1. DIPLOMADO EN GESTION DE IMAGEN CORPORATIVA DGI NUEVAS TECNOLOGIAS Y LA COMUNICACIÓN CORPORATIVA DOCENTE: Mgs. Karen Infantas ALUMNA: Cinthia Brú Santa Cruz, Septiembre del 2009 Introducción Debido al constante desafío que enfrentan las empresas actualmente en el día a día, donde las exigencias de los consumidores son cada vez mayores y el mercado se torna cada vez más competitivo; las empresas se ven en la necesidad de mejorar e innovar sus procesos para poder brindar cada vez un servicio más eficiente, donde la reducción de costos y la rapidez en el servicio prestado son fundamentales para la organización. Para este propósito, la empresa cuenta con una herramienta muy importante; la tecnología de la información, la cual si es usada correctamente, facilita y mejora los procesos de información y ayuda a mejorar la productividad de la empresa y de sus empleados. A continuación, se presenta una propuesta de proyecto para una empresa mediana denominada Ed Limited. Ed Limited es una empresa mediana nueva en el mercado, que se dedica a la comercialización de prendas de vestir, accesorios para hombres y mujeres. Toda la mercancía es importada de diferentes lugares en especial Miami y Chile. La empresa hasta ahora comunica a sus clientes sus ofertas y promociones a través de internet. Toda la colección de prendas de vestir y accesorios, son exhibidos también mediante este mismo medio, por lo cual es fundamental para la empresa el buen manejo de los mismos ya que son la herramienta clave con la que se comunica con sus clientes y proveedores. Actualmente el personal que trabaja en la empresa son cuatro personas. Planteamiento del Problema La comercialización de los artículos es realizada sólo a través del envío de imágenes por internet, por lo cual la empresa maneja una infinidad de direcciones de correos electrónicos (1.200 hasta ahora), los cuales en este momento no son administrados de una manera ordenada y correcta. Los diferentes inconvenientes que se tienen son: muchas direcciones que son inexistentes; en el momento de elaborar una lista de correos electrónicos para un grupo determinado de clientes, toma bastante tiempo y es muy difícil filtrar una base de datos que responda las características que se buscan en ese momento. El manejo del número de correos electrónicos hace que el envío de mails sea más lento y actualmente no cuentan con un software que les facilite la búsqueda de correos o que permita filtrar las direcciones de cierto tipo de clientes, así como también reconocer aquellas direcciones de correos que se encuentran erradas o caducadas. Fin del Proyecto Este proyecto tiene como fin, buscar una mejor vía de desarrollo utilizando un software que facilite la comunicación entre la empresa y todas las personas que interactúan con ella, haciendo uso de las diferentes herramientas que nos brinda la tecnología en el área de la comunicación, consiguiendo así un manejo eficiente de su red de clientes, proveedores y empleados. Todo esto debido a que su principal característica es que la comercialización de sus productos y toda la comunicación con sus clientes se realiza mediante internet. Beneficiarios Principalmente se beneficiaran los empleados de la empresa, debido a podrán realizar su trabajo de una manera más rápida y ordenada. Los clientes de la empresa, ya que tendrán acceso a mayor información acerca de los productos y servicios que ofrece la misma. Objetivo General Optimizar el manejo de la red de clientes y proveedores de la empresa a través del uso de un software que permita realizar las diferentes tareas de una manera más eficiente y dinámica. Componente Administración de listas de correos electrónicos Para mejorar la administración de los correos electrónicos que maneja la empresa se recomienda el uso de un software libre, AnalogX Listmaster Pro. Este programa está disponible para el sistema operativo Windows en todas sus versiones. Características del Programa Mediante el uso de este software la empresa podrá: Administrar rápida y fácilmente la lista de direcciones de correos electrónicos Agrupar de muchas maneras los contactos, por ejemplo en base al país de origen Eliminar rápidamente las direcciones de correos electrónicos duplicadas Identificar de donde proviene cada una de las direcciones de correo Identificar direcciones de correo válidas e invalidas mediante una serie de criterios La velocidad de acción con la cuenta este programa, permite a la empresa realizar el envío de sus mails de una manera mucho más eficiente. Un punto muy importante es que el programa no tiene ningún costo para la misma, ya que es un software libre, es decir gratuito. Capacitación del Personal El manejo del programa es bastante práctico y fácil de usar. El personal que trabaja en la empresa puede aprender a manejar el mismo a través de las instrucciones y consejos existentes en internet. Creación de un Sitio en Internet Por el momento la empresa ha manejado el Facebook como una herramienta para poder exhibir sus productos y a la vez interactuar con sus clientes. Para Proporcionar a la empresa un manejo óptimo en cuanto a la oferta de todos sus productos, es bastante necesaria la existencia de una página web, esto debido a que mediante el envío de mails a las diferentes direcciones se realiza en el momento de que existan diferentes ofertas o la llegada de nueva mercancía. Pero a la hora de mostrar a los clientes los diferentes catálogos de ropa y accesorios, debe existir un sitio oficial al cual estos puedan tener acceso. La existencia de una página web también facilitaría la creación de un centro de consultas, el cual permite a los clientes consultar acerca de precios, nuevos modelos, tallas, etc. Conclusiones y Recomendaciones Para mejorar su productividad y la manera de comunicarse con sus diferentes públicos, la empresa debería optar por implementar tanto el sitio web como el programa de manejo de direcciones de sus correos electrónicos; esto debido a que el trabajo de manejo de información será más eficiente y los costos incurridos no son significativos, comparados con los beneficios que brindan. Por las características de la empresa, su constante actualización en el uso de las tecnologías empleadas en la comunicación tanto interna como externa son un factor clave para el cumplimiento de sus objetivos, por lo cual la misma debe buscar siempre la manera más optima de realizar sus distintas tareas, satisfaciendo los requerimientos de quienes interactúan con ella. El uso de software libre y fácilmente disponibles son una herramienta útil para poder desenvolverse en el mercado e innovar constantemente. Inversión estimada y financiamiento La inversión requerida en este proyecto es pequeña debido a que el software para el manejo de los correos electrónicos es gratuito. La empresa sólo tendría que pagar el costo anual del sitio web. PresupuestoWeb Hosting65 $us anualAnalogX List MasterGratis