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DEBER
INDIVIDUAL
NOMBRE: ESTEFANIA RODRIGUEZ
COMPUTACIÓN AVANZADA
Qué es Microsoft Access?
Es una base de datos de Microsoft Access es un
conjunto de información relacionada con un tema o
propósito particular, se basa en la simplicidad, con
plantillas listas para que empecemos a trabajar y
tiene herramientas eficaces para mantenerse al día a
medida que los datos crecen.
• Microsoft Access es un sistema interactivo de
administración de bases de datos para Windows.
Access tiene la capacidad de organizar, buscar y
presentar la información resultante del manejo de
sus bases de datos.
Características
• Access es gráfico, por lo que aprovecha al
máximo la potencia gráfica de Windows,
ofreciendo métodos usuales de acceso a
los datos y proporcionando métodos simples
y directos de trabajar con la información.
• Access facilita la administración de datos,
ya que sus posibilidades de consulta y
conexión le ayudan a encontrar
rápidamente la información deseada,
cualquiera que sea su formato o lugar de
almacenamiento.
• Con Access es posible producir formularios
e informes sofisticados y efectivos, así como
gráficos y combinaciones de informes en un
solo documento.
• Access permite lograr un considerable
aumento en la productividad mediante el
uso de los asistentes y las macros. Estos
permiten automatizar fácilmente muchas
tareas sin necesidad de programar.
Principales características
para crear una tabla
Qué es una tabla?
Una tabla es un objeto de
base de datos que usa
para almacenar datos
sobre un tema en
concreto, como
empleados o productos.
Una tabla consta de
registros y campos.
Características de una
tabla
• Las características y comportamiento de
tablas y campos se definen y se controla
mediante las propiedades.
• Las propiedades de una tabla se
establecen en la hoja de propiedades de la
tabla. Por ejemplo, puede establecer la
propiedad vista predeterminada de una
tabla para especificar cómo se muestra
forma predeterminada.
Características de una
tabla
Claves
• Los campos que
forman parte de una
relación de tabla se
denominan claves.
Una clave consta por
lo general en un
campo, pero puede
estar compuesta por
más de un campo.
Relaciones de tabla
• Aunque cada tabla de una
base de datos almacena
datos acerca de un asunto
específico, las tablas de
una base de datos
relacional como Access
almacenan datos sobre
asuntos conectados entre sí
• Para conectar los datos
almacenados en tablas
diferentes, se crean
relaciones. Una relación es
una conexión lógica entre
dos tablas que tienen
campos en común.
Principales características
de una tabla
• Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra
solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de
ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el
nombre de un cliente solamente una vez en una tabla sobre
clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y
posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga
datos de pedidos.
• Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el
uso de menos espacio en disco. Además, las tablas de menor
tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que
las de mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes
para asuntos diferentes, especificará valores nulos (ausencia
de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos,
estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el
rendimiento.
• Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más
fácil de comprender si los asuntos está separados en tablas
de manera apropiada.
Principales características
para crear una consulta
Qué es una consulta ?
• Una consulta de selección ayuda
a obtener solo los datos que
necesita en una vista de hoja de
datos. La tabla de productos
situada en la parte superior de la
imagen a continuación tiene
varias columnas, pero con una
consulta de selección, puede
obtener una vista despejada que
se centra solo en las columnas
que necesita.
Principales características
para crear una consulta
1. Haga clic en Crear > Diseño
de consulta.
2. En el cuadro Mostrar tabla, haga doble
clic en la tabla Productos > Cerrar.
3. Para agregar los campos a la
cuadrícula de diseño, haga doble clic
en los campos Nombre del
producto y Precio en lista.
4. En la fila de criterios, bajo Lista de
precios, agregue un criterio. Por
ejemplo, >=10 para mostrar una lista de
productos con un precio igual o mayor
que 10,00 dólares.
Principales características
para crear una consulta
5. Para ver los
resultados de la
consulta, en la
pestaña Diseño, haga
clic en Ejecutar.
Principales características
para crear un informe
En que consiste un informe
Puede crear una variedad de informes en
Microsoft Office Access 2007, desde el más
sencillos a los más complejos. Comenzar por
pensar en origen del registro del informe.
Aunque el informe sea un listado sencillo de
registros o un resumen agrupado de las
ventas por región, primero debe determinar
los campos que contienen los datos que
desea ver en el informe y en qué tablas o
consultas residen
Principales características para crear un
informe
Paso 1: Elegir un origen de registros
1. El origen de registros de un informe puede ser una tabla,
una consulta con nombre o una consulta incrustada. El
origen de registros debe contener todas las filas y
columnas de datos que se vayan a mostrar en el
informe.
2. Si los datos proceden de una consulta o tabla existente,
seleccione la tabla o consulta en el panel de
navegación y continúe con el paso 2.
3. Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos
procedimientos:
1. Seguir al Paso 2 y usar la herramienta Informe en blanco,
2. O bien:
3. Cree la consulta o las tablas que contengan los datos necesarios. Seleccione la
tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.
Principales características
para crear un informe
Paso 2: Elegir una
herramienta de
informe
Paso 3: Crear el informe
Las herramientas de
informes se encuentra
en la
pestaña Crear de la
cinta, concretamente
en el grupo Informes
1. Haga clic en el botón de la herramienta que
quiera usar. Si aparece un asistente, siga los
pasos y haga clic en Finalizar en la última
página.
Access muestra el informe en la vista
Presentación.
2. Aplique formato al informe hasta obtener el
aspecto deseado:
1. Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas,
selecciónelos y arrastre los bordes hasta que
alcancen el tamaño deseado.
2. Para mover un campo, selecciónelo (así como su
etiqueta, si está presente) y, a continuación, arrástrelo
a la nueva ubicación.
3. Haga clic con el botón secundario en un campo y
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  • 2. Qué es Microsoft Access? Es una base de datos de Microsoft Access es un conjunto de información relacionada con un tema o propósito particular, se basa en la simplicidad, con plantillas listas para que empecemos a trabajar y tiene herramientas eficaces para mantenerse al día a medida que los datos crecen. • Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de datos para Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información resultante del manejo de sus bases de datos.
  • 3. Características • Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información. • Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento. • Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento. • Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.
  • 4. Principales características para crear una tabla Qué es una tabla? Una tabla es un objeto de base de datos que usa para almacenar datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla consta de registros y campos.
  • 5. Características de una tabla • Las características y comportamiento de tablas y campos se definen y se controla mediante las propiedades. • Las propiedades de una tabla se establecen en la hoja de propiedades de la tabla. Por ejemplo, puede establecer la propiedad vista predeterminada de una tabla para especificar cómo se muestra forma predeterminada.
  • 6. Características de una tabla Claves • Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Relaciones de tabla • Aunque cada tabla de una base de datos almacena datos acerca de un asunto específico, las tablas de una base de datos relacional como Access almacenan datos sobre asuntos conectados entre sí • Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que tienen campos en común.
  • 7. Principales características de una tabla • Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente solamente una vez en una tabla sobre clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos. • Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco. Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que las de mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificará valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento. • Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos está separados en tablas de manera apropiada.
  • 8. Principales características para crear una consulta Qué es una consulta ? • Una consulta de selección ayuda a obtener solo los datos que necesita en una vista de hoja de datos. La tabla de productos situada en la parte superior de la imagen a continuación tiene varias columnas, pero con una consulta de selección, puede obtener una vista despejada que se centra solo en las columnas que necesita.
  • 9. Principales características para crear una consulta 1. Haga clic en Crear > Diseño de consulta. 2. En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Productos > Cerrar. 3. Para agregar los campos a la cuadrícula de diseño, haga doble clic en los campos Nombre del producto y Precio en lista. 4. En la fila de criterios, bajo Lista de precios, agregue un criterio. Por ejemplo, >=10 para mostrar una lista de productos con un precio igual o mayor que 10,00 dólares.
  • 10. Principales características para crear una consulta 5. Para ver los resultados de la consulta, en la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar.
  • 11. Principales características para crear un informe En que consiste un informe Puede crear una variedad de informes en Microsoft Office Access 2007, desde el más sencillos a los más complejos. Comenzar por pensar en origen del registro del informe. Aunque el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas por región, primero debe determinar los campos que contienen los datos que desea ver en el informe y en qué tablas o consultas residen
  • 12. Principales características para crear un informe Paso 1: Elegir un origen de registros 1. El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que se vayan a mostrar en el informe. 2. Si los datos proceden de una consulta o tabla existente, seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2. 3. Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos procedimientos: 1. Seguir al Paso 2 y usar la herramienta Informe en blanco, 2. O bien: 3. Cree la consulta o las tablas que contengan los datos necesarios. Seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.
  • 13. Principales características para crear un informe Paso 2: Elegir una herramienta de informe Paso 3: Crear el informe Las herramientas de informes se encuentra en la pestaña Crear de la cinta, concretamente en el grupo Informes 1. Haga clic en el botón de la herramienta que quiera usar. Si aparece un asistente, siga los pasos y haga clic en Finalizar en la última página. Access muestra el informe en la vista Presentación. 2. Aplique formato al informe hasta obtener el aspecto deseado: 1. Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado. 2. Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación. 3. Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como para realizar otras tareas de formato. 4. Además, se pueden usar las características descritas en las siguientes secciones para hacer que el informe sea más atractivo y legible.