Sesion n° 05 de redaccion de documentos administrativos

1. ASISTENTE
ADMINISTRATIVO EN
LA GESTIÓN PÚBLICA

2. SESIÓN 5
REDACCIÓN DE DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS

3. El oficio

4. La palabra oficio
deriva del latín
officium que significa
cargo o magistratura.
EL OFICIO
ETIMOLOGÍA

5. EL OFICIO
✓ El oficio es un documento de carácter oficial
utilizado por las autoridades o funcionarios
que desempeñan cargos de dirección en las
instituciones del Estado.
✓ El oficio es un documento protocolar
utilizado por las autoridades de más alta
jerarquía.

6. El oficio se usa para
comunicar disposiciones,
órdenes, invitar a
ceremonias protocolares,
renovar compromisos,
llevar a cabo gestiones de
acuerdos, de invitación,
de felicitación, de
colaboración, de
agradecimiento, entre
otros.
USOS

7. Establece la comunicación entre
las autoridades que desempeñan
cargos de dirección dentro de una
misma institución.
Ejemplo: cuando se comunica el
decano de la facultad de
Educación y el rector de la
Universidad Nacional Mayor de
San Marcos.
NIVEL INTERNO
El oficio de nivel externo
establece la comunicación entre
las autoridades de más alta
jerarquía de dos instituciones
diferentes.
Ejemplo: cuando el rector de la
Universidad Nacional Mayor de
San Marcos se comunica con el
Presidente de la República.
NIVEL EXTERNO
ÁREAS DE CIRCULACIÓN

8. FACULTAD PARA FIRMAR
➢ Los oficios de circulación interna son elaborados en la
sección o departamento correspondiente y es firmado por
el jefe.
➢ Los servidores que no desempeñan cargos directivos no
estarán facultados a firmar oficios porque no representan
legalmente ni a la entidad ni a la dependencia.
➢ Los oficios de circulación externa son firmados
únicamente por el máximo representante legal de la
institución o por quien hace sus veces.

9. 1. Membrete
2. Año calendario
3. Lugar y fecha
4. Código o número correlativo
5. Destinatario
6. Asunto
7. Referencia
……………………………………………………………………………………………
…………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………..
a. Antefirma
b. Firma
c. Posfirma
d. Sello
e. Anexo
f. “Con copia”
g. Iniciales
Texto o cuerpo
Encabezamiento
Término
E
S
T
R
U
C
T
U
R
A

10. “
Asunto:
Referencia: Oficio N° 177
Oficio N° 178
Saludo (No va)

11. ELEMENTOS DEL ENCABEZADO
1. AÑO CALENDARIO
Se escribe al comienzo de los documentos con mayúscula y
entre comillas dobles.
El nombre del año es la denominación que le otorga el
gobierno a cada año calendario, mediante ley o decreto
supremo.
Ejemplo:
“AÑO DE LA UNIVERSALIZACIÓN DE LA SALUD”

12. 2. MEMBRETE
Es la inscripción que identifica a la institución, organismo,
entidad o empresa que remite el documento.

13. 3. LUGAR Y FECHA
El lugar y la fecha es la parte que indica dónde y cuándo
se elabora el documento. Comprende el nombre de la
ciudad, el día, el mes y el año de su elaboración.
Ejemplos:
Lima, 20 de febrero de 2021
En documentos de circulación interna, se puede abreviar
la fecha de diferentes maneras:
20 febrero 21
20/2/21
20-2-21

14. 4. NÚMERO O CÓDIGO
El código es la parte que individualiza al documento e
identifica a la institución y/o dependencia de la referencia. Esta
compuesta por:
El nombre completo del documento y la abreviatura de la
palabra “número” con letras mayúsculas.
Por ejemplo: OFICIO N°…
El número correlativo asignado al documento, integrado por
tres dígitos, que se renuevan anualmente: 001.
Las dos últimas cifras del año calendario en el cual se redacta
el documento, entre guiones: -21-.
Las siglas de la institución, empresa y/o dependencia que
elabora el documento, separadas por guion o línea diagonal.
OFICIO N°001-2021-DEPA/DIGESA

17. 5. DESTINATARIO
Es la parte que identifica a la persona, dependencia, institución o
empresa a quien se remite el documento. Comprende el nombre, cargo
y el lugar. Ejemplo:
Señor
Ángel Ruíz Solano
Director Regional de Salud
Lucanas
6. ASUNTO
Es el resumen o la síntesis del contenido de un documento o del motivo
que le da origen. Está integrado por los siguientes elementos:
La palabra asunto seguida de dos puntos y una frase que sintetiza el
contenido o el motivo del documento, en forma breve y precisa.
Ejemplos:
Asunto: Concurso de plazas docentes
Asunto: Pago de remuneración

18. 7. REFERENCIA
Es la parte que hace mención a los antecedentes del
documento que se elabora.
Su empleo es opcional. La llevan únicamente las
comunicaciones que reiteran documentos anteriores. Esta
parte comprende:
El termino referencia (completo o abreviado) seguido de
dos puntos; asimismo el código y la fecha simplificados o
abreviados del documento que sirve de antecedente. Por
ejemplo:
Ref.: RES. SUPERINTENDENCIA N°079-2021-SUNAT

19. NOTA SOBRE EL VOCATIVO
Es una palabra o frase de cortesía que se utilizaba antes de
empezar la redacción del texto.
Actualmente, manuales de correspondencia moderna y
normas internas de los organismos del sector público no
consideran al vocativo parte del documento administrativo.
Ejemplos:
Señor director:
Muy señor mío:
De mi mayor consideración:
ELEMENTOS DEL TEXTO

20. CUERPO O TEXTO
Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el
mensaje de la comunicación, en forma clara, precisa y
breve.
Existen algunas fórmulas para iniciar el texto:
1. Tengo a bien comunicarle…
2. Es grato comunicar a usted…
3. Tengo el agrado de dirigirme a usted (igual jerarquía)…
4. Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarquía)…

21. 1. DESPEDIDA
En la despedida debemos demostrar cordialidad, cortesía y
ponderación.
Ejemplos:
✓Hago propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos
de mi especial consideración y estima personal.
✓Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para reiterarle
las consideraciones de mi estima personal.
ELEMENTOS DEL TÉRMINO

22. 2. ANTEFIRMA
Es la palabra o frase de cortesía que se emplea cuando se ha
concluido la redacción del texto de un documento
administrativo. Precede a la firma del responsable de la
comunicación. Ejemplos:
Atentamente,
Cordialmente,
Afectuosamente, entre otros.
3. FIRMA
Comprende el nombre, el apellido o los apellidos y la rúbrica
establecida de la persona que se responsabiliza por el
documento.

23. 4. POSFIRMA
La posfirma es la parte que identifica al responsable de la
comunicación. Está compuesta por los siguientes
elementos:
Profesión o grado académico, en forma abreviada.
Nombre(s) y apellido(s)
Cargo
Sello
Ejemplo:
Lic. Carlos Gutiérrez Portales
Jefe de Planificación

24. 5. SELLO. EL sello es el instrumento que autentica o
legaliza el documento que se envía: refrenda la firma
del responsable de la comunicación. Este es de forma
circular en los organismos dependientes del Estado. Lo
usan las personas que tienen cargos directivos. Lleva el
nombre de sello de legalización.
6. ANEXO. Es opcional. Se emplea únicamente cuando
al documento que remitimos hay necesidad de
acompañar objetos u otros documentos, tales como:
recibos, facturas, certificados, testimonios, fotografías,
grabaciones, etc.
7. CON COPIA. Es la parte que identifica o hace
mención a las autoridades, dependencias y/o servidores
a quienes se envían las copias del documento que se
redacta.

27. Comprende los siguientes elementos:
Encabezamiento que vienen a ser la abreviatura de la frase “con
copia”, así : c.c., y la relación de las autoridades, dependencias
y/o servidores a quienes se remiten las copias del documento.
Ejemplo:
c.c.:
Dirección
Subdirección
Archivo
8. PIE DE PÁGINA O INICIALES
Es la parte que identifica a los responsables de la elaboración
del documento. Comprende las iniciales del nombre y apellidos
de la persona que se menciona en la posfirma, así como de
quien se encargó de su mecanografiado o digitación. Ejemplo:
CGP /ach

28. ESTILOS FORMALES
DE REDACCIÓN
1. BLOQUE
El estilo bloque se caracteriza por
iniciar la redacción de los párrafos
del texto sin dejar sangría.
“--------------------”
---o--- ---, -----------
------------
------------
------------
---------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------
-----------------------
---------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------
---------------
O ---------
-------
--/--
Sin sangría

29. 2. SEMIBLOQUE
Este se singulariza por
comenzar la redacción
de los párrafos del
texto dejando sangría,
que por lo general es
de seis espacios
horizontales en
blanco, el cual puede
aumentar o disminuir,
solo y únicamente a
inicio del párrafo.
“------------------------”
-----o-------
-------,----------
---------
---------
---------
--------------------------------------------
---------------------------------------------------
---------------------------------------
------------------------------------------------
---------------
------------
o---------
----------
---/---
Con sangría

30. 3. BLOQUE EXTREMO
El estilo bloque extremo se
distingue por comenzar la
redacción de todas las partes del
documento en el margen
izquierdo, a excepción del nombre
del año que mantiene su ubicación
habitual y del sello de legalización
que se imprime al lado derecho de
la firma.
“-------------------”
-----o-------
------,----------
---------
---------
---------
------------------------------------------------
------------------------------------------------
-----------------------------------------------
------------------------------------------------
----------------------------------------------
----------,
------o
--------
---/---
Todo al margen
izquierdo

31. TIPOS DE OFICIO
✓Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o
contenido va dirigido a una sola persona.
✓Se usa generalmente para una invitación, petición,
agradecimiento, felicitación, información de eventos o
actividades culturales o deportivas.
OFICIO SIMPLE O DIRECTO

32. ✓Es un documento que se usa cuando un mismo tema o
texto se dirige a varios destinatarios.
✓Se utiliza para limitar órdenes, instrucciones,
recomendaciones, sugerencias, información, etc. a
diferentes oficinas o despachos simultáneamente.
.
OFICIO MÚLTIPLE

34. La estructura del oficio múltiple básicamente es igual que
la del oficio simple; no obstante, es importante recordar
que:
1. El número de oficio es igual para todos los ejemplares que
se van a distribuir.
2. Al momento de redactar el documento no se escribe el
nombre del destinatario. Este espacio se completa con
líneas de punto.
3. En el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra
DISTRIBUCIÓN en la penúltima parte del documento.

35. Gracias

36. EL INFORME

37. EL INFORME
 Es un documento oficial
mediante el cual una o más
personas dan cuenta a la
autoridad superior o similar
sobre un hecho o actividad
realizada.
 Está destinado a dar cuenta de
acciones de carácter operativo
(funciones-reglamento) en las
organizaciones.

38. ➢El informe debe ser un texto
sobrio y objetivo donde el
informante nunca expresará
opiniones personales o
juicios de valor, sino que debe
ceñirse a la realidad de los
hechos.

39. Tipos de informes por su temática
ORDINARIO
• Informar a
superiores
sobre avances
de acciones
programadas.
• Es regular,
obligatorio.
EXTRAORDINA
RIO
• A pedido de la
autoridad.
• Sobre casos
imprevistos de
interés.
TÉCNICO
• A pedido de la
autoridad.
• Ilustra,
suministra
elementos de
juicio, orienta
acciones,
proporciona
solución a
problemas.

40. Estructura del informe
➢Numeración
➢encabezamiento
➢cuerpo o texto
➢conclusión o terminación
➢Despedida
➢firma

41. INFORME Nº………………
Lima,…… de……..……..de 2021
AL : Rector de la Universidad Nacional
Mayor de San Marcos
DEL : Director académico
ASUNTO : Exámenes de ingreso
REFERENCIA :

42. Numeración
Se escribe la palabra INFORME con mayúscula, seguida del
número del documento. Puede empezar del 001 y seguir
progresivamente.
Ejemplo:
➢INFORME N ° 001, N ° 002, etc.
Además, se estila incluir, separado por una raya o línea oblicua,
el año y las iniciales de la institución o autoridad.
➢INFORME N° 003-2021-ME/DREI-UGEL06

43. Encabezamiento
En esta parte se escribe el lugar y la fecha, la localidad, el
día, el mes y el año; seguido de los siguientes términos:
Fórmula 1
• A o AL :
• DE o DEL :
• ASUNTO :
• REFERENCIA :

44. Encabezamiento
Fórmula 2
• SEÑOR :
• ASUNTO :
• REFERENCIA :
El asunto sintetiza qué versa en el informe. Viene a ser como
la sumilla de la solicitud.
Ejemplo: Dictado de charlas sobre desastres naturales

45. Cuerpo o texto
• En esta parte se indica detalladamente el tema motivo del
informe. Va separado por párrafos.
• Debes ser ordenado y completo.
• Se describe el hecho o actividad, pudiendo mencionar los
logros, las dificultades y las sugerencias, según sea el caso.

46. Despedida / Firma-posfirma
 La despedida debe ser cordial y formal.
 Debe consignarse la rúbrica del remitente.
 Para la posfirma se coloca el nombre completo del
informante, el cargo como autoridad y el sello.
 Nota: también se puede adicionar, si lo creen
necesario, el anexo.

47. Nº 018-2014
Solo son
referencias los
documentos
,
Falta el
apellido
materno
Precisar fecha
Narrar
los
hechos
con
detalle
No está
alineado

51. Gracias
51