A la hora de definir tablas en Microsoft Access se requiere conocer las características resaltantes de los campos para sacar el mejor provecho de los datos

1. Propiedades de los datos
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TABLA DE CONTENIDO
Contenido
PROPIEDADES DE LOS DATOS.................................................................................. 2
¿Cómo se establecen las propiedades de campo?......................................................... 2
Propiedades disponibles ............................................................................................... 3
Tamaño de Campo.................................................................................................... 3
Nuevos valores ......................................................................................................... 4
Formato..................................................................................................................... 4
Lugares decimales .................................................................................................... 7
Máscara de entrada ................................................................................................... 7
Título ........................................................................................................................ 7
Valor predeterminado............................................................................................... 7
Regla de validación .................................................................................................. 8
Texto de validación .................................................................................................. 8
Requerido ................................................................................................................. 8
Permitir Longitud cero ............................................................................................. 9
Indexado ................................................................................................................... 9
Compresión Unicode................................................................................................ 9
Modo IME ................................................................................................................ 9
Modo de oraciones IME ........................................................................................... 9
Etiquetas Inteligentes................................................................................................ 9
Formato del Texto .................................................................................................... 9
Alineación del texto................................................................................................ 10
Solo anexar (hipervínculo) ..................................................................................... 10
Mostrar el selector de fecha.................................................................................... 10

2. Propiedades de los datos
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PROPIEDADES DE LOS DATOS
Todas las tablas de Access se componen de campos, después de crear un campo, se
puede establecer las propiedades para controlar la apariencia y comportamiento
restringiendo el ingreso de valores inadecuados, estableciendo valores por defecto o
incluso agilizar procesos de búsqueda y ordenamiento de los datos agregados.
¿Cómo se establecen las propiedades de campo?
Mientras se trabaja con una tabla, se puede establecer las propiedades, en cualquiera de
sus vistas (vista Diseño o vista Hoja de Datos), sin embargo, centraremos la atención en
los cambios que se pueden gestar con una tabla en la vista Diseño pues en esta se tiene
acceso a la lista completa de propiedades de campo. En la figura 1 se puede observar las
diferentes zonas de trabajo
Figura 1. Zonas de trabajo de la vista Diseño de la Tabla
En esta vista, puede establecer el Tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño
de la tabla y el resto de las propiedades asignadas en el panel Propiedades del campo.
Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde se especifican
las características usuales del campo y la pestaña Búsqueda en la que se puede definir
una lista de valores válidos para el campo. Ahondaremos en la primera pestaña.
El punto de partida es la elección del Tipo de dato del campo, el cual determina el
conjunto de características admitidas a los valores incluidos en el campo, trabajando en
el panel Propiedades del campo, para seleccionar la configuración que desee para cada
propiedad.
Panel de
Navegación
Cuadrícula de
Diseño
Panel de
Propiedades

3. Propiedades de los datos
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Propiedades disponibles
Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un
control adicional sobre la forma de funcionar. Las propiedades son muchas, sin
embargo, no todas están disponibles, pues depende del tipo de dato seleccionado. En
función explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes tipos de datos.
Tamaño de Campo
Propiedad de control de ingreso de datos, empleado para determinar la cantidad de
espacio que está asignado para cada valor. Aplicable a tipos de datos: Texto, Número y
Autonumeración, para el resto no está disponible. Se mostrarán a continuación los
detalles de aplicación para cada tipo de dato:
Tipo de dato
Texto
Para los campos tipo Texto, la propiedad Tamaño del campo
determina el número máximo de caracteres que se pueden
introducir, siendo este tope y valor por defecto 255. Es
conveniente reducir esta cantidad a la necesaria, en ocasiones se
conoce de antemano o puede predecirse el número máximo de
caracteres especifique esa longitud como el valor máximo de esta
propiedad.
Tipo de dato
Número y
Moneda
Para campos numéricos y monetarios, esta propiedad es
especialmente importante, ya que determina no solo el rango de
valores de campo admitidos sino además el espacio requerido de
almacenamiento pudiendo considerar 1,2, 4, 8, 12 o 16 bytes. Por
ejemplo, un campo de número de un byte puede almacenar solo
enteros entre 0 y 255 y su requisito de almacenamiento es de
apenas un byte. Es recomendable especificar siempre el menor
Tamaño de campo suficiente para albergar las cifras requeridas.
Seleccione una de estas opciones:
 Byte: para enteros comprendidos entre 0 y 255. Requisito de
almacenamiento es 1 byte.
 Entero: usar para enteros comprendidos entre -32.768 a
32.767. Requisitos de almacenamiento 2 bytes.
 Entero largo: usar para enteros comprendidos entre -
2.147.483.648 a 2.147.483.647. Requisito de almacenamiento
4 bytes.
 Simple: Usar valores numéricos de punto flotante
comprendidos entre -3,4 x 1038 3.4 x 1038 y hasta siete
dígitos significativos. Requisito de almacenamiento es 4
bytes.
 Doble: Usar valores numéricos de punto flotante
comprendidos entre -1,797 x 10308 1.797 x 10308 y hasta 15
dígitos significativos. Requisito de almacenamiento es 8
bytes.
 Id. de réplica: Se utiliza para almacenar un identificador
único global necesario para la replicación. Requisito de
almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en cuenta que la

4. Propiedades de los datos
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replicación no es compatible con el formato de archivo
.accdb.
 Decimal: Usar para valores numéricos comprendidos entre -
9,999... x 1027 a 9.999... x 1027. Requisito de
almacenamiento es de 12 bytes.
Tipo de dato
Autonumeración
El tamaño del campo para datos con formato entero largo se usa
para los campos Autonumeración que no se usan como
identificadores de replicación. Este es el valor predeterminado.
No debe cambiar este valor a menos que se piense crear un campo
de identificador de réplica y considere que no es admitido en
bases de datos que usan el formato de archivo .accdb, extensión
de nombre de archivo estándar para base de datos en el formato de
archivo Access 2010.
Esta opción hace campos Autonumeración compatible con otros
campos de número entero largo cuando se usan en las relaciones.
Cada valor del campo requiere 4 bytes de almacenamiento.
El tamaño del campo Id. de réplica se usa para los campos
Autonumeración empleados como identificadores de replicación
en una copia de la base de datos. No utilice este valor a menos que
esté trabajando o implementando el diseño de una base de datos
replicada. Cada valor del campo requiere 16 bytes de
almacenamiento.
Nuevos valores
Solo aplicable a los campos cuyo tipo de datos es Autonumeración. Debiendo
Seleccionar uno de estos procedimientos:
Incremento Comienza con el valor 1 e incrementalmente aumenta en 1 para cada
registro nuevo.
Aleatorio Se inicia con un valor al azar y es asignado a cada nuevo registro sin
ninguna secuencia específica. Los valores son del tamaño del campo, entero largo
comprendidos dentro del rango -2.147.483.648 y 2.147.483.647.
Formato
Permite personalizar la apariencia de los datos cuando se muestra en pantalla o de forma
impresa. La propiedad no afecta a los datos reales cuando se almacenan en el campo,
está disponible para todos los tipos de datos exceptuando Objeto OLE, datos adjuntos e
hipervínculo.
Dispone de formatos predefinidos o incluso provee la posibilidad de crear diseños de
formatos personalizados que dependen del tipo de datos. Es importante resaltar que si
está utilizando un campo Autonumeración como clave principal o como un Id. de
réplica, no debe establecer esta propiedad. En caso contrario, elija un formato de

5. Propiedades de los datos
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número que satisfaga sus necesidades específicas. Indicaremos a continuación la
variedad de formatos predefinidos aplicables a los diferentes Tipos de datos y en un
próximo apartado profundizaremos en los formatos personalizados
Tipo de dato
Texto y Memo
El tipo de datos Texto es empleado para valores alfanuméricos,
breves, como nombres, direcciones, entre otros. En las versiones
de Access 2013, ha cambiado de nombre a Texto corto.
En el caso del tipo de dato Memo representan grandes bloques de
texto, que requiere descripciones detalladas, a partir de la versión
Access 2013 el tipo de dato cambió a Texto largo. Los datos
Texto y Memo no cuentan con formatos predefinidos por lo que
es recomendable el diseño personalizado mediante una tabla de
símbolos admitidos para tal efecto ver Formatos y Máscaras
Personalizadas
Tipo de dato
Número,
Autonumeración
y Moneda
Dispone de uno de los siguientes estilos de presentación de
valores:
 Número general: Muestra la apariencia de los números sin
ningún formato, sino tal cual como fueron ingresados
 Moneda: muestra el número mediante el separador de miles y
aplica los valores de Configuración regional así como de
idioma del Panel de control para: (a) las cifras negativas, (b)
los símbolos decimales y de moneda y (c) las posiciones
decimales.
 Euro: muestra el número mediante el símbolo de moneda
Euro, con independencia del símbolo especificado en la
Configuración regional y de idioma.
 Fijo: muestra al menos un dígito y aplica los valores de
Configuración regional y de idioma del Panel de control para:
(a) las cifras negativas, (b) los símbolos decimales y de
moneda y (c) las posiciones decimales.
 Estándar: cumple las mismas condiciones del tipo de dato
moneda pero a diferencia de aquel no muestra el símbolo de
unidad monetaria establecida en la configuración regional.
 Porcentaje: multiplica el valor por 100 y muestra el número
con un signo de porcentaje anexado al final. Aplica los
valores de Configuración regional y de idioma del Panel de
control para: (a) las cifras negativas, (b) los símbolos
decimales y de moneda y (c) las posiciones decimales.
 Científico: presenta el número en notación científica
estándar.
Tipo de dato
Fecha y Hora
Admite valores de fecha y hora para los años comprendidos entre
100 y 9999. Puede usar un formato predefinido o crear su propio
formato personalizado. Los formatos personalizados que no son
coherentes con la configuración de fecha y hora especificada en la
configuración regional de Windows se omiten. Para obtener más
información revise el material de Formatos y Máscaras
Personalizadas. A continuación se mostrará los formatos

6. Propiedades de los datos
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predefinidos:
 Fecha general: muestra el valor mediante una combinación
de los valores Fecha corta y Hora larga. Si el valor ingresado
es solo una fecha obvia la hora y viceversa.
 Fecha larga: muestra el valor mediante el valor Fecha larga
de Configuración regional y de idioma del Panel de control.
En general incluye el día de la semana y el mes completo.
Ejemplo: sábado 11 de marzo de 2017
 Fecha mediana: muestra el valor mediante el formato dd-
mmm-aa, donde dd representa dos dígitos para el día; mmm
tres primeros caracteres de mes y aa indican los dos últimos
dígitos del año separadas todos por guiones. Por ejemplo: 13-
Mar-17.
 Fecha corta: muestra el valor mediante el valor Fecha corta
de Configuración regional y de idioma del Panel de control,
es decir, dos dígitos para el día mes y año. Ejemplo: 06/10/17
 Hora larga: muestra el valor mediante el valor Hora larga de
Configuración regional y de idioma del Panel de control. Un
formato de 24 horas. Ejemplo: 10:35:20
 Hora mediana: Presenta la hora con formato de 12 horas PM
o AM. Muestra el valor mediante el formato HH:MM p.m.,
donde HH representa la hora, MM representa el minuto y
p.m. representa a.m. o p.m. El valor de hora puede oscilar
entre 1 y 12, el de minuto entre 0 y 59.
 Hora corta: muestra el valor mediante el formato HH:MM,
donde HH es la hora y MM el minuto. La hora puede oscilar
entre 0 y 23 y el minuto entre 0 y 59. No considera los
segundos.
Tipo de dato
Sí/No
Determina la forma en que el campo aparece cuando se muestran
o se imprimen en hojas de datos o en los formularios o informes
que están enlazados al campo. Empleado en campos que requieren
la selección de uno de dos posibles valores, las opciones son
 Verdadero/Falso: muestra el valor como Verdadero o Falso.
 Sí/No: muestra las alternativas del valor como Sí o No.
 Activado/Desactivado: las opciones mostradas son Activado
o Desactivado.
Tipo de dato
Calculado
Los tipos de datos calculados se introdujo por primera vez en
Access 2010, están disponibles en bases de datos de formato de
archivo de .accdb. Puede utilizar cualquier formato indicados
previamente, ya que el cálculo puede ser tanto sobre fechas, como
sobre valores monetarios u operaciones lógicas de
verdadero/falso.
En la mayoría de los casos, debe establecer el valor
de formato para que coincida con el tipo de resultado. El cálculo
debe hacer referencia a otros campos de la misma tabla.

7. Propiedades de los datos
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Lugares decimales
Permite controlar la apariencia de los datos numéricos, para mostrar o no cantidades
decimales, en los tipos de datos Número, Autonumeración y Moneda.
Máscara de entrada
Utilice esta propiedad para especificar un modelo para todos los datos que se incluyan
en este campo, estableciendo de esta manera un control directo sobre los valores
ingresados por el usuario. De este modo, se asegurará que todos los datos se escriben
correctamente y contienen el número de caracteres necesario. Aplicable a datos de tipo
Texto, Número, Fecha/Hora y Moneda.
Aunque tanto la máscara de entrada como el Formato afectan al modo en que aparecen
los datos en la vista Hoja de Datos de la tabla, este último incide sólo al modo en que se
leen y visualizan los datos en la tabla pero no a cómo son introducidos (lo cual
controlamos con la máscara de entrada).
Al igual que con el formato se pueden generar máscaras de entrada de forma automática
mediante el generador correspondiente o bien podemos definir nuestras propias
máscaras de entrada.
Título
Propiedad empleada para definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las
etiquetas de cabecera de los campos en la vista hoja de datos, los formularios, informes
y consultas. Si la propiedad está vacía, se utiliza el nombre del campo. Admite cualquier
cadena de texto.
Un título eficaz es generalmente breve, siempre es recomendable establecer un estilo
homogéneo para todos los campos de la base de datos. Disponible para todos los tipos
de datos
Valor predeterminado
Asigna automáticamente un valor por defecto a un campo cuando se agregan nuevos
registros, sin embargo, éste puede ser modificado. Se establece para reducir el tiempo en
el ingreso de datos cuando se puede deducir la respuesta más frecuente. Empleada para
todos los tipos de datos salvo Objeto OLE, Datos adjuntos, Calculado y
Autonumeración.
Para la creación de expresiones encaminadas a devolve un valor predeterminado se
cuenta con el Generador de expresiones, dispone de una lista de identificadores, y

8. Propiedades de los datos
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funciones adecuados para el contexto donde se encuentra, de esta manera se acelera
considerablemente el proceso de escritura de expresiones y ayuda a garantizar precisión.
Regla de validación
Permite controlar el ingreso de datos de acuerdo a una condición o expresión, que al ser
booleanas y evaluarse arroja uno de dos posibles valores: Verdadero o falso. La
propiedad puede ser empleada para todos los tipos de datos excepto Objeto OLE, Datos
adjuntos, Calculado y Autonumeración, el Texto de validación es utilizada en
conjunto con esta propiedad.
En los campos de las tablas se pueden crear dos tipos de reglas de validación: (a) reglas
de validación de campo, que impiden a los usuarios insertar datos no válidos en un
solo campo, y (b) reglas de validación de registro, que impiden a los usuarios crear
registros que no cumplan los criterios especificados. Ambos tipos de reglas de
validación se crean mediante expresiones.
Una regla de validación debe resolverse como Verdadero para que el valor se acepte, de
lo contrario es rechazado. Si no se ha especificado un mensaje de validación, por
defecto Access presentará su propio mensaje para indicar que el valor escrito está
prohibido por la regla de validación del campo
Para formar la expresión se puede emplear el Generador de expresiones.
Texto de validación
Para facilitar el uso de las bases de datos, se puede escribir mensajes de validación
personalizados. Éstos reemplazan los mensajes genéricos que Access muestra cuando
los datos infringen la expresión especificada en la propiedad anterior. Puede emplear el
mensaje de validación personalizado para proporcionar información específica que
ayude al usuario a ingresar datos correctos. Debe ser un mensaje para que la persona
que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqué de su error y pueda
solucionarlo.
La propiedad puede ser empleada para todos los tipos de datos excepto Objeto OLE,
Datos adjuntos, Calculado y Autonumeración.
Requerido
Esta propiedad trabaja el control al exigir que se especifiquen datos en un campo. Su
valor por defecto es No para referir que el dato no es indispensable y admite ausencia de
valores, en el caso de seleccionar el valor de Si, el dato se convierte en necesario,
Access no permite que se agregue un nuevo registro a menos que se especifique un

9. Propiedades de los datos
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valor para este campo. Trabaja conjuntamente con la propiedad Permitir Longitud
cero. Es aplicable a todos los datos excepto el tipo de dato Autonumeración y Si/No.
Permitir Longitud cero
Los campos Texto, Memo e Hipervínculo cuentan con esta propiedad para controlar
que el campo no quede vacío. Cuando se selecciona el valor de Si, una cadena de
longitud cero ("") en un campo, de lo contrario al seleccionar el valor No, exige el
ingreso de datos.
Indexado
La propiedad agiliza el acceso a los datos de un campo mediante la creación y
utilización de un índice así como también acelera las operaciones de ordenación y
agrupación. Hay tres valores disponibles:
 Sí (sin duplicados) Crea un índice único en el campo.
 Sí (con duplicados) Crea un índice y además admite valores duplicados ,
varios registros pueden tener valores del campo coincidentes
 No sin índice en el campo.
Cuando el campo en una clave principal asume por defecto el valor de Sí (sin
duplicados)
Compresión Unicode
Comprime el texto almacenado en este campo al almacenar una pequeña cantidad de
texto menos de 4.096 caracteres. No tiene ningún efecto si hay más de 4.096 caracteres
almacenados.
Modo IME
Controla la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.
Modo de oraciones IME
Controla la conversión de oraciones en las versiones asiáticas de Windows.
Etiquetas Inteligentes
Adjunta una etiqueta inteligente al campo Etiquetas inteligentes son obsoletas en Access
2013.
Formato del Texto
Permite elegir el valor Texto enriquecido de la propiedad para almacenar texto como
HTML y permitir el formato enriquecido; es decir, texto o combinaciones de texto y

10. Propiedades de los datos
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números que se pueden dar formato mediante controles de fuente y color. Elegir el
valor Texto sin formato de la propiedad para almacenar solo texto sin formato.
Alineación del texto
Especificar la alineación predeterminada del texto dentro de un control, por defecto
siempre asume el valor General, pero puede elegir cualquiera de las alineaciones
disponibles: izquierda, centro, derecha y distribuir.
Solo anexar
Permite realizar un seguimiento del historial de valores de campo (para ello, se
establece el valor de la propiedad en Sí), solo aplicable a los tipos de dato Memo e
Hipervínculo. Existen dos opciones:
 Sí Seguimiento de cambios. Para ver el historial de valor de campo, haga clic en
el campo y, a continuación, haga clic en Mostrar historial de columna.
 No obvia el seguimiento de cambios., eliminando incluso cualquier historia del
valor del campo existente.
Mostrar el selector de fecha
Especifica si se muestra el control de Selector de fecha. Si usa una máscara de entrada
para un campo de Fecha/Hora, el control de Selector de fecha no está disponible con
independencia de lo seleccionado en esta propiedad.