Este documento introduce el tema de Access y las bases de datos. Explica que Access es una herramienta para administrar bases de datos relacionales en Windows. Define una base de datos como una colección de datos relacionados organizados en tablas, registros y campos. Describe las características clave de las bases de datos relacionales como claves primarias y secundarias para vincular tablas y eliminar redundancias.

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1.1 QUE ES ACCESS Y UNA BASE DE DATOS
Antes de entrar a estudiar
el tema de ACCESS,
debemos saber que
ACCESS, Access es una
herramienta de
administración de bases de
datos, diseñada por
Microsoft, para trabajar
bajo el Sistema Operativo
Windows. Debemos, antes
que nada, entender que es
una base de datos.
Es por esto que para poder
utilizar la información de
una manera mecanizada o
rutinaria, lo primero que se
debe hacer es organizar
los datos de una manera
fácil y sencilla para poder tener acceso a ellos de una manera rápida y eficaz.
Tradicionalmente para manejar información se hacían unos programas a los cuales se le
ingresaban datos y permitía su actualización, consulta y listados de datos.
El termino de BASE DE DATOS aparece por primera vez al comienzo de los años 60, para
expresar un conjunto de datos relacionados entre sí, que están estructurados de forma que
pueden accederse o llegar a ellos de forma automática e independientemente al programa que se
maneje. (No hay que olvidar que base de datos también podría ser manual, una carpeta con
información de hojas de vida es una base de datos, lo que pasa es que no es lo suficientemente
eficaz o automatizada).
La base de datos se puede definir como una colección de datos y objetos relacionados con un
tema o propósito determinado. Por ejemplo, los datos completos de los empleados de una
empresa, de los productos del inventario de un almacén, los de las casas registradas en una
inmobiliaria, o de los huéspedes registrados en un hotel. Se puede deducir, por lo tanto, que casi
todas las empresas necesitan almacenar la información que manejan de una manera organizada,
y una base de datos es la herramienta óptima para este fin.
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Toda base de datos está formada por uno o varios bloques de información llamados TABLAS .
FIG 1.1 TABLA
UNA TABLA ES LA ESTRUCTURA FUNDAMENTAL DE UNA BASE DE DATOS. Es un objeto
que almacena datos en filas y en columnas. Las filas se denominan registros y las columnas
campos. Los datos almacenados en una tabla se refieren a un tema determinado dentro de la
base de datos, por ejemplo, en una BASE DE DATOS DE UNA BIBLIOTECA, una tabla estará
constituida por la información acerca de los LIBROS que hay en la biblioteca, otra tabla tendrá
información sobre los USUARIOS, otra sobre los AUTORES, etc. El éxito de un buen diseño de
base de datos está determinado por lo consistentes y lógicas que sean las tablas que
implementemos.
Cada TABLA está conformada por un conjunto de REGISTROS. Un registro es la unidad
elemental de información de la tabla o archivo (en el archivador de secretaria académica, un
registro seria una ficha de matricula).
Un REGISTRO es toda la información que se refiere a un mismo ítem (cosa, persona o tema), en
el ejemplo de la biblioteca, cada registro se referirá a un libro con información como el nombre del
libro, autor, editorial, año de impresión, etc. (son las filas).
FIG 1.2
REGISTRO DE
UNA TABLA
Cada registro estará conformado por uno o más elementos llamados CAMPOS, cada campo es
un tipo de dato perteneciente al ITEM (Cosa, persona o tema) o clase de dato que está
almacenado en un registro y por lo tanto la unidad fundamental de un registro. En el ejemplo de la
biblioteca, un campo seria el nombre del libro, otro el autor, etc.
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FIG 1.3
CAMPO
1.2 BASE DE DATOS RELACIONALES
Quizá el problema fundamental que suele
plantearse al hacer una base de datos real, formada
por varias tablas, es la repetición de datos, es decir
campos repetidos en diferentes tablas(redundancia),
lo cual va a dificultar su funcionamiento, es decir:
Actualización
Inserción
Modificación
Eliminación
Consulta.
Para resolver estos problemas es necesario que
exista integración entre las diferentes tablas y que
este controlada la repetición de datos, así surgen los
llamados sistemas de gestión de base de datos
relacionales que, en el caso de los computadores
están concebidos como un conjunto de programas de
propósito general que permite controlar el acceso y
la utilización de las bases de datos de forma que
satisfagan las necesidades del usuario (programas de
usuario) y que actúen con independencia de los datos
y con ella las llamadas BASE DE DATOS
RELACIONALES que pueden resolver, mejor que otras organizaciones, las dificultades de
redundancia y no integración de los datos.
En este tipo de base de datos se suprimen las jerarquías entre campos, pudiéndose utilizar
cualquiera de ellos como clave de acceso.
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Las principales ventajas de las bases de datos relacionales son:
Actúan sobre todas las tablas
Se pueden utilizar consultas complejas que utilizan varias tablas de forma simple.
Fáciles de utilizar (la organización física de los datos es independiente de su tratamiento
lógico).
1.3 CARACTERÍSTICAS DE LAS BASES DE DATOS RELACIONALES
Para que la estructura de la tabla cumpla las leyes de la teoría relacionales deben satisfacer las
siguientes condiciones:
Todos los registros de la tabla deben tener el mismo número de campos, aunque alguno de
ellos este vació, deben ser registros de longitud fija.
Cada campo tiene un nombre o etiqueta que hay que definir previamente a su utilización. No
obstante, una vez creado el archivo se podrán ampliar o disminuir el número de campos.
La base de datos estará formada por muchas tablas, una por cada tipo de registro o ítem
necesario, en el ejemplo de una biblioteca, se podrían definir tablas para LIBRO, AUTOR,
NACIONALIDAD, PROFESIÓN.
Dentro de una tabla cada nombre de campo debe ser distinto, por ejemplo en la base de
datos de biblioteca, puede haber un campo autor 1, autor 2; pero no puede haber dos campos
con el nombre autor, pues cuando nos refiramos al campo autor, no sabría cual utilizar.
Los registros de una misma tabla tiene que diferenciarse, al menos, en el contenido de alguno
de sus campos, no pueden haber 2 registros idénticos.
Los registros de una tabla pueden estar dispuestos en cualquier orden.
El contenido de cada campo está delimitado por un rango de valores posibles, en la base de
datos de biblioteca, el campo de año de edición no puede haber MIL, ni cualquier otro carácter
alfabético, e incluso ningún año mayor que 2011, por no estar dentro del rango posible.
Permite la creación de nuevas tablas a partir de las ya existentes, relacionando campos de
distintas tablas anteriores. Esta condición es la esencia de las bases de datos relacionales,
en memoria).
1.4 CLAVE PRIMARIA
Se recomienda, aunque no es imprescindible, que todas las tablas tengan alguna columna o
grupo de columnas especificadas como CLAVE PRIMARIA de la tabla. La CLAVE primaria
es un campo (o campos) que nunca puede contener valores nulos y que tiene un valor único
para cada registro o fila de la tabla.
La clave primaria tiene un valor único diferente para cada fila de una tabla de modo que no
hay dos filas o registros de la tabla con claves primarias iguales.
1.5 CLAVE SECUNDARIA (EXTERNA O FORÁNEA)
Las claves secundarias, al igual que las primarias aumentan la integridad (seguridad) de las
bases de datos, una clave secundaria es una columna o grupo de columnas, cuyo valor sea igual
al de alguna clave primaria en otra tabla.
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Una tabla puede contener más de una clave secundaria, si está relacionada con más de una tabla
adicional.
Para ver todo lo anterior, miremos este pequeño ejemplo:
Dentro de la base de datos del colegio, tomemos 3 de las posibles TABLAS.
TABLA: ALUMNOS + ACUDIENTES + CURSOS
Miremos las tablas:
CODIGO NOMBRE APELLIDOS EDAD C.CURSO C.ACUD C.MAT
080309 JUAN SAAVEDRA 12 0803 080309-1 080301
CARLOS GALINDO
080310 PEDRO SAAVEDRA 13 0901 080309-1 080301
GALINDO
080201 MIGUEL CASTILLO 13 0802 080201-1 080301
MENDOZA
090323 MANUEL YELA 14 0903 090323-1 080301
BETANCOURT
TABLA No 1: ALUMNO
C.ACUD NOMBRE APELLIDO CEDULA TELEFONO DIRECCIÓN EMPRESA
080309-1 JUAN SAAVEDRA 16.789.365 5589877 CRA 3 NO 23- Carvajal
78
070309-1 MIGUEL URIBE 16.568.236 7789565 CRA 12 NO Comerciante
23-89
080201-1 JOSE CASTILLO 16.325.369 5523256 DIAG 6 No Noel
23-89
090323-1 ANTONIO YELA 16.258.478 2236588 Tran 3 no 45- carulla
89
TABLA No 2: ACUDIENTES
COD. CURSO CURSO DIRECTOR ASESOR No ALUMNOS
0803 8C ALBERTO JUAN CARLOS 35
PORTILLA PATIÑO
0901 9A CRISTINA JUAN DAVID 39
ORDOÑEZ MORALES
0902 9B MIGUEL LEONOR 41
OREJUELA DURAN
0903 9C ANTONIO MARIA 43
CAMARGO DOMINGUEZ
TABLA No 3: CURSOS
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SI OBSERVAMOS LA CLAVE PRIMARIAS SON:
CODIGO CLAVE PRIMARIA DE LA TABLA ALUMNO
C.ACUD CLAVE PRIMARIA DE LA TABLA ACUDIENTE
COD.CURSO CLAVE PRIMARIA DE LA TABLA CURSO
CLAVES SECUNDARIAS:
C.ACUD (en la tabla alumno) CLAVE SECUNDARIA PARA RELACIONAR LA TABLA
ALUMNOS CON LA TABLA ACUDIENTE
COD.CURSO (en la tabla alumno) CLAVE SECUNDARIA PARA RELACIONAR LA TABLA
ALUMNO CON LA TABLA CURSO
Además de lo visto, en Access se pueden trabajar otros conceptos, como:
Consultas
Una consulta es la acción a través de la cual se puede localizar información contenida en una
base de datos.
Formularios
Un formulario es un formato usado para adicionar, modificar o consultar información bajo criterios
personalizados por el usuario.
Informes
Un informe es usado para imprimir los registros almacenados en una base de datos, utilizando un
formato personalizado por el usuario. Los informes permiten agrupar registros, mostrar totales
para los grupos o para el informe completo, etc .
Macros y módulos.
Una macro es una lista de acciones diseñadas por el usuario y que Access realiza en forma
automática. Se puede interpretar como un comando, que al ejecutarlo, desarrolla una serie de
acciones en un orden específico automáticamente. Un módulo es una colección de uno o más
procedimientos de Access Basic (el lenguaje de programación de Access), des arrollados al
programar una aplicación en Access.
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