Plan estrategico superintendencia de notariado y registro

República de Colombia
Ministerio de Justicia y del Derecho
Superintendencia de Notariado y Registro

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO


AGENDA

1. Modelo de Planeación Estratégica de la SNR

2. Alineación e implementación estratégica

3. Resultados de la Etapa 1: Diagnóstico Estratégico

4. Resultados de la Etapa 2: Direccionamiento Estratégico

5. Resultados de la Etapa 3: Formulación Estratégica

6. Resultados de la Etapa 4: Operacionalización Estratégica


Modelo de Planeación Estratégica SNR

1 2 3 4 5 6


ALINEACIÓN E IMPLEMENTACION ESTRATÉGICA
VISIÓN
Cualitativo MISIÓN
VALORES

POLITICAS

OBJETIVOS
ESTRATEGICOS
Ciudadano/ Procesos Aprendizaje Finanzas
Cliente Internos de Organizacional
Sociedad Negocio

ESTRATEGIAS
(Criterios de logro)

Indicadores Resultados
Proyectos BPIN- Plan A. Gestión
Cuantitativo Plan de Capacitación
Plan Financiero
Plan de Informática


1. Modelo de Planeación Estratégica de la SNR

2. Alineación e implementación estratégica
AGENDA
3. Resultados de la Etapa 1: Diagnóstico Estratégico

4. Resultados de la Etapa 2: Direccionamiento Estratégico

5. Resultados de la Etapa 3: Formulación Estratégica

6. Resultados de la Etapa 4: Operacionalización Estratégica


PLAN NACIONAL DE DESARROLLO
1. Trámite Fácil Construcción Positiva: se apoyará la implantación del modelo de
Ventanilla Única de Registro en las principales ciudades del país.

2. Simplificación de Trámites: Continuar con la estrategia de Gobierno en Línea.

3. Política integral para la restitución de tierras

4. El esquema institucional actual de supervisión y control requiere de una
profunda reestructuración enfocada en la racionalización y simplificación del
sistema, maximizando el aprovechamiento de las facilidades comunes de las
instituciones.

5. Necesario rediseñar el esquema institucional de supervisión, vigilancia y
control. Alcanzar este objetivo requiere de esfuerzos en la creación de
infraestructuras comunes entre las superintendencias, así como el rediseño y
reasignación de las funciones de supervisión para que se ejerzan de acuerdo
y en estricta proporcionalidad con el origen del riesgo.


Resumen debilidades DOFA y CGR

- Falta de capacitación
- Necesidad de recurso humano
- La comunicación interna es débil
- Fortalecer el SIN y SIR
- Mejoramiento de la infraestructura física
- Trabajar en la motivación del personal
- Cultura funcional


LINEAMIENTOS DE LA ALTA DIRECCIÓN

Registro de baldíos (Proyecto de Ley) .

Proyecto para implementar el registro móvil en las zonas de difícil
acceso para que los campesinos inscriban sus títulos y se
conviertan en verdaderos propietarios de las tierras que habitan.

Convocatoria para concurso a 171 registradores de instrumentos
públicos del país.

Conformación de cinco regiones registrales

Consolidar el pago de los servicios de registro por medios
electrónicos.

Fortalecer las funciones de inspección, vigilancia y control


MISION PROPUESTA PEI 2012 – 2014

La Superintendencia de Notariado y Registro, como
responsable de la guarda de la Fe Pública, garantiza
mediante la orientación, inspección, vigilancia y control,
la seguridad jurídica y administración del servicio
público registral inmobiliario; así como la actividad
notarial. A partir de la innovación y efectividad en sus
procesos y calidad de los servicios ofrecidos a nuestros
clientes.


VISION PROPUESTA PEI 2012 – 2014

En el 2014 la SNR será una institución modelo en
la prestación del servicio público registral y en la
guarda de la Fe Pública. Líder en el proceso de
restitución, formalización y protección para que los
colombianos recuperen su tierra, con recurso
humano calificado y tecnología de punta.


VALORES PEI 2012 – 2014

Honestidad
Transparencia
Confianza
Compromiso
Oportunidad


POLÍTICAS PRÓPUESTAS SNR PEI 2012 – 2014
• Ser una institución ejemplo para que los colombianos recuperen
su tierra.
• Promover que la Fe Pública sea parte de la idiosincrasia de los
colombianos.
• Ejercer de forma efectiva supervisión al notariado y registro con
inspección, vigilancia y control.
• Formalizar, proteger y restituir los bienes urbanos y rurales a sus
verdaderos dueños.
• Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión.
• Administración eficiente de los recursos con total transparencia.
• Desarrollar y fortalecer las competencias del Recurso Humano.


VECTORES
Orientación, Inspección, Vigilancia y Control Notarial y
Registral: Función que debe desarrollar como
Superintendencia.

Organización, Administración y sostenimiento Registral:
Función que debe realizar como entidad que gerencia las
Oficinas de Registro e Instrumentos Públicos de todo el país.

Protección, Restitución y Formalización de Tierras:
Función que debe incorporar a su actuar por ser una política
gubernamental, esta actividad la debe desarrollar de manera
articulada con varios estamentos del Estado.

ARQUITECTURA PERSPECTIVAS
PERSPECTIVAS DESCRIPCIÓN
Representa los intereses de las personas naturales y jurídicas, nacionales y extranjeros que
CLIENTE: ACTORES
INTERESADOS utilizan los servicios de la SNR. En esta perspectiva se definen los objetivos estratégicos de
(CIUDADANOS, OFICINAS DE resultado, es decir, lo que traduce y operacionaliza la misión y visión de la SNR.
REGISTRO Y NOTARIAS),
VICTIMAS DESPOJADAS En este nivel se ubican los objetivos que generarán el impacto o valor agregado del Plan
SOCIEDAD Y ESTADO Estratégico a los clientes, a la Sociedad y al Estado.
Define los aspectos operativos funcionales de la SNR., ello se refiere justamente a las
funciones y procesos que tiene que mejorar la SNR para lograr los objetivos estratégicos de
PROCESOS impacto que propone en la perspectiva de Cliente de la SNR. En esta perspectiva se da
SERVICIOS especial relevancia a los aspectos misionales de la institución, de esta manera se enfoca en
plantear como se fortalecerán los servicios existentes y en crear nuevos servicios.
Describe la dimensión para gestionar y orientar la asignación de los recursos de la entidad, en
especial los recursos de inversión que apalancan el desarrollo de los proyectos.
FINANCIERA Adicionalmente propone objetivos que permitirán seguir aumentando el recaudo cobrado por
los servicios que presta.
Plantea los temas álgidos para la institución con el objeto de fortalecer el crecimiento y las
competencias del talento de manera integral, buscando una satisfacción de los servidores y un
compromiso con el Plan Estratégico.
APRENDIZAJE
Sustenta la necesidad de contar con las herramientas tecnológicas necesarias para facilitar la
CRECIMIENTO operación y el desarrollo de los servicios y el soporte para la operación de los procesos.
TECNOLOGÍA Asimismo, contempla las capas necesarias para garantizar la adecuada operación de las
herramientas tecnológicas, involucrando los requerimientos de hardware, comunicaciones y
redes.

MAPA ESTRATÉGICO SNR 2012 - 2014
VISION: En el 2014 la SNR será una institución modelo en la prestación del servicio publico registral y en la guarda de la fe pública. Líder en el proceso de restitución, formalización y
protección para que los Colombianos recuperen su tierra, con recurso humano calificado y tecnología de punta.
Orientación, Inspección,yVigilancia y
Ministerio de Justicia del Derecho Organización , Administración y Protección, Restitución y
Control Notarial y de Notariado y Registro
Superintendencia Registral sostenimiento Registral formalización de tierras
Cliente/Socie
dad/Estado

Posicionamiento de la Imagen Institucional - Transparencia
Proteger, restituir,
formalizar, investigar
Mejorar el índice de satisfacción al ciudadano / cliente
la situación de las
Generar superávit en el ingreso tierras de Colombia
de los servicios registrales

Garantizar la seguridad jurídica en los procesos registrales y notariales
Procesos-
servicios

Disminuir los tiempos de respuesta de las PQRS y Consultas Efectuar la
inspección
Fortalecer la orientación, Mejorar la calidad y la oportunidad de los control y
Inspección, vigilancia y servicios registrales vigilancia de
control Notarial y Registral las ORIP´S
Consolidar el SIG incluyendo todas las Oficinas de Registro

Gestionar y garantizar la estabilidad financiera
Financiero

Desarrollar e implementar un sistema de administración de riesgos financieros

Gestionar recursos de cooperación
internacional para el desarrollo de
proyectos
Aprendizaje / Crecimiento /

Generar soluciones de negocio de valor agregado basados en tecnología Desarrollar e implementar un
sistema de información que
Fortalecer y modernizar la plataforma tecnológica soporte la interoperabilidad
entre las entidades que tienen
Tecnología

competencia en la restitución,
Desarrollar los procesos de selección a través de concursos formalización y protección de
tierras

Diseñar e implementar una estructura organizacional para responder a los nuevos retos de la institución

Desarrollar un plan de capacitación enfocado a los nuevos retos de la institución

Fortalecer las competencias del talento humano Mejorar el clima organizacional

PRESUPUESTO PROYECTADO 2012 2014 SNR
PRESUPUESTO DE INGRESOS
RUBROS 2011 2012 2013 2014 Consol 2012 2014
INGRESOS CORRIENTES 481.967.373.000 521.468.200.390 564.380.269.172 611.003.827.242 2.178.819.669.805
VENTA DE BIENES Y SERVICIOS 425.158.000.000 462.954.546.200 504.111.205.357 548.926.691.513 1.515.992.443.071
APORTES OTRAS ENTIDADES 4.746.899.430 4.889.306.413 5.035.985.605 5.187.065.173 15.112.357.192
OTROS INGRESOS 2.342.500.000 2.412.775.000 2.485.158.250 2.559.712.998 7.457.646.248
FONDOS ESPECIALES 49.719.973.570 51.211.572.777 52.747.919.960 54.330.357.558 158.289.850.295
RECURSOS DE CAPITAL 202.230.800.000 183.251.454.500 169.504.017.740 172.027.361.025 524.782.833.265
RENDIMIENTOS FINANCIEROS 8.602.000.000 39.210.571.500 21.141.908.250 19.214.388.250 79.566.868.000
EXCEDENTES FINANCIEROS 193.628.800.000 144.040.883.000 148.362.109.490 152.812.972.775 445.215.965.265
OTROS RECURSOS DEL BALANCE 0 0 0 0 0
TOTAL 684.198.173.000 704.719.654.890 733.884.286.912 783.031.188.267 2.221.635.130.070

LEY 55 DE 1985 212.579.000.000 231.477.273.100 252.055.602.679 274.463.345.757 757.996.221.535

PRESUPUESTO EGRESOS
CONCEPTO 2011 2012 2013 2014 Consolidado 2012 2014
TOTAL PPTO FUNCIONAMIENTO 468.622.838.870 315.891.463.294 325.368.207.133 335.129.253.288 976.388.923.716
GASTOS DE PERSONAL 78.514.414.769 94.755.292.025 97.597.950.785 100.525.889.309 292.879.132.119
GASTOS GENERALES 19.738.174.000 24.499.843.078 25.234.838.371 25.991.883.522 75.726.564.971
TRANSFERENCIAS 370.370.248.090 196.636.326.179 202.535.415.964 208.611.478.443 607.783.220.587
TOTAL PPTO INVERSION 215.944.580.000 330.304.778.098 348.236.963.817 385.814.445.478 1.064.356.187.393
TOTAL PRESUPUESTO (I + F) 684.567.418.870 646.196.241.392 673.605.170.950 720.943.698.766 2.040.745.111.109
Para los años 2013 y 2014 presupuesto de funcionamiento se incrementa en 3%

PROYECTOS DE INVERSIÓN 2012 - 2014
PROYECTOS 2012 2013* 2014* 2012-2014
Reposicion y recuperacion de la
infraestructura registral del orden $ 4.200.000.000 $ 4.326.000.000 $ 4.455.780.000 $ 12.981.780.000
nacional
Estudio de vulnerabilidad y obras de
reforzamiento estructural en 140 $ 10.360.476.665 $ 9.370.574.647 $ 10.991.429.694 $ 30.722.481.006
oficinas de registro de instrumentos
publicos a nivel nacional
Adquisición lote y construcción sede de
notariado y registro del municipio de $ 2.000.000.000 $ - $ - $ 2.000.000.000
Facatativa departamento de
Cundinamarca
Sistematización y modernizacion de los $ 43.339.779.264 $ 40.000.000.000 $ 41.200.000.000 $ 124.539.779.264
servicios de la SNR a nivel nacional
Sistematización de los procesos $ 15.213.360.000 $ 15.669.760.800 $ 16.139.853.624 $ 47.022.974.424
administrativos y juridicos de la SNR
Diseño e implementación del modelo
tecnológico y de gestión para la $ 8.983.889.069 $ 9.073.727.960 $ 9.164.465.239 $ 27.222.082.268
ventanilla única de registro a nivel
nacional
Asistencia tecnica de la administración
central a la sistematización de oficinas $ 11.730.000.000 $ 12.081.900.000 $ 16.706.344.102 $ 40.518.244.102
de registro
Implementacion interrelación catastro $ 3.000.000.000 $ 3.090.000.000 $ 7.069.072.368 $ 13.159.072.368
registro nacional
SUB TOTAL $ 98.827.504.998 $ 93.611.963.407 $ 105.726.945.027 $ 298.166.413.432
Implantación convenio para ejecución
de proyectos de inversión para el sector
justicia en desarrollo de la Ley 55 de
1985 $ 168.137.878.100 $ 254.625.000.410 $ 280.087.500.451 $ 702.850.378.961
TOTAL $ 266.965.383.098 $ 348.236.963.817 $ 385.814.445.478 $ 1.001.016.792.393
*Marco de gasto mediano plazo


OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

PERSPECTIVA:
CLIENTE, SOCIEDAD Y ESTADO


PERSPECTIVA: CLIENTE, SOCIEDAD Y ESTADO

INDICADOR PROYECTOS
OBJETIVO CONCEPTUALIZACIÓN ESTRATEGIAS
ESTRATÉGICO ESTRATÉGICOS

Incrementar El mejoramiento 1) A través de la 1) Índice de 1) Proyecto de
el índice de continuo de la SNR implementación y satisfacción modernización –
satisfacción debe verse reflejado desarrollo del PEI. Actividad MECI
cliente / en el cliente. 2) Conocer los CALIDAD.
ciudadano requerimientos del
cliente / ciudadano
a fin de satisfacer
sus expectativas
(valor agregado).



INDICADOR PROYECTOS

Posicionamiento Generar un 1) Implementar Indicador de Proyecto de
de la imagen reconocimiento mecanismos percepción de la modernización –
institucional- dentro de la sociedad divulgación , ciudadanía Actividad MECI
transparencia sobre la gestión de la promocionando la CALIDAD.
entidad y la imagen
Índice de
transparencia de su institucional dentro
transparencia
labor. del marco de
por Colombia
transparencia por
Colombia



INDICADOR PROYECTOS

Generar Continuar 1) Implementar el Recaudo por Proyecto
superávit en el fortaleciendo los Sistema de cada uno de los Sistematización y
ingreso de los servicios de las Costeo ABC servicios modernización de los
servicios Oficinas de Registro, 2) Fortalecimiento registrales. servicios de la SNR –
registrales con el objeto de de las ORIPS Servicios/pagos Información
aumentar las metas 3) Auditorias a las por internet integrada y
de recaudo. ORIP´S centralizada del
registro público
inmobiliario



INDICADOR PROYECTOS

Proteger,
Restituir,
formalizar,
investigar la
situación de
las tierras en
Colombia



PERSPECTIVA:
PROCESOS - SERVICIOS


PERSPECTIVA: PROCESOS – SERVICIOS
INDICADOR PROYECTOS
Garantizar la Asegurar la Doctrina jurídica Proyectos de
seguridad jurídica normatividad acorde a las Ley aprobados
en los procesos necesaria para necesidades del sobre los
registrales y mejorar la gestión de estado presentado al
notariales la entidad Mejoramiento de Congreso
procesos
Fortalecimiento del Capacitación y
SIR y SIN actualización
jurídica


INDICADOR PROYECTOS
1) Socializar los aplicativos Índices de Sistematización de los
Fortalecer la Rediseñar los esquemas SAC e IRIS documental en evacuación, proyectos administrativos
orientación, de orientación, todos los funcionarios de la congestión,
Inspección, inspección, vigilancia y SNR. Prescripción
vigilancia , control, buscando 2) Sensibilizar a los en el uso archivos
control, Notarial establecer mecanismos de los aplicativos SAC – Fallos en
y Registral que se enfoquen más a IRIS. primera
las actividades de 3) Divulgar al ciudadano / instancia
prevención que a las Cliente sobre el uso y las Ratificación de
actividades disciplinarias bondades del SAC. fallos en 1ra.
4) Rediseñar el modelo de instancia
OIVC Notarial y Registral


INDICADOR PROYECTOS
1) Socializar los Tiempo Proyecto de
Disminuir los Entregar respuestas con aplicativos SAC e respuesta modernización –
tiempos de calidad y oportunidad a los IRIS documental PQRS Actividad MECI
respuesta a las clientes. en todos los Calidad CALIDAD.
PQRS y funcionarios de la respuesta
consultas SNR. PQRS
2) Sensibilizar a los
en el uso de los
aplicativos SAC –
IRIS.
3) Divulgar al
ciudadano / Cliente
sobre el uso y las
bondades del SAC.
4) Generar un modelo
de respuesta de
PQRS que integre
los procesos
misionales.


ESTRATEGIA: PROCESOS – SERVICIOS

INDICADOR PROYECTOS
Mejorar la Disminuir los índices 1) Ampliar cobertura del servicio. Calidad Proyecto de
calidad y la de correcciones de los 2) Sistematización del total de la servicios modernización
oportunidad servicios registrales. ORIPS. registrales – Actividad
de los Disminuir los tiempos 3) Implementar el registro Móvil. Oportunidad MECI
servicios de entrega. 4) Unificación de los serv. registral CALIDAD.
registrales procedimientos notariales y
registrales para la optimización Informe Doing
de los recursos, evitando Business
duplicidad de actividades y
archivos.
5) Implementar el sistema de
alertas transaccionales en el
registro
6) Minimizar los productos no
conformes en la función
registral
7) Actualizar el estatuto registral
8) Ampliar los puntos de recaudo e
Incorporar diferentes medios de
recaudo



INDICADOR PROYECTOS
Consolidar el Lograr la certificación 1) Certificar las Oficinas % de oficinas
SIG (Sistema en la Norma de Registro de las de registro en
Integrado de NTCGP: 1000 – 2004 Ciudades Principales el SIG
Gestión) todas las Oficinas de para el año 2012. Oficinas
incluyendo Registro e 2) Certificar el resto de principales/sec
todas las Instrumentos Oficinas de Registro en cionales
Oficinas de Públicos los años 2013 y 2014. certificadas
Registro 3) Implementar el software
de calidad Software
implementado
y operando
para todo el
SIG



PERSPECTIVA:
FINANCIERA


PERSPECTIVA: FINANCIERO

INDICADOR PROYECTOS

Asegurar que la 1) Incrementar la
entidad cuente con venta de
Gestionar y los recursos productos y
garantizar la necesarios para el servicios
estabilidad desarrollo de la
financiera estrategia y el 2) Implementar
mejoramiento de el Sistema de
los servicios Costeo ABC


INDICADOR PROYECTOS

Asegurar que la 1) Incrementar la
institución cuente venta de
Gestionar y con los recursos productos y
garantizar la necesarios para el servicios
estabilidad desarrollo de la
financiera estrategia y el 2) Implementar
mejoramiento de el Sistema de
los servicios Costeo ABC



INDICADOR PROYECTOS

Desarrollar e Basados en 1) Estructurar e 1) Sistema
implementar un conceptos de implementar implementad
sistema de administración de el SARF oy
administración de riesgos del sistema operando
riesgos financieros financiero, y en
atención a los
recursos que
administra la SNR se
tiene proyectado
incorporar el SARF



INDICADOR PROYECTOS

Gestionar Buscar recursos por 1) Presentación
recursos de cooperación de proyectos a
cooperación internacional para cooperantes
internacional para implementar 2) Contar con
el desarrollo de proyectos contrapartidas
proyectos especiales. para
TIERRAS desarrollar
proyectos
conjuntos



PERSPECTIVA:
APRENDIZAJE, CRECIMIENTO Y TECNOLOGÍA


PERSPECTIVA: APRENDIZAJE, CRECIMIENTOY TECNOLOGÍA
OBJETIVO CONCEPTUALIZACIÓN ESTRATEGIAS INDICADOR PROYECTOS
Generar Innovar en las 1) Incorporar diferentes
soluciones de soluciones que medios de recaudo
negocio de requieren los clientes de
valor las Oficinas de Registro 2) Unificar los sistemas
agregado a través de tecnología de información para
basados en de punta. los temas notariales
tecnología Buscar mayor seguridad y registrales
y efectividad en las
actividades OIVC para 3) Diseñar un Plan de
las Notarias y Oficinas Tecnología acorde a
de Registro a través de las necesidades y
la integración y el retos estratégicos
desarrollo tecnológico.
4) Tramites y servicios
por internet



Desarrollar los
procesos de
selección a través
de concursos



Diseñar e
implementar una
estructura
organizacional
para responder a
los nuevos retos
de la institución



Fortalecer las Generar y reforzar las 1) Plan de 1)Capacitaci
competencias del competencias del talento Capacitación ón
talento humano humano para garantizar la 2) Talleres de ejecutada/ca
adecuada aplicación de la competencia pacitación
estrategia y de los programada
diferentes planes
asociados: Plan Financiero,
Plan de Capacitación, Plan
de Tecnología.



Desarrollar un Para optimizar el proceso 1) Generar un Plan
programa de de certificación de de Capacitación
capacitación para competencias laborales. que soporte la
los servidores Para certificar al cliente implementación
públicos enfocado externo en materia de los del Plan
los nuevos retos de servicios públicos en Estratégico.
la institución notaria y registro.
Para hacer procesos de
reinducción, mejoramiento
o actualización de los
conocimientos del talento
humano interno.


GRACIAS

MISIÓN (2007- 2011).

La Superintendencia de Notariado y Registro
garantiza la guarda de la fe pública en
Colombia mediante la prestación del servicio
público registral y la orientación, inspección,
vigilancia y control del servicio público notarial;
soportada en un sistema de información
integral, con talento humano competente y
comprometido con los principios de oportunidad
y transparencia, para brindar confianza, calidad
y seguridad al ciudadano.

VISIÓN (2007-2011)
En el año 2011, la Superintendencia de Notariado
y Registro habrá incorporado en todas sus oficinas
las tecnologías para interconectar, optimizar y
ampliar la cobertura en la prestación del servicio
público registral, así como la vigilancia y el control
del servicio público notarial, con talento humano
competente y comprometido en garantizar la
guarda de la fe pública.

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