Manual de normas y procedimientos

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEL
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
ÍNDICE
ÍNDICE 2
PRESENTACIÓN 3
OBJETIVOS DEL MANUAL 4
General 4
Específicos 4
NORMAS DE MANTENIMIENTO 5
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA SOLICITUDES, PEDIDOS Y
ÓRDENES 12
1. Procedimiento: “Pedido a Almacén de Suministros” 13
2. Procedimiento: “Pedido a Almacén de Farmacia” 14
3. Procedimiento: Compra de Repuestos o Materiales por “Orden de
Compra” 16
4. Procedimiento: Compra de materiales y repuestos con “Vale de Caja
Chica” 17
5. Procedimiento de solicitud de servicios a mantenimiento. 21
6. Procedimiento: “Ejecución de una rutina de mantenimiento preventivo” 22
7. Procedimiento: “Ejecución de una rutina de mantenimiento Correctivo” 23
FLUJOGRAMAS 25
FORMULARIOS 39
Solicitud de Pedidos al Almacén de Materiales y Suministros 40
Solicitud de Pedidos al Almacén de Materiales y Suministros 41
Solicitud de Pedidos al Almacén de Farmacia 43
Solicitud de Orden de Compra. 45
Solicitud de Vale de Caja Chica. 47
Vale Mantenimiento. 49

Ordenes de trabajo 51
Formatos de documentación técnica para controles de mantenimiento 52
PRESENTACIÓN
El concepto de sistema de mantenimiento, exige estandarizar los pasos y
procedimientos para llevar a cabo las tareas operativas y administrativas,
relacionadas con la conservación y mantenimiento de la infraestructura y los
equipos, de un establecimiento de salud.
Bajo este concepto se realiza el siguiente Manual de Normas y Procedimientos
del Departamento de Mantenimiento del Hospital General “San Juan de Dios”
con el objeto de establecer todos aquellos procedimientos de mantenimiento
que se utilizan en el lugar de trabajo y uniformalizar cada uno de ellos.
La información contenida en este manual es la siguiente:
• Normas de Mantenimiento: Son una serie de normas que los técnicos
deben cumplir al momento de realizar las operaciones técnicas de
mantenimiento.
• Descripción y Flujogramas de los distintos procedimientos que se llevan a
cabo en el departamento de mantenimiento para realizar actividades
administrativas relacionadas con el funcionamiento del mismo.
• Formatos de Documentos para llevar a cabo los distintos procedimientos
administrativos que se llevan a cabo en el departamento.
• Formatos de documentación técnica para recabar información técnica de
las distintas actividades de mantenimiento llevadas a cabo y llevar un control
de las mismas.

El
responsable de la implementación de estos procedimientos es el jefe de
Mantenimiento con el apoyo del Gerente de mantenimiento y Servicios
Generales.
OBJETIVOS DEL MANUAL
General
• Dar a conocer todas las normas y procedimientos administrativos que tiene
contemplado el departamento de mantenimiento del Hospital General “San
Juan de Dios”.
Específicos
• Conocer todos los procedimientos administrativos realizados en el
departamento de mantenimiento como lo son: orden de compra, pedido de
materiales y suministros, pedidos al almacén de farmacia.
• Describir el uso específico de cada uno de los formatos que se utiliza para
el control de mantenimiento que son parte de la documentación técnica
administrativa que maneja el departamento.
• Conocer las normas específicas del departamento de mantenimiento con
relación al trabajo y la seguridad en el trabajo.
NORMAS DE MANTENIMIENTO
Normas Generales

• Toda persona debe dar cuenta al correspondiente supervisor de los
trabajos a realizar y debe obtener el permiso correspondiente.
• Debe avisar de cualquier condición insegura que observe en su trabajo y
advertir de cualquier defecto en los materiales o herramientas a utilizar.
• Quedan prohibidas las acciones temerarias (mal llamadas actos de
valentía), que suponen actuar sin cumplir con las Reglamentaciones de
Seguridad y entrañan siempre un riesgo inaceptable.
• No hacer bromas, juegos o cualquier acción que pudiera distraer a los
operarios en su trabajo.
• Cuando se efectúen trabajos en instalaciones de Baja Tensión, no podrá
considerarse la misma sin tensión si no se ha verificado la ausencia de la
misma.
Normas Específicas Para El Empleo Y Conservación Del Material De
Seguridad
• Casco de seguridad
Es obligatorio para toda persona que realice trabajos en instalaciones
eléctricas de cualquier tipo.
• Anteojos de protección o máscara protectora facial
El uso es obligatorio para toda persona que realice un trabajo que encierre
un riesgo de accidente ocular tal como arco eléctrico, proyección de gases,
partículas, etc.

• Guantes dieléctricos
Deben verificarse frecuentemente, asegurarse que están en buen estado y
no presenta huellas de roturas, desgarres ni agujeros. Todo guante que
presente algún defecto debe ser descartado. Deben ser protegidos del contacto
con objetos cortantes o punzantes con guantes de protección mecánica.
Conservarlos en estuches
adecuados.
• Cinturón de seguridad
El material de los cinturones será sintético. No deben ser de cuero. Debe
llevar todos los accesorios necesarios para la ejecución del trabajo tales como
cuerda de seguridad y soga auxiliar para izado de herramientas. Estos
accesorios deben ser verificados antes de su uso, al igual que el cinturón,
revisando particularmente el reborde de los agujeros previstos para la hebilla
pasacinta de acción rápida. Verificar el estado del cinturón: ensambles sólidos,
costuras, remaches, deformaciones de las hebillas, moquetones y anillos. Los
cinturones deben ser mantenidos en perfecto estado de limpieza y guardados
en lugares aptos para su uso posterior.
• Verificadores de ausencia de tensión
Se debe verificar, antes de su empleo, que el material está en buen estado.
Se debe verificar antes y después de su uso que la cabeza detectora funcione
correctamente. Para la utilización de estos aparatos es obligatorio el uso de los
guantes dieléctricos de la tensión correspondiente.
• Escaleras

Se prohíbe utilizar escaleras metálicas para trabajos en instalaciones
eléctricas o en su proximidad inmediata, si tiene elementos metálicos
accesibles.
• Dispositivos de puesta a tierra y en cortocircuito
La puesta a tierra y en cortocircuito de los conductores, aparatos o partes
de instalaciones sobre las que se debe efectuar un trabajo, debe hacerse
mediante un dispositivo especial diseñado a tal fin. Las operaciones se deben
realizar en el siguiente orden:
Asegurarse de que todas las piezas de contacto, así como los conductores
del dispositivo, estén en buen estado.
Siempre conectar en primer lugar el morseto de cable de tierra del
dispositivo, utilizando guante de protección mecánica, ya sea en la tierra
existente de las instalaciones o bien en una jabalina especialmente clavada en
el suelo.
Fijar las pinzas de conexión de los conductores de tierra y cortocircuitos
sobre cada uno de los conductores de la instalación utilizando guantes de
protección dieléctrica y mecánica.
Para quitar los dispositivos de puesta a tierra y en cortocircuito operar
rigurosamente en el orden inverso, primero el dispositivo de los conductores y
por último el de tierra.
Señalizar el lugar donde se coloque la tierra, para individualizarla
perfectamente.

• Guantes y mascarillas médicas.
Cuando se trabaja con equipo médico hospitalario por lo regular
este puede estar infectado por lo que se debe usar guantes y mascarillas en
todo momento.
• Rótulos de Seguridad
Cuando se trabaja con máquinas es necesario indicar por medio de un
rótulo la palabra “EQUIPO EN MANTENIMIENTO” para que el operario no
ponga a trabajar el mismo.
Normas en la Ejecución de Rutinas de Mantenimiento Preventivo
Esta etapa incluye todas aquellas acciones que se llevarán a cabo para cumplir
con las rutinas de mantenimiento preventivo establecidas para cada equipo. En
esta etapa se detallará la realización de todas las actividades de mantenimiento
preventivo contempladas dentro de la planeación y programación.
La ejecución de las actividades de mantenimiento preventivo las llevará a cabo
el técnico de mantenimiento. La orden de ejecución de las tareas la girará el
jefe de departamento detallando en ella las rutinas necesarias para llevar a
cabo el mantenimiento preventivo del equipo.
Debido a la importancia del mantenimiento preventivo en la prolongación de la
vida útil de los equipos, y en el mantenimiento de su funcionamiento adecuado,
se han determinado diez pasos generales que debe poseer una rutina de
mantenimiento.
1. Inspección de condiciones ambientales

2. Limpieza integral externa
3. Inspección externa del equipo *
4. Limpieza integral interna
5. Inspección interna *
6. Lubricación y engrase *
7. Reemplazo de ciertas partes
8. Ajuste y calibración *
9. Revisión de seguridad eléctrica *
10. Pruebas funcionales completas *
* Acciones que involucran posible verificación funcional.
1. Inspección de las condiciones ambientales en las que se encuentra el
equipo: Observar las condiciones del ambiente en las que se encuentra el
equipo, ya sea en funcionamiento o en almacenamiento. Los aspectos que se
recomienda evaluar son: humedad, exposición a vibraciones mecánicas,
presencia de polvo, seguridad de la instalación y temperatura.
Cualquier anormalidad o no cumplimiento de estas condiciones con lo
establecido, debe ser notificado como observación en la rutina, o
inmediatamente dependiendo de la situación, y siguiendo el procedimiento
especificado por el Jefe del Departamento de Mantenimiento.

2. Limpieza integral externa: Eliminar cualquier vestigio de suciedad,
desechos, polvo, moho, hongos, etc., en las partes externas que componen al
equipo, mediante los métodos adecuados según corresponda.
3. Inspección externa del equipo: Examinar o reconocer
atentamente el equipo, partes o accesorios que se encuentran a la vista, sin
necesidad de quitar partes, tapas, etc., tales como mangueras, chasis, rodos,
cordón eléctrico, conector de alimentación, para detectar signos de corrosión,
impactos físicos, desgastes, vibración, sobrecalentamiento, fatiga, roturas,
fugas, partes faltantes, o cualquier signo que obligue a sustituir las partes
afectadas o a tomar alguna acción pertinente al mantenimiento preventivo o
correctivo.
Esta actividad podría conllevar de ser necesario, la puesta en
funcionamiento de un equipo o de una parte de éste, para comprobar los
signos mencionados en el párrafo anterior.
Actividades involucradas:
• Revisión del aspecto físico general del equipo y sus componentes, para
detectar posibles impactos físicos, maltratos, corrosión en la carcasa o
levantamiento de pintura y cualquier otro daño físico. Esto incluye viñetas y
señalizaciones, falta de componentes o accesorios, etc.
• Revisión de componentes mecánicos, para determinar falta de lubricación,
desgaste de piezas, sobrecalentamiento, roturas, etc. Esto incluye los sistemas
neumáticos e hidráulicos, en los cuales también es necesario detectar fugas en
el sistema.
• Revisión de componentes eléctricos. Esto incluye: Cordón de alimentación:
revisar que este se encuentre íntegro, sin dobleces ni roturas, o cualquier signo
de deterioro de aislamiento, el toma deberá ser adecuado al tipo y potencia

demandada por el equipo y debe hacer buen contacto con el toma de pared.
Hacer mediciones con un multímetro si es necesario acerca de la conductividad
del mismo, estado del portafusibles, etc.
4. Limpieza integral interna: Eliminar cualquier vestigio de suciedad,
desechos, polvo, moho, hongos, etc., en las partes internas que componen al
equipo, mediante los métodos adecuados según corresponda.
• Limpieza de superficie interna utilizando limpiador de superficies líquido,
lija, etc.
• Limpieza de residuos potencialmente infecciosos utilizando sustancias
desinfectantes.
• Limpieza de tabletas electrónicas, contactos eléctricos, conectores,
utilizando limpiador de contactos eléctricos, aspirador, brocha, etc.
5. Inspección interna: Examinar o reconocer atentamente las partes internas
del equipo y sus componentes, para detectar signos de corrosión, impactos
físicos, desgastes, vibración, sobrecalentamiento, fatiga, roturas, fugas, partes
faltantes, o cualquier signo que obligue a sustituir
las partes afectadas o a tomar alguna acción pertinente al mantenimiento
preventivo o correctivo.
Actividades involucradas:
• Revisión general del aspecto físico de la parte interna del equipo y sus
componentes, para detectar posibles impactos físicos, maltratos, corrosión en
la carcasa o levantamiento de pintura, cualquier otro daño.
• Revisión de componentes mecánicos, para determinar falta de lubricación,
desgaste de piezas, sobrecalentamiento, roturas, etc. Esto incluye los sistemas
neumáticos e hidráulicos, en los cuales también es necesario detectar fugas en

el sistema.
• Revisión de componentes eléctricos y electrónicos, para determinar falta o
deterioro del aislamiento, de lo cables internos, conectores etc., que no hayan
sido verificados en la revisión externa del equipo, revisando cuando sea
necesario, el adecuado funcionamiento de estos con un multímetro. Para los
componentes electrónicos inspeccionando de manera visual y táctil si es
necesario, el posible sobrecalentamiento de estos.
6. Lubricación y engrase: Lubricar y/o engrasar ya sea en forma directa o a
través de un depósito, motores, bisagras, baleros, y cualquier otro mecanismo
que lo necesite.
7. Reemplazo de ciertas partes: La mayoría de los equipos tienen partes
diseñadas para gastarse durante el funcionamiento del equipo, de modo que
prevengan el desgaste en otras partes o sistemas del mismo. El reemplazo de
estas partes es un paso esencial del mantenimiento preventivo, y puede ser
realizado en el momento de la inspección.
8. Ajuste y calibración: En el mantenimiento preventivo es necesario ajustar y
calibrar los equipos, ya sea ésta una calibración o ajuste mecánico, eléctrico, o
electrónico. Para esto deberá tomarse en cuenta lo observado anteriormente
en la inspección externa e interna del equipo, y de ser necesario poner en
funcionamiento el equipo y realizar mediciones de los parámetros más
importantes de éste, de modo que éste sea acorde a normas técnicas
establecidas, especificaciones del fabricante, o cualquier otra referencia para
detectar cualquier falta de ajuste y calibración.
9. Pruebas funcionales completas: Además de las pruebas de funcionamiento
realizadas en otras partes de la rutina, es importante poner en funcionamiento
el equipo en conjunto con el operador.

10. Revisión de seguridad eléctrica: La realización de esta prueba, dependerá
del grado de protección que se espera del equipo en cuestión.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PARA SOLICITUDES, PEDIDOS Y ÓRDENES
Pedido al almacén general de materiales y suministros:
Este documento se utiliza para solicitar repuestos, materiales o suministros
necesarios para la realización de mantenimiento preventivo, predictivo o
reparaciones por avería en equipos o maquinaria industriales utilizados en el
hospital.
Pedido al almacén general de farmacia:
Similar al documento anterior. Este es utilizado, para solicitar al almacén
General de farmacia: repuestos, materiales o suministro necesarios para la
reparación de equipo médico o para realizar el mantenimiento preventivo
programado a estos equipos.
Compra de repuestos y materiales por Orden de Compra:
Se utiliza para obtener materiales o repuestos que no se encuentran en el
almacén de materiales y suministros, necesarios para reparaciones especificas.
Compra de materiales y repuestos con Vale de caja chica:
Se utiliza para comprar materiales y repuestos necesarios para reparaciones
urgentes, verificando la falta de existencia en el almacén de materiales y
suministros. Los vales de caja chica deben ir acompañados de tres

cotizaciones mínimo y su monto no debe exceder los cuatro mil quetzales (Q.
4,000.00), de lo contrario se debe realizar una Orden de Compra para la
obtención de los materiales necesarios.
Formatos para registro y control interno
o Préstamo y Devolución de herramienta
o Solicitud de insumos y reposición de herramienta
o Ficha técnica de los equipos
o Reporte semanal de actividades
o Reporte mensual de actividades
o Historial de repuestos
o Historial de mantenimiento de equipo
o Historial de lubricación de los equipos
1. Procedimiento: “Pedido a Almacén de Suministros”
|Responsable |Paso No. |Operación
|
|Asistente Administrativo |1. |Elaboración de una lista de los
materiales y suministros requeridos. Llenar un |
| | |formulario de “Pedido de Materiales y
Suministros”, con original y cuatro copias |
| | |(Original: Kardex, Duplicado: Almacén,
Triplicado: Auditoria, Cuadriplicado: Persona que |
| | |autoriza, Quintuplicado: Interesado); donde
se detallará el pedido como indique el formato|
|
| |del formulario, el cual deberá estar
completamente y adecuadamente elaborado y al final de|

|materiales y suministros | |al pedido realizado.
|
|Almacén general de
|9. |El encargado del almacén que realiza la entrega de los
materiales sella y firma de |
|materiales y suministros | |entregado el formulario de pedido de
materiales y suministros y la persona que |
| | |recibe los materiales deberá firmar de recibido
en el mismo formulario. |
|Departamento de |10. |La persona que firmó y recibió los
materiales del almacén los trasladará a la |
|mantenimiento | |bodega de mantenimiento, donde se les
da ingreso y se almacenan hasta programar su |
| | |uso.
|
2. Procedimiento: “Pedido a Almacén de Farmacia”
|
|Asistente Administrativo |1. |Elaboración de lista materiales y
suministros médicos requeridos, llenar el formulario|
| | |“Pedido de Almacén de Farmacia”, en
original y cuatro copias (Blanco: Kardex, Celeste: |
| | |Almacén de Farmacia, Amarillo: Solicitante,
Rosado: Auditoria, Verde: Quien Firme); el |
| | |cual deberá estar completamente y
adecuadamente elaborado y al final de cada |
| | |requerimiento escribir (ultima línea).
|

Almacén de Farmacia, con nombre completo, sello y firma |
| | |en la parte inferior del formulario “Pedido a
Almacén de Farmacia”. |
|Almacén de Farmacia |8. |El almacén recibe el pedido y
verifica que los materiales y suministros pedidos se |
| | |encuentren en existencia.
|
|Almacén de Farmacia |9. |El almacén despacha y descarga
del inventario los materiales y suministros pedidos por |
| | |el departamento de mantenimiento, para lo
cual firma de entregado en la parte inferior |
| | |del formulario, con nombre completo, firma del
encargado de la entrega. |
|Departamento de |10. |La persona que recibe el material
deberá colocar su nombre completo y firma en la |
|Mantenimiento | |casilla de Recibió conforme en la parte
inferior del formulario “Pedido a Almacén de |
| |
|Farmacia.” |
| | |La persona que recibió el material lo traslada
a la bodega de mantenimiento en donde |
| | |ingresa el material y permanecerá hasta su
utilización. |
3. Procedimiento: Compra de Repuestos o Materiales por “Orden de Compra”
|
|Asistente Administrativo |1 |Elabora una orden de compra
según solicitud y detallando el repuesto o |

garantizando que fue recibida por el |
| | |departamento de mantenimiento.
|
|Asistente Administrativo |5 |Clasifica previamente los vales,
en base al área o taller que realizara |
| | |la tarea solicitada, según las tareas diarias
programadas y entrega el o |
| | |los vales al supervisor del área técnica
respectiva. |
|Supervisor de Área |6 |Traslada el vale al taller específico
asignado para la realización del |
| | |trabajo solicitado y determina la prioridad
de los trabajos solicitados |
| | |para asignar al técnico o operario y los
materiales necesarios para cada |
| | |trabajo.
|
|Técnico operario |7 |Realiza el trabajo solicitado en el
vale de Solicitud de Servicio de |
| | |Mantenimiento y detalla al reverso de este
documento, los materiales |
| | |utilizados, tiempo de realización y el
nombre de las personas que |
|
| |realizaron el trabajo. |
6. Procedimiento: “Ejecución de una rutina de mantenimiento preventivo”
|

FORMULARIOS
[pic]
Instructivo para llenar la solicitud de Pedidos al Almacén de Materiales y
Suministros
FORMULARIO: SOLICITUD AL ALMACEN DE SUMINISTROS.
USO: Pedidos al Almacén
de Suministros de repuestos, materiales, suministros, servicios
específicamente del Departamento de Mantenimiento como cojinetes,
fusibles, material de oficina entre otros.
RESPONSABLE: Asistente administrativo.
CAMPOS:
|Número |Nombre |Contenido
|
|1 |Fecha |Fecha en que se hace la solicitud
|
|2 |Sírvase despachar productos a: |Departamento, sección o
unidad que realiza la solicitud o pedido. |
|3 |Cantidad solicitada |Cantidad en números del material,
repuestos o suministros solicitados. |
|4 |Descripción |Descripción de los materiales
solicitados detallando las especificaciones |
| | |de los mismos.

|
|4 |Jefe que solicita |Nombre completo del Jefe de
Sección, Departamento o Unidad que hace la |
| | |solicitud colocando el sello respectivo del
departamento. |
|5 |Firma |Firma del Jefe de Sección,
Departamento o Unidad que hace la solicitud. |
|6 |Gerente de Mantenimiento y Servicios |Nombre completo del
Gerente de Mantenimiento y Servicios Generales |
| |Generales |encargado de dar el visto bueno al
pedido. |
|7 |Recibió conforme: |Nombre completo de la persona
que recibe el material solicitado. Este |
| | |espacio será llenado únicamente cuando el
almacén despache el pedido hecho.|
|8 |Firma |Firma de la persona que recibió el
material solicitado. Este espacio será |
| | |llenado únicamente cuando el almacén
despache el pedido hecho. |
Nota: Los demás espacios no descritos son espacios reservados para el
trámite que realiza el personal de Almacén de Suministros y Kardex.
[pic]
Instructivo para llenar la solicitud de Pedidos al Almacén de Farmacia
FORMULARIO: SOLICITUD AL ALMACEN DE FARMACIA.
USO: Pedidos

Médico encargado de dar el visto bueno al |
| | |pedido.
|
|10 |Firma |Firma de Visto bueno del Sub Director
Médico. |
|11 |Recibió conforme: |Nombre completo de la persona
que recibe el material solicitado. Este |
| | |espacio será llenado únicamente cuando el
almacén despache el pedido. |
|12 |Firma
|Firma de la persona que recibió el material solicitado. Este
espacio será |
| | |llenado únicamente cuando el almacén
despache el pedido hecho. |
trámite que realiza el personal de Almacén de Farmacia y Kárdex.
[pic]
Instructivo para llenar la solicitud de Orden de Compra.
FORMULARIO: SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA.
USO: Pedidos de órdenes de compra de repuestos, materiales y equipos cuyo
valor sea mayor de Q.4000.00.
CAMPOS:

Nota: Los demás campos están reservados exclusivamente para los trámites
que se realicen en otros departamentos como Presupuestos, Contabilidad,
Gerencia Financiera y Dirección Ejecutiva.
HOSPITAL GENERAL “SAN JUAN DE DIOS”
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
VALE DE MANTENIMIENTO
Vale NO.
Recibido:
Servicio que Requiere el trabajo: ext.
Firma del Servicio: Sello:
Trabajo Solicitado:
Llene esta información únicamente después de que se haya llevado a cabo el
trabajo solicitado:
Fecha en que se realizó el trabajo
VoBo. Del Servicio que solicitó el trabajo: (f)
ANVERSO
SECCIÓN RESERVADA AL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
Taller al que se asigna el trabajo:

|
|
|
|
|
|
REVERSO
Instructivo para llenar la solicitud de Vale Mantenimiento.
FORMULARIO: VALE DE MANTENIMIENTO.
USO: Utilizado por los servicios y áreas del hospital para solicitar reparaciones
de mobiliario y equipos de oficina, solicitud de mantenimiento de maquinaria,
equipos industriales y equipos médicos
CAMPOS:
|
|ANVERSO: Casillas utilizadas por el servicio para solicitar un trabajo.
|
|1 |Vale No. |Número correlativo correspondiente,
asignado al ingresar al Departamento de |
| | |Mantenimiento.
|
|2 |Servicio que requiere el trabajo |Nombre del servicio que solicita la

Vobo. Supervisor de Mtto.
Vobo. Jefe del departamento Sello:
Instructivo para llenar Ordenes de trabajo
FORMULARIO: ORDEN DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
PROGRAMADO.
USO: Cuando se giran por el Departamento de Mantenimiento ordenes de
trabajo para la realización de mantenimientos preventivos programados.
CAMPOS:
|
|1 |Número de Orden |Hace referencia al número de
documento asignado de acuerdo a un orden correlativo |
| | |que se guardará.
|
|2 |Área |Área, sección o departamento en que se
llevará a cabo el mantenimiento. |
|3 |Técnicos designados |Listado de nombres de los técnicos
designados para la realización del mantenimiento|
| | |preventivo o en su defecto del taller designado.
|
|4 |Datos técnicos del equipo |Datos técnicos propios del equipo
como tipo de equipo, marca, modelo, serie entre |
| | |otros.

Formatos de documentación técnica para controles de mantenimiento
FORMATO: FICHA TÉCNICA DEL EQUIPO.
USO: Cada vez que se identifique un nuevo equipo para guardar información
técnica útil acerca de los equipos, para su identificación y posterior consulta de
información.
[pic]
FORMATO: HISTORIAL DE MANTENIMENTO.
USO: Cada vez que se practique algún tipo de mantenimiento en un equipo.
[pic]
FORMATO: HISTORIAL DE REPUESTOS.
USO: Cada vez que se practique un mantenimiento correctivo y que como
resultado de una inspección se llegue a la conclusión que es necesaria la
compra de un repuesto. También se usará este documento cada vez que se
produzca falla en un equipo y se requiera de un repuesto para su puesta en
marcha.
[pic]
FORMATO: REPORTE DE ACTIVIDADES
USO: Cada mes cuando se reporte todas aquellas actividades de
mantenimiento llevadas a cabo durante un periodo estipulado.
[pic]
-----------------------

FLUJOGRAMA
PEDIDO A ALMACEN DE SUMINISTROS
Página
1 de 2
Almacén general de materiales y suministros
Asistente administrativo
1
El almacén verifica que materiales y suministros pedidos tienen en existencia
Se lleva el pedido al almacén general de materiales y suministros.
Gerente de Mantenimiento y Servicios Generales
Sí
No
¿El Gerente de Mantenimiento da el visto bueno?
Se realizan las correcciones sugeridas por el Gerente de Mantenimiento y
Servicios Generales al pedido de materiales y suministros

Jefe de departamento
Sí
Se muestra el pedido al Gerente de Mantenimiento y Servicios Generales para
obtener su Visto Bueno.
No
Se realizan las correcciones sugeridas por el Jefe de Departamento al pedido
de materiales y suministros
¿El jefe de departamento da el visto bueno?
Se muestra el pedido al jefe de departamento para obtener su Visto Bueno.
Elaboración de lista materiales y suministros requeridos y elaboración de una
orden utilizando el formato para el pedido.
Inicio
FLUJOGRAMA
PEDIDO A ALMACEN DE SUMINISTROS
Página 2 de 2

Departamento de Mantenimiento
La persona que recibe el material lo ingresa a la bodega de mantenimiento
donde se le da ingreso al material y se almacena.
Fin
1
El almacén sella de entregado el pedido y la persona que recibe el material
deberá firmar el pedido de recibido.
Almacén de General de Materiales y Suministros.
El almacén despacha los materiales y suministros que tiene en existencia de
acuerdo al pedido realizado por el Departamento de Mantenimiento.
FLUJOGRAMA
PEDIDO A ALMACEN DE FARMACIA Página 1 de 2
1
Se muestra el pedido al Sub Director Médico para obtener su Visto Bueno.
¿El Sub Director Médico da el visto bueno?
Sí

Sí
Sub Director Médico
Se realizan las correcciones sugeridas por el Sub director Médico al pedido de
materiales y suministros médicos.
No
Se realizan las correcciones sugeridas por
el Gerente de Mantenimiento y Servicios Generales al pedido de materiales y
suministros médicos.
No

Se realizan las correcciones sugeridas por el Jefe de Departamento al pedido
de materiales y suministros médicos
Se muestra el pedido al jefe de departamento para obtener su Visto Bueno.
Elaboración de lista materiales y suministros médicos requeridos y
elaboración de una orden utilizando el formato para el pedido.
Inicio
FLUJOGRAMA
PEDIDO A ALMACEN DE FARMACIA Página 2 de 2
Almacén General de Farmacia.
El almacén verifica que materiales y suministros pedidos tienen en existencia
La persona que recibe el material lo ingresa a la bodega de mantenimiento

donde se le da ingreso al material y se almacena.
Fin
1
El almacén sella de entregado el pedido y la persona que recibe el material
deberá firmar el pedido de recibido.
Almacén de General de Farmacia.
El almacén despacha los materiales y suministros que tiene en existencia de
acuerdo al pedido realizado por el Departamento de Mantenimiento.
Se remite la orden de compra al Almacén de Suministros donde se verifica
existencia de lo solicitado
Se muestra la orden de compra al jefe de departamento para obtener su Visto
Bueno
FLUJOGRAMA
COMPRA DE REPUESTOS O MATERIALES POR ÓRDEN DE COMPRA
Página 1 de 2
1

Sí
Sí
No
Servicios Generales a la orden de compra.
No
Se realizan las correcciones sugeridas por el Jefe de Departamento a la orden
de compra.

Se procede a realizar cotizaciones del repuesto o material solicitado que se
adjuntarán a la orden de compra.
Elaboración de la orden de compra detallando el repuesto o material necesario
utilizando el formato estipulado
para la orden.
Inicio
Los materiales y repuestos comprados ingresan al almacén de Suministros y se
llama al departamento de mantenimiento para que obtener visto bueno.
Departamento de Compras
El Departamento de compras realiza los trámites correspondientes a la compra
requerida.
Sí
No
¿Se aprueba definitivamente la orden de compra de los materiales o repuestos
solicitados?
Asistente Administrativo

Jefe de Almacén General de Suministros y Materiales.
No
Sí
Jefe de Almacén General de Suministros y Materiales.
Se Rechaza la orden de compra y se sugiere realizar un pedido de materiales y
suministros.
¿Hay existencia de los repuestos o materiales incluidos en la orden de compra
en Almacén?
FLUJOGRAMA
COMPRA DE REPUESTOS O MATERIALES POR ÓRDEN DE COMPRA
Página 2 de 2
Se sella la orden de compra haciendo constar que no se tiene en existencia lo
solicitado en la orden.
Jefe de Departamento de Mantenimiento
Se rechaza definitivamente la orden de compra.
Fin
1
Se llama al Jefe de Departamento para que firme la orden definitiva de compra

de lo solicitado
Se remite la orden de compra adjuntando las cotizaciones al departamento de
compra para que realice los trámites correspondientes.
Se remite el vale por caja chica al Almacén de Suministros donde se verifica
existencia de lo solicitado.
Se remite al Jefe del Departamento para revisión y firma del vale por caja
chica.
FLUJOGRAMA
COMPRA DE REPUESTOS O MATERIALES POR CAJA CHICA Página 1 de
4
1
Sí
Sí

No
Servicios Generales al vale por caja chica.
Jefe de Departamento
No
Se realizan las correcciones sugeridas por el Jefe de Departamento al vale por
caja chica.
Se procede a realizar cotizaciones del repuesto o material solicitado que se
adjuntarán al vale por caja chica.
Elaboración vale por caja chica detallando el repuesto o material necesario
utilizando el formato

estipulado.
.
Inicio
Se remite el vale de caja chica al Gerente Financiero para su visto bueno.
2
Dirección Ejecutiva
Se remite el vale de caja chica a Presupuestos donde se asigna renglón de
financiamiento.
Se elabora recibo de caja chica.
Se cotiza el repuesto o material requerido.
Se firma el vale por caja chica y se remite al Departamento de Mantenimiento
para elaboración de recibo.

Sí
No
¿La dirección ejecutiva aprueba la compra por caja chica de lo solicitado?
Jefe de Almacén general de suministros y materiales.
No
Sí
Jefe de Almacén general de suministros y materiales.
Se Rechaza el vale de caja chica y se sugiere realizar un pedido de
materiales y suministros.
¿Hay existencia de los repuestos o materiales incluidos en el vale de caja chica
en Almacén?
FLUJOGRAMA
COMPRA DE REPUESTOS O MATERIALES POR CAJA CHICA Página 2
de 4
Se sella el vale por caja chica haciendo constar que no se tiene en existencia lo
solicitado en la orden.
La dirección ejecutiva pide que se realicen más cotizaciones.

1
Se remite el vale por caja chica adjuntando cotizaciones a la Dirección
Ejecutiva para verificación y visto bueno.
Empresa Surtidora
Departamento de Contabilidad
3
Se remite el original de la factura y el vale de caja chica a contabilidad para
obtener su visto bueno.
Se remite el original de la factura y el vale de caja chica al Gerente Financiero
para obtener su visto bueno.
Se remite el original de la factura y el vale de caja chica al jefe de
departamento para que justifique el uso del material y ponga su visto bueno.
La empresa procede a la entrega del material al Departamento de

Mantenimiento y firman de recibido el cheque.
El Departamento de Mantenimiento llama a la empresa donde se comprará el
pedido del vale de caja chica autorizado para que entregue el material y recoja
el cheque correspondiente.
Contabilidad extiende el cheque y lo remite junto con el vale y la papelería al
Departamento de Mantenimiento.
Se remite el vale de caja chica a la Sección de Contabilidad donde se realiza
el trámite para extender cheque.
FLUJOGRAMA
COMPRA DE REPUESTOS
O MATERIALES POR CAJA CHICA Página 3 de 4
21
Almacén de Suministros

Fin
Se remite el original de la factura y el vale de caja chica a Contabilidad para
obtener su visto bueno.
Se remite el original de la factura y el vale de caja chica al Gerente Financiero
para obtener su visto bueno.
Se remite la papelería firmada por Almacén de Suministros a Contabilidad,
donde se liquida el vale de caja chica.
Almacén de suministros da ingreso oficialmente al material y pone su visto
bueno a toda la papelería anterior.
Se remite el original de la factura, sus cinco copias, el pedido de materiales, los
materiales ingresados con anterioridad y el vale de caja chica al almacén de
suministros.
Se procede a realizar un pedido de materiales especificando en él lo que
contiene la factura original.
Se procede a sacar cinco copias de lado a lado de la factura original.
FLUJOGRAMA
COMPRA DE REPUESTOS O MATERIALES POR CAJA CHICA Página 4
de 4
3

Anota cualquier anomalía o dato de interés en el espacio de observaciones de
los documentos técnicos
Verifica el funcionamiento del equipo
Desarrolla y registra el protocolo (rutina) del mantenimiento preventivo que
indica la orden.
Va al servicio, pide autorización y lo traslada
Va al servicio y lleva todo lo necesario para ejecutar el mantenimiento
preventivo
¿Es necesario trasladar el equipo al taller?
Identifica el servicio y ambiente en que se encuentra el equipo
Prepara el material, herramientas, equipo y repuestos necesarios para ejecutar
el mantenimiento preventivo
Consulta ficha técnica del equipo y documentación.
Consulta orden de trabajo a realizar
Realiza orden de trabajo para ejecución de MP.
Inicio
No
Sí

Técnico de Mantenimiento
Jefe de Mantenimiento
1
FLUJOGRAMA
EJECUCIÓN DE UNA RUTINA DE MANTENIMIIENTO
PREVENTIVO Página 1 de 2
No

Sí
Técnico
de Mantenimiento
Supervisor de Mantenimiento
Sí
FLUJOGRAMA
PREVENTIVO Página 2 de 2

1
Fin
No
Archiva en el expediente del equipo la documentación técnica y la orden de
trabajo
Agrega a la ficha de vida, el historial de mantenimiento, hojas de lubricación o
historial de repuestos, la descripción del trabajo realizado
Notifica al jefe de las observaciones encontradas en el desarrollo del
mantenimiento preventivo (si las hubiera).
Supervisa el trabajo realizado y firma la orden de trabajo.
Solicita firma al jefe de servicio respectivo
Hace una prueba de funcionamiento ante el jefe de servicio u operador del
equipo
Se asegura de dejar limpio el lugar donde se trabajó
Lleva el equipo al servicio
¿El mantenimiento preventivo se realizó en el taller?
Firma de realizado en el protocolo de la orden de trabajo

Anota todos los datos técnicos requeridos de la documentación del equipo
(historial de mantenimiento, historial de lubricación, historial de repuestos).
No
Sí
No
Sí
Jefe de Mantenimiento
Departamento Mantenimiento

FLUJOGRAMA
CORRECTIVO Página 1 de 1
Fin
Archiva la orden o el vale.
Agrega información a la documentación técnica del equipo
Brinda seguimiento a la compra.
Pone la orden o vale en lista y archivos pendientes
Incluye lista de repuestos en la lista de próxima compra
Gestiona compra inmediata.
¿Es urgente la reparación?
Haga la requisición correspondiente.

Solicita firma de aceptación del trabajo del jefe del servicio y al supervisor.
Realiza prueba de funcionamiento ante supervisor y jefe del servicio.
Ejecuta la orden de trabajo o vale asignado.
¿Cuenta la bodega con repuestos ¿requeridos?
¿Se requieren materiales y/o repuestos?
Inspecciona y revisa estado de magnitud del trabajo solicitado
Consulta ficha técnica del equipo
Recibe orden o vale
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