Manual supervisión Santa Fe

MUNICIPIO DE SANTA FE DE
ANTIOQUIA
MANUAL DE SUPERVISION Y/O
INTERVENTORIA
Version: 01 Código:COC-MSI-01 Página 1 de 34
DECRETO N° 050
Por medio del cual se actualiza el manual de supervisión e interventoría para
el municipio de Santa Fe de Antioquia
EL ALCALDE DEL MUNICIPIO DE SANTA FE DE ANTIOQUIA, en uso de sus
facultades legales, en especial de las conferidas en la Constitución Política, las
Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, Decreto 1510 de 2013, y
CONSIDERANDO
1. Que el desarrollo de la actividad contractual del Municipio de Santa Fe de
Antioquia, debe ceñirse a los postulados consignados en la Constitución Política,
las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, el Decreto Reglamentario
1510 de 2013, y las demás normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan,
correspondiéndole al Alcalde dirigir la acción administrativa y asegurar el
cumplimiento de los fines de la contratación estatal, adoptando las medidas
necesarias para el ejercicio de la vigilancia y control de la ejecución y
cumplimiento de los contratos.
2. Que el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, establece que las entidades
estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración
Pública deberán contar con un manual de contratación, en el que se señalen las
funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por
virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que derivan
de la vigilancia y control de la ejecución contractual.
3. Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función
administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y desarrollarse con
fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía,
celeridad, imparcialidad y publicidad.

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“Santa Fe de Antioquia, Ciudad de Oportunidades”
e-mail: contratos@santafedeantioquia-antioquia.gov.co
Palácio Consistorial Antonio Mon y Velarde, parque principal, Calle 9 Nº 9-22,
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4. Que se indago con los Supervisores y/ o Interventores sobre el conocimiento
de sus actividades y los procedimientos, lo cual se refleja la infracción de su
función.
6. Que se hace necesario estructurar un documento guía, que sirva de referencia
para ilustrar de manera óptima a todos los comprometidos en la contratación del
Municipio de Antioquia, articulando la actividad de Supervisión y /o la
Interventoría.
En mérito de lo expuesto, EL ALCALDE DEL MUNICIPIO DE SANTA FE DE
ANTIOQUIA,
DECRETA
ARTÍCULO PRIMERO. ACTUALIZAR DEL MANUAL. Actualizar el Manual de
Supervisión e Interventoría, el cual rige para todos los contratos que suscriba el
Municipio de Santa Fe de Antioquia, en calidad de contratante o contratista, para
funcionarios y particulares que se desempeñen como Supervisores o
Interventores.
ARTÍCULO SEGUNDO. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las disposiciones del
presente decreto aplican para todos los contratos que adelanten las distintas
dependencias de la Administración Municipal.
ARTÍCULO TERCERO. PUBLICACIÓN. El presente decreto será publicado en, en
la página Web del Municipio de Santa Fe de Antioquia santafedeantioquia-
antioquia.gov.co/index.shtml.

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ARTÍCULO CUARTO. VIGENCIA. El presente decreto rige a partir de la fecha de
su publicación.
Dado en Santa Fe de Antioquia a los 06 días del mes de Mayo de 2014.
PUBLÍQUESE Y
CÚMPLASE
FREY LEON RODRIGUEZ VARGAS
Alcalde Municipal
ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN
Nombre: Marcela Rodríguez Madrid
Firma:
Fecha:06 de Mayo de 2014
Nombre:Emily Elisa Coronado Garcés
Firma:
Fecha: 06 de Mayo de 2014
Nombre: Frey León Rodríguez Varga
Firma:
Fecha: 06 de Mayo de 2014
Cargo: Técnico Administrativo Cargo: Secretaria General y de
Gobierno
Cargo: Alcalde

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CONTENIDO
GLOSARIO DE TÉRMINOS BÁSICOS. 5
MANUAL DE SUPERVISION E INTERVENTORIA 13
LA SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORÍA SE ORIGINA EN LA EXISTENCIA DE UN COMPROMISO
CONTRACTUAL PARA LA REALIZACIÓN DE CUALQUIER TIPO DE CONTRATO Y/O CONVENIO,
SIENDO EL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR EL RESPONSABLE DE EJERCER LA VIGILANCIA DEL
MISMO Y SU DESARROLLO. 13
I. OBJETIVO GENERAL DE LA SUPERVISON Y/O INTERVENTORIA 13
II. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA SUPERVISION Y/O INTERVENTORIA 14
III. MARCO LEGAL. 17
IV. DEL ANTICIPO Y PAGO ANTICIPADO 18
4.1. CONCEPTO DE ANTICIPO: 18
4.2. APERTURA DE LA CUENTA DE MANEJO DEL ANTICIPO 18
4.3. ENTREGA DEL ANTICIPO 19
4.4. MANEJO DEL ANTICIPO 19
4.5. LIQUIDACIÓN DEL ANTICIPO 21
4.6. REINTEGRO DE SALDOS DEL ANTICIPO A FAVOR DEL MUNICIPIO DE SANT A FE DE ANTIOQUIA 22
4.7. PAGO ANTICIPADO. 22
4.8. ENTREGA DEL PAGO ANTICIPADO 23
V. OBLIGACIONES DE LA SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR 23
DIAGRAMA DE FLUJO DE LAS PRINCIPALES ACTIVIDADES EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO. 30
DIAGRAMA DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y/O CONVENIO 32
VI. INFORMES DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR 32
6.1. INFORME MENSUAL. 33
6.2. INFORME FINAL 34

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GLOSARIO DE TÉRMINOS BÁSICOS.
Acta. Documento que suscriben el contratista y el interventor cuyo objeto es dejar
constancia de un acto contractual o describir lo tratado en una reunión o visita,
mencionando los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de
cada uno de ellas y el plazo para su ejecución.
Acta de cambio de interventor y/o Supervisor. Documento que suscriben el
interventor y/o supervisor entrante y el saliente, cuyo objeto es dejar constancia
del cambio del interventor y/o supervisor, indicando el estado del proyecto y un
balance a la fecha de todos los pagos, trámites, documentos y asuntos
pendientes.
Acta de iniciación. Es el documento en el cual se deja constancia del inicio de
la ejecución del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de
perfeccionamiento, legalización y ejecución, que permiten la iniciación formal de
actividades.
Acta de liquidación. Es el documento suscrito por quienes suscribieron el
contrato, el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista, en el que se
refleja el balance de la ejecución financiera del contrato o corte de cuentas entre
las partes.
Acta de mayores cantidades de obra. Documento que suscriben el contratista y
el interventor donde constan las cantidades que por su naturaleza pueden
ejecutarse de acuerdo con los planos y las especificaciones originales del contrato
y donde todos los ítems tienen precios unitarios pactados, respecto de las cuales

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el Ministerio podrá ordenar su ejecución y el contratista está obligado a
ejecutarlas.
Mayores cantidades de obra. Cantidades que por su naturaleza pueden
ejecutarse de acuerdo con los planos y las especificaciones originales del contrato
y donde todos los ítems tienen precios unitarios pactados, respecto de las cuales
el Ministerio podrá ordenar su ejecución y el contratista está obligado a
ejecutarlas. Requieren de la expedición del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal y no de un contrato adicional.
Acta de recibo de obras de la Etapa de Construcción e iniciación de la Etapa
de Mantenimiento. Documento mediante el cual el contratista hace entrega y el
Interventor recibe a satisfacción las obras realizadas en la Etapa de Construcción
y se inician las actividades de la Etapa de Mantenimiento del contrato.
Acta de recibo final. Documento mediante el cual el contratista hace entrega y el
Interventor y/o supervisor recibe a satisfacción los bienes, las obras, o los
servicios objeto del contrato.
Acta de reiniciación. Documento suscrito por las partes mediante el cual se
levanta la suspensión y se ordena la reiniciación de las actividades. El contratista
se obliga a actualizar sus pólizas a esta fecha.
Acta de seguimiento del contrato: Documento en el que se describen los temas
tratados en una reunión o estado de la obra en el momento de una visita, dejando
constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de
cada uno de ellos, debe estar suscrita por quienes intervienen.

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Acta de suspensión. Documento mediante el cual el Ministerio (representado por
el interventor y/o supervisor del contrato) y el contratista acuerdan la suspensión
del contrato, cuando se presente una circunstancia especial que amerite el cese
del desarrollo del mismo.
Acta de recibo final de la Etapa de Preconstrucción e iniciación de la Etapa
de Construcción. Documento mediante el cual el contratista hace entrega y el
Interventor recibe a satisfacción las obras ejecutadas en la etapa de Pre
construcción y se inician las actividades de la Etapa de Construcción
Adición Contractual. Acuerdo celebrado entre el Municipio de Santa Fe de
Antioquia y el contratista para ampliar el valor de un contrato, cuando se requiera
para garantizar la buena ejecución de los trabajos y el logro del fin perseguido con
la contratación.
Anticipo. Es una suma de dinero que entrega el municipio al contratista a título
de préstamo que habrá de destinarse al cubrimiento de los costos iníciales, es
decir, la finalidad del anticipo es financiar el objeto contractual. Para que proceda
debe efectuarse un estudio técnico del contrato que justifique tal entrega, este
anticipo debe ser amortizado en cada pago. El anticipo no podrá exceder del
cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.
Avance del contrato. Relación controlada del progreso de las actividades
tendientes al cumplimiento de un acuerdo contractual.
Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP). Documento expedido por la
secretaría de Hacienda o responsable del presupuesto, mediante el cual se
garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda

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afectación presupuestal y suficiente para respaldar los actos administrativos con
los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace la apropiación presupuestal.
Registro Presupuestal de Compromiso (RP). Documento expedido por la
secretaría de Hacienda o responsable del presupuesto; mediante el cual se
establece el monto de recursos que respalda el cumplimiento o pago de las
obligaciones o compromisos adquiridos de conformidad con la Ley, y que
correspondan o desarrollen el objeto de la apropiación afectada.
Consultor. Persona natural o jurídica, Consorcio o unión temporal a quien se le ha
adjudicado un contrato de consultoría, como es el caso de estudios y diseños para
proyectos o estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas
o proyectos específicos.
Contratista. Persona natural o jurídica, Consorcio o unión temporal a quien se le
ha adjudicado mediante proceso de licitación pública, convocatoria, concurso o
contratación directa y con quien se celebra el respectivo contrato. El contratista
puede ser constructor y/o consultor y/o proveedor y/o prestador del servicio, entre
otros.
Contrato. Acuerdo celebrado entre el Municipio de Santa Fe de Antioquia y el
oferente favorecido con la adjudicación de una convocatoria, concurso de méritos,
invitación, licitación pública o contratación directa, en el cual se fijan los valores,
cantidades y pautas que rigen la naturaleza de los trabajos, derechos y
obligaciones de las partes y los plazos para su liquidación.
Convenio. Acuerdo suscrito entre dos o más personas jurídicas de derecho
público o entre una o varias entidades públicas y una o varias personas jurídicas

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privadas sin ánimo de lucro, tendiente a aunar esfuerzos para el logro de un
objetivo común.
Contrato de concesión. Contrato que se suscribe con el objeto de otorgar a una
persona llamada concesionario, la prestación, operación, explotación,
organización o gestión, total o parcial, de una obra o bien, destinados al servicio o
uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada
prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del
concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de
una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o
en la participación que se le otorgue en la explotación del bien, o en una suma
periódica, única o porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de
contraprestación que las partes acuerden.
Contrato de prestación de servicios. Contrato que se suscribe para apoyo a la
gestión administrativa, se realizarán cuando se trate de fines específicos o no
hubiere personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar.
Contrato de Consultoría. Contrato celebrado con un consultor, referido a los
estudios y diseños necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudio
de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos
específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y
supervisión.
Contrato de Obra. Contrato celebrado con un contratista para la construcción,
mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier otro
trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de
ejecución y pago.

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Contrato de Suministro. Contrato que se suscribe con un proveedor para el
suministro de bienes o maquinaria con el fin de ejecutar proyectos relacionados
con el cumplimiento de la misión institucional de las entidades.
Cuenta de anticipo. Cuenta bancaria especial que se abre con el valor total del
anticipo que entrega el Municipio de Santa Fe de Antioquia, para ser manejada
conjuntamente por el contratista y el interventor y/o supervisor.
Imprevistos. Son aquellas actividades suplementarias a las inicialmente
contratadas que deberán ejecutarse previo acuerdo del justo precio de acuerdo a
las especificaciones técnicas.
Interventor y/o supervisor. Persona natural o jurídica que representa el
Municipio de Santa Fe de Antioquia ante el contratista y que está encargada del
control técnico, administrativo, financiero, ambiental y social, por medio de la
vigilancia y seguimiento al cumplimiento del contrato durante la ejecución de un
proyecto.
IVA. Impuesto al valor agregado.
Obras complementarias. Obras que no están incluidas en las condiciones
iniciales del contrato, pero que hacen parte inseparable de las actividades objeto
del contrato o son necesarias para su ejecución y que por lo tanto corresponden a
ítems no previstos, cuya forma de pago deberá pactarse con el contratista antes
de su ejecución, mediante un contrato adicional.

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Orden de pago. Documento suscrito por el ordenador del gasto y por el
supervisor e interventor por medio del cual se efectúa el pago por parte del
Municipio de Santa Fe de Antioquia, al contratista / consultor / proveedor y/o
prestador del servicio, entre otros, por las labores ejecutadas durante el período
respectivo y su liquidación de acuerdo con la modalidad de pago acordada en el
contrato.
Otrosí. Documento que se hace a un contrato o convenio para modificarlo, ya sea
adicionando o suprimiendo estipulaciones en él contenidas.
Plazo. Período comprendido entre la fecha de iniciación y el vencimiento del
término para la ejecución del contrato o de una de las etapas del contrato.
Prórroga: Acuerdo celebrado entre el contratante y el contratista para ampliar el
plazo de ejecución de un contrato.
Proveedor. Persona natural o jurídica con quien se suscribe un contrato de
suministro
Suspensión. Interrupción por un tiempo determinado de la ejecución del contrato.
Unión Temporal: Asociación de dos o más personas, las cuales en forma
conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y
ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de
la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de
las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo
con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión
temporal.

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Valor final del contrato. Resultante de la suma de todos los pagos y deducciones
efectuadas al contratista, en el momento de hacer la liquidación del contrato,
incluyendo los reajustes.
Vigencia. Término pactado en el contrato, equivalente al plazo para la ejecución
de las actividades, más el tiempo contractual pactado.

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MANUAL DE SUPERVISION E INTERVENTORIA
La supervisión y/o interventoría se origina en la existencia de un
compromiso contractual para la realización de cualquier tipo de contrato y/o
convenio, siendo el supervisor y/o interventor el responsable de ejercer la
vigilancia del mismo y su desarrollo.
I. OBJETIVO GENERAL DE LA SUPERVISON Y/O INTERVENTORIA
La supervisión y/o interventoría, es una función que cumple una persona natural o
jurídica, designada por el municipio, previo agotamiento del procedimiento
establecido en el manual de Contratación del municipio, para controlar, exigir,
colaborar, absolver, prevenir y verificar la ejecución y el cumplimiento de los
trabajos, servicios, obras y actividades contratadas, teniendo como referencia los
principios rectores de la ley de contratación estatal (Ley 80 de 1993), el decretos
reglamentarios 1510 de 2013.
El objeto de la actividad de supervisor y/o interventor es vigilar y controlar en
forma eficaz y oportuna la acción del contratista en las diferentes etapas del
proyecto contratado, para hacer cumplir el reglamento, las especificaciones
técnicas, tiempos y cronogramas, las actividades administrativas, legales,
contables, financieras, presupuestales, sociales y ambientales establecidas en los
respectivos contratos.
La supervisión y/o interventoría nace en un proyecto a raíz de la celebración de un
contrato de obra, de consultoría, de concesión, de suministro, de prestación de

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servicios, entre otros, siendo el supervisor y/o interventor, el responsable del
contrato en su ejecución desarrollo y liquidación.
II. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA SUPERVISION Y/O INTERVENTORIA
La supervisión y/o interventoría, implica una posición imparcial, por lo tanto, en la
interpretación del contrato y en la toma de decisiones, la supervisión y/o
interventoría debe ser consecuente en sus objetivos principales:
 Controlar: Este objetivo es el más importante y se logra por medio de una
labor de inspección, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación,
labor planeada y ejecutada de manera permanente sobre las etapas del
desarrollo del contrato si la ejecución se ajusta a lo pactado.
 Solicitar: Esta facultad se materializa cuando el supervisor y/o interventor
pide al Contratista oportunamente, que subsane de manera inmediata,
incorrecciones, que no afecten la validez del contrato o la ejecución del
mismo. Esta facultad la ejerce cuando solicita la imposición de una sanción
por motivos contractuales, o emite su concepto fundamentado sobre la
viabilidad de prórroga, modificación o adición contractual, entre otros temas.
 Exigir: En la medida que la función de la Supervisión y/o Interventoría
encuentre que en desarrollo de la relación contractual no se está
cumpliendo estrictamente con las cláusulas pactadas, adquiere la
obligación, no la facultad, de exigir a la parte morosa la exacta satisfacción
de lo prometido, utilizando como armas el contenido del acuerdo de
voluntades y las garantías ofrecidas para garantizar el cumplimiento.

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 Colaborar: La Interventoría y/o supervisión y el Contratista (constructor /
consultor / proveedor / prestador del servicio) conforman un grupo de
trabajo de profesionales idóneos en cuya labor de conjunto se presentan
dificultades que se resuelven con razones de orden técnico y lógico. El
interventor en consecuencia desarrollará mejor su función integrándose a
dicho equipo, sin que ello signifique, renuncia al ejercicio de sus
atribuciones y responsabilidades específicas o pérdida de su autonomía e
independencia frente al contratista.
 Absolver: En cuanto a este objetivo, la supervisión y/o Interventoría es la
participe que en virtud del principio de inmediación, actúa como instrumento
de consulta, encargada de resolver las dudas que se presentan en el
desarrollo de los contratos, ya que en las relaciones contractuales es
fundamental la comunicación entre las partes, el contratista (constructor /
consultor / proveedor) no puede ser totalmente autónomo y el Municipio de
Santa Fe de Antioquia no se pueden desentender en el desarrollo de la
obra o del servicio.
 Prevenir: El mayor aporte de este ejercicio consiste en establecer que el
control no está destinado exclusivamente a sancionar las faltas cometidas,
sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto
del contrato o el incumplimiento de las obligaciones adquiridas. Para que la
supervisión y/o Interventoría logre este objetivo se hace necesario que
extienda su labor a una evaluación previa a la ejecución del contrato, en la
etapa de planeamiento.
 Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el
control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y

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nivel de cumplimiento, esta realidad se concreta mediante la aplicación de
correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo pactado, la solución de los
problemas y la absolución de dudas; teniendo como principio básico las
relaciones en el trabajo. Para ello la supervisión y/o interventoría no deberá
desconocer los límites de sus atribuciones, entrometiéndose en campos
donde los contratistas sean autónomos y además se apersonara con
diligencia de las solicitudes que le hagan y que esté en la obligación de
atender.
Son también objetivos de la Supervisión y/o Interventoría, los siguientes:
 Asegurar mediante una Interventoría y/o supervisión proactiva, la calidad
del desarrollo del objeto del contrato.
 Representar al municipio de Santa Fe de Antioquia, para la adecuada
ejecución de los contratos apoyándolo en la dirección y coordinación del
mismo sin ir en contra de la misión y los valores de este.
 Informar al municipio de Santa Fe de Antioquia, en forma continua y
periódica sobre el avance, problemas y soluciones presentados en el
desarrollo del contrato, a través de informes semanales, mensuales o
especiales que deba presentar.
 Supervisar y controlar la gestión técnica y administrativa desarrollada por
el contratista (constructor / consultor / proveedor / prestador del servicio)
para el cumplimiento de las obligaciones contratadas detalladas en el
contrato respectivo.

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 Efectuar un estricto control de la calidad de los materiales empleados por
el contratista, a partir del reglamento y de la especificaciones técnicas
generales y particulares contratadas, así como de las obligaciones
pactadas.
 Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales, logrando que se
desarrollen los contratos de obra, de consultoría, suministro, prestación de
servicios, entre otros, dentro de los presupuestos de tiempo e inversión
previstos originalmente.
 Armonizar la interacción del contratante y contratista (constructor /
consultor / proveedor /prestador del servicio / entre otros) para el logro del
objetivo general del proyecto, así como la de obtener excelentes estudios
y diseños, obras, bienes, productos y servicios, que satisfagan las
necesidades de la comunidad o suministros adecuados y oportunos.
III. MARCO LEGAL.
Conforme lo establece el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013 que adoptó el
Manual de Contratación del Municipio de Santa Fe de Antioquia, el interventor o
supervisor de los contratos o convenios celebrados por el Municipio de Santa Fe
de Antioquia, será el secretario de despacho de la dependencia interesada en la
contratación, a menos que el Ordenador del Gasto designe a un funcionario
diferente, previa solicitud de la Secretaria General y de Gobierno. En el evento que
no se hubiere designado un supervisor a un contrato y/o convenio, el supervisor
será el de la dependencia respectiva.
La función de supervisión es indelegable, cualquier modificación en la misma solo
podrá efectuarse por el respectivo Ordenador del Gasto.

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El supervisor y/o interventor, debe ser consciente de sus derechos y obligaciones
y responder civil, penal y administrativamente por el incumplimiento de sus
obligaciones.
Dentro del desempeño de sus funciones, el supervisor y/o interventor debe tener
en cuenta el Manual de Contratación del municipio de Santa Fe de Antioquia, los
términos de referencia, las cláusulas consagradas en el contrato.
IV. DEL ANTICIPO Y PAGO ANTICIPADO
Por considerarlo de especial importancia, se aclaran los conceptos de anticipo y
pago anticipado.
4.1. Concepto de anticipo:
El anticipo se entiende como la suma de dinero que entrega el municipio al
contratista a título de préstamo que habrá de destinarse al cubrimiento de los
costos iníciales, es decir, la finalidad del anticipo es financiar el objeto contractual.
Para que proceda debe efectuarse un estudio técnico del contrato que justifique
tal entrega, este anticipo debe ser amortizado en cada pago. El anticipo no podrá
exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.
4.2. Apertura de la cuenta de manejo del anticipo
Previamente a la entrega del anticipo, la supervisión y/o intervención y el
contratista deben abrir una cuenta bancaria nombrada como anticipo de Contrato
MUNICIPIO DE SANTA FE DE ANTIOQUIA Nº _____ (número del contrato) con

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________ (Nombre del Contratista), que será manejada de manera conjunta. A su
vez, deben llevar un registro que demuestre inequívocamente el saldo y las bases
que lo conforman. El supervisor y/o interventor es el responsable de este estado
contable.
4.3. Entrega del anticipo
La supervisión y/o interventora podrá autorizar la entrega del anticipo, una vez
perfeccionados y legalizados los contratos y/o convenios.
Para amortizar el valor del anticipo, al valor de cada pago y/o acta de recibo
parcial se le descontará el porcentaje correspondiente al anticipo, hasta completar
el monto total de éste.
4.4. Manejo del anticipo
Para el manejo del anticipo, deben tenerse en cuenta los siguientes
requerimientos:
• Los dineros provenientes del anticipo sólo serán invertidos de acuerdo con el
programa de inversiones, ajustado y debidamente aprobado por el supervisor y/o
interventor, quien además debe aprobar o no las cuentas de inversión y la relación
de gastos. Cualquier diferencia entre los saldos bancarios que se registren en el
extracto que el contratista debe presentar con el registro de gastos o el programa
de inversiones, el supervisor y/o interventor deberá requerir inmediatamente al
contratista.

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• La iniciación de labores o el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones
contractuales, no está supeditada en ningún caso al giro del anticipo por parte del
Municipio.
• En caso de iniciarse el contrato sin que se haya girado el valor del anticipo,
podrán ser reembolsados al contratista los gastos que haya efectuado con sus
propios fondos y para la inversión del anticipo.
• Los equipos y herramientas, cuya adquisición se financia total o parcialmente con
fondos del anticipo, deben dedicarse exclusivamente a la ejecución del contrato y
permanecer en el sitio, hasta cuando se hayan terminado los trabajos a que estén
destinados. Estos equipos no podrán retirarse de las obras sin la autorización
escrita del supervisor y/o interventor, quien debe asegurarse de este hecho.
• Los cheques correspondientes a la chequera de la cuenta del anticipo deben ir
firmados por el ordenador del gasto, contratista y el supervisor y/o interventor.
• Con cargo a esta cuenta no se autorizan traslados de suma alguna a otra cuenta,
persona o entidad (notas débito) ni ingresos por ningún concepto (notas crédito)
ya que todo movimiento se hará por medio de cheques.
• El MUNICIPIO DE SANTA FE DE ANTIOQUIA, según el caso, podrá solicitar
informes sobre el movimiento de la cuenta.
• Los rendimientos obtenidos del anticipo se deben liquidar a favor del MUNICIPIO
DE SANTA FE DE ANTIOQUIA, según el caso.
• El manejo y custodia de la chequera estará a cargo del contratista.

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• Los extractos bancarios serán remitidos directamente al Supervisor y/o
Interventor, quien al día siguiente debe entregarlos al contratista.
• El contratista debe presentar la relación de gastos previamente revisados y
aprobados por el Supervisor y/o Interventor.
• Los dineros del anticipo no podrán destinarse a fines distintos a los relacionados
con la ejecución y cumplimiento del contrato y tienen la condición de fondos
públicos hasta el momento que sean amortizados mediante la ejecución del objeto
del contrato, momento hasta el cual su mal manejo, el cambio de destinación o su
apropiación darán lugar a las responsabilidades penales correspondientes.
Cabe aclarar que cualquier diferencia entre los saldos bancarios que se registren
en el extracto que el contratista debe presentar con el registro de gastos o el
programa de inversiones, o cuando se compruebe que a los dineros provenientes
del anticipo se les dio una destinación diferente a la autorizada, será causal para
hacer efectiva la garantía de buen manejo y correcta inversión del mismo.
Asimismo, los perjuicios ocasionados por un mal manejo del anticipo serán de
exclusiva responsabilidad del contratista y la Interventoría y/o supervisión.
.
4.5. Liquidación del anticipo
Invertida la totalidad del anticipo, el supervisor y/o interventor y el contratista
deben cancelar la cuenta bancaria anulando los cheques sobrantes y harán el
reintegro al MUNICIPIO DE SANTA FE DE ANTIOQUIA, según el caso, del saldo
de la cuenta si lo hay, mediante el mecanismo establecido para ello, además debe
presentarse:

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• Certificación por parte de la entidad financiera donde conste la cancelación de la
cuenta.
• Constancia de anulación de cheques sobrantes.
• Constancia de cheques anulados por el contratista. Estos documentos se deben
guardar en la carpeta financiera.
4.6. Reintegro de saldos del anticipo a favor del MUNICIPIO DE SANT A FE
DE ANTIOQUIA
En muchas ocasiones, los contratos se liquidan sin haber finalizado la ejecución
de la obra, ya sea debido a la terminación por mutuo acuerdo, liquidación
unilateral o incumplimiento en la ejecución. En caso que queden saldos en la
cuenta bancaria correspondiente al anticipo, estos deberán ser reintegrados al
MUNICIPIO DE SANTA FE DE ANTIOQUIA, según el caso, a través del siguiente
procedimiento:
• El supervisor y/o interventor solicita el saldo de la cuenta corriente al banco y
hace la respectiva conciliación.
4.7. Pago Anticipado.
Recursos públicos pagados en forma adelantada al contratista, los cuales
representan una verdadera forma de pago por la ejecución de un contrato y
pueden ser invertidos libremente por el contratista, sin perjuicio de su obligación

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de cumplir con el objeto contratado y del deber del estado de velar por tal
cumplimiento.
Es importante aclarar que de acuerdo con la Directiva Presidencial Nº 4 del 4 de
abril de 2003 se indica que “salvo casos excepcionales plenamente justificados y
motivados, las entidades no pactarán pagos anticipados”. Para casos
excepcionales se debe tener en cuenta:
4.8. Entrega del Pago Anticipado
El supervisor y/o interventor podrá autorizar la entrega del pago anticipado, una
vez perfeccionados y legalizados los contratos.
V. OBLIGACIONES DE LA SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR
1. Solicitar y recibir del MUNICIPIO DE SANTA FE DE ANTIOQUIA, según el
caso, la información necesaria del contrato objeto de supervisión.
2. Abstenerse de iniciar la ejecución de los contratos y convenios hasta tanto no
se encuentren debidamente legalizados, velar por el cabal cumplimiento de las
obligaciones contenidas en el contrato o convenio; verificar el cumplimiento de los
requisitos para el pago del anticipo y/o los desembolsos correspondientes, hacer
un seguimiento permanente y detallado al vencimiento del plazo del contrato y/o
convenio.
3. Verificar que en la ejecución de los contratos de prestación de servicios y/o
consultoría, las actividades y/o productos realizados en desarrollo del respectivo
contrato deben encontrarse previstos en el objeto y obligaciones del mismo.

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4. Revisar y estudiar los documentos e información en general suministrados por
el MUNICIPIO DE SANTA FE DE ANTIOQUIA, según el caso, con el propósito de
establecer criterios claros y precisos sobre el contrato, de modo tal que pueda
realizar de manera efectiva las labores encomendadas.
5. En caso que se requiera, efectuar una visita al sitio donde se ejecutará el objeto
contractual, con el fin de verificar sus condiciones y detectar posibles
modificaciones en el contrato y/o convenio.
6. Presentar el recurso humano disponible para la ejecución de los contratos de
Interventoría y de obra / consultoría / suministro, en caso de ser procedente, y
verificar que se cumpla con lo exigido en los Pliegos de Condiciones y/o términos
de referencia, en relación con los requisitos de los perfiles profesionales y el
tiempo de dedicación al contrato.
7. Elaborar y suscribir con el contratista el Acta de Iniciación del Contrato, cuando
ésta se haya establecido en el contrato y/o convenio respectivo.
8. Conocer los procedimientos internos de orden técnico, administrativo, legal,
financiero, social y ambiental establecidos en el MUNICIPIO DE SANTA FE DE
ANTIOQUIA, según el caso, para los contratos con el fin de realizar los trámites
correspondientes eficaz y oportunamente.
9. Cumplir y hacer que se cumplan las normas y especificaciones técnicas
vigentes, Términos de referencia, Pliegos de Condiciones y demás documentos
propios de los contratos y/o convenios.

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10. Velar por el cumplimiento del cronograma, presentado por el contratista,
efectuando controles periódicos de las actividades programadas. En caso de
incumplimiento, se acordarán correctivos y ante reiteración en incumplimientos
informará por escrito a la secretaria donde se realizó los tramites del respectivo
contrato (Secretaria General y de Gobierno o la Secretaria de Planeación e
Infraestructura).
11. Velar por que el contratista aporte oportunamente las pólizas que le imponga
el contrato, con el fin de colaborar con la legalización del mismo y/o sus prorrogas,
suspensiones, modificaciones o adiciones.
12. Asistir a las reuniones de seguimiento y demás programadas conjuntamente
con el Contratista. Elaborar y tramitar las Actas de las reuniones.
13. Cumplir con la entrega de informes parciales o definitivos de los contratos.
14. Cumplir y hacer que se cumpla con lo establecido en los Términos de
Referencia y/o Pliegos de Condiciones, en relación con los requisitos de los
perfiles profesionales del recurso humano y el tiempo de dedicación al contrato,
cuando así se haya previsto en los documentos señalados.
15. Cumplir y hacer cumplir el cronograma de obras y/o actividades.
16. Elaborar, revisar, suscribir y radicar en la secretaria donde se realizó los
tramites del respectivo contrato (Secretaria General y de Gobierno o la Secretaria
de Planeación e Infraestructura) las actas y demás documentos necesarios para la
ejecución de los contratos, incluyendo cuentas de cuentas de cobo, de recibo
parcial o informe de actividades mensuales, Recibo a satisfacción, ajuste,

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Suspensión, Reiniciación, Recibos de aportes a Seguridad Social Integral, entre
otras.
17. Mantener al día la documentación de los Contratos y /o convenios
debidamente archivada, controlar el archivo de supervisión y/o interventoría con la
finalidad de integrar un expediente claro del desarrollo del contrato y remitir copia
de todos estos documentos a la Secretaria de Hacienda.
18. Exigir y verificar que el Contratista tenga afiliado a todo el personal a su cargo
al Sistema de Seguridad Social e Integral (salud, pensiones y riesgos Laborales),
de acuerdo con lo dispuesto en la Ley.
19. Cumplir y hacer que se cumpla por parte del contratista, con lo establecido la
Ley relacionado con el Sistema General de Seguridad Social Integral y los aportes
parafiscales.
20. Llevar el control financiero de los Contratos que tenga a cargo.
Adicionalmente, de existir convenios con aportes de la comunidad, se les deberá
dar el mismo tratamiento de supervisión y/o interventoría que a los contratos del
MUNICIPIO.
21. En el evento en que en el contrato y/o convenio se contemple la adquisición de
equipos, herramientas, etc., el supervisor y/o interventor deberá efectuar el trámite
ante la secretaria donde se realizó los tramites del respectivo contrato (Secretaria
General y de Gobierno o la Secretaria de Planeación e Infraestructura) para el
ingreso de los bienes a los inventarios del MUNICIPIO y su entrada a almacén.
Igualmente una vez finalizada la ejecución del objeto convenido, deberá verificar
que tales equipos, herramientas etc., sean reintegrados al almacén.

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22. Autorizar los desembolsos y/o pagos que se hayan establecido en el contrato
y/o convenio, previa verificación de los requisitos establecidos para el efecto. En
caso que se haya pactado la entrega de anticipo abrir la cuenta bancaria para el
manejo del anticipo, la cual deberá ser manejada conjuntamente con el contratista.
El supervisor y/o interventor es el responsable del estado contable de la cuenta.
23. Verificar y Aprobar mensualmente los informes de buen manejo de anticipo.
24. Efectuar las justificaciones que se requieran para modificar los contratos y/o
convenios.
25. Emitir un concepto técnico previo sobre la adición y/o prórroga solicitada
cuando debe adicionarse el valor y/o prorrogarse el plazo de ejecución del
contrato.
26. Solicitar por lo menos con diez (10) días hábiles de anticipación, a la secretaria
donde se realizó los tramites del respectivo contrato (Secretaria General y de
Gobierno o la Secretaria de Planeación e Infraestructura), la adición, prórroga y/o
modificaciones a los convenios y/o contratos. La solicitud debe estar
suficientemente justificada, indicando el monto por adicionar y/o el tiempo por
prorrogar el plazo, así como los aspectos a modificar, y hacerse de acuerdo con lo
indicado en el Manual de Contratación.
27. Emitir un concepto técnico previo sobre las solicitudes de suspensión
efectuadas por el contratista y elaborar el acta de suspensión que formaliza las
decisiones tomadas, y remitirla oportunamente a la secretaria donde se realizó los

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tramites del respectivo contrato (Secretaria General y de Gobierno o la Secretaria
de Planeación e Infraestructura).
28. En los casos en que el Contratista incumpliera sus obligaciones contractuales,
el supervisor y/o interventor debe exigirle con plazos perentorios el cumplimiento
de tales obligaciones y una vez cumplidos estos plazos, debe solicitar a la
secretaria donde se realizó los tramites del respectivo contrato (Secretaria General
y de Gobierno o la Secretaria de Planeación e Infraestructura) la aplicación de las
sanciones previstas en el Contrato.
29. Informar y remitir el informe de la identificación de los incumplimientos de las
obligaciones contractuales a la secretaria donde se realizó los tramites del
respectivo contrato (Secretaria General y de Gobierno o la Secretaria de
Planeación e Infraestructura), con el fin de llevar a cabo el procedimiento
pertinente, así mismo realizar la tasación de la sanción que deba imponerse.
30. Revisar y suscribir con el contratista todas las actas generadas durante el
desarrollo del contrato.
31. Conocer, aprobar y exigir el cumplimiento del cronograma de ejecución del
objeto del contrato y/o convenio, y revisar los informes mensuales y final con el
avance en el cumplimiento de las mismas.
32. Elaborar y suscribir con el Contratista el Acta de Recibo Final de Obra
contratada, relacionando en la misma las cantidades finales definitivas y las
situaciones presentadas en el contrato de obra, tales como las prórrogas,
suspensiones, ampliaciones, mayores cantidades de obra, adiciones y estado de
la obra ejecutada. Así mismo, en dicha acta se deberán relacionar los manuales

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de mantenimiento y conservación en caso de que los implementos contratados y
entregados por el contratista así lo requieran.
33. Recibir, estudiar y pactar los precios de obras no previstas presentados por el
contratista, para lo cual debe elaborar y presentar a la Secretaria de Planeación e
Infraestructura un cuadro comparativo de precios unitarios no previstos, un análisis
de precios unitarios, el cuadro de reversión de precios no previstos y el acta de
fijación de precios no previstos.
34. Revisar y aprobar la nueva programación para la ejecución del proyecto o la
nueva inversión actualizada presentada por el Contratista, toda vez que se
presenten modificaciones en cantidades, plazo, valor del contrato, o suspensión
del mismo, y que alteren su normal ejecución.
35. En los contratos de obra, verificar que se cumpla con la calidad de las obras
ejecutadas. Realizar control de calidad de los materiales a partir de lo establecido
en las especificaciones técnicas, control de la ejecución del proyecto, control de
los métodos constructivos, localización y nivelación de los elementos
estructurales, entre otros, en caso de incumplimiento se abstendrá de recibir la
obra e informará por escrito a la Secretaria de Planeación e Infraestructura
(contratación). Así mismo, el supervisor/interventor deberá avalar técnicamente
todos los cambios o sustituciones en las especificaciones técnicas o en los
materiales inicialmente contratados que se realicen durante la ejecución de la
misma.
36. En contratos de obra, verificar las cantidades de obra establecidas en el
contrato a partir de la información suministrada, y presentar un informe a la
SECRETARIA DE PLANEACION E INFRAESTRUCTURA sobre aspectos que

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repercutan en el normal desarrollo del contrato, antes de suscribir el Acta de
Iniciación.
37. En contratos de obra, exigir al Contratista la entrega de los análisis de precios
unitarios de todas las actividades incluidas en la lista de cantidades y precios o
índices representativos y efectuar su revisión. La información detallada de los
análisis será la base para nuevos análisis de precios unitarios que se requieran en
el desarrollo del contrato.
38. Elaborar el Informe Final de Supervisión y/o Interventoría.
39. Elaborar y suscribir con el Contratista el Acta de terminación del contrato,
asumiendo así plena responsabilidad por la veracidad de la información en ella
contenida, y en esa medida garantizar el cumplimiento de todas y cada una de las
obligaciones contractuales de las dos partes.
Además de las obligaciones anteriores, el supervisor y/o interventor deberá
cumplir con las obligaciones consignadas en el manual de contratación del
Municipio de Santa Fe de Antioquia.
PARAGRAFO. En caso de retiro del supervisor y/o interventor se debe hacer
entrega de los informes sobre el estado actual del contrato o convenio al jefe de la
dependencia, quien solicitará la designación de otro supervisor al Ordenador del
Gasto.
Diagrama de flujo de las principales actividades en la ejecución del contrato.

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Diagrama de Ejecución del Contrato y/o Convenio
VI. INFORMES DEL SUPERVISOR Y/O INTERVENTOR
La supervisión y/o interventor en el transcurso de la ejecución del objeto del
contrato y/o convenio, debe presentar los informes necesarios, que reflejen el
avance y demás aspectos relevantes del contrato. Entre estos informes, se
destacan:
Antes de iniciar la ejecución, el
supervisor y/o interventor debe
asegurarse de que el contrato y/o
convenio se encuentre
legalizado.
Una vez iniciada la ejecución,
debe hacerse seguimiento
permanente a la misma.

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6.1. Informe Mensual.
Este informe describe el estado actual del contrato y presenta las
recomendaciones para la efectiva ejecución del contrato y/o convenio, debe
contener:
- una descripción completa de las actividades ejecutadas; los atrasos
presentados, los problemas, compromisos o soluciones planteadas y los
asuntos pendientes por resolver
- Verificar el pago oportuno de la Seguridad Social Integral por parte del
Contratista al Sistema de Seguridad Social e Integral (salud, pensiones y
riesgos Laborales).
- El supervisor y/o interventor debe elaborar el recibo a satisfacción y enviarlo al
jefe de la dependencia del MUNICIPIO impulsadora del contrato y/o convenio.
Cuando se trate de contratos de obra, los informes mensuales deben ser
presentados por el interventor conjuntamente con el Acta de Recibo Parcial de
Obra, la cual debe especificar las actividades establecidas en el contrato, las
modificaciones implementadas y las obras ejecutadas, incluyendo la descripción
de las actividades, cantidad y precios unitarios; esto para evaluar el cumplimiento
del contratista en lo referente a las diferentes actividades y acuerdos establecidos
en el contrato de obra.
Igualmente se debe presentar la evaluación del cumplimiento de las obligaciones
contractuales, el cual la Dependencia a cargo del contrato y/o convenio, lo
estudiará en los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación del informe y si
de este se concluye que existen méritos para aplicar multas, cuando éstas hayan
sido previstas, al día hábil siguiente se debe remitir a la secretaria de planeación e

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infraestructura, junto con los soportes y el oficio que solicite ejecutar las acciones
legales.
6.2. Informe Final
Una vez terminado el contrato, el contratista debe elaborar un informe que haga
memoria descriptiva del contrato, estableciendo diagnóstico inicial, actividades
desarrolladas, resultados obtenidos, inconvenientes presentados, observaciones -
recomendaciones y documentos anexos como resultado de la ejecución del
contrato evaluados por el interventor y/o supervisor.

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