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MODULO
FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD FINANCIERA




          PREPARADO POR:
        NELLY VALOIS LOZANO
      MARIA LUISA PARRA MURILLO




  UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL CHOCO
         “DIEGO LUIS CORDOBA”




   FACULTAD DE HUMANIDADES Y ARTES




   PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA


           QUIBDO - CHOCO


                 2006
CONTENIDO

Introducción
Justificación
Metodología

UNIDAD 1
HISTORIA DE LA CONTABILIDAD

Contabilidad en la edad antigua
Contabilidad en la edad media
Contabilidad en la edad moderna
Contabilidad en la edad contemporánea

UNIDAD 2
LA CONTADURÍA PÚBLICA EN COLOMBIA

La profesión contable
Evolución y análisis de lo fundamentos de la contabilidad
Normas, principios, postulados y conceptos contables
Aplicados en Colombia
Campos de acción del contador público

UNIDAD 3

CONCEPTOS BÁSICOS

La contabilidad y la actividad económica
Concepto de persona natural y persona jurídica
Concepto de comercio y comerciante
Concepto de empresa
Clasificación de las empresas
Documentos de comercio
Concepto de contabilidad
Usuarios de la contabilidad
Características de la información contable
Campos de aplicación de la contabilidad

UNIDAD 4

SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE




                                                            2
Elementos del sistema de información contable
Ecuación contable
Contabilidad por partida doble
Las transacciones
La cuenta T
Naturaleza de las cuentas – PUC
Registros contables
Ejercicio de aplicación

UNIDAD 5

LIBROS DE CONTABILIDAD

Descripción, aspectos legales y características
Prohibiciones en los libros
Libros principales
Libro Inventarios y Balances
Libro Diario
Asientos de diario
Comprobantes de diario
Libro Mayor y Balances
Libros Auxiliares
Registros

UNIDAD 6

AJUSTES

Clasificación de los ajustes
Ingresos y gastos acumulados o causados
Efectos que producen los ajustes
Ingresos y gastos diferidos
Ejercicio de aplicación


UNIDAD 7

IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) Y RETENCIÓN EN
LA FUENTE

Aspectos generales
Régimen simplificado
Régimen común
Impuesto al valor agregado (IVA) en compras
Devoluciones en compras y en ventas
Impuesto al valor agregado (IVA) en descuentos por
Pronto pago en compras y en ventas



                                                     3
Retención en la fuente
Obligaciones de los agentes retenedores
Descuentos retención en la fuente
Ejercicio de aplicación

UNIDAD 8

DESCUENTOS
Comerciales
Condicionados o financieros
Ejercicio de aplicación

UNIDAD 9

INGRESOS
Concepto
Clases de ingresos
Contabilización
Control interno

UNIDAD 10

GASTOS
Concepto
Clases de gastos
Contabilización
Control interno

UNIDAD 11

GANANCIAS Y PÉRDIDAS

Concepto
Provisión Impuesto
Reservas
Contabilización
Corrección monetaria
Presentación de los ingresos y gastos
Ejercicio de aplicación

UNIDAD 12

ASIENTOS DE CIERRE Y HOJA DE TRABAJO

Asientos de cierre
Hoja de trabajo
Ejercicio de aplicación



                                          4
BIBLIOGRAFIA
                 ESTRUCTURA CURRICULAR



ASIGNATURA             : FUNDAMENTOS DECONTABILIDAD
                         FINANCIERA

CICLO                    : BÁSICO

ÁREA DE FORMACIÓN       : PROFESIONAL

PRERREQUISITO           : NO TIENE

UBICACIÓN CURRICULAR    : PRIMER SEMESTRE

INTENSIDAD HORARIA      : T (2) P (2)

TIPO DE CURSO          : HABILITABLE, NO VALIDABLE,
                        NO CURSABLE

PERFIL PROFESIONAL     : CONTADOR PÚBLICO

Nº DE CRÉDITOS         :3

MODALIDAD                   : DISTANCIA




                                                      5
INTRODUCCIÓN



El propósito fundamental de este modulo tiene como objetivo formar a los
estudiantes de contaduría pública a distancia de una manera integral
adecuada que le permita el entendimiento de los conceptos e informes
contables.

Para el aprendizaje de los fundamentos de contabilidad financiera no se
requiere de conocimientos previos ya que este modulo es una excelente ayuda
para el aprendizaje y la practica de los estudiantes del área contable.

Cada capitulo del modulo consta de objetivos generales y especificas que le
facilitan al estudiante informarse del capitulo y del propósitos del mismo,
dinámica de las cuentas, talleres de practica,
Conocimiento y diligenciamiento de los documentos soportes, libros principales
y auxiliares, ajustes y cierre contable en forma de taller, que le permitan la
preparación de los estados financieros en forma manual y sistematizada de la
información.

La didáctica utilizada en este modulo es muy sencilla sirviendo de ayuda
metodológica al estudiante y al docente como guía para el desarrollo teórico y
practico de la cátedra.




                                                                            6
JUSTIFICACIÓN



El estudio de la contabilidad permite conocer la evolución de la ciencia contable
y de los procesos históricos contables, constituye una oportunidad invaluable
para lograr conocer la realidad de la contaduría en Colombia y el desarrollo en
otros países.

Esta asignatura es de carácter teórico – práctica, y de gran importancia para el
futuro contador pues le brinda las herramientas y elementos de juicio
necesarios para determinar la situación financiera de las empresas a través del
análisis realizado a los principales estados financieros, busca las estrategias
adecuadas que le permitan soluciones a los problemas ya sean del sector
Comercial, Industrial, de Servicios o sector Público.


La contabilidad resiste gran importancia por el conocimiento preliminar de la
parte contable en general, su esencia, su aplicación, su dinámica y el
conocimiento del ente económico como eje fundamental para la aplicación
contable. Permite que el alumno conozca de una manera aplicada algunos
procedimientos y técnicas más especificas que se realizan en el ciclo de
operaciones del ente económico. El conocimiento de tales procedimientos y
sistemas de trabajo; permitirá que el estudiante se compenetre en el contexto
del sistema operacional y en el ciclo transaccional, despertando el interés del
mismo por el desarrollo de las actividades propias de un ente económico.
Igualmente se introducirá en el conocimiento de las cuentas de transitorias y de
balance.




                                                                               7
METODOLOGÍA


La programación se desarrollará fundamentando la investigación de los
estudiantes a distancia sobre temas del modulo antes de cada sección para su
análisis y discusión, porque el aprendizaje a través de la participación en la
metodología permite fijar más el conocimiento y facilita la reflexión deductiva
cuando se deba actuar.

La metodología será teórico – practica, por lo cual se debe aprovechar al
máximo la tutoría del docente de esta área. Se utilizará:

   •   Aclaraciones del tutor sobre los temas constitutivos del modulo
   •   Talleres prácticos sobre ejercicios resueltos individualmente o en
       grupos.
   •   Aprendizaje sobre la experimentación reflexiva en si mismo y en otros.
   •   Trabajos de investigación y ejercicios de reflexión.




                                                                             8
UNIDAD 1


                     HISTORIA DE LA CONTABILIDAD


OBJETIVO GENERAL

  •   Explicar el origen y los fundamentos de la contabilidad a través de la
      historia.


OBJETIVOS ESPECÍFICOS

  •   Conocer la evolución de la contabilidad en cada una de las edades.

  •   Utilización de términos bien definidos empíricamente significativos.

  •   Procedimientos sistemáticos de comprobación de la información en cada
      una de las edades.




                                                                             9
CONTABILIDAD EN LA EDAD ANTIGUA

  •   El hombre vivió en grupo
  •   La familia se rigió bajo un régimen matriarcal de manera nómada
  •   Al centralizarse el mando y volverse de tendencias sedentarias aparece
      el patriarcado.
  •   Se practicaba el autoconsumo – cambio
  •   La complejidad de actividades permite la división del trabajo
  •   Con el trueque aparece una unidad de medida y valor, en un principio
      fueron los animales (el buey), posteriormente, la moneda con las
      mismas funciones de hoy.
  •   Aparece la escritura a través de signos
  •   Origen de los números por medio de símbolos
  •   Surge la contabilidad por partida simple
  •   Aparecen las primeras organizaciones Bancarias en el templo ,Rojo de
      Babilonia
  •   Se cobran impuestos
  •   Aparece la primera moneda de plata aceptada internacionalmente como
      medio de cambio.
  •   Las emigraciones dieron origen a la actividad mercantil

  •   Surgen los banqueros griegos, quienes fueron famosos en Atenas

      porque llevaban la contabilidad a sus clientes



                                                                         10
•       Aparece el libro adversaria especie de borrados para registrar los

          Ingresos y Gastos de manera diaria.

  •       En libro Codex o Tubulae, se hacían registro con mucho cuidado y se

          debía conservar la forma de registro; a un lado estaban escritos los

          ingresos “Acceptum” y al otro lo gastos”Expensum”.

  •       El estado de la caja “Arca”, aquí figuraban los retiros en el Expensum y

          los Ingresos en el Acceptum.

  •       Libro Nexum tenía como origen el préstamo de dinero según la ley

          Paetelia Papiria, se registraba el nombre del deudor en el Codex del

          acreedor y la cantidad prestada queda lugar a la obligación a favor de

          este.

  •        Egipto; Mesopotamia y Grecia, practicaron la contabilidad

  •       La Ley Paetelia Papiria es la Ley más antigua de que se tiene noticia

          hacia nacer derechos y obligaciones de los asientos contables.

  •       Los contadores romanos fueron generalmente esclavos y plebeyos, se

          agruparon constituyendo colegios

CONTABILIDAD EN LA EDAD MEDIA



      •      Las cuentas y razones de las operaciones fueron llevadas en

           monasterios.

      •    Con las invasiones árabes y normandas la contabilidad mercantil se

           volvió exclusivamente actividad del señor Feudal.




                                                                               11
•   En el libro Capitulare de villis aro, se registraba el inventario anual de

    las propiedades del Imperio separando los Ingresos y los Egresos

•   La diversidad de monedas fue un obstáculo a la generalización de un

    sistema contable unánimemente aceptado.

•    Las prácticas contables eran llevadas por escribanos a las

    ordene de los señores Feudales.

•   Aparece la hipoteca de propiedades, monedas las cuales debían ser

    devueltas.

•   Surgen los grandes monopolios comerciales.

•   Aparece la contabilidad por partida doble.

•   Se introdujo el uso de los números arábigos

•   Se impuso a los funcionarios encargados de la administración de

    rentas públicas la obligación de rendir cuentas anualmente.

•   Se llevan los libros de Caja y cuentas corrientes en forma invertida,

    en el lado izquierdo el Haber – egresos y en el lado derecho –

    ingresos.

•   Aparece la cuenta Pérdidas y Ganancias, a través del decreto 1327

    originado por las múltiples pérdidas de dinero.

•   Se crea el cargo de auditor cuya misión consistía en vigilar y cotejar el

    trabajo conservando un duplicado del mismo.

•   La implementación de los libros auxiliares fue un nuevo avance en la

    contabilidad.

•   surge el libro Mayor y Balance denominado Cartulari.




                                                                           12
•   Se crean las cuentas patrimoniales.

•   Se innova la apertura y cierre de operaciones bianualmente con un

    estado financiero que estipula el patrimonio de la unidad económica

    informando el resultado de las operaciones como la participación

    individual de los socios.

•   Nace un nuevo libro Memorando o Recordatorio que permitía el mejor
    uso de los otros ( diario columnario )


CONTABILIDAD EN LA EDAD MODERNA


•   Se generalizo el uso de los números arábigos y la impresa.
•   La impresa permite divulgar los conocimientos de los estudiosos.
•   Aparece el primer libro estructurado para la práctica del comercio.
•   Se establece la identidad de la partida doble.
•   Se usan tres libros cuaderno (mayor), Giornale (Diario) y memoriale
    ( Borrador o recordatorio).
•   Se establece que los libros se deben identificar en la primera página.
•   No se habla de libro de Inventario, se estipula que el giro deberá
    asentarse en el diario y de ahí pasarse al mayor según su clasificación.
•   Fray Lucas Pacido redacto un tratado de contabilidad en 1494.
•   Aparece la explicación del Inventario manifestando que es un listado de
    Activos y Pasivos preparados por los propietarios de las empresas, y
    debe ser hecho solo en un día.
•   Se habla de cambiar la moneda, porque debido a la diversidad de las
    mismas se deben utilizar varias columnas para el registro de las
    operaciones.
•   Se origina la famosa revolución de los precios.




                                                                             13
•    Para evitar discrepancias todas las partidas que se registran, vayan
          firmadas por el Contador y el Tesorero, principio fundamental de control
          que debe perdurar a través de los años.
     •    En los años 1581, existían agrupaciones de contadores que se
          dedicaban a la profesión en una forma independiente.


     •    En 1805 se establece como requisito indispensable que toda persona
          que quiera practicar la profesión contable de manera independiente
          debe someterse a pasar un severo examen siempre y cuando haya
          trabajado con algún profesional autorizado por cierto tiempo.


CONTABILIDAD EN LA EDAD CONTEMPORANEA


 •       En esta edad nace la revolución industrial
 •       Las regulaciones gubernamentales fueron más elásticas.
 •       Aparece el código Napoleón (1808) que da las bases para un mercado
         estable, el cual favorece en Francia a la burguesía de comerciantes
 •       La contabilidad surge modificaciones de fondo y forma bajo el nombre
         de Principios de Contabilidad.
 •       El presupuesto se convierte en el instrumento para controlar en forma
         eficiente la actividad financiera.
 •       Se utiliza el libro Diario para relacionar conceptos en orden cronológico.
 •       El libro mayor se utiliza para la acumulación clasificada de cuentas con
         sus cargos y abonos.
 •       En 1883 entro en vigencia el Código de Comercio Mercantil que regula
         la práctica contable.
 •       Las primeras cuentas de contabilidad fueron usadas según su verdadero
         significado débito y crédito.
 •       Surge el Concepto de depreciación.




                                                                                  14
•   Se    determino que un profesional de la Contabilidad que operase
    independientemente     debería   examinar    y   certificar   los   reportes
    financieros.
•   En 1905 se crea la carrera de Contador de Comercio y mediante
    examen profesional puede optar al titulo de Contador Publico Titulado.
•   En 1917 se funda la Asociación de Contadores Públicos Titulados.
•   En 1929 se determino la necesidad de la certificación por contador
    público y que en adelante se denomina Dictámenes.
•   En 1934 se emitieron seis reglas, que se conocen como el primer intento
    de Principios de Contabilidad.
•   Se establece en 1944 que la profesión de Contador requiere titulo para
    su ejercicio.
•   Se constituye el Colegio de Contadores Públicos.
•   Por último un espíritu de elevada ética profesional, es el cimiento de una
    honorable clase, al servicio de la comunidad.




                                                                             15
UNIDAD 2


 LA CONTADURÍA PÚBLICA EN COLOMBIA

OBJETIVO GENERAL

Conocer la reglamentación del ejercicio de la profesión contable y demás
normas.


OBJETIVOS ESPECÍFICOS

   •   Comprender los principios básicos que rigen la contabilidad.

   •   Emplear correctamente las normas básicas, y              técnicas en la
       contabilidad.

   •   Conocer los principios éticos que rigen la conducta profesional.

   •   Aplicar las normas básicas que regulan la contabilidad, en general, y en
       el ejercicio de la profesión contable.




LA PROFESIÓN CONTABLE




                                                                            16
Mediante el decreto legislativo 2373 de 1956, el Gobierno Nacional reglamento
con cierto grado de organización la actividad de contador público en Colombia,
concediéndole a este profesional la categoría de juramentado, y distinguiendo
entre contadores inscritos y contadores públicos, con facultades a estos últimos
para dar fe pública. Frente a la presencia de fallas que resultaba necesario
subsanar y al papel de este profesional en la sociedad, se expidió la ley 145 de
1960, por medio de la cual se reglamento la profesión de contador público,
derogando el Decreto Legislativo 2373, donde suprimió la categoría de
contador inscrito dejando desde esa fecha, como única la de contador público.
Después de 30 años de dicho ordenamiento se expide la Ley 43 de 1990, como
una reforma a la anterior con la expedición de un código de ética donde se
establecen los principios constitutivos del ejercicio de esta profesión, con
fundamento en la función social que caracteriza al contador público, en sus
relaciones con la sociedad, el Estado, los usuarios de sus servicios y sus
colegas. Integridad, conciencia moral, aptitud e independencia mental.
Cualidades que deben caracterizar al contador, también se estableció el
régimen de inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los contadores
públicos.
Se   precisaron   las   actividades   relacionadas   con   la   ciencia   contable,
destacándose la Revisoría fiscal en materia de dictámenes profesionales y
certificaciones sobre estados financieros, se considera que esta función es
privativa del contador público. En cuanto a la obligatoriedad de tener revisor
fiscal las sociedades comerciales se establecieron los montos de activos
brutos, se creo el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, organismo
encargado de la orientación técnico científica de la profesión y de la
investigación de los principios de contabilidad y normas de auditoria
generalmente aceptados en el país, se estableció la expedición de tarjetas
profesionales por la Junta Central de Contadores. En el año 2000 esta ley fue
examinada por la Corte Constitucional declarando exequibles e inexequibles
algunas disposiciones, dejando vigentes algunos artículos de la Ley 145 de
1960 y Ley 43 de 1990.




                                                                                17
DEL CONTADOR PÚBLICO


Se entiende por contador público la persona natural que, mediante la
inscripción que acredite su competencia profesional en los términos de la
presente ley esta facultado para dar fe pública de hechos propios del ámbito de
su profesión, dictaminar sobre estados financieros y realizar las demás
actividades relacionadas con la ciencia contable en general.
La relación de dependencia laboral inhabilita al Contador para dar fe pública
sobre actos que interesen a su empleador. Esta inhabilidad no se aplica a los
revisores fiscales, ni a los contadores públicos que presten sus servicios a
sociedades que no estén obligadas, por ley o por estatutos, a tener revisor
fiscal.


INSCRIPCIÓN DEL CONTADOR PÚBLICO.
La inscripción como contador público se acreditará por medio de una tarjeta
profesional que será expedida por la Junta Central de Contadores.


EVOLUCIÓN Y ANÁLISIS DE LOS FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD


La evolución contable se basa en diversas exposiciones teóricas e hipótesis
que han sido motivadas de forma empírica por relaciones sociales que
desarrollan los seres humanos mediante las que se han motivado
transacciones de intercambio para satisfacer las necesidades que han surgido
por periodos los cuales han permitido que día a día esta sea más elaborada,
dentro de estas etapas de la contabilidad se pueden destacar: empírico, clásico
y científico. En
estos periodos se avanza hacia planteamientos orientados cada vez más hacia
la economía e involucrándose en ella otros agentes hasta llegar a la convicción
manejada actualmente en la que se le otorga un carácter de mayor relevancia
en el que se habla de un comportamiento científico administrativo. Que se
involucre en un proceso investigativo que perfeccione el marco teórico en el




                                                                            18
que se tengan en cuenta los antecedentes del problema                    a investigar
permitiendo que haya una aplicación concreta a cada uno.


NORMAS, PRINCIPIOS, POSTULADOS Y CONCEPTOS CONTABLES
APLICADOS EN COLOMBIA.


   1.     PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS:
          •   DEFINICION:       Se   entiende   por   principios   o     normas     de
              Contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, el conjunto
              de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al
              registrar   e   informar   contablemente   sobre     los    asuntos    y
              actividades de personas naturales o jurídicas.


   2.     NORMAS CONTABLES BASICAS: Son el conjunto de postulados,
          conceptos y limitaciones que fundamentan y circunscriben la
          información contable. En general éstas normas aportan un avance
          significativo en la generación de información contable al introducir
          conceptos tan importantes como son identificar el ente económico
          con la empresa, señalar criterios para la continuidad del ente, incluir
          la teoría del mantenimiento del capital tanto financiero como
          operativo, y ante todo reconocer las bases de valuación y
          cuantificación.


          Entre las normas Básicas señaladas en el decreto 2649 de 1993
          tenemos:
ENTE ECONÓMICO: El ente económico es la empresa, esto es, la actividad
económica organizada como una unidad respecto de la cual se predica el
control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal
para distinguirse de otros entes.


CONTINUIDAD: Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y
revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuara o no funcionando



                                                                                    19
normalmente en periodos futuros. En caso de que el ente económico no vaya a
continuar en marcha, la información contable así deberá expresarlo. Teniendo
en cuenta si es por pérdidas recurrentes, deficiencia de capital, incumplimiento
de las obligaciones, venta de activos importantes, otras situaciones internas o
externas, (Huelgas, catástrofes naturales).


UNIDAD DE MEDIDA: Los hechos económicos deben reconocerse en una
misma unidad de medida, por regla general se debe utilizar como unidad de
medida la moneda funcional que es el signo monetario del medio económico
en el cual el ente principal obtiene y usa efectivo.


PERIODO: El ente económico            debe preparar y       difundir periódicamente
estados financieros durante su existencia.          Los cortes respectivos deben
definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración
del ciclo de las operaciones por lo menos una vez al año con corte al 31 de
diciembre, emitiendo estados financieros de propósito general.


VALUACIÓN O MEDICIÓN: Los recursos como los hechos económicos que
los afecten deben ser cuantificados en términos de unidad de medida, con
sujeción a las normas técnicas son criterios de medición aceptados: El valor
histórico, el valor actual, el valor de realización y el valor presente.


VALOR O COSTO HISTÓRICO: Representa el valor original consumido u
obtenido en efectivo, o en su equivalente en el momento de realización de un
hecho económico con arreglo a lo previsto en este decreto, dicho importe debe
ser reexpresado para reconocer el efecto ocasionado por las variaciones en el
poder adquisitivo de la moneda.


VALOR ACTUAL O DE REPOSICIÓN: Es el que representa el importe en
efectivo, o en su equivalente, que se necesitaría para reponer un activo o se
requeriría para liquidar una obligación, en el momento actual.




                                                                                20
Valor de realización o de mercado: Es el que representa un importe en
efectivo, o en su equivalente, en que se espera sea convertido un activo o
liquidado un pasivo, en el curso normal de los negocios. Se entiende por valor
neto de realización el que resulta de deducir del valor de mercado los gastos
directamente imputables a la conversión del activo o a la liquidación del pasivo,
tales como comisiones, impuestos, transporte y empaques.


Valor presente o descontado: es el que representa el importe actual de las
entradas o salidas netas en efectivo o en su equivalente, que generaría un
activo o un pasivo, una vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa
pactada o, a falta de esta, a la tasa efectiva promedio de captación de los
bancos y corporaciones financieras para expedición de certificados de depósito
a término con un plazo de 90 días (D.T.F. Depósito a Termino Fijo), la cual es
certificada periódicamente por el Banco de la República .


ESENCIA SOBRE LA FORMA: Los recursos y hechos económicos deben ser
reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no
únicamente en su forma legal.
Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan
ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros
se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición
sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio.


REALIZACION: Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se
entiende que un hecho económico se ha realizado cuando se pueda comprobar
que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos            o
externos, el ente económico tiene o         tendrá un beneficio o un sacrificio
económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso
razonablemente cuantificables.




                                                                              21
ASOCIACIÒN: Se deben asociar con los ingresos devengados en cada
periodo los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando
unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.
Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto
correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos
en otros periodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el periodo
corriente.


MANTENIMIENTO DEL PATRIMONIO: se entiende que un ente económico
obtiene utilidad, o excedentes, en un periodo únicamente después de que su
patrimonio al inicio del mismo, excluidas las transferencias de recursos a otros
entes realizadas conforme a la ley, haya sido mantenido o recuperado. Esta
evaluación puede hacerse respecto del patrimonio financiero (aportado) o del
patrimonio físico (operativo).
Salvo que normas superiores exijan otra cosa, la utilidad, o excedente, se
establece respecto del patrimonio financiero debidamente actualizado par
reflejar el efecto de la inflación.


REVELACIÒN PLENA: El ente económico debe informar en forma completa,
aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar
correctamente su situación financiera, los cambios que ésta hubiere
experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y
su capacidad para generar flujos futuros de efectivo. La norma de revelación
plena se satisface a través de los estados financieros de propósito general, de
las notas a los estados financieros de información suplementaria y de otros
informes, tales como el informe de los administradores         sobre la situación
económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.


IMPORTANCIA         RELATIVA          O   MATERIALIDAD:   El   reconocimiento   y
presentación de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo en su
importancia relativa. Un hecho económico es material cuando debido a su
naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta



                                                                                22
las circunstancias que lo rodean puede alterar significativamente las decisiones
económicas de los usuarios de la información. Al preparar estados financieros
la materialidad   se debe determinar con relación al        activo total, al activo
corriente, pasivo total, pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a
los resultados del ejercicio, según corresponda.


PRUDENCIA: Cuando exista dificultad de medir de manera confiable y
verificable un hecho económico se debe optar por registrar alternativas que
tengan menos probabilidades de sobrestimar los activos y los ingresos, o de
subestimar los pasivos y los gastos.


NORMAS TECNICAS
Normas Técnicas Generales:
Regulan el ciclo contable o proceso que debe seguirse para garantizar que
todos los hechos económicos se reconocen y trasmiten en forma correcta a los
usuarios de la información o sea es un sistema para la creación y comunicación
de información de contenido financiero.


PROPOSITO: en desarrollo de las normas básicas, las normas                técnicas
generales regulan el ciclo contable
.
El Ciclo Contable: Es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos
los hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los
usuarios de la información.
Las normas técnicas se relacionan con las fases del ciclo contable de la
siguiente manera:


    a. ENTRADA DE INFORMACIÓN


    1. Reconocimientos de los hechos económicos: Es el proceso de
       registrar e identificar formalmente en la contabilidad los hechos
       económicas realizados



                                                                                23
2. Contabilidad de causación o acumulación: Los hechos económicos
   deben ser     reconocidos en el periodo en el cual se realicen y no
   solamente cuando sea pagado o recibido el efectivo o su equivalente.


b. PROCESAMIENTO DE DATOS


3. Medición al valor histórico: los hechos económicos se reconocen
   inicialmente por su valor histórico, aplicando cuando fuere necesario la
   norma básica de la prudencia. De acuerdo con las normas técnicas
   especificas, dicho valor una vez reexpresado como consecuencia de la
   inflación, cuando sea el caso debe ser ajustado al valor actual, al valor
   de realización o al valor presente.


4. Moneda Funcional: En Colombia la moneda funcional es el peso. Las
   transacciones realizadas en otras unidades deben ser reconocidas en la
   moneda funcional, utilizando la tasa de conversión aplicable en la fecha
   de su ocurrencia. Según normas especiales se pueden utilizar otras
   unidades de medida, siempre que puedan convertirse en cualquier
   momento a la moneda funcional.


5. Ajuste a la    Unidad de Medida: Los estados financieros se deben
   ajustar para reconocer el efecto de la inflación, aplicando el sistema
   integral. Se debe calcular con relación a las partidas no monetarias
   utilizando para ello el PAAG anual, mensual acumulado, o mensual
   según corresponda.


6. Provisiones y Contingencias: se deben contabilizar provisiones para
   cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables así como
   para disminuir el valor reexpresado si fuese el caso, de los activos,
   cuando sea necesario de acuerdo a las normas técnicas. Las
   provisiones deben ser justificadas, cuantificadas y confiables, las
   contingencias pueden ser eventuales, probables o remotas.



                                                                          24
7. Clasificación: Los hechos económicos           deben ser apropiadamente
   clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las
   cuentas adecuadamente, la clasificación se debe hacer conforme a un
   plan contable previamente elaborado por el ente económico, incluyendo
   la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares en uso, con
   indicación de su descripción, de su dinámica o de los códigos que las
   identifiquen.


8. Asignación: Los costos de los activos, y los ingresos y gastos diferidos
   reexpresados como consecuencia de la inflación cuando sea el caso,
   deben ser asignados o distribuidos en las cuentas de resultados, de
   manera     sistemática, en cumplimiento de la norma básica de la
   asociación. La asignación del costo de las propiedades planta y equipo,
   se denominan depreciación. La de los recursos naturales agotamiento. Y
   la de los diferidos e intangibles, amortización.


9. Diferidos: deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que
   la obligación correlativa esté total o parcialmente satisfecha y los gastos
   hasta que el correspondiente beneficio económico esté total o
   parcialmente consumido o perdido.


10. Asientos: Con fundamento en comprobantes debidamente soportados,
   los hechos económicos se deben registrar por el sistema de partida
   doble .pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma
   global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes,
   las operaciones se deben registrar cronológicamente, los asientos
   respectivos se deben hacer en los libros a más tardar en el mes
   siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado. Se
   deben resumir los movimientos débitos y créditos de cada cuenta y
   establecer su saldo, cualquier error u omisión se debe salvar con un
   nuevo asiento en la fecha en que se advierte.



                                                                           25
11. Ajustes: antes de emitir estados financieros deben efectuarse los
      ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar
      los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos,
      corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el
      efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.


   12. Cierre Contable: Al finalizar el periodo y antes de divulgar los estados
      financieros de fin de periodo, deben cerrarse las cuentas de resultado y
      transferir su saldo neto a las cuentas apropiadas del patrimonio.


C. SALIDA DE DATOS


   13. Verificación de las afirmaciones: Antes de emitir estados financieros,
      la administración del ente económico debe cerciorarse de que            se
      cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explicitas e implícitas, en
      cada uno de sus elementos, las afirmaciones que se derivan de las
      normas básicas y técnicas      son: Existencia, Integridad, Derechos y
      obligaciones, Valuación, Presentación y revelación.


   14. Tratamiento de informaciones conocidas después de la fecha de
      cierre: Debe reconocerse en el período objeto de cierre el efecto de las
      informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de
      la emisión de los estados financieros, cuando suministren evidencia
      adicional sobre condiciones que existían antes de la fecha de cierre.




Normas técnicas específicas


Se relacionan directamente con los elementos de los estados financieros y son:
normas relacionadas a los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos,



                                                                              26
costos, cuentas de orden          y las relacionadas con las operaciones
descontinuadas y empresas en liquidación.


CAMPOS DE ACCIÓN DEL CONTADOR PÚBLICO


Los campos de acción o las actividades relacionadas con la ciencia contable en
general todas aquellas que impliquen organización, revisión y control de
contabilidades, certificaciones y dictámenes sobre estados financieros,
certificaciones que se expiden con fundamento en los libros de contabilidad,
revisoría fiscal, prestación de servicios de auditoria, así como todas aquellas
actividades conexas con la naturaleza de la función profesional del contador
público, tales como: la asesoría tributaría, la asesoría gerencial, en aspectos
contables y similares, la docencia entre otras.




                                UNIDAD 3


                                                                            27
CONCEPTOS BÁSICOS

OBJETIVO GENERAL

  •   Introducir un conjunto de conceptos, definiciones y terminología
      utilizados en la práctica contable.


OBJETIVOS ESPECÍFICOS

  •   Identificar los diferentes tipos de organizaciones            según   sus
      características de orden jurídico, legal y sus actividades.
  •   Conocer la importancia de la contabilidad.
  •   Tener claro algunos conceptos y terminología contables.
  •   Diferenciar los documentos de comercio.
  •   Distinguir los usuarios de la contabilidad.




LA CONTABILIDAD Y LA ACTIVIDAD ECONÓMICA




                                                                             28
Entre los agentes dinámicos de la actividad económica, se encuentran el
comerciante y la empresa, los generadores de intercambios comerciales, los
servicios, la producción y la manufactura.


    •   Persona Natural: Llamada también persona física es el ser humano,
        hombre o mujer capaz para ser sujeto de derechos y obligaciones.


    •   Persona Jurídica: Llamada persona moral. Entidad formada por la
        realización de los fines colectivos y permanentes de los hombres a la
        que la    ley reconoce capacidad para ser sujeto de derechos y
        obligaciones, se denominan también personas ficticias, incorporales,
        morales o sociales.


    •   Comercio: Es la negociación y trafico que se hace al vender, comprar o
        permutar unas cosas por otras, pues solo es una función social que
        busca satisfacer necesidades con animo de lucro.


    •   Comerciante: Persona dedicada de forma profesional al comercio,
        realizando transacciones de compra-venta en el mercado.


EMPRESA
Se denomina empresa a toda actividad económica organizada para la
producción, transformación circulación, administración o custodia de bienes y
prestación de servicios, en todas las empresas se proyectan a un objetivo,
obtener ganancias.




                                                                           29
CLASIFICACIÒN DE LAS EMPRESAS.


  a) SEGÚN SU ACTIVIDAD ECONÓMICA:
       1) AGRICOLAS: Explotación de producción agrícola Ej., cultivo de
          palma africana, Borojó.
       2) PECUARIAS: Orientadas a la producción de ganado Ej.: Hato
          Llano grande
       3) MINERAS: Su actividad económica se orienta a la extracción de
          minerales    que son utilizados como materia prima en otros
          procesos Ej. Cales de Colombia, Empresas petrolera, auríferas.
       4) INDUSTRIALES O DE TRANSFORMACION: Aquellas dedicadas
          a la compra de materias primas para transformarlas en nuevos
          productos. Ej. Col tejer, Tejí cóndor, Coca cola.
       5) COMERCIALES: Dedicadas a la compra de bienes elaborados,
          sin transformarlos o cambiar las características del mismo para
          luego venderlos. EJ: Almacén Éxito, La 14.
       6) SERVICIOS: Su actividad económica es vender servicios o
          capacidad profesional o técnica. Ej. Banco de Bogotá, Médicos,
          Abogados.


  b) SEGÚN SU TAMAÑO


       1) PEQUEÑA EMPRESA:           Existe un solo propietario, pocos
          empleados, capital pequeño de trabajo, no existe delimitación
          clara y definida de funciones. Ej. Zapatería El Rey


       2) MEDIANA EMPRESA: Hay una división y especialización del
          trabajo, la cantidad de empleados es mayor, la inversión y el
          rendimiento considerable, información contable mas amplia. Ej.
          Comercializadoras.




                                                                           30
3) GRAN EMPRESA: Es la mayor organización, cuenta con
       personal técnico y especializado en cada actividad, existe manual
       de funciones y de procedimientos, hay división del trabajo
       especializado, la inversión y los rendimiento son considerables, la
       información contable es mayor y su registro es sistematizado,
       utiliza un gran número de empelados. Ej. Carvajal y CIA.


c) SEGÚN EL NUMERO DE PROPIETARIOS


    1) Empresas     Individuales,    Unipersonales     o   de   un    solo
       propietario: denominadas también empresas unitarias o de
       propietario único, a partir de la Ley 222 de 1995 estas empresas
       pueden constituirse como personas Jurídicas, similares a las
       sociedades Ltda. deben registrarse en la Cámara de Comercio, la
       responsabilidad del propietario esta limitada al valor de los bienes
       apostados, la razón Social debe estar seguida de la expresión
       “Empresa Unipersonal o de la sigla EU”.


    2) Empresas Multipersonales O De Varios Socios : Pertenece a
       dos o más socios, de acuerdo con su constitución se clasifican
       en:


    SOCIEDADES DE PERSONAS


             a. Sociedad Colectiva: formada por dos o más personas,
                denominados socios colectivos quienes administran la
                empresa y responden ante terceros en forma personal,
                ilimitada y solidaria. La razón social se forma con los
                apellidos de todos los socios o algunos de ellos seguidos
                de las expresiones y compañía, hermanos e hijos.


       La sociedad colectiva se disolverá por:



                                                                        31
•   Por muerte de alguno de los socios, si no hubiere estipulado
          su continuación en uno o más de los herederos.
      •   Por incapacidad sobreviviente a algunos de los socios a
          menos que se convenga que la sociedad continué con los
          demás, o que acepten que los derechos del incapaz sea
          ejercido por su representante.
      •   Por la declaración de quiebra de algunos de los socios, si los
          demás no adquieren su interés social o no aceptan la cesión a
          un extraño una vez requerido por el sindico de la quiebra.
      •   Por enajenación forzada del interés de algunos de los socios,
          a favor de un extraño. Si los demás asociados no se avienen
          dentro de los 30 días siguientes a continuar la sociedad con el
          adquiriente.
      •   Por la renuncia o retiro justificado de algunos de los socios, si
          los demás no adquieren su interés en la sociedad o no
          aceptan su sesión a un tercero.


      b. Sociedad de responsabilidad Limitada: Conformada con no
      menos de dos y no más de 25 socios, la razón social puede estar
      determinada por el objeto social de la empresa o con el nombre y
      apellido o el solo apellido de una o más personas naturales
      seguida de las expresiones LTDA, o la palabra Limitada, los
      socios responden solidariamente y proporcionalmente          por los
      impuestos de la sociedad y las obligaciones salariales producto
      de la actividad económica. Se disolverá Cuando ocurran perdidas
      que reduzca el capital por debajo del 50% o cuando el numero de
      socios exceda de veinticinco (25).


c. Sociedad Comandita simple: Está formada por dos clases de
socios:




                                                                        32
- Socios gestores: que responden ilimitadamente.
     - Socios comanditarios: que se limitan a responder sólo por el valor de
     los aportes en caso de liquidación obligatoria (Ley 222 de 1995: Antes
     denominada quiebra),no están obligadas a constituir reserva legal, la
     razón social se forma con el nombre completo de uno o varios socios
     gestores, seguido de la sigla “S en C”, el representante legal solo puede
     ser uno de los socios gestores.
     Los socios gestores podrán ceder sus aportes bajo la autorización de los
     demás socios comanditarios; por el contrario, los comanditarios lo
     pueden ceder con la aprobación de los demás comanditarios.


SOCIEDADES DE CAPITAL


  a. Sociedad Anónima: son personas jurídicas, se crean con aportes de los
  accionistas, quienes son responsables hasta por el monto de sus aportes,
  requieren para su constitución un mínimo de cinco socios o accionistas la
  razón social puede hacer referencia a las actividades de la empresa,
  seguida de las palabras “sociedad anónima” o de la letra “S.A.” se disolverá:
        •     Por perdida que reduzcan el patrimonio neto por debajo del 50%
              del capital suscrito.
        •     Cuando el      95% o mas de las acciones suscritas lleguen a
              pertenecer a un solo accionista.
    La disolución no significa que el ente económico haya desaparecido, toda
    vez que este continua sin vida hasta cuando se inscribe en el registro
    mercantil, la escritura donde conste que se protocolizo la cuenta final de
    liquidación aprobada por la súper sociedades y los demás documentos
    de Ley.




  b. sociedades en comandita por acción




                                                                            33
Formada por socios gestores y socios comanditarios, estos últimos con
      un mínimo de cinco accionistas, la razón social se forma con el nombre o
      apellido completo de uno o más socios gestores, agregando la expresión
      “y compañía”, seguida de las palabras sociedad comanditaria por
      acciones o la abreviatura S.C.A.”.
       Se disolverá por:
             •   Por los causales señalados en el articulo 218 del Código del
                 Comercio.
             •   Por las causales especiales de la sociedad colectiva cuando
                 ocurren respecto de los socios gestores.
             •   Por la desaparición de una de las 2 categorías de socios


 d) SEGÚN LA PROCEDENCIA DEL CAPITAL


   1) Empresas Privadas: La actividad comercial se encuentra en manos del
sector privado, son rentables, las personas son libres de utilizar su propiedad,
renta y habilidades como prefiera determinando la cantidad y clases de bienes
que deben producir; las técnicas y medios de distribución. Ej. Carulla.


 2) Empresas Oficiales O Públicas: Son empresas del Estado, se dedican
en condiciones de monopolio a suministrar bienes y servicios esenciales como;
agua, alcantarillado, comunicaciones.
Igualmente hay empresas dedicadas a la producción o extracción de bienes
que por sus características especiales son de competencia del Estado. Ej. La
producción de Licores, “Licoreras” explotación del subsuelo, Empresa
Colombiana de Petróleo.




3) Empresas De Economía Mixta: Son empresas que están constituidas por
aportes del estado y personas particulares. Se dedican a la producción de




                                                                             34
bienes o servicios de interés público que el estado no puede atender. La
condición es que el estado posee el 50% o más de capital y desarrollen sus
actividades bajo vigilancia de la Contraloría General de la Republica. Ej. Una
Universidad Semioficial.

E. SEGUN SU PROPÓSITO LUCRATIVO:

De acuerdo con la posibilidad de repartir en efectivo los excedentes            o
utilidades entre los propietarios, las empresas se pueden clasificar en dos tipos:
sin ánimo de lucro o con ánimo de lucro


- Empresas sin Ánimo de Lucro: Las empresas de este tipo no pueden
repartir en dinero sus excedentes o ganancias entre los dueños. Tal es el caso
de las cooperativas, las asociaciones y las fundaciones, entre otras.


- Empresas con Ánimo de Lucro: Los propietarios de estas empresas sí
pueden recibir en efectivo las utilidades que obtengan.



DOCUMENTOS DE COMERCIO


 Sirven de soporte contable y respaldan las transacciones; se elaboran en
original y tantas copias como lo exijan las necedades de la empresa.
Toda transacción comercial genera una serie de documentos que sirven de
respaldo para el registro de la información relacionada con la forma como se
efectúa la operación y sus condiciones.




CLASES DE DOCUMENTOS:




                                                                               35
1. Documentos comerciales no negociables: Sirven de información
  sobre cualquier transacción comercial y suministran los datos para su
  registro contable no tienen carácter negociable. Entre estos tenemos:


     a) DOCUMENTOS INFORMATIVOS:


             •   COTIZACION: Es un documento que expide el vendedor
                 a solicitud del cliente, contiene información del bien o
                 servicio que se ofrece y las condiciones de la
                 negociación para la toma de decisiones acerca de la
                 mejor poción, consta de los siguientes datos: - Nombre
                 del cliente, Fecha, Tiempo de validez, Forma de pago,
                 Despacho, Descripción, Observaciones, Firma de los
                 responsables.


             •   PEDIDO: Es el compromiso formal para una compra de
                 un bien o servicio, contiene los siguientes datos: Numero,
                 Nombre del cliente, Fecha del pedido, Dirección del
                 cliente, Forma de entrega, Nombre del vendedor, Forma
                 de   pago,    Descripción   del    Pedido,      Firma   de   los
                 responsables.


             •   REMISIÓN: Le permite al comprador la confrontación de
                 la mercancía recibida con la solicitada en su pedido,
                 contiene los siguientes datos: Numero, Nombre y
                 dirección    del   comprador,     datos   del    transportador,
                 Descripción de la mercancía, Observaciones, firma de los
                 responsables.


             •   TARJETA DE KARDEX: Ofrece información inmediata
                 acerca de las existencias de un producto, con el objeto




                                                                              36
de mantener actualizado el saldo       disponible para la
                       venta, consta de lo siguiente: Fecha, descripción, valor
                       unitario, entradas, salidas, saldo, proveedores, ubicación,
                       unidad, máximas y mínimos, articulo.


        b)   DOCUMENTOS SOPORTES: Bien sean negociables o no, sirven
        de respaldo al asiento contable y por consiguiente se deben anexar al
        comprobante de diario o comprobante de contabilidad, entre los
        documentos soportes más comunes tenemos:


    •   FACTURA COMERCIAL: Es el soporte de la compra-venta realizada,
        sirve para el cobro de las mercancías despachadas o servicios
        prestados al cliente. Consta de: datos del cliente, nombre del vendedor,
        fecha, lugar donde se despacho, forma de pago, Número de la cedula
        de ciudadanía, o Nit del comprobador, descripción, importación contable,
        firma de los responsables.


    •   RECIBO DE CAJA: Se conoce también como comprobante de
        ingreso, sirve como comprobante de todos los ingresos recibidos y de
        constancia del pago efectuado por un cliente consta de: Número,
        persona de quien se recibe, fecha, concepto y valor, forma de pago,
        imputación contable, firma y sello.
    •   RECIBO DE CAJA MENOR: respalda todos los pagos que por
        diferentes conceptos se cancelan a las personas que prestan algún
        servicio o venden un bien y que firman en señal de haberlo recibido.


    •   COMPROBANTE DE EGRESO: Sirve de constancia de los dineros
        entregados por la empresa
.
    •   COMPROBANTE DE CONSIGNACION:                Es el que se elabora cuando
        se deposita dinero en efectivo, cheque o recibos de tarjetas de crédito




                                                                               37
en la cuenta corriente bancaria, para que este comprobante de
    consignación tenga validez requiere de la firma y sello del cajero del
    banco.


•   NOTA DÉBITO: Este documento se diligencia cuando es necesario
    informar a un cliente acerca del valor de su deuda o de algún tipo de
    incremento por diferentes conceptos, en los bancos indica disminución
    del saldo de las cuenta corrientes o de ahorros, por chequeras, intereses
    comisiones.


•   NOTA CRÉDITO: Documento que se elabora cuando se le debe
    informar a un cliente que su deuda disminuye por algún concepto, en el
    sector bancario representa un incremento en los saldos de las cuentas
    corrientes o de ahorro por prestación concedida u otros conceptos.


DOCUMENTOS COMERCIALES NEGOCIABLES


Son los que se utilizan por seguridad y comodidad para pagar o respaldar
las deudas adquiridas por las personas cuando realizan negocios y sirven
de soportes para el registro contable, los principales son:


    •   CHEQUE: Es un documento negociable, donde el titular de una
        cuenta corriente ordena al banco que pague determinada cantidad
        de dinero a una persona natural o jurídica, previa presentación, firma
        y entrega del cheque al mismo banco.
        De acuerdo     con la manera como se diligencie el cheque, este
        recibe diferentes nombres:


              Cheque Cruzado: Es el que se le trazan dos líneas paralelas
                en uno de sus ángulos superiores del cheque, indica que solo




                                                                           38
puede hacerse efectivo mediante consignación, no se pueden
                cobrar por ventanilla.


              Cheque Especialmente Cruzado:- Es aquel que indica en
                medio de las dos líneas paralelas que debe ser cobrado
                únicamente por el primer beneficiario, o se escribe el nombre
                del mismo, este cheque no puede ser endosado a otra
                persona para su cobro.


              Cheque De Gerencia: Este cheque es girado por los bancos
                contra sus propios fondos se hace efectivo al primer
                beneficiario y tiene el respaldo del banco como girador, ofrece
                total garantía al beneficiario.


              Cheque certificado: Es el que el banco certifica indicando
                que la cantidad girada en el cheque cuenta con los recursos
                en la respectiva cuenta corriente por solicitud del girador, en
                estos casos el encargado de las cuentas corriente en el
                banco coloca un sello con la leyenda Certificado y firma para
                dar crédito al sello.


    •   COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRÉDITO:-
        Llamada también dinero plástico es un medio de pago muy difundido
        actualmente se adquiere mediante contrato entre el cliente (tarjeta
        habiente) y un establecimiento bancario, en la tarjeta expedida por
        la   entidad   crediticia,   el   usuario   puede   efectuar   pagos   en
        establecimientos comerciales afiliados al sistema de crédito; se
        puede diferir el pago, es un documento de mucha aceptación.


•   PAGARE: Titulo valor por el cual una persona denominado suscriptor se
    compromete a pagar una suma de dinero en una fecha determinada a
    otra persona, que se llamada beneficiario, este documento es utilizado



                                                                               39
por empresas de financiamiento comercial, para captación de dinero, en
           su diligenciamiento se utiliza formatos preimpresos en papel de
           seguridad, es de circulación privada y utilizado por las entidades de
           crédito.


   •       LETRA DE CAMBIO: Documento negociable mediante el cual una
           persona ordena a otra que pague a una tercera persona cierta cantidad
           de dinero en un lugar y tiempo determinado previamente.


   •       LIBRANZA:       Documento     comercial     utilizado    regularmente,     por
           cooperativas o empresas en las cuales labora el beneficiario de un
           préstamo o crédito, mediante la libranza el deudor autoriza a su patrono
           la deducción de cuotas periódicas de su salario, honorarios o
           participaciones a que tiene         derecho para la cancelación de su
           obligación crediticia.


CONTABILIDAD:


Sistema de información que permite identificar clasificar, registrar, resumir,
interpretar, analizar y evaluar en términos monetarios las operaciones y
transacciones de una empresa.


USUARIOS DE LA CONTABILIDAD:


       •    Usuarios Externos: Quienes se distinguen por                tener un interés
            indirecto   con   la    empresa,   su    influencia    es   en   el   entorno
            socioeconómico, no tienen acceso a la información directamente, entre
            ellos tenemos: Inversionistas, prestamistas, acreedores., proveedores,
            clientes, cámaras de comercio, asociaciones gremiales y públicos en
            general.




                                                                                      40
•   Usuario Internos: Tienen un interés directo con la empresa como
       propietario y accionistas, gerentes, directores, gerentes, jefes de
       departamento, empleados, sindicato, autoridades de vigilancia y
       control. Cuentan con otras fuentes adicionales de información y tienen
       la posibilidad de determinar, por tener autoridad jerárquica o poder
       legal, la forma y contenido de la información financiera de modo que
       satisfaga sus necesidades.


   CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACION CONTABLE


   Las características cualitativas de la información contable son: sus
   atributos necesarios para satisfacer sus objetivos básicos; la información
   contable debe ser:


       a) Comprensible: Clara y fácil de entender
       b) Útil, Pertinente y confiable: es pertinente cuando posee valor de
          retroalimentación de predicción y es oportuna.
          Confiable Cuando es neutral, verificable y representa fielmente los
          hechos económicos.
       c) Comparable: Cuando ha sido prepara sobre bases uniformes.


CAMPOS DE APLICACIÓN DE LA CONTABILIDAD


       La contabilidad no solo se ocupa de los registros o anotaciones
       detalladas de los aspectos comerciales, su campo de acción es muy
       amplio. La contabilidad según el tipo de empresa donde se aplique
       puede ser:




                                                                          41
a)   Contabilidad Privada: Se lleva en empresas cuyos propietarios
     son personas particulares y de acuerdo con la actividad de la
     organización se subdivide en:


1)   Contabilidad Comercial: se utiliza en organización de compra-
     venta de mercancías. Ej. los Almacenes.


2)   Contabilidad de Servicios: La que se maneja en los negocios de
     prestación de servicios. Ej. Empresas de Transporte.


3)   Contabilidad de Costos: llevada a cabo en las empresas
     Manufacturas, Mineras, Agrícolas, pecuarias Ej. industrias Textil.


4)   Contabilidad    Bancaria:    Es   la   que   opera   en   Entidades
     Financieras, para registrar las operaciones de los Bancos,
     Corporaciones de Ahorro y Crédito.


5)   Contabilidad Cooperativa: La que se lleva en las Cooperativas.


b)   Contabilidad Oficial: La utiliza en las empresas Estatales.




                                                                      42
UNIDAD 4




SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE

  OBJETIVO GENERAL
     •   Desarrollar un modelo que incluya los procedimientos utilizados
         en contabilidad para registrar los hechos económicos.


  OBJETIVOS ESPECÍFICOS


     •   Analizar el efecto de las transacciones comerciales en la
         ecuación contable.
     •   Describir el sistema de partida doble, base para la elaboración
         de estados financieros.
     •   Comprender la importancia del balance de prueba como medio
         de verificación del sistema contable.
     •   Utilizar el Plan Único de Cuentas en la codificación de las
         cuentas.




  SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE



                                                                     43
Es la combinación de personal, registros y procedimientos que usa un
negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información
financiera, a fin de producir y revelar información de carácter contable
financiero que sea confiable y útil, de manera que los responsables de
la administración dispongan de ella oportunamente para las decisiones
sobre el manejo de los recursos y operaciones.
Para administrar y evaluar una empresa es importante tener una
información básica de los sistemas de contabilidad, ayuda a los
gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades.


ELEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE


Entre los elementos del sistema de información contable que permiten
su dinámica y constituyen su estructura de funcionamiento tenemos:
      1.     Los documentos y transacciones de la empresa y de los
             hechos económicos.
      2.     La legislación fiscal, la laboral y de seguridad social, la de
             comercio, etc.
      3.     La tecnología de computación para la captación, el
             procesamiento y almacenamiento de datos así como para
             su interpretación, análisis y suministro de información.
      4.     Los fundamentos teóricos, técnicos y marco conceptual
             contable y financiero.
      5.     Las personas que intervienen en el funcionamiento y
             dinámica del sistema.
      6.     los recursos financieros y materiales necesarios.
      7.     El sistema o subsistema de control interno contable.




                                                                        44
ECUACION CONTABLE O PATRIMONIAL


Resulta de comparar el Activo y el Pasivo de una empresa con el objeto de
obtener el valor del patrimonio o capital, desde su inicio toda empresa puede
expresar su ecuación patrimonial que se conservara a través de la vida del ente
aun cuando los valores que involucra aumenten o disminuyan el Activo o el
Pasivo.
La ecuación contable se representa por las cuentas del activo, pasivo y
patrimonio.


EL ACTIVO: Todos los bienes de la empresa o la representación financiera de
un recurso obtenido por el ente económico          Ej.: Caja, Bancos, Clientes,
Inversiones Inventarios, Equipos de oficina, Edificios.


EL PASIVO: -Es la representación financiera de una obligación presente del
ente económico derivada de eventos pasados en virtud de la cual se reconoce
que en el futuro, se deben transferir recursos o proveer servicios a otros entes.
Ej.: Obligaciones financieras, Proveedores, Cuentas por pagar, costos y gastos
por pagar.


EL PATRIMONIO: Es el valor residual de los Activos del ente económico,
después de deducir todos sus pasivos. Son cuentas de patrimonio: aportes
sociales, capital de personas naturales, reservas obligatorias, utilidad del
ejercicio.




REPRESENTACION DE LA ECUACION CONTABLE



                                                                              45
1)    Cuando la empresa no tiene deudas u obligaciones con terceros, la
ecuación contable se representa así:


         ACTIVO = PATRIMONIO O CAPITAL


Ej.: Pedro Pérez inicia un negocio con el siguiente aporte: en billetes monedas,
cheques $2.000.000. Equipo de oficina $4.000.000. Un edificio $10.000.000.


     ACTIVO         =            Patrimonio o Capital
$ 16.000.000        =            16.000.000.


2. Cuando la empresa tiene deudas u obligaciones con terceros la ecuación
contable se presenta así:


Ej. Billetes $2.000.000, Equipo de oficina $ 4.000.000. Edificio
10.000.000, en facturas de mercancías por pagar $ 3.000.000.
         .
ACTIVO         =    PASIVO     + CAPITAL O PATRIMONIO
16.000.000. =       3.000.000 + 13.000.000.


3. El patrimonio se conoce también como la diferencia entre el ACTIVO Y EL
PASIVO, y se representa así:


ACTIVO         -   PASIVO      = PATRIMONIO O CAPITAL
16.000.000. -      3.000.000. = 13.000.000.




CONTABILIDAD POR PARTIDA DOBLE



                                                                             46
Es un sistema universalmente aceptado para el registro contable de
transacciones comerciales se fundamenta en los siguientes hechos. Los cuales
son conocidos como el principio de la partida doble.


             •   Cuando una persona vende, hay otra que compra
             •   Cuando una persona entrega hay otra que recibe
             •   No puede existir deudor sin acreedor
             •   No puede haber acreedor sin deudor


LAS TRANSACCIONES.
Son todas las operaciones con valor monetario o intercambio económico que
da lugar a cambios en la ecuación contable, ya sea por aumento o disminución
en uno o varios de sus componentes activo, pasivo, patrimonio, ingresos,
gastos o costos. Ej.
    Compra de un vehiculo
    venta de mercancías
    prestación de un servicio.


La situación anterior origina los asientos de contabilidad, que son el registro de
transacciones u operaciones comerciales en cada una de las cuentas
afectadas.


LA CUENTA
  Es cada uno de los elementos que intervienen en una transacción.
  Ej.: compra de un terreno, se paga en efectivo.
  Las cuentas que intervienen en la transacción son:
  Terrenos
  Caja


LA CUENTA T




                                                                               47
Es el formato en el que se registran en forma clara, ordenada y
   comprensible los aumentos o disminuciones que sufren los elementos de
   los estados financieros
   Se esquematiza así:
    Nombre de la cuenta en la parte superior.
    Lado izquierdo-debitos
    Lado derecho-créditos
    Saldo: puede ser debito o crédito


ELEMENTOS DE LA CUENTA
Los elementos fundamentales de una cuenta son el Debe y el Haber y se
representan en una cuenta T así:




                             Nombre de la Cuenta


                              Debe       Haber




El DEBE: Va al lado izquierdo, corresponde a los debitos o cargos, esta acción
se conoce como debitar o cargar una cuenta, en las cuentas del Activo los
valores representan un aumento y en las cuentas de gastos, un Egreso.


El HABER: Se registran al lado derecho correspondiente a los créditos o
abonos, en las cuentas del Pasivo representan un aumento de las deudas, en
las cuentas de Ingreso una captación de dinero por la prestación de servicios
de la empresa, en las cuentas del Activo representan una disminución.


Ej. Registrar un abono de $ 200.000 de un cliente


       Caja                                         clientes




                                                                           48
$ 200.000                                                $ 200.000




b) Se retiraron de caja $ 200.000. Para consignarlos al banco


           Bancos                                       Caja


$ 200.000                                                $ 200.000




REGISTROS CONTABLES
 Los asientos contables son los registros monetarios escritos de una
 transacción u operación comercial realizada por el ente económico.
 Los registros contables pueden ser: simples o compuestos


a) Registros Simples: Intervienen dos (2) cuentas una Deudora          y otra
Acreedora es decir que a un cargo le corresponde un abono.


Ej. Se compro muebles y enseres para la empresa según factura No. 2630 por
$ 5.000.000 de contado con cheques.


Debito:       Equipos de oficina      5.000.000
Crédito:      Bancos                                    5.000.000


b) Registros Compuestos: Intervienen más de dos (2) cuentas a un cargo o
diversos cargos corresponde un abono o varios abonos, puede tener una
cuenta deudora y dos o más acreedores o lo contrario.


Ej. Se compro muebles y enseres según factura No. 2630 por $ 5.000.000. Así:
con cheque No. 35085 $ 2.000.000. Y se firmo una letra a 90 días $ 3.000.000.



                                                                           49
Débito:   Equipos de oficina                5.000.000
Crédito: Bancos                                            2.000.000
Crédito: Cuentas corrientes comerciales                    3.000.000


Ej. Se vende muebles y enseres según factura No. 1111 por $ 6.000.000. Así:
con cheque No. 67980 $ 3.500.000. y a crédito el resto .


Débito:   Caja                        3.500.000
Debito:   Clientes                       2.500.000
Crédito: muebles y enseres                                 6.000.000


CLASIFICACION Y NATURALEZA DE LA CUENTA
    Reales o de balance :
   Activos
   Pasivos
   Patrimonio
    Temporales ,nominales o de resultados
   Ingresos
   Gastos
   Costo de ventas
   Costos de producción
    De orden o memorando
   Acreedoras
   Deudoras


CUENTAS REALES O DE BALANCE
   Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa.
   Tienen duración permanente
   Son las que aparecen en el balance.


CUENTAS DEL ACTIVO:



                                                                        50
Representan los derechos, bienes y recursos obtenidos por la empresa como
 resultado de eventos pasados de cuyo uso se esperan beneficios futuros, son
  de naturaleza debito
     Ejemplos: Caja, bancos, deudores, inversiones, terrenos, inventarios,
edificaciones, maquinaria y equipo, equipo de oficina, patentes y marcas,
crédito mercantil, etc.


CUENTAS DEL PASIVO
Representan las obligaciones que la empresa tiene con terceros derivadas de
eventos pasados
Son de naturaleza crédito


Ejemplos:    Obligaciones    financieras,   cuentas    por   pagar,    proveedores,
obligaciones laborales, impuesto de renta por pagar, ingresos recibidos por
anticipados, etc.


CUENTAS DEL PATRIMONIO
Representan los compromisos que la empresa tiene con sus dueños; es el
dinero que tienen invertido los dueños.
Son de naturaleza crédito.
Ejemplos
Capital social, superávit de capital, revalorización del patrimonio, utilidad del
ejercicio, superávit por valorizaciones, reservas.


CUENTAS DE RESULTADOS O TRANSITORIAS.
Tienen origen en las operaciones del negocio.
Determinan el aumento o disminución del patrimonio por las utilidades o
pérdidas en el ejercicio.
Se llaman transitorias porque su duración es hasta la terminación de cada ciclo
contable y se cancelan.


CUENTAS DE INGRESOS



                                                                                    51
Son las que generalmente causan un aumento en el patrimonio,
Son de naturaleza crédito
Ejemplos: venta de mercancías, ingresos por arrendamiento, ingresos por
intereses etc.


CUENTAS DE GASTOS


Son todas las erogaciones en que incurre un negocio para cumplir con su
objeto social, generalmente causan una disminución en el patrimonio.
Son de naturaleza débito
Ejemplo: Gastos salarios, gastos por intereses, gastos servicios públicos etc


CUENTAS DE COSTOS DE VENTA


Son las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e
indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los
servicios vendidos de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente
económico en un periodo determinado. Su naturaleza es débito.


CUENTAS DE COSTOS DE PRODUCCION O DE OPERACIÓN
Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las erogaciones y cargos
asociados clara y directamente con la elaboración o la producción de los bienes
o la prestación de servicios, de los cuales un ente económico obtiene sus
ingresos. Son de naturaleza débito.


CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
Estas cuentas reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden
generar derechos afectando la estructura financiera del ente económico.
Igualmente se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos del
control interno de activos, información general o control de futuras situaciones
financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables
de los activos y las declaraciones tributarias.



                                                                                52
CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS


Registran los compromisos o contratos que se relacionan con posibles
obligaciones y que por tanto puedan llegar a afectar la estructura financiera del
ente económico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas
par efectos del control interno de pasivos y patrimonio, información gerencial o
control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las
diferencias entre los registros contables de los pasivos y patrimonio y las
declaraciones tributarias.


EJERCICIO DE APLICACIÓN
1. Mediante ejemplo represente un asiento compuesto
2. defina partida doble.
3. Demuestre contablemente la ecuación patrimonial.
4. Una empresa posee bienes y derechos por $15.000.000. y       contrajo
   deudas por $ 6.850.000. ¿Cuál es su patrimonio
5. Determine el patrimonio de la compañía Aprendiendo Ltda., con los
   siguientes saldos:
   Acreedores varios                  1.300.000
   Caja                                 100.000
   Inversiones en acciones              900.000
   Muebles y enseres                  2.400.000
   Vehículos                          6.500.000
    Bancos nacionales                 1.500.000


PLAN ÚNICO DE CUENTAS
Es una herramienta creada para armonizar y unificar el sistema contable de los
principales sectores de la economía colombiana donde su fundamento legal se
encuentra en la norma técnica de clasificación de los hechos económicos. El
plan busca mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la información
contable generando beneficios para sus usuarios. El plan único de cuentas



                                                                              53
(PUC ) para comerciantes que opera en Colombia establecido inicialmente por
el Decreto reglamentario 2195 de 1992, se le han practicado varias
modificaciones reglamentadas por medio de los decretos 2650 de 1993, 2894
de 1994, 2116 de 1996 y 95 de 1997.
El plan ha sido obligatorio desde el 1 de enero de 1995 para todas las personas
naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo
previsto en el Código de Comercio. La estructura del plan único de cuentas
esta compuesto por un catalogo de cuentas, la descripción y dinámica para su
correcta aplicación.


Catálogo de cuentas: contiene la relación ordenada y clasificada de las
clases, grupos, cuentas y subcuentas de las cuentas reales o de balance, de
resultado o transitorias y de orden, identificadas con un código numérico y su
correspondiente denominación con base en los siguientes niveles:


Clase: Representada por el primer digito.
Grupo: Representado por los primeros dos dígitos.
Cuenta: Representada por los cuatro primeros dígitos.
Subcuenta: Representada por los seis primeros dígitos.
Auxiliares: Representados por los ocho primeros dígitos.
La clase en las cuentas reales o de balance se encuentra identificada así:
Clase 1:               Activo
Clase 2:               Pasivo
Clase 3:               Patrimonio


La clase en las cuentas transitorias o de resultado están identificadas así:
Clase 4:               Ingresos
Clase 5:               Gastos
Clase 6:               Costos de ventas
Clase 7:               Costos de producción o de operación


La clase en las cuentas de orden de identifica así:



                                                                               54
Clase 8:              Cuentas de orden deudoras
Clase 9:              Cuentas de orden acreedora


DESCRIPCIONES Y DINAMICA DE LAS CUENTAS


Descripciones: expresan o detallan los conceptos de las diferentes clases,
grupos y cuentas incluidas en el catalogo e indican las operaciones a registrar
en cada una de las cuentas.


Dinámica: señalan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los
diferentes movimientos que las afectan.


Nota: en el capitulo III del plan único de cuentas se encuentran las
descripciones y dinámicas para casa una de las cuentas con el fin de dar
mayor claridad y entendimiento sobre el tema.


PASOS A SEGUIR EN EL REGISTRO DE TRANSACIONES COMERCIALES


Las empresas realizan durante el ciclo contable muchas operaciones las
cuales     se   denominan     transacciones   comerciales.    Al    registrar   estas
transacciones se debe tener en cuenta los siguientes pasos:
   1. Leer la transacción
   2. Identificas las cuentas que intervienen en la operación
   3. Clasificar las cuentas en el grupo a que pertenecen ósea, si son del
         activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos o de orden.
   4.      Determinar si las cuentas están aumentando o disminuyendo de
         acuerdo a la transacción
   5. Aplicar las reglas que determinan que las cuentas de activo y gastos
         aumentan en la columna del debe y disminuyen en la columna del haber,
         las de pasivos, patrimonio e ingresos aumentan en la columna del haber
         y disminuyen en la columna del debe.




                                                                                  55
6. Registrar las transacciones teniendo en cuenta que el total de los
        debitos o cargos es igual al total de los créditos o abonos.


REGISTRO DE ALGUNAS TRANSACCIONES:


A) DE INICIACIÓN O APERTURA DE OPERACIONES: Estas transacciones
se registran al comienzo del negocio son los aportes que hace el propietario o
los propietarios al iniciar la empresa. Los aportes pueden ser en efectivo,
especie, o en efectivo y especie.


1.     APORTES EN EFECTIVO:


Cuando los propietarios aportan al negocio bienes en dinero efectivo como
efectivo o cheques. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al
activo y patrimonio, son cuentas del balance.
Carlos Sonso inicia un negocio de compra y venta de mercancía aporta en
efectivo $ 800.000.


1105         Caja                                    $   800.000.
3130         Capital de personas naturales                             800.000.


2.   APORTES EN ESPECIE:
Cuando los propietarios aportan al negocio bienes diferentes al efectivo como:
Edificios, Muebles y enseres, Terrenos, Vehículos, Mercancías, Créditos, y
Equipos, etc., Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y
patrimonio, son cuentas del Balance.


Carlos Sonso, inicia una empresa con un capital de $ 1.000.000., representado
así: $ 300.000 en mercancías, $ 400.000 en un terreno, $ 200.000, en
computadores, $ 100.000 en muebles.
1435    Mercancías no fabricadas por la empresa          300.000
1504     Terrenos                                        400.000



                                                                                  56
1524    Equipos de oficina                            100.000
1528   Equipos de comunicación y computación          200.000
3130    Capital de personas naturales                             1.000.000


3.     APORTES EN EFECTIVO Y ESPECIE


Cuando los propietarios aportan al negocio bienes en dinero efectivo y en
especies como: Efectivo, muebles y enseres, terrenos, vehículos, mercancía,
créditos, equipos etc. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al
activo y patrimonio, son cuentas del Balance.


Carlos Sonso, inicia una empresa con un capital de $ 1.000.000., representado
así: $ 300.000 en efectivo, $ 400.000 en un terreno, $ 200.000 en mercancías,
$ 1.000.000 en muebles.
1105 Caja                                            300.000.
1435 Mercancías no fabricadas por la empresa         200.000.
1504   Terrenos                                      400.000.
1524   Equipos de oficina                            100.000.
3130   Capital de personas naturales                             1.000.000.


B) DE OPERACIONES O MOVIMIENTOS DEL NEGOCIO
1. CONSIGNACIONES BANCARIAS


Permiten depositar en las entidades bancarias el dinero que haya en caja, no
es conveniente mantener grandes sumas de dinero en caja para evitar robos o
mal manejo del efectivo. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen
al activo y son de Balance.
Se consignan en el banco de Bogota      $ 500.000.


1110    Bancos                                       500.000
1105    Caja                                                     500.000.




                                                                              57
2.   COMPRA DE MERCANCIAS


Transacción que más se repite en una empresa comercial, las compras de
mercancías pueden ser al contado o crédito y se debe tener en cuenta el
sistema de inventario utilizados por la entidad.


     •   Cuando se utilice el sistema de Inventario Permanente se registran los
         movimientos de compra de mercancías en la cuenta 1435. Mercancías
         no fabricadas por la empresa


     •   Cuando se utilice el sistema de Inventario Periódico se registran los
         movimientos de compras de mercancías en la cuenta : 6205 De
         mercancías


             COMPRA DE MERCANCIAS AL CONTADO


Compra de mercancías por $         350.000 al contado con cheque del Banco
Popular, se utiliza el inventario permanente.


Se registra en la cuenta 1435 Mercancías no fabricadas por la empresa, de
naturaleza debito, pertenece al activo y se cierra contra pérdidas y ganancias.
Un crédito a la cuenta de balance activo 1110 Bancos.


1435 Mercancías no fabricadas por la empresa             350.000
1110 Bancos                                                        350.000


      COMPRA DE MERCANCÍAS A CRÉDITO
Compra de mercancías por $ 350.000 a crédito, se utiliza inventario periódico.
Se registra en la cuenta 6205 de Mercancías. De naturaleza debito pertenece
a las cuentas de costos y se cierra contra pérdidas y ganancias. Un crédito a la
cuenta de balance 2205 Nacionales.




                                                                             58
6205 De mercancías                                   350.000
2205 Nacionales                                                 350.000


3) VENTAS DE MERCANCIAS.


Representan generalmente el objeto social principal de las empresas
distribuidoras mediante la entrega de bienes o servicios. Así como los
dividendos participaciones y de más ingresos siempre y cuando se identifiquen
con el objeto social del ente económico. Las ventas de mercancías pueden ser
de contado y a crédito.


    VENTA DE MECANCIAS AL CONTADO.


Ventas de mercancías al contado por $ 600.000


Se registran en la cuenta 1105 Caja en el debe, pertenecen al activo y es
cuenta de balance. Un crédito a la cuenta de resultado 4135 Comercio al por
mayor y al por menor.


1105 Caja                                          600.000
4135 Comercio al por mayor y al por menor                       600.000


    VENTAS DE MERCANCIAS A CREDITO
Ventas de mercancías a crédito por $ 600.000.


Se registra en la cuenta 1305 Cliente en el debe, pertenece al activo y es
cuenta de balance. Un crédito a la cuenta de resultado 4135 Comercio al por
mayor y al por menor


1305 Clientes                                      600.000
4135 Comercio al por mayor y al por menor                       600.000




                                                                           59
4. INGRESOS OPERACIONALES
Estos se obtienen por medio de los ingresos de operación tales como: ventas,
descuentos en compra intereses devengados, comisiones ganadas, arriendos y
por otros conceptos.
Le pagan a la empresa por servicios médicos la suma de $ 800.000
En esta operación un debe la cuenta 1105 Caja pertenecen al activo y es de
balance y la cuenta de resultado Ingresos operacionales 4165 Servicios
sociales y de salud. De naturaleza crédito.
1105 Caja                                           800.000.
4165 Servicios sociales y de salud                                800.000


5. GASTOS OPERACIONALES


Las empresas para su normal funcionamiento deben realizar gastos tales
como: Servicios, arriendos, sueldos, impuestos seguros, intereses etc.
La empresa paga servicios públicos con cheque por $ 150.000


En esta operación intervienen la cuenta de resultados Gastos de Operación
5135 Servicios, de naturales debito y un crédito a la cuenta 1110 Bancos,
pertenece al activo y es de balance.
5135 Servicios                                      150.000.
1110 Bancos                                                       150.000


   6. COBROS O ABONO DE CLIENTES


Cuando las empresas otorgan créditos a sus clientes se originan los cobros o
abonos de clientes.
Juan Tramposo nos paga una factura que nos debía por valor de $ 600.000


En este tipo de transacciones se registran un débito a la cuenta 1105 Caja,
pertenece al activo y es de balance y un crédito a la cuenta 1305 Clientes
también de activo y rebalance.



                                                                            60
1105 Caja                                           600.000
1305 Clientes                                                    600.000


7. DE PAGOS O ABONOS A OBLIGACIONES


Se obtienen por la compra a créditos, las obligaciones o deudas que contraen
las empresas, deben cancelarse en el plazo señalado.


La empresa gira un cheque por $ 450.000 del banco Popular como abono a su
obligación bancaria.


En este caso se registra un debito a la cuenta 2105 Bancos Nacionales,
pertenece al pasivo y es de balance y un crédito a la cuenta 1110 Bancos del
activo y de balance.


2105 Bancos Nacionales                              450.000.
1110 Bancos                                                      450.000


8. DE PAGOS O ABONOS A PROVEEDORES


Se origina por el suministro o compra de mercancías a crédito.
La empresa gira un cheque por $ 350.000 del Banco Popular a un proveedor
por concepto de abono a deuda por mercancía.
En esta   transacción se registra un debito a la cuenta 2205 Nacionales,
pertenece al pasivo y es de balance, un crédito a la cuenta 1110 Bancos del
activo y de balance.


2205 Nacionales                                     350.000.
1110 Bancos                                                      350.000.


9. COMPRAS DE ACTIVOS DIFERENTES DE MERCANCIAS.



                                                                            61
Son aquellos que se adquieren para la buena marcha y desarrollo del objeto
social de las empresas como: Terrenos, edificaciones, muebles y enseres,
equipos de oficina etc.


Compra un vehiculo para el reparto de mercancías por $ 1.500.00 pagamos
$ 1.000.000 de cuota inicial y el resto a 60 días.


Se registra un débito al activo correspondiente y un crédito a la cuenta 1110
Bancos si la compra es de contado o por los abonos realizados y la cuenta
2305 Cuentas corrientes comerciales si es a crédito. Las cuentas que
intervienen son de activo y pasivos, pertenecen al balance
.
1540 Flota y equipos de transporte                   1.500.000
1110 Banco                                                       1.000.000.
2305 Cuentas corriente comerciales                                 500.000.


10. VENTA DE ACTIVOS DIFERENTES A MERCANCIAS


Se refiere a aquellos activos que venden las empresas para reemplazarlos por
otros más modernos o de mayor capacidad.
Se venden muebles por $ 400.000, y se los pagan a la empresa así:
$ 100.000 de cuota inicial con cheque del banco Popular y el saldo a crédito de
60 días.


Se registran dos débitos uno a la cuenta 1105 Caja y otros a la cuenta 1380
Deudores Varios y un crédito al activo correspondiente. Cuentas de activo,
pertenecen al balance.


1105 caja                                            100.000.
1380 Deudores Varios                                 300.000.
1524 Equipos de oficina                                          400.000.



                                                                              62
11. PRESTAMOS CONCEDIDOS A TRABAJADORES


Registra los valores a favor del ente económico por créditos otorgados al
personal con vínculo laboral, faltante en caja o inventarios.


Se gira un cheque por $ 250.000, préstamo concedido a un empleado


Un débito a la cuenta 1365 Cuentas por cobrar a trabajadores, Crédito a la
cuenta 1110 Bancos cuentas de activo y de balance.


1365 Cuentas por cobrar a trabajadores                 250.000.
1110 Bancos                                                           250.000.


12. GASTOS NO OPERACIONALES
Son sumas pagadas o causadas por gastos no relacionados con la explotación
del objeto social de la empresa tales como: Financieros, Pérdidas en ventas y
retiro de bienes. Gastos extraordinarios y Diversos.


El banco cobra $ 150.000 por chequera, los descuenta directamente de la
cuenta corriente.
En esta operación intervienen la cuenta de resultados Gastos no operacionales
5305 Financieros de naturaleza debito, y un crédito a la cuenta 1110 Bancos,
pertenece al activo y es de balance.


5305 Financieros                                150.000.
1110 Bancos                                                     150.000.


13. INGRESOS NO OPERACIONALES.-




                                                                                 63
Son sumas recibidas o causadas provenientes de ingresos diferentes a las del
objeto social de la empresa, tales como: Arrendamientos, Financieros,
dividendo y participaciones, Servicios, Indemnizaciones etc.


El banco nos canceló intereses por $ 150.000, directamente en la cuenta de
ahorros


En esta operación se registra un debito a la cuenta 1120 Cuentas de ahorros,
pertenece al activo, es de balance y un crédito a la cuenta de resultados
Ingresos no operacionales 4210 financieros.


1120 Cuenta de ahorros                        150.000.
4210 Financieros                                           150.000


14. ACTIVOS DIFERIDOS


comprende el valor de los gastos pagados por anticipado en que incurre el ente
económico en el desarrollo de sus actividades, así como en aquellos otros
gastos denominados     cargos diferidos, que representan bienes o servicios
recibidos, de los cuales se espera obtener beneficios económicos en periodos
futuros. Comprenden:
    GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO


Son los gastos realizados por la empresa anticipadamente y que una vez
pagados no son recuperables o reembolsables,          se amortizan durante el
periodo en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos.
Se registran en la cuenta 1705 Gastos pagados por anticipado en el debe,
pertenecen al activo, es una cuenta de balance, de naturaleza débito. Y un
crédito a la cuenta 1110 Bancos, cuenta de activo y de balance.


La empresa gira un cheque por valor de $ 800.000.para cancelar cuatro meses
de arrendamiento anticipados.



                                                                           64
1705 Gastos pagados por anticipado       800.000
1105 Bancos                                           800.000


    CARGOS DIFERIDOS


Son los pagos que efectúa una empresa, antes de iniciar sus operaciones
comerciales, por lo tanto son amortizados gradualmente, con cargo a los
resultados de los respectivos periodos. Para efectos tributarios, la amortización
de los cargos diferidos se permite hasta en 5 años, o en plazo inferior siempre
que se demuestre.


El saldo de las cuentas de cargos diferidos al inicio del periodo, debe ajustarse
por el PAAG del respectivo ejercicio contable.
Se registra en la cuenta 1710 Cargos diferidos, de naturaleza débito, del
activo y un crédito a la cuenta 1110 Bancos.


La compañía progresando abrió una nueva sucursal, e incurrió en gastos
preliminares de instalación por un valor de $ 1.000.000, los cuales canceló a
una firma especializada en este tipo de actividades. El ajuste por inflación
según el PAAG mensual de 0.8%


1710 Cargos diferidos            1.000.000
1110 Bancos                                      1.000.000


 Registro del PAAG por inicio del periodo


1710   Cargos diferidos                8.000
4705   Corrección monetaria                         8.000


15. PASIVOS DIFERIDOS




                                                                              65
Representa los valores que el ente económico ha recibido de manera
anticipada de clientes, los cuales tienen el carácter de pasivo, y por su origen y
naturaleza han de influir económicamente en varios ejercicios en los que deben
ser aplicados o distribuidos. Se registra un débito a la cuenta 1105 Caja y en la
cuenta 2705 Ingresos Recibidos por Anticipado en el haber, son de
naturaleza crédito.


La empresa recibe $300.000, de intereses anticipados.


1105   Caja                                  300.000.
2705    Ingresos recibidos por anticipado                  300.000


BALANCE COMPROBACIÓN DE SALDOS O BALANCE DE PRUEBA


Al terminar de registrar los asientos contables, se debe comprobar la aplicación
de la partida doble, la cual se realiza resumiendo o determinando el saldo de
los registros contables en cada una de las cuentas, del activo, pasivo,
patrimonio, ingresos, gastos y costos. Reflejando que los saldos débitos deben
ser igual a los saldos créditos. Se presenta así:


a. Encabezamiento: nombre de la empresa, nombre del movimiento y la fecha.
b. Cuerpo: Código, Nombre de las cuentas, columna débito y columna crédito.
c. Firma: Responsable de la elaboración.


EJERCICIO DE APLICACIÓN RESUELTO


1.     1.) La compañía la Trompona Ltda. Inicia operaciones el 1 de abril de
       2006 con el aporte de dos socios, representados así: Socio            A $
       1.000.000, en el banco de Bogota. $ 2.000.000 en un camión, hipoteca
       corporación de ahorro y vivienda por $ 1.000.000. Socio B $ 1.000.000,
       en una oficina, $ 1.000.000 en muebles y enseres.
       2) Venta de mercancía al contado por $ 1.600.000.



                                                                               66
3) El Banco cobra $ 50.000. Por comisiones
      4) Se vende computadores por $ 4.000.000. Y se los pagan a la
      empresa así: 50% de cuota inicial con cheques del banco Agrario y el
      saldo a crédito por 60 días.
      5) Compra un edificio por $ 10.000.000. Así: 40% de cuota inicial y el
      resto a 90 días.
      6.) Préstamo concedido a un empleado por $ 300.000. Con cheque
      7) Se compra un lote por $ 4.800.000. Pagándose en efectivo $ 800.000,
      y el resto a crédito.
      8) Se reciben $ 5.000.000, provenientes de un préstamo bancario
      respaldado con un pagare, cancelándose en cuatro cuotas semestrales
      iguales.
      9) Se compra papelera pagándose $ 500.000. en efectivo.
      10) Se paga el arriendo del local por el presente mes $ 600.000.


      SE PIDE:
      •   Registros en cuenta T


      •   Determinar saldo


      •   Balance de comprobación de saldos.




Solución del ejercicio




                                                                         67
110                             11
      5           CAJA                10          BANCOS
     DEBE           HABER            DEBE           HABER
                                                       50,000
(2) 1,600,000     800,000 (7)    (1) 1,000,000   (3)
(4) 2,000,000      500.000 (9)   (8) 5,000,000   4,000,000 (5)
    3,600,000     1.300,000                        300,000 (6)
                                                      600,000
    2,300,000                                    (10)
                                   6,000,000     4,950,000
                                   1.050,000


                                    1365 CUENTAS POR
            130
5                 CLIENTES        COBRAR TRABAJADORES
     DEBE           HABER            DEBE    HABER
(4) 2,000,000                    (6) 300,000




                                    1516 CONTRUCCIONES Y
        1504 TERRENO                     EDIFICACIONES
      DEBE      HABER                 DEBE        HABER
(7) 4,800,000                    (1) 1,000,000
                                 5) 10,000,000
                                   11,000,000




                                  4245 UTILIDAD EN
     1524 EQUIPOS DE                 VENTA DE
         OFICINA                 PROP. PLANTA Y EQUIPOS
    DEBE     HABER                 DEBE      HABER
(1)                                         4,000,000
1,000,000                                   (4)




                                                        68
1540 FLOTA Y EQUIPO DE                  2105 BANCOS
TRANSPORTE                                 NACIONALES
    DEBE        HABER                     DEBE    HABER
                                                 5,000,000
(1) 2,000,000                                    (8)




     2125 CORPORACIONES                    2305 CUENTAS
    DE AHORRO Y VIVIENDA                CORRIENTES COMERCIALES
    DEBE       HABER                     DEBE     HABER
             1,000,000 (1)                      6,000,000 (5)
                                                4,000,000
                                                (7)
                                                10,000,000


                                        4135 COMERCIO AL POR
     3115 APORTES SOCIALES              MAYOR Y AL POR MENOR
     DEBE     HABER                       DEBE   HABER
                                                1,600,000
                4,000,000 (1)                   (2)




       5120 ARRENDAMIENTOS                5195 DIVERSOS
      DEBE      HABER                     DEBE HABER
                                        (9)
 (10) 600,000                           500,000




                                 5305 GASTOS
                                FINANCIEROS
                                    DEBE HABER
                                (3)
                                50,000




         COMPAÑÍA LA TROMPONA LTDA.
     BALANCE COMPROBACIÓN DE SALDOS



                                                      69
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Fundamentos de contabilidad financiera

  • 1. MODULO FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD FINANCIERA PREPARADO POR: NELLY VALOIS LOZANO MARIA LUISA PARRA MURILLO UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL CHOCO “DIEGO LUIS CORDOBA” FACULTAD DE HUMANIDADES Y ARTES PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA QUIBDO - CHOCO 2006
  • 2. CONTENIDO Introducción Justificación Metodología UNIDAD 1 HISTORIA DE LA CONTABILIDAD Contabilidad en la edad antigua Contabilidad en la edad media Contabilidad en la edad moderna Contabilidad en la edad contemporánea UNIDAD 2 LA CONTADURÍA PÚBLICA EN COLOMBIA La profesión contable Evolución y análisis de lo fundamentos de la contabilidad Normas, principios, postulados y conceptos contables Aplicados en Colombia Campos de acción del contador público UNIDAD 3 CONCEPTOS BÁSICOS La contabilidad y la actividad económica Concepto de persona natural y persona jurídica Concepto de comercio y comerciante Concepto de empresa Clasificación de las empresas Documentos de comercio Concepto de contabilidad Usuarios de la contabilidad Características de la información contable Campos de aplicación de la contabilidad UNIDAD 4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE 2
  • 3. Elementos del sistema de información contable Ecuación contable Contabilidad por partida doble Las transacciones La cuenta T Naturaleza de las cuentas – PUC Registros contables Ejercicio de aplicación UNIDAD 5 LIBROS DE CONTABILIDAD Descripción, aspectos legales y características Prohibiciones en los libros Libros principales Libro Inventarios y Balances Libro Diario Asientos de diario Comprobantes de diario Libro Mayor y Balances Libros Auxiliares Registros UNIDAD 6 AJUSTES Clasificación de los ajustes Ingresos y gastos acumulados o causados Efectos que producen los ajustes Ingresos y gastos diferidos Ejercicio de aplicación UNIDAD 7 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) Y RETENCIÓN EN LA FUENTE Aspectos generales Régimen simplificado Régimen común Impuesto al valor agregado (IVA) en compras Devoluciones en compras y en ventas Impuesto al valor agregado (IVA) en descuentos por Pronto pago en compras y en ventas 3
  • 4. Retención en la fuente Obligaciones de los agentes retenedores Descuentos retención en la fuente Ejercicio de aplicación UNIDAD 8 DESCUENTOS Comerciales Condicionados o financieros Ejercicio de aplicación UNIDAD 9 INGRESOS Concepto Clases de ingresos Contabilización Control interno UNIDAD 10 GASTOS Concepto Clases de gastos Contabilización Control interno UNIDAD 11 GANANCIAS Y PÉRDIDAS Concepto Provisión Impuesto Reservas Contabilización Corrección monetaria Presentación de los ingresos y gastos Ejercicio de aplicación UNIDAD 12 ASIENTOS DE CIERRE Y HOJA DE TRABAJO Asientos de cierre Hoja de trabajo Ejercicio de aplicación 4
  • 5. BIBLIOGRAFIA ESTRUCTURA CURRICULAR ASIGNATURA : FUNDAMENTOS DECONTABILIDAD FINANCIERA CICLO : BÁSICO ÁREA DE FORMACIÓN : PROFESIONAL PRERREQUISITO : NO TIENE UBICACIÓN CURRICULAR : PRIMER SEMESTRE INTENSIDAD HORARIA : T (2) P (2) TIPO DE CURSO : HABILITABLE, NO VALIDABLE, NO CURSABLE PERFIL PROFESIONAL : CONTADOR PÚBLICO Nº DE CRÉDITOS :3 MODALIDAD : DISTANCIA 5
  • 6. INTRODUCCIÓN El propósito fundamental de este modulo tiene como objetivo formar a los estudiantes de contaduría pública a distancia de una manera integral adecuada que le permita el entendimiento de los conceptos e informes contables. Para el aprendizaje de los fundamentos de contabilidad financiera no se requiere de conocimientos previos ya que este modulo es una excelente ayuda para el aprendizaje y la practica de los estudiantes del área contable. Cada capitulo del modulo consta de objetivos generales y especificas que le facilitan al estudiante informarse del capitulo y del propósitos del mismo, dinámica de las cuentas, talleres de practica, Conocimiento y diligenciamiento de los documentos soportes, libros principales y auxiliares, ajustes y cierre contable en forma de taller, que le permitan la preparación de los estados financieros en forma manual y sistematizada de la información. La didáctica utilizada en este modulo es muy sencilla sirviendo de ayuda metodológica al estudiante y al docente como guía para el desarrollo teórico y practico de la cátedra. 6
  • 7. JUSTIFICACIÓN El estudio de la contabilidad permite conocer la evolución de la ciencia contable y de los procesos históricos contables, constituye una oportunidad invaluable para lograr conocer la realidad de la contaduría en Colombia y el desarrollo en otros países. Esta asignatura es de carácter teórico – práctica, y de gran importancia para el futuro contador pues le brinda las herramientas y elementos de juicio necesarios para determinar la situación financiera de las empresas a través del análisis realizado a los principales estados financieros, busca las estrategias adecuadas que le permitan soluciones a los problemas ya sean del sector Comercial, Industrial, de Servicios o sector Público. La contabilidad resiste gran importancia por el conocimiento preliminar de la parte contable en general, su esencia, su aplicación, su dinámica y el conocimiento del ente económico como eje fundamental para la aplicación contable. Permite que el alumno conozca de una manera aplicada algunos procedimientos y técnicas más especificas que se realizan en el ciclo de operaciones del ente económico. El conocimiento de tales procedimientos y sistemas de trabajo; permitirá que el estudiante se compenetre en el contexto del sistema operacional y en el ciclo transaccional, despertando el interés del mismo por el desarrollo de las actividades propias de un ente económico. Igualmente se introducirá en el conocimiento de las cuentas de transitorias y de balance. 7
  • 8. METODOLOGÍA La programación se desarrollará fundamentando la investigación de los estudiantes a distancia sobre temas del modulo antes de cada sección para su análisis y discusión, porque el aprendizaje a través de la participación en la metodología permite fijar más el conocimiento y facilita la reflexión deductiva cuando se deba actuar. La metodología será teórico – practica, por lo cual se debe aprovechar al máximo la tutoría del docente de esta área. Se utilizará: • Aclaraciones del tutor sobre los temas constitutivos del modulo • Talleres prácticos sobre ejercicios resueltos individualmente o en grupos. • Aprendizaje sobre la experimentación reflexiva en si mismo y en otros. • Trabajos de investigación y ejercicios de reflexión. 8
  • 9. UNIDAD 1 HISTORIA DE LA CONTABILIDAD OBJETIVO GENERAL • Explicar el origen y los fundamentos de la contabilidad a través de la historia. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Conocer la evolución de la contabilidad en cada una de las edades. • Utilización de términos bien definidos empíricamente significativos. • Procedimientos sistemáticos de comprobación de la información en cada una de las edades. 9
  • 10. CONTABILIDAD EN LA EDAD ANTIGUA • El hombre vivió en grupo • La familia se rigió bajo un régimen matriarcal de manera nómada • Al centralizarse el mando y volverse de tendencias sedentarias aparece el patriarcado. • Se practicaba el autoconsumo – cambio • La complejidad de actividades permite la división del trabajo • Con el trueque aparece una unidad de medida y valor, en un principio fueron los animales (el buey), posteriormente, la moneda con las mismas funciones de hoy. • Aparece la escritura a través de signos • Origen de los números por medio de símbolos • Surge la contabilidad por partida simple • Aparecen las primeras organizaciones Bancarias en el templo ,Rojo de Babilonia • Se cobran impuestos • Aparece la primera moneda de plata aceptada internacionalmente como medio de cambio. • Las emigraciones dieron origen a la actividad mercantil • Surgen los banqueros griegos, quienes fueron famosos en Atenas porque llevaban la contabilidad a sus clientes 10
  • 11. Aparece el libro adversaria especie de borrados para registrar los Ingresos y Gastos de manera diaria. • En libro Codex o Tubulae, se hacían registro con mucho cuidado y se debía conservar la forma de registro; a un lado estaban escritos los ingresos “Acceptum” y al otro lo gastos”Expensum”. • El estado de la caja “Arca”, aquí figuraban los retiros en el Expensum y los Ingresos en el Acceptum. • Libro Nexum tenía como origen el préstamo de dinero según la ley Paetelia Papiria, se registraba el nombre del deudor en el Codex del acreedor y la cantidad prestada queda lugar a la obligación a favor de este. • Egipto; Mesopotamia y Grecia, practicaron la contabilidad • La Ley Paetelia Papiria es la Ley más antigua de que se tiene noticia hacia nacer derechos y obligaciones de los asientos contables. • Los contadores romanos fueron generalmente esclavos y plebeyos, se agruparon constituyendo colegios CONTABILIDAD EN LA EDAD MEDIA • Las cuentas y razones de las operaciones fueron llevadas en monasterios. • Con las invasiones árabes y normandas la contabilidad mercantil se volvió exclusivamente actividad del señor Feudal. 11
  • 12. En el libro Capitulare de villis aro, se registraba el inventario anual de las propiedades del Imperio separando los Ingresos y los Egresos • La diversidad de monedas fue un obstáculo a la generalización de un sistema contable unánimemente aceptado. • Las prácticas contables eran llevadas por escribanos a las ordene de los señores Feudales. • Aparece la hipoteca de propiedades, monedas las cuales debían ser devueltas. • Surgen los grandes monopolios comerciales. • Aparece la contabilidad por partida doble. • Se introdujo el uso de los números arábigos • Se impuso a los funcionarios encargados de la administración de rentas públicas la obligación de rendir cuentas anualmente. • Se llevan los libros de Caja y cuentas corrientes en forma invertida, en el lado izquierdo el Haber – egresos y en el lado derecho – ingresos. • Aparece la cuenta Pérdidas y Ganancias, a través del decreto 1327 originado por las múltiples pérdidas de dinero. • Se crea el cargo de auditor cuya misión consistía en vigilar y cotejar el trabajo conservando un duplicado del mismo. • La implementación de los libros auxiliares fue un nuevo avance en la contabilidad. • surge el libro Mayor y Balance denominado Cartulari. 12
  • 13. Se crean las cuentas patrimoniales. • Se innova la apertura y cierre de operaciones bianualmente con un estado financiero que estipula el patrimonio de la unidad económica informando el resultado de las operaciones como la participación individual de los socios. • Nace un nuevo libro Memorando o Recordatorio que permitía el mejor uso de los otros ( diario columnario ) CONTABILIDAD EN LA EDAD MODERNA • Se generalizo el uso de los números arábigos y la impresa. • La impresa permite divulgar los conocimientos de los estudiosos. • Aparece el primer libro estructurado para la práctica del comercio. • Se establece la identidad de la partida doble. • Se usan tres libros cuaderno (mayor), Giornale (Diario) y memoriale ( Borrador o recordatorio). • Se establece que los libros se deben identificar en la primera página. • No se habla de libro de Inventario, se estipula que el giro deberá asentarse en el diario y de ahí pasarse al mayor según su clasificación. • Fray Lucas Pacido redacto un tratado de contabilidad en 1494. • Aparece la explicación del Inventario manifestando que es un listado de Activos y Pasivos preparados por los propietarios de las empresas, y debe ser hecho solo en un día. • Se habla de cambiar la moneda, porque debido a la diversidad de las mismas se deben utilizar varias columnas para el registro de las operaciones. • Se origina la famosa revolución de los precios. 13
  • 14. Para evitar discrepancias todas las partidas que se registran, vayan firmadas por el Contador y el Tesorero, principio fundamental de control que debe perdurar a través de los años. • En los años 1581, existían agrupaciones de contadores que se dedicaban a la profesión en una forma independiente. • En 1805 se establece como requisito indispensable que toda persona que quiera practicar la profesión contable de manera independiente debe someterse a pasar un severo examen siempre y cuando haya trabajado con algún profesional autorizado por cierto tiempo. CONTABILIDAD EN LA EDAD CONTEMPORANEA • En esta edad nace la revolución industrial • Las regulaciones gubernamentales fueron más elásticas. • Aparece el código Napoleón (1808) que da las bases para un mercado estable, el cual favorece en Francia a la burguesía de comerciantes • La contabilidad surge modificaciones de fondo y forma bajo el nombre de Principios de Contabilidad. • El presupuesto se convierte en el instrumento para controlar en forma eficiente la actividad financiera. • Se utiliza el libro Diario para relacionar conceptos en orden cronológico. • El libro mayor se utiliza para la acumulación clasificada de cuentas con sus cargos y abonos. • En 1883 entro en vigencia el Código de Comercio Mercantil que regula la práctica contable. • Las primeras cuentas de contabilidad fueron usadas según su verdadero significado débito y crédito. • Surge el Concepto de depreciación. 14
  • 15. Se determino que un profesional de la Contabilidad que operase independientemente debería examinar y certificar los reportes financieros. • En 1905 se crea la carrera de Contador de Comercio y mediante examen profesional puede optar al titulo de Contador Publico Titulado. • En 1917 se funda la Asociación de Contadores Públicos Titulados. • En 1929 se determino la necesidad de la certificación por contador público y que en adelante se denomina Dictámenes. • En 1934 se emitieron seis reglas, que se conocen como el primer intento de Principios de Contabilidad. • Se establece en 1944 que la profesión de Contador requiere titulo para su ejercicio. • Se constituye el Colegio de Contadores Públicos. • Por último un espíritu de elevada ética profesional, es el cimiento de una honorable clase, al servicio de la comunidad. 15
  • 16. UNIDAD 2 LA CONTADURÍA PÚBLICA EN COLOMBIA OBJETIVO GENERAL Conocer la reglamentación del ejercicio de la profesión contable y demás normas. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Comprender los principios básicos que rigen la contabilidad. • Emplear correctamente las normas básicas, y técnicas en la contabilidad. • Conocer los principios éticos que rigen la conducta profesional. • Aplicar las normas básicas que regulan la contabilidad, en general, y en el ejercicio de la profesión contable. LA PROFESIÓN CONTABLE 16
  • 17. Mediante el decreto legislativo 2373 de 1956, el Gobierno Nacional reglamento con cierto grado de organización la actividad de contador público en Colombia, concediéndole a este profesional la categoría de juramentado, y distinguiendo entre contadores inscritos y contadores públicos, con facultades a estos últimos para dar fe pública. Frente a la presencia de fallas que resultaba necesario subsanar y al papel de este profesional en la sociedad, se expidió la ley 145 de 1960, por medio de la cual se reglamento la profesión de contador público, derogando el Decreto Legislativo 2373, donde suprimió la categoría de contador inscrito dejando desde esa fecha, como única la de contador público. Después de 30 años de dicho ordenamiento se expide la Ley 43 de 1990, como una reforma a la anterior con la expedición de un código de ética donde se establecen los principios constitutivos del ejercicio de esta profesión, con fundamento en la función social que caracteriza al contador público, en sus relaciones con la sociedad, el Estado, los usuarios de sus servicios y sus colegas. Integridad, conciencia moral, aptitud e independencia mental. Cualidades que deben caracterizar al contador, también se estableció el régimen de inhabilidades e incompatibilidades aplicables a los contadores públicos. Se precisaron las actividades relacionadas con la ciencia contable, destacándose la Revisoría fiscal en materia de dictámenes profesionales y certificaciones sobre estados financieros, se considera que esta función es privativa del contador público. En cuanto a la obligatoriedad de tener revisor fiscal las sociedades comerciales se establecieron los montos de activos brutos, se creo el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, organismo encargado de la orientación técnico científica de la profesión y de la investigación de los principios de contabilidad y normas de auditoria generalmente aceptados en el país, se estableció la expedición de tarjetas profesionales por la Junta Central de Contadores. En el año 2000 esta ley fue examinada por la Corte Constitucional declarando exequibles e inexequibles algunas disposiciones, dejando vigentes algunos artículos de la Ley 145 de 1960 y Ley 43 de 1990. 17
  • 18. DEL CONTADOR PÚBLICO Se entiende por contador público la persona natural que, mediante la inscripción que acredite su competencia profesional en los términos de la presente ley esta facultado para dar fe pública de hechos propios del ámbito de su profesión, dictaminar sobre estados financieros y realizar las demás actividades relacionadas con la ciencia contable en general. La relación de dependencia laboral inhabilita al Contador para dar fe pública sobre actos que interesen a su empleador. Esta inhabilidad no se aplica a los revisores fiscales, ni a los contadores públicos que presten sus servicios a sociedades que no estén obligadas, por ley o por estatutos, a tener revisor fiscal. INSCRIPCIÓN DEL CONTADOR PÚBLICO. La inscripción como contador público se acreditará por medio de una tarjeta profesional que será expedida por la Junta Central de Contadores. EVOLUCIÓN Y ANÁLISIS DE LOS FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD La evolución contable se basa en diversas exposiciones teóricas e hipótesis que han sido motivadas de forma empírica por relaciones sociales que desarrollan los seres humanos mediante las que se han motivado transacciones de intercambio para satisfacer las necesidades que han surgido por periodos los cuales han permitido que día a día esta sea más elaborada, dentro de estas etapas de la contabilidad se pueden destacar: empírico, clásico y científico. En estos periodos se avanza hacia planteamientos orientados cada vez más hacia la economía e involucrándose en ella otros agentes hasta llegar a la convicción manejada actualmente en la que se le otorga un carácter de mayor relevancia en el que se habla de un comportamiento científico administrativo. Que se involucre en un proceso investigativo que perfeccione el marco teórico en el 18
  • 19. que se tengan en cuenta los antecedentes del problema a investigar permitiendo que haya una aplicación concreta a cada uno. NORMAS, PRINCIPIOS, POSTULADOS Y CONCEPTOS CONTABLES APLICADOS EN COLOMBIA. 1. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS: • DEFINICION: Se entiende por principios o normas de Contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas. 2. NORMAS CONTABLES BASICAS: Son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que fundamentan y circunscriben la información contable. En general éstas normas aportan un avance significativo en la generación de información contable al introducir conceptos tan importantes como son identificar el ente económico con la empresa, señalar criterios para la continuidad del ente, incluir la teoría del mantenimiento del capital tanto financiero como operativo, y ante todo reconocer las bases de valuación y cuantificación. Entre las normas Básicas señaladas en el decreto 2649 de 1993 tenemos: ENTE ECONÓMICO: El ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal para distinguirse de otros entes. CONTINUIDAD: Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuara o no funcionando 19
  • 20. normalmente en periodos futuros. En caso de que el ente económico no vaya a continuar en marcha, la información contable así deberá expresarlo. Teniendo en cuenta si es por pérdidas recurrentes, deficiencia de capital, incumplimiento de las obligaciones, venta de activos importantes, otras situaciones internas o externas, (Huelgas, catástrofes naturales). UNIDAD DE MEDIDA: Los hechos económicos deben reconocerse en una misma unidad de medida, por regla general se debe utilizar como unidad de medida la moneda funcional que es el signo monetario del medio económico en el cual el ente principal obtiene y usa efectivo. PERIODO: El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros durante su existencia. Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración del ciclo de las operaciones por lo menos una vez al año con corte al 31 de diciembre, emitiendo estados financieros de propósito general. VALUACIÓN O MEDICIÓN: Los recursos como los hechos económicos que los afecten deben ser cuantificados en términos de unidad de medida, con sujeción a las normas técnicas son criterios de medición aceptados: El valor histórico, el valor actual, el valor de realización y el valor presente. VALOR O COSTO HISTÓRICO: Representa el valor original consumido u obtenido en efectivo, o en su equivalente en el momento de realización de un hecho económico con arreglo a lo previsto en este decreto, dicho importe debe ser reexpresado para reconocer el efecto ocasionado por las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda. VALOR ACTUAL O DE REPOSICIÓN: Es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, que se necesitaría para reponer un activo o se requeriría para liquidar una obligación, en el momento actual. 20
  • 21. Valor de realización o de mercado: Es el que representa un importe en efectivo, o en su equivalente, en que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal de los negocios. Se entiende por valor neto de realización el que resulta de deducir del valor de mercado los gastos directamente imputables a la conversión del activo o a la liquidación del pasivo, tales como comisiones, impuestos, transporte y empaques. Valor presente o descontado: es el que representa el importe actual de las entradas o salidas netas en efectivo o en su equivalente, que generaría un activo o un pasivo, una vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa pactada o, a falta de esta, a la tasa efectiva promedio de captación de los bancos y corporaciones financieras para expedición de certificados de depósito a término con un plazo de 90 días (D.T.F. Depósito a Termino Fijo), la cual es certificada periódicamente por el Banco de la República . ESENCIA SOBRE LA FORMA: Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal. Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio. REALIZACION: Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando se pueda comprobar que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables. 21
  • 22. ASOCIACIÒN: Se deben asociar con los ingresos devengados en cada periodo los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros periodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el periodo corriente. MANTENIMIENTO DEL PATRIMONIO: se entiende que un ente económico obtiene utilidad, o excedentes, en un periodo únicamente después de que su patrimonio al inicio del mismo, excluidas las transferencias de recursos a otros entes realizadas conforme a la ley, haya sido mantenido o recuperado. Esta evaluación puede hacerse respecto del patrimonio financiero (aportado) o del patrimonio físico (operativo). Salvo que normas superiores exijan otra cosa, la utilidad, o excedente, se establece respecto del patrimonio financiero debidamente actualizado par reflejar el efecto de la inflación. REVELACIÒN PLENA: El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que ésta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo. La norma de revelación plena se satisface a través de los estados financieros de propósito general, de las notas a los estados financieros de información suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno. IMPORTANCIA RELATIVA O MATERIALIDAD: El reconocimiento y presentación de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo en su importancia relativa. Un hecho económico es material cuando debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta 22
  • 23. las circunstancias que lo rodean puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información. Al preparar estados financieros la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo corriente, pasivo total, pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda. PRUDENCIA: Cuando exista dificultad de medir de manera confiable y verificable un hecho económico se debe optar por registrar alternativas que tengan menos probabilidades de sobrestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos. NORMAS TECNICAS Normas Técnicas Generales: Regulan el ciclo contable o proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y trasmiten en forma correcta a los usuarios de la información o sea es un sistema para la creación y comunicación de información de contenido financiero. PROPOSITO: en desarrollo de las normas básicas, las normas técnicas generales regulan el ciclo contable . El Ciclo Contable: Es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la información. Las normas técnicas se relacionan con las fases del ciclo contable de la siguiente manera: a. ENTRADA DE INFORMACIÓN 1. Reconocimientos de los hechos económicos: Es el proceso de registrar e identificar formalmente en la contabilidad los hechos económicas realizados 23
  • 24. 2. Contabilidad de causación o acumulación: Los hechos económicos deben ser reconocidos en el periodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea pagado o recibido el efectivo o su equivalente. b. PROCESAMIENTO DE DATOS 3. Medición al valor histórico: los hechos económicos se reconocen inicialmente por su valor histórico, aplicando cuando fuere necesario la norma básica de la prudencia. De acuerdo con las normas técnicas especificas, dicho valor una vez reexpresado como consecuencia de la inflación, cuando sea el caso debe ser ajustado al valor actual, al valor de realización o al valor presente. 4. Moneda Funcional: En Colombia la moneda funcional es el peso. Las transacciones realizadas en otras unidades deben ser reconocidas en la moneda funcional, utilizando la tasa de conversión aplicable en la fecha de su ocurrencia. Según normas especiales se pueden utilizar otras unidades de medida, siempre que puedan convertirse en cualquier momento a la moneda funcional. 5. Ajuste a la Unidad de Medida: Los estados financieros se deben ajustar para reconocer el efecto de la inflación, aplicando el sistema integral. Se debe calcular con relación a las partidas no monetarias utilizando para ello el PAAG anual, mensual acumulado, o mensual según corresponda. 6. Provisiones y Contingencias: se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables así como para disminuir el valor reexpresado si fuese el caso, de los activos, cuando sea necesario de acuerdo a las normas técnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificadas y confiables, las contingencias pueden ser eventuales, probables o remotas. 24
  • 25. 7. Clasificación: Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadamente, la clasificación se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente económico, incluyendo la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares en uso, con indicación de su descripción, de su dinámica o de los códigos que las identifiquen. 8. Asignación: Los costos de los activos, y los ingresos y gastos diferidos reexpresados como consecuencia de la inflación cuando sea el caso, deben ser asignados o distribuidos en las cuentas de resultados, de manera sistemática, en cumplimiento de la norma básica de la asociación. La asignación del costo de las propiedades planta y equipo, se denominan depreciación. La de los recursos naturales agotamiento. Y la de los diferidos e intangibles, amortización. 9. Diferidos: deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la obligación correlativa esté total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el correspondiente beneficio económico esté total o parcialmente consumido o perdido. 10. Asientos: Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar por el sistema de partida doble .pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes, las operaciones se deben registrar cronológicamente, los asientos respectivos se deben hacer en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado. Se deben resumir los movimientos débitos y créditos de cada cuenta y establecer su saldo, cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advierte. 25
  • 26. 11. Ajustes: antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional. 12. Cierre Contable: Al finalizar el periodo y antes de divulgar los estados financieros de fin de periodo, deben cerrarse las cuentas de resultado y transferir su saldo neto a las cuentas apropiadas del patrimonio. C. SALIDA DE DATOS 13. Verificación de las afirmaciones: Antes de emitir estados financieros, la administración del ente económico debe cerciorarse de que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explicitas e implícitas, en cada uno de sus elementos, las afirmaciones que se derivan de las normas básicas y técnicas son: Existencia, Integridad, Derechos y obligaciones, Valuación, Presentación y revelación. 14. Tratamiento de informaciones conocidas después de la fecha de cierre: Debe reconocerse en el período objeto de cierre el efecto de las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisión de los estados financieros, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían antes de la fecha de cierre. Normas técnicas específicas Se relacionan directamente con los elementos de los estados financieros y son: normas relacionadas a los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, 26
  • 27. costos, cuentas de orden y las relacionadas con las operaciones descontinuadas y empresas en liquidación. CAMPOS DE ACCIÓN DEL CONTADOR PÚBLICO Los campos de acción o las actividades relacionadas con la ciencia contable en general todas aquellas que impliquen organización, revisión y control de contabilidades, certificaciones y dictámenes sobre estados financieros, certificaciones que se expiden con fundamento en los libros de contabilidad, revisoría fiscal, prestación de servicios de auditoria, así como todas aquellas actividades conexas con la naturaleza de la función profesional del contador público, tales como: la asesoría tributaría, la asesoría gerencial, en aspectos contables y similares, la docencia entre otras. UNIDAD 3 27
  • 28. CONCEPTOS BÁSICOS OBJETIVO GENERAL • Introducir un conjunto de conceptos, definiciones y terminología utilizados en la práctica contable. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Identificar los diferentes tipos de organizaciones según sus características de orden jurídico, legal y sus actividades. • Conocer la importancia de la contabilidad. • Tener claro algunos conceptos y terminología contables. • Diferenciar los documentos de comercio. • Distinguir los usuarios de la contabilidad. LA CONTABILIDAD Y LA ACTIVIDAD ECONÓMICA 28
  • 29. Entre los agentes dinámicos de la actividad económica, se encuentran el comerciante y la empresa, los generadores de intercambios comerciales, los servicios, la producción y la manufactura. • Persona Natural: Llamada también persona física es el ser humano, hombre o mujer capaz para ser sujeto de derechos y obligaciones. • Persona Jurídica: Llamada persona moral. Entidad formada por la realización de los fines colectivos y permanentes de los hombres a la que la ley reconoce capacidad para ser sujeto de derechos y obligaciones, se denominan también personas ficticias, incorporales, morales o sociales. • Comercio: Es la negociación y trafico que se hace al vender, comprar o permutar unas cosas por otras, pues solo es una función social que busca satisfacer necesidades con animo de lucro. • Comerciante: Persona dedicada de forma profesional al comercio, realizando transacciones de compra-venta en el mercado. EMPRESA Se denomina empresa a toda actividad económica organizada para la producción, transformación circulación, administración o custodia de bienes y prestación de servicios, en todas las empresas se proyectan a un objetivo, obtener ganancias. 29
  • 30. CLASIFICACIÒN DE LAS EMPRESAS. a) SEGÚN SU ACTIVIDAD ECONÓMICA: 1) AGRICOLAS: Explotación de producción agrícola Ej., cultivo de palma africana, Borojó. 2) PECUARIAS: Orientadas a la producción de ganado Ej.: Hato Llano grande 3) MINERAS: Su actividad económica se orienta a la extracción de minerales que son utilizados como materia prima en otros procesos Ej. Cales de Colombia, Empresas petrolera, auríferas. 4) INDUSTRIALES O DE TRANSFORMACION: Aquellas dedicadas a la compra de materias primas para transformarlas en nuevos productos. Ej. Col tejer, Tejí cóndor, Coca cola. 5) COMERCIALES: Dedicadas a la compra de bienes elaborados, sin transformarlos o cambiar las características del mismo para luego venderlos. EJ: Almacén Éxito, La 14. 6) SERVICIOS: Su actividad económica es vender servicios o capacidad profesional o técnica. Ej. Banco de Bogotá, Médicos, Abogados. b) SEGÚN SU TAMAÑO 1) PEQUEÑA EMPRESA: Existe un solo propietario, pocos empleados, capital pequeño de trabajo, no existe delimitación clara y definida de funciones. Ej. Zapatería El Rey 2) MEDIANA EMPRESA: Hay una división y especialización del trabajo, la cantidad de empleados es mayor, la inversión y el rendimiento considerable, información contable mas amplia. Ej. Comercializadoras. 30
  • 31. 3) GRAN EMPRESA: Es la mayor organización, cuenta con personal técnico y especializado en cada actividad, existe manual de funciones y de procedimientos, hay división del trabajo especializado, la inversión y los rendimiento son considerables, la información contable es mayor y su registro es sistematizado, utiliza un gran número de empelados. Ej. Carvajal y CIA. c) SEGÚN EL NUMERO DE PROPIETARIOS 1) Empresas Individuales, Unipersonales o de un solo propietario: denominadas también empresas unitarias o de propietario único, a partir de la Ley 222 de 1995 estas empresas pueden constituirse como personas Jurídicas, similares a las sociedades Ltda. deben registrarse en la Cámara de Comercio, la responsabilidad del propietario esta limitada al valor de los bienes apostados, la razón Social debe estar seguida de la expresión “Empresa Unipersonal o de la sigla EU”. 2) Empresas Multipersonales O De Varios Socios : Pertenece a dos o más socios, de acuerdo con su constitución se clasifican en: SOCIEDADES DE PERSONAS a. Sociedad Colectiva: formada por dos o más personas, denominados socios colectivos quienes administran la empresa y responden ante terceros en forma personal, ilimitada y solidaria. La razón social se forma con los apellidos de todos los socios o algunos de ellos seguidos de las expresiones y compañía, hermanos e hijos. La sociedad colectiva se disolverá por: 31
  • 32. Por muerte de alguno de los socios, si no hubiere estipulado su continuación en uno o más de los herederos. • Por incapacidad sobreviviente a algunos de los socios a menos que se convenga que la sociedad continué con los demás, o que acepten que los derechos del incapaz sea ejercido por su representante. • Por la declaración de quiebra de algunos de los socios, si los demás no adquieren su interés social o no aceptan la cesión a un extraño una vez requerido por el sindico de la quiebra. • Por enajenación forzada del interés de algunos de los socios, a favor de un extraño. Si los demás asociados no se avienen dentro de los 30 días siguientes a continuar la sociedad con el adquiriente. • Por la renuncia o retiro justificado de algunos de los socios, si los demás no adquieren su interés en la sociedad o no aceptan su sesión a un tercero. b. Sociedad de responsabilidad Limitada: Conformada con no menos de dos y no más de 25 socios, la razón social puede estar determinada por el objeto social de la empresa o con el nombre y apellido o el solo apellido de una o más personas naturales seguida de las expresiones LTDA, o la palabra Limitada, los socios responden solidariamente y proporcionalmente por los impuestos de la sociedad y las obligaciones salariales producto de la actividad económica. Se disolverá Cuando ocurran perdidas que reduzca el capital por debajo del 50% o cuando el numero de socios exceda de veinticinco (25). c. Sociedad Comandita simple: Está formada por dos clases de socios: 32
  • 33. - Socios gestores: que responden ilimitadamente. - Socios comanditarios: que se limitan a responder sólo por el valor de los aportes en caso de liquidación obligatoria (Ley 222 de 1995: Antes denominada quiebra),no están obligadas a constituir reserva legal, la razón social se forma con el nombre completo de uno o varios socios gestores, seguido de la sigla “S en C”, el representante legal solo puede ser uno de los socios gestores. Los socios gestores podrán ceder sus aportes bajo la autorización de los demás socios comanditarios; por el contrario, los comanditarios lo pueden ceder con la aprobación de los demás comanditarios. SOCIEDADES DE CAPITAL a. Sociedad Anónima: son personas jurídicas, se crean con aportes de los accionistas, quienes son responsables hasta por el monto de sus aportes, requieren para su constitución un mínimo de cinco socios o accionistas la razón social puede hacer referencia a las actividades de la empresa, seguida de las palabras “sociedad anónima” o de la letra “S.A.” se disolverá: • Por perdida que reduzcan el patrimonio neto por debajo del 50% del capital suscrito. • Cuando el 95% o mas de las acciones suscritas lleguen a pertenecer a un solo accionista. La disolución no significa que el ente económico haya desaparecido, toda vez que este continua sin vida hasta cuando se inscribe en el registro mercantil, la escritura donde conste que se protocolizo la cuenta final de liquidación aprobada por la súper sociedades y los demás documentos de Ley. b. sociedades en comandita por acción 33
  • 34. Formada por socios gestores y socios comanditarios, estos últimos con un mínimo de cinco accionistas, la razón social se forma con el nombre o apellido completo de uno o más socios gestores, agregando la expresión “y compañía”, seguida de las palabras sociedad comanditaria por acciones o la abreviatura S.C.A.”. Se disolverá por: • Por los causales señalados en el articulo 218 del Código del Comercio. • Por las causales especiales de la sociedad colectiva cuando ocurren respecto de los socios gestores. • Por la desaparición de una de las 2 categorías de socios d) SEGÚN LA PROCEDENCIA DEL CAPITAL 1) Empresas Privadas: La actividad comercial se encuentra en manos del sector privado, son rentables, las personas son libres de utilizar su propiedad, renta y habilidades como prefiera determinando la cantidad y clases de bienes que deben producir; las técnicas y medios de distribución. Ej. Carulla. 2) Empresas Oficiales O Públicas: Son empresas del Estado, se dedican en condiciones de monopolio a suministrar bienes y servicios esenciales como; agua, alcantarillado, comunicaciones. Igualmente hay empresas dedicadas a la producción o extracción de bienes que por sus características especiales son de competencia del Estado. Ej. La producción de Licores, “Licoreras” explotación del subsuelo, Empresa Colombiana de Petróleo. 3) Empresas De Economía Mixta: Son empresas que están constituidas por aportes del estado y personas particulares. Se dedican a la producción de 34
  • 35. bienes o servicios de interés público que el estado no puede atender. La condición es que el estado posee el 50% o más de capital y desarrollen sus actividades bajo vigilancia de la Contraloría General de la Republica. Ej. Una Universidad Semioficial. E. SEGUN SU PROPÓSITO LUCRATIVO: De acuerdo con la posibilidad de repartir en efectivo los excedentes o utilidades entre los propietarios, las empresas se pueden clasificar en dos tipos: sin ánimo de lucro o con ánimo de lucro - Empresas sin Ánimo de Lucro: Las empresas de este tipo no pueden repartir en dinero sus excedentes o ganancias entre los dueños. Tal es el caso de las cooperativas, las asociaciones y las fundaciones, entre otras. - Empresas con Ánimo de Lucro: Los propietarios de estas empresas sí pueden recibir en efectivo las utilidades que obtengan. DOCUMENTOS DE COMERCIO Sirven de soporte contable y respaldan las transacciones; se elaboran en original y tantas copias como lo exijan las necedades de la empresa. Toda transacción comercial genera una serie de documentos que sirven de respaldo para el registro de la información relacionada con la forma como se efectúa la operación y sus condiciones. CLASES DE DOCUMENTOS: 35
  • 36. 1. Documentos comerciales no negociables: Sirven de información sobre cualquier transacción comercial y suministran los datos para su registro contable no tienen carácter negociable. Entre estos tenemos: a) DOCUMENTOS INFORMATIVOS: • COTIZACION: Es un documento que expide el vendedor a solicitud del cliente, contiene información del bien o servicio que se ofrece y las condiciones de la negociación para la toma de decisiones acerca de la mejor poción, consta de los siguientes datos: - Nombre del cliente, Fecha, Tiempo de validez, Forma de pago, Despacho, Descripción, Observaciones, Firma de los responsables. • PEDIDO: Es el compromiso formal para una compra de un bien o servicio, contiene los siguientes datos: Numero, Nombre del cliente, Fecha del pedido, Dirección del cliente, Forma de entrega, Nombre del vendedor, Forma de pago, Descripción del Pedido, Firma de los responsables. • REMISIÓN: Le permite al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitada en su pedido, contiene los siguientes datos: Numero, Nombre y dirección del comprador, datos del transportador, Descripción de la mercancía, Observaciones, firma de los responsables. • TARJETA DE KARDEX: Ofrece información inmediata acerca de las existencias de un producto, con el objeto 36
  • 37. de mantener actualizado el saldo disponible para la venta, consta de lo siguiente: Fecha, descripción, valor unitario, entradas, salidas, saldo, proveedores, ubicación, unidad, máximas y mínimos, articulo. b) DOCUMENTOS SOPORTES: Bien sean negociables o no, sirven de respaldo al asiento contable y por consiguiente se deben anexar al comprobante de diario o comprobante de contabilidad, entre los documentos soportes más comunes tenemos: • FACTURA COMERCIAL: Es el soporte de la compra-venta realizada, sirve para el cobro de las mercancías despachadas o servicios prestados al cliente. Consta de: datos del cliente, nombre del vendedor, fecha, lugar donde se despacho, forma de pago, Número de la cedula de ciudadanía, o Nit del comprobador, descripción, importación contable, firma de los responsables. • RECIBO DE CAJA: Se conoce también como comprobante de ingreso, sirve como comprobante de todos los ingresos recibidos y de constancia del pago efectuado por un cliente consta de: Número, persona de quien se recibe, fecha, concepto y valor, forma de pago, imputación contable, firma y sello. • RECIBO DE CAJA MENOR: respalda todos los pagos que por diferentes conceptos se cancelan a las personas que prestan algún servicio o venden un bien y que firman en señal de haberlo recibido. • COMPROBANTE DE EGRESO: Sirve de constancia de los dineros entregados por la empresa . • COMPROBANTE DE CONSIGNACION: Es el que se elabora cuando se deposita dinero en efectivo, cheque o recibos de tarjetas de crédito 37
  • 38. en la cuenta corriente bancaria, para que este comprobante de consignación tenga validez requiere de la firma y sello del cajero del banco. • NOTA DÉBITO: Este documento se diligencia cuando es necesario informar a un cliente acerca del valor de su deuda o de algún tipo de incremento por diferentes conceptos, en los bancos indica disminución del saldo de las cuenta corrientes o de ahorros, por chequeras, intereses comisiones. • NOTA CRÉDITO: Documento que se elabora cuando se le debe informar a un cliente que su deuda disminuye por algún concepto, en el sector bancario representa un incremento en los saldos de las cuentas corrientes o de ahorro por prestación concedida u otros conceptos. DOCUMENTOS COMERCIALES NEGOCIABLES Son los que se utilizan por seguridad y comodidad para pagar o respaldar las deudas adquiridas por las personas cuando realizan negocios y sirven de soportes para el registro contable, los principales son: • CHEQUE: Es un documento negociable, donde el titular de una cuenta corriente ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurídica, previa presentación, firma y entrega del cheque al mismo banco. De acuerdo con la manera como se diligencie el cheque, este recibe diferentes nombres:  Cheque Cruzado: Es el que se le trazan dos líneas paralelas en uno de sus ángulos superiores del cheque, indica que solo 38
  • 39. puede hacerse efectivo mediante consignación, no se pueden cobrar por ventanilla.  Cheque Especialmente Cruzado:- Es aquel que indica en medio de las dos líneas paralelas que debe ser cobrado únicamente por el primer beneficiario, o se escribe el nombre del mismo, este cheque no puede ser endosado a otra persona para su cobro.  Cheque De Gerencia: Este cheque es girado por los bancos contra sus propios fondos se hace efectivo al primer beneficiario y tiene el respaldo del banco como girador, ofrece total garantía al beneficiario.  Cheque certificado: Es el que el banco certifica indicando que la cantidad girada en el cheque cuenta con los recursos en la respectiva cuenta corriente por solicitud del girador, en estos casos el encargado de las cuentas corriente en el banco coloca un sello con la leyenda Certificado y firma para dar crédito al sello. • COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRÉDITO:- Llamada también dinero plástico es un medio de pago muy difundido actualmente se adquiere mediante contrato entre el cliente (tarjeta habiente) y un establecimiento bancario, en la tarjeta expedida por la entidad crediticia, el usuario puede efectuar pagos en establecimientos comerciales afiliados al sistema de crédito; se puede diferir el pago, es un documento de mucha aceptación. • PAGARE: Titulo valor por el cual una persona denominado suscriptor se compromete a pagar una suma de dinero en una fecha determinada a otra persona, que se llamada beneficiario, este documento es utilizado 39
  • 40. por empresas de financiamiento comercial, para captación de dinero, en su diligenciamiento se utiliza formatos preimpresos en papel de seguridad, es de circulación privada y utilizado por las entidades de crédito. • LETRA DE CAMBIO: Documento negociable mediante el cual una persona ordena a otra que pague a una tercera persona cierta cantidad de dinero en un lugar y tiempo determinado previamente. • LIBRANZA: Documento comercial utilizado regularmente, por cooperativas o empresas en las cuales labora el beneficiario de un préstamo o crédito, mediante la libranza el deudor autoriza a su patrono la deducción de cuotas periódicas de su salario, honorarios o participaciones a que tiene derecho para la cancelación de su obligación crediticia. CONTABILIDAD: Sistema de información que permite identificar clasificar, registrar, resumir, interpretar, analizar y evaluar en términos monetarios las operaciones y transacciones de una empresa. USUARIOS DE LA CONTABILIDAD: • Usuarios Externos: Quienes se distinguen por tener un interés indirecto con la empresa, su influencia es en el entorno socioeconómico, no tienen acceso a la información directamente, entre ellos tenemos: Inversionistas, prestamistas, acreedores., proveedores, clientes, cámaras de comercio, asociaciones gremiales y públicos en general. 40
  • 41. Usuario Internos: Tienen un interés directo con la empresa como propietario y accionistas, gerentes, directores, gerentes, jefes de departamento, empleados, sindicato, autoridades de vigilancia y control. Cuentan con otras fuentes adicionales de información y tienen la posibilidad de determinar, por tener autoridad jerárquica o poder legal, la forma y contenido de la información financiera de modo que satisfaga sus necesidades. CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACION CONTABLE Las características cualitativas de la información contable son: sus atributos necesarios para satisfacer sus objetivos básicos; la información contable debe ser: a) Comprensible: Clara y fácil de entender b) Útil, Pertinente y confiable: es pertinente cuando posee valor de retroalimentación de predicción y es oportuna. Confiable Cuando es neutral, verificable y representa fielmente los hechos económicos. c) Comparable: Cuando ha sido prepara sobre bases uniformes. CAMPOS DE APLICACIÓN DE LA CONTABILIDAD La contabilidad no solo se ocupa de los registros o anotaciones detalladas de los aspectos comerciales, su campo de acción es muy amplio. La contabilidad según el tipo de empresa donde se aplique puede ser: 41
  • 42. a) Contabilidad Privada: Se lleva en empresas cuyos propietarios son personas particulares y de acuerdo con la actividad de la organización se subdivide en: 1) Contabilidad Comercial: se utiliza en organización de compra- venta de mercancías. Ej. los Almacenes. 2) Contabilidad de Servicios: La que se maneja en los negocios de prestación de servicios. Ej. Empresas de Transporte. 3) Contabilidad de Costos: llevada a cabo en las empresas Manufacturas, Mineras, Agrícolas, pecuarias Ej. industrias Textil. 4) Contabilidad Bancaria: Es la que opera en Entidades Financieras, para registrar las operaciones de los Bancos, Corporaciones de Ahorro y Crédito. 5) Contabilidad Cooperativa: La que se lleva en las Cooperativas. b) Contabilidad Oficial: La utiliza en las empresas Estatales. 42
  • 43. UNIDAD 4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE OBJETIVO GENERAL • Desarrollar un modelo que incluya los procedimientos utilizados en contabilidad para registrar los hechos económicos. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Analizar el efecto de las transacciones comerciales en la ecuación contable. • Describir el sistema de partida doble, base para la elaboración de estados financieros. • Comprender la importancia del balance de prueba como medio de verificación del sistema contable. • Utilizar el Plan Único de Cuentas en la codificación de las cuentas. SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE 43
  • 44. Es la combinación de personal, registros y procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información financiera, a fin de producir y revelar información de carácter contable financiero que sea confiable y útil, de manera que los responsables de la administración dispongan de ella oportunamente para las decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones. Para administrar y evaluar una empresa es importante tener una información básica de los sistemas de contabilidad, ayuda a los gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE Entre los elementos del sistema de información contable que permiten su dinámica y constituyen su estructura de funcionamiento tenemos: 1. Los documentos y transacciones de la empresa y de los hechos económicos. 2. La legislación fiscal, la laboral y de seguridad social, la de comercio, etc. 3. La tecnología de computación para la captación, el procesamiento y almacenamiento de datos así como para su interpretación, análisis y suministro de información. 4. Los fundamentos teóricos, técnicos y marco conceptual contable y financiero. 5. Las personas que intervienen en el funcionamiento y dinámica del sistema. 6. los recursos financieros y materiales necesarios. 7. El sistema o subsistema de control interno contable. 44
  • 45. ECUACION CONTABLE O PATRIMONIAL Resulta de comparar el Activo y el Pasivo de una empresa con el objeto de obtener el valor del patrimonio o capital, desde su inicio toda empresa puede expresar su ecuación patrimonial que se conservara a través de la vida del ente aun cuando los valores que involucra aumenten o disminuyan el Activo o el Pasivo. La ecuación contable se representa por las cuentas del activo, pasivo y patrimonio. EL ACTIVO: Todos los bienes de la empresa o la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico Ej.: Caja, Bancos, Clientes, Inversiones Inventarios, Equipos de oficina, Edificios. EL PASIVO: -Es la representación financiera de una obligación presente del ente económico derivada de eventos pasados en virtud de la cual se reconoce que en el futuro, se deben transferir recursos o proveer servicios a otros entes. Ej.: Obligaciones financieras, Proveedores, Cuentas por pagar, costos y gastos por pagar. EL PATRIMONIO: Es el valor residual de los Activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos. Son cuentas de patrimonio: aportes sociales, capital de personas naturales, reservas obligatorias, utilidad del ejercicio. REPRESENTACION DE LA ECUACION CONTABLE 45
  • 46. 1) Cuando la empresa no tiene deudas u obligaciones con terceros, la ecuación contable se representa así: ACTIVO = PATRIMONIO O CAPITAL Ej.: Pedro Pérez inicia un negocio con el siguiente aporte: en billetes monedas, cheques $2.000.000. Equipo de oficina $4.000.000. Un edificio $10.000.000. ACTIVO = Patrimonio o Capital $ 16.000.000 = 16.000.000. 2. Cuando la empresa tiene deudas u obligaciones con terceros la ecuación contable se presenta así: Ej. Billetes $2.000.000, Equipo de oficina $ 4.000.000. Edificio 10.000.000, en facturas de mercancías por pagar $ 3.000.000. . ACTIVO = PASIVO + CAPITAL O PATRIMONIO 16.000.000. = 3.000.000 + 13.000.000. 3. El patrimonio se conoce también como la diferencia entre el ACTIVO Y EL PASIVO, y se representa así: ACTIVO - PASIVO = PATRIMONIO O CAPITAL 16.000.000. - 3.000.000. = 13.000.000. CONTABILIDAD POR PARTIDA DOBLE 46
  • 47. Es un sistema universalmente aceptado para el registro contable de transacciones comerciales se fundamenta en los siguientes hechos. Los cuales son conocidos como el principio de la partida doble. • Cuando una persona vende, hay otra que compra • Cuando una persona entrega hay otra que recibe • No puede existir deudor sin acreedor • No puede haber acreedor sin deudor LAS TRANSACCIONES. Son todas las operaciones con valor monetario o intercambio económico que da lugar a cambios en la ecuación contable, ya sea por aumento o disminución en uno o varios de sus componentes activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos o costos. Ej.  Compra de un vehiculo  venta de mercancías  prestación de un servicio. La situación anterior origina los asientos de contabilidad, que son el registro de transacciones u operaciones comerciales en cada una de las cuentas afectadas. LA CUENTA Es cada uno de los elementos que intervienen en una transacción. Ej.: compra de un terreno, se paga en efectivo. Las cuentas que intervienen en la transacción son: Terrenos Caja LA CUENTA T 47
  • 48. Es el formato en el que se registran en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos o disminuciones que sufren los elementos de los estados financieros Se esquematiza así:  Nombre de la cuenta en la parte superior.  Lado izquierdo-debitos  Lado derecho-créditos  Saldo: puede ser debito o crédito ELEMENTOS DE LA CUENTA Los elementos fundamentales de una cuenta son el Debe y el Haber y se representan en una cuenta T así: Nombre de la Cuenta Debe Haber El DEBE: Va al lado izquierdo, corresponde a los debitos o cargos, esta acción se conoce como debitar o cargar una cuenta, en las cuentas del Activo los valores representan un aumento y en las cuentas de gastos, un Egreso. El HABER: Se registran al lado derecho correspondiente a los créditos o abonos, en las cuentas del Pasivo representan un aumento de las deudas, en las cuentas de Ingreso una captación de dinero por la prestación de servicios de la empresa, en las cuentas del Activo representan una disminución. Ej. Registrar un abono de $ 200.000 de un cliente Caja clientes 48
  • 49. $ 200.000 $ 200.000 b) Se retiraron de caja $ 200.000. Para consignarlos al banco Bancos Caja $ 200.000 $ 200.000 REGISTROS CONTABLES Los asientos contables son los registros monetarios escritos de una transacción u operación comercial realizada por el ente económico. Los registros contables pueden ser: simples o compuestos a) Registros Simples: Intervienen dos (2) cuentas una Deudora y otra Acreedora es decir que a un cargo le corresponde un abono. Ej. Se compro muebles y enseres para la empresa según factura No. 2630 por $ 5.000.000 de contado con cheques. Debito: Equipos de oficina 5.000.000 Crédito: Bancos 5.000.000 b) Registros Compuestos: Intervienen más de dos (2) cuentas a un cargo o diversos cargos corresponde un abono o varios abonos, puede tener una cuenta deudora y dos o más acreedores o lo contrario. Ej. Se compro muebles y enseres según factura No. 2630 por $ 5.000.000. Así: con cheque No. 35085 $ 2.000.000. Y se firmo una letra a 90 días $ 3.000.000. 49
  • 50. Débito: Equipos de oficina 5.000.000 Crédito: Bancos 2.000.000 Crédito: Cuentas corrientes comerciales 3.000.000 Ej. Se vende muebles y enseres según factura No. 1111 por $ 6.000.000. Así: con cheque No. 67980 $ 3.500.000. y a crédito el resto . Débito: Caja 3.500.000 Debito: Clientes 2.500.000 Crédito: muebles y enseres 6.000.000 CLASIFICACION Y NATURALEZA DE LA CUENTA  Reales o de balance : Activos Pasivos Patrimonio  Temporales ,nominales o de resultados Ingresos Gastos Costo de ventas Costos de producción  De orden o memorando Acreedoras Deudoras CUENTAS REALES O DE BALANCE Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa. Tienen duración permanente Son las que aparecen en el balance. CUENTAS DEL ACTIVO: 50
  • 51. Representan los derechos, bienes y recursos obtenidos por la empresa como resultado de eventos pasados de cuyo uso se esperan beneficios futuros, son de naturaleza debito Ejemplos: Caja, bancos, deudores, inversiones, terrenos, inventarios, edificaciones, maquinaria y equipo, equipo de oficina, patentes y marcas, crédito mercantil, etc. CUENTAS DEL PASIVO Representan las obligaciones que la empresa tiene con terceros derivadas de eventos pasados Son de naturaleza crédito Ejemplos: Obligaciones financieras, cuentas por pagar, proveedores, obligaciones laborales, impuesto de renta por pagar, ingresos recibidos por anticipados, etc. CUENTAS DEL PATRIMONIO Representan los compromisos que la empresa tiene con sus dueños; es el dinero que tienen invertido los dueños. Son de naturaleza crédito. Ejemplos Capital social, superávit de capital, revalorización del patrimonio, utilidad del ejercicio, superávit por valorizaciones, reservas. CUENTAS DE RESULTADOS O TRANSITORIAS. Tienen origen en las operaciones del negocio. Determinan el aumento o disminución del patrimonio por las utilidades o pérdidas en el ejercicio. Se llaman transitorias porque su duración es hasta la terminación de cada ciclo contable y se cancelan. CUENTAS DE INGRESOS 51
  • 52. Son las que generalmente causan un aumento en el patrimonio, Son de naturaleza crédito Ejemplos: venta de mercancías, ingresos por arrendamiento, ingresos por intereses etc. CUENTAS DE GASTOS Son todas las erogaciones en que incurre un negocio para cumplir con su objeto social, generalmente causan una disminución en el patrimonio. Son de naturaleza débito Ejemplo: Gastos salarios, gastos por intereses, gastos servicios públicos etc CUENTAS DE COSTOS DE VENTA Son las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios vendidos de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico en un periodo determinado. Su naturaleza es débito. CUENTAS DE COSTOS DE PRODUCCION O DE OPERACIÓN Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la elaboración o la producción de los bienes o la prestación de servicios, de los cuales un ente económico obtiene sus ingresos. Son de naturaleza débito. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS Estas cuentas reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden generar derechos afectando la estructura financiera del ente económico. Igualmente se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos del control interno de activos, información general o control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos y las declaraciones tributarias. 52
  • 53. CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS Registran los compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones y que por tanto puedan llegar a afectar la estructura financiera del ente económico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas par efectos del control interno de pasivos y patrimonio, información gerencial o control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los pasivos y patrimonio y las declaraciones tributarias. EJERCICIO DE APLICACIÓN 1. Mediante ejemplo represente un asiento compuesto 2. defina partida doble. 3. Demuestre contablemente la ecuación patrimonial. 4. Una empresa posee bienes y derechos por $15.000.000. y contrajo deudas por $ 6.850.000. ¿Cuál es su patrimonio 5. Determine el patrimonio de la compañía Aprendiendo Ltda., con los siguientes saldos: Acreedores varios 1.300.000 Caja 100.000 Inversiones en acciones 900.000 Muebles y enseres 2.400.000 Vehículos 6.500.000 Bancos nacionales 1.500.000 PLAN ÚNICO DE CUENTAS Es una herramienta creada para armonizar y unificar el sistema contable de los principales sectores de la economía colombiana donde su fundamento legal se encuentra en la norma técnica de clasificación de los hechos económicos. El plan busca mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la información contable generando beneficios para sus usuarios. El plan único de cuentas 53
  • 54. (PUC ) para comerciantes que opera en Colombia establecido inicialmente por el Decreto reglamentario 2195 de 1992, se le han practicado varias modificaciones reglamentadas por medio de los decretos 2650 de 1993, 2894 de 1994, 2116 de 1996 y 95 de 1997. El plan ha sido obligatorio desde el 1 de enero de 1995 para todas las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio. La estructura del plan único de cuentas esta compuesto por un catalogo de cuentas, la descripción y dinámica para su correcta aplicación. Catálogo de cuentas: contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas de las cuentas reales o de balance, de resultado o transitorias y de orden, identificadas con un código numérico y su correspondiente denominación con base en los siguientes niveles: Clase: Representada por el primer digito. Grupo: Representado por los primeros dos dígitos. Cuenta: Representada por los cuatro primeros dígitos. Subcuenta: Representada por los seis primeros dígitos. Auxiliares: Representados por los ocho primeros dígitos. La clase en las cuentas reales o de balance se encuentra identificada así: Clase 1: Activo Clase 2: Pasivo Clase 3: Patrimonio La clase en las cuentas transitorias o de resultado están identificadas así: Clase 4: Ingresos Clase 5: Gastos Clase 6: Costos de ventas Clase 7: Costos de producción o de operación La clase en las cuentas de orden de identifica así: 54
  • 55. Clase 8: Cuentas de orden deudoras Clase 9: Cuentas de orden acreedora DESCRIPCIONES Y DINAMICA DE LAS CUENTAS Descripciones: expresan o detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas incluidas en el catalogo e indican las operaciones a registrar en cada una de las cuentas. Dinámica: señalan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los diferentes movimientos que las afectan. Nota: en el capitulo III del plan único de cuentas se encuentran las descripciones y dinámicas para casa una de las cuentas con el fin de dar mayor claridad y entendimiento sobre el tema. PASOS A SEGUIR EN EL REGISTRO DE TRANSACIONES COMERCIALES Las empresas realizan durante el ciclo contable muchas operaciones las cuales se denominan transacciones comerciales. Al registrar estas transacciones se debe tener en cuenta los siguientes pasos: 1. Leer la transacción 2. Identificas las cuentas que intervienen en la operación 3. Clasificar las cuentas en el grupo a que pertenecen ósea, si son del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos o de orden. 4. Determinar si las cuentas están aumentando o disminuyendo de acuerdo a la transacción 5. Aplicar las reglas que determinan que las cuentas de activo y gastos aumentan en la columna del debe y disminuyen en la columna del haber, las de pasivos, patrimonio e ingresos aumentan en la columna del haber y disminuyen en la columna del debe. 55
  • 56. 6. Registrar las transacciones teniendo en cuenta que el total de los debitos o cargos es igual al total de los créditos o abonos. REGISTRO DE ALGUNAS TRANSACCIONES: A) DE INICIACIÓN O APERTURA DE OPERACIONES: Estas transacciones se registran al comienzo del negocio son los aportes que hace el propietario o los propietarios al iniciar la empresa. Los aportes pueden ser en efectivo, especie, o en efectivo y especie. 1. APORTES EN EFECTIVO: Cuando los propietarios aportan al negocio bienes en dinero efectivo como efectivo o cheques. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y patrimonio, son cuentas del balance. Carlos Sonso inicia un negocio de compra y venta de mercancía aporta en efectivo $ 800.000. 1105 Caja $ 800.000. 3130 Capital de personas naturales 800.000. 2. APORTES EN ESPECIE: Cuando los propietarios aportan al negocio bienes diferentes al efectivo como: Edificios, Muebles y enseres, Terrenos, Vehículos, Mercancías, Créditos, y Equipos, etc., Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y patrimonio, son cuentas del Balance. Carlos Sonso, inicia una empresa con un capital de $ 1.000.000., representado así: $ 300.000 en mercancías, $ 400.000 en un terreno, $ 200.000, en computadores, $ 100.000 en muebles. 1435 Mercancías no fabricadas por la empresa 300.000 1504 Terrenos 400.000 56
  • 57. 1524 Equipos de oficina 100.000 1528 Equipos de comunicación y computación 200.000 3130 Capital de personas naturales 1.000.000 3. APORTES EN EFECTIVO Y ESPECIE Cuando los propietarios aportan al negocio bienes en dinero efectivo y en especies como: Efectivo, muebles y enseres, terrenos, vehículos, mercancía, créditos, equipos etc. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y patrimonio, son cuentas del Balance. Carlos Sonso, inicia una empresa con un capital de $ 1.000.000., representado así: $ 300.000 en efectivo, $ 400.000 en un terreno, $ 200.000 en mercancías, $ 1.000.000 en muebles. 1105 Caja 300.000. 1435 Mercancías no fabricadas por la empresa 200.000. 1504 Terrenos 400.000. 1524 Equipos de oficina 100.000. 3130 Capital de personas naturales 1.000.000. B) DE OPERACIONES O MOVIMIENTOS DEL NEGOCIO 1. CONSIGNACIONES BANCARIAS Permiten depositar en las entidades bancarias el dinero que haya en caja, no es conveniente mantener grandes sumas de dinero en caja para evitar robos o mal manejo del efectivo. Las cuentas que intervienen en el registro pertenecen al activo y son de Balance. Se consignan en el banco de Bogota $ 500.000. 1110 Bancos 500.000 1105 Caja 500.000. 57
  • 58. 2. COMPRA DE MERCANCIAS Transacción que más se repite en una empresa comercial, las compras de mercancías pueden ser al contado o crédito y se debe tener en cuenta el sistema de inventario utilizados por la entidad. • Cuando se utilice el sistema de Inventario Permanente se registran los movimientos de compra de mercancías en la cuenta 1435. Mercancías no fabricadas por la empresa • Cuando se utilice el sistema de Inventario Periódico se registran los movimientos de compras de mercancías en la cuenta : 6205 De mercancías  COMPRA DE MERCANCIAS AL CONTADO Compra de mercancías por $ 350.000 al contado con cheque del Banco Popular, se utiliza el inventario permanente. Se registra en la cuenta 1435 Mercancías no fabricadas por la empresa, de naturaleza debito, pertenece al activo y se cierra contra pérdidas y ganancias. Un crédito a la cuenta de balance activo 1110 Bancos. 1435 Mercancías no fabricadas por la empresa 350.000 1110 Bancos 350.000  COMPRA DE MERCANCÍAS A CRÉDITO Compra de mercancías por $ 350.000 a crédito, se utiliza inventario periódico. Se registra en la cuenta 6205 de Mercancías. De naturaleza debito pertenece a las cuentas de costos y se cierra contra pérdidas y ganancias. Un crédito a la cuenta de balance 2205 Nacionales. 58
  • 59. 6205 De mercancías 350.000 2205 Nacionales 350.000 3) VENTAS DE MERCANCIAS. Representan generalmente el objeto social principal de las empresas distribuidoras mediante la entrega de bienes o servicios. Así como los dividendos participaciones y de más ingresos siempre y cuando se identifiquen con el objeto social del ente económico. Las ventas de mercancías pueden ser de contado y a crédito.  VENTA DE MECANCIAS AL CONTADO. Ventas de mercancías al contado por $ 600.000 Se registran en la cuenta 1105 Caja en el debe, pertenecen al activo y es cuenta de balance. Un crédito a la cuenta de resultado 4135 Comercio al por mayor y al por menor. 1105 Caja 600.000 4135 Comercio al por mayor y al por menor 600.000  VENTAS DE MERCANCIAS A CREDITO Ventas de mercancías a crédito por $ 600.000. Se registra en la cuenta 1305 Cliente en el debe, pertenece al activo y es cuenta de balance. Un crédito a la cuenta de resultado 4135 Comercio al por mayor y al por menor 1305 Clientes 600.000 4135 Comercio al por mayor y al por menor 600.000 59
  • 60. 4. INGRESOS OPERACIONALES Estos se obtienen por medio de los ingresos de operación tales como: ventas, descuentos en compra intereses devengados, comisiones ganadas, arriendos y por otros conceptos. Le pagan a la empresa por servicios médicos la suma de $ 800.000 En esta operación un debe la cuenta 1105 Caja pertenecen al activo y es de balance y la cuenta de resultado Ingresos operacionales 4165 Servicios sociales y de salud. De naturaleza crédito. 1105 Caja 800.000. 4165 Servicios sociales y de salud 800.000 5. GASTOS OPERACIONALES Las empresas para su normal funcionamiento deben realizar gastos tales como: Servicios, arriendos, sueldos, impuestos seguros, intereses etc. La empresa paga servicios públicos con cheque por $ 150.000 En esta operación intervienen la cuenta de resultados Gastos de Operación 5135 Servicios, de naturales debito y un crédito a la cuenta 1110 Bancos, pertenece al activo y es de balance. 5135 Servicios 150.000. 1110 Bancos 150.000 6. COBROS O ABONO DE CLIENTES Cuando las empresas otorgan créditos a sus clientes se originan los cobros o abonos de clientes. Juan Tramposo nos paga una factura que nos debía por valor de $ 600.000 En este tipo de transacciones se registran un débito a la cuenta 1105 Caja, pertenece al activo y es de balance y un crédito a la cuenta 1305 Clientes también de activo y rebalance. 60
  • 61. 1105 Caja 600.000 1305 Clientes 600.000 7. DE PAGOS O ABONOS A OBLIGACIONES Se obtienen por la compra a créditos, las obligaciones o deudas que contraen las empresas, deben cancelarse en el plazo señalado. La empresa gira un cheque por $ 450.000 del banco Popular como abono a su obligación bancaria. En este caso se registra un debito a la cuenta 2105 Bancos Nacionales, pertenece al pasivo y es de balance y un crédito a la cuenta 1110 Bancos del activo y de balance. 2105 Bancos Nacionales 450.000. 1110 Bancos 450.000 8. DE PAGOS O ABONOS A PROVEEDORES Se origina por el suministro o compra de mercancías a crédito. La empresa gira un cheque por $ 350.000 del Banco Popular a un proveedor por concepto de abono a deuda por mercancía. En esta transacción se registra un debito a la cuenta 2205 Nacionales, pertenece al pasivo y es de balance, un crédito a la cuenta 1110 Bancos del activo y de balance. 2205 Nacionales 350.000. 1110 Bancos 350.000. 9. COMPRAS DE ACTIVOS DIFERENTES DE MERCANCIAS. 61
  • 62. Son aquellos que se adquieren para la buena marcha y desarrollo del objeto social de las empresas como: Terrenos, edificaciones, muebles y enseres, equipos de oficina etc. Compra un vehiculo para el reparto de mercancías por $ 1.500.00 pagamos $ 1.000.000 de cuota inicial y el resto a 60 días. Se registra un débito al activo correspondiente y un crédito a la cuenta 1110 Bancos si la compra es de contado o por los abonos realizados y la cuenta 2305 Cuentas corrientes comerciales si es a crédito. Las cuentas que intervienen son de activo y pasivos, pertenecen al balance . 1540 Flota y equipos de transporte 1.500.000 1110 Banco 1.000.000. 2305 Cuentas corriente comerciales 500.000. 10. VENTA DE ACTIVOS DIFERENTES A MERCANCIAS Se refiere a aquellos activos que venden las empresas para reemplazarlos por otros más modernos o de mayor capacidad. Se venden muebles por $ 400.000, y se los pagan a la empresa así: $ 100.000 de cuota inicial con cheque del banco Popular y el saldo a crédito de 60 días. Se registran dos débitos uno a la cuenta 1105 Caja y otros a la cuenta 1380 Deudores Varios y un crédito al activo correspondiente. Cuentas de activo, pertenecen al balance. 1105 caja 100.000. 1380 Deudores Varios 300.000. 1524 Equipos de oficina 400.000. 62
  • 63. 11. PRESTAMOS CONCEDIDOS A TRABAJADORES Registra los valores a favor del ente económico por créditos otorgados al personal con vínculo laboral, faltante en caja o inventarios. Se gira un cheque por $ 250.000, préstamo concedido a un empleado Un débito a la cuenta 1365 Cuentas por cobrar a trabajadores, Crédito a la cuenta 1110 Bancos cuentas de activo y de balance. 1365 Cuentas por cobrar a trabajadores 250.000. 1110 Bancos 250.000. 12. GASTOS NO OPERACIONALES Son sumas pagadas o causadas por gastos no relacionados con la explotación del objeto social de la empresa tales como: Financieros, Pérdidas en ventas y retiro de bienes. Gastos extraordinarios y Diversos. El banco cobra $ 150.000 por chequera, los descuenta directamente de la cuenta corriente. En esta operación intervienen la cuenta de resultados Gastos no operacionales 5305 Financieros de naturaleza debito, y un crédito a la cuenta 1110 Bancos, pertenece al activo y es de balance. 5305 Financieros 150.000. 1110 Bancos 150.000. 13. INGRESOS NO OPERACIONALES.- 63
  • 64. Son sumas recibidas o causadas provenientes de ingresos diferentes a las del objeto social de la empresa, tales como: Arrendamientos, Financieros, dividendo y participaciones, Servicios, Indemnizaciones etc. El banco nos canceló intereses por $ 150.000, directamente en la cuenta de ahorros En esta operación se registra un debito a la cuenta 1120 Cuentas de ahorros, pertenece al activo, es de balance y un crédito a la cuenta de resultados Ingresos no operacionales 4210 financieros. 1120 Cuenta de ahorros 150.000. 4210 Financieros 150.000 14. ACTIVOS DIFERIDOS comprende el valor de los gastos pagados por anticipado en que incurre el ente económico en el desarrollo de sus actividades, así como en aquellos otros gastos denominados cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos, de los cuales se espera obtener beneficios económicos en periodos futuros. Comprenden:  GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Son los gastos realizados por la empresa anticipadamente y que una vez pagados no son recuperables o reembolsables, se amortizan durante el periodo en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos. Se registran en la cuenta 1705 Gastos pagados por anticipado en el debe, pertenecen al activo, es una cuenta de balance, de naturaleza débito. Y un crédito a la cuenta 1110 Bancos, cuenta de activo y de balance. La empresa gira un cheque por valor de $ 800.000.para cancelar cuatro meses de arrendamiento anticipados. 64
  • 65. 1705 Gastos pagados por anticipado 800.000 1105 Bancos 800.000  CARGOS DIFERIDOS Son los pagos que efectúa una empresa, antes de iniciar sus operaciones comerciales, por lo tanto son amortizados gradualmente, con cargo a los resultados de los respectivos periodos. Para efectos tributarios, la amortización de los cargos diferidos se permite hasta en 5 años, o en plazo inferior siempre que se demuestre. El saldo de las cuentas de cargos diferidos al inicio del periodo, debe ajustarse por el PAAG del respectivo ejercicio contable. Se registra en la cuenta 1710 Cargos diferidos, de naturaleza débito, del activo y un crédito a la cuenta 1110 Bancos. La compañía progresando abrió una nueva sucursal, e incurrió en gastos preliminares de instalación por un valor de $ 1.000.000, los cuales canceló a una firma especializada en este tipo de actividades. El ajuste por inflación según el PAAG mensual de 0.8% 1710 Cargos diferidos 1.000.000 1110 Bancos 1.000.000 Registro del PAAG por inicio del periodo 1710 Cargos diferidos 8.000 4705 Corrección monetaria 8.000 15. PASIVOS DIFERIDOS 65
  • 66. Representa los valores que el ente económico ha recibido de manera anticipada de clientes, los cuales tienen el carácter de pasivo, y por su origen y naturaleza han de influir económicamente en varios ejercicios en los que deben ser aplicados o distribuidos. Se registra un débito a la cuenta 1105 Caja y en la cuenta 2705 Ingresos Recibidos por Anticipado en el haber, son de naturaleza crédito. La empresa recibe $300.000, de intereses anticipados. 1105 Caja 300.000. 2705 Ingresos recibidos por anticipado 300.000 BALANCE COMPROBACIÓN DE SALDOS O BALANCE DE PRUEBA Al terminar de registrar los asientos contables, se debe comprobar la aplicación de la partida doble, la cual se realiza resumiendo o determinando el saldo de los registros contables en cada una de las cuentas, del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y costos. Reflejando que los saldos débitos deben ser igual a los saldos créditos. Se presenta así: a. Encabezamiento: nombre de la empresa, nombre del movimiento y la fecha. b. Cuerpo: Código, Nombre de las cuentas, columna débito y columna crédito. c. Firma: Responsable de la elaboración. EJERCICIO DE APLICACIÓN RESUELTO 1. 1.) La compañía la Trompona Ltda. Inicia operaciones el 1 de abril de 2006 con el aporte de dos socios, representados así: Socio A $ 1.000.000, en el banco de Bogota. $ 2.000.000 en un camión, hipoteca corporación de ahorro y vivienda por $ 1.000.000. Socio B $ 1.000.000, en una oficina, $ 1.000.000 en muebles y enseres. 2) Venta de mercancía al contado por $ 1.600.000. 66
  • 67. 3) El Banco cobra $ 50.000. Por comisiones 4) Se vende computadores por $ 4.000.000. Y se los pagan a la empresa así: 50% de cuota inicial con cheques del banco Agrario y el saldo a crédito por 60 días. 5) Compra un edificio por $ 10.000.000. Así: 40% de cuota inicial y el resto a 90 días. 6.) Préstamo concedido a un empleado por $ 300.000. Con cheque 7) Se compra un lote por $ 4.800.000. Pagándose en efectivo $ 800.000, y el resto a crédito. 8) Se reciben $ 5.000.000, provenientes de un préstamo bancario respaldado con un pagare, cancelándose en cuatro cuotas semestrales iguales. 9) Se compra papelera pagándose $ 500.000. en efectivo. 10) Se paga el arriendo del local por el presente mes $ 600.000. SE PIDE: • Registros en cuenta T • Determinar saldo • Balance de comprobación de saldos. Solución del ejercicio 67
  • 68. 110 11 5 CAJA 10 BANCOS DEBE HABER DEBE HABER 50,000 (2) 1,600,000 800,000 (7) (1) 1,000,000 (3) (4) 2,000,000 500.000 (9) (8) 5,000,000 4,000,000 (5) 3,600,000 1.300,000 300,000 (6) 600,000 2,300,000 (10) 6,000,000 4,950,000 1.050,000 1365 CUENTAS POR 130 5 CLIENTES COBRAR TRABAJADORES DEBE HABER DEBE HABER (4) 2,000,000 (6) 300,000 1516 CONTRUCCIONES Y 1504 TERRENO EDIFICACIONES DEBE HABER DEBE HABER (7) 4,800,000 (1) 1,000,000 5) 10,000,000 11,000,000 4245 UTILIDAD EN 1524 EQUIPOS DE VENTA DE OFICINA PROP. PLANTA Y EQUIPOS DEBE HABER DEBE HABER (1) 4,000,000 1,000,000 (4) 68
  • 69. 1540 FLOTA Y EQUIPO DE 2105 BANCOS TRANSPORTE NACIONALES DEBE HABER DEBE HABER 5,000,000 (1) 2,000,000 (8) 2125 CORPORACIONES 2305 CUENTAS DE AHORRO Y VIVIENDA CORRIENTES COMERCIALES DEBE HABER DEBE HABER 1,000,000 (1) 6,000,000 (5) 4,000,000 (7) 10,000,000 4135 COMERCIO AL POR 3115 APORTES SOCIALES MAYOR Y AL POR MENOR DEBE HABER DEBE HABER 1,600,000 4,000,000 (1) (2) 5120 ARRENDAMIENTOS 5195 DIVERSOS DEBE HABER DEBE HABER (9) (10) 600,000 500,000 5305 GASTOS FINANCIEROS DEBE HABER (3) 50,000 COMPAÑÍA LA TROMPONA LTDA. BALANCE COMPROBACIÓN DE SALDOS 69