1. Trabajo Final
Jennyfer Natalia Diaz Chicangana
Grupo 3
Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
Popayán 2014

2. Expresión Oral y Escrita
Trabajo Final
Jennyfer Natalia Díaz Chicangana
Instructora:
María Alexandra León Martínez
Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
Popayán 2014

3. Con el fin de responder a varios interrogantes que surgen en el
transcurso de las actividades que desarrollo diariamente en mi labor
como archivista he realizado este trabajo, ya que algunos de estos
interrogantes quizás se los plantean mis propios compañeros e incluso mi
jefe, al no entender los procesos que abarca todo este tema.
De esta manera el presente trabajo busca solucionar algunas dudas a
quienes no tienen conocimiento respecto a las funciones que
posiblemente desempeñamos como archivistas y de los retos a los que
nos enfrentamos diariamente.

4. • Compartir enlaces de interés y que respondan a las preguntas de
lectura que se plantearon en la tercera unidad.
• Desarrollar un espacio ameno donde compañeros y visitantes
logren despejar inquietudes respecto al tema tratado.
• Dar a conocer algunos de los procesos que lidero desde el área
en la que actualmente me desempeño.

5. Como responsable de un proceso esencial en el que se ven
involucradas ciertas actividades y tareas relacionadas con el
manejo de la información, siento que con lo aprendido en Expresión
Oral mi propuesta de cambio es hacer un mejor uso de las
herramientas que nos brinda la tecnología, así como el análisis y
reflexión que se puede hacer de las diferentes situaciones que se
presentan en la vida laboral. Mi propuesta de cambio va mas allá de
un saber colocar bien una coma o un punto, es realmente saber
interpretar lo que la vida misma me exige y lo que el devenir de mi
labor requiere.

6. Hacer una buena reflexión de las
situaciones venideras seguramente nos
llevara a conseguir el flamante éxito.

7.  Como Analista de Gestión Documental de la Universidad donde
laboro actualmente, por órdenes de la Dirección Nacional de
Gestión Documental y la Dirección de mi sede debo medir los
índices de avances del plan de acción de la dependencia que
lidero.

8. Rendir cuentas de las
actividades planteadas,
ejecutadas y no ejecutadas
del plan de acción y de
acuerdo a los resultados
obtenidos desarrollar planes
de mejoramiento.

9. Cuando el director de mi sede me citó a exponer los
avances del primer trimestre me hizo las siguientes
preguntas:
- ¿Qué es un PGD?
- ¿Qué normas regulan la archivística?
- ¿Cómo se organizan las historias académicas?

10. Es un conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final.

11. El PGD de la Universidad
Cooperativa de Colombia
llamado “Oficina sin papel,
Universidad con memoria”, es
una estrategia que busca reducir
los índices de consumo de papel
para ser soportados en medios
electrónicos.

12. Surgen una serie de leyes, acuerdos, decretos, resoluciones y circulares
en torno al tema de la archivística a continuación nombro algunos de
ellos:
• Ley 80 de 1989 (Creación de AGN)
• Acuerdo 07 de 1994 (Reglamento general de archivos)
• Acuerdo 060 de 2001 (Administración de las comunicaciones oficiales)
• Acuerdo 042 de 2002 (Establece criterios para la organización de
archivos)

13. • NTC 5029 (Medición de archivos)
• NTC 4095 (Descripción archivística)
Claro que existen muchas más, pero hay una en especial que es la
madre de todas las normas en cuanto a la gestión documental se
trata y es La Ley 594 del año 2000, la cual tiene por objeto
establecer las reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado.
Ver enlace de Interés

14. El fin de toda la normatividad que circula alrededor del área de la
gestión documental es una sola, garantizar la autenticidad,
fiabilidad, integridad y usabilidad de los documentos.

15. De acuerdo a la normatividad que emplea la Universidad
Cooperativa de Colombia, existen algunos procedimientos,
instructivos, guías y resoluciones que nos acercan al mejor
manejo de los archivos e información que se genera dentro y
fuera de la Institución.
Instructivo para la gestión archivística de las historias académicas

16. En el campo en el que actualmente me desenvuelvo como jefe de
una unidad de archivo me obliga a estar diariamente enterada de
las nuevas normas y procedimientos que se crean alrededor de la
gestión documental, por eso pienso que esta materia de expresión
oral y escrita es de vital importancia a la hora de hacer buena
compresión de lo que dictan dichas normas y como hacer para
implementarlas en los diferentes procesos que lidero. De esta
manera empiezo a programar mi cronograma de actividades para
dar a conocer a los empleados de la sede las nuevas políticas a
implementar dentro de la Universidad, guiándolos y prestando los

17. conocimientos que he adquirido a través del tiempo, conocimientos
que cada día enriquezco gracias a esta maravillosa labor, la cual
quiero y deseo profesionalizar, más que para portar un titulo es
precisamente para poder promover con las demás personas la
importancia del buen manejo que se le debe dar a los archivos y
dirigirlos con las pautas que son de obligatorio cumplir en esta tarea.

18. La conclusión de este trabajo finalmente, debe dar cuenta de los
procesos que se desarrollan en el campo de la archivística y como
por medio de él se logra despejar ciertas ideas erradas que las
personas desarrollan cada día en el desempeño de sus funciones.
Entonces de esta manera puedo concluir que de cierta forma se ha
respondido a las preguntas y que muy seguramente han sido de
buen provecho para los buenos lectores que además de todo se
desempeñan laboralmente como archivistas.

19. • Que es un PGD?
http://es.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-
documental
• Como se organiza una historia académica?
www.ucc.edu.co
• Ley general de archivos
www.archivogeneral.gov.co