Breve presentación del manual desarrollado en Gestión del tiempo

1. Mercedes Blas Sanz
P L A N I F I C A
T U R U T A
D E
T R A B A J O
Gestión del
tiempo,
optimiza los
procesos
de trabajo

2. PRESENTACIÓN
Controlar los tiempos es un factor predominante en la gestión y
desarrollo en losprocesos laborales. Dicho factor ha adoptado una
posición primordial en los puestos de trabajo, sin distinción
alguna y aplicándose en todas las jerarquías de una empresa. La
posibilidad de reconocer el tiempo a ejecutar y dedicar en cada
actividad es de carácter prioritario para distribuir el horario de
trabajo en cada acción a realizar.
Disponer de una formación y aprendizaje es materia de todo el
equipo para alcanzar y lograr los objetivos marcados en la
entidad. Procurar un conocimiento de uno mismo e intentar
cambiar las pautas saliendo de nuestra zona de confort permitirá
aportar calidad a la labor y al equipo de trabajo. Asimilar ciertas
cualidades como la actitud, el cambio o la necesidad de aportar
acciones nuevas optimizan una jornada laboral. Mantener el valor
de mejora continua es una vía de crecimiento constante en pro de
uno mismo y para la empresa en la que se prestan los servicios.
Desempeñar nuestras responsabilidades de una forma lúdica
(sentido del humor) no está “reñido” con la implicación,
dedicación y empeño en la ejecución del proyecto. El método
kaizen (kai=cambio, zen=bueno), ayuda a introducir pequeños
cambios diarios para conseguir el objetivo final.
En este manual se pautan diferentes recursos que dinamizarán el
adquirir las habilidades para organizar y gestionar eficazmente la
gestión del tiempo. Cabe señalar que la “crisis COVID-19”, nos ha
llevado a adoptar nuevos, interesantes e innovadores procesos de
trabajo en el que el factor adaptación ha jugado un papel
importante, entendido como la posibilidad de teletrabajo,
conocimiento de diferentes herramientas informáticas y, sobre
todo una organización horaria que en muchos casos ha coincidido
con la asistencia en la educación y formación de los hijos, lo que
se conoce como conciliación familiar (tema relacionado con
elcitado en este texto).
“EL DÍA TIENE 24 HORAS O 1440 MINUTOS PARA TODOS”

4. UD. 1 GESTIÓN DEL TIEMPO.
1.1 Definición .................................................................................................... 4-5
1.2 Prioritario y no prioritario.......................................................................... 6
1.3 Interrupciones ............................................................................................... 7
1.4 Medios de apoyo: agenda, Google calendar, etc ................................... 7
1.5 Descripción de factores favorables y no favorables ........................ 8-9
UD. 2 LA PLANIFICACIÓN.
2.1 Tiempos y ritmo de muestreo .............................................................. 10-11
2.2 Técnica ..................................................................................................... 12-13
2.3 Usos de la medición ................................................................................... 14
2.4 Etapas y planificación........................................................................... 15-17
UD. 3 DELEGAR FACTOR CLAVE
3.1 Concepto y principios de la delegación ............................................ 18-19
3.2 Ventajas e inconvenientes ........................................................................ 20
3.3 Cinco etapas esenciales en la delegación
3.3.1 Escoger ............................................................................................... 21
3.3.2 Designar ............................................................................................. 21
3.3.3 Transferir .......................................................................................... 22
3.3.4 Controlar .......................................................................................... 22
3.3.5 Evaluar ............................................................................................... 22
3.4 Trabajo en equipo
3.4.1 Etapas ................................................................................................. 23
3.4.2 Coordinación: líder o jefe, perfil del responsable ............ 24-25
UD.4 RECURSOS AMBIENTALES, Ley de Prevención Riesgos
Laborales
4.1 Recursos ambientales
4.1.1 Ruido .................................................................................................... 26
4.1.2 Luz ........................................................................................................ 27
4.1.3 Temperatura ............................................................................... 28-29
4.2 Recursos naturales
4.2.1 Breves estiramientos........................................................................30
4.2.2 Estado de ánimo................................................................................30
4.2.3 Ergonomía en el trabajo ............................................................31-32
4.2.4 Respetar tiempos de descanso .................................................... 33

5. UD.1 GESTIÓN DEL TIEMPO
1.1 Concepto y objeto de la gestión del tiempo en el
trabajo.
Definimos como la forma adecuada de distribuir el tiempo de
trabajo de una persona en las distintas actividades que debe
realizar en su jornada laboral. La gestión del tiempo bien
organizada permite al empleado obtener mayor
productividad, así como, optimización y rendimiento.
Permite conseguir los objetivos, resolución e inconvenientes
y toma de decisiones de forma rápida, evitando situaciones
de estrés e imprevistos en los procesos de trabajo.
Demuestra su actitud y aptitud para desarrollar sus
funciones, implica una completa formación continua y
destreza con las herramientas de trabajo, manuales o
informática.
El objetivo principal es finalizar el proyecto, tarea o actividad
asignada en plazo, cumpliendo expectativas en tiempo,
costes y calidad, marcado, contratado o requerido por el
cliente.
¿Por dónde y cómo empezar?
Introduce pequeños cambios (objetivo) en tu rutina diaria
para conseguir la meta deseada. Manteniendo la gradualidad
y la continuidad se puede llegar a alcanzar grandes cosas.
Este método se traduce en Técnica Kaizen (filosofía oriental.
Referida anexoI), un sistema que se inició en Japón tras la II
Guerra Mundial. Había que reconstruir el país y observaron
que en Occidente avanzaban progresivamente. Iniciaron el
camino y el
cambio desde la organización y gestión orientados en cada
uno de los factores que intervienen en los procesos
productivos de una empresa.
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6. Si eres de las personas que no mantienen ordenada su mesa
de trabajo, coge el hábito de dedicar unos cinco minutos al
día a limpiar, clasificar y organizar el espacio.
Si eres de las personas que la impuntualidad marca tu vida,
intenta cada día levantarte diez minutos antes.
Si eres de las personas que no destacas por tu paciencia,
intenta respirar cada día cuando los demás no hacen las
cosas como uno prefiere.
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7. 1.2 Prioritario y no prioritario
A lo largo de la jornada laboral se realizan diferentes
funciones, unas son de carácter prioritario y otras no,
debemos conocer a qué hora rendimos con mayor
productividad. Está comprobado que a las primeras horas de
la mañana somos más efectivos y después de comer nuestro
rendimiento es menor. Dependerá de cada persona.
Se distinguen cuatro fases:
1. Importante y urgente Tareas de realización inmediata.
2.Es importante pero puede esperar (no urgente), tareas
proyectadas para un poco más adelante.
3. Urgente y no importante, tareas delegadas en tu
equipo de trabajo.
4. Ni importantes ni urgentes, tareas a eliminar.
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8. 1.3 Interrupciones
Durante el desarrollo de la jornada laboral y desempeño de
funciones se requiere de una concentración máxima para un
logro eficaz de nuestra planificación de trabajo, es
conveniente que evitemos llamadas de teléfono personales,
distraernos con las RRSS, visitas de compañeros a destiempo
y cualquier otro gesto que desoriente nuestra mente de la
acción a realizar en el momento.
1.4 Medios de apoyo en la planificación
La psiquis(1) puede sufrir un desgaste si no se fomenta y
cuida la salud mental, derivando en patologías como el
olvido, para un correcto desempeño el apoyo físico o a
través de las tecnologías, es necesario la agenda y las
diferentes funciones en las aplicaciones, facilitan el que las
tareas estén planificadas y organizadas, además de una
revisión fácil y rápida diaria para comprobar los objetivos
marcados y realizados y los que no se han podido alcanzar.
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Sistematradicional
Sistema actual

9. 1.5 Factores inapropiados para unos buenos
resultados
· Desconocimiento de las tareas a realizar, por ejemplo, falta
de objetivos, es importante saber qué funciones debemos
desempeñar, para diferenciar qué tareas se deben priorizar y
mantener un orden en la ejecución, de más “urgencia” a
“menos”. Una jornada laboral planificada y preparada con
tiempo, diaria, semanal, mensual, anual, favorece a detectar
los imprevistos que pudieran surgir. Elemento en el que
apoyarnos, la agenda.
· Desconocimiento en las diferentes herramientas habilitadas
para la gestión de la agenda, tales como iCal, Google
Calendar, Evernote… En la dirección de proyectos se puede
contar con Trello, Basecamp. Si te organizas mejor con
agenda física (papel), no supone inconveniente, sin embargo,
si sueles llevarla a casa puede ocurrir que con las prisas se
pueda olvidar.
· Se han implantado nuevos procesos en cuanto al teletrabajo
se refiere, se permite el intercambio de información, así
como comunicarse con el resto de los compañeros desde
casa con app muy prácticas, destacamos Teamviewer,
Gotometting, Slack. Para el tratamiento de datos Google
Drive, Dropbo, On Drive.. El inconveniente de estas
herramientas viene dado por la escasa formación en su
aprendizaje resultando más distracción y entretenimiento que
necesaria y útil para el trabajo.
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10. · Comunicación eficaz debe cumplir unos parámetros breves,
claros y concisos. Si se convoca a una reunión es de carácter
importante y necesario haber planificado los puntos clave
que se van a tratar. En caso contrario, pueden derivar en
alargar el tiempo más de lo previsto, con asuntos triviales y
no ajustados a programación.
· Desmotivación y falta de interés, la carga de trabajo mal
planificada y gestionada, conlleva a un estado de ánimo de
dejadez y abandono de la tarea.
· Orden y limpieza factores claves para que la sensación de
agobio y de “caos” no invada tu espacio vital, lo contrario es
fomentar la concentración y sentirse proactivo en tus
responsabilidades laborales.
· Puntualidad, es importante que programes tanto tu llegada
al trabajo como la realización de las tareas y más si hay una
reunión que realizar, a primera hora de la mañana o durante
las horas laborales. Cada persona marca su ritmo y tiempos y
salirse de este margen puede provocar retraso en la
ejecución laboral.
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Ejemplos o práctica:
Ejercicio 1, analiza tu forma de trabajar con un análisis DAFO,
https://blog.educalive.com/como-hacer-analisis-dafo-personal-
profesional-ejemplo-plantilla/.
Ejercicio 2, Analiza tu situación actual y valora cómo podrías
mejorar.
Entregar la actividad en alguna de las aplicaciones comentadas que
sirven para compartir archivos.