Este documento presenta una introducción a Microsoft Access. Define Access como un sistema de administración de bases de datos que permite crear tablas, consultas, formularios e informes para almacenar y presentar información. Explica los conceptos básicos de las bases de datos en Access como tablas, campos, registros y propiedades. También describe los pasos para crear y modificar tablas y bases de datos en Access.

1. MICROSOFT ACCESS
FRANK SEBASTIAN ALVAREZ BERMON
INSTITUTO TECNICO MARIO PIEZZOTTI LEMUS
TECNICO EN SISTEMAS
DEPARTAMENTO SISTEMAS
10C
LOS PATIOS
2019

2. MICROSOFT ACCES
FRANK SEBASTIAN ALVAREZ BERMON
DOCENTE
ESP. HENRY JAIMES ORTEGA
INSTITUTO TECNICO MARIO PEZZOTTI LEMUS
TECNICO EN SISTEMAS
DEPARTAMENTO SISTEMAS
10C
LOS PATIOS
2019

3. TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION
2. DEFINICION ACCESS
3. EJECUTAR EL PROGRAMA
4. CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCO
5. ENTORNO DE ACCESS
5.1. La cinta de opciones
5.2. El botón de Access
5.3. La barra de herramientas de acceso rápido
5.4. Menús emergentes o contextuales
5.5. El panel de navegación
5.6. Fichas de documentos
5.7. La barra de estado
5.8. Salir de Access
6. BASE DE DATOS (DEFINICION)
7. LA TABLA COMO BASE DE DATOS
8. COMPONENTES BASICOS DE LA TABLA
9. CREAR, ABRIR, Y CERRAR UNA BASE DE DATOS
10.CREAR TABLAS DE DATOS
11.MODIFICAR TABLAS DE DATOS
12.PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
13.LAS RELACIONES
14.LAS CONSULTAS
15.LOS FORMULARIOS
16.LOS INFORMES
17.IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS

4. 1.INTRODUCCION
Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos que forma
parte de la suite Microsoft Office y es ampliamente utilizada alrededor del mundo
como repositorio de información de muchas aplicaciones.
Los usuarios de Access pueden crear tablas, consultas (queries), formularios e
informes que permiten almacenar y presentar la información contenida dentro de
la base de datos. Aunque Access tiene cierta compatibilidad con el lenguaje SQL
no es indispensable tener un conocimiento previo de él ya que la herramienta
provee de una interface gráfica que nos permitirá consular fácilmente los datos
almacenados.
Es importante que toda persona que se dedica al análisis de datos tenga un
conocimiento de esta herramienta, ya que dado su amplio uso, seguramente se
encontrarán en la necesidad de consultar o extraer información almacenada en
una base de datos Access.

5. 2. DEFINICION DE ACCESS
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en
el paquete ofimático denominado Microsoft Office, sucesor de Embedded Basic.
Access es un gestor de datos que utiliza los conceptos de bases de datos
relacionales y pueden manejarse por medio de consultas e informes. Está
adaptado para recopilar datos de otras utilidades como Excel, SharePoint, etc.
La aplicación permite recopilar información relativa a un asunto o propósito
particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una
colección de música, etc.
3. EJECUTAR EL PROGRAMA
La forma de ejecutar Access es similar a la vista para Word y para Excel.
Primera Forma:
1. Haz clic en el botón Inicio de la barra de tareas de Windows o pulsa Ctrl+Esc.
2. Haz clic en Todos los programas para abrir el nombre de los programas
instalados en tu ordenador.
3. Entra en la carpeta de Office y haz clic en Microsoft Access.
Segunda Forma:
1. Ir al escritorio
2. Busca Microsoft Access
3. Haz click derecho y abrir
Tercera Forma:
1. Ir al escritorio
2. Busca Microsoft Access
3. Haz dos veces Click izquierdo
Cuarta Forma:
1. Pulsa las teclas Windows y R, te aparecerá una pestaña
2. En el campo de Abrir escribe "C:UsersPcDesktopAccess 2013.lnk“
3. Haz click en Aceptar
Quinta Forma:
1. Pulsa las teclas Windows y R, te aparecerá una pestaña
2. Haz click en Examinar
3. Busca Microsoft Access y le das en abrir
4. Haz click en Aceptar

6. 4. CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCO
Hay varias formas de crear una base de datos de Access, dependiendo de dónde
estemos en cada momento. Si quieres crear una base de datos nada más ejecutar
Access (que es lo normal)
Utiliza los siguientes pasos para crear una base de datos vacía en Access:
1. Ejecuta Access como normalmente lo haces.
2. Selecciona la opción Base de datos en blanco. La parte derecha de la pantalla
se actualizará para que la guardes nada más empezar.
3. Escribe el nombre de la base de datos en el cuadro Nombre de archivo.
4. Si no quieres crear la nueva base de datos en Mis documentos, haz clic en el
icono de la carpeta selecciona la que quiera en el cuadro de diálogo Guardar
5. Finalmente, haz clic en Crear.
5. ENTORNO DE ACCESS
Son los componentes y materiales que nos ayudan a crear y editar una base de
datos
5.1. CINTA DE OPCIONES
Está compuesta por fichas en las que se organiza comandos o acciones
específicos. Los comandos de cada se organizan además en varios grupos
5.2. BOTON DE ACCESS
Este botón sirve para restaurar, mover, cambiar el tamaño y para cerrar el
documento de Access
5.3. BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO
Esta barra contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se
están mostrando en la cinta de opciones, el cual podemos modificar a nuestro
gusto

7. 5.4. MENUS EMERGENTES O CONTEXTUALES
Los elementos de los menús llevan asociado un menú emergente que permite
realizar las tareas relacionadas. Al hacer clic con el botón derecho en un elemento
de un menú se abre el menú emergente asociado al mismo. El menú emergente
contiene además un submenú que permite realizar tareas relacionadas con el
menú.
5.5. PANEL DE NAVEGACION
El panel de navegación es una parte del área de trabajo que puede mostrar
distintos paneles de navegación. Normalmente, esos paneles actúan como una
tabla de contenido, con elementos en los que puede hacer clic para ir
directamente a una parte concreta del documento.
5.6. FICHAS DE DOCUMENTOS
La ficha documental es una ficha muy similar a la ficha bibliográfica, pero esta
ficha trata sobre documentos, e incluye información como las ideas principales y el
lugar de archivo.
5.7. BARRA DE ESTADO
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene
indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información
según la pantalla en el que estemos en cada momento.
Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérica pulsada
(Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a
hoja de datos, tabla dinámica, grafico dinámico y diseño con los cuatro botones
que aparecen a la derecha.
5.8. SALIR DE ACCESS
Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
En la pestaña Archivo, elegir la opción Cerrar base de datos o bien cerrar Access.
Obviamente la base también se cerrará.

8. 6. BASE DE DATOS (DEFINICION)
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las
bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos,
pedidos u otras cosas. Muchas bases de datos comienzan como una lista en una
hoja de cálculo o en un programa de procesamiento de texto. A medida que la lista
aumenta su tamaño, empiezan a aparecer redundancias e inconsistencias en los
datos. Cada vez es más difícil comprender los datos en forma de lista y los
métodos de búsqueda o extracción de subconjuntos de datos para revisión son
limitados. Una vez que estos problemas comienzan a aparecer, una buena idea es
transferir los datos a una base de datos creada con un sistema de administración
de bases de datos (DBMS), como Access.
Una base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Una base de
datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento
de inventario que usa tres tablas no son tres bases de datos, sino una base de
datos que contiene tres tablas. Salvo que haya sido específicamente diseñada
para usar datos o códigos de otro origen, una base de datos de Access almacena
sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos como formularios, informes,
macros y módulos. Las bases de datos creadas en el formato Access 2007 (que
también usan Access 2016, Access 2013 y Access 2010) tienen la extensión de
archivo .accdb y las bases de datos creadas en formatos anteriores de Access
tienen la extensión de archivo .mdb. Puede usar Access 2016, Access 2013,
Access 2010 o Access 2007 para crear archivos en formatos de archivo anteriores
(por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003)
7. LAS TABLAS COMO BASES DE DATOS
Las tablas son objetos de base de datos que contienen todos sus datos. En las
tablas, los datos se organizan con arreglo a un formato de filas y columnas, similar
al de una hoja de cálculo. Cada fila representa un registro único y cada columna
un campo dentro del registro. Por ejemplo, en una tabla que contiene los datos de
los empleados de una compañía puede haber una fila para cada empleado y
distintas columnas en las que figuren detalles de los mismos, como el número de
empleado, el nombre, la dirección, el puesto que ocupa y su número de teléfono
particular.
El número de tablas de una base de datos se limita solo por el número de objetos
admitidos en una base (2.147.483.647). Una tabla definida por el usuario estándar
puede tener hasta 1.024 columnas. El número de filas de la tabla solo está
limitado por la capacidad de almacenamiento del servidor.
Puede asignar propiedades a la tabla y a cada columna de la tabla para controlar
los datos admitidos y otras propiedades. Por ejemplo, puede crear restricciones en

9. una columna para no permitir valores nulos o para proporcionar un valor
predeterminado si no se especifica un valor, o puede asignar una restricción de
clave en la tabla que exige la unicidad o definir una relación entre las tablas.
Los datos de la tabla se pueden comprimir por filas o por página. La compresión
de datos puede permitir que se almacenen más filas en una página.
8. COMPONENTES BASICOS DE LA TABLA
Tabla en las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de datos donde se
guardan los datos recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a
la vista general de un programa de hoja de cálculo. Las tablas se componen de
dos estructuras: registro; corresponde a cada fila que compone la tabla.
9. CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS
1. Crear una base de datos
1. En Access, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco.
2. Escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo.
3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del
cuadro Nombre de archivo o puede hacer clic en el icono de carpeta para elegir
una.
4. Haga clic en Crear.
2. Abrir una base de datos
Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas:
 Desde la pestaña Archivo > Abrir
 Desde la pestaña Archivo > Reciente
En la opción Reciente encontrarás una lista de los últimos archivos abiertos, al
igual que en el método anterior. Haz clic en la que quieras abrir.
3. Cerrar la base de datos
Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
En la pestaña Archivo, elegir la opción Cerrar base de datos .O bien cerrar
Access. Obviamente la base también se cerrará.

10. 10. CREAR TABLAS DE DATOS
Crear una nueva tabla en una base de datos
1. Ejecute Access 2010, después, da click en Base de datos de escritorio en
blanco.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva
base de datos.
3. Para ir a una ubicación diferente y guardar la base de datos, haga clic en el
icono de carpeta.
4. Haga clic en Crear.
5. Se dirigen a la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
6. Se inserta una tabla nueva en la base de datos y se abre la tabla en la vista
Hoja de datos.
11. MODIFICAR TABLAS DE DATOS
1. Abra una tabla o una consulta en la vista Hoja de datos o un formulario en la
vista formulario.
2. Siga uno de estos procedimientos:
 En Microsoft Office Access 2003 o en versiones anteriores de Access, para
agregar un nuevo registro, elija Ir a en el menú Edición y, a continuación,
haga clic en Nuevo registro. Escriba los datos y, a continuación, presione
TAB para ir al siguiente campo. Al final del registro, presione la tecla TAB
para ir al siguiente registro.
En Microsoft Office Access 2007, para agregar un nuevo registro, haga clic
en el Inicio ficha y, a continuación, haga clic en nuevo en el Grupo
de registros.
 Para modificar datos de un campo, haga clic en el campo que desea editar
y, a continuación, escriba los datos.
 Para reemplazar el valor completo, mueva el puntero al extremo izquierdo
del campo hasta que el puntero se convierta en puntero más y, a
continuación, haga clic en. Escriba los datos.
Nota: Para corregir un error de escritura, presione RETROCESO. Para cancelar
los cambios realizados en el campo actual, presione ESC. Para cancelar los
cambios en todo el registro, vuelva a presionar ESC antes de salir del campo.

11. Cuando se mueve a otro registro, Microsoft Access guarda los cambios.
12. PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
En general, sobre todo en campos de tipo texto nos podemos encontrar con
distintas propiedades que van a permitir configurar el campo como a nosotros nos
interesa. En la vista diseño de una tabla, mitad inferior de la pantalla están las
propiedades del campo seleccionado en la parte superior de la pantalla:
Tamaño del campo
--Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de
caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto
de 50 caracteres y valor máximo de 255.
--Para los campos Numérico, las opciones son:
Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.
Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y
2.147.483.647.
Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -
1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para
valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -
4,94065645841247E-324
Id. de réplica se utiliza para claves auto numéricas en bases réplicas.
Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si
estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si
estamos en una base de datos .accdb)
--Los campos Auto numeración son Entero largo.
A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.
Formato del campo
Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en
pantalla o en un informe.

12. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos
adjuntos e Hipervínculo.
-- Para los campos Auto numeración, Numérico y Moneda, las opciones son:
Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.
Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el
símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €.
Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estándar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).
Científico: presenta el número con notación científica.
-- Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:
Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el
valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una
combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga.
Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo.
Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres.
Ejemplo: 21-Ago-2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año.
Ejemplo: 01/08/00.
El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el
31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas
comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre
1930 y 1999.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.
Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
--Los campos Sí/No disponen de los formatos
predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.
Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo
son No, Falso y Desactivado.
Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por
lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla
de verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el
efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaña Búsqueda de
las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de
texto como te mostramos a continuación.

13. -- Los campos Calculado pueden ser de cualquiera de los formatos indicados
anteriormente, ya que el cálculo puede ser tanto sobre fechas, como sobre valores
monetarios u operaciones lógicas de verdadero/falso.
-- Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los
campos Texto se tendrían que crear formatos personalizados.
Lugares decimales
Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar
a un tipo de dato Número, Auto numeración o Moneda.
Máscara de entrada
Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar
los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una
máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente
cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____.
Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el
establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el
botón que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada
dicha propiedad.
Título
Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera
del campo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como
valor en la propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de
nacimiento.
Valor predeterminado
El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el
campo si no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un
determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza
esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se

14. introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la
tabla.
Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de
clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la
propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y así a la hora de introducir
los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor Valencia y no lo
tendremos que teclear.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto
OLE, Datos adjuntos, Calculado y Auto numeración.
Regla de validación
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se
especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el
campo para que sea introducido correctamente.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido
entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
Para formar la condición puedes utilizar el generador de expresiones como te
explicamos en la secuencia animada.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto
OLE, Datos adjuntos, Calculado y Auto numeración.
Texto de validación
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si
introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación
especificada en la propiedad anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir
los datos sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto
OLE y el Auto numeración.
Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a
esta propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto
OLE y el Auto numeración.

15. Permitir longitud cero
Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se
puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.
Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo.
Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más
rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.
Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos,
puedes crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.
Pero el indexado no es la panacea, tiene sus inconvenientes. No es recomendable
crear índices en tablas que contiene un gran volumen de datos y que además se
actualizan constantemente, porque el proceso interno de actualización de los
índices puede ralentizar mucho las consultas sobre la tabla.
Esta propiedad dispone de tres valores:
No: Sin índice.
Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite
valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).
Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores
duplicados.
13. LAS RELACIONES
La ventana relaciones le permite definir Relación entre los elementos
almacenados en varias tablas de Access. Está disponible haciendo clic
en herramientas de base de datos > relaciones.
Las relaciones son como las reglas que gobiernan cómo se conectan los datos en
la base de datos. En una base de datos de procesamiento de pedidos normalizada
correctamente, por ejemplo, lo más probable es que tenga la información del
cliente en una tabla y la información del pedido en otra tabla. Quiere asegurarse
de que los clientes no se queden separados de sus pedidos, ¿bien? Y no desea
que se cree un pedido que no tenga un cliente válido conectado a él. En la
ventana relaciones, vaya a establecer estas reglas para que se apliquen en toda la
base de datos.
Si ha creado una consulta de Access antes, observará que la ventana relaciones
se parece mucho a la parte superior del generador de consultas:

16. En la ventana relaciones, use los comandos de la pestaña diseño para agregar
tablas a la vista y, a continuación, arrastre los campos entre tablas para configurar
las relaciones. En este ejemplo, la relación permite que varios pedidos se
conecten a cada cliente, pero le impide crear un pedido para un cliente que no
existe. Una vez configuradas estas reglas en la ventana relaciones, se aplicarán a
toda la base de datos (por ejemplo, si crea una nueva consulta, las combinaciones
se configurarán automáticamente según las reglas de relaciones).
14. LAS CONSULTAS
Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más
tablas para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una
consulta en Access 2010, defines condiciones específicas de búsqueda para
encontrar, exactamente la información que deseas.
¿Cómo se utilizan las consultas?
Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar
para encontrar los datos de una tabla. Con estas, puedes acceder a información
de múltiples tablas.
Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes para encontrar la
dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos, para ver cuál es el carro
que corresponde a determinado cliente.
Debes tener en cuenta que una consulta bien diseñada te puede dar información
que no podrías averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de
datos.
Hay varios tipos de consultas
 Consulta de selección
 Consulta de parámetros
 Consulta de totales
 Consulta de tabla de referencias cruzadas
 Consulta de creación de tabla
 Consulta de datos anexados
 Consulta de actualización
 Consulta de eliminación
15. LOS FORMULARIOS
Un formulario de Access es un objeto de base de datos que puede usar para crear
una interfaz de usuario para una aplicación de base de datos. Un formulario
"dependiente" es aquel conectado directamente a un origen de datos como una

17. tabla o consulta y que puede usarse para especificar, editar o mostrar los datos de
ese origen de datos. Como alternativa, puede crear un formulario "independiente"
que no esté vinculado directamente a un origen de datos, pero que todavía
contenga botones de comando, etiquetas u otros controles que necesita para
ejecutar la aplicación.
Este artículo se centra principalmente en formularios dependientes. Puede usar
formularios dependientes para controlar el acceso a datos, por ejemplo, qué
campos o filas de datos se muestran. Por ejemplo, algunos usuarios podrían
necesitar ver solo varios campos en una tabla que contenga muchos. Al
proporcionar a esos usuarios un formulario que contenga solo esos campos, se les
facilita el uso de la base de datos. También puede agregar botones de comando y
otras características a un formulario para automatizar acciones realizadas con
mayor frecuencia.
Considere los formularios dependientes como ventanas a través de las cuales los
usuarios pueden ver y obtener acceso a la base de datos. Un formulario eficaz
acelera el uso de la base de datos porque los usuarios no tienen que buscar lo
que necesitan. Un formulario visualmente atractivo hace más agradable y eficiente
el trabajo con la base de datos, además de evitar que se introduzcan datos
erróneos.
16. LOS INFORMES
Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información
contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear
un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del
total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.
En este artículo se proporciona información general acerca de los informes en
Access. Aquí aprenderá las nociones básicas para crear un informe y a usar
opciones como ordenar, agrupar y resumir datos, además de a obtener una vista
previa de un informe e imprimirlo.
¿Qué se puede hacer con un informe?
Un informe es un objeto de base de datos que resulta útil para presentar la
información de la base de datos con alguno de los siguientes propósitos:
Mostrar o distribuir un resumen de los datos.
Archivar instantáneas de los datos.
Aportar detalles sobre un registro concreto.
Crear una etiqueta

18. 17. IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS
Importar de Excel a Access
Si quieres importar desde un archivo o ubicación, puedes configurar a Microsoft
Access para extraer la información y añadirla a tu base de datos. Esto es útil
cuando quieres extraer información de un servidor web u otro recurso compartido.
Haz clic en la pestaña “Datos externos”.
Primer paso
Selecciona el tipo de archivo que vas a importar.
Segundo paso
En la sección “Importar y vincular” verás unas cuantas opciones para tipos de
datos. Puedes hacer clic en el botón “Más” para ver más opciones. ODBC significa
Open Database Connectivity e incluye bases de datos tales como SQL.
Tercer paso
Dirígete a la ubicación de los datos. Si se encuentran en un servidor, necesitarás
proporcionar su dirección.
Cuarto paso
En la siguiente ventana elige “Especifique cómo y dónde desea almacenar los
datos en la base de datos actual”. Haz clic en “Aceptar” y sigue los pasos para
importar tus datos
Exportar de Access a Excel
Paso 1
Abre Microsoft Access. Abre el archivo que quieras exportar a Excel en una
ventana de base de datos. No puedes exportar desde una ventana de diseño o
SQL.
Paso 2
Selecciona la fila o las filas de datos que quieras exportar haciendo un clic en el
número de la fila, éste se encuentra en la columna izquierda. Si deseas exportar
toda la tabla, reporte, formulario o encuesta, simplemente deja la información tal
como está.
Paso 3
Haz un clic en "Archivo" en la barra principal y elije "Exportar". Haz otro clic en
donde diga "Microsoft Excel" en el cuadro Guardar Como.

19. Paso 4
Abre el cuadro "Guardar en" haciendo un clic en la flecha que está al lado de él.
Elige una carpeta o una ubicación en el disco duro donde desees guardar los
datos que vas a exportar. Escribe el nombre para esta nueva información. Verifica
el cuadro "Formato Guardado".
Paso 5
Haz clic en "Exportar todo" si deseas exportar todo el documento, de lo contrario,
haz un clic en "Guardar Selección" para exportar sólo la información que hayas
seleccionado. Ahora, todo estará exportado y guardado como un archivo de Excel.
Puedes abrirlo con este último programa y crear una nueva hoja de trabajo con la
información o fusionarla con un trabajo que ya tengas.