Este documento describe los pasos de un modelo de arquitectura para el cambio implementado en una cooperativa. El modelo incluye los siguientes pasos: 1) determinar la necesidad de cambio tecnológico debido a sistemas obsoletos, 2) dimensionar la solución para 15 oficinas y 150 empleados, 3) designar un equipo de cambio incluyendo directivas y líderes clave, 4) desarrollar un plan de comunicación para informar a los empleados.

1. Gerencia del cambio
Modelo arquitectura del cambio
Por
Karime Vásquez
Edwin Agudelo
Eduard Usuga

2. Paso 1: Origen
Dada la tecnología obsoleta al tener sistemas distribuidos por todas las
oficinas y teniendo en cuenta la necesidad de contar con información
consolidada y en línea, debido al crecimiento que estaba teniendo la
Cooperativa, se vio la necesidad de la renovación tecnológica comenzando
por las redes y comunicaciones y poder contar con un sistema de
información que satisficiere las necesidades actuales y futuras.

3. Paso 2: dimensionamiento
La solución se dimensiono para operar en 15 oficinas a nivel nacional y
para aproximadamente 150 empleados.
Los alcances son los siguientes:
La centralización de la información
La consecución de las redes de comunicación.
La centralización de procesos
La descentralización de operaciones
Un solo sistema de información
Seguridad de la información
Aumento de la fuerza comercial

4. Paso 3: Equipo del cambio
Sponsor: las directivas
Equipo: directores de las oficinas, jefes de área, empleados clave de cada
dependencia.
Paso 4: Plan comunicacional
Se desarrollo una campaña de comunicación a través de circulares, del
sitio web y de la intranet, se programaron reuniones informativas y cada
líder se convirtió en multiplicador.

5. Aptitud
En aras de adquirir la capacidad y destreza necesaria en el manejo de las
nuevas herramientas, tanto a nivel de la infraestructura de red como del
sistema financiero contable, se procedió a realizar capacitaciones para
fortalecer los conocimientos de todos los empleados.
Refuerzo
Luego de la puesta en marcha del sistema de información financiero, y de
3 años de estar en operación y de todo los cambios que este trajo consigo,
viene de forma estable, constantemente se están dando nuevas
capacitaciones reforzando los conocimientos adquiridos.

6. Paso 1: Inventario de motivación
Se impartió capacitación motivando el personal a través de diferentes
metodologías entre ellas entrenamiento couching.
Se tuvo en cuenta a personal clave de cada área por su capacidad de
liderazgo, motivación y conocimiento.
Paso 2: aprendizajes
Se adquirió todo el conocimiento transferido por los proveedores del
sistema, a través de capacitaciones magistrales y en sitio.

7. Paso 3: plan de capacitación
Se realizo un plan de capacitación con horarios, seguimientos y evaluación.
Todo esto en horario laboral.
Paso 4: Estrategia comunicacional
Se utilizaron herramientas tecnológicas como skye a través de video
conferencias con empleados de otras ciudades, se documentaron procesos
y se publicaron en la intranet.

8. Paso 3: Equipo del cambio
Sponsor: las directivas
Equipo: directores de las oficinas, jefes de área, empleados clave de cada
dependencia.
Paso 4: Plan comunicacional
Se desarrollo una campaña de comunicación a través de circulares, del
sitio web y de la intranet, se programaron reuniones informativas y cada
líder se convirtió en multiplicador.

9. Paso 1: nuevas prácticas
Se creo un sistema de monitoreo constante, el cual inicialmente se
realizaba diariamente, a medida que avanzaba el proyecto se fue
aumentando a semanal y luego mensual.
Se crearon formatos donde el personal mostraba su avance en el proceso
permitiendo retroalimentación permanente.

10. Paso 2: Inventario de credibilidad
Se realizaron encuestas para medir la aceptabilidad y usabilidad del
proyecto.
Se midió la aplicación en cuanto a los reportes, siendo mas efectivo y
rápido al momento de solicitarle cualquier información a los usuarios.
Paso 3: Acuerdos
Con los proveedores se hicieron contratos donde se establecieron
garantías, pólizas de cumplimientos y entregas a satisfacción.
Se acordaron actualizaciones permantes y soporte sin cobro al igual que
un acompañamiento de asesores durante el los primeros 6 meses.

11. Paso 4: plan de sostenibilidad
Planes permantes de capacitación
Mantenimiento por parte del proveedor al sistema
Nuevas especificaciones
Contratación de nuevas necesidades
Retroalimentación permanente
Mejores practicas
Ideas aprendidas