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1. ACTIVIDADDEAPRENDISAJE7
Evidencia 4: Propuesta“Caso pio pio y máspio”
1. Efectuarun diagnóstico acerca delas fallaspresentesen cada una de las áreas
mostradasen el caso propuesto para la evidencia.
Diagnóstico de Problemas Soluciones Encontradas Cambios Tecnológicos de
Información
Déficit de comunicación entre
todas las áreas de la empresa
a la hora de sincronizar sus
procesos
Cada área maneja demanerasindependientes
susfuncionesy responsabilidadescon sus
propios criterios y prioridades.Para poderdar
solución a esta dificultad es necesario crear
unoscanalesde comunicación efectiva y
asertiva entre todaslasáreaspara que puedan
trabajardela mano y podersolventarlas
novedadesquesepresentan en el día a día
Programacionesy bitácorasen
Excel o Word - Sistema interno de
separación y chequeo en poket
Tener carpetascompartidaso
acceso a las programaciones
diariaspara que las áreaspuedan
consultarcuando sea necesario.
Contarcon dispositivos
tecnológicosen las áreas y
dependencias(impresoras,fax,
teléfonos,PC)
Mal distribución de las rutas
de la compañía.
Es necesario clasificar los tipos depedidosy de
clientes que tienen programadospara entrega
para no mezclarlos con la finalidad de poder
centralizarlosy generarentregasmásefectivas
generando mayor
cumplimiento y satisfacción a los clientes. A
pesarque no se tenga una flota muy amplia de
transportedesdequeesta sea bien distribuida se
puedecumplir en gran (o totalidad) lo solicitado
porlos clientes.
Implementarel sistema
tecnológico SAPen el cual se
puederealizar todo el proceso del
pedido desdesu recepción
hasta su entrega final permitiendo
hacer seguimiento satelitaly
confirma cuando lospedidossean
entregados.
Con el aplicativo tendrá mayor
controlde los pedidos.Se
trabajará con plannig para
gestionarcargasy vehículos
disponibles.

2. Falta de compromiso de parte
de los funcionarios.
En la mayoría de los casosse evidencia quelos
funcionariosya seencuentran trabajando bajo
una gran desmotivación o en su zona deconfort
dondeno buscan solucionesquemejoren el
proceso de raíz.Se debe generaruna
sensibilización a todo el personalpara quese
apropiede su cargo y de las funcionesqueeste
tiene asignadastrayendo consigo una mejora
notoria en todoslosdemásprocesosy áreas
involucradas.
Realizar capacitaciones
constantessin importarla
distancia o ubicación del personal
pormedio de Skypeempresarial.
Promoveratrevesdeldesarrollo
de una aplicación interna la mejor
comunicación entreáreas.
Inventarios Desactualizados.
A raíz queel inventario se actualiza una sola vez
al día (a primera hora) secorre el riesgo que al
momento depresupuestaro realizarun pedido
estainformación ya no sea confiable.La
solución a esta novedad esqueel área
encargada realicela actualización deeste
inventario mínimo dosveces al día (mañana y
medio día) para con esta información tener
mayorcerteza si se debegenerarun plan de
acción oportuno para poderdarelmayor
cumplimiento al cliente.
-Al implementarSAP,permitirá
tener un mayorcontrolde los
inventariosya queestosse van
actualizando automáticamentea
medida queva saliendo pedidos.
- SAPpermitirá tener un acceso a
los consumosy generarun
promedio para podertenerun
stockde seguridad y no causar
incumplimiento a los clientes.
Errores en los Despachos de
Pedidos.
Se evidencia que se presenta un alto número de
novedadesen el despacho delospedidos.Para
poderminimizar esto es necesario capacitar
adecuadamenteelpersonalpara querealicen
una adecuada digitación y los pedidoslleguen al
área encargada dela separación con las
cantidades,referenciasy gramajessolicitados
porel cliente. gramajessolicitadosporel cliente.
Correo electrónico y manejo de
WhatsApp corporativo para tener
mayorcomunicación con los
clientes.
Enviar lospedidoscon sus
respectivasórdenespara no
alterar y tenertiemposmuertos
en las entregasporno remitir este
documento. - Con SAPserealizará
un control másriguroso dela
separación delos pedidospara
disminuirlos errores.

3. -Establecerlas posiblessolucionespara los problemasidentificados,contemplando:
- La descripción de los procesos.
- Tiemposde respuestarequeridosporlosclientes internosy externos.
- Costosasociadoscon la operación,quegaranticen el flujo debienes, serviciosy transacciones.
Al analizarel caso expuesto dela compañía Pio Pio y MasPio,se evidencia quetienen muchos
puntoscríticos en las operacionesporlo anterior es necesario realizar planesde acción y cambios
en los mismo para quese refleje mejoramiento.
 Telemercaderista:Milena, se encarga detomarlos pedidosdeT a T, mayoristasy algunos
clientes que llamamosespeciales.
 Telemercaderista:Erika, es quien toma los pedidosde los supermercados,esuna delas
personasquemástiene experiencia en su puesto de trabajo y queconocelos demás
procesos.
 Auxiliarde facturación Caja:Carla,esla persona encargada derevisarlosdocumentosque
deben entregarlos auxiliaresde servicio como facturas,ruteros,notascréditos.
 Analistade inventarios:Mauricio,seencarga de generaren el sistema a primera hora un
inventario de todaslasreferenciasy de revisar quelas bodegasdelproducto manejado
como congelado y refrigerado estén de acuerdo al Kardex quearroja el sistema.
 Encargado Canastillas:Juan,proporcionartanto lascanastillasa la planta como a la
distribución.
 Servicio al cliente: Paula,debeestaratenta a las peticiones,quejasy reclamosde los
clientes.
 Facturador:Jimmy,Registra losdespachosen losformatospara la facturación.
 Supervisora distribución y transporte:Sandra, Encargada dela programación delasrutas
de acuerdo a los pedidosrecibidosy separados.
 Supervisorlogístico:Encargado decoordinarel proceso nocturno para elalistamiento de
los pedidosy la organización deloscuartosfríos.
 Auxiliareslogísticos:Ejecutan la programación realizada porel supervisorlogístico.
 Gerente general:Tiene la responsabilidad generaldeadministrarloselementosde ingresos
y costosde la compañía.
 Supervisordeventas:Alex,Se encarga detodo lo relacionado con el equipo de trabajo de
ventasy de que todaslasventasse realicen exitosamente.

4. • Faltade Comunicación:Losfuncionariosno trabajan en equipo nide manera engranada
con las demásáreasde las que dependesu proceso.Poresta razón se presentan múltiples
falles y errores.Las áreasal ver las falenciasse pasan entreellas mismasla
responsabilidad delerrorlo cualdificulta máspodermejorarlos resultados.Esto seda
debido a la faltade culturización porparte de la compañía hacia lostrabajadoresy talvez
no se dan a conocerlos valoresy políticas internasde la compañía.
• Faltade Capacitación al Personal:El personalquetiene la compañía es muy competitivo y
se destaca no solo porcumplir con sus funcionessino portener conocimientosbásicosde
otrosprocesosquese realizan en la compañía.Esimportantepoderestabilizarlasáreas
pero también realizar periódicamenterotacionesporlas diferentesáreaspara quetodo el
personaleste en capacidad depoderasumir y solucionarcualquierproceso que se tenga a
cargo.Es muy importantequecada uno tenga muy presentesusfuncionesy alcances,pero
también conocera quien recurrir cuando sepresenten dificultades.
• Procesossin documentar:En la empresa se manejan muchosprocesosy procedimientos
internos,los cualesen su mayoría seencuentran documentados,sin embargo,hay otro
tanto queno tiene esto y por esta razón se presentan frecuentementeerrores.
• Despachossin Revisión:Al presentarsetanto desorden en los procesoslospedidosy
despachosno serealizan correctamentepero tampoco sehaceuna revisión previa a hacer
el enrutamiento.Porestarazón han incumplido a muchosclientesy en varias
oportunidadesloshan perdido.
Se recomienda la implementación y el uso de la herramienta tecnológica SAP,sería de gran utilidad
porquees un sistema de información queabarca todo tipo derequerimientosy necesidadesquese
presenten dentro deun proceso.Adicionalpermiteun gran uso de basesdedatosy recolección de
información para poderconsolidary daradecuado manejo globaldetoda la operación logística de
la compañía.