6. •
Lo primero –y fundamental– es realizar un
inventario de necesidades. Según se explica en el libro
Optimizando las compras, de R. Perrotin y P. Heusschen,
“no todas las compras representan retos idénticos”. Por eso,
debemos saber qué necesitamos, en qué cantidad, en qué
momento y a qué precio.
•
Después de saber qué necesitamos comprar, habrá que decidir a
quién. Hay proveedores de dos tipos: los que ofrecen liderazgo en costes y
los que ofrecen la mejor calidad. O lo que es lo mismo: aquéllos que son
muy baratos, pero por los que no podemos poner la mano en el fuego porque
sean buenos, o aquéllos que son indudablemente buenos y estamos seguros
de que su precio es igual de alto. Entre ambos suministradores hay una serie
ilimitada de matices en función de la mayor presencia de una u otra
cualidad.

7. •
Llega entonces el momento de concertar
reuniones y entrevistas con distintos proveedores. “No le
pida a los candida- tos que vengan a verle. Preferentemente,
acuda usted a sus empresas y obsérvelos”, aconseja Charles
L. Gay en su libro La contratación de bienes y servicios .
Será una buena ocasión para observar su trabajo en directo
y recabar una valiosa información.
•
El estudio del CEF para EMPRENDEDORES aconseja
“mantener siempre más de un proveedor para cada producto que se
compre. Si él incurre en una rotura de stocks, por ejemplo, tu
empresa evitará no poder cumplir los plazos comprometidos con los
clientes”.
•
Otra conclusión del estudio pone el acento en la relevancia
del tamaño del proveedor. Se trata de una cuestión importante para
no crear “excesivas dependencias en la adquisición de determinados
productos vitales para el funcionamiento de una empresa”.

8. •
Lo primero que debemos valorar de un proveedor es la calidad de su producto.
Asimismo, hay que tener en cuenta el servicio que acompaña al producto.
Para mantener un control adecuado sobre estos
objetivos, el estudio del CEF asegura que se pueden desarrollar
sencillos sistemas de evaluación por medio de “herramientas
poco automatizadas, utilizando hojas de cálculo en las que se
haga un seguimiento de los pedidos realizados y los albaranes
recibidos”.
Por su parte, Perrotin y Heusschen indican que en este
control hay que valorar también cuestiones como la demora en
las entregas, las garantías vinculadas al producto, el precio, el
sistema de comunicación, la reputación corporativa del
proveedor, etcétera.