuniones
• Apoyo del lenguaje • Agenda de reunión.
corporal.
• Acta de reunión.
• Gestión de discrepancias
y
conflictos.
•Apoyo de una
presentación
electrónica.


Proceso 1: Planificación de las
comunicaciones

• Este proceso nos permitirá conocer quien necesita
qué información, cuando la necesitará, cuando le
será suministrada y por quién.


comunicaciones
1. Análisis de requisitos de
comunicaciones
• Se consolidan los requisitos de información, considerando
el tipo de información, su valor para el proyecto, quiénes
serán los emisores y receptores y en qué momento se va a
proporcionar la información.
Informaci Importanci Emisor Receptor Frecuenci
ón a a
Estado del proyecto Alta Gerente del Proyecto Patrocinador Quincenal

Monitoreo de Alta Gerente del Proyecto Equipo del proyecto Semanal
riesgos, problemas y
cambios
Negociación de Media Líder técnico Clientes Semanal
nuevos
requerimientos


comunicaciones
2. Tecnología de las comunicaciones
• Se determina la tecnología de comunicación que es necesaria para
transmitir la información entre los interesados del proyecto. Ej.
Reuniones, presentaciones, memorandos, actas de reuniones, base de
datos compartidas, web interna, correo electrónico, etc.

Informaci Importan Emisor Receptor Frecuenci Medio
ón cia a (tecnolog
ía)
Estado del Alta Gerente del Patrocinador Quincenal Presentación
proyecto Proyecto con diapositivas
Monitoreo de Alta Gerente del Equipo del Semanal Reunión
riesgos, Proyecto proyecto
problemas y
cambios
Negociación de Media Líder técnico Clientes Semanal Mensajería
nuevos electrónica
requerimientos


Proceso 2: Distribución de la
información

• Este proceso permite poner la información
necesaria a disposición de los interesados en el
proyecto, de manera oportuna y efectiva.


información
1. Habilidades de comunicación

 Escrita
 Escrita  Interna
 Interna
 Oral
 Oral  Externa
 Externa

 Formal
 Formal  Vertical
 Vertical
 Informal
 Informal  Horizontal
 Horizontal


información
2. Sistemas de recopilación y
recuperación de información

Sistemas Bases de datos
manuales de electrónicas
archivo

Informaci
Informaci
ón
ón

Sistemas de
manejo de la Sistemas de
documentación apoyo a la
técnica gestión de
proyectos

información
3. Métodos de distribución de
información

 Medios físicos: reuniones,
documentos impresos y archivos
físicos.
se distribuye
Informaci
Informaci por

ón
ón  Medios tecnológicos: bases
de datos, portales web, telefonía,
fax, correo electrónico, entre otros.


información
4. Proceso de lecciones aprendidas
Consiste en identificar los éxitos y fracasos del proyecto, e incluye
recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos.

Las lecciones aprendidas permiten:
 Actualizar la base de conocimiento de buenas prácticas.
 Alimentar el sistema de gestión del conocimiento.
 Mejorar el proceso general de gestión de proyectos.


Proceso 3: Información del
rendimiento

• Este proceso permite informar sobre el estado del alcance,
del cronograma, los costos y la calidad. Adicionalmente,
también puede requerirse información sobre los riesgos y
adquisiciones.


Proceso 3: Información del
rendimiento

• “Los informes de rendimiento presentan los resultados en
comparación con la línea base establecida en el plan del
proyecto. Normalmente se presentan a través de gráficas
estadísticas o de valor ganado”.
Progreso

2/3 del tiempo – 1/4 del
progreso

Tiempo
Curva del síndrome del
estudiante

Proceso 4: Gestión de los
interesados

• Este proceso permite satisfacer las necesidades de los interesados en
el proyecto y resolver las discrepancias con ellos. Todo ello nos ayudará
a que el proyecto no se desvíe de su curso, a que mejore el trabajo en
equipo y a evitar que el proyecto sea interrumpido.


Proceso 4: Gestión de los
interesados
• “Las reuniones cara a cara son el medio más efectivo para comunicar y
resolver discrepancias”.

• “Las discrepancias no resueltas pueden ser una importante fuente de
conflictos y retrasos en el proyecto”.

• “De ser necesario se debe documentar y mantener un registro de
discrepancias”.


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