SlideShare una empresa de Scribd logo

Lo urgente y lo importante en la Dirección de Proyectos

✔Alejandro J. Román
✔Alejandro J. Román
✔Alejandro J. Román☛ Owner at © Romtech Consultant & Project Management ™

Lo urgente y lo importante en la Dirección de Proyectos

1 de 4
Descargar para leer sin conexión
Lo urgente y lo importante en la Gestión de 
Proyectos 
Uno de los principales retos para todo Gerente de Proyecto, especialmente para los 
recién promovidos que se están iniciando como supervisores, es el poder manejar la 
cantidad de actividades, cosas por hacer, alertas y asuntos que conlleva un día de trabajo 
normal para este tipo de trabajo. En este artículo describimos como diferenciando entre 
asuntos urgentes e importantes se puede hacer una gestión efectiva de los proyectos. 
También se describen las consecuencias negativas de no hacerlo. 
La diferenciación entre asuntos urgentes e importantes como método en la Gerencia fue 
descrito por Stephen n Covey en su obra "Los siete hábitos de la gente altamente efectiva", 
es una herramienta útil para el Gerente de Proyectos para organizar su propio trabajo de 
día a día durante la fase de ejecución, pero también se puede aplicar a áreas especificas 
como por or ejemplo la Gestión de Riesgos. 
Lo importante y lo urgente 
La urgencia, es una medida de tiempo que resta para lidiar con alguna situación o
ejecutar una tarea, para que sean efectivas las medidas o para evitar una situación 
adversa. 
La importancia, es una medida de prioridad de una tarea respecto a algún objetivo, refleja 
lo que se quiere o necesita hacer y esta vinculado a invertir esfuerzo y tiempo. 
¿Es un asunto urgente también importante?, ¿Que ocurre cuando no?, Quizás no sea 
importante para mí, pero, ¿Lo es para otro interlocutor?. Cuantas veces nos sucede en el 
trabajo que tenemos nuestra agenda diaria o semanal programada y nos llega un colega, 
un analista o inclusive el Jefe con alguna actividad de última hora, que se había olvidado 
pero que se necesita para "ahora". ¿Como lidiamos con estas situaciones? 
Los asuntos urgentes no necesariamente son importantes para los objetivos y viceversa. 
Que ocurriría sino distinguimos entre asuntos importantes y urgentes en nuestra 
Gestión ? 
El peligro de no distinguir entre lo importante y lo urgente, es el tratar todo asunto como si 
se necesitará para hoy, trabajando en modalidad multitarea (multitasking), tratando de 
complacer a todo el mundo pero terminar sin satisfacer las expectativas de nadie. 
Esto tenderá a fomentar el caos y a poner nervioso a todo el mundo, clientes, gerentes y 
equipos de personas, entre más grande el proyecto o entre más proyectos se esté a 
cargo, la situación tenderá a empeorar, llevando al fracaso de los mismos y muy 
posiblemente a la destitución del Gerente de Proyectos. 
Clasificar los asuntos urgentes e importantes 
Uno de los métodos de mayor reconocimiento en la práctica es el de los cuatro 
cuadrantes de Stephen Covey (“Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva”). Bajo 
ese esquema, toda tarea, riesgo o problema es categorizado en alguno de los siguientes 
cuatro cuadrantes: 
• Cuadrante 1: Importante y urgente. 
• Cuadrante 2: Importante pero no urgente. 
• Cuadrante 3: No importante pero urgente. 
• Cuadrante 4: No importante y no urgente. 
Según Covey, la gente altamente efectiva se enfoca en trabajar sobre el cuadrante 2, y 
que el hacer esto reducirá el tiempo invertido en los demás cuadrantes. 
Tiene mucho sentido, porque si se hace énfasis sobre los asuntos importantes, estos 
nunca se harán urgentes y entonces, al no tener que estar apagando fuegos 
constantemente, se dispondrá de más tiempo para delegar y hacer seguimiento de los 
asuntos no importantes pero urgentes, así como de manejar las expectativas de los 
involucrados para descartar los asuntos no importantes ni urgentes.
Lo urgente y lo importante en el día a día de un Gerente de Proyecto 
Esta diferenciación como método de trabajo puede aplicarse a diversas áreas de la 
Gerencia del día a día (Operaciones), la Gestión de Proyecto, e inclusive en las vidas 
personales y familiares. 
Para ello, en primer lugar se clasifica cada tarea, riesgo o problema existente en nuestra 
lista de cosas por hacer (To-Do List), según los cuatro cuadrantes y se trata de la 
siguiente forma: 
Importante y urgente (Cuadrante 1): 
• Debe tomarse acciones decisivas sobre los mismos de inmediato. 
• En el contexto de un proyecto, estas suelen ser actividades con impacto directo 
sobre los objetivos del proyecto sobre las que se requiere acción inmediata para 
evitar resultados adversos. 
Importante y no urgente (Cuadrante 2): 
• Son actividades con efecto sobre los objetivos que deben atenderse antes que se 
hagan urgentes. 
• El Gerente de proyectos debe enfocarse en planificar el suficiente tiempo para 
atender estos issues. 
• Si se atienden estas situaciones con tiempo nunca se convertirán en urgentes 
prioritarias, evitando que el proyecto derive al simple apagar fuegos. 
• De esta forma se asegura una gestión de proyectos más planificada y menos 
improvisada. 
No importante pero urgente (Cuadrante 3): 
• Tienden a ser generadas por otros involucrados en el proyecto. 
• Suelen no tener alto impacto sobre los objetivos. 
• La recomendación para el Gerente de Proyecto en este caso es delegarlos en una 
persona competente. 
No importante ni urgente (Cuadrante 4): 
• Probablemente ni siquiera sean su responsabilidad. 
• Lo recomendable es delegarlas a alguien del equipo, manteniendo el seguimiento, 
en caso que escalen en urgencia o prioridad.
Conclusión 
En resumen, un método simple a aplicar en nuestro día a día pudiera ser: 
• Clasificar todos los días todas las tareas por hacer con su importancia y urgente. 
• Enfocar esfuerzos en las actividades importantes y no urgentes. 
• Si alguna actividad importante se hace urgente, aplicar todo el esfuerzo en 
resolverla lo antes posible. 
• Delegar actividades no importantes pero urgentes, evaluar la causa raíz de porque 
no se atendieron antes de hacerse urgentes. 
• Delegar actividades no importantes ni urgentes, haciendo seguimiento en caso 
que cambien de clasificación

Recomendados

Caso ENRON
Caso ENRONCaso ENRON
Caso ENRONkatty869
 
Rol del auditor interno
Rol del auditor internoRol del auditor interno
Rol del auditor internomlemus1621
 
Enron, la caída
Enron, la caídaEnron, la caída
Enron, la caídaAluRey
 
Mi proyecto de vida
Mi proyecto de vidaMi proyecto de vida
Mi proyecto de vidaerika-23
 
El caso Volkswagen y la necesidad de la gestión de riesgos penales en las emp...
El caso Volkswagen y la necesidad de la gestión de riesgos penales en las emp...El caso Volkswagen y la necesidad de la gestión de riesgos penales en las emp...
El caso Volkswagen y la necesidad de la gestión de riesgos penales en las emp...JDA SFAI
 
Ambiente de control en sector publico II
Ambiente de control en sector publico IIAmbiente de control en sector publico II
Ambiente de control en sector publico IIControl Interno
 

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

COMPONENTES, PRINCIPIOS Y PUNTOS DE INTERÉS COSO 2013 - 28.MAR.2015 – Dr. MI...
COMPONENTES, PRINCIPIOS Y PUNTOS DE INTERÉS COSO 2013 -  28.MAR.2015 – Dr. MI...COMPONENTES, PRINCIPIOS Y PUNTOS DE INTERÉS COSO 2013 -  28.MAR.2015 – Dr. MI...
COMPONENTES, PRINCIPIOS Y PUNTOS DE INTERÉS COSO 2013 - 28.MAR.2015 – Dr. MI...miguelserrano5851127
 
Proyecto de vida taller solucion
Proyecto de vida taller solucionProyecto de vida taller solucion
Proyecto de vida taller solucionlisethsaavedra
 
MANUAL INSTRUCCIONAL DE FINANZAS
MANUAL INSTRUCCIONAL DE FINANZASMANUAL INSTRUCCIONAL DE FINANZAS
MANUAL INSTRUCCIONAL DE FINANZASOmaira Barca
 
Administracion de riesgo y control interno
Administracion de riesgo y control internoAdministracion de riesgo y control interno
Administracion de riesgo y control internoControl Interno
 
Caso enron usa
Caso enron usaCaso enron usa
Caso enron usahipo_201
 
LA AUDITORIA FORENSE – TRABAJO DE CAMPO.pptx
LA AUDITORIA FORENSE – TRABAJO DE CAMPO.pptxLA AUDITORIA FORENSE – TRABAJO DE CAMPO.pptx
LA AUDITORIA FORENSE – TRABAJO DE CAMPO.pptxJennifferAyarzaArana
 
06 manual de funciones y procedimientos de auditoria interna01
06 manual de funciones y procedimientos de auditoria interna0106 manual de funciones y procedimientos de auditoria interna01
06 manual de funciones y procedimientos de auditoria interna01Fabian Alejandro Marquez Bravo
 

La actualidad más candente (13)

Modelo de-informe-de-control-interno
Modelo de-informe-de-control-internoModelo de-informe-de-control-interno
Modelo de-informe-de-control-interno
 
COMPONENTES, PRINCIPIOS Y PUNTOS DE INTERÉS COSO 2013 - 28.MAR.2015 – Dr. MI...
COMPONENTES, PRINCIPIOS Y PUNTOS DE INTERÉS COSO 2013 -  28.MAR.2015 – Dr. MI...COMPONENTES, PRINCIPIOS Y PUNTOS DE INTERÉS COSO 2013 -  28.MAR.2015 – Dr. MI...
COMPONENTES, PRINCIPIOS Y PUNTOS DE INTERÉS COSO 2013 - 28.MAR.2015 – Dr. MI...
 
Proyecto de vida taller solucion
Proyecto de vida taller solucionProyecto de vida taller solucion
Proyecto de vida taller solucion
 
Marcas
MarcasMarcas
Marcas
 
MANUAL INSTRUCCIONAL DE FINANZAS
MANUAL INSTRUCCIONAL DE FINANZASMANUAL INSTRUCCIONAL DE FINANZAS
MANUAL INSTRUCCIONAL DE FINANZAS
 
Informes de auditoria 4 tipos
Informes de auditoria 4 tiposInformes de auditoria 4 tipos
Informes de auditoria 4 tipos
 
Administracion de riesgo y control interno
Administracion de riesgo y control internoAdministracion de riesgo y control interno
Administracion de riesgo y control interno
 
Caso enron usa
Caso enron usaCaso enron usa
Caso enron usa
 
Pemex. Plan de Negocios 2010-2014
Pemex. Plan de Negocios 2010-2014Pemex. Plan de Negocios 2010-2014
Pemex. Plan de Negocios 2010-2014
 
Ensayo
Ensayo Ensayo
Ensayo
 
Formatos de dictamen
Formatos de dictamenFormatos de dictamen
Formatos de dictamen
 
LA AUDITORIA FORENSE – TRABAJO DE CAMPO.pptx
LA AUDITORIA FORENSE – TRABAJO DE CAMPO.pptxLA AUDITORIA FORENSE – TRABAJO DE CAMPO.pptx
LA AUDITORIA FORENSE – TRABAJO DE CAMPO.pptx
 
06 manual de funciones y procedimientos de auditoria interna01
06 manual de funciones y procedimientos de auditoria interna0106 manual de funciones y procedimientos de auditoria interna01
06 manual de funciones y procedimientos de auditoria interna01
 

Similar a Lo urgente y lo importante en la Dirección de Proyectos

Administración del Tiempo
Administración del TiempoAdministración del Tiempo
Administración del TiempoDOEficasia
 
Grupo X. AdminsitracióN Del Tiempo
Grupo X. AdminsitracióN Del TiempoGrupo X. AdminsitracióN Del Tiempo
Grupo X. AdminsitracióN Del Tiempofombona
 
Ebook gestion-del-tiempo
Ebook gestion-del-tiempoEbook gestion-del-tiempo
Ebook gestion-del-tiempokirokesa
 
Grupo X. Admón Del Tiempo
Grupo X. Admón Del TiempoGrupo X. Admón Del Tiempo
Grupo X. Admón Del Tiempofombona
 
Estrategias para planificar obras de construcción
Estrategias para planificar obras de construcciónEstrategias para planificar obras de construcción
Estrategias para planificar obras de construcciónSergio Topor
 
MESA REDONDA “La Multifunción del Secretariado”
MESA REDONDA “La Multifunción del Secretariado”MESA REDONDA “La Multifunción del Secretariado”
MESA REDONDA “La Multifunción del Secretariado”ASPM
 
Presentación gyco
Presentación gycoPresentación gyco
Presentación gycovalengra
 
Presentación gyco
Presentación gycoPresentación gyco
Presentación gycovalengra
 
Presentacion videos 2 3 4 modulo 1
Presentacion videos 2 3 4 modulo 1Presentacion videos 2 3 4 modulo 1
Presentacion videos 2 3 4 modulo 1cefic
 
Guia practica para_una_eficaz_administracion_del_tiempo_luis_ravizza
Guia practica para_una_eficaz_administracion_del_tiempo_luis_ravizzaGuia practica para_una_eficaz_administracion_del_tiempo_luis_ravizza
Guia practica para_una_eficaz_administracion_del_tiempo_luis_ravizzaEstrellita Salazar
 

Similar a Lo urgente y lo importante en la Dirección de Proyectos (20)

Administración del Tiempo
Administración del TiempoAdministración del Tiempo
Administración del Tiempo
 
Grupo X. AdminsitracióN Del Tiempo
Grupo X. AdminsitracióN Del TiempoGrupo X. AdminsitracióN Del Tiempo
Grupo X. AdminsitracióN Del Tiempo
 
Como administrar el_tiempo
Como administrar el_tiempoComo administrar el_tiempo
Como administrar el_tiempo
 
Ebook gestion-del-tiempo
Ebook gestion-del-tiempoEbook gestion-del-tiempo
Ebook gestion-del-tiempo
 
La gestión del tiempo
La gestión del tiempoLa gestión del tiempo
La gestión del tiempo
 
Project Management Challenges
Project Management ChallengesProject Management Challenges
Project Management Challenges
 
Administracion Del Time
Administracion Del TimeAdministracion Del Time
Administracion Del Time
 
Grupo X. Admón Del Tiempo
Grupo X. Admón Del TiempoGrupo X. Admón Del Tiempo
Grupo X. Admón Del Tiempo
 
20090526 Admin Tiempo
20090526 Admin Tiempo20090526 Admin Tiempo
20090526 Admin Tiempo
 
Estrategias para planificar obras de construcción
Estrategias para planificar obras de construcciónEstrategias para planificar obras de construcción
Estrategias para planificar obras de construcción
 
Administración del tiempo
Administración del tiempoAdministración del tiempo
Administración del tiempo
 
MESA REDONDA “La Multifunción del Secretariado”
MESA REDONDA “La Multifunción del Secretariado”MESA REDONDA “La Multifunción del Secretariado”
MESA REDONDA “La Multifunción del Secretariado”
 
Presentación gyco
Presentación gycoPresentación gyco
Presentación gyco
 
Presentación gyco
Presentación gycoPresentación gyco
Presentación gyco
 
Manejo Del Tiempo
Manejo Del TiempoManejo Del Tiempo
Manejo Del Tiempo
 
AdministracióN Del Tiempo
AdministracióN Del TiempoAdministracióN Del Tiempo
AdministracióN Del Tiempo
 
Hacer que las cosas sucedan (1)
Hacer que las cosas sucedan (1)Hacer que las cosas sucedan (1)
Hacer que las cosas sucedan (1)
 
Presentacion videos 2 3 4 modulo 1
Presentacion videos 2 3 4 modulo 1Presentacion videos 2 3 4 modulo 1
Presentacion videos 2 3 4 modulo 1
 
Guia practica para_una_eficaz_administracion_del_tiempo_luis_ravizza
Guia practica para_una_eficaz_administracion_del_tiempo_luis_ravizzaGuia practica para_una_eficaz_administracion_del_tiempo_luis_ravizza
Guia practica para_una_eficaz_administracion_del_tiempo_luis_ravizza
 
Aet principio 1
Aet principio 1Aet principio 1
Aet principio 1
 

Más de ✔Alejandro J. Román

Gestión de riesgos : Apagón de 1999 en Ciudad Autónoma de Buenos Aires
Gestión de riesgos : Apagón de 1999 en Ciudad Autónoma de Buenos Aires Gestión de riesgos : Apagón de 1999 en Ciudad Autónoma de Buenos Aires
Gestión de riesgos : Apagón de 1999 en Ciudad Autónoma de Buenos Aires ✔Alejandro J. Román
 
Gestión de Proyectos y mejores practicas
Gestión de Proyectos y mejores practicas Gestión de Proyectos y mejores practicas
Gestión de Proyectos y mejores practicas ✔Alejandro J. Román
 
Portfolio Agility– From Elusive Imperative to Practical Reality:
Portfolio Agility– From Elusive Imperative to Practical Reality:Portfolio Agility– From Elusive Imperative to Practical Reality:
Portfolio Agility– From Elusive Imperative to Practical Reality:✔Alejandro J. Román
 
Manual de buenas practicas en la gestión de personas
Manual de buenas practicas en la gestión de personas Manual de buenas practicas en la gestión de personas
Manual de buenas practicas en la gestión de personas ✔Alejandro J. Román
 
40 años de la teoría del liderazgo situacional: una revisión
40 años de la teoría del liderazgo situacional: una revisión 40 años de la teoría del liderazgo situacional: una revisión
40 años de la teoría del liderazgo situacional: una revisión ✔Alejandro J. Román
 
Una moderna visión del manifiesto Ágil
Una moderna visión del manifiesto Ágil Una moderna visión del manifiesto Ágil
Una moderna visión del manifiesto Ágil ✔Alejandro J. Román
 
Manual para la formulación de proyectos sociales con la metodología de marco ...
Manual para la formulación de proyectos sociales con la metodología de marco ...Manual para la formulación de proyectos sociales con la metodología de marco ...
Manual para la formulación de proyectos sociales con la metodología de marco ...✔Alejandro J. Román
 
Tendencias en dirección de proyectos
Tendencias en dirección de proyectos Tendencias en dirección de proyectos
Tendencias en dirección de proyectos ✔Alejandro J. Román
 
Aprender a dar un exámen no es lo mismo que gestionar proyectos
Aprender a dar un exámen no es lo mismo que gestionar proyectosAprender a dar un exámen no es lo mismo que gestionar proyectos
Aprender a dar un exámen no es lo mismo que gestionar proyectos✔Alejandro J. Román
 
Paso a paso en la Planificación de Proyecto by Projectmanager.com
Paso a paso en la Planificación de Proyecto by Projectmanager.comPaso a paso en la Planificación de Proyecto by Projectmanager.com
Paso a paso en la Planificación de Proyecto by Projectmanager.com✔Alejandro J. Román
 
Aplicando el trade off en la Dirección y Gestión de Proyectos
Aplicando el trade off en la Dirección y Gestión de ProyectosAplicando el trade off en la Dirección y Gestión de Proyectos
Aplicando el trade off en la Dirección y Gestión de Proyectos✔Alejandro J. Román
 
De tal palo nuevas astillas by Ricardo Pankiewicz
De tal palo nuevas astillas by Ricardo PankiewiczDe tal palo nuevas astillas by Ricardo Pankiewicz
De tal palo nuevas astillas by Ricardo Pankiewicz✔Alejandro J. Román
 
MODELO ESTRATÉGICO PARA LA DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE MULTIPROYECTOS BASADO EN EL...
MODELO ESTRATÉGICO PARA LA DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE MULTIPROYECTOS BASADO EN EL...MODELO ESTRATÉGICO PARA LA DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE MULTIPROYECTOS BASADO EN EL...
MODELO ESTRATÉGICO PARA LA DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE MULTIPROYECTOS BASADO EN EL...✔Alejandro J. Román
 
Servicio de Monitoreo LAN/WAN - IT Metro
Servicio de Monitoreo LAN/WAN - IT Metro Servicio de Monitoreo LAN/WAN - IT Metro
Servicio de Monitoreo LAN/WAN - IT Metro ✔Alejandro J. Román
 
PROPUESTA METODOLÓGICA DE APLICACIÓN DE SIX SIGMA, LEAN MANUFACTURING Y TEORÍ...
PROPUESTA METODOLÓGICA DE APLICACIÓN DE SIX SIGMA, LEAN MANUFACTURING Y TEORÍ...PROPUESTA METODOLÓGICA DE APLICACIÓN DE SIX SIGMA, LEAN MANUFACTURING Y TEORÍ...
PROPUESTA METODOLÓGICA DE APLICACIÓN DE SIX SIGMA, LEAN MANUFACTURING Y TEORÍ...✔Alejandro J. Román
 
Modelo de implementación cuadro de mando en la Gestión de Proyectos
Modelo de implementación cuadro de mando en la Gestión de ProyectosModelo de implementación cuadro de mando en la Gestión de Proyectos
Modelo de implementación cuadro de mando en la Gestión de Proyectos✔Alejandro J. Román
 

Más de ✔Alejandro J. Román (20)

Gestión de riesgos : Apagón de 1999 en Ciudad Autónoma de Buenos Aires
Gestión de riesgos : Apagón de 1999 en Ciudad Autónoma de Buenos Aires Gestión de riesgos : Apagón de 1999 en Ciudad Autónoma de Buenos Aires
Gestión de riesgos : Apagón de 1999 en Ciudad Autónoma de Buenos Aires
 
Gestión de Proyectos y mejores practicas
Gestión de Proyectos y mejores practicas Gestión de Proyectos y mejores practicas
Gestión de Proyectos y mejores practicas
 
Portfolio Agility– From Elusive Imperative to Practical Reality:
Portfolio Agility– From Elusive Imperative to Practical Reality:Portfolio Agility– From Elusive Imperative to Practical Reality:
Portfolio Agility– From Elusive Imperative to Practical Reality:
 
Simulación Monte Carlo con Excel
Simulación Monte Carlo con ExcelSimulación Monte Carlo con Excel
Simulación Monte Carlo con Excel
 
Gestionando pequeños proyectos
Gestionando pequeños proyectosGestionando pequeños proyectos
Gestionando pequeños proyectos
 
Manual de buenas practicas en la gestión de personas
Manual de buenas practicas en la gestión de personas Manual de buenas practicas en la gestión de personas
Manual de buenas practicas en la gestión de personas
 
40 años de la teoría del liderazgo situacional: una revisión
40 años de la teoría del liderazgo situacional: una revisión 40 años de la teoría del liderazgo situacional: una revisión
40 años de la teoría del liderazgo situacional: una revisión
 
Una moderna visión del manifiesto Ágil
Una moderna visión del manifiesto Ágil Una moderna visión del manifiesto Ágil
Una moderna visión del manifiesto Ágil
 
Manual para la formulación de proyectos sociales con la metodología de marco ...
Manual para la formulación de proyectos sociales con la metodología de marco ...Manual para la formulación de proyectos sociales con la metodología de marco ...
Manual para la formulación de proyectos sociales con la metodología de marco ...
 
Tendencias en dirección de proyectos
Tendencias en dirección de proyectos Tendencias en dirección de proyectos
Tendencias en dirección de proyectos
 
Aprender a dar un exámen no es lo mismo que gestionar proyectos
Aprender a dar un exámen no es lo mismo que gestionar proyectosAprender a dar un exámen no es lo mismo que gestionar proyectos
Aprender a dar un exámen no es lo mismo que gestionar proyectos
 
Paso a paso en la Planificación de Proyecto by Projectmanager.com
Paso a paso en la Planificación de Proyecto by Projectmanager.comPaso a paso en la Planificación de Proyecto by Projectmanager.com
Paso a paso en la Planificación de Proyecto by Projectmanager.com
 
Aplicando el trade off en la Dirección y Gestión de Proyectos
Aplicando el trade off en la Dirección y Gestión de ProyectosAplicando el trade off en la Dirección y Gestión de Proyectos
Aplicando el trade off en la Dirección y Gestión de Proyectos
 
De tal palo nuevas astillas by Ricardo Pankiewicz
De tal palo nuevas astillas by Ricardo PankiewiczDe tal palo nuevas astillas by Ricardo Pankiewicz
De tal palo nuevas astillas by Ricardo Pankiewicz
 
MODELO ESTRATÉGICO PARA LA DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE MULTIPROYECTOS BASADO EN EL...
MODELO ESTRATÉGICO PARA LA DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE MULTIPROYECTOS BASADO EN EL...MODELO ESTRATÉGICO PARA LA DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE MULTIPROYECTOS BASADO EN EL...
MODELO ESTRATÉGICO PARA LA DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE MULTIPROYECTOS BASADO EN EL...
 
Servicio de Monitoreo LAN/WAN - IT Metro
Servicio de Monitoreo LAN/WAN - IT Metro Servicio de Monitoreo LAN/WAN - IT Metro
Servicio de Monitoreo LAN/WAN - IT Metro
 
Project Management Tool BOX
Project Management Tool BOXProject Management Tool BOX
Project Management Tool BOX
 
PROPUESTA METODOLÓGICA DE APLICACIÓN DE SIX SIGMA, LEAN MANUFACTURING Y TEORÍ...
PROPUESTA METODOLÓGICA DE APLICACIÓN DE SIX SIGMA, LEAN MANUFACTURING Y TEORÍ...PROPUESTA METODOLÓGICA DE APLICACIÓN DE SIX SIGMA, LEAN MANUFACTURING Y TEORÍ...
PROPUESTA METODOLÓGICA DE APLICACIÓN DE SIX SIGMA, LEAN MANUFACTURING Y TEORÍ...
 
Modelo de implementación cuadro de mando en la Gestión de Proyectos
Modelo de implementación cuadro de mando en la Gestión de ProyectosModelo de implementación cuadro de mando en la Gestión de Proyectos
Modelo de implementación cuadro de mando en la Gestión de Proyectos
 
Gestion de Riesgos
Gestion de Riesgos Gestion de Riesgos
Gestion de Riesgos
 

Último

Diagramas de Comportamiento: Caso Práctico
Diagramas  de Comportamiento: Caso PrácticoDiagramas  de Comportamiento: Caso Práctico
Diagramas de Comportamiento: Caso PrácticoMaricarmen Sánchez Ruiz
 
Prueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1_ Revisión del intento _ UNACH.pdf
Prueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1_ Revisión del intento _ UNACH.pdfPrueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1_ Revisión del intento _ UNACH.pdf
Prueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1_ Revisión del intento _ UNACH.pdfFernandoCalapaqui
 
Ensayo sobre "La internet y su evolución"
Ensayo sobre "La internet y su evolución"Ensayo sobre "La internet y su evolución"
Ensayo sobre "La internet y su evolución"FernandoCalapaqui
 
Índice del libro "Hacking Web3: Challenge Acepted!" de 0xWord
Índice del libro "Hacking Web3: Challenge Acepted!" de 0xWordÍndice del libro "Hacking Web3: Challenge Acepted!" de 0xWord
Índice del libro "Hacking Web3: Challenge Acepted!" de 0xWordTelefónica
 
Detalles Constructivos Puertas y anclaje.pptx
Detalles Constructivos Puertas y anclaje.pptxDetalles Constructivos Puertas y anclaje.pptx
Detalles Constructivos Puertas y anclaje.pptxLuisChili1
 
Búsqueda de información en bases de datos académicas
Búsqueda de información en bases de datos académicasBúsqueda de información en bases de datos académicas
Búsqueda de información en bases de datos académicasDannyErazo5
 
Práctica 4. Ejercicios de búsqueda eficaz(2).pdf
Práctica 4. Ejercicios de búsqueda eficaz(2).pdfPráctica 4. Ejercicios de búsqueda eficaz(2).pdf
Práctica 4. Ejercicios de búsqueda eficaz(2).pdfFernandoCalapaqui
 
Tarea 1. Ensayo sobre "La sociedad de la ignorancia".
Tarea 1. Ensayo sobre "La sociedad de la ignorancia".Tarea 1. Ensayo sobre "La sociedad de la ignorancia".
Tarea 1. Ensayo sobre "La sociedad de la ignorancia".FernandoCalapaqui
 
Aplicación de la herramienta Formularios de Google
Aplicación de la herramienta Formularios de GoogleAplicación de la herramienta Formularios de Google
Aplicación de la herramienta Formularios de GoogleDannyErazo5
 
Prueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1.pdf
Prueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1.pdfPrueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1.pdf
Prueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1.pdfFernandoCalapaqui
 
Prueba objetiva - Parcial 1_Grupo 11.pdf
Prueba objetiva - Parcial 1_Grupo 11.pdfPrueba objetiva - Parcial 1_Grupo 11.pdf
Prueba objetiva - Parcial 1_Grupo 11.pdfFernandoCalapaqui
 
Redes informáticas, descripción general, tipos, medios de transmisión
Redes informáticas, descripción general, tipos, medios de transmisiónRedes informáticas, descripción general, tipos, medios de transmisión
Redes informáticas, descripción general, tipos, medios de transmisiónborroedgardog
 
Documento del proyecto final............
Documento del proyecto final............Documento del proyecto final............
Documento del proyecto final............DannyErazo5
 
Práctica 1. Aplicación de la herramienta Padlet
Práctica 1. Aplicación de la herramienta PadletPráctica 1. Aplicación de la herramienta Padlet
Práctica 1. Aplicación de la herramienta PadletDannyErazo5
 
IA aplicada a las aulas. Aumentame EDU 2024
IA aplicada a las aulas. Aumentame EDU 2024IA aplicada a las aulas. Aumentame EDU 2024
IA aplicada a las aulas. Aumentame EDU 2024Isidro Navarro
 
Cherubini Meta Z-Wave Double Switch A510083-84-90
Cherubini Meta Z-Wave Double Switch A510083-84-90Cherubini Meta Z-Wave Double Switch A510083-84-90
Cherubini Meta Z-Wave Double Switch A510083-84-90Domotica daVinci
 
Diapositiva_Aprendizaje-basado-en-problemas.pdf
Diapositiva_Aprendizaje-basado-en-problemas.pdfDiapositiva_Aprendizaje-basado-en-problemas.pdf
Diapositiva_Aprendizaje-basado-en-problemas.pdfDannyErazo5
 
Prueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1...
Prueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1...Prueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1...
Prueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1...DannyErazo5
 
BIG DATA EJEMPLOS. desarrrollo de curso.pdf
BIG DATA EJEMPLOS. desarrrollo de curso.pdfBIG DATA EJEMPLOS. desarrrollo de curso.pdf
BIG DATA EJEMPLOS. desarrrollo de curso.pdfexpertoleonelmartine
 
Aplicación de la herramienta Wix para crear sitios web
Aplicación de la herramienta Wix para crear sitios webAplicación de la herramienta Wix para crear sitios web
Aplicación de la herramienta Wix para crear sitios webDannyErazo5
 

Último (20)

Diagramas de Comportamiento: Caso Práctico
Diagramas  de Comportamiento: Caso PrácticoDiagramas  de Comportamiento: Caso Práctico
Diagramas de Comportamiento: Caso Práctico
 
Prueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1_ Revisión del intento _ UNACH.pdf
Prueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1_ Revisión del intento _ UNACH.pdfPrueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1_ Revisión del intento _ UNACH.pdf
Prueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1_ Revisión del intento _ UNACH.pdf
 
Ensayo sobre "La internet y su evolución"
Ensayo sobre "La internet y su evolución"Ensayo sobre "La internet y su evolución"
Ensayo sobre "La internet y su evolución"
 
Índice del libro "Hacking Web3: Challenge Acepted!" de 0xWord
Índice del libro "Hacking Web3: Challenge Acepted!" de 0xWordÍndice del libro "Hacking Web3: Challenge Acepted!" de 0xWord
Índice del libro "Hacking Web3: Challenge Acepted!" de 0xWord
 
Detalles Constructivos Puertas y anclaje.pptx
Detalles Constructivos Puertas y anclaje.pptxDetalles Constructivos Puertas y anclaje.pptx
Detalles Constructivos Puertas y anclaje.pptx
 
Búsqueda de información en bases de datos académicas
Búsqueda de información en bases de datos académicasBúsqueda de información en bases de datos académicas
Búsqueda de información en bases de datos académicas
 
Práctica 4. Ejercicios de búsqueda eficaz(2).pdf
Práctica 4. Ejercicios de búsqueda eficaz(2).pdfPráctica 4. Ejercicios de búsqueda eficaz(2).pdf
Práctica 4. Ejercicios de búsqueda eficaz(2).pdf
 
Tarea 1. Ensayo sobre "La sociedad de la ignorancia".
Tarea 1. Ensayo sobre "La sociedad de la ignorancia".Tarea 1. Ensayo sobre "La sociedad de la ignorancia".
Tarea 1. Ensayo sobre "La sociedad de la ignorancia".
 
Aplicación de la herramienta Formularios de Google
Aplicación de la herramienta Formularios de GoogleAplicación de la herramienta Formularios de Google
Aplicación de la herramienta Formularios de Google
 
Prueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1.pdf
Prueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1.pdfPrueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1.pdf
Prueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1.pdf
 
Prueba objetiva - Parcial 1_Grupo 11.pdf
Prueba objetiva - Parcial 1_Grupo 11.pdfPrueba objetiva - Parcial 1_Grupo 11.pdf
Prueba objetiva - Parcial 1_Grupo 11.pdf
 
Redes informáticas, descripción general, tipos, medios de transmisión
Redes informáticas, descripción general, tipos, medios de transmisiónRedes informáticas, descripción general, tipos, medios de transmisión
Redes informáticas, descripción general, tipos, medios de transmisión
 
Documento del proyecto final............
Documento del proyecto final............Documento del proyecto final............
Documento del proyecto final............
 
Práctica 1. Aplicación de la herramienta Padlet
Práctica 1. Aplicación de la herramienta PadletPráctica 1. Aplicación de la herramienta Padlet
Práctica 1. Aplicación de la herramienta Padlet
 
IA aplicada a las aulas. Aumentame EDU 2024
IA aplicada a las aulas. Aumentame EDU 2024IA aplicada a las aulas. Aumentame EDU 2024
IA aplicada a las aulas. Aumentame EDU 2024
 
Cherubini Meta Z-Wave Double Switch A510083-84-90
Cherubini Meta Z-Wave Double Switch A510083-84-90Cherubini Meta Z-Wave Double Switch A510083-84-90
Cherubini Meta Z-Wave Double Switch A510083-84-90
 
Diapositiva_Aprendizaje-basado-en-problemas.pdf
Diapositiva_Aprendizaje-basado-en-problemas.pdfDiapositiva_Aprendizaje-basado-en-problemas.pdf
Diapositiva_Aprendizaje-basado-en-problemas.pdf
 
Prueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1...
Prueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1...Prueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1...
Prueba Objetiva del Parcial 1_Grupo 1...
 
BIG DATA EJEMPLOS. desarrrollo de curso.pdf
BIG DATA EJEMPLOS. desarrrollo de curso.pdfBIG DATA EJEMPLOS. desarrrollo de curso.pdf
BIG DATA EJEMPLOS. desarrrollo de curso.pdf
 
Aplicación de la herramienta Wix para crear sitios web
Aplicación de la herramienta Wix para crear sitios webAplicación de la herramienta Wix para crear sitios web
Aplicación de la herramienta Wix para crear sitios web
 

Lo urgente y lo importante en la Dirección de Proyectos

  • 1. Lo urgente y lo importante en la Gestión de Proyectos Uno de los principales retos para todo Gerente de Proyecto, especialmente para los recién promovidos que se están iniciando como supervisores, es el poder manejar la cantidad de actividades, cosas por hacer, alertas y asuntos que conlleva un día de trabajo normal para este tipo de trabajo. En este artículo describimos como diferenciando entre asuntos urgentes e importantes se puede hacer una gestión efectiva de los proyectos. También se describen las consecuencias negativas de no hacerlo. La diferenciación entre asuntos urgentes e importantes como método en la Gerencia fue descrito por Stephen n Covey en su obra "Los siete hábitos de la gente altamente efectiva", es una herramienta útil para el Gerente de Proyectos para organizar su propio trabajo de día a día durante la fase de ejecución, pero también se puede aplicar a áreas especificas como por or ejemplo la Gestión de Riesgos. Lo importante y lo urgente La urgencia, es una medida de tiempo que resta para lidiar con alguna situación o
  • 2. ejecutar una tarea, para que sean efectivas las medidas o para evitar una situación adversa. La importancia, es una medida de prioridad de una tarea respecto a algún objetivo, refleja lo que se quiere o necesita hacer y esta vinculado a invertir esfuerzo y tiempo. ¿Es un asunto urgente también importante?, ¿Que ocurre cuando no?, Quizás no sea importante para mí, pero, ¿Lo es para otro interlocutor?. Cuantas veces nos sucede en el trabajo que tenemos nuestra agenda diaria o semanal programada y nos llega un colega, un analista o inclusive el Jefe con alguna actividad de última hora, que se había olvidado pero que se necesita para "ahora". ¿Como lidiamos con estas situaciones? Los asuntos urgentes no necesariamente son importantes para los objetivos y viceversa. Que ocurriría sino distinguimos entre asuntos importantes y urgentes en nuestra Gestión ? El peligro de no distinguir entre lo importante y lo urgente, es el tratar todo asunto como si se necesitará para hoy, trabajando en modalidad multitarea (multitasking), tratando de complacer a todo el mundo pero terminar sin satisfacer las expectativas de nadie. Esto tenderá a fomentar el caos y a poner nervioso a todo el mundo, clientes, gerentes y equipos de personas, entre más grande el proyecto o entre más proyectos se esté a cargo, la situación tenderá a empeorar, llevando al fracaso de los mismos y muy posiblemente a la destitución del Gerente de Proyectos. Clasificar los asuntos urgentes e importantes Uno de los métodos de mayor reconocimiento en la práctica es el de los cuatro cuadrantes de Stephen Covey (“Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva”). Bajo ese esquema, toda tarea, riesgo o problema es categorizado en alguno de los siguientes cuatro cuadrantes: • Cuadrante 1: Importante y urgente. • Cuadrante 2: Importante pero no urgente. • Cuadrante 3: No importante pero urgente. • Cuadrante 4: No importante y no urgente. Según Covey, la gente altamente efectiva se enfoca en trabajar sobre el cuadrante 2, y que el hacer esto reducirá el tiempo invertido en los demás cuadrantes. Tiene mucho sentido, porque si se hace énfasis sobre los asuntos importantes, estos nunca se harán urgentes y entonces, al no tener que estar apagando fuegos constantemente, se dispondrá de más tiempo para delegar y hacer seguimiento de los asuntos no importantes pero urgentes, así como de manejar las expectativas de los involucrados para descartar los asuntos no importantes ni urgentes.
  • 3. Lo urgente y lo importante en el día a día de un Gerente de Proyecto Esta diferenciación como método de trabajo puede aplicarse a diversas áreas de la Gerencia del día a día (Operaciones), la Gestión de Proyecto, e inclusive en las vidas personales y familiares. Para ello, en primer lugar se clasifica cada tarea, riesgo o problema existente en nuestra lista de cosas por hacer (To-Do List), según los cuatro cuadrantes y se trata de la siguiente forma: Importante y urgente (Cuadrante 1): • Debe tomarse acciones decisivas sobre los mismos de inmediato. • En el contexto de un proyecto, estas suelen ser actividades con impacto directo sobre los objetivos del proyecto sobre las que se requiere acción inmediata para evitar resultados adversos. Importante y no urgente (Cuadrante 2): • Son actividades con efecto sobre los objetivos que deben atenderse antes que se hagan urgentes. • El Gerente de proyectos debe enfocarse en planificar el suficiente tiempo para atender estos issues. • Si se atienden estas situaciones con tiempo nunca se convertirán en urgentes prioritarias, evitando que el proyecto derive al simple apagar fuegos. • De esta forma se asegura una gestión de proyectos más planificada y menos improvisada. No importante pero urgente (Cuadrante 3): • Tienden a ser generadas por otros involucrados en el proyecto. • Suelen no tener alto impacto sobre los objetivos. • La recomendación para el Gerente de Proyecto en este caso es delegarlos en una persona competente. No importante ni urgente (Cuadrante 4): • Probablemente ni siquiera sean su responsabilidad. • Lo recomendable es delegarlas a alguien del equipo, manteniendo el seguimiento, en caso que escalen en urgencia o prioridad.
  • 4. Conclusión En resumen, un método simple a aplicar en nuestro día a día pudiera ser: • Clasificar todos los días todas las tareas por hacer con su importancia y urgente. • Enfocar esfuerzos en las actividades importantes y no urgentes. • Si alguna actividad importante se hace urgente, aplicar todo el esfuerzo en resolverla lo antes posible. • Delegar actividades no importantes pero urgentes, evaluar la causa raíz de porque no se atendieron antes de hacerse urgentes. • Delegar actividades no importantes ni urgentes, haciendo seguimiento en caso que cambien de clasificación