Guía para la elaboración de proyectos desde la experiencia de una organización cultural colombiana sin ánimo de lucro.

1. ¿CÓMO FORMULAR UN
PROYECTO?
Por: Angela María Molina Castaño
Corporación Cultural Ciudad Latente
2011

2. Presentación
Pese a que todo el tiempo estamos desarrollando ideas, no siempre lo hacemos de
manera consiente o planificada. Plasmarlas de manera coherente, en un documento
que sintetice lo que queremos hacer puede ser muy sencillo si se hace ordenadamente.
A ese ordenamiento consiente de las ideas en actividades o acciones es a lo que se le
denomina proyecto.
Elaborar proyectos no sólo permite organizar la forma en que se trabaja además, es
la manera más común de buscar fuentes de financiación y de aprovechar
oportunidades de gestión y escenarios de promoción. Por lo general, todas las
instituciones o entidades financiadoras así como los posibles socios o inversionistas
solicitan por escrito el proyecto para, de esta forma, poder analizar lo que se propone
realizar, sí es viable, importante y de interés.
Aunque no existe un método único para la elaboración de proyectos, el presente
documento pretende ofrecer algunas recomendaciones para hacerlo de manera
sencilla. Surge de la experiencia que la Corporación Ciudad Latente como
organización del sector cultural ha adquirido en la formulación y gestión de proyectos
de este tipo. Por tal razón, es importante seguir indagando otras propuestas y desde
luego tratar de encontrar un método propio.
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3. ¿QUÉ ES UN PROYECTO?

4. Un proyecto es el conjunto de acciones o
actividades diseñadas de manera coherente y
articulada para alcanzar un propósito o fin
específico, durante un tiempo definido y con
recursos presupuestados.

5. ¿PARA QUÉ SE HACEN LOS
PROYECTOS?

6. ¿Cómo se estructura un proyecto?

7.  Para suplir necesidades o carencias previamente
identificadas.
 Para alcanzar metas y/o cumplir sueños.
 Para mejorar los resultados obtenidos en un proceso
o proyecto en curso.

8. Todos los proyectos obedecen a una estructura lógica que
permite que quién los consulte, revise o evalué pueda entender
claramente:
 Qué se quiere hacer?
 Por qué es importante hacerlo?
 Para quién o para qué se va a hacer?
 Cómo se va a hacer?
 En cuánto tiempo?
 Quién lo va a hacer?
 Cuánto cuesta hacerlo?
 Cómo se puede verificar que se está haciendo bien?

9. En términos generales, un proyecto se compone por:
TITULO DEL PROYECTO
PRESENTACIÓN
JUSTIFICACIÓN
OBJETIVOS
RESULTADOS ESPERADOS
METODOLOGÍA
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES O PLAN DE EJECUCIÓN
PRESUPUESTO
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

10. TÍTULO DEL PROYECTO
 Es la manera en que se denomina el proyecto.
 Da cuenta del propósito principal del proyecto, es
decir, involucra en su construcción el objetivo
general que se ha definido.
 Preferiblemente, debe ser corto y generar
recordación. Por ejemplo: RICO: Red de Información
de Cultura y Ocio para el Eje Cafetero
 Muchas veces, poner el título es lo último que se
hace.

11. PRESENTACIÓN
 Es un texto breve en el que se cuenta de manera general en
qué consiste el proyecto, cuáles son sus objetivos, alcances y
antecedentes que motivan su realización.
 No debe explicar la metodología a emplear, ni emitir
conclusiones o recomendaciones. Esto se desarrollará más
adelante en el cuerpo del proyecto.
 Debe enfocarse en el problema o tema central del
proyecto.
 Debe despertar interés y expectativa frente al mismo.
 Se recomienda no extenderse más de una página o en el
caso de proyectos que atienden a una convocatoria
específica ajustarse a las extensiones que esta determine.

12. JUSTIFICACIÓN
 La justificación expresa de manera precisa:
 Elpor qué es importante realizar el proyecto?,
 Las razones que motivaron su realización?
 Los beneficios o transformaciones que puede generar.
 Es decir, la justificación permite identificar el cómo
las acciones o actividades propuestas pueden:
 Ayudar a suplir la necesidad ó carencia identificada
 Alcanzar las metas y/o sueños propuestos
 Mejorar los resultados obtenidos en un proceso o
proyecto en curso.

13. OBJETIVOS
Los objetivos expresan el qué se quiere hacer y en
qué orden de prioridades.
 Elobjetivo general expresa el gran fin o propósito del
proyecto y;
 Los objetivos específicos dan cuenta de las acciones
que se van a desarrollar para contribuir con el
cumplimiento del objetivo general.

14. TIPS PARA LA ELABORACIÓN DE OBJETIVOS:
 OBJETIVO GENERAL
1. Lo primero que se debe hacer es identificar el problema, necesidad o deseo
principal por el cual se realiza el proyecto. Ejemplo: El Sector Cultural del Eje
Cafetero presenta dificultades para el acceso a medios de difusión y promoción
de las actividades y procesos que se desarrollan en la región.
2. Para construir el objetivo general se debe plantear el como este problema,
necesidad o deseo principal se puede trasformar de forma positiva. Ejemplo:
Incrementar el acceso a medios de difusión y promoción de las actividades y
procesos culturales del Eje Cafetero.
3. Se sugiere comenzar por un verbo en infinitivo. Asimismo, se debe procurar que
estos verbos no sean blandos (facilitar, contribuir, apoyar, mejorar, etc.) pues
pueden conducir a ambigüedades a la hora de evaluar los resultados del
proyecto. En este sentido, se recomiendan verbos duros (incrementar, reducir,
ampliar, disminuir, analizar, diseñar, etc.) pues permiten evidenciar los cambios o
transformaciones que el proyecto genera en relación con una situación inicial,
punto de partida o línea base. De igual manera, facilitan el seguimiento y
evaluación a la ejecución del proyecto.

15. 4. Cada proyecto debe tener un objetivo general, sí se tiene
más de un objetivo general, es probable que se tenga más
de un proyecto, por tanto se debe priorizar cuál responde
realmente a lo que se quiere o se necesita hacer.
5. Ya que cada verbo denota una acción, sólo se debe usar un
verbo por cada objetivo. Si se tiene más de un verbo por
objetivo se debe priorizar en el que mejor exprese la acción
que se espera desarrollar.

16.  OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Cada objetivo específico representa una acción o componente necesario para
alcanzar el objetivo general.
2. En este sentido, los objetivos específicos deben estar planteados en una secuencia
lógica, como si se tratara de una receta de cocina o las instrucciones para armar
un mueble. Ejemplo: Sí el Objetivo General es: Incrementar el acceso a medios
de difusión y promoción de las actividades y procesos culturales del Eje Cafetero.,
los Objetivos Específicos podrían ser:
1. Identificar las organizaciones, personas y entidades que desarrollan actividades y
procesos culturales en el Eje Cafetero.
2. Identificar las necesidades de promoción y difusión de estos actores.
3. Diseñar una herramienta adecuada para la difusión y promoción de actividades y
procesos culturales en el Eje Cafetero
3. Al igual que en el objetivo general, siempre se debe comenzar por un verbo en
infinitivo. Por ejemplo: Diseñar, identificar, realizar, etc.
4. No se recomienda poner una lista demasiado larga de objetivos específicos pues
se vuelve muy complicada la ejecución y seguimiento al proyecto.

17. RESULTADOS ESPERADOS
 Cada objetivo específico debe permitir alcanzar uno o
varios resultados.
 De esta forma, los resultados esperados dan cuenta de la materialización
de los objetivos específicos. Ejemplo: Sí uno de los objetivos específicos del
proyecto es: “Identificar las organizaciones, personas y entidades que
desarrollan actividades y procesos culturales en el Eje Cafetero”. Los
resultados esperados pueden ser:
 R1.1. Mapa de organizaciones, personas y entidades del sector cultural del Eje
Cafetero elaborado.
 R1.2. Listado de Procesos y actividades culturales desarrolladas en el Eje Cafetero
durante los últimos 3 años compilado.
 Como se aprecia en el ejemplo anterior, los resultados esperados se
enuncian de manera afirmativa, eliminando los verbos en infinitivo. Es
decir, en vez de decir “Elaborar un mapa de actores” se dice: “Mapa de
actores elaborado” ó en vez de “Compilar un listado de actividades y
procesos culturales” se dice Listado de actividades y procesos compilado”

18. METODOLOGÍA
 Da cuenta de los componentes del proyecto y de la forma en que éste se va a
desarrollar.
 Es coherente con los objetivos específicos y con el orden que estos plantean.
Ejemplo:
1. Componente 1 o Fase 1. Diagnóstico: permitirá identificar:
1. Actores con actividades y procesos culturales
2. Necesidades de promoción y difusión de estos actores.
2. Componente 2 o Fase 2. Diseño: Define todas las sub - actividades y tareas
necesarias para diseñar una herramienta adecuada para la difusión y promoción de
actividades y procesos culturales en el Eje Cafetero
 Además de enunciar las fases de desarrollo del proyecto, explica la forma en
que se va hacer (el cómo), las herramientas metodológicas de las que hará uso y
las técnicas o recursos a emplear. Ejemplo: En el componente o fase Diagnóstica,
se consultarán fuentes oficiales de información como Alcaldías, Consejos de
Cultura, etc. Para tal propósito se revisarán diagnósticos o inventarios previos,
se aplicarán técnicas de investigación cualitativa para la identificación de
actores y necesidades del sector. De esta manera, se procederá a la aplicación
de encuestas o de entrevistas semi-estructuradas.

19. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES O
PLAN DE EJECUCIÓN
 El cronograma de actividades o plan de ejecución se
estructura a partir de los componentes o fases
metodológicas del proyecto.
 Organiza en el tiempo las actividades, sub –
actividades y tareas a realizar.
 En algunos casos, permite identificar los responsables
de cada actividad, sub–actividad o tarea propuesta.
 Establece plazos para la ejecución del proyecto.
 Permite identificar los productos o resultados
esperados.

20. Ejemplo: Cronograma de Actividades ó
Plan de Ejecución:
PROYECTO: (NOMBRE DEL PROYECTO)
FECHA DE INICIO: (DIA/MES/AÑO) FECHA DE FINALIZACIÓN: (DIA/MES/AÑO)
FASE O ACTIVIDADES SUB- TAREAS RESULTADOS RESPONSABLES DURACIÓN
COMPONENTE ACTIVIDADES ESPERADOS / SEMANAS O
PRODUCTOS DIAS
Entrevistas Nombre de la
actores persona responsable 4 semanas
Identificación de Consulta directa sector cult. Mapa de Actores del dentro de la
actores Sector Cultural organización de
Encuestas 3 semanas
realizar este
proyecto. 2 semanas
Nombre de la
Revisión Revisión Listado de actividades persona responsable
bibliográfica diagnós. y o procesos culturales dentro de la
DIAGNÓSTICO Anteriores 2 semanas
desarrollados en el organización de
último año. realizar este
Identificación de
proyecto.
necesidades de
difusión Listado de canales de Nombre de la
Entrevistas difusión disponibles. persona responsable
actores Caracterización de las dentro de la
Consulta directa 5 semanas
sector cult. principales dificultades organización de
o necesidades de realizar este
difusión. proyecto.

21. PRESUPUESTO
 Presenta la información correspondiente a los recursos requeridos para
realizar o ejecutar cada una de las actividades, sub-actividades o tareas
planteadas para el proyecto.
 Los recursos así sean en especie (horas de trabajo necesarias, maquinas y
equipos, materias primas, etc.) deben ser valorados y expresados en
términos económicos. Esto significa que si para un proyecto “x” se requiere
de una cantidad “x” de materia prima, lo que se consigna en el
presupuesto es el valor total en pesos (o la moneda que sea) de esa
materia prima si se comprara al día de hoy en el mercado.
 La suma de los costos de todas las actividades permite conocer el valor
total del proyecto.
 La correcta elaboración del presupuesto hace la diferencia entre el éxito o
el fracaso del proyecto. Un mal cálculo puede implicar enormes perdidas ó
desperdicios.

22.  También presenta información sobre la cofinanciación o contrapartidas del
proyecto. Esto es: quienes (incluyendo al proponente) invierten o ponen recursos
para el desarrollo del proyecto y en qué proporción lo hacen.
 Para realizar el presupuesto es importante tener valorado cuánto cuesta
desarrollar cada actividad, esto implica saber:
 De acuerdo a la duración planteada en el cronograma de actividades y al tipo de
tarea (técnica, investigativa, análisis, artesanal, etc.) a realizar, se deben proyectar
cuántas horas de trabajo son necesarias para su realización y el costo de estas.
 Si se trata de realizar una actividad para la cual se requieren insumos o materias
primas, se debe tener un estimado del costo de estas en el mercado y de la
cantidad requerida para la actividad planteada.
 Para actividades que requieran de espacios físicos se debe estimar según la
duración del proyecto el costo por día del alquiler de dicho espacio.
 Estos cálculos se deben realizar para todos los componentes, actividades, sub-
actividades y tareas.

23. Ejemplo: Presupuesto:
PROYECTO: (NOMBRE DEL PROYECTO)
FECHA DE INICIO: (DIA/MES/AÑO) FECHA DE FINALIZACIÓN: (DIA/MES/AÑO)
FASE O ACTIVIDAD SUB- TAREAS RECURSOS FUENTES DE FINANCIACIÓN / CONTRAPARTIDAS
COMPONENTE ACTIVIDAD REQUERIDOS
REC. PROPIOS REC. SUBTOTAL $
$ SOLICITADOS $
Entrevistas Salario
actores encargado de
Consulta sector cult. entrevista o
Identificación $3.000.000 $7.000.000 $10.000.000
directa encuesta,
de actores Grabadora,
Encuestas
Cassettes, etc
Salario
Revisión encargado
Revisión
DIAGNÓSTICO diagnós. revisar docs, $5.000.000 $3.000.000 $8.000.000
bibliográfica
Anteriores Fotocopias,
Identificación transporte, etc.
de
Salario
necesidades
Comunicador
de difusión Entrevistas
Consulta o persona que
actores $5.000.000 $4.000.000 $9.000.000
directa realice la
sector cult.
entrevista,
Grabadora…
TOTAL $27.000.000

24. MECANISMOS DE SEGUIMIENTO O
EVALUACIÓN
 Son los elementos que permiten dar cuenta del logro de los
objetivos del proyecto en sus diferentes fases o componentes.
 Estos elementos normalmente se denominan “Indicadores” y se
caracterizan por:
 Ser medibles
 Ser verificables (que se pueden comprobar o corroborar)
 Ser pertinentes (que tienen que ver o se relacionan con lo que se quiere
medir)
 Por ejemplo: si se plantea realizar un diagnóstico de los actores del
sector cultural del Eje Cafetero y una de las actividades propuestas
para este objetivo es la identificación de actores, el indicador
podría ser: No. de Actores del sector cultural identificados en el Eje
Cafetero durante el 2010. La fuente de verificación sería: los
registros de encuestas y entrevistas realizadas a actores del sector
cultural ó los estudios e inventarios revisados para este fin.

25. Factores para tener en cuenta en proyectos de
cooperación internacional (Ochoa B., 2010):
 Los proyectos tienen mayor probabilidad de ser aceptados en el ámbito de la cooperación
internacional cuando forman parte de un programa y cuando responden a planes de desarrollo
nacionales, regionales o municipales. Es conveniente señalar que una de las políticas de las fuentes
de cooperación es trabajar con el enfoque de programas, lo cual ha sido propuesto a escala
mundial y es uno de los criterios de selección.
 El ciclo de vida de los proyectos: Los proyectos no nacen de la noche a la mañana, deben ser la
construcción de una etapa de planeación participativa entre los actores que se verán involucrados.
Primero se planea, se consulta con la comunidad, se ajustan los planes, luego se plasman las ideas,
se evalúa el contexto, los pro, los contra. Luego se negocia, se busca viabilidad técnica y financiera.
Se comienza la ejecución de las actividades, se hace una evaluación y una retroalimentación.
 Se deben tener en cuenta las prioridades sectoriales de Colombia: Los proyectos son apoyados por
organizaciones públicas o privadas que tienen sus propios intereses. Para esto es necesario conocer
la Estrategia de Cooperación Internacional de Colombia (www.accionsocial.gov.co) o las prioridades
sectoriales del donante o de los actores a los que vamos a presentar los proyectos para poder tener
capacidad de negociación y argumentación.
 Planes, programas y proyectos: necesidad de una visión integral. El proyecto debe ser en lo posible
parte de un proceso o programa que vaya más allá de un simple conjunto de actividades, debe ser
algo articulado.
 Ver Factores de éxito de un proyecto en el Manual de acceso a la cooperación internacional de
Acción Social (p.19)

26. Bibliografía
 Corporación Cultural Ciudad Latente. Memorias Seminario de Formación de
Formadores en Emprendimiento Cultural e Industrias Creativas “Cartagena
Emprende Cultura”. Cartagena de Indias, Diciembre, 2010.
 Ministerio de Cultura. (2010). Manual de Emprendimiento Cultural. Bogotá: La
Silueta Ediciones.
 Salazar P., William A. Alta redacción. Informes técnicos y administrativos. NET
Educativa. Bogotá, 2007.
 Sandoval C., Carlos A. Investigación Cualitativa. Programa de especialización
en Teorías, Métodos y Técnicas de Investigación social. Instituto Colombiano
para el Fomento de la Educación Superior , ICFES. Bogotá, 2002.
 Ochoa B., Marcela. Memorias Taller de Planeación Estratégica y
Oportunidades de Gestión para Proyectos de Emprendimiento de Bienes y
Servicios Culturales. Seminario de Formación de Formadores en
Emprendimiento Cultural e Industrias Creativas “Cartagena Emprende Cultura”.
Corporación Cultural Ciudad Latente. Cartagena de Indias, Diciembre, 2010.

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