PROTOCOLO_GENERAR_DOCUMENTOS_REPORTE

1. INSTRUCTIVO PARA GENERAR DOCUMENTOS DEL
MANEJO DE INFORMACIÓN Y REPORTAR AL CENTRO DE
OPERACIONES DE EMERGENCIA SECTORIAL DEL
MINISTERIO DE EDUCACIÓN

2. Presentación.
Documentos para recolección de la información.
A.- Cuando elaborar el reporte de situación.
B.- Cuando aplicar ficha EDAN.
Informar al Grupo WhatsApp “COES MINEDU – REPORTA”
A.- Como reportar al grupo WhatsApp “COES MINEDU – REPORTA”.
B.- Que no reportar y/o informar.
Comunicación del COES MINEDU con los coordinadores PREVAED
DRE/GRE – UGEL ante la ocurrencia de una emergencia o evento adverso
I
II
III
IV

3. Los documentos generados para la recolección de la información ante la ocurrencia de eventos
adversos por parte del COES MINEDU son:
Reportes de situación.
Fichas EDAN.
Lista de empadronamiento de estudiantes afectados (En caso se requiera kits
individuales).
Actualmente el COES MINEDU y los Espacios de Monitoreo de Emergencias y Desastres (EMED)
de las DRE/GRE – UGEL, generan reportes de situación sobre la ocurrencia de eventos adversos,
pero no todos estos reportes se requiere aplicar ficha EDAN, pero este documento debe tener o
estar enlazado a un reporte de situación.
DOCUMENTOS PARA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

4. A .- CUANDO ELABORAR EL REPORTE DE SITUACIÓN:
1. Los coordinadores regionales de ODENAGED deben monitorear constantemente la ocurrencia de eventos adversos con
afectación al sector en su jurisdicción.
2. Identificado el evento adverso con afectación al sector, deben reportar de manera inmediata al COES MINEDU a través del
Grupo de WhatsApp “COES MINEDU – REPORTA”.
3. Enviado la alerta o mensaje de ocurrencia el Coordinador PREVAED que ha emitido la alerta, deberá generar el reporte de
situación adjuntando información más detallada del evento y acciones de respuesta de la DRE/GRE – UGEL, IIEE y otros actores
de su jurisdicción.
4. Este documento deberá ser enviado al COES MINEDU para su revisión y análisis a la siguiente dirección y grupo de WhatsApp:
- odenaged_informa@minedu.gob.pe
- Grupo “COE MINEDU - REPORTA” del WhatsApp.
5. Los coordinadores PREVAED DRE/GRE - UGEL deberán actualizar constantemente el reporte de situación de la emergencia
enviada, hasta que las consecuencias de la emergencia o evento adversos hayan sido atendidos por parte del sector.
6. Cuando la emergencia o evento adverso haya sido atendido por parte del sector, los coordinadores PREVAED DRE/GRE - UGEL
debe remitir un reporte de situación de cierre de la emergencia o evento.
7. Al reporte de situación se le anexa las fichas EDAN, según el punto B.
B .- CUANDO APLICAR LA FICHA EDAN:
La ficha EDAN se debe aplicar:
1. Ante el requerimiento de: Aulas prefabricadas, Kits de soporte socioemocional, Kits de Lúdicos.
2. Si la oficina de ODENAGED u otras oficinas del Sector lo requiera.
DOCUMENTOS PARA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

5. El grupo WHATSAPP “COES MINEDU – REPORTA” ha sido creado para:
 ALERTAR sobre emergencias, desastres y peligros inminentes que tengan afectación al sector
educación en el FORMATO ESTABLECIDO en el punto A.
 Solicitar información a las DRE/GRE – UGEL sobre la ocurrencia de un evento adverso u otro tipo de
información que la oficina de ODENAGED solicite.
 Informar a los coordinadores DRE/GRE – UGEL con avisos, escenarios, decretos, boletines y otro
tipo de información procesada del sector, entes científicos y otros.
Las alertas enviadas al grupo “COES MINEDU – REPORTA”, NO REEMPLAZA al REPORTE DE SITUACIÓN, por
tanto debe generar un REPORTE DE SITUACIÓN, que debe ser enviado al correo de
ODENAGED_INFORMA@minedu.gob.pe.
Solo la región debe reportar el evento presentado en su jurisdicción.
INFORMAR AL GRUPO WHATSAPP “COES MINEDU – REPORTA”

6. A.- COMO REPORTAR AL GRUPO WHATSAPP “COES MINEDU – REPORTA”
El formato establecido para alertar en caso de emergencias, desastres y peligros inminentes
1.- Nombre de la DRE/GRE - UGEL
2.- Evento.
3.- Fecha del Evento.
4.- Afectación (Descripción del evento).
5.- Fuente.
6.- Imágenes (Máximo de 02 fotos).
INFORMAR AL GRUPO WHATSAPP “COES MINEDU – REPORTA”

7. EJEMPLOS DE COMO REPORTAR AL GRUPO WHATSAPP “COES MINEDU – REPORTA”

8. ⁻ Eventos que no tengan afectación al sector.
⁻ Información de los entes científicos sin procesar (SENAMHI, CENEPRED, etc.).
⁻ Fotos de reuniones, talleres o fotos no significativas.
⁻ Fichas EDAN.
⁻ Información de otras entidades (COEN, COER, EMED).
⁻ Evitar difundir y/o reenviar información ajena al sector, como imágenes, audios, vídeos.
⁻ No reportar más de una vez el mismo evento.
QUE NO REPORTAR Y/O INFORMAR

9. EJEMPLOS:

10. ⁻ El COES MINEDU solicita información de una emergencia o evento adverso mediante el grupo de
WhatsApp “COES MINEDU - REPORTA”, a los coordinadores PREVAED DRE/GRE – UGEL.
⁻ Los coordinadores regionales ODENAGED DRE/GRE deberán remitir un mensaje de recepción (OK) en un
tiempo no mayor de 05 minutos.
⁻ En caso que los coordinadores regionales ODENAGED DRE/GRE no emitan su mensaje de recepción
dentro del tiempo establecido, se procederá a enviar un segundo mensaje, se procederá a llamarlos y
enviar el requerimiento a su correo personal e institucional con copia a su especialista responsable de
ODENAGED.
⁻ Si no se tiene respuesta de recepción del requerimiento solicitado por parte de los coordinadores
regionales ODENAGED DRE/GRE dentro de las 04 horas siguientes, se procederá a llamarlos y enviar un
tercer correo con copia al Jefe (a) de ODENAGED.
⁻ En caso de no tener respuesta de recepción del requerimiento por parte de los coordinadores regionales
ODENAGED DRE/GRE o especialista responsable de ODENAGED dentro de las 24 horas se procederá a
generar un informe de no atención al Jefe (a) de ODENAGED.
⁻ Los coordinadores regionales ODENAGED DRE/GRE luego de haber recibido el mensaje de alerta procede
a generar el reporte de situación.
COMUNICACIÓN DEL COES MINEDU CON LOS COORDINADORES PREVAED DRE/GRE – UGEL ANTE LA
OCURRENCIA DE UNA EMERGENCIA O EVENTO ADVERSO