Tutorial cio control_almacen

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Tekhne
Curso Básico de C.I.O. Milenio
Sección 3Sección 3
Almacenes de ObraAlmacenes de Obra
Sección 3 - Almacenes de Obra

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Generalidades AlmacénGeneralidades Almacén
El almacén en CIO Milenio permite controlar y manejar los almacenes de un
presupuesto, de un proyecto y/o el almacén central de toda la empresa.
En el almacén se controla físicamente los movimientos de materiales y equipo.
Aquí se hacen requisiciones de obra, ordenes de pedidos, entradas de materiales,
salidas y consumo de material y equipo, traslados, existencias en stock, etc.
Es importante en la medida de lo posible establecer desde un principio el vínculo
con el presupuesto que se va controlar en el almacén. Esto quiere decir que
idealmente, debemos traer los materiales y equipo a controlar desde el
presupuesto hacia el almacén, aunque no es absolutamente indispensable.
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Escogemos el presupuesto en el que vamos a trabajar y en la ficha que aparece
en la pantalla escogemos la opción señalada por defecto Almacén Presupuesto.
Aquí nos encontramos con un almacén vacío que vamos a empezar a alimentar.
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Iniciando un AlmacénIniciando un Almacén
Al entrar en el menú de almacén vamos a escoger la opción de manejar
presupuesto y aprenderemos éste en primera estancia. Posteriormente
manejaremos los almacenes centrales y los de todo un proyecto.
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La segunda es manualmente, cuando no tenemos un presupuesto aún
y ya hemos iniciado algunas actividades y necesitamos hacer
movimientos en el almacén. Entonces debemos recurrir a la base de datos
central para traer aquellos materiales o equipos que se van a necesitar en la
obra.
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Alimentando un AlmacénAlimentando un Almacén
Curso Básico de C.I.O. Milenio Sección 3 - Almacenes de Obra
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Existen dos formas básicas para empezar a alimentar un almacén:
La primera es trayendo la información desde el presupuesto.
Se puede traer los materiales y equipo desde cualquier punto, desde un
presupuesto,un capítulo, un subcapítulo o un ítem.

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Trayendo información desde unTrayendo información desde un
Presupuesto 1Presupuesto 1
Aquí vemos la ventana de
asignaciones que se puede ir
abriendo según conveniencia para
ubicar la información que se
quiere traer al almacén. Nos
paramos bien sea en el capítulo,
el subcapítulo o el ítem escogido
y oprimimos la opción mostrar.
El programa nos muestra los
detalles de cantidades totales y
asignadas hasta el momento.

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Desde la tabla de asigna-
ciones arrastramos la in-
formación que se necesita
traer del presupuesto y la
arrojamos en la tabla del
almacén.
Aquí nos pregunta si
queremos asignar equipo o
materiales.
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La asignamos a nivel de presupuesto
y veremos que ya llega la información
al almacén.
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Antes de terminar la asignación aparece esta pantalla donde determinamos la
cantidad a asignar al almacén. Se puede asignar un porcentaje de las cantidades o
una cantidad específica. Si se ha asignado una cantidad determinada en un
proceso anterior aquí se puede asignar la cantidad faltante.
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Ahora analicemos la información que
ha llegado al almacén.
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Al almacén han llegado los materiales de mampostería. También podrían ser los
materiales de sólo una actividad o los de todo el presupuesto. Los materiales
llegan con su respectivo código, unidad y valor teórico que es el valor del
presupuesto.
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Es importante anotar que si traemos otras actividades del presupuesto, y con
ellas algunos materiales que ya están en el almacén, estos se adicionarán a la
cantidad existente de forma automática.
Las columnas que tienen título azul son editables con doble click. Se puede
editar la cantidad mínima permisible a pedir, su precio. Tambíen se puede
determinar el estado del insumo, si está pendiente su uso, si la actividad
donde se requiere ya está en ejecución o si por el contrario ya se ha
terminado.
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Editando Asignaciones del PresupuestoEditando Asignaciones del Presupuesto
El corazón del sistema de control de CIO es la manera de asignar actividades y trabajos
desde el presupuesto hacia los módulos de control - almacén, subcontratos, nómina y gastos
generales. Se pueden editar totalmente las asignaciones desde el presupuesto en el módulo
de almacén.
Este proceso es muy diferente a sencillamente editar las cantidades requeridas. Si editamos
estas cantidades (colocando la mitad), CIO asume que no vamos a ejecutar los otros 50m2.
El proceso de editar la asignación es para reorganizar trabajo presupuestado, no para
eliminar o adicionar trabajos por fuera del presupuesto.
La asignaciones del presupuesto funcionan de la siguiente manera. Como ejemplo, hay una
actividad en el presupuesto, digamos Mamposteria, con una cantidad de 100m2. Asignamos
los materiales de este trabajo al almacén con la opción de “Escoger del Presupuesto” - CIO
genera unos requerimientos (destinos) en el sistema de kardex para los materiales para
ejecutar estos 100m2. Luego decidimos dar la mitad del trabajo a un subcontratista para
ejecutar a todo costo incluyendo el suministro de los materiales, pero si vamos al
presupuesto, encontramos que todos los materiales ya están asignados. Entonces primero
toca ir al almacén y devolver los materiales equivalentes a 50m2 al presupuesto. Luego se
puede reasignarlos al nuevo subcontrato.
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Editando Asignaciones - AlmacénEditando Asignaciones - Almacén
Para acceder a la opción de
editar asignaciones, debe ir
a la ficha de kárdex del
material, y seleccionar el
destino que quiere afectar.
Seleccionar destino
para editar su
asignación
Editar
asignación

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Los efectos de editar una asignación en el almacén son complejos. Típicamente, al asignar los
materiales de una actividad desde el presupuesto al almacén, CIO trae todos los materiales incluidos
en el análisis de precios unitarios. Entonces si vamos a afectar uno de estos materiales, es necesario
afectar todo el análisis de la misma manera. Entonces normalmente al seleccionar la opción de editar
una asignación, CIO muestra el listado de otros materiales afectados, y explica las posibles acciones.
En este ejemplo, hay dos materiales,
una tableta por m2 y cemento por kg.
Se asignaron 48m2 de la actividad al
almacén, pero parte ya esta ejecutada,
entonces se puede devolver en este
caso hasta 27.37m2 de la actividad
hacia el presupuesto. Si decidimos
devolver 20m2 de la actividad al
presupuesto, CIO eliminará la
cantidad correcta de tabletas por m2 y
cemento por kg correspondientes a
estos 20m2.
Editando Asignaciones - AlmacénEditando Asignaciones - Almacén

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Alimentando elAlimentando el
almacénalmacén
manualmentemanualmente
Aquí aparece la ficha de Kárdex donde vamos a registrar el insumo.
Nótese que está en modo de creando. Al pedir la ayuda o con doble clic
en la parte superior de la ficha ( parte muerta) trae la base de datos central. Aquí
se escoge el insumo y se trae a la ficha de Kárdex con arrastre y suelte.
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Ahora le especificamos la cantidad mínima por pedir, el precio y
confirmamos.
Sólo resta determinar el destino del insumo. En la ficha de destinos en la parte
inferior del kárdex se especifica el manejo que se le va a dar al nuevo insumo
dentro de la obra. (ver ficha kardex 3, para detalle)
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Lista del almacén y/oLista del almacén y/o
lista de kárdexlista de kárdex
• Mover a la primera ficha
• Mover a ficha anterior
• Mover a ficha siguiente
• Mover a la última ficha
Botones de
edición
Valor presupuesto original
• Kárdex
• Requisición
• Pedido
• Entrada
• Salida
Cantidad mínima
permitida en stock
Actualización listado
con últimas ediciones

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Kárdex es la ficha detallada del estado de un insumo determinado. Al
kárdex de un insumo se puede acceder desde el icono respectivo o
parándose en la fila correspondiente del insumo, en la lista del almacén
y doble clic.
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Movimientos del almacénMovimientos del almacén
Kárdex 1Kárdex 1
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Para activar la ficha del kárdex
se debe oprimir actualizar.
La primera ficha muestra el
estado actual del insumo.
Cantidad requerida en el
proyecto; cantidad pedida hasta
el momento; cantidad que ha
entrado al almacén; cantidad
que ha salido o ha sido
entregada; y cantidad existente
o en stock en el almacén.

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Kárdex 2Kárdex 2
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Desde el kárdex se pueden consultar y hacer todos los movimientos del insumo
respectivo. Dependiendo de la ficha donde se esté, se pueden editar (crear,
modificar y borrar) y consultar las requisiciones, los pedidos, las entradas, y las
salidas del insumo.
Pedir, nos indica si es necesario hacer pedidos del insumo.
Terminado, nos indica que ya termino el uso de este insumo.
Cantidad mínima, que se debe pedir.
Precio teórico, es el precio del insumo en el presupuesto
• Mover a la primera ficha
• Mover a ficha anterior
• Mover a ficha siguiente
• Mover a la última ficha
Botones de edición
Ventana de asignaciones
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Aquí está disponible
la ventana de
asignaciones. Desde ella
podemos asignar la cantidad
que se quiera del insumo hacia
alguna actividad del presup. o
hacia un capítulo o hacia un
subcapítulo. Esto en el caso de
que se haya creado el insumo
manualmente dentro del
almacén, porque no se había
contemplado anteriormente.
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Kárdex 3Kárdex 3
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La ficha de destinos nos indica la cantidad a consumir del insumo en cada
actividad del presupuesto. Esta ficha nos permite controlar al detalle el
consumo del insumo en la obra.

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Kárdex 4Kárdex 4
Análisis de destinos es una ficha
resumen sobre el estado de los insumos
de las actividades en ejecución. Con
base en su análisis se puede determinar
si se puede disponer de ese insumo en
otra obra, si hay necesidad de hacer
pedidos de acuerdo al avance del
proyecto, etc.
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Requisiciones 1Requisiciones 1
Una requisición es una solicitud informal del almacén de la obra al
superior inmediato del proyecto, o al almacén de otro proyecto, o a un
almacén central para que ordene la compra de un material determinado o
de varios.
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Este es un documento que
puede o no utilizarse depen-
diendo de la organización de
la obra.
Por ejemplo, si el almace-
nista está autorizado para
hacer pedidos directamente,
podría hacerse un pedido,
sin que obligue a tener una
requisición preliminar.
Fecha en la que se necesita el material
en obra (doble clic para ayuda).
A quien se dirige
la requisición
Datos de quien
hace reques.
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Aquí aparece una ficha con el
estado del insumo indicando su
precio original en el presupuesto,
cantidad total requerida en el
proyecto, cantidad solicitada en
requisiciones anteriores,
cantidad solicitada en pedidos,
cantidad existente en la obra o en
stock, y cantidad mínima
permitida a pedir.
En la ficha del insumo dentro de la orden de requisición, se ven los detalles de
éste . En la cantidad a requerir se puede pedir la ayuda.
Ayuda disponible en
cantidad.

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Si se quieren adicionar otros
materiales, dentro de la misma
requisición, no se debe cerrar la
ficha de la requisición. Ahora
vamos a la línea del material de
interés en lista del almacén;
oprimimos el icono de
requisición elegimos agregar y
repetimos el procedimiento
anterior. Los requerimientos que
se han hecho de cada insumo
aparecen listados en la ficha de
requisición.
Con base en la ayuda presentada se determina la cantidad a requerir se registra y
se confirma la operación.

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Los pedidos del almacén se pueden hacer, desde la lista del almacén,
desde la ficha de kárdex y desde la ficha opciones almacén. Los pedidos pueden
tener una requisición, pero no es absolutamente indispensable.
Fecha en la que se
necesita el material en
obra (doble clic para
ayuda).
El proveedor se elige
desde la base de datos de
terceros. Pida ayuda para
llamarla. Debe
haber una ficha
para el proveedor a
utilizar. Si no está se
puede crear ahora.
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Pedidos 1Pedidos 1
Más..
Proyecto y
obra que hace
el pedido.
Datos de
quien hace
el pedido.
Botones
de edición
Código del pedido, pida ayuda
Más...

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En está ficha se registran los detalles del (de los) insumo (s) a pedir.
Cantidad, precio de compra, % de descuento, detalles del IVA y código de
la requisición del insumo, si hay alguna.
Tanto en la casilla de cantidad,
como en la de requisición, se
puede pedir ayuda y aparece
una ficha con el estado del
insumo y sus requisiciones, si
las hay. Aquí vemos el total de
lo que se necesita del insumo,
si se han hecho pedidos, si hay
en stock, etc. Después de llenar
todos los detalles del pedido se
confirma la operación.
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Pedidos 2Pedidos 2
Más...

23
Si se quiere pedir más de un insumo en el mismo pedido, no cierre la ficha,
oprima el botón de crear y aparecerán las opciones de crear, para un
nuevo pedido y agregar, para adicionar más insumos en el mismo pedido.
Elija agregar.
Tekhne
Pedidos 3Pedidos 3
Más...
Ahora en la lista del almacén,
nos paramos en el insumo que
se quiere pedir y se
oprime el botón pedido.
Automáticamente trae los
detalles del insumo, se
completa el pedido y se
confirma. Repita el proceso, sí
se quiere adicionar más
insumos al pedido.

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Si se quiere hacer un pedido de un insumo que no está en la lista del
almacén; es necesario abrirle la ficha de kárdex, en primera estancia.
Posteriormente se hace el pedido siguiendo el procedimiento anterior.
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Pedidos 4Pedidos 4
Más...
Desde la ficha opciones
almacén tambíen se
pueden hacer pedidos.
La ayuda para el
insumo, ofrece una serie
de opciones. Elija la que
más le convenga en el
momento.
Continue el proceso para
completar el pedido y
confirme.

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Pedidos 5Pedidos 5
Esta disponible en los reportes
resumidos de requisiciones en el
módulo de Almacén.
También hay una opción para facilitar la creación de pedidos con base en las
requisiciones. Permite convertir toda una requisición en un pedido en un solo
paso, y también permite combinar varias requisiciones en un solo pedido.

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Tekhne
Pedidos 6Pedidos 6
Ahora tiene dos opciones.
Primero, puede crear el pedido con todas las cantidades
faltantes para pedir de la requisición - normalmente estas
serán las cantidades originales de la requisición, pero si ya
han hecho un pedido parcial de la requisición, CIO crea el
pedido con los insumos y cantidades faltantes.
La segunda opción es pedir un porcentaje de las
cantidades.
Botón para crear pedido.
Debe seleccionar la
requisición deseada, y
oprimir el botón para
convertirla en un pedido.

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Pedidos 7Pedidos 7
CIO presenta una pantalla donde puede agregar
todos los detalles normales del pedido.
En la parte inferior esta el listado de materiales
para pedir, copiado de la requisición. Se
pueden editar todas las columnas necesarias
con un doble-clic del mouse.
Hay varios controles :
1. No puede aumentar el valor unitario por
encima del máximo permitido en el almacén
(este valor esta mostrado en el listado).
2. No puede pedir mas que la cantidad
requerida.
Para eliminar un material del pedido,
sencillamente coloca la cantidad como cero.

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Tekhne
Pedidos 8Pedidos 8
Puede agregar otras requisiciones al mismo pedido.
Con el pedido todavía abierto, seleccione otra
requisición del listado, y oprima nuevamente el botón
para convertir a pedido.
CIO agrega los materiales de esta requisición al pedido.
También puede agregar insumos del kardex o insumos individuales de otras
requisiciones al pedido. Con estas botones puede acceder a las ayudas
correspondientes. En el caso de materiales del kardex, CIO permite pedir hasta la
cantidad total faltante requerida.
Si agrega el mismo insumo al pedido varias veces de diferentes requisiciones,
CIO agrega un renglón para cada ocurrencia del insumo, para poder identificar
cuales requisiciones están siendo cumplidas.
Finalmente debe grabar el pedido utilizando el botón “Confirmar” como normal.

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Las otras opciones de la ficha opciones almacén para pedidos son de
consulta básicamente. Aunque desde de aquí tambíen se puede editar la
información, si se tiene el permiso correspondiente. Los reportes se
pueden consultar entre fechas (favor ver en detalle cada reporte).
Tekhne
Pedidos 9Pedidos 9
Este es un filtro de
información.
Desde aquí se pueden
configurar los rangos y
diferentes variables de
consulta, para los reportes.
El botón actualizará
los listados con la
última información que se
haya registrado. Recuerde
utilizarlo siempre.
Rango de fechas de consulta Más..

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Tekhne
Pedidos 10Pedidos 10
Si por cualquier razón un pedido no
se va a completar en su totalidad, es
posible cancelar la cantidad
pendiente de cada insumo. Esto no
afecta el valor total del pedido,
entonces esta diseñado para
complementar el uso de las notas de
crédito - el proveedor debe entregar
una nota de crédito correspondiente
al valor del material cancelado.

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Una entrada del almacén es el registro de llegada de un insumo o
de varios a la obra. Estas se pueden registrar desde la lista del
almacén o desde la ficha opciones almacén
Tekhne
Entradas 1Entradas 1
Más..
El número de entrada lo da la ayuda
del campo.
La fecha la toma por defecto del
computador, pero se puede editar,
tambíen existe una ayuda en su
campo.
El proyecto y presupuesto son
donde se registra la entrada.
El nombre y notas pueden ser
del
almacénista, que hace el registro.
Más..

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Existen diferentes tipos de entrada; de un pedido hecho por esta obra, de
un traslado, de un pedido hecho por un almacén central para ser
despachado en esta obra,u otro tipo de entrada (escoja la del caso).
Tekhne
Más..
Al pedir ayuda en el pedido
nos muestra los pedidos
hechos para este insumo y que están
vigentes o pendientes de entrega;
bien sea parcial o
totalmente. Se arrastra
el pedido hacia la
ficha de entrada.
Se cofirma o se edita
si es el caso.

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Si se quiere hacer la entrada de mas de un insumo en la misma entrada, no
cierre la ficha, oprima el botón de crear y aparecerán las opciones de
crear, para una nueva entrada y agregar, para adicionar más insumos en la
misma entrada. Elija agregar.
Tekhne
Más...
al que se quiere hacer la
entrada y se oprime el botón
entrada.
completa la entrada y se
insumos a la entrada.

34
Este es un reporte de
entradas detallado,
desde aquí se pueden
consultar todas las
entradas hechas hasta
el momento. Tambíen
se pueden consultar
aplicando los filtros
de consulta, ya
conocidos.
Las otras opciones de la ficha opciones almacén para entradas son de
información,. Los reportes se pueden consultar entre fechas (favor ver en
detalle cada reporte).
Tekhne
En cada línea del reporte se puede pedir el detalle de la entrada con doble clic.
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Más...

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Tekhne
Entradas GlobalesEntradas Globales
También hay una opción de
Entrada Global, disponible
desde la ventana de acceso
al Almacén, y desde los
listados de Pedidos.
Aquí se puede registrar el
ingreso de varios materiales
de un mismo pedido
rápidamente, editando la
cantidad recibida de cada
uno.
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Tekhne
Entrada con Consumo Inmediato - 1Entrada con Consumo Inmediato - 1
El ultimo tipo de Entrada
disponible en el almacén es, la
Entrada con Consumo Inmediato.
Este documento permite registrar el
recibo de uno o varios materiales, y
su uso inmediato en la obra, como
es el caso con concreto por
ejemplo.
En la primera hoja debe ingresar los
datos de la “entrada” del material
de un pedido seleccionado, con los
datos normales. CIO muestra todos
los materiales del pedido, y se
puede editar la cantidad recibida de
cada uno.

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Tekhne
Entrada con Consumo Inmediato - 2Entrada con Consumo Inmediato - 2
En la segunda hoja, debe ingresar
los datos de uso de los materiales,
otra vez con los datos normales de
una salida en CIO.
Se puede indicar la cantidad de
cada material gastada en cada
actividad de su distribución de
uso.
Internamente, CIO genera los
documentos normales de entrada
y salida, y si queda algún saldo
disponible de los materiales
entregados, esto quedará como
parte del stock del almacén.

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Una salida del almacén es el registro de salida de un insumo o de
varios a la obra. Estas se pueden registrar desde la lista del
almacén (kardex) o desde la ficha opciones almacén.
Tekhne
Salidas 1Salidas 1
Más..
El número de salida lo da la ayuda
del campo.
La fecha la toma por defecto del
computador, pero se puede editar,
tambíen existe una ayuda en su
campo.
Entregado a, es el nombre del
contratista o trabajador al que se le
está entregando el material o equipo.

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En la actividad se debe elegir la
actividad donde se va a utilizar el
insumo que se está sacando (pida la
ayuda).
En subcontratos pida ayuda para
ver el contrato o subcontratista al
que se le va imputar el consumo o
salida.
Existen diferentes tipos de salida; por consumo de obra, por traslado de
otro almacén u otro cualquier tipo de salida,(escoja la del caso).
Tekhne
Salidas 2Salidas 2
Más..

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En la cantidad se debe pedir esta
ayuda, que nos informa sobre las
existencias del insumo en el
almacén; la cantidad que ya se ha
consumido para este item o para
esta actividad y la cantidad que se
requiere del insumo en esta
especifica actividad.
Tekhne
Salidas 3Salidas 3
Despúes de llenar todos los
detalles de la salida, se confirma la
operación.
Más..

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Si se quiere hacer la salida de mas de un insumo en la misma salida, no
cierre la ficha, oprima el botón de crear y aparecerán las opciones de
crear, para una nueva salida y agregar, para adicionar más insumos en la
misma salida. Elija agregar.
Tekhne
Salidas 4Salidas 4
Más...
al que se quiere hacer la
salida y se oprime el botón
salida.
completa la salida y se
insumos a la salida.

42
Este es un reporte de
salidas detallado,
desde aquí se pueden
consultar todas las
salidas hechas hasta
el momento. Tambíen
se pueden consultar
aplicando los filtros
de consulta ya
conocidos.
Las otras opciones de la ficha opciones almacén para salidas son de
información,. Los reportes se pueden consultar entre fechas (favor ver en
detalle cada reporte).
Tekhne
Salidas 5Salidas 5
En cada línea del reporte se puede pedir el detalle de la salida con doble clic.
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Tekhne
Almacén Central 1Almacén Central 1
También existe la opción de trabajar un Almacén Central, y la consolidación y
ejecución de información de almacenes, subcontratos y pagos a nivel del
Proyecto.
Presup. 1 Presup. 2 Presup. 2Presup. 1
Proyecto 1 Proyecto 2
Almacén Central
Se puede trabajar libremente
con esta estructura de
información, por ejemplo
consolidando los datos de
almacén de un proyecto que
contiene dos presupuestos para
la ejecución de compras y
entradas, y únicamente
dirigiendo los consumos de
obra a un presupuesto en
particular.

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Tekhne
El Almacén Central puede ser una figura administrativa para ejecutar compras
consolidadas para todo el sistema, con las entradas ya dirigidas a cada proyecto
y/o presupuesto. O puede ser para el manejo físico de una bodega centralizada,
desde la cual se despacha materiales para los almacenes de obra, o incluso para el
consumo directo en obra sin pasar por un almacén local.
En todo caso, como la ejecución presupuestal es causada por el consumo de obra,
el punto de compra o almacenamiento del material no afectará el manejo
presupuestal.
Debe tenerse en cuenta que si se trabaja un almacén a nivel de Proyecto, y luego
entra a nivel del Presupuesto, no será visible la información grabada a nivel del
Proyecto.

45
Tekhne
El mismo tipo de manejo se puede dar a los subcontratos, por ejemplo creando
subcontratos con actividades de diferentes presupuestos adentro de un solo
proyecto. Los pagos se efectúan a nivel del Proyecto, pero la ejecución
presupuestal (por medio de las actas de obra) afectará correctamente cada
presupuesto.
Este manejo Proyecto/Presupuesto está controlado por la opción utilizada para
acceder a cada sección del programa. Por ejemplo accediendo a
Subcontratos/Proyecto implica un trabajo a nivel del Proyecto. Accediendo a
Subcontratos/Presupuesto implica trabajo a nivel de un solo Presupuesto, y la
información ingresada a nivel de Proyecto no será visible.

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Tekhne
Como se pueden efectuar compras a nivel del Almacén Central, para efectuar
los pagos correspondientes existe la opción de Almacén Central en el Registro
de Documentos y Ordenes de Pago.
También, en Administración/Control de
Usuarios existe la opción de colocar
permisos de acceso a las diferentes
opciones relacionadas con el Almacén
Central.

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