Guía de uso de Google Docs

1. Biblioteca de la Universidad de Lima
Gestión de Servicios al Usuario
GOOGLE DOCS
Guía
2014

2.  Abriendo por primera vez Google Drive
 Compartir documentos
 Elaborar formularios

3. ABRIENDO POR PRIMERA VEZ
GOOGLE DRIVE

4. Para empezar a utilizar
Google Drive, se
recomienda tener una
cuenta en Google (Gmail)

5. Iniciar sesión con el
usuario y contraseña
de Gmail

6. Seleccionar
“entendido” en cuanto
a las políticas

7. En algunos casos, todavía
inicia con la opción de Google
Docs, es necesario cambiarlo,
para ello se debe cliquear en
“Prueba Google Drive”

8. Algunas características de Google
Drive y un vídeo de introducción

9. Se puede instalar la
versión de escritorio

10. Al crear un nuevo archivo, se
despliega el menú para
seleccionar un determinado
formato. El ejemplo se realizará
con la opción “Documento”

11. Se puede cambiar el título
con un doble clic
La presentación y la forma de
trabajar con la barra de
herramientas, es bastante similar
que un documento Word.

12. Regresar a la cuenta con esta
flechita, que aparece solo al
pasar el cursor
Prueba

13. Cerrar la bienvenida a
Google Drive
Ya está guardado el primer
archivo de prueba

14. COMPARTIR DOCUMENTOS

15. Crear un Documento

16. El documento, nuevo o ya trabajado, puede
compartirse con una o más personas para
trabajarlo de forma colaborativa, al mismo
tiempo o en tiempos diferentes.

17. Al hacer clic en compartir, se
visualizan las opciones de acceso.
Seleccionar “cambiar”

18. En esta opción se define la
visibilidad del documento, si se
requiere que éste sea privado o
público. Para el ejemplo se
seleccionará privado.

19. En esta caja se digitan los
correos electrónicos de las
personas con quienes deseamos
compartir el documento.

20. Ampliar información de las opciones
de visibilidad y niveles de Accesos
Cuando se comparte con una
o más personas, a cada una
de ellas se le puede definir el
nivel de acceso.

21. Cuando las personas con quienes
se ha compartido el documento, se
conectan, aparecen sus nombres en
la parte superior derecha y se les
asigna un color.

22. Si se da un clic, se
despliega una barra
lateral que cumple la
función de chat.

23. El cursor aparece con el color y el
nombre de la persona a quien se le
ha compartido, para identificarla
cuando está realizando un cambio.

24. Terminado el documento, se puede
visualizar los cambios realizados,
sobre todo si se requiere restaurar a
una versión anterior.
Para ello, ir a la opción “Archivo”

25. Y Seleccionar
“Ver historial de revisión”

26. Aparece una barra lateral con
secciones, al hacer clic en una de
ellas, se visualizará en el
documento los cambios que se
realizaron en la fecha y hora
indicada, además el color de la
persona que realizó tal cambio

27. En el mismo menú de Archivo, se
encuentra la opción para descargar
el documento trabajado en
diferentes formatos.

28. Regresar a la cuenta

29. Aparece el documento en la
cuenta, el cual indica estar
compartido

30. Al seleccionarlo, se visualizan las opciones
de compartir, organizar, deshacer, vista
previa y más. Si el documento es muy
importante, se puede destacar marcando la
estrellita del costado.

31. Organización básica de Google Drive:
En mi unidad se encuentran todos los
archivos creados por mí.

32. En Compartido conmigo se
encuentran todos los archivos creados
por otros, que se nos ha compartido y
que aún no se ha organizado en
nuestra unidad

33. Y en Destacados se encuentran
aquellos archivos a los que se les
marcó la estrella.

34. ELABORAR FORMULARIOS

35. Como ejemplo, se elaborará una
encuesta sobre el taller, para ello
seleccionar crear Formulario

36. Se visualiza la siguiente ventana,
en la que se debe ir agregando los
datos que solicita, como el nombre
del formulario, una breve
descripción y la primera pregunta

37. Cuando se llegue al tipo de pregunta, se
debe seleccionar la que más se ajuste a la
pregunta. Si en este caso, mis posibles
respuestas son Si o No, entonces
seleccionaría “Tipo test”

38. Y agrego una o más opciones, este
“tipo de pregunta” permite marcar
solo una opción

39. El formulario, entrega por defecto 2
ejemplos de pregunta, por ello en
la segunda, seleccionamos el
“lápiz” para modificarla.

40. Se realiza los pasos anteriores, escribir la
pregunta, establecer el tipo… y se marca la
opción “Hacer que esta pregunta sea
obligatoria”. Si el encuestado no responde
esta pregunta, no le permite enviar las
respuestas y le resalta la sección en un color
diferente a las demás para que la responda.

41. Para agregar una tercera pregunta, se
despliega la opción de añadir elemento, y
se selecciona el tipo de pregunta

42. Por ejemplo, se seleccionó “casillas
de verificación”, este tipo de
pregunta permite al encuestado
marcar más de una opción.

43. Y para finalizar la encuesta, se
introduce un “texto de párrafo”
para que el encuestado envíe sus
comentarios o sugerencias

44. Esta pregunta es opcional, se
responda o no, igual se permite el
envío de las demás respuestas.

45. Terminada la encuesta, se puede
enviar por correo electrónico

46. Se digitan todos los correos
electrónicos o se eligen de la lista
de contactos.

47. Si se abre el formulario desde la
cuenta, éste se visualizará en un
formato de “hoja de cálculo”,
mostrando las respuestas que se
van recibiendo. Todas las
respuestas son ANÓNIMAS

48. Este archivo también se puede
descargar.

49. En diferentes formatos.

50. Además, se cuenta con el menú de
formulario, donde se puede
observar el resumen de respuestas.

51. La cantidad de respuestas que se
van recibiendo

52. Y los gráficos de acuerdo al tipo de
pregunta formulada.

53. GRACIAS
Ante cualquier duda o consulta puede
dirigirse a:
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