Conceptos básicos de arquitectura y funcionamiento de los sistemas de información de institución educativa, de acuerdo con las reglas del lenguaje unificado de modelado UML para sistemas de información.

1. GLORIA BETSABE PEREZ ARIAS
MÓDULO: SISTEMAS DE GESTIÓN PARA EDUCACIÓN
MEDIADOS POR TIC
PRESENTADO A: RODRIGO OSWALDO ACHURY PEÑALOZA
OCTUBRE 21 DE 2015

2. Las organizaciones encargadas de gestionar y administrar los procesos
educativos, requieren la implementación de sistemas de información que les
permita operar de forma sistematizada logrando acrecentar el control de sus
procesos y facilitar la toma de decisiones que afecten a las instituciones y
entidades a su cargo.
Es necesario concebir a los sistemas de información como un grupo de
aplicaciones software que se ejecutan en una plataforma hardware cuyo
objetivo es apoyar los procesos administrativos de las organizaciones;
además, los SI requieren del direccionamiento por parte del recurso humano
el cual está encargado de realizar las actividades de diseño, implementación
y mantenimiento del sistema. Entonces, la interacción entre software,
hardware y recurso humano técnico, permite organizar, procesar y
almacenar datos para que los usuarios utilicen la información resultante de
acuerdo a las necesidades y requerimientos de la organización.

3. El funcionamiento de un sistema de información se basa en cuatro acciones básicas que se
llevan a cabo sobre los datos o bases de datos:
• Entrada: Aquí se establecen cuáles son los datos que requiere el sistema para ser
alimentado y la forma en que ingresan puede hacerse por medio de los dispositivos de
entrada del hardware tales como: teclado, sensor, mouse, escáner o a través de
formularios web.
• Procesamiento: Es el uso de los datos para ser analizados y organizados partiendo de
interacciones entre ellos de acuerdo con las especificaciones de los usuarios finales.
• Salida: La acción de salida permite mostrar al usuario los resultados del procesamiento
de los datos de tal manera que proporcionan información para soportar la toma de
decisiones, esta puede presentarse usando dispositivos de salida como: impresora,
monitor, etc.
• Almacenamiento: Este proceso permite tener la información a disposición de los
usuarios en el momento que lo requieran ya que se usan dispositivos como discos
duros o memorias.
La automatización de procesos a través de sistemas de información se enfoca a tres
categorías:
• Actividades estratégicas: Son aquellas que benefician el posicionamiento de la
organización. En las IE se evidencia como la comunicación hacia la comunidad de la
misión, visión, planes y proyectos que se llevan a cabo con el fin de dar a conocer la
trayectoria y los estándares de calidad.
• Actividades clave: Son procesos estrechamente relacionados con la misión principal de
la organización. Los procesos de formación y evaluación dentro de las IE son los que
hacen parte de esta categoría. Aquí se pueden encontrar los sistemas virtuales de
aprendizaje.
• Procesos de apoyo: Apoyan la misión de manera administrativa tales como matriculas,
contabilidad, contratación, sistema de notas, etc.

4. DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
:
Enfoque tradicional:
Especificaciones
Necesidades
Funcionalidades
Análisis
Plan de
administración
Diseño
Datos,
relaciones,
algoritmos
Implementación
Plataforma HW
y SW
Puesta en
marcha
Instalación del
S.I.
Enfoque basado en prototipos:
Especificación
del sistema
Creación
prototipo
Uso de
prototipo
Modificación
Acepta el
usuario?
Sugerencias
Desarrollo final

5. Lenguaje unificado de modelado UML
Es un lenguaje grafico que permite la comunicación
entre los usuarios finales y los desarrolladores del
sistema de información.
El UML permite modelar los procesos que deben
desarrollarse en el software teniendo en cuenta
aspectos concretos en cada uno de los diagramas.
Aunque no llega hasta la fase de programación, el UML
se instituye en la guía de desarrollo del sistema en un
lenguaje de programación orientado a objetos. Los
bloques de construcción de un UML son: elementos,
relaciones y diagramas.
Elementos
Unidades
basicas de
contrucción
Relaciones
Unión entre
los distintos
elementos
Diagramas
Representan
el sistema
modelado
A NIVEL EDUCATIVO ENCONTRAMOS TRES GRANDES NIVELES DE GESTIÓN:
• Sistemas de Información en entidades reguladoras de educación: Son los sistemas de
información que implementan las entidades a nivel nacional encargadas de regular las
normatividades que rigen a las instituciones educativas con el fin de hacer seguimiento a su
desempeño.
• Sistemas de Información a nivel de Institución: Los SI que se usan en las instituciones
educativas permiten la gestión de los procesos administrativos y el buen uso de la información.
• Sistemas de Información a nivel de Aula: Apoyan el proceso enseñanza aprendizaje, aquí
podemos encontrar los tutoriales, video tutoriales, presentaciones multimedia, simuladores y
otros.

6. PROCESOS ESTRATÉGICOS
Evaluación institucional: este proceso se basa por los principios establecidos en
la guía 34 propuesta por (MEN, 2008) donde se plantean las características
institucionales y los criterios que evidencian que un establecimiento educativo tiene
buenos resultados y mejora continuamente. Evalúa la gestión directiva, académica,
administrativa, financiera y de la comunidad; además, brinda la ruta para el
mejoramiento institucional.

7. Presupuesto: este proceso se basa en el Sistema Nacional de
Contabilidad Pública, y presentan los activos, pasivos,
patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas a una fecha
determinada o durante un periodo, con el fin de proporcionar
información sobre la situación financiera, económica, social y
ambiental de la entidad.

8. PROCESOS MISIONALES
Sistema de matrículas: el proceso de inscripción se realiza en línea, la
institución recibe la información de que envía la secretaría de
educación y realiza la legalización de la matrícula del estudiante para
luego alimentar el Sistema de información SIMAT.

9. Evaluación de desempeño estudiantil: Los docentes
realizan el proceso de evaluación para luego alimentar el
sistema de gestión académica en la cual se automatizan
criterios de evaluación, nivelación y generación de informes
entre otros.

10. Diseño curricular: teniendo en cuenta los desempeños y las
competencias establecidas por el Ministerio de Educación,
anualmente se actualizan los contenidos curriculares que se
desarrollaran en cada una de las áreas de plan de estudios, esta
información se ingresa al sistema de gestión académica y orienta
las actividades de enseñanza aprendizaje

11. SISTEMA DE
INFORMACIÓN
CARACTERÍSTICAS FUNCIONALIDADES
Sistema de
información de
la gestión de la
calidad de la
educación
(SIGCE)
(MEN, 2013)
Es una herramienta de apoyo a la
gestión educativa que le permite a
todas las instituciones hacer el
registro de varios de los
componentes de los procesos de
evaluación y el Plan de
Mejoramiento Institucional. Uno de
los principales objetivos de la
implementación del SIGCE es
modernizar las instituciones
educativas y poner en marcha
estrategias que beneficien su
funcionamiento con información
organizada internamente,
herramienta de ayuda para que el
proceso de mejoramiento
institucional sea sistematizado.
El SIGCE cuenta con un Módulo llamado Plan
de Mejoramiento Institucional (PMI) el cual
tiene a su vez dos etapas:
 Autoevaluación. Es la herramienta por
excelencia para llevar a cabo este
reconocimiento es la autoevaluación porque
permite recopilar, sistematizar, analizar y
valorar la información sobre el desarrollo
de las acciones y del resultado de los
procesos de la institución. Esto con el fin de
establecer un balance de fortalezas y
oportunidades de mejoramiento que
permiten elaborar un plan de mejoramiento
institucional.”
 Elaborar PMI: el SIGCE ayuda y guía al
usuario en el proceso de formulación de los
objetivos, metas, indicadores, acciones y
tareas, al igual que la distribución de
responsabilidades y asignación de
funciones a quienes integran los equipos de
trabajo responsables del tema en el
Establecimiento Educativo, como se
describe a continuación.

12. SISTEMA DE
INFORMACIÓN
CARACTERÍSTICAS FUNCIONALIDADES
Sistema de
matrículas
(SIMAT)
(MEN, 2008)
Es una herramienta que permite
organizar y controlar el proceso de
matrícula en todas sus etapas, así
como tener una fuente de
información confiable y disponible
para la toma de decisiones.
Es un sistema de gestión de la
matrícula de los estudiantes de
instituciones oficiales que facilita la
inscripción de alumnos nuevos, el
registro y la actualización de los
datos existentes del estudiante, la
consulta del alumno por Institución
y el traslado a otra Institución, entre
otros.
Las principales funciones que se pueden llevar
a cabo con éste sistema de información son:
 Pre matrícula
 Matrícula
 Modificar datos de un estudiante
 Retirar alumnos
 Trasladar alumnos
 Ampliar la capacidad de un grupo
 Crear un grupo
 Proyecciones de grupos
Evaluación de
desempeño
estudiantil
(SIGA)
La aplicación cuenta con un único
tipo de perfil para la parte móvil:
Docente. Este perfil es el encargado
de sincronizar los datos de las
respectivas materias asignadas con
sus horarios y alumnos, también es
el encargado de tomar la asistencia
en cada una de sus clases y por
ultimo enviar los datos a la base de
datos para unificarlos y poder
obtener cada uno de los reportes
que se requieran.
Dentro de la plataforma empleada por la
institución para la administración de los procesos
de evaluación de los desempeños de los
estudiantes encontramos las siguientes
funciones:
 Sincronización
 Transferencia
 Selección de Curso
 Calificaciones
 Confirmación de Guardado
 Observación
 Configuración
 Nivelaciones

13. Los sistemas de información son una herramienta de apoyo necesaria
dentro de las instituciones educativas ya que permiten contar con
estadísticas confiables.
Los diagramas de casos de usos permiten identificar las
especificaciones que tiene la organización en un proceso determinado
para dar la orientaciones a los desarrolladores de software en la
creación del sistema de información que se ajuste a las necesidades.
Aún se debe seguir trabajando en la unificación de criterios de manejo
de información para evitar que se fragmenten los procesos de
recolección y análisis de datos de tal suerte que se superen los
problemas de duplicidad que hoy existen.

14. MEN. (2008). Guía para el mejoramiento Institucional. Obtenido de
Mineducacion.
MEN. (2008). Instructivo para usuarios SIMAT. Obtenido de
Sedcordobacobertura:
https://sedcordobacobertura.wikispaces.com/file/view/MANUAL_SIMAT_2.pdf
MEN. (Marzo de 2013). SIGCE – MANUAL DE USUARIO PLAN DE
MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL (PMI). Obtenido de Modernizacion de
secretarías:
http://www.sedbolivar.gov.co/archivos/Manual%20PMI%20para%20usuario%2
0EE.pdf
Parra Ortega, C. A. (2013). Sistemas de Información en Instituciones
Educativas. En C. A. Parra Ortega, Sistemas de Gestión para Educación,
Mediados por TIC.