Ideas para armar un programa Anti-fraude en las empresas

1. Programa ANTIFRAUDE
Reporte especial
Guía para prevenir y detectar el Fraude
Todos los derechos reservados a SMS Auditores del Ecuador Cia.
Ltda.. Se permite su reproducción con mención a la Firma.
Auditoría
Forense
Cultura de
honestidad
Evaluación
de Riesgo
de Fraude
Auditorías
permanentes

2. Estimad@:
Durante nuestra experiencia profesional hemos conocidos fraudes
desde los US$30,000 hasta los US$20,000,000. Por este motivo nos
preocupa mucho este tema y nuestro mayor deseo es que las
compañías se protejan adecuadamente estableciendo las mejores
prácticas internacionales.
En las siguientes páginas encontrará un reporte práctico para
disminuir los riesgos de Fraude en su organización basado en el
documento de Instituto Norteamericano de Contadores Públicos
Autorizados, AICPA, en el cual se hace énfasis en 3 líneas de defensa.
El punto central del reporte es mostrar porqué unas organizaciones
tienen menor probabilidad de que sus activos sean apropiados
indebidamente y son menos susceptibles de que sus reportes sean
considerados fraudulentos.
Las compañías que“están protegidas” son aquellas que han
considerado seriamente la implantación de un “programa antifraude” y
los responsables de su implementación son los Altos Directivos.
La lucha contra el FRAUDE no es una tarea fácil, se debe implementar
un sistema tal como se menciona en el reporte que viene a
continuación, sin embargo nosotros podemos guiarlo sin ningún costo
para que tome las medidas correctas. Llame a nuestros teléfonos en
Ecuador o escríbanos su problema a nuestro correo:
fabian@smsecuador.ec
Esperamos que con este tipo de reporte pueda implementar las
soluciones oportunamente y evite un probable desastre.
Ing. Fabián Delgado Loor, M.B.A.
Socio Director

3. En un reporte anterior escribí que los empleados de una organización
según estadísticas confiables son totalmente honestos en un 10% y
totalmente deshonestos en un 10%, y que el comportamiento del 80%
restante depende de las influencias de los grupos anteriores. El
mensaje es asegurar que al menos el 90% de nuestro personal este
de nuestro lado en la lucha contra el Fraude. Pero para alcanzar este
objetivo la Alta Administración debe predicar con el ejemplo.
Si logramos crear una cultura de Honestidad y altos estándares de
Ética podremos reducir los 3 grandes tipos de fraudes: a) Apropiación
indebida de activos, b) Reportes financieros fraudulentos y c)
Extorsiones o Corrupción.
Para crear una cultura de honestidad la Alta Administración debe : a)
Fijar el tono de su organización hacia la ética, b) Crear un ambiente
positivo para trabajar, c) Contratar y promover a los empleados
apropiados, d) Entrenar adecuadamente al personal en valores, e)
Confirmar periódicamente las responsabilidades de los empleados y f)
Mantener una disciplina estricta contra el Fraude.
Fijar el tono de su organización hacia la ética significa desarrollar
los valores en los cuales cree la compañía. Toda compañía tiene un fin
social y eso lo deben conocer todo el recurso humano. Adicionalmente
se deben establecer cuales serían los comportamientos esperados
del personal clave en un código de conducta. El código de conducta
no es un reglamento más que todos deben obedecer, sino que es una
proclamación de los valores de la empresa. Para implementar un
adecuado código de conducta se debe definir primeramente la visión y
misión de la compañía y realizar un taller con toda la seriedad del caso
en el cual se defina que comportamientos del personal son los
esperados.
1 Línea de defensa: Crear una cultura de
Honestidad y altos estándares de Ética.
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Programa ANTIFRAUDE
Guía para prevenir y detectar el Fraude
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4. Debemos tener mucho cuidado al realizar este taller, porque sus
resultados, vivénciales, se deberán confirmar todos los años.
Crear un ambiente positivo para trabajar conlleva cuidar que los
empleados sean tratados de una manera justa, brindándole iguales
oportunidades de desarrollo, un adecuado sistema de remuneración y
recompensa, haciéndolos participar en grupos para la toma de
decisión y dándoles el entrenamiento necesario. El recurso humano es
el que genera la rentabilidad, las fallas y los fraudes. El mejor negocio
es crear el ambiente positivo para trabajar. Existe un producto
denominado Auditoria del Recurso Humano que puede ayudarlo a
evaluar que ambiente tiene en su empresa.
Contratar y promover a los empleados adecuados significa que
antes de la experiencia nuestro personal debe pasar por los filtros de
la honestidad y confiabilidad. Muchas firmas especializadas en
selección de personal se olvidan de este factor y generan mayores
riesgos de fraude. Por eso recomiendo el uso de la encuesta de
confiabilidad, especialmente para el personal clave de la organización.
Finalmente veo como muchas organizaciones dan el peor de los
mensajes al promover a personal con valores morales incorrectos.
Tener empleados resentidos es una bomba de tiempo para el Fraude.
Entrenar adecuadamente al personal en valores implica que ellos
sepan reconocer una actitud incorrecta, un procedimiento riesgoso. La
compañía debería hacer conocer cuales son los valores que espera
que su personal siga fielmente. Una muy buena práctica anual debería
ser la realización de un taller tipo “Vivir los valores”. Al final de dicho
taller los empleados firmarían con gusto la aceptación del “código de
conducta”.
1 Línea de defensa: Crear una cultura de
Honestidad y altos estándares de Ética.
(continuación)
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5. Confirmar periódicamente las responsabilidades de los
empleados significa lograr una aceptación anual por lo menos del
código de conducta. Los empleados deben saber cuáles son sus
responsabilidades y cuales las penalidades por un comportamiento
deshonesto. Con la evidencia escrita del código de conducta es
mucho más difícil que alguien pueda justificar un comportamiento
deshonesto.
Mantener una disciplina estricta contra el Fraude permite alcanzar
un efecto disuasivo muy útil. Hasta la más mínima situación de
deshonestidad debe ser causa de separación de un funcionario. Por lo
tanto se hace necesario saber cómo actuar en determinadas
situaciones de sospechas. ¿Cómo deberíamos actuar ante una
situación crítica?¿Cuál debería ser la sanción?. Estas respuestas no
son fáciles de contestar, por lo que requieren el análisis y el
establecimiento de estrategias antifraudes bien elaboradas.
Nuestra experiencia en estos casos nos permite recomendar la
adopción de los siguientes pasos, con la debida asesoría:
a) Conducir una investigación ante la sospecha de un fraude
b) Tomar acciones consistentes y apropiados contra los que
cometen fraude
c) Revaluar los controles que han sido vulnerados y mejorarlos
d) Iniciar un proceso de comunicación del hecho, de
reforzamiento de la capacitación en valores, código de
conducta y de las expectativas de la organización respecto del
comportamiento de su personal.
Programa ANTIFRAUDE
Guía para prevenir y detectar el Fraude
1 Línea de defensa: Crear una cultura de
Honestidad y altos estándares de Ética.
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6. Para que el FRAUDE se cometa deben conjugarse los 3 elementos
siguientes: a) incentivo o presión del personal, b) oportunidades
originadas por debilidades en el control interno y c) escasos o nulos
valores morales del personal.
Ya comentamos la necesidad de una cultura de honestidad y ya
sabemos porque es un buen negocio. Ahora trataremos el tema de las
debilidades en los controles.
Recomendamos ser proactivos en la lucha contra el FRAUDE. Esto
significa que debemos: a) Tener identificados y medidos los riesgos de
fraude en nuestra organización, b) Mitigar los riesgos de fraude con
implementación de medidas c) Reevaluar si nuestros controles son
efectivos en prevenir, detectar o disuadir una situación fraudulenta.
Tener identificados y medidos los riesgos de fraude:
La Alta Administración es la primera responsable de evaluar los
riesgos de FRAUDE en su organización. No están cubiertos los
riesgos de fraude porque tenemos Auditores Externos independientes,
eso ayuda, pero no es suficiente.
La Alta Administración debe cuestionarse si son susceptibles o no a la
apropiación indebida de activos, a la información financiera fraudulenta
o a prácticas de corrupción.
Lo correcto es hacer una evaluación desde el más alto ejecutivo hasta
el personal operativo en relación a la posibilidad de fraude, tipo de
fraude, probabilidad e impacto del fraude en el negocio.¿Si se
cometiese un Fraude en nuestra empresa, quien sería el principal
sospechoso, cómo lo ejecutaría, se descubriría a tiempo y cuanto
costaría?
2 Línea de defensa: Evaluar sus procesos,
riesgos y controles Antifraude
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7. Mitigar los riesgos de fraude con la implementación de medidas:
Si se puede mitigar los riesgos de fraude con la eliminación de ciertos
procedimientos peligrosos o su rediseño. Por ejemplo el jineteo de la
cobranza se puede eliminar con la implementación de los cobros a
través de depósitos bancarios. Nuestra experiencia nos ha enseñado
a ser muy escépticos con la confiabilidad de ciertos procedimientos,
por lo que ayudamos a nuestros clientes con pruebas antifraude para
saber si pasan o no el examen.
Reevaluar si nuestros controles son efectivos:
Ya lo hemos comentado en otros reportes que muchas compañías
tienen controles que no cubren ningún riesgo y muchos riesgos que no
son cubiertos por algún control. ¿Cuándo fue la última vez que
evaluamos nuestro control interno? La teoría dice que el control es un
proceso y no un fin, por lo tanto si cambian las condiciones, cambia la
efectividad de los controles.
Para evaluar la efectividad de los controles tenemos el estándar de
Control Interno, COSO REPORT, en el cual se establece que una
compañía debe evaluar 5 aspectos: el ambiente de control, la
evaluación de riesgos, sus sistemas de información y comunicación,
los controles de aplicación y sus sistemas de monitoreo.
En nuestra Firma hemos desarrollado una metodología denominada
“F5, Fortalecimiento de 5 aspectos”, basada en el COSO REPORT
para apoyar a las compañías que deseen reevaluar si sus controles
internos son efectivos en prevenir, detectar o disuadir situaciones
fraudulentas.
Programa ANTIFRAUDE
Guía para prevenir y detectar el Fraude
2 Línea de defensa: Evaluar sus procesos,
riesgos y controles Antifraude(continuación)
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8. Esta tarea es fundamental para asegurar el mayor éxito del programa
antifraude. La revisión debe ser lo más independiente y al mayor nivel.
Muchas compañías dedican esta tarea al Comité de Auditoria, otros a
la Alta Gerencia, así como a los Auditores Internos, Externos y
Forenses, sin embargo lo recomendable es que participen todos en
este programa jugando el papel que le corresponda.
El Comité de Auditoria debería ser establecido en toda compañía
cuyos recursos y riesgos lo ameriten. A su vez este comité debería
mantener una política de “Cero Tolerancia al Fraude”. La gran ventaja
de este comité es que por su alto nivel si podría supervisar las
prácticas de la Alta Gerencia y recomendar los correctivos necesarios.
La Alta Gerencia debe estar conciente de que ellos suelen ser los que
cometen los Fraudes más impactantes en la organización, por lo que
deben ser los primeros en asegurar la confiabilidad de su sistema de
control interno y la implantación de procesos independientes de
revisión como auditorias externas de calidad, internas y forenses.
Auditoria Interna debe reconocer que no tiene la suficiente
experiencia en el tema de FRAUDES y debe capacitarse en descubrir
señales de un posible fraude. Sin embargo esta función, a buen nivel,
y bien entrenada, si logra ser un complemento de la lucha antifraude.
Los Auditores Externos deben tener independencia y prestigio
profesional adecuado. Sin embargo en una auditoria de estados
financieros no necesariamente son los responsables de detectar los
fraudes.
Los Auditores Forenses se están ganando un gran espacio al ser
auditores especializados en fraudes que pueden aportar con mejores
puntos de vista que un auditor normal.
3 Línea de defensa: Realizar un monitoreo
independiente del proceso Antifraude .
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9. ¿De cuantas maneras
podemos apoyar su
esfuerzo ANTIFRAUDE?
Si hasta ahora su empresa es de las pocas que no ha sufrido un
FRAUDE de consecuencias graves, debe asegurarse que la causa
sea por su sistema de control interno blindado y la calidad moral de su
personal, caso contrario recomendamos implantar inmediatamente
este Programa Antifraude.
Los mejores procesos son los que se realizan con la supervisión y
asesoría adecuada por lo que hemos desarrollado los siguientes
servicios de acuerdo con sus necesidades:
1. Asistencia en la evaluación de riesgos de fraude para asegurar que la
mayor cantidad de riesgos sean detectados y tomados con la
seriedad que el caso amerita.
2. Apoyo al personal de Auditoria Interna para mejorar su desempeño en
la prevención de FRAUDES.
3. Evaluación del Control Interno de manera independiente para saber si
es efectivo en prevenir, detectar y disuadir un FRAUDE. Tenemos
nuestra propia metodología “F5” basada en la norma internacional de
control interno COSO REPORT.
4. Asistencia en la elaboración del Código de Conducta de la
organización.
5. Taller para el Fortalecimiento Institucional y prevención de FRAUDES
para que toda la Empresa se convierta en nuestro aliado de las
prácticas éticas.
6. Revisiones ANTIFRAUDE en la cual nos especializamos en aquellos
procedimientos que eviten la realización de actos colusorios.
Revisamos que se cobre efectivamente la cartera, que existan los
proveedores, que los beneficios se trasladen a los clientes, nos
convertimos en comprador misterioso, etc.
7. Auditoria Externa en la cual hacemos énfasis en la revisión de los
riesgos de fraude.
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10. Mail: info@smsecuador.ec
Quienes somos
Dedicados al Mundo de la
Auditoria y la Consultoría
Somos una Firma de
Auditoria, Consultoría y
Servicios Contables
integradas por Ejecutivos
con amplia Experiencia
Nacional e Internacional.
Nuestro mayor valor
agregado es el
cumplimiento oportuno de
nuestras promesas.
Ing. Fabián Delgado Loor
Socio Director
Ex Gerente de
Pricewaterhouse con 30 años
de experiencia nacional e
internacional. M.B.A. e
Instructor de Maestrías
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