Redacción de documentos

Redacción
Diccionario de la Real Academia
de la Lengua
Redactar es: “poner en escrito
algo, sucedido, acordado con
anterioridad.”
Redactar es un proceso
creativo mediante el cual
plasmamos en un escrito
aquello que hemos pensado e
imaginado.
Entonces:

Comunicación
Taller de Redacción
y Expresión Oral
Redacción:
Enseña a
expresarse de
una manera
clara y correcta,
ajustándose a
ciertas pautas
ya establecidas.

Toda redacción pasa por tres momentos

ESTRUCTURA BÁSICA DE LA
REDACCIÓN
 Introducción o presentación: Es el párrafo
inicial o la parte inicial del escrito. En ella se
presenta el planteamiento del tema o la tesis
central del trabajo. Además, pueden
mencionarse otros datos generales como los
objetivos o finalidad del escrito, los antecedentes
o circunstancias, la extensión o alcances del
trabajo y la organización de los contenidos.

 Cuerpo o desarrollo: Es la parte más
importante de todo el trabajo. Su finalidad es
alcanzar el objetivo básico del escrito, ya sea
entretener, informar, amonestar, vender, felicitar o
cualquier otro. Está constituido por párrafos,
subdivisiones o capítulos, los cuales deben girar
en torno a la tesis o idea central y contener los
conceptos, argumentos y datos necesarios para
alcanzar el objetivo que se haya propuesto el
autor.

 Conclusión o cierre: Es el conjunto de frases o de
párrafos con que termina la comunicación escrita.
Debe ser una derivación o consecuencia lógica de la
tesis desarrollada en la parte central del trabajo y ha
de presentarse de tal manera que el lector quede
convencido de lo expuesto en el texto.

TIPOS O ESTILOS DE REDACCIÓN:
Existen los siguientes
tipos:
A. Redacción Científica.
B. Redacción Periodística
C. Redacción Comercial.
D. Redacción Informal
E. Redacción Literaria
Para redactar se necesita tener en
cuenta:
Adecuación de las ideas
Coherencia
Cohesión
Corrección gramatical
• Ortografía.
• Morfosintaxis
• Buen léxico.
REDACTAR UN DOCUMENTO, INDICA MUCHO
DE LA PERSONA O INSTITUCIÓN. ES POR LO
TANTO MUY IMPORTANTE SER CUIDADOSO
CON LA PRESENTACIÓN Y EL ORDEN.

EL PROCESO DE
LA REDACCIÓN
Comprende un conjunto de acciones
organizadas en varias etapas:
Un propósito
Elección del tema
Disposición de las ideas en
un plan
Elaboración de un borrador
Redacción final del texto

PROPÓSITO
De acuerdo con la situación, conocimientos
e intenciones, el hablante se fija un
propósito implícito o explicito que determina
el tema y la manera de estructurarlo.
Los propósitos más frecuentes son:
Informar, convencer, proporcionar,
aconsejar y solucionar un problema .

ELECCIÓN DEL TEMA
Es la determinación y
delimitación del tema que
guiara la planificación y
ejecución del enunciado
lingüístico.

Junto con el tema es fundamental
para la producción de textos. A partir
del propósito, la consulta y las
experiencias se hará una lista de las
ideas que pueden incluirse en el plan
y que vendrán a constituir los
párrafos del texto.

ELABORACIÓN DEL
BORRADOR
•Es conveniente presentar un borrador
previo del documento que se va a
presentar.
•La corrección es una tarea permanente
llevada a cabo por los escritores
competentes.

REDACCIÓN FINAL DEL TEXTO
Consiste en la manifestación escrita de las
ideas sugeridas en la invención y dispuestas
en el plan.
Para desarrollarlos se pueden utilizar los
recursos que ordinariamente emplean
escritores y periodistas en estos casos:
definiciones, detalles, ejemplos, estadísticas,
enumeraciones, comparación y contraste,
causa-efecto, anécdotas.

TIPOS DE DOCUMENTOS
 AVISO
 Es un texto breve que
informa de un hecho a las
personas. Es un texto
informativo corto, sencillo y
puntual.
 Se debe considerar los
siguientes aspectos:
 a. Orden y Claridad en la
información.
 b. Concisión en la redacción
del texto.
 c. Tratamiento personal.
Estructura:
a. Título: Aviso, Comunicado.
b. Cuerpo: Se expone la
información del hecho de
manera concisa y ordenada.
c. Datación: Fechas.
Fraseología:
•Se comunica que ...
•Se pone en conocimiento …
•Lamentamos comunicar/tener que
informar que ...
•Con motivo de / a Causa de / Por /
•Las personas interesadas pueden
dirigirse a ...
•Para más información ...
•Disculpe las molestias ...

Solicitud
 Es un documento que se utiliza tanto en las entidades
públicas como privadas, mediante la cual el emisor
(solicitante), pide un derecho o un servicio al receptor
(institución), con motivos administrativos o personales.
 Se usa para conseguir préstamos, créditos, asignación
familiar, empleos, derechos, etc.
 Son requisitos de la Solicitud: Claridad, Naturalidad y
Precisión:
 Tiene la siguiente estructura:
a) La sumilla: Es el resumen de lo solicitado.
b) Destinatario: Persona o entidad a la que se le dirige la
solicitud.
c) Saludo: Generalmente son las iniciales del cargo de la
persona a la que se dirige la solicitud.
d) Generales de Ley: Que son los datos del solicitante, que
termina con la siguiente forma: a Ud. Con toda

e) El texto: Es el cuerpo de la solicitud que consta de dos partes:
 La parte considerativa, donde se indica el motivo por los que
se solicita.
 La petición correspondiente.
f) La despedida: Consta de dos partes:
 Menciona lo expuesto en la solicitud. Ejemplo: Por lo expuesto.
 Agradecimiento: Por la atención del documento: Ejemplo: A Ud.
Pido atender la solicitud por ser de
justicia/necesidad/corresponder a mis derechos
constitucionales, etc.
 La fecha. Se escribe al pié de la despedida y a la derecha.
 Firma del solicitante y documento de identidad, teléfono,
dirección.

Memorándum
 Es un documento simple de calidad administrativa que se
utiliza para comunicaciones breves o notificaciones sencillas
de cualquier índole. Se usa respetando el orden de jerarquía
o autoridad, es decir del superior al inferior y no a la inversa.
 Su carácter es interno.
 Se redacta en primer o tercera persona gramatical.
Partes:
Encabezamiento: Contiene:
a. Membrete de la Institución.
b. En el centro en la parte superior va la palabra Memorándum
o Memorando N°.
c. Luego:
1. A o Al :
2. De o Del:

3. Vocativo: Que puede ser un saludo. Es opcional.
4. . Asunto : Se expone en pocas palabras lo que se desea
comunicar.
d. Fecha.
e. Cuerpo del asunto a tratar y la fundamentación respectiva,
exponiendo las razones.
f. Despedida: Se usa la palabra: Atentamente,
g. Firma y sello del que remite el documento.
Tipos de Memorando o Memorándúms:
a. Memorando simple: Cuando va dirigido a una sola personal u
oficina.
b. Memorando múltiple; Va dirigido a varias personas u oficinas.
Es de carácter general.

Formato de
Memorándum
MEMBRETE
(Nombre de la Empresa)
MEMORANDUM N°
A :
DE :
REF. :
FECHA:
______________________________________________
VOCATIVO:
CUERPO_____________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
_________.
Saluda atentamente,
Firma
Nombre
Cargo
XXX/xxx
Adj.:
c.c.: - Xxxxxxx
- Archivo

Certificado
 Es un documento utilizado para comprobar algún hecho o
acreditar ciertos méritos personales. Su uso es muy
variable, podemos decir que es uno de los documentos que
nos acompaña a lo largo de toda la vida, es así como
tenemos, Certificado de Estudios, Médico, Trabajo, Estado
Civil, Defunción, etc.
 Es extendido por instituciones públicas o privadas o también
por personas naturales.
 Estructuralmente, consta de tres partes:
• Encabezamiento: Que consta de la palabra
CERTIFICADO, escrita con letras mayúsculas.
• Cuerpo; corresponde a la exposición de los hechos que
dan origen al documento, en la forma más objetiva posible y,
cuando se estime conveniente, se enunciarán las cualidades
positivas del solicitante, las cuales le constan al que certifica.

 Final; lleva el propósito último del certificado, la firma, el cargo de él otorgante, la fecha y las
iniciales de responsabilidad.
 En la elaboración de este documento intervienen dos personas: El Otorgante, también llamado
Suscrito que es la persona que firma; y el Interesado, que es la persona que lo solicita.
 El certificado debe caracterizarse por su claridad, precisión y discreción. La claridad consiste en la
comprensión inmediata del documento. La precisión nos indica que debemos expresar lo que sea
pertinente (lo que corresponde), sin divagar. La discreción significa recomendar o ponderar con
prudencia al favorecido, en el caso del certificado recomendatorio.
 Los certificados pueden redactarse en primera persona plural, en este caso comienzan de la
siguiente manera: Certifico que la señorita, o también en tercera persona gramatical: El jefe de
personal , quien suscribe certifica que la señorita...;

Clasificación
 Según el emisor:
Público
Privado
 Según el contenido:
Informativo
Recomendatorio
 Según su finalidad:
Especial
General
También cuando se redactan en tercera persona puede comenzar
enunciando el cargo del que firma. De esta manera: El Director del
Instituto Comercial de Linares, quien suscribe, certifica que el señor...

Informe
 Es un documento mediante el cual se da a conocer al Jefe o
autoridad inmediata superior, algún asunto encomendado o
que se ha presentado en forma imprevista. Presenta una
situación administrativa o técnica.
 El informe puede ser presentado por una o más personas, por
una comisión especialmente encomendada.
 Se redacta principalmente en 3era persona.
 Este documento se utiliza con mucha frecuencia en
investigaciones o estudios, ya sea en instituciones públicas o
privadas.
Tipos de Informes:
a. Informes Administrativos.
b. Informes Legales.
c. Informes de Investigación,

 Partes:
1. Encabezamiento
1.1. Al centro en la parte superior INFORME.
1.2. Luego de dos espacios las siguientes palabras:
A o AL:
De o Del:
Asunto:
Fecha:
2. Introducción: Se estila las siguientes oraciones:
Cumplo con informar a su Despacho…
La comisión que suscribe…
En cumplimiento a lo dispuesto por la ….
De conformidad a lo solicitado ….

3. Texto del Informe o Cuerpo
a. Indicar los hechos.
b. Exponer las razones.
c. Formular las recomendaciones.
d. Conclusiones.
4. Despedida o fórmula de cumplimiento:
a. Es cuanto tengo que informar a Ud.
b. Pido se sirva resolver de acuerdo a lo expuesto.
c. Atentamente,
5. Firma y sello del Informante o post firma.

Formato de Informe
Membrete
Título
A:
De:
Fecha:
Objetivo:
_________________________________________
______________________________________________
Procedimiento:
-------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------
Análisis:
_________________________________________
______________________________________________
_____________________________________________.
_________________________________________
___________________________________________.
--------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------
Conclusiones:
_________________________________________
______________________________________________
__________________________________________.
Recomendaciones
_________________________________________
______________________________________________
_____________________________________________.
Firma
Nombre
Cargo

EL CORREO ELECTRÓNICO
El correo electrónico es una forma diferente y más
rápida de escribir cartas.
Una de las grandes ventajas del correo electrónico es
la facilidad para enviar un mensaje a varias personas
simultáneamente. Sin embargo esta ventaja no está
exenta de riesgos.
Si adoptamos la costumbre de enviar únicamente los
mensajes que son de interés, entonces estaremos
seguros de que los receptores los recibirán y los léeran
con interés, de lo contrario pasarán a ser eliminados.
En estos mensajes es importante ser concretos.
Igualmente debemos dar respuesta para que el emisor
sepa que su información ha sido recibida.

Es una correspondencia de carácter institucional. El intercambio se puede dar entre:
Una institución pública y una privada o viceversa.
Una institución pública o privada puede enviar un oficio a un individuo pero no
viceversa.
Partes:
*Membrete (en caso de qu exista.
1. Lugar y fecha
2. Número d Oficio
3. Destinatario
3.1 Nombre de la Institución o persona
3.2 Título del Funcionario (cargo)
3.3 Lugar de destino
4. Contenido o cuerpo (comienza ejemplos)
4.1 Cumplo con poner en su conocimiento
4.2 Me es grato manifestarle
4.3 Tengo a bien comunicarle
4.4 De mi mayor consideración
4.5 Por el presente
5. Despedida (puede alternar)
5.1 Con deferencia
5.2 Atentamente
6. Firma y sella de la Autoridad que representa
EL OFICIO

La carta es un medio de comunicación escrito por
un emisor (remitente) enviada a un
receptor(destinatario)
Al escribir, mucha gente intenta impresionar
para ello, utiliza frases largas y complicadas
pero tus lectores desean que la lectura sea
fácil y directa. Si hacemos gala de frases
cortas y claras al entendimiento; si
metódicamente dividimos los asuntos que
tratemos, dando prioridad a lo más interesante
para continuar con una acertada explicación y
una justificación, en la que se excluirán
cuestiones accesorias y divagaciones,
seremos exactos y nuestras probabilidades de

Normas para la redacción de cartas
1ª. Citación de la fecha del día en que escribimos.
2ª. Contestar citando fecha, referencias y asunto.
3ª. Tener presente:
- Si nos dirigimos en nombre de una sociedad,
empresa, etc. para hablar en plural. Ejemplo:
"Comunicamos a ustedes". No es infrecuente usar
el "singular".
- Si comenzamos con la fórmula "Señores:", el
resto de la exposición irá en plural. Ejemplo:
Señores. Acusamos recibo al escrito de ustedes de
fecha. No suele ser infrecuente dirigirnos a "un
colectivo" en singular. Sobre todo, después de
haber escrito algunos párrafos.
- Saber despertar el interés del destinatario desde

Paso 1 - Identificación del remitente
Toda carta requiere los datos identificativos de quien la manda y de
quién la recibe.
El destinatario que abre la carta tiene como primer objetivo dar
respuesta a la pregunta ¿QUIEN? Quiere saber rápidamente quién
es usted.
Arriba a la derecha, de forma que sea lo
primero que se lea, indicaremos nuestros
datos, uno debajo de otro formando una
pequeña columna.
Manuel Pérez Gómez
C/ las oficinas 23 2ºD
01234 Madrid
(91) 452 3452

Paso 2 - Tiempo y lugar
El destinatario una vez que conoce el QUIEN, quiere saber el
DONDE y el CUANDO.
Es habitual utilizar una frase en la que se dé a conocer el lugar desde
el que se escribe y la fecha en la que se escribe. La colocaremos más
abajo de nuestros datos pero a la izquierda.
01234 Madrid
(91) 452 3452
En Madrid, a 13 de Febrero de 2009

Paso 3 - Identificación del destinatario
En otro párrafo, debajo de la fecha y también a la
izquierda, indicaremos la información del destinatario
de la carta. En este caso evitaremos escribir los
datos de contacto porque se suponen conocidos, con
lo que bastará con el nombre de la empresa (si fuese
el caso), seguido del nombre del destinatario
01234 Madrid
(91) 452 3452
BANCO SOCIAL
A la atención del Sr. Miguel García
Departamento de RR.HH.

Paso 4 - El párrafo del asunto
Conocido el QUIEN, el DONDE y el CUANDO,
ahora toca exponer el QUE y si se requiere el
COMO.
Debe ser claro, conciso y breve.

01234 Madrid
(91) 452 3452
BANCO SOCIAL
A la atención del Sr. Miguel García
Departamento de RR.HH.
Me dirijo a usted para recomendarle....
Le escribo esta carta para recordarle que....
El motivo de mi carta es el de.....
Me dirijo a ustedes con respecto al anuncio publicado buscando personal....
Explicamos de forma clara y breve nuestro asunto,
utilizando el trato de "usted", sin caer en excesivos
formalismos como "excelentísimo señor" "le ruego
encarecidamente"... etc.

Paso 5 - Despedida
Para finalizar, existe una frase con
la que siempre quedar bien:
Un saludo.
Manuel Pérez
(Firma)

En cuanto el destinatario conoce
QUIEN, CUANDO, DONDE,
QUE, y COMO, estará deseando
terminar la carta y seguir con su
trabajo. Para facilitar esta tarea,
lo mejor es una despedida corta y
cordial. Basta con escribir "Un
saludo" y debajo colocar nuestro
nombre y primer apellido, no
hace falta poner el segundo
apellido ni tampoco nuestro cargo

Cuando nos referimos a un modelo carta solicitando, nos estamos
refiriendo a una solicitud o instancia. Siempre que queramos solicitar algo o
pedir algo por escrito lo haremos a través de un modelo. Existe un caso
particular para solicitar cualquier cosa al jefe de estado, y en este caso el
modelo de carta de solicitud se denomina como carta "memorial".
1 - El encabezamiento:
Se comienza con el tratamiento
de la persona a quién se dirigen
las solicitudes seguido más abajo
de los datos personales de quién
realiza la solicitud.
El modelo carta solicitando se compone para
su correcta redacción en 4 partes
diferenciadas:

2 - El cuerpo:
Aquí se debe comentar el motivo claro y
extenso de lo que se está solicitando, con
todos los argumentos correctamente
ordenados para que el receptor de la carta
capte las ideas lo mas fluidamente posible.
Por norma general debe contener un
SOLICITA: y comenzar cada párrafo con un
Que.
3 - Petición:
Se trata de un resumen de lo que se está solicitand
4 -
Pie: Frase de cortesía despidiéndose
formalmente. Finalizar la carta
con el nombre, apellidos y la
firma.

Banca Pérez Pérez
Calle Quinta avenida 23
Madrid
12 de Marzo de 2007
Sr. D. Francisco Peláez López
Aseguradora "Dientes Dientes"
Plaza Murciana 21
Barcelona
Muy señor mío: Lo primero enviarle un saludo y rogarle que no se tome a mal
que me dirija a usted con esta carta, sin tener el gusto de conocerle
previamente.
Los motivos para hacerlo son que don Alfonso Gutiérrez Olmito, desea
incorporarse a nuestra empresa en calidad de asesor de prestamos y seguros
personales. Dicho cargo conlleva mucha responsabilidad y es nuestra
obligación la de cerciorarnos que el señor Alfonso Gutiérrez cumpla con
todos los requisitos pedidos.
Es por ello que le ruego y le agradecería si nos enviase una contestación a
esta carta confirmando las credenciales personales del anteriormente citado
trabajador.
Le agradezco su tiempo y las molestias que pudiera ocasionarle.
atentamente
Juan Carlos Séptimo González
Director General (firma)

EL
MEMORANDO
Memorando es una palabra que proviene del
latín y significa “algo que hay que recordarse”,
es una nota que sirve para la comunicación
interna de una empresa, sirve para
intercambiar información entre los diferentes
departamentos de la empresa.

En la redacción de un memorando evite:
- Expresarse en primera persona del
singular.
- Incluir algo que no venga al caso.
- Utilizar la construcción negativa.
- Emplear circunloquios o rodeos de
palabras.
- Acumular oraciones difusas.
- Ser oscuro en las expresiones.
- Escribir oraciones largas que obstaculizan
el mensaje.

Debe contener los siguientes
elementos:
Membrete.
• La mención de ser memorándum.
• Fecha.
• Nombre de la persona a quien va
dirigido.
• Texto.
• Firma.
• Referencias finales.

Smith S.R.L.
Memorándum
Para: Jefe de Personal Enrique González
De: Augusto Sánchez
Fecha: 18 de octubre de 2007
Asunto: Escuchar a los empleados
El conocido gurú del managment, Tom
Peters, enfatizó que una de las principales
razones del bajo rendimiento del
managment norteamericano es el hecho
de que el manager no escucha a sus
empleados.
Por lo tanto recomiendo a Ud. escuchar
todas las sugerencias y propuestas de
nuestros empleados para un mejor
funcionamiento de nuestra empresa.
Saludos a Ud.
Atentamente
Augusto Sánchez
Gerente General

Razón de ser de la hoja de vida:

ESQUEM
A
DATOS PERSONALES
Nombre y apellidos
Cédula de identidad
Fecha y lugar de nacimiento
Estado civil
Dirección
Teléfonos
correo electrónico

FORMACIÓN ACADÉMICA
(indicando fecha, Facultad)
FORMACIÓN COMPLEMENTARIA
(indicando fecha, nombre del curso,
duración en horas, academia)

IDIOMAS(indicando
nivel escrito y hablado)
INFORMÁTICA
(indicando nivel básico/usuario/avanzado)
OTROS DATOS DE INTERÉS
(hobbys, asociaciones, cualidades
personales)

DATOS PERSONALES
Jorge Martínez Fernández
Zaragoza, 8 de junio de 1976
C/ Cerezo 17, 50001, Zaragoza
656 333333, jmf@hotmail.com
FORMACIÓN ACADÉMICA
Licenciado en Empresariales, 2001,
Universidad de Zaragoza
FORMACIÓN COMPLEMENTARIA
"Contaplús", Academia System, 2002 (200 horas)
"Nóminas", Academia FASE, 2003 (100 horas)
EXPERIENCIA LABORAL
Gestoría Zaragoza, junio 2001- junio 2004. Contable. Me encargué de
llevar la contabilidad, y presentar los impuestos de las empresas clientes,
utilizando el programa Contaplús. Motivo de cambio: fin de contrato.
Manufacturas Alvarez, septiembre 2004 - actualidad. Jefe de
Administración. Soy el responsable de la contabilidad y el personal, con
una persona a mi cargo.
IDIOMAS
Inglés: alto, hablado y escrito. Título Oficial de la EOI, 2004.
INFORMÁTICA
Nivel avanzado del paquete Office, y de internet.
OTROS DATOS DE INTERÉS
Soy responsable, trabajador, y sé coordinar el trabajo de otras personas.

CARTA
Es un medio de comunicación escrito que un emisor (remitente) envía
a un receptor (destinatario).
Características de una carta
La carta debe ser:
1.Es breve y precisa.
2.Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
3.Busca dar información completa.
4.Recurre a un vocabulario exacto y cortés.
5.Usa oraciones completas organizadas correctamente.
6.No abrevia las palabras.
7.Utiliza una puntuación adecuada al sentido de lo que se
quiere expresar

Partes de la carta
Se compone de:
El encabezamiento (membrete, dirección del destinario y fecha).
El saludo
El cuerpo o texto
Despedida
Firma
Iniciales de la persona que la escribió
En el caso de una carta comercial puede incluir anotaciones
personales o postales especiales. Ejemplo: Adjunto, con copia. Etc.
Formatos de la carta
En la oficina se utilizan los siguientes estilos para la presentación de
cartas: bloque, bloque modificado, semibloque (que es el bloque
modificado con párrafos sangrados).

El estilo bloque: Tiene como característica principal que todos los
componentes de la carta parten desde el margen izquierdo.
El estilo bloque modificado: La fecha, la despedida y la firma
parten desde el centro hacia la derecha..
El estilo semibloque (bloque con párrafos sangrados):
Tiene las mismas características del estilo bloque modificado,
pero los párrafos están sangrados a cinco espacios.
Puntuación de la carta
Para la puntuación de una carta se usan dos estilos: puntuación
abierta y mixta. La puntuación abierta se caracteriza por la
eliminación de los dos puntos (:) después del saludo y de la
coma (,) después de la despedida. Este estilo de puntuación
ofrece una ventaja de economizar tiempo y esfuerzo.

CUALIDADES DE LA
REDACCIÓN
 Claridad
 Concisión
 Cortesía

CLARIDAD
 Expresar las ideas de modo que sean fácilmente
inteligibles; es decir, que cualquier lector se entere
fácilmente del contenido y que le dé una única y
verdadera interpretación al mensaje, de manera que
el destinatario o lector no tendrá que contestar con
una solicitud de aclaración.

CLARIDAD
 Precisión: Exactitud rigurosa en los términos
empleados para dar al escrito el alcance que se
desea; es decir, expresar claramente todo cuanto
hay que decir con las palabras justas. La precisión
implica propiedad y concisión, pues con estas
cualidades se limita la expresión a las formas más
exactas y con el significado justo.

Casos en que se da la falta de
precisión
 El empleo de palabras inexpresivas como cosa,
algo, alguno, varios, a las que se recurre, por
desidia.
 Tomaremos las medidas necesarias para que la
cosa no se repita.
 Tomaremos las medidas necesarias para evitar la
incidencia del hecho.

precisión
 El verbo tener lo emplean con frecuencia
quienes no se esfuerzan en encontrar la palabra
más apropiada.
 Es un tablero que tiene un gran espesor.
 Es una máquina que tiene máxima potencia.
 Los estantes tienen de 30 a 40 metros de largo.
 Es un tablero de gran espesor.
 Es una máquina de máxima potencia.
 Las estanterías miden de 30 a 40 metros.

precisión
 El verbo hacer es también una tabla de salvación
para los que carecen de un vocabulario preciso.
 Pedro hizo un tallado de ese mueble.
 Pedro talló ese mueble.

Otras expresiones de uso frecuente
que determinan falta de precisión
 queremos felicitarlos.
 deseo solicitar su atención.
 deseo manifestarle...
 Los felicitamos sinceramente.
 Nuestra enhorabuena más cordial.
 Reciba nuestras sinceras felicitaciones.
 ¡Felicitaciones!
 Solicito su atención
 Le manifiesto o manifiesto.

CLARIDAD
 Propiedad: Se refiere al significado o sentido
peculiar y exacto de las voces o frases. Por
tanto, la propiedad consiste en utilizar la palabra
exacta para la idea que se desea expresar.
Redactar con propiedad es de suma importancia
en la comunicación administrativa, pues el uso de
un término ambiguo e impropio puede dar al
traste con una actividad urgente en una
institución.

Ejemplos de expresiones que faltan
a la propiedad
 El alquiler de ese apartamento es de un precio
accesible.
 Accesible: que tiene acceso - de fácil acceso o
trato.
 Asequible: que puede conseguirse o alcanzarse.
 El alquiler de ese apartamento es de un precio
asequible.

a la propiedad
 En el informe del presupuesto aparece un dato
erróneo que se debe ratificar.
 Ratificar: aprobar o confirmar actos, palabras o
escritos dándolos por valederos o ciertos.
 Rectificar: modificar la propia opinión, expuesta
antes – contradecir a otro en lo dicho por
considerarlo erróneo.
 En el informe del presupuesto aparece un dato
erróneo que se debe rectificar o corregir.

a la propiedad
 Se considera inefable porque nunca se equivoca
en sus apreciaciones.
 Inefable: que con palabras no se puede explicar.
 Infalible: que no puede engañar o engañarse –
cierto, seguro, indefectible.
 Se considera infalible porque nunca se equivoca
en sus apreciaciones.

CLARIDAD
 Corrección: Se refiere a “la calidad de correcto,
libre de errores o defectos” que debe darse en toda
comunicación. Abarca aspectos como la forma de
exposición del mensaje (orden de las ideas) y
corrección gramatical. En suma, apegarse a las
normas del lenguaje de uso común.

Escollos frecuentes para alcanzar la
corrección
 Orden de las ideas
 Disminuyeron las ventas del almacén este mes
anterior en relación con el mes anterior
notablemente.
 Las ventas del almacén disminuyeron
notablemente este mes en relación con el
anterior.

corrección
 Orden de los datos
Para: Carlos Solano M.
Asunto: Documentación Sr. Pérez
De: Alberto Rojas S.
Fecha: 2 de octubre
El once de los corrientes deberá presentarse a
estas oficinas con el Subdirector de Relaciones
Públicas. A las 11 de la mañana retornará a su
trabajo para darle instrucciones. Será necesario
que se presente con toda la documentación
correspondiente del caso del señor Pérez. Antes
pase usted a mi oficina para darle las
instrucciones sobre el caso y revisar la
documentación.

corrección
 El señor Solano debe presentarse ante el
Subdirector de Relaciones Públicas, el 11
de octubre, no precisa para qué ni a qué
hora.
 Ese mismo día debe presentarse la
documentación del señor Pérez, no se
precisa a quién, aunque se supone.
 Debe pasar antes a la oficina del
signatario, Jefe de Personal, de quien
recibirá instrucciones y revisión de
documentos, se supone del caso Pérez.
 A las 11 de la mañana habrá retornado a su
trabajo; no se precisan tampoco las citas
anteriores.

corrección
 El 11 de octubre a las 8 horas, deberá
presentarse en esta oficina con la
documentación del señor Pérez para
revisarla. A las 9 horas se presentará ante el
Subdirector de Relaciones Públicas; y a las 11
horas retornará a su oficina para recibir las
instrucciones pertinentes.

corrección
Errores gramaticales frecuentes
 Cambio de sujeto
 Estimado colega:
 Ayer recibí su atenta invitación les
agradecemos…
 Estimado colega:
 Ayer recibí su atenta carta y le agradezco…

corrección
 Falta de concordancia entre el sujeto y el
verbo
 La diferencia entre los pesos originan graves
trastornos en la venta.
 La diferencia entre los pesos origina graves
trastornos en la venta.

corrección
 Uso inadecuado del modo indicativo y el
subjuntivo en una misma oración
 Será magnífico que vinieras a visitar la fábrica.
 Sería magnífico que vinieras a visitar la fábrica.

corrección
 Abuso de pronombres, adjetivos, sustantivos
y uso indebido de las preposiciones
 Los artículos pedidos, los hemos embalado y
los hemos enviado.
 Los artículos pedidos, fueron embalados y
enviados hoy mismo.

corrección
 Los clientes llegan constantemente;
diariamente vendemos muchas cantidades y
ello es motivo de satisfacción.
 Los clientes llegan constantemente,
vendemos cantidades considerables y ello es
motivo de satisfacción.

corrección
 Este señor es un viejo cliente.
 Este señor es cliente desde hace muchos
años.
 No puedo dejar de enviar una pequeña queja
aunque sea un insignificante error.
 No puedo dejar de enviar una queja pues no
deja de ser un error de consideración.

corrección
 Frases innecesarias
 Esperamos sus noticias con urgencia, de usted
su más seguro servidor lo saluda atentamente.
 Esperamos sus noticias con urgencia.
 Muy atentamente,

corrección
 Cambio de voz
 Su carta fue recibida ayer, y le enviaremos su
pedido inmediatamente.
 Recibimos su carta, y le enviaremos su pedido
inmediatamente.

CLARIDAD
 Unidad: Es una cualidad esencial en cualquier
escrito, especialmente en las comunicaciones que
deben tratar un solo asunto. Esto solo es posible
cuando los elementos oracionales del párrafo
(unidad básica de los documentos), se refieren a
una idea. Se recomienda redactar párrafos con
frases cortas y bien ligadas.

 Para el día 15 de setiembre de 1988, la
Escuela de Secretariado Profesional
mandó una representación estudiantil a
los actos cívicos de Heredia. Usted fue
seleccionada para asistir, sin embargo, se
enfermó seriamente.
 Para el 16 había examen de Filosofía, pero
usted siguió mal.
 La nota de justificación debe dirigirla a la
Directora.

 ¿Qué se va a justificar?
 ¿La ausencia a los actos cívicos por
enfermedad o la ausencia en el examen
final?
 Redacte una justificación dirigida a la
Directora de la Escuela, pues por motivo
de enfermedad usted no pudo asistir como
representante estudiantil a los actos
cívicos de Heredia, ni al examen de
Filosofía el 15 y 16 de setiembre,
respectivamente.

Uso de siglas y abreviaturas
 La primera vez que se cita la entidad a la que
se refieren, indicarlo en su totalidad, con las
siglas entre paréntesis.
 Utilizar la forma de uso común.
 Ejemplos: Recope, AyA, AA, CCSS, MEP…

CONCISIÓN
 Consiste en expresar únicamente lo esencial,
sin eliminar los detalles imprescindibles que
atenten contra la claridad, pues esta debe
prevalecer sobre las demás cualidades.
 Se debe abordar directamente el asunto o
tema y limitarse a él, pues el remitente debe
tomar en cuenta que el destinatario tiene
otros asuntos pendientes y solo puede
prestarle atención limitada a la carta recibida.
Si al abrir la carta encuentra un texto muy
largo, el destinatario se indispone pues
considera que la comunicación le quitará
mucho tiempo.

CONCISIÓN
 Se recomienda utilizar frases simples y evitar
las digresiones innecesarias, eludir lo
superfluo para lograr una carta breve que
informe al lector en el menor tiempo posible.
 El uso de expresiones innecesarias,
ampulosas, tecnicismos (desconocidos por el
receptor), además de entorpecer la claridad
producen falta de concisión en el escrito, y, en
consecuencia, comunicaciones difíciles de
interpretar.

CONCISIÓN
 ¿Están expresadas las ideas con propiedad y
con las palabras imprescindibles?
 ¿Aparecen en la carta explicaciones que se
pueden eliminar o que no vienen al caso?
 ¿Se dan ideas repetidas?
 ¿Se trata el tema directamente, sin rodeos ni
perífrasis?

CONCISIÓN
 Expresiones
convencionales
 Las interrogantes
por usted
planteadas
 Sírvase aclararlo
ipso facto.
 Es mi deseo
ferviente participarle
mi sincera gratitud
por…
 Por medio de la
presente nos
tomamos la libertad
de…
 Lenguaje
actualizado
 Las preguntas
formuladas /
planteadas.
 Hágalo saber cuanto
antes.
 Muchas gracias
por…
 Le participo que…
(o ir directamente al
asunto).

CONCISIÓN
 Adjunto a la
presente.
 Con la confianza de
que estará usted…
 Ha llegado a
nuestras manos su
atenta carta.
 Anexada a la
presente encontrará.
 Acusamos recibo…
 Incluyo, anexo,
adjunto
 Esperamos que
pueda
 Recibimos su carta
 Anexo, adjunto…
 Recibimos…

CORTESÍA
 Si se quiere lograr una verdadera
comunicación, la cortesía es el ingrediente
que, unido a la claridad y a la concisión,
contribuye a crear o mantener la buena
voluntad del receptor hacia el emisor.
 La expresión de buenos modales en el saludo
y despedida, son aspectos muy importantes
en una comunicación. En el caso de las
comunicaciones internas (memorandos),
estas formalidades no son necesarias.

CORTESÍA
 El tono positivo se capta por el modo de
utilizar y unir las palabras, de forma que se
logre transmitir un estado de ánimo amistoso,
sincero, cálido, pues generalmente el lector
descubre pronto entre líneas la falta de
sinceridad o la imposición, a pesar del uso de
palabras corteses.
 En ese sentido, no se trata tan solo de utilizar
fórmulas preestablecidas de cortesía, sino de
redactar la comunicación con una actitud
positiva y respetuosa respecto del
destinatario.

CORTESÍA
 Estimada compañera:
 La Directora de la Escuela me asignó el curso de
Técnicas de Expresión, grupo de la mañana, para
el segundo semestre.
 Por lo anterior, le solicito me brinde un informe
respecto a los contenidos expuestos y los
objetivos alcanzados del programa de
Comunicación en Español que usted suministrara
del primer semestre.
 La información solicitada y sus sugerencias al
respecto debo tenerlas el lunes 29 de julio, por lo
que agradezco sinceramente su gentileza.
 Atentamente,

CORTESÍA
 Aparenta cortesía (saludo, despedida),
utiliza la expresión: agradezco
sinceramente su gentileza.
 El tono es positivo si se diera de un
superior a un subordinado que debe rendir
un informe.
 No se puede utilizar este tono entre
compañeros.
 Se debe solicitar como un favor y no
puede ponérsele una fecha límite.

EJEMPLOS DE EXPRESIONES
NEGATIVAS QUE PUEDEN DARSE
EN FORMA POSITIVA
 Forma negativa
 No sea usted falso.
 No conoce su parecer.
 No son correctos los
datos.
 Quisiera no olvidar.
 No deje de entregar
los documentos antes
del viernes.
 No conoce usted las
razones.
 Forma positiva
 Sea usted sincero.
 Ignora su parecer.
 Los datos son
incorrectos.
 Deseo recordar.
 Entregue los
documentos el jueves
a más tardar.
 Desconoce usted las
razones.

CORTESÍA
 Ejemplo de adulación
 Su vasta experiencia de veinte años de
servicio en esa institución, le han catalogado
como la máxima autoridad en la materia; por
esta razón, con todo el respeto que usted se
merece, solicito su colaboración para…
 Con base en su experiencia de veinte años de
servicio, solicito su colaboración…

CORTESÍA
 Ejemplo de petulancia
 La extenuante labor que hemos realizado en
este equipo da fe de la calidad de los
profesionales con que contamos en esta
institución. Es por ello que hoy me felicito al ver
culminados mis esfuerzos con la ayuda de
todos ustedes.
 Gracias a la dura labor de este equipo, hoy
hemos logrado alcanzar nuestras metas; por
ello, una calurosa felicitación.

CLASES DE PÁRRAFOS
 Párrafo descriptivo
 Párrafo narrativo
 Párrafo expositivo

PÁRRAFO DESCRIPTIVO
 Es el que dice cómo son las personas, los
animales, los lugares y las cosas. También puede
pintar una situación compleja o en proceso.
 Los pasos que deben seguirse para redactar
párrafos descriptivos son los siguientes:

PÁRRAFO DESCRIPTIVO
 Observar en forma global el “objeto” que se va a
describir.
 Seleccionar los rasgos que más llaman la
atención de ese “objeto”.
 Decidir en qué orden se van a describir esos
rasgos (de arriba hacia abajo, de derecho a
izquierda, de lo más lejano a lo más cercano,
etc.).
 Redactar el párrafo.

PÁRRAFO NARRATIVO
 Es aquel en que se relatan acontecimientos.
Generalmente se refieren al pasado, por lo que es
común que se relaten en un pretérito (llegó, llegaba,
vivía, era, vendió). También se puede narrar en
presente (presente histórico) y hasta en futuro.

PÁRRAFO NARRATIVO
 Se recomienda que en textos legales, oficiales y
administrativos, redactar con verbos en pasado.
 Las acciones deben presentarse en orden
cronológico (en el orden en que sucedieron), con
el fin de evitar confusiones y malas
interpretaciones en el lector.
 No mezclar dentro de un párrafo diferentes
tiempos verbales.

PÁRRAFO EXPOSITIVO
 Es el que se usa para comunicar pensamientos.
Está constituido por una idea principal, relacionada
con el tema que se está desarrollando, y por una o
varias ideas secundarias, las cuales sirven para
ampliar, complementar o ilustrar la idea principal.

CUALIDADES DEL PÁRRAFO
EXPOSITIVO
 Unidad de sentido: Se logra haciendo que
todas las oraciones del párrafo giren en torno
a una sola idea principal; en consecuencia,
conviene que en cada párrafo se trate un solo
tema o asunto.
 Coherencia: Es la secuencia o relación
lógica que debe existir entre las ideas que
constituyen el párrafo. Una vez determinada
la idea principal, se debe enlazar con ellas las
demás, a fin de lograr un desarrollo lógico y
natural del pensamiento.

FORMAS DE ENLAZAR
ORACIONES
 Usando un pronombre o un sinónimo que
sustituya algún sustantivo mencionado en la
oración anterior.
 Refiriéndose al mismo sujeto en todas las
oraciones del párrafo.
 Repitiendo algún sustantivo de la oración
anterior.
 Utilizando conectores que establezcan algún tipo
de relación entre las oraciones.

ESTRUCTURA BÁSICA DEL TEXTO
EXPOSITIVO
Algunas formas de presentar una conclusión
 Repasar brevemente o sintetizar los puntos más
importantes del cuerpo del escrito.
 Resaltar la importancia de la tesis expuesta o de los
puntos desarrollados.
 Ofrecer recomendaciones o sugerencias
relacionadas con los hechos expuestos.

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