Proyecto sociointegrador terminado daniela niria irene manuel lad4400

PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN

EVALUAR EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
PARA EL ALMACEN DE LA UNIDAD EDUCATIVA
JOSE ATANASIO GIRARDOT

Participantes:
Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel
Tutor Asesor: William Rodríguez
Tutor Externo: Meilidy Arrieche

Noviembre, 2012

INDICE GENERAL

PP
INDICE DE CUADROS IV
RESUMEN V

I PARTE

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

1 Diagnóstico Situacional 6
1.1Descripción del Contexto 6
1.1.1 Razón Social 6
1.1.2 Naturaleza de la Organización: 6
1.1.3 Localización Geográfica 6
1.1.4 Historia de Vida de la Comunidad 6
1.1.5 Organizaciones Vinculadas al Proyecto 9
1.2 Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto 9
1.2.1 Descripción del Diagnóstico Situacional 9
1.2.2 Jerarquización e Identificación de las Necesidades 11
1.2.3 Selección del Problema o Necesidad 13
1.2.4 Alternativas de Solución 13
2 Justificación e Impacto Social 13
2.1 Razones que Conllevan a Realizar el Proyecto13
2.1.1 Desde el Punto de Vista Teórico y sus Aportes al
Conocimiento 14
2.1.2 Desde el Punto de Vista Técnico – Ámbito de Acción 19
2.1.3 Desde la Razón Legal 20

2.1.4 Desde el Contexto Participante-Comunidad 22
2.1.5 Vinculación del Proyecto con el Plan de Desarrollo Económico y
Social de la Nación 2007-2013, líneas de investigación del PNF
y Transversalidad 23
2.2 Población Beneficiada 26
2.2.1 Directa 26
2.2.2 Indirecta 27
3 Objetivos del Proyecto 27

II PÀRTE

PLANIFICACION DEL PROYECTO

4 Plan de Acción 28
5 Cronograma de Actividades 34

III PÀRTE

RESULTADOS Y LOGROS

6 Conclusiones y Recomendaciones 41
6.1 Conclusiones 41
6.2 Recomendaciones 42

IV PARTE

PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO

1. Objetivos de la Propuesta. 43
2. Metodología Empleada 43
3. Memoria Descriptiva 43
3.1 Descripción del Producto 43
3.2 Presentación del Producto 43

INDICE DE CUADROS

Nro Cuadro PP

1 Población Benificiada Directa 26
2 Población Beneficiada Indirecta 27






Participantes:
Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

Fecha: Noviembre 2012

RESUMEN
El presente Proyecto Socio-Integrador tiene como objetivo general evaluar un
manual de normas y procedimientos para la Unidad Educativa José Atanasio
Girardot. Esto con el fin de optimizar los procesos administrativos,
específicamente de control de insumos entrantes y salientes de dicho plantel
educativo. Todo esto se relaciona con la línea nº 2 del Plan Nacional de
Formación en Administración 2007 – 2013; el cual describe a la Suprema Felicidad
Social como garante de la eficiencia, armonía, cooperación, unión, dentro de la
unidad educativa. Además, se vincula a las necesidades de transformación con
respecto al Plan estratégico de la nación Simón Bolívar 2007-2013.
Metodológicamente, el estudio se baso en un proyecto de aprendizaje, bajo la
modalidad de una investigación cualitativa de acción participante, según el
manual del informe final de proyectos socio-integradores de los programas
nacionales de formación que da respuesta las necesidades, tanto de la unidad
objeto de estudio como del equipo participante. Después de haber atravesado el
proceso de evaluación del manual, se recomienda la aplicación del procedimiento
de almacenaje bajo el enfoque de las 5S para mejorar la gestión administrativa en
cuanto a los insumos que les son suministrados a la misma.

Descriptores: Manual de Procedimiento, Normas y Control de Procedimientos
Administrativos,Evaluación.
v

PARTE I

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

1 Diagnóstico Situacional

1.1 Descripción del Contexto

1.1.1 Razón Social:

Unidad Educativa “José Atanasio Girardot”.

1.1.2 Naturaleza de la Organización:

La Unidad Educativa José Atanasio Girardot tiene como fin esencial la
formación integral de forjar el futuro del mañana con un nivel de educación
que garantice el futuro del país, con valores, competentes, emprendedores e
innovadores capaces de generar respuesta a las expectativas de la sociedad
mientras que la Dirección es una Unidad de apoyo responsable de las
políticas de personal en las áreas profesional, técnica, administrativas y de
servicio de la unidad educativa.

1.1.3 Localización Geográfica:

La escuela se encuentra ubicada en el caserío el Cují a 07 kilómetros
de Barquisimeto, vía Duaca, parroquia el Cují, Municipio Iribarren,
Barquisimeto Estado Lara.

1.1.4 Historia de Vida de la Comunidad:

La Unidad Educativa José Atanasio Girardot la construcción fue
fundada en el año 1957, durante la Dictadura del General Marcos Pérez
Jiménez, con el nombre de escuela iniciándose en la misma la educadora
6

Sirila Gómez, con una matrícula de 35 alumnos. Fue creada en el año
de 1962 su estructura física fue ampliada , contando así con ocho maestros,
en 1.969 pasa a ser una escuela graduada, nombrándose como director al
educador Jesús María Perdomo, resaltando durante su estadía el haber
conseguido el puesto de alimentación. Para el Año escolar 01-10-1971 es
Maestro Coordinador el Prof. Pedro Colombo, quien ejerció hasta Enero de
1980.
Para el año 1978 siendo Gobernadora la Sra. Dori Parra de Orellana y
según decreto la escuela toma el nombre de José Atanasio Girardot. Con
todas las dificultades propias de una institución escolar, en sus aulas se han
formado jóvenes que hoy en día son profesionales universitarios. Con el
aumento poblacional y las nuevas exigencias de la educación, su planta
física ha ido creciendo de tal manera que para esta fecha se está culminando
una edificación de dos (02) plantas que luce imponente, delante de aquellas
dos aulas que tenían por timbre un ring con un pedacito de hierro.
Corría la década del año 30, cuando se inicia la educación en esta
localidad y la misma era impartida por dos (02) maestros voluntarios: Eladio
Suarez y Jesús María Garmendia. Honor y Gloria para estos hombres que en
tiempos tan difíciles realizaron esta noble tarea y quizás, sin saberlo,
materializaron el pensamiento de Gran Maestro “Don Cecilio Acosta”, la luz
que aprovecha un pueblo no es la que se encuentra sino la que se difunde.
Ya iniciada la educación en esta forma y a mediados del 20 de
Septiembre año cuarenta y cinco según Gaceta 1.390, decreto 18 Resolución
N° 50 escuela concentrada N° 109, es nombrada Maestra Titular la señora
Petra Antich, luego a la señora Silvia Castillo de Mendoza, Antonia de Tovar
y Mercedes Mogollón. Esta escuela tuvo su primera sede en la casa
conocida como la Chata y después en la casa de Teja. Esta última estaba
situada donde se construyo la plaza de la cocuiza, ambas propiedad de la
compañía Ferrocarril Bolívar.
7

En una incipiente democracia y a través de las luchas de la liga
Campesina, idealizada por Bernardo Milán, Francisco Otilio Leoncio, Pedro
Pérez, Aníbal Suarez, entre otros, se solicita la construcción de un local
para la escuela y se construyo en bienhechurías cedidas por la familia
Gudiño y para Octubre del año 1.958 se inicia el año escolar con dos (2)
aulas, siendo nombrada como maestra de la Escuela Unitaria El Cují, la Sra.
Emma de García, según decreto 125, Gaceta Oficial 1.573 del 18-10-58,
gobernador Dr. Froilán Álvarez Yepez. Para el año lectivo 59-60, son
nombrados maestros Don Pedro Torrealba y la Sra. Cirila de Arias de ramos,
El maestro Pedro Torrealba al ingresar al plantel gestiona la creación de un
comedor, cubriendo una matrícula de cincuenta (50) alumnos.
Eran beneficiados los que Vivian distantes y lo de bajo peso. Al frente
de este importante servicio estaba mi recordada madre Raimunda Palacios,
hasta el año 1.979, cuando es jubilada y se encarga la señora Trina de
Álvarez. La institución pertenecía al Núcleo escolar 135, siendo su directora
la Prof. Teresa de León y la Prof. Carmen de Briseño se desempeñaba como
instructora de Manualidades y Carpintería, enseñanza que se le impartía
también a los miembros de la Comunidad, en la actualidad la Unidad
Educativa se encuentra cercada y consta de 1133 alumnos y a su vez cuenta
con una cancha deportiva, mini parqué infantil y una biblioteca.
Seguidamente se presenta la Visión y Misión de la Unidad mencionada:
Visión: Transcender en el contexto nacional, regional y local como
primera institución de formación integral de niños y niñas, de elevada calidad
y compromiso educativo.
Misión: Formar integralmente a la población estudiantil del sector el
cují, parroquia el cují en los niveles preescolar y educación básica, a través
de un personal docente especializado y con valores morales, que transmitan
principios de libertad, igualdad y justicia, permitiendo a los niños y niñas
concebir, aprovechar y difundir su aprendizaje en su nueva etapa de
8

educación y que hacer comunitario, forjando una mejor calidad de vida en su
núcleo familiar.
Consolidada por un personal en constante capacitación, actualizado por
los constantes programas educativos gubernamentales y dotados de la mejor
infraestructura, mobiliario tecnología, adaptada a los requerimientos técnicos
y ambientales de la actualidad.

1.1.5 Organizaciones Vinculadas al Proyecto de la Unidad Educativa
“José Atanasio Girardot”:

Dentro de las organizaciones vinculadas con el Proyecto Socio
Integrador de Aprendizaje se presentan los organismos que proporcionan
apoyo para la realización del mismo las cuales se menciona a continuación:
a) Ministerio del Poder Popular para la Educación: En cuanto al presupuesto
anual, b) Funda escolar: En la dotación de materiales de oficina, productos
de limpieza, c) Infraestructura: el apoyo que le presta a dicha unidad es en la
construcción de aulas, d) Coorpolec: aporta en las instalaciones de lámparas
y en el alumbrado general, e) Hidrolara: ayuda en relación a las limpiezas de
las cañerías, f) UPTAEB: apoya a través de la realización del presente
proyecto.

1.2 Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto

1.2.1 Descripción del Diagnóstico Situacional

Este diagnostico presenta conocer de primera fuente las necesidades
de una empresa o institución, al respecto según la fuente: Aporte Cátedra
Metodología Intervención Social II, Escuela Trabajo Social Teresa Quiroz
define que el diagnostico situacional es el proceso de construcción de
conocimiento acerca de una realidad particular, elaborado con la
participación de los actores que están involucrados en ella y con la finalidad

9

de levantar una estrategia de intervención pertinente y sustentable orientada
a la transformación de esa realidad.
Partiendo de este concepto el presente Proyecto Socio Integrador, se
realizó en la Unidad Educativa José Atanasio Girardot, a través de un
diagnóstico, el cual se efectuó de la siguiente manera primero se realizo
visitas preliminares (Evidencia 1). Para formalizar la realización del proyecto.
Luego se concreto una visita para realizar observaciones y aplicación de
entrevista (Evidencia 2). Posteriormente se aplico la observación directa en el
Almacén (Evidencia 3), la entrevista fue con el Jefe de Almacén y
Subdirectora (Evidencia 4). Este Levantamiento de confirmación sirvió para
detectar la manera de cómo se llevan a cabo los procesos administrativos
tanto de planificación, organización de control detectando ausencia de un
manual de normas y procedimientos administrativo en la unidad de almacén
lo que ocasiona duplicidad de funciones y desconocimientos de las tareas
hacer realizadas por los funcionarios adscritos a la misma, no está
organizado la entrada y salida de mercancías, no están codificados los
materiales que ingresan, no hay control de las entradas y salidas de
mercancías, no existen formatos para mejorar el proceso administrativo en la
unidad antes mencionada, entre otros.
Una vez detectado los problemas se conoció una serie de: Fortalezas,
debilidades, oportunidades y amenazas que tiene la institución y que
ayudaran al mejoramiento del almacén. Seguidamente se presenta una lista:
a) Fortalezas: Personal altamente capacitado dentro de la unidad, el
ambiente de trabajo es agradable y existe colaboración entre los
trabajadores de la Unidad Educativa, apoyo del personal directivo,
administrativo, obrero, vigilancia, b). Debilidades: Espacio físico reducido,
falta de manuales de normas y procedimientos administrativos, c).
Oportunidades: Desarrollo de Proyectos, población relativamente joven,
aplicación de nuevas tecnologías, d). Amenazas: Falta de presupuesto,
cambios políticos que se generen en el entorno.
10

Se evidenció de lo expuesto que en la unidad de almacén de la Unidad
Educativa José Atanasio Girardot, posee un talento humano capaz de
comprender y ajustarse a los cambios y por ende solventar la problemática
existente solo que es necesario la evaluación uso de herramientas que
contribuyan a subsanar las dudas la cual se lograría por medio de un manual
de normas y procedimientos administrativos que servirían como una guía
para los problemas que se presenten.

1.2.2 Jerarquización e Identificación de las Necesidades

A través del diagnóstico realizado en la Unidad Educativa José
Atanasio Girardot, y el análisis de la lista antes mencionada se evidenció que
en la misma existen diversas debilidades que deben ser solucionadas, por lo
que fue necesario jerarquizarlas, tal como se muestra a continuación:
(1) Ausencia de Manuales de Normas y Procedimientos en la Unidad
Educativa, específicamente en la Unidad de Almacén lo cual influye en la
capacidad de llevar un control más adecuado de la misma.
(2) Falta de continuidad en los procesos administrativos.
(3) Duplicidad de funciones y procedimientos en la Unidad de Almacén.
(4) Debilidades en el proceso de planificación y organización.
Seguidamente se muestra el árbol de necesidades donde se verán
reflejadas las necesidades que presenta la Unidad Educativa José Atanasio
Girardot específicamente en la Unidad de Almacén lo cual amerita ser
subsanadas para que así la unidad antes mencionada pueda convertir todas
esas debilidades, amenazas en fortalezas.
A continuación se presenta el árbol de necesidades.

11


Ausencia de un
Manual de Normas y
Procedimientos en la
Unidad de Almacén

Duplicidad de Debilidades en el
Falta de continuidad
funciones y proceso de
en los procesos
procedimientos en la planificación y
administrativos.
Unidad de Almacén. organización.

Figura 1: Árbol de Necesidades

12

1.2.3 Selección del Problema o Necesidad

En primera instancia se realizó una visita a la Unidad Educativa José
Atanasio Girardot y se contactó a la subdirectora del plantel, luego de haber
sostenido conversaciones con esta autoridad se llegó a el diagnóstico,
específicamente a la falta de un Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos que especifiquen los procedimientos específicos en la Unidad
de Almacén. Además de las funciones y el responsable de esta Unidad.

1.2.4 Alternativas de Solución

Entre las alternativas que darán solución a la necesidad seleccionada
se tiene a el diseño y evaluación de un Manual de Normas y Procedimientos
dirigido a la Unidad de Almacén de la Unidad Educativa José Atanasio
Girardot Barquisimeto, Estado Lara, con el propósito de mejorar el
desempeño de los trabajadores que integran la misma y a su vez optimizar el
proceso de inventario llevado a cabo en el área de almacén, así mismo se
van a diseñar y a evaluar algunos formatos para el registro estratégico que
surgirán a medida que se evolucione el proyecto socio integrador, los mismos
serán de utilidad para aprovechar al máximo los recursos tanto materiales
como humanos y además darle la oportunidad a todos en igualdad de
condiciones, para así consolidar la búsqueda de eficacia y eficaz.

2 Justificación e Impacto Social

2.1 Razones que Conllevan a Realizar el Proyecto

Una vez que se ha seleccionado el tema del proyecto, ya definido por el
planteamiento del problema y establecido los objetivos, se deben determinar
las motivaciones que llevan a desarrollar el proyecto. Méndez Álvarez Carlos
E (2001) señala que la justificación de la investigación son las “Razones por
las cuales se plantean la Investigación” (P. 103). Por lo que se afirma que el
presente proyecto resulta de vital importancia, ya que genera soluciones
13

administrativas e impacto social en la Unidad Educativa José Atanasio
Girardot.
Además la propuesta generada por los participantes de diseñar un
Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para la Unidad de
Almacén permitirá tener un control de las entradas y salidas de los insumos
que les son asignados.

2.1.1 Desde el Punto de Vista Teórico y sus Aportes al Conocimiento

Este Proyecto Socio Integrador de Aprendizaje se justifica por las
siguientes razones: desde el punto de vista teórico el mismo es relevante en
el área administrativa, por cuanto de allí surgen los procesos administrativos
más relevantes en cuanto a planificación, organización, dirección y control
los cuales se llevaran a la práctica al implementar el Manual de Normas y
Procedimientos Administrativos.
Por otra parte, será de gran utilidad para otros proyectos relacionados a
este tópico. En este proyecto Socio Integrador llevaremos a cabo cada uno
de estos procesos ya que al planificar, dirigirá el recorrido concreto de la
acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de
orientar, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de
tiempos para su realización; así mismo se organiza al ordenar las actividades
necesarias para alcanzar los fines establecidos, asignado en este caso
jerarquizando las actividades de la Unidad Educativa José Atanasio
Girardot.
Partiendo de lo expuesto Chiavenato (2003), describe el proceso de
dirección y control considerando el proceso administrativo como un ciclo que
permite la corrección y el ajuste continúo mediante la retroalimentación, en
todo momento de la vida de una organización se dan, completándose,
influyéndose mutuamente e integrándose, se dan los diversos aspectos de la
administración.

14

Por otra parte Ramón V. Melinkoff (1999), define los procesos
administrativos como medio, instrumento por excelencia, para alcanzar los
fines, objetivos y metas de toda organización, los procesos se contemplan de
una manera admirable y puede decidirse que no tienen carácter excluyente.
Según el Licenciado y Magister en Administración Haroldo Herrera
define los manuales administrativos como documentos escritos que
concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con
el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa,
unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán
seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Son considerados uno de
los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración,
ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que
requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que
conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución,
pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los
esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las
actividades que se le han encomendado.
En otras palabras los Manuales Administrativos representan una guía
práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y
comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual
se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos
de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una
eficiente administración. Los participantes del Proyecto Socio Integrador
proporcionan esta alternativa por sus ventajas para dar solución de varias de
las necesidades plasmadas en los resultados obtenidos lo cual aportará un
mejor manejo al existir un Manual de Normas y Procedimientos en la Unidad
Educativa lo que permitirá un mejoramiento de la calidad de vida de la
Comunidad.
Según Franklin Fincowsky Enrique Benjamín un manual de
procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades
15

que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ò más de ellas.
(1) El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participación.
(2) Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones
o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y
cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las
actividades dentro de la empresa.
(3) En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información
básica referente al funcionamiento de todas las unidades
administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control
interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de
que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
(4) Los mimos son de gran utilidad ya que a su vez permite conocer el
funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
(5) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación
del personal ya que describen en forma detallada las actividades de
cada puesto.
(6) Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
(7) Interviene en la consulta de todo el personal.
(8) Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como
análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
(9) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya
existente.
(10) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteración arbitraria.
(11) Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o
errores.

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(12) Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su
evaluación.
(13) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben
hacer y cómo deben hacerlo.
(14) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
(15) Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
Manual de Procedimientos: Describe en detalle las operaciones que
integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su
ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización
compatibles con dichos procedimientos.
(1) La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:
Carátula de Presentación: indicando Tema, Nº de Procedimiento,
Vigencia, Áreas afectadas y Analista Actuante, Objetivos y Alcance
Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de
actualización.
(2) Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o Flujograma:
representación gráfica que describe en forma clara y lógica los
sistemas administrativos. Se utilizan columnas para representar las
áreas involucradas (IRAM: 34503), Grupos de Símbolos para la
representación gráfica (IRAM 34501).
(3) Descripción de los Procedimientos, Formularios, Modelos e instructivos
sobre su contenido, Glosario, Índice Temático, Fecha de Emisión,
Vigencia, Reemplazo y Revisión.
Planificación: (Murdick, 1994: consiste en decir con anticipación lo que
hay que hacer, quien tiene que hacerlo, y como deberá hacerse. Se erige
como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde
queremos ir.
Dirección: Según Cluester Bornor: considera la dirección como los
esfuerzos esenciales de aquellos que integran el sistema cooperativo. Se
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hace notar debido que es I parte esencial y central de la administración, a la
cual se debe ordenar los demás elementos.
Robert B. Buchele, define el control como el proceso de medir los
actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de
las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.
Por otra parte Pedro Ahumada Acevedo define la evaluación como la
determinación sistemática del mérito, el valor y el significado de algo o
alguien en función de unos criterios respecto a un conjunto de normas. La
evaluación a menudo se usa para caracterizar y evaluar temas de interés en
una amplia gama de las empresas humanas, incluyendo las artes, la
educación, la justicia, la salud, las fundaciones y organizaciones sin fines de
lucro, los gobiernos y otros servicios humanos
La Importancia de los manuales para el desarrollo y crecimiento que las
empresas u organizaciones pretenden lograr y a fin de obtener resultados
que permitan ordenar, concentrar y sistematizar la información relacionada
con el funcionamiento de un área o proyecto en particular, es necesario que
la Empresa cuente con herramientas de consulta que integren la información
operativa a través de manuales funcionales que le faciliten:
(a) La calidad y homogeneidad del trabajo que se realiza.
(b) La toma de decisiones.
(c) El orden y la mejora administrativa.
(d) La certificación en la calidad del servicio que se ofrece.
Es por ello necesario que las empresas integren la información de su
Manual de Políticas y Procedimientos y del Manual de Organización en el
Manual de Operación. La recolección de datos: se refiere al uso de una gran
diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el
analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden ser
utilizados los siguientes instrumentos como lo son la entrevistas, la encuesta,
el cuestionario, la observación.

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Las entrevistas, se utilizan para recabar información en forma verbal, a
través de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser
gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema
existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que
proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta.
La encuesta, es un estudio observacional en el cual el investigador
busca recaudar datos por medio de un cuestionario prediseñado, y no
modifica el entorno ni controla el proceso que está en observación (como sí
lo hace en un experimento). Los datos se obtienen a partir de realizar un
conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa o
al conjunto total de la población estadística en estudio, formada a menudo
por personas, empresas o entes institucionales, con el fin de conocer
estados de opinión, características o hechos específicos.
El cuestionario, es un documento formado por un conjunto de preguntas
que deben estar redactadas de forma coherente, y organizadas,
secuenciadas y estructuradas de acuerdo con una determinada planificación,
con el fin de que sus respuestas nos puedan ofrecer toda la información que
se precisa.
La observación, consiste en observar a las personas cuando efectúan
su trabajo. Como técnica de investigación, la observación tiene amplia
aceptación científica. Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales
utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en
sus actividades de grupo y como miembros de la organización.

2.1.2 Desde el Punto de Vista Técnico – Ámbito de Acción:

Desde la perspectiva técnica, el proyecto aporta a la comunidad
información que permite utilizar con propiedad manuales administrativos
donde se estandaricen las Normas y Procedimientos administrativos de la
Unidad Educativa José Atanasio Girardot, de forma de optimizar los recursos
con eficiencia y eficacia.
19

Considerando pertinente señalar, que los manuales de procedimientos
administrativos son documentos escritos que concentran en forma
sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y
orientar la conducta de los integrantes de la organización, unificando los
criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para
cumplir con los objetivos trazados. Es importante resaltar, que Incluyen las
normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido
estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

2.1.3 Desde la Razón Legal

En el ámbito legal el proyecto socio integrador permitirá dar
cumplimiento con las legislaciones legales, entre ellas se destacan:
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Ley del Estatuto de
la Función Pública, financiamiento de la Educación. De allí se observa que
al diseñar el Manual de Normas y Procedimientos.
Administrativos la Unidad Educativa dará cumplimiento a lo establecido
en la normativa legal, por ello la relevancia de este estudio.
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999)

En la carta magna de la República Bolivariana de Venezuela surgen las
diferentes legislaciones que deben cumplirse en el territorio venezolano, por
ello toda investigación debe regirse por el mismo, con el fin de hacer cumplir
la norma constitucional. En tal sentido, a continuación se cita el siguiente
artículo:
Artículo 102:
“La educación es un derecho humano y un deber social fundamental, es
democrática, gratuita y obligatoria. El Estado la asumirá como función
indeclinable y de máximo interés en todos sus niveles y modalidades, y
como instrumento de conocimiento científico, humanístico y tecnológico
al servicio de la sociedad. La educación es un servicio público y está
fundamentada en el respeto a todas las corrientes del pensamiento, con
la finalidad de desarrollar el potencial creativo de cada ser humano y el
pleno ejercicio de su personalidad en una sociedad democrática basada
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en la valoración ética del trabajo y en la participación activa, consciente
y solidaria en los procesos de transformación social consustanciados
con los valores de la identidad nacional, y con una visión
latinoamericana y universal. El Estado, con la participación de las
familias y la sociedad, promoverá el proceso de educación ciudadana de
acuerdo con los principios contenidos de esta Constitución y en la ley”.

De lo antes expuesto, el artículo nos indica principalmente uno de los
derechos como seres humanos y con gran importancia social puesto que la
educación es fundamental para nuestro desarrollo personal, profesional y en
lo social. Por tal razón en cualquier ámbito se relaciona bien sea educativo,
legislativo, judicial administrativo ya que la misma nos permite buscar
herramientas para la solución de cualquier problemática a cualquier
circunstancia.
Ley del Estatuto de la Función Pública (2001)

Artículo 73:
“El desarrollo del personal se logra mediante su formación y
capacitación y comprende el mejoramiento técnico, profesional y moral
de los funcionarios públicos; su preparación para el desempeño de
funciones más complejas, incorporar nuevas tecnologías y corregir
deficiencias detectadas en la evaluación; habilitarlo para que asuma
nuevas responsabilidades, se adapte a los cambios culturales y de las
organizaciones, y progresar en la carrera como funcionario público.”

En otras palabras, este articulo tiene en gran parte correlación con el
art.102 de la carta magna ya que ambos nos indican que el desarrollo
personal se obtiene a través de nuestra formación integral
independientemente cual sea la mención del eje central es formularse
estrategias para la mejora de deficiencias que puedan existir conllevándolas
a respuestas por lo tanto se vinculan con lo administrativo creando
propuestas para que a través de normativas se lleve un mejor control dentro
de la institución en una parte como lo es el almacén, evaluando el ingreso y
egreso de diferentes artículos y en calidad de autogestión.

21

Financiamiento de la Educación (2009)

Artículo 50:
“El Estado garantiza una inversión prioritaria de crecimiento progresivo
anual para la Educación. Esta inversión está orientada hacia la
construcción, ampliación, rehabilitación, equipamiento, mantenimiento, y
sostenimiento de edificaciones escolares integrales contextualizadas en
lo geográfico-cultural, así como la dotación de servicios, equipos,
herramientas, maquinarias, insumos, programas telemáticos y otras
necesidades derivadas de las innovaciones culturales y educativas. Los
servicios, equipos e insumos referidos, incluyen los vinculados con los
programas de salud integral, deporte, recreación y cultura del sistema
Educativo”.

En lo que respeta a la cita, nos señala el objetivo y responsabilidad que
tiene el estado para nuestras instituciones educativas, es decir no solo ser
gratuita sino que debe estar dotada de todo lo necesario en todo el ámbito
escolar. He aquí la relación de la guía de procedimiento es necesaria y
obligatoria poseer una dentro de cada institución ya que la misma nos
ayudara a beneficiar que cantidad es donada, si es mensual, anual o no
llega. Si los insumos son regularizados, entre otras cosas tan indispensables
que forman parte del crecimiento profesional y que por lo tanto es plasmado
en la carta magna como un derecho y deber obligatorio.

2.1.4 Desde el Contexto Participante-Comunidad

Se interactuó con la comunidad que hace vida en común en la Unidad
Educativa José Atanasio Girardot la cual se encuentra conformada por la
Sub. Directora, personal administrativo, docentes, obreros, entre otros, en
ella se dio a conocer la situación o la problemática que presenta la Unidad
Educativa antes mencionada, el trato hacia el equipo participante fue
satisfactorio, se pudo conocer las potencialidades de las personas que allí
laboran e incluso surgieron posibles soluciones y aspiraciones en cuanto a la
Unidad de Almacén.

22

2.1.5 Vinculación del Proyecto con el Plan de Desarrollo Económico y
Social de la Nación 2007-2013, líneas de investigación del PNF y
Transversalidad

El presente Proyecto Socio Integrador referido al diseño de un manual
de normas y procedimientos administrativos, se vincula con el Plan de
Desarrollo Económico y Social de la Nación 2007-2013, específicamente con
la primera línea de la nueva ética socialista principio que se considera ya que
se espera que la organización y control que implemente la Unidad de
Almacén en el manejo de proyectos, recursos y servicios a la comunidad
conlleve a una transparencia en la gestión del mismo.
Estableciendo entre sus miembros la corresponsabilidad, cooperación,
solidaridad social, justicia, equidad, ética. Igualmente, se vincula con la
segunda línea de la suprema felicidad social, ya que en este proyecto socio
integrador se diseña un modelo social incluyente que beneficie a todos los
actores sociales que constituyen la colectividad; con el objeto de superar las
brechas y déficit persistentes, logrando la construcción de una nueva
estructura social.
Además, el mismo busca satisfacer las necesidades sociales, porque
sólo en la medida en que los trabajadores en Venezuela contribuyan con la
producción de la riqueza social según sus capacidades y con el desarrollo de
sus potencialidades creadoras, aumentan las probabilidades de satisfacer las
necesidades sociales. En otro orden de ideas, se resalta que todo proceso
de transformación social, requiere en primer término de la transformación de
los individuos que la integran, como resultado de la auto reflexión crítica y la
sustitución de antiguos paradigmas por nuevas formas de concebir la
realidad. Estos procesos de transformación individual solo son posibles
cuando se generan en un colectivo, a partir del debate de ideas y el
aprendizaje colaborativo.

23

En tal sentido, el presente Proyecto Socio Integrador busca generar en
el colectivo la transformación conjunta del entorno, es decir, el mismo
constituye un espacio de reconocimiento del entorno de convivencia
comunitaria del participante y los necesarios procesos de reflexión crítica y
de transformación de la misma. Es por ello que se promueve, desde el inicio
del proceso de formación, la acción comprometida y responsable del
participante en su entorno social, con el objeto de nutrir con sus logros, los
posibles entornos laborales de su comunidad. Dichos logros serán el
producto del manual generado para la comunidad en estudio.
Ahora bien, en cuanto a la línea de investigación del Programa Nacional
de Formación en Administración, el Proyecto Socio Integrador se vincula con
la Tercera Línea de investigación, referido al modelo de Estado socialista del
socialismo del siglo XXI que facilite la eficiencia de los procesos
administrativos en el ámbito de la gestión pública. En este sentido, el diseño
y evaluación de un Manual de Normas y Procedimientos administrativos para
la unidad educativa José Atanasio Girardot se beneficiará, logrando la
eficacia institucional.
Cabe destacar, que la implementación del Manual de Normas y
Procedimientos en la unidad de almacén de la Unidad Educativa José
Atanasio Girardot , se desarrollará conciencia socialista, además de, agilizar
los procesos administrativos dentro de la organización, y así erradicar la
corrupción obteniendo una distribución digna del presupuesto, logrando de
esta manera un bienestar colectivo y la suprema felicidad. Por otra parte, se
vincula con los ejes transversales de la siguiente forma:
1. Con el Eje Profesional (Ser), se propone el Diseño de un Manual de
Normas y Procedimientos Administrativos Dirigido a la Unidad de Almacén de
la Unidad Educativa José Atanasio Girardot”, esto es, con la finalidad de
agilizar los las actividades desarrolladas por cada miembro que integra dicha
Unidad, y dar respuesta inmediata a las necesidades requeridas por parte de

24

las demás Unidades que conforman la Institución, así como también a las
personas que los visitan.
2. En el Eje Proyecto (Hacer), se busca implementar la propuesta
mediante la Elaboración de un Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos Dirigido a la Unidad de Almacén de la “Unidad Educativa
José Atanasio Girardot”, esto es con el propósito de solventar o resolver la
problemática existente en dicha Unidad. Con el desarrollo de este manual se
busca registrar y transmitir sin distorsión la información básica referente al
funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilitando las labores
de auditoría, la evaluación y control interno, así como, la conciencia en los
empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no
adecuadamente.
3. Así mismo, en el Eje Socio-crítico (convivir), se pretende realzar o
consolidar los valores como solidaridad, cooperación, responsabilidad,
participación dentro de la Organización, esto motiva a sus empleados a
desenvolverse mejor en sus actividades. Cabe destacar, que el manual de
normas y procedimientos administrativo, servirá como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemática la información, precisando las funciones y relaciones
de los recursos que les son asignados a la unidad para fijar
responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones, la implementación
de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los
sistemas y procedimientos administrativos.
El mismo guarda estrecha relación con los ejes ya que como
profesionales se está diseñando y evaluando un Manual de Normas y
Procedimientos Administrativo para el Almacén donde tendrán una eficacia o
eficiencia en la entrada y salida de insumos ya que se busca resolver la
problemática en dicha unidad, debido que persigue promover la prevención
de distorsión mediante estricto control del manual en almacén así se dará el
buen control ya que se facilita las labores y a su vez evaluando esa dotación
25

de insumos. Con la participación dentro de la organización esto motiva a
desenvolverse mejor en sus actividades con responsabilidad, cooperativismo
y solidaridad ya que los manuales servirá como medio de comunicación y
coordinación que les permitirá registrar en forma ordenada y sistemática la
información precisando las funciones y relaciones de los recursos que le son
suministrados a la Unidad Educativa.

2.2 Población Beneficiada

2.2.1 Directa:

Se beneficia en forma directa todo el talento humano que labora en la
Unidad Educativa, tanto personal administrativo como docente, aunado a
toda la comunidad estudiantil. Cabe destacar, que con la puesta en práctica
del proyecto socio integrador, el personal logrará la eficacia laboral, debido a
que el proceso de respuesta será más eficiente y oportuno, lo cual permitirá
la eficacia en los procesos administrativos de dicha unidad, asi como también
el manejo favorable del enfoque de las 5’s adaptado a la unidad de almacén,
Seguidamente se muestra la población directa e indirecta.

Cuadro 1

Población Beneficiada Directa
Cargos Número de Personas

Personal Administrativo 08

Total Población Beneficiada 08
Fuente: Participantes (2012)

26

2.2.2 Indirecta:

Cuadro 2
Población Beneficiada Indirecta
Comunidad Número de Personas

Estudiantes 1.300

Personal Docente 108

Personal obrero 46

Total Población Beneficiada 1.454

3 Objetivos del Proyecto

3.1 Objetivo General

Evaluar Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para la
Unidad de Almacén de la Unidad Educativa José Atanasio Girardot,
Barquisimeto, Estado Lara.

3.2 Objetivos Específicos

(1) Diagnosticar la situación actual en cuanto a los procedimientos que se
realizan en la unidad de Almacén de la Unidad Educativa.
(2) Determinar los elementos que se necesitan para construcción del
manual propuesto.
(3) Elaborar el flujograma de procedimiento para la Unidad de almacén.
(4) Proponer formatos alusivos al procedimiento de almacén.
(5) Evaluar el uso del manual de normas y procedimientos.

27

II PARTE

PLANIFICACION DEL PROYECTO

4 Plan de Acción:

Planificación: Charles Betteim (1990), define la planificación como el
conjunto de disposiciones tomadas con vista a la ejecución de un proyecto.
Con respecto a lo expuesto la planificación es muy importante para
cualquier organización ya que la misma consiste en un ordenamiento
racional de los recursos, la cual nos permite canalizar los esfuerzos y crear
una organización acorde con el trabajo que se va a ejecutar.
Kroeger (2000), un plan de acción es un tipo de plan que prioriza las
iniciativas más importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas. De
esta manera, un plan de acción se constituye como una especie de guía que
brinda un marco o una estructura a la hora de llevar a cabo un proyecto.
(p.2).
En otras palabras el plan de acción establece quienes serán los
responsables que se encargaran de su cumplimiento en tiempo y forma. Por
lo general, también incluye algún mecanismo o método de seguimiento y
control, para que estos responsables puedan analizar si las acciones siguen
el camino correcto.
El siguiente proyecto se ejecutara en la Unidad Educativa José
Atanasio Girardot, con el cual se ha interactuado previamente, y dichos
integrantes manifestaron sus necesidades más prioritarias, seguidamente se
presenta el cuadro 1 con el Plan de Acción y el cuadro 2 con el Cronograma
de Actividades.

28

Evaluación: Decimos que es aquel análisis que se determina para
establecer resultados, se realiza la valoración de resultados, medida de
capacidad, apreciación del todo.

29

Cuadro 3
Plan de Acción

QUÉ CÓMO CUÁNDO DÓNDE QUIÉNES CON QUÉ

Acuerdo para Visita a la Sub- 21/02/2011 Unidad Tacoa Irene - Mediante
permiso del Directora Educativa Vivas Niria solicitud por
proyecto Visto Encargada. José Torres Daniela escrito.
Bueno. Atanasio Perozo Manuel
Girardot
Acuerdo para A través de la Unidad Tacoa Irene - Mediante
permiso del consulta de 02/03/2011 Educativa Vivas Niria solicitud por
proyecto Visto diferentes José Torres Daniela escrito.
Bueno. medios Atanasio Perozo Manuel
(bibliografías, Girardot
internet)
Entrevista con la De manera 18/03/2011 Unidad Tacoa Irene Formalización del
Sub. Directora verbal y escrita Educativa Vivas Niria Proyecto
Administrativa a través de una José Torres Daniela
reunión Atanasio Perozo Manuel
Girardot
Verificar si hay Visita a la Sub- 22/03/2011 Unidad Tacoa Irene Mediante
manuales de Directora Educativa Vivas Niria Entrevista de
control de los Encargada José Torres Daniela forma verbal y
insumos Atanasio Perozo Manuel fotografías
Girardot

Entrevista con la Visita a la Sub- 12/04/11 Unidad Tacoa Irene Mediante
Sub. Directora Directora Educativa Vivas Niria cuestionario
Administrativa Encargada José Torres Daniela
Encargado del Atanasio Perozo Manuel
almacén Girardot

Reunión para el Biblioteca de Tacoa Irene Con toda la
desarrollo de la Participante del la UPTAEB Vivas Niria Información
información equipo Torres Daniela Recolectada
recolectada de la 12/04/11 Perozo Manuel
Unidad
Educativa
Entrega de De forma escrita 28/05/11 Edif. Rio de Tacoa Irene Con toda la
primera parte del las 7 Vivas Niria Información.
Proyecto Socio Estrellas Torres Daniela instrumentos y
Integrador de Perozo Manuel técnicas,
Aprendizaje investigaciones
Realizadas.

30

…..Continuación (Cuadro3)

Reunión con el Participante 21/09/11 Dpto. de Tacoa Irene Con toda la
Tutor del equipo Administrac Vivas Niria Información del
ión de la Torres Daniela Proyecto.
UPTAEB Perozo Manuel

Entrega de la Participante del 24/09/11 Dpto. de Tacoa Irene Mediante informe
segunda parte equipo Administració Vivas Niria previo.
del Proyecto n de la Torres Daniela

Reunión con el Participante del 19/10/11 Dpto. de Tacoa Irene Con toda la
Tutor equipo Administració Vivas Niria Información del
n de la Torres Daniela Proyecto.

Reunión con la Participante del 22/10/11 Dpto. de Tacoa Irene Observaciones del
Tutora Tic equipo Administració Vivas Niria proyecto y pendón.
n de la Torres Daniela

Antesala de Participante del 05/11/11 Laboratorio Tacoa Irene Mediante
defensa del equipo de la Vivas Niria Exposición o
proyecto UPTAEB Torres Daniela defensa formal
Perozo Manuel

Entrega del Participante del 06/11/11 Dpto. de Tacoa Irene Con toda la
Proyecto al equipo Administració Vivas Niria información.
Tutor n de la Torres Daniela

Feria de Participante del 13/11/11 Dpto. de Tacoa Irene Exposición y
Pendones con equipo Administració Vivas Niria defensa formal.
los jurados. n de la Torres Daniela


31

Cuadro 4
Plan de Acción

Entrega del Visita a la 17/01/2012 Unidad Tacoa Irene - Mediante una
Manual Sub-Directora Educativa Vivas Niria Entrevista de
Encargada. José Atanasio Torres Daniela firma Verbal.
Girardot Perozo Manuel
Seguimiento Del Visita a la Unidad Tacoa Irene - Mediante
Manual proyecto. Sub-Directora 22/02/2012 Educativa Vivas Niria Entrevista de
Encargada José Atanasio Torres Daniela Forma Verbal.

Aceptación Del Visita a la 21/03/2012 Unidad Tacoa Irene Aprobación del
Manual proyecto Sub-Directora Educativa Vivas Niria Manual Atravez
Visto Bueno Encargada José Atanasio Torres Daniela De fotografías.
Asesoría por En forma 24/03/2012 Dpto. de Tacoa Irene Talento
parte de los física Administració Vivas Niria humano y
tutores n de la Torres Daniela recursos de los
académicos de la UPTAEB Perozo Manuel materiales
UPTAEB
Revisión de las Reunión 06/04/2012 Residencia de Tacoa Irene Talento
Correpciones grupal participante Vivas Niria humano y
Torres Daniela recursos de los
Perozo Manuel materiales
finiquitaciones Reunión 27/04/2012 Residencia de Tacoa Irene Talento
pre a grupal participante Vivas Niria humano y
conversatorio Torres Daniela recursos de los
Conversatorio Con los 05/05/2012 UPTAEB Tacoa Irene Talento
Tutores Vivas Niria humano y
Académicos Torres Daniela recursos de los
Entrega de Tutor a cargo 12/07/2012 UPTAEB Tacoa Irene Talento
borrador con Vivas Niria humano y
correcciones por Torres Daniela recursos de los
realizar Perozo Manuel materiales
Revisión de las Reunión 21/07/2012 UPTAEB Tacoa Irene Talento
Correcciones grupal Vivas Niria humano y
Ejecución de Reunion 04/08/2012 Residencia de Tacoa Irene Talento
correcciones grupal participante Vivas Niria humano y

32

Cuadro 5
Plan de Acción


Profesor de proyecto, Reunión 22/09/2012 Aula de Tacoa Irene Talento
indica acuerdo profesor de clases Vivas Niria humano
propuesto por los proyecto UPTAEB Torres Daniela
tutores ,nuevos Perozo Manuel
esquemas a realizar

Visita a la unidad Visita a la 19/10/2012 Unidad Tacoa Irene Talento
educativa para la Sub- Educativa Vivas Niria humano y
ejecución de encuesta Directora José Atanasio Torres Daniela recursos de
Perozo Manuel
Encargada Girardot los
materiales

Realización de Reunión 21/10/2012 Residencia de Tacoa Irene Talento
conclusiones y grupal participante Vivas Niria humano y
recomendaciones Torres Daniela recursos de
Perozo Manuel los
materiales


33

5 Cronograma de Actividades

Cuadro 6

Cronograma Febrero Marzo Abril Mayo Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011 2011
de Actividades
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Se realizo visitas
preliminares
(Evidencia 1).
Para formalizar la
realización del
proyecto
Se concreto una
visita para realizar
observaciones y
aplicación de
entrevista
(Evidencia 2).
se aplico la
observación
directa en el
Almacén

34

(Evidencia 3),

Entrevista con el
Jefe de Almacén y
Subdirectora
(Evidencia 4).

Reunión para el
desarrollo de la
información
recolectada de la
Unidad Educativa

Reunión para el
desarrollo de la
información
recolectada de la
Unidad Educativa
los participantes

Entrega de
primera parte del
Proyecto Socio
Integrador de
Aprendizaje

Reunión de los
participantes con
el tutor

35

Entrega de la
segunda parte del
proyecto

Reunión con el
tutor los
participantes en el
dpto.

Reunión con la
profesora de tic
para hacer
observaciones de
los pendones

Antesala de
proyecto
exposición formal

Entrega de
proyecto al tutor
academico

Feria de
pendones y
defensa del
proyecto


36

Cuadro 7
Cronograma de Actividades

Cronograma Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio
2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012
de Actividades
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3

Se realizo visita a la Unidad
Educativa para la entrega
del Manual
Se concreto una visita para
realizar observaciones del
Manual
Toma de fotografía y
entrevista con la Sub.
Directora de la Unidad
Educativa (Aprobación del
Manual)

Tutorías Académicas
Coordinador de trayecto IV
Fase I

Conversatorio con los
Tutores Académicos

37

Entrega de borrador con
correcciones a tutor

Revisión de las correcciones


38

Cuadro 8
Cronograma de Actividades

Cronograma Agosto Septiembre Octubre Noviembre
2012 2012 2012 2012
de Actividades

1 2 3 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4

Ejecución de correcciones

Profesor de proyecto, indica
acuerdo propuesto por los
tutores ,nuevos esquemas a
realizar
Visita a la Unidad José
Atanasio Girardot para
ejecución de la encuesta

Realización de las
conclusiones y
recomendaciones de propuesta

Entrega de proyecto final con
Manual completo de las

39

cuatros fases.

Finiquitacion, pre defensa
conversatorio del proyecto

Defensa final con los tutores
académicos


40

III PARTE

RESULTADOS Y LOGROS DEL PROYECTO

6 Conclusiones y Recomendaciones

6.1 Conclusiones

En virtud del diseño, aplicación y análisis del cuestionario aplicado a los
miembros directivo y custodia de almacén de la Unidad Educativa José
Atanasio Girardot Estado-Lara, dando repuesta a los objetivos específicos
del presente proyecto socio integrador y considerando que la unidad de
almacén de la unidad educativa representa un área de mucha importancia
para la institución educativa ya que en ella se resguardan, administran y
distribuyen diferentes insumos necesarios para la dotación institucional que
conforma la red educativa. En función de esto se establecieron objetivos
sobre los cuales se diseño y evaluó el manual de normas y procedimientos
administrativos con el objeto de concluir lo siguiente:
(1) La Unidad carece de una cultura organizacional formalmente
establecida.
(2) Inexactitud en la definición de la visión.
(3) En la unidad educativa existe ausencia de Departamentalización.
(4) La estructura organizacional debe ser reestructurada en función de las
actividades y destino del almacén.
(5) Existe dualidad de mando.
(6) Falta de definición en los cargos gerenciales.

41

(7) Se deben establecer parámetros necesarios para el uso y
administración del almacén.
(8) .Velar por el uso, cuido, mantenimiento y actualización del manual de
normas y procedimientos administrativos.
Todo lo anterior permite concluir que aun cuando los niveles de
eficiencia y eficacia de los procesos de control de insumos y/o inventarios
actuales oscilaran en rango de desempeño aceptables, los mismos deben
orientarse hacia la optimización en su ejecución a fin de cumplir con
aspectos relacionados con la misión institucional, sentido de pertinencia al
cual vincula directamente con garantizar la eficiencia ,eficacia y equidad en la
administración de los recursos e insumos dándoles solución oportunas a las
problemáticas presentadas en la Unidad José Atanasio Girardot.

6.2 Recomendaciones

En este sentido y considerando cada unos de los objetivos específicos
establecidos en el presente trabajo, se presentan las siguientes
recomendaciones:
(1) Proponer en todo los niveles de la institución los componentes
estratégicos gerenciales de la institución: Misión, Visión, Valores,
Objetivos y metas a través de mecanismo idóneos que garanticen su
divulgación entre todo el personal.
(2) Mejorar la infraestructura del almacén, procurando que la misma reúna
las condiciones físicas u estructurales de higiene y seguridad acordes al
volumen e importancia de los insumos que se resguardan.
(3) Revisar el contenido del manual de Normas y procedimientos y hacer
las correcciones y actualizaciones pertinentes a fin de que este
instrumento sea preciso en la descripción de las operaciones y así
facilitar su utilización entre el personal encargado de almacén.

42

(4) Establecer modelos cuantitativos para la evaluación de las operaciones
a través de indicadores de gestión que permitan determinar con mayor
precisión los niveles de eficiencia, eficacia y economía en cada uno de
los procesos que se desarrollen en la institución o departamento.
(5) Establecer programas de capacitación y adiestramientos que permitan
el desempeño de recurso humano y por consiguiente el mejor
aprovechamiento del tiempo y de los recursos.
(6) Se recomienda cuidar el manual en cuanto al uso y conservación del
mismo.

43

IV PARTE

PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO

1. Objetivos de la Propuesta

Partiendo de el requisito a cumplir como participantes del programa
Nacional de Formación de Administración, de la Universidad Politécnica
territorial de Lara Andrés Eloy Blanco, esta establece realizar un Proyecto
Socio integrador donde el estudiantado se relacione con la comunidad, para
así resolver, aplicar planes de desarrollos que ayudan a solventar las
necesidades de la colectividad o comunidad donde sea aplicado dicho
proyecto.

2. Metodología Empleada

Luego de una búsqueda extensa de organizaciones sociales o
comunidades que ameriten de necesidades en el área administrativas, El
presente proyecto socio integrador de Aprendizaje propicia una herramienta
muy novedosa que contribuye al desarrollo social e innovador para ser
aplicadas en esta área para satisfacer y cumplir su necesidad. Es por ello
que el equipo participante se dirigió a la Unidad Educativa José Atanasio
Girardot”, esta se encuentra ubicada en el caserío el Cují a 07 kilómetros de
Barquisimeto, vía Duaca, Municipio Iribarren, Barquisimeto estado Lara.
Luego de aplicar diferentes métodos de investigación metodológicos dimos
como resultado la deficiencia de Control de inventario en el departamento de
Almacén, donde no cuentan con un registro sistemático de organización los
productos e insumos que les son suministrados a la unidad educativa.

44

3. Memoria Descriptiva

Comenzando de la definición de La administración que dice que es la
ciencia que se encarga de organizar, planificar, controlar y direccionar tareas
para llevar a cabo un mejor procedimiento, nos basamos en los
conocimientos adquiridos a la hora de aplicar dicho proyecto.

Proceso Integral de Transformación

Descripción

Ubicación Proceso Estado Final

. La Unidad Evaluar de Un Almacén con un sistema de
Educativa José manual de inventario bajo la filosofía de las
Atanasio Girardot”, Procedimiento 5’S que permita conocer la
esta se encuentra Administrativo situación actual y aplicar medidas
ubicada en el dirigido al correctivas que conlleven a una
caserío el Cují a 07 departamento mayor efectividad de las gestiones,
kilómetros de de Almacén de asegurando un control
Barquisimeto, vía la Unidad Administrativo, en la unidad
Duaca, Municipio Educativa José educativa José Atanasio Girardot,
Iribarren, Atanasio para así llevar un registro de
Barquisimeto estado Girardot. entradas y salidas por medio de
Lara. manuales y métodos de
innovación.

Fuente: Participante (2012)

45

3.1 Descripción del Producto

El manual de normas y procedimientos administrativos representa una
alternativa para el control interno del inventario de la Unidad Educativa. Es
por ello que el equipo participante del UPTAEB aportan tan valiosa
herramienta con el fin de optimizar tal proceso administrativo.

46

Programa Nacional de Formación en Administración.

EVALUAR EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL
ALMACEN DE LA UNIDAD EDUCATIVA

Participantes:

Tacoa Irene

Vivas Niria

Torres Daniela

Perozo Manuel

Barquisimeto, Noviembre 2012.

47

Manual de Normas y
Procedimientos Administrativos

Dirigido a la Unidad de Almacén
De la
Unidad Educativa
José Atanasio Girardot.

Normas y Procedimientos
Administrativos
Enfocado bajo las 5’S

Barquisimeto, 2012.

48

Contenido
Introducción.
Justificación.
Misión y Visión.
Objetivos de la Propuesta.
General.
Específicos.
Normas.
Estructura

Procedimiento de Recepción del Materiales e Insumos.
Formulario.
Proceso Como elaborar un Manual.
Flujograma.
Simbología
Procedimiento de Almacenaje Bajo el Enfoque de las 5’S

49

Introducción

Los inventarios son el eje de casi todas las empresas, ya que a través de la calidad del
servicio se puede asegurar la cadena de clientela satisfecha por el mismo. Pero el
control de inventario no deja de constituir un factor de gran importancia porque mediante
él se evitan errores, fraudes, descuidos y desperdicios. Cabe destacar, que toda
organización requieren de herramientas de control que le permitan recolectar, analizar,
procesar y evaluar toda la información relativa a la existencia de materia prima y/o
productos terminados.

En la actualidad, la gran mayoría de las organizaciones deben mantener un control
sobre los inventarios,, manteniendo un seguimiento sobre las cantidades físicas que se
llevan a través de las entradas y salidas de mercancías, asegurando el mejor correcto de
las mismas por medio del uso de formularios, para así obtener información confiable y
precisa.

Dentro de esta perspectiva, radica la importancia de esta propuesta, ya que por
medio de la Creación de un Sistema de Control de Inventario bajo el enfoque de las 5’S.

El Presente Manual constituye una herramienta que proporciona información a los
entes involucrados en los procedimientos inherentes a la Departamento de Almacén de
la Unidad Educativa José Atanasio Girardot.

Por otra parte, el Manual permitirá dar cumplimiento a los pasos establecidos, de
forma ordenada y eficiente, definiendo las responsabilidades correspondientes a cada
ente involucrado en los procesos, así como la coordinación del tiempo para evitar
duplicidades.

50

Justificación

Así mismo cabe resaltar que dicho manual es ejemplar, indispensable en todos los
vínculos de acción a ejecutar, es decir en todas las áreas o diferentes departamentos
que se desea efectuar es sinónimo de una buena gestión de organización.

De acuerdo a lo planteado, se justifica la necesidad de crear un Sistema de Control de Inventario
bajo el enfoque de las 5’S los cuales son, La integración de las 5S satisface múltiples objetivos.
Cada 'S' tiene un objetivo particular:
Concepto Objetivo Particular

Separar Eliminar del espacio de trabajo lo que sea
Clasificación
innecesarios inútil

Organizar el espacio de trabajo de forma
Orden Situar necesarios
eficaz

Limpieza Suprimir suciedad Mejorar el nivel de limpieza de los lugares

Señalizar Prevenir la aparición de la suciedad y el
Normalización
anomalías desorden

Mantener la
Seguir mejorando Fomentar los esfuerzos en este sentido
disciplina

Tomando en cuenta las 5´S ayuda a las deficiencias en cuanto a la entrada y salida de los insumos
del departamento de almacén de la Unidad Educativa José Atanasio Girardot; es importante señalar que,
lo que se pretende con tal diseño es lograr un Control adecuado y de gran provecho y rendimiento de los
recursos existentes en el almacén, a fin de que éste le proporcione la seguridad y confianza que requiera
en un momento dado del mismo.

Las 5S tienen aplicaciones en el ámbito educativo, ya que permite la formación de hábitos de limpieza y
orden entre alumnos, docentes y directivos de los centros escolares. Al utilizar la técnica de las 5S en la
escuela, nos estamos refiriendo a la implementación de las mismas para mantener los salones de clase y
áreas de trabajo limpio, ordenado y solamente con lo necesario. Además, se estandariza lo que se hace
con los alumnos, docentes, directivos y padres de familia y se promueve la disciplina y nuevos métodos de
trabajo que permiten mejorar los resultados de aprendizaje. El fundamento psicopedagógico de esta
técnica está referido al paradigma de la mejora continua para promover un cambio de cultura en las
instituciones escolares a partir de los rituales implementados por todos los integrantes de una comunidad
escolar.

51

Objetivos

General:
Controlar de forma Sistemática las normas y procedimientos llevados en el
departamento de Almacén bajo el enfoque de las 5’S, en la Unidad Educativa José
Atanasio Girardot.

Específicos:
Registrar todo los artículos que entran y salen del almacén, a través de un
Sistema de Control de Inventario bajo el enfoque de las 5’S, para Facilitar las
actividades rutinarias en el departamento de almacén de la Unidad Educativa
José Atanasio Girardot.

Organizar los insumos que le son suministrado, para luego ser apuntados en el
Manual de Control de Procedimientos Administrativos.

Mantener el área de almacén limpio y ordenado.

Inventario

52

Normas para el Almacén

Controlar y Registrar las Entradas y Salidas de los insumos en el manual.

El horario de trabajo está comprendido de 07:00am a 12:00 m y de 01:00 pm
a 05:00 pm.
No se entrega materiales y equipos sin la solicitud y oficio correspondiente.
Mantener el adecuado orden de los materiales y insumos.
Mantener limpio toda el área de almacén.
No entrar al área de almacén sin autorización.
No ingerir alimentos ni bebidas dentro del área de almacén.

Normas

53

Procedimiento de Recepción

Formulario:

Fecha Descripción Art Cód. Cantidad Observaciones

Elaborado por: Periodo: Firma y Sello:
Tacoa Irene

Vivas Niria
Torres Daniela

Perozo Manuel

54

Procedimiento de Recepción
Proceso:

Para ser solicitado un producto o insumo al departamento de almacén se debe
llenar dicho formulario, con las fechas, descripción, código, y cantidad requerida; para
luego ser firmado y sellado por la máxima autoridad es decir la directora del plantel
educativo o persona encargada de la misma.

Después de haber sido llenado el formato con las descripciones antes
mencionadas puede dirigirse a hacer la solicitud de retiro de los insumos solicitados al
departamento de Almacen.

El encargado de departamento de Almacén recibe el formato, este verifica si
los procedimientos fueron escritos correctamente, toma nota en su libro de Control
este Archiva, para luego buscar el producto y así hace efectivo dicho procedimiento, es
decir se le hace entrega de la solicitud consignada.

Así mismo se presenta un flujograma donde explica el proceso a realizar con
su respectiva identificación de su cada simbología

55

Flujograma

EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente
hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.

Sintética:

La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar
resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos
dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.

Simbolizada:

La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y
procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en
su interpretación.

De forma visible a un sistema o un proceso:

Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o
proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta
forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y
que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

56


Con la intención de que el procedimiento de almacenaje se efectúe debidamente,
es preciso que se considere el enfoque de las 5’S. Para implementar tal
herramienta dentro del Sistema de Control de Inventario se debe tomar en cuenta
el empleo del ciclo Planear- Hacer- Verificar y Actuar; conocido como PDCA.

1. Definir los objetivos que la organización desea alcanzar con la herramienta 5’S.
2. Definir el plan de la utilización de la herramienta 5’S (objetivos y acciones).
3. Definir un plan de educación y entrenamiento para todo el personal.
4. Los sectores ejecutan el plan y recogen los datos relacionados con el
funcionamiento de la implementación de las 5’S.
5. Analizar y comparar los datos obtenidos.
6. Si se encuentran desvíos, se deben identificar las causas para actuar sobre éstas.

59


Sentido de la Utilización:

¿Qué Hacer?

-Identificar las áreas y espacios de
trabajo conque cuenta el área de
almacén.

-Determinar los insumos
realmente necesarios en el
almacén.

-Conocer las condiciones físicas.

¿Para Qué?

-Liberar espacios para diversos
fines del almacén.

-Optimizar los recursos.

¿Cómo?

-Buscando las causas de acumulación de
objetos innecesarios y evitándolas.
-Separando lo que realmente es
necesario para la realización de las
actividades de recepción, almacenaje y
entrega de los materiales.
-Concientizando y educando al personal
del área de almacén, a través de la
identificación y solución de problemas en
equipo.
.

60


Sentido del Orden:

¿Qué Hacer?

-Identificar herramientas e
insumos para que puedan ser
guardados en lugares
adecuados y de fácil acceso.

-Buscar el compromiso de
todos para el mantenimiento del
orden.

¿Para Qué?
-Facilitar el acceso a las
herramientas, insumos y todo lo
necesario para el desarrollo de
las actividades del almacén.

-Economizar tiempo y así
despachar más rápido los
pedidos de otras divisiones.

¿Cómo?

-Identificando las áreas o
lugares en donde los insumos,
herramientas y materiales serán
almacenados.
-Codificación y buena ubicación
de los insumos que son
guardados en el almacén.

61


Sentido de la Limpieza:

¿Qué Hacer?

-Practicar la limpieza en todas
las áreas del almacén, de
manera habitual y rutinaria.

¿Para Qué?

-Crear un ambiente de
seguridad en el área de trabajo.
-Prevenir accidentes.
Mantener en excelentes
condiciones y en un buen sitio
agradable.
-Aumentar las condiciones de
salud.
-Crear un ambiente laboral más
agradable.

¿Cómo?
-Estableciendo un horario, para llevar a
cabo el programa de limpieza.

-Dotando el área de los implementos
de trabajo e insumos para limpieza.

-Realizando una campaña de limpieza
que permita poner en práctica un
mantenimiento permanente para
concientizar al personal del almacén,
de la importancia que tiene trabajar en
un ambiente aseado.

62


Sentido de la Higiene:

¿Qué Hacer?

-Visualizar factores de riesgo
en el ambiente de trabajo.
-Reconocer fuentes de
contaminación existentes en el
almacén.
Identificar la necesidad de
implementos de seguridad en
el almacén.

¿Para Qué?

-Prevenir enfermedades a los
empleados.

Aumentar las condiciones de
seguridad de toda la institución.

-Armonizar el lugar de trabajo.

¿Cómo?

-Eliminando situaciones
inseguras para los trabajadores,
e institución, mediante el
cumplimiento de las normas de
higiene y seguridad industrial.

-Manteniendo excelentes
condiciones de higiene en el
almacén.

63


Sentido de la Autodisciplina:

¿Qué Hacer?

-Comprometer a todo el personal
a cumplir con los cuatro (4)
sentidos anteriores.
- Establece un control riguroso
de la aplicación del sistema. Tras
realizar ese control, comparando
los resultados obtenidos con los
estándares y los objetivos
establecidos

¿Para Qué?
-Mejorar el ambiente de trabajo.
-Aumentar la eficiencia y eficacia
de las operaciones efectuadas en
el almacén.
-Incentivar la participación
espontánea de los trabajadores.
-Crear un clima de confianza,
mediante la motivación.
-Crear interés por el
mejoramiento continuo.

¿Cómo?

-Cultivando actitudes positivas
entre todos los empleados.

-Practicando continuamente las
5’S en el Área del Departamento
de Almacén de La Unidad
educativa José Atanasio Girardot.

64



Es importante recordar que los 5 Sentidos se encuentran interconectados
conformando un sistema:

Sentido de la Utilización

Sentido del Orden Sentido de la Autodisciplina Sentido de la Limpieza

Sentido de Higiene

65

REFERENCIAS

Plan de Desarrollo Económico y social de la Nación 2007 – 2013.

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, 1999 Caracas.
(Gaceta Oficial, 36.860)

Ley del Estatuto del Función Pública Gaceta Oficial N° 5557 del 13 de
Noviembre (2001).

Ley Orgánica de Educación. Gaceta Oficial Num.5929.

Chiavenato I (2004).Administración. X edición. México: Mc - Graw-Hill.

Franklin fincowsky enrique benjamín México, fca – unam: "manuales
administrativos: guía para su elaboración"

66

ANEXO 1

PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN.


Participantes:
Tacoa Irene
Vivas Niria
Torres Daniela
Perozo Manuel

Noviembre, 2012

68

INSTRUCCIONES:

1. Lea cuidadosamente el instrumento de evaluación.
2. Marque con una (X) la respuesta correcta de acuerdo a su experiencia.
3. Si no comprende alguna parte, pregunte al encuestador.
4. Si su respuesta es NO justifique el porqué.

Nombre del Facilitador:_________________________________________________
Función que cumple en la Unidad Educativa José Atanasio Girardot:_____________
___________________________________________________________________

69

ÍTEMS

1. ¿Conoce usted un manual de normas y procedimientos
administrativos en su área de desempeño?

Si_____________ No______________

Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________

2. ¿Considera Beneficioso el Manual asignado en su área laboral,
impartido por los participantes?

Si_____________ No________________

Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________

3. ¿Considera de Orientación y herramienta el manual de normas y
procedimientos a futuros talento humano que ocupen cargos en dicha
unidad?

Si_____________ No__________________

Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________

4. ¿Considera de Importancia y de Conocimiento aplicar dicho Manual
en otras unidades de la unidad educativa?

Si_____________ No__________________

Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________

70

5. ¿Le pareció de fácil entendimiento y coherencia el uso del manual?

Si_____________ No__________________

Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________

6. ¿Cree usted que a través del uso del manual habrá una mejor
planificación y control a la unidad de almacén de la unidad educativa?

Si_____________ No__________________

Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________

7. Al Momento de poner en práctica dicho Manual ¿cree usted, que se
empleara una buena organización en el área de almacén?

Si_____________ No__________________

Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________

8. ¿Cree usted, que se establezca una buena dirección y orientación al
establecer el manual como instrumento de apoyo?

Si_____________ No__________________

Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________

71

9. ¿Tiene usted conocimiento de cómo controlar de forma sistemática
las normas y procedimientos llevados en el área de almacén bajo el
enfoque de las 5’S?

Si_____________ No__________________

Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________

10. ¿Considera usted elemental la aplicación de las 5’S en la Unidad
de Almacén en la unidad educativa?

Si_____________ No__________________

Porque:_______________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________

72

ANEXO 2

1- ¿Conoce usted un manual de normas y procedimientos
administrativos en su área de desempeño?

0,20%

SI
NO

0,80%

Grafico 1: Se puede considerar que hay gran desconocimiento de que haya
manuales de normas y procedimientos administrativos, en las áreas que
fueron consideras y tomadas en cuenta para realizar el instrumento, donde
da con un margen de 0.80%, así mismo un 0,20% si tienen conocimientos de
que existan manuales en su área de desempeño.

73

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