EL DOCUMENTO ELECTRONICO

1. UNIDAD I
AYDA MATABAJOY ALVAREZ
CAROL ROCIO MORA
CESAR GÛEJIA ZUÑIGA
YULY CAROLINA GARZÓN ROMERO
TUTOR
JORGE MARIO ZULUAGA C
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
G2
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
ARMENIA
Febrero 15 de 2015

2. OBJETIVOS
● Conocer la importancia del documento electrónico
● Es importante estudiar muy bien que es el documento electrónico, como se clasificany
conocer sus características para un mejor entendimiento.
● Investigar el proceso para la creación de documentos electrónicos.
● Conocer los fundamentos de la accesibilidad de documentos electrónicos
● Aplicar las tecnologías de la información y la comunicación como herramienta de
Integración.

3. INTRODUCCIÓN
Los archivos en todas las organizaciones dia a dia van creciendo de manera abrupta y nace la
necesidad de crear más espacio para esos archivos, pero gracias a las nuevas tecnologías, hoy
en día estos archivos se pueden guardar en medios magnéticos, y en otros medios tecnológicos
que permiten el mejor manejo de la información y permiten más consultas en tiempo real sin
necesidad de rotar y maltratar el documento, permitiendo así, mayor conservación del
documento físico.

4. EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
El documento electrónico es un
documento cuyo soporte material es
algún tipo de dispositivo electrónico o
magnético y en el que el contenido
está codificado mediante algún tipo de
código digital, que puede ser leído,
interpretado, o reproducido mediante el
auxilio de detectores de magnetización
Pertenecen a ellos el intercambio
electrónico de datos (EDI), el internet,
el correo electrónico, entre otros.

5. CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN
DISEÑO
En esta etapa se define
la estrategia global
CREACIÓN
En esta etapa se
produce la información
MANTENIMIENTO
En esta etapa debe incluir la
utilización y conservación de
los datos

6. QUÉ ES INFORMACIÓN
Es un conjunto organizado de datos,
que constituyen un mensaje sobre un
determinado ente. La información es
un fenómeno que proporciona
significado o sentido a las cosas, por
tanto, procesa y genera el
conocimiento humano. Es una
colección de hechos significativos y
pertinentes, para el organismo u
organización que los percibe.
DEL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
ESTRUCTURADA

7. QUÉ ES DATO
Es una representación simbólica (numérica, alfabética,
etc.) de un atributo o característica. No tiene valor
semántico (sentido) en sí mismo, pero
convenientemente tratado (procesado) se puede
utilizar en la realización de cálculos o toma de
decisiones.
Cuantitativos: Son aquellos que se pueden contar o
medir.
Expresan mediante números las propiedades de un
objeto, hecho o persona.
Cualitativos: No se pueden contar, ni medir. Expresan
nominalmente las características o propiedades de un
objeto, hecho o persona.
DEL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA

8. POR QUÉ ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA

9. CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS
Se han desarrollado dispositivos con altas
capacidades de almacenamiento de
información y programas que no sólo
permiten crear registros electrónicos cuyo
contenido gire alrededor de documentos,
sino también almacenar y recuperar estos
de manera eficiente, es decir, tecnologías
que permiten crear y gestionar el archivo
electrónico de cualquier organización, así
como colocarlo a disposición de sus
empleados y usuarios.

10. MODO DE ESTRUCTURAR LOS DATOS
Es una forma de poder
recuperar la información por
medio de la estructuración
de datos ya que se
identifica de manera más
exacta la información

11. ESTRUCTURA LÓGICA
La estructura lógica del documento
electrónico se presenta como un
bloque de datos formado por:
Datos o contenido.
Datos de identificación para la
autenticación y validación del
documento.
Bloque de metadatos.

12. DOCUMENTOS
Documento es un medio de comunicación, por lo
tanto lleva información contenida en datos.
Independiente del soporte físico, abarcando todo lo
que pueda transmitir al conocimiento humano.
Documento Electrónico de Archivo: Es el
registro de información generada, recibida,
almacenada y comunicada por medios
electrónicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona
o entidad en razón de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos

13. CLASES DE DOCUMENTOS
Por su forma de creación: se divide en
documentos nativos electrónicos, cuando han
sido elaborados desde un principio en medios
electrónicos y permanecen en estos durante
toda su vida o documentos electrónicos
digitalizados, cuando se toman documentos
en soportes tradicionales (como el papel) y se
convierten o escanean para su utilización en
medios electrónicos.

14. CLASES DE DOCUMENTOS
Por su origen: ya que pueden ser hechos por la
administración pública o presentados por los
ciudadanos, empresas u organizaciones.
Por su forma y formato: ya que encontramos
documentos ofimáticos, cartográficos, correos
electrónicos, imágenes, videos, audio, mensajes de
datos de redes sociales, formularios electrónicos,
bases de datos, entre otros. Respecto a estos
formatos se presentan a continuación una serie de
recomendaciones para su buen manejo.

15. CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO
ELECTRÓNICO
Autenticidad
Integralidad
Fiabilidad
Disponibilidad
Los documentos que poseen estas características
tendrán el contenido, la estructura y el contexto
suficiente para ofrecer una visión completa de las
actividades y las operaciones a las que se refieren,
y también reflejarán las decisiones, acciones y
competencias, Si tales documentos se mantienen
de forma que sean accesibles, inteligibles y
utilizables, podrán servir de apoyo a la gestión y
utilizarse a efectos de justificar alguna decisión a
lo largo del tiempo.

16. BASES DE DATOS
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de
datos pertenecientes a un mismo contexto y
almacenados sistemáticamente para su posterior uso.
En este sentido; una biblioteca puede considerarse una
base de datos compuesta en su mayoría por
documentos y textos impresos en papel e indexados
para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo
tecnológico de campos como la informática y la
electrónica, la mayoría de las bases de datos están en
formato digital, siendo este un componente electrónico, y
por ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango
de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

17. BASES DE DATOS
Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos,
abreviado DBMS, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los
datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos DBMS, así
como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la
informática.
Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e
instituciones públicas; También son ampliamente utilizadas en entornos
científicos con el objeto de almacenar la información experimental.
Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos,
algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países.
Por ejemplo en España, los datos personales se encuentran protegidos por
la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), en
México por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental y en Argentina la Ley de Protección de Datos
Personales.

18. ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES
PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
Tanto los sistemas de comunicación como la misma
tecnología avanzan tan veloz que los formatos en los
cuales reposa la información tienen una vida útil efímera,
y por ende resultan obsoletos para conservar y consultar
la información en un futuro, pues la misma tecnología los
desplaza al crear formatos más sofisticados.
Así mismo encontramos reglamentación oficial para la
adquisición de equipos, uno de ellos es:
EPHOS.- es un manual Europeo creado con el fin de
auxiliar en sus adquisiciones a los compradores del
sector público.

19. ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES
PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
De otra parte tenemos que la reglamentación para la
adquisición oficial de productos tecnológicos, genera tres
falencias muy comunes tales como:
El mercado tecnológico no ofrece productos que
cumplan con la reglamentación oficial.
Los pocos productos que sí cumplen con la norma, se
consiguen a precios muy altos.
La misma evolución tecnológica puede hacer que las
normas caduquen.

20. BIBLIOGRAFÍA
Guía cero papel en la administración pública. http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-
files/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf Recuperado 13 febrero 2015.
http://sitios.archivogeneral.gov.co/ovas/normativa/ Recuperado 13 de Febrero de 2015
Manual de Documentos electrónicos. http://www.mcu.es/archivos/docs/documentosElectronicos.pdf recuperado
14 de Fecbero de 2015.
Google Imágenes.
https://www.google.com.co/imghp?hl=es&tab=wi&ei=8rHfVJb-Es-GNtv7gNAP&ved=0CAQQqi4oAg
Recuperado 14 de febrero 2015.
Gestion de Documentos Electrónicos.
http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol9_3_02/aci03301.htm
Recuperado 14 de febrero 2015.
Wikipedia, La enciclopedia libre
https://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Portada
Recuperado 14 de febrero 2015.