training about to the Change Agents, April 2013

1. Agentes de Cambio

2. Agenda
• Qué es un Agente de Cambio
• El equipo
• Tu rol como agente de Cambio

3. Participación en el proyecto
Julio
Agosto
23/07
Project
Kick-off
23/Julio
Sep.
Oct.
10
Nov.
Dic.
10
Enero
01
11
Feb.
01
18
Marzo
01
Abril
15 21
15
25
Detailed Gap
Analysis
Configuration/specification/ development/Unit tests
Training
Material
Preparation
7 weeks
21 weeks
4 weeks
Integrated
Test - C 1
Integrated
Test - C 2
5 weeks
4 weeks
FM Blueprint
6 weeks
FM
Cust / UT
4 weeks
Sponsors
Process Owners
Equipo funcional y técnico del proyecto
Key Users
Usuarios Finales
UAT +
RT
4 weeks
RT
Mayo
17
Junio
Julio
31
End-user
training
31
GO-LIVE
03/Junio
4 weeks
Cutover
2 weeks 4 weeks
Post go– live
support

4. Agentes de Cambio
¿Qué es un Agente de Cambio?
Embajador
Facilitador

5. VIDEO: TODOS SE RESISTEN AL
CAMBIO…?

6. Negación
Vencido
Éxito!
Aceptación
Ansiedad y
Confusión
Euforia
Miedo
Reintento de
volver a los
hábitos
anteriores
Culpa
Depresión
Hostilidad

7. Manifestaciones de las resistencias
• Negación a lo que se está produciendo
• Oposición expresada en círculos íntimos
• Lentitud premeditada en la realización de
actividades o producción de resultados
previstos
• Indiferencia y apatía
• Quejas constantes para perturbar
• Juzgar y objetar a priori sin conocer toda la
información
• Pedidos de traslados y renuncias

8. Causas de las resistencias
• Sensación de imposición
• Falta de definiciones, o de claridad e
información sobre el qué, por qué, para qué,
cómo e implicaciones del cambio
• Temor a pérdida de poder, status, autoridad,
control y decisión o del empleo
• Falta de liderazgo o Incongruencia entre
“dichos” y “hechos” especialmente en los
directivos
• Escepticismo por experiencias de cambios
interiores

9. Responsabilidades del Agente de
Cambio
• Escuchar a las personas y comprenderlas aún cuando no esté de acuerdo con ellas para
vencer la resistencia al cambio
•
Ayudar a las personas que tengan problemas o dificultades personales y funcionales
relacionadas con su trabajo a solucionarlos.
• Diagnosticar situaciones y comportamientos que estén provocando problemas a
la organización, o simplemente ver oportunidades de mejorar.
• Estimular, provocar o catalizar comportamientos y acciones conducentes al cambio.
•
enseñar
Desarrollar, capacitar o
a personas o grupos para que mejoren sus hábitos
de trabajo para mejorar su eficiencia y efectividad y por ende la productividad
• Confrontar a personas o grupos, proporcionándoles retroinformación constructiva para
que acepten, adopten e impulsen el cambio y no lo obstruyan.
•
Intervenir en forma directa para asegurar que se tomen provisiones para evitar
errores o fracasos en el proceso de cambio planeado

10. Cualidades
¿Qué cualidades debe tener un Agente de
Cambio?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Escuchar
Resolver problemas
Negociar
Liderar
Persuadir
Generar credibilidad
Hacer Coaching
Comunicarse
Estimular la decisión consciente,
libre y bien informada
• Autoconocerse

11. Otras claves…
• Un agente de cambio vive en el futuro, no en el presente
• Un agente de cambio es impulsado por la pasión, e
inspira pasión en los demás
• Un agente de cambio tiene una gran capacidad de automotivación.
• Un agente de cambio debe entender a la gente.

12. VIDEO: TE ATREVES A SOÑAR?

13. Curva de aceptación del cambio
A través de las acciones de Gestión del cambio se busca que las personas pasen de una
situación inicial de confusión a comprometerse plenamente con el cambio.
 Completo apoyo y respaldo hacia el
Grado de apoyo
nuevo modelo
 El nuevo modelo se ve
 Comprensión básica del
 Conocimiento del nuevo
modelo
 Reconocimiento que el
cambio ocurrirá pero sin
saber cómo se llevará a
cabo.
alcance, enfoque y
cambio en el nuevo
modelo
 Las audiencias están en
condiciones de emitir
juicio acerca de cómo
afectará el cambio a la
organización y a sus
integrantes.
desde una perspectiva
positiva.
 Existen signos de
aceptación del cambio.
 Existe por parte de las
audiencias el desafío de
continuar el proceso de
cambio.
 Existe un compromiso completo por
parte de la audiencia para llevar
adelante el cambio.
Compromiso
Aceptación
Comprensión
Conocimiento
Tiempo

14. Factores de éxito de la implementación
• Las personas utilizarán la solución si entienden claramente cuáles
son sus beneficios
• Solamente aceptarán comprometerse con el cambio si perciben un
modelo en sus supervisores
• Los cambios actitudinales, requieren un continuo refuerzo por parte
de los facilitadores o agentes del cambio.

15. ¿Cuál es tu rol como agente del cambio?
• Veamos los 4 roles a asumir por los agentes de cambio, para
asegurar el éxito de esta implementación:
Acompañar
y entender
Informar,
promover
e incentivar
Identificar,
canalizar y
alertar
Gestionar

16. ¿Cuál es tu rol como agente del cambio?
•
Acompañar y Entender
• analizando los impactos del proceso de implementación
en cada persona de su sector
• detectando desafíos, obstáculos y acciones para
superarlos
• involucrándose y entendiendo las expectativas de los
Colaboradores
•
Informar, promover e incentivar
• presentando soluciones para adoptar nuevas
modalidades de trabajo
• comprometiendo a la gente a participar activamente en
el cambio
• transmitiendo los beneficios de la nueva “forma de
trabajar”

17. ¿Cuál es tu rol como agente del cambio?
•
Gestionar
• facilitando la adopción de la nueva forma de
trabajar
• transmitiendo la información de los avances
realizados
• monitoreando el proceso de cambio de las
personas en las diferentes etapas
•
Identificar, Canalizar y Alertar
• detectando las necesidades de los Colaboradores
que se vayan planteando en esta transición
• derivando inquietudes a los responsables de la
implementación

18. Herramientas para Facilitar el
Cambio- Kit del Agente
• ¿Qué herramientas contiene el KIT del Agente?
• Tareas del agente de cambio: agenda con las tareas del Agente día por día,
que te permitirán cumplir correctamente tu rol como “Agente del Cambio”.
• Herramientas para comunicar: modelos de mails para enviar a los equipos
• Herramientas para capacitar o dar soporte:
– Documentación formal del proyecto (procedimientos, Blueprints)
– Presentaciones del proyecto
– Video “Cambio de hábitos”
• Recursos complementarios: son capítulos de libros y recursos de humor
gráfico que te permitirán acceder a información adicional sobre el rol y y las
implicancias de liderar procesos de cambio.
• Check List de Lanzamiento: Son preguntas para entender el estado de ánimo
de las personas y su entorno en el día del lanzamiento.

19. Herramientas para Facilitar el
Cambio- Tareas del Agente
Fecha
Lunes 11 de
Junio
Herramientas Disponibles
Hito del Lanzamiento
Tareas del Agente de Cambio
Presentación Agentes de Cambio
Realizado (SI-NO)
Enviar Mail a su grupo diciendo que a
partir de este día Ustedes serán los
respresentantes del proyecto en el
Modelo de Mail
sector y que estan a su disposición
para cualquier consulta, duda o
sugerencia de parte de ellos.
Enviar por mail un estado de avance
Miércoles 13 de
Envío de Información del proyecto corto y breve sobre el proyecto
Junio
Preguntarle al 50% de las personas
informalmente si leyeron la
comunicación del día anterior y
cuales son sus inquietudes con el
Viernes 15 de
proyecto.
Encuesta verbal
Junio
Miércoles 20 de
Capacitación soporte Local
Junio
Viernes 22 de
Envío de Información del proyecto
Junio
Capacitar a los locales de cómo
cambian los procesos con la entrada
del SSG México
Enviar por mail un estado de avance
corto y breve sobre el proyecto
Modelo de Avance
Preguntas sugeridas
Comunicación del día 14 de
Junio
Invitación para Capacitación
Presentación para
capacitación
Modelo de Avance
Unidad de Venta Minorista – Lanzamiento
de la Nueva Herramienta de Gestión
| 19

20. Herramientas para Facilitar el Cambio –
Check List Implementación
Agentes de Cambio
Check List Implementación
Agente:
Preguntas
Las personas estan concientes de que hoy es el día 1 de operación del
SSG México
Todos saben lo que tienen que hacer
Estan tranquilos ante el cambio, no muestran preocupación
% de a cuerdo
100%
20%
10%
Saben que pueden acudir a mi por ayuda
50%
Saben quién es su soporte en el SSG México para los procesos que
operan
No se han presentado problemas técnicos que pararan la operación
No se han presentado problemas de procesos que no se han podido
operar
60%
0%
0%
Las personas han cambiado su estado de ánimo dada la implementación
Unidad de Venta Minorista – Lanzamiento
Las personas saben cual es la postura de los líderes en cuanto a la
de la Nueva Herramienta de Gestión
implementación del SSG México
0%
| 20
0%

21. Preguntas
Esta es tu oportunidad!!