Ejemplo de Proyecto de Acción

1. PROYECTO DE ACCIÓN
Implementación de un proyecto de bitácora como sistema de seguimiento para un adecuado
manejo de inventarios de forma eficaz y eficiente, para dar una corrección a tiempo de los
faltantes en la materia prima.
ARTURO VILLAMARIN MORALES
2020
BOGOTÁ
CENTRO DE EDUCACIÓN LABORAL SINERGIA
TÉCNICO EN LOGÍSTICA.
PRACTICA LABORAL

2. ii
ABSTRACT
En el presente Proyecto de Acción se presentara un nuevo protocolo para poder realizar un
correcto manejo de los inventarios y dar alcance a tiempo de los faltantes de materia prima, hacer
los ajustes adecuados en los inventarios del mes y del año, además de que esto no se vea como un
problema que no se puede manejar al momento que se cierra el inventario de cada temporada, por
medio de unas bitácoras que irán en cada contenedor de la mercancía que maneja la empresa, ya
que la empresa no cuenta con la capacidad de contabilizar la mercancía en el mismo instante que
llega por su envergadura y por falta de mano de obra. Por tanto, se plantea implementar una serie
de bitácoras en cada envase de mercancía que se va despachando al detal y al por mayor, para que
cada trabajador la vaya llenando de acuerdo con la cantidad de mercancía que entrega para cada
cliente, y así, al terminarse poder saber la cantidad real de materia prima que venía en el
contenedor, porque por diferentes circunstancias la mercancía que se recibe en el punto no llega
completa. Ya que en ocasiones se cuenta el peso del contenedor como peso de la materia prima o
pueden existir faltantes por otras razones de transportadora.

3. iii
Tabla de Contenidos
Capítulo 1 Objetivos…………………………………………………………………………1
Objetivos específicos………………………………………………………1
Objetivos generales…………………………………………………………1
Capítulo 2 Introducción ……………………………………………………………………...1
Capítulo 3 Marco Conceptual ………………………………………………………………..2
Inventario……………………………………………………………………2
Perdidas ……………………………………………………………………..2
Capítulo 4 Proyecto de Acción, Bitácora de Seguimiento. ……………………………………2
Capítulo 5 Materiales que se utilizan. …………………………………………………………5
Capítulo 6 Tiempos de Acción. ……………………………………………………………….5
Capítulo 7 Resultados y discusión…………………………………………………………….10
Lista de referencias……………………………………………………………………………12

4. iv
Lista de tablas
Tabla 1: Ejemplo de la Bitácora de Seguimiento ………………………………………3
Tabla 2. Fechas a corto plazo acciones a seguir………………………………………..6
Tabla 3. Fechas a mediano plazo, acciones a seguir…………………………………….7
Tabla 4. Fechas a largo plazo, acciones a seguir…………………………..……..9

5. v
Lista de figuras
Figura 1. Báscula con capacidad de 1200 Kilos………………………………………………..5
Figura 2. Báscula con capacidad de 300 Kilos………………………………………………….5
Figura 3. Báscula con capacidad de 15 Kilos……………………………………………………6

6. 1
Capítulo 1
Objetivos
Proyecto de Acción.
Implementación de un proyecto de bitácora de seguimiento para un adecuado
manejo de inventarios de forma eficaz y eficiente, para dar una corrección a tiempo
de los faltantes en la materia prima.
Objetivo específico.
- Lograr que la empresa tenga un adecuado inventario tanto a finales de mes como
a final de año y así minimizar las pérdidas.
Objetivos generales.
- Identificar cuáles son los posibles problemas que pueden llegar a afectar el
inventario.
- Crear una nueva estrategia de trabajo para evitar los posibles faltantes de
mercancía.
- Agilizar los procedimientos de inventario llevando cuentas de este a medida que
se va manejando la mercancía día a día.
Capítulo 2
Introducción
Ventos Colombia es una filial de Ventos España quién nos provee las materias primas
para ser distribuidas en Colombia, así mismo Ventos Colombia compra otras materias
primas directamente de origen.
En este proceso cuando llegan las importaciones se ha evidenciado que hay unas materias
primas que llegan con ciertas diferencias de peso, no se controlan en el momento de la
recepción y nos genera faltantes al momento del inventario. Algunas de estas materias
por su elevado costo no sólo afectan el inventario, si no los costos, la producción y los
resultados contables, con el fin de evitar esta falla se hace imprescindible un control más
efectivo en la recepción, y así mismo solicitar correcciones a la casa matriz o proveedor.
En el momento la empresa no contaba con un plan de acción para identificar cuáles son
los errores al ingreso, ya que sólo se ingresa el valor que dice el proveedor. Es después, a
final de mes, que se comparan las cantidades entregadas a los clientes y lo que el
proveedor entregó, y allí es donde se ven los faltantes en el inventario. Por lo tanto, lo
que queremos con este proyecto es adecuarnos a tiempo, identificar los errores de los
proveedores, de los empleados al despachar la mercancía y poder dar alcance rápido para

7. 2
hacer las correcciones adecuadas en el inventario y hacérselo conocer a la casa matriz. Es
por esto que hemos implementado un plan de “Seguimiento por Bitácora” con ayuda de
dos básculas diferentes para comparar los pesos de lo cual vamos a hablar a continuación.
Capítulo 3
Marco Conceptual
● Inventario.
Se puede entender que el inventario de una empresa es una descripción pormenorizada
de todos los elementos que constituyen el patrimonio del negocio. Desde esta perspectiva,
se lleva a cabo una relación de los bienes. El inventario puede llevarse a cabo tanto en
una empresa comercial como mercantil. Existen distintos tipos de balance de situación.
Uno de ellos es general e incluye todos los elementos del patrimonio. Sin embargo,
también se puede realizar un inventario parcial a partir del análisis de una sección
concreta. ¿Por qué es tan importante esta gestión del patrimonio? Porque solo así es
posible tener actualizada una contabilidad de empresa sin acumular errores en el sistema.
Además, esto ayuda a que la empresa se de cuenta si existe algún fallo de los proveedores
y/o de los empleados en el manejo de la mercancía.
● Pérdidas.
En este proyecto lo principal que vamos a buscar es evitar las pérdidas en la empresa,
pero vamos a definir primero qué es una pérdida contable: “En contabilidad, resultado
negativo de deducir los ingresos de la empresa, en un período determinado, todos los
costes y gastos devengados durante el mismo”.
Capítulo 4
Proyecto de Acción, Bitácora de Seguimiento.
Lo que se pretende lograr con este proyecto de acción es minimizar las pérdidas de
materia prima de la empresa, pero llevando un control más riguroso con la mercancía,
detallando más adecuadamente como se controla el procedimiento de recepción de la
materia prima, para así lograr detectar dónde pueden existir los fallos para que se den las
pérdidas y para que la casa matriz pueda corregir los errores en inventario tiempo.
Así que para ello vamos a explicar cuáles son los procedimientos normales al ingresar la
mercancía a la empresa, son lo siguientes:
1. Se recibe la mercancía del proveedor.
2. Se ingresan los valores al inventario según lo que el proveedor nos indica que nos
entrega, se realiza un control muy general de la recepción de la materia prima.

8. 3
3. Se va distribuyendo la mercancía en pequeñas cantidades dependiendo de lo que
nuestros clientes nos soliciten, hasta terminar el lote completo o el envase en el
que venga la materia prima o en ocasiones se entrega un empaque completo sin
haberse revisado.
4. Al finalizar se hacía inventario con lo que se vendió y se compara con lo que el
proveedor entregó, evidenciándose así algunos faltantes.
También que a un nivel más interno se deben controlar las acciones de estas materias
primas para los clientes que consumen desde 5 Kg hasta 50 Kg, al desocupar estás
canecas, al pesarla la tara no coincide con la que viene registrada, a veces se presentan
diferencias de 500 gr hasta 1 Kilo.
Lo que se quiere implementar es un paso más en estos cuatro pasos descritos
anteriormente, este paso sería llevar una bitácora de seguimiento, para que así exista un
mayor control de recepción, en cada lote o en cada envase de materia prima en la cual se
especifica lo siguiente:
● Tipo de materia prima.
● Número de lote o número de envase
● Fecha y hora.
● Cantidad de mercancía que se saca del envase y se le entrega al cliente.
● Quién despacho dicha mercancía.
Tabla 1: Ejemplo de la Bitácora de Seguimiento
Bitácora de Seguimiento
Tipo de materia prima:
Número de lote o número de envase:
Fecha: Hora: Peso de materia prima
despachada.
Persona que hace el despacho.
Observaciones:
Cada empleado tendrá que llenar esta bitácora cada vez que despache algo a algún
cliente, para así tener una constancia escrita de cómo se estuvo manipulando la mercancía
de cada lote o envase o si la mercancía se va a despachar fraccionada y se va a tener

9. 4
empacada en las bodegas para mayor facilidad, por diferentes pesos, se hará una bitácora
donde el trabajador realiza una descripción de cuantas fracciones de la mercancía realizó
y de que peso fue cada una de ellas, para así luego sumarlas y comparar la cantidad que
dice el lote que trae con la cantidad que se fraccionó, y determinar cuál fue la cantidad
real de materia prima que se manejo.
Al llevar un adecuado manejo de esta bitácora, se podrá dejar al finalizar una
observación, donde se rectifique si el lote llegó completo, si el proveedor contó el envase
como mercancía o si llegó incompleto, y hace falta una cantidad consistente de materia
prima. Cada bitácora tendrá que llevar el visto bueno del jefe inmediato, donde verifica
que se hicieron todas las anotaciones al retirar la mercancía y conoce las observaciones,
si existen, para que el pueda gestionar y estar pendiente de las correcciones de los
inventarios.
¿Qué se quiere lograr con esto? Se quiere lograr comparar la cantidad que viene en
envase, ya que es imposible contar toda la mercancía que llega a la empresa en el mismo
instante, lo que se hace es que a medida que se va sacando la materia prima y se entrega a
nuestro cliente, se va contabilizando al tiempo que se va llenando la bitácora
anteriormente descrita. Ya al finalizar el envase o al finalizar el lote lo que se hace es
sumar todas las cantidades que se retiraron del envase, ya sea en kilogramos, gramos,
litros o mililitros, que se despacharon al cliente, también se pesara el envase dónde viene
la materia prima, para saber si nuestro proveedor por error contó el envase como si fuera
peso de la misma mercancía y así poder informar dicho error. Lo que conseguiremos es
comparar qué cantidad real fue la que se nos despacho y qué cantidad dijo el proveedor
habernos entregado. Lo que hará que podamos modificar nuestro inventario a tiempo, ya
sabiendo cual es la cantidad real de mercancía que se maneja en la empresa y no nos
llevemos sorpresas al final del mes cuando se compare toda la mercancía en conjunto, ya
que si desde el inicio por cada lote se va llevando un correcto seguimiento las
correcciones se harán y no existirán vacíos que no puedan ser llenados, ya que así
también se puede evaluar si al contrario no fue un error del proveedor sino algún error de
un trabajador. Lograremos un trabajo más eficaz y eficiente, ya que estaremos
corrigiendo los errores a la marcha y no se acumularan a final de mes o al final del año y
podremos dar pronta solución.
Lo que esto también nos ayudará a poder despachar adecuadamente a nuestros clientes,
pues así podemos evitar que estos estén inconformes por si la mercancía también les llega
incompleta. Ya que, al llevar un control total de cada lote, sabremos que cantidad real se
le entregó a cada cliente y podremos dar una solución a tiempo, ya sea para rectificar que
las cantidades fueron las adecuadas y que no hubo error o para dar un buen servicio al
usuario y hacerle el ajuste de su mercancía y entregar su pedido con las cantidades
correctas. Esto nos ayudará para que nuestros clientes se sientan seguros con la empresa y
siempre vuelvan a ella, y así disminuir las reclamaciones, cambios, devoluciones y el
desgaste en tiempo y esfuerzo por la atención al cliente.

10. 5
Capítulo 5
Materiales que se utilizan.
En nuestra área de trabajo el instrumento que más suele utilizarse son las básculas que se
están utilizando para este plan de seguimiento. Ya que todo el tiempo desde que
recibimos la mercancía hasta que la despachamos estamos midiendo su peso.
Las básculas que suelen utilizarse son las de:
● Báscula con una capacidad de 1200 Kilos con un rango de pesaje de 100 gr en
100 gr, para así pesar materia prima superior a 100 kilos.
Figura 1. Báscula con
capacidad de 1200 Kilos
● Báscula con una capacidad de 300 Kilos con un rango de pesaje de 20 gr en 20 gr,
para pesar materias primas menores de 100 kilos.
Figura 2. Báscula con
capacidad de 1200 Kilos

11. 6
● Báscula con una capacidad de 15 Kilos con un rango de 0.02 gr en 0.02 gr para
pesar materias primeas menores a 15 Kilos.
Figura 3. Báscula con
capacidad de 15 Kilos
Con ayuda de esos instrumentos es lo que nos ha permitido evidenciar estos faltantes y
solicitar las respectivas correcciones de inventario a la casa matriz.
Capítulo 6
Tiempos de Acción.
Corto plazo: Lo que se hará es que cada semana se estará verificando que cada lote o
envase tenga su respectiva bitácora. Además, que dependiendo de como va llegando la
mercancía que se rotule adecuadamente con su bitácora, para que no existan errores más
adelante. Y se estarán anotando cualquier observación que se vea en los envases de la
mercancía.
Si se empieza en el mes de noviembre las acciones que se quieren lograr son las
siguientes:
Tabla 2. Fechas a corto plazo. acciones por seguir.
Fecha: Acciones por seguir:
Semana 1
2 Marzo - 7 Marzo
Implementación de las bitácoras a todos los envase y lotes de
mercancía que se tenga en la empresa en el momento. Además

12. 7
del ingreso al inventario de lo que el proveedor nos indica que
nos entrega esa semana.
Inducción a los trabajadores de cuál será la forma de llenar la
bitácora y como se hará su seguimiento.
Semana 2
9 Marzo - 14 Marzo
Primera semana de seguimiento de los inventarios con las
bitácoras, se estará revisando que la mercancía ya esté
correctamente rotulada en su totalidad.
Acompañamiento a los trabajadores que estén siguiendo el
protocolo de llenar la bitácora cada vez que retiren mercancía
de un envase o lote.
Semana 3
16 Marzo - 21 Marzo
En esta semana se prevé que ya algunos envases y lotes se
están terminando así que se hará las observaciones en las
bitácoras, si a algunas les falta materia prima o si se entregaron
correctamente por los proveedores.
Se revisará que todos los empleados sigan el protocolo.
Semana 4
23 Marzo - 28 Marzo
Última semana del mes, se estarán guardando las bitácoras de
las semanas anteriores de los envases y lotes que ya se hayan
terminado, se estarán haciendo las correcciones adecuadas en el
inventario si son necesarias.
Se preparará la empresa para realizar su inventario mensual y
evaluar el desempeño de los trabajadores al realizar el
protocolo con las bitácoras de seguimiento.
Mediano plazo: Para este tiempo queremos medir la eficacia y eficiencia de este
proyecto de acción mensualmente, evaluaremos los pros y los contras y que tanto aporta
el proyecto para la adecuada corrección del inventario mensual. Si sí se está cumpliendo
con el protocolo de la bitácora de seguimiento. Y como ha mejorado para llevar un
inventario lo más preciso posible, además de beneficiar a la empresa para no tener
pérdidas que no sean conocidas y poder corregirlas si son con los proveedores o los
empleados.
Tabla 3. Fechas a mediano plazo, acciones a seguir.
Fechas: Acciones para seguir:
Marzo 23 - 28 Será el primer mes de implementación de protocolo de
la bitácora de seguimiento. Se hará una evaluación
general del recibimiento de los empleados al proyecto
de acción.

13. 8
Abril 27 - 30 Se conocerá como afecto al inventario las correcciones
hechas con la ayuda de la bitácora.
Mayo 25 - 30 Se compara el inventario de este mes, inicio de año, con
los de los primeros dos meses que se implementó el
proyecto de acción. Se observara desde un perspectiva
general como fue el cierre de inventario del año 2020.
Junio 29 - 30 Se realiza seguimiento de proyecto y se evalúa si hay
alguna diferencia con el mes de enero.
Julio 27 - 31 Se realiza una capacitación general a los empleados y su
desempeño con el proyecto de la bitácora de
seguimiento. Se hacen comparaciones con los dos
primeros meses.
Agosto 24 - 29 Se miden pros y contras del proyecto, que mejoras se
han visto en el inventario y la eficacia y eficiencia que
aporta este a los procesos de la empresa.
Septiembre 28 - 30 Se vuelvan a los trabajadores y su desempeño con el
proyecto de la bitácora de seguimiento. Al final de mes
se evaluarán los cambios en el inventario y su mejoría.
Octubre 26 - 31 Se hace un seguimiento y se compara este inventario
con el del año pasado a la misma fecha.
Noviembre 23 - 28 Ya 6 meses del inicio del proyecto de la bitácora de
seguimiento se hace cierre de mitad de año y se evalúen
qué ha aportado hasta el momento el proyecto de acción
y que podría mejorar.
Diciembre 28 - Enero 2 Se hará una comparación entre el mes de marzo y
agosto para ver qué cambios han ocurrido desde ese mes
a este, y qué cosas han mejorado en el inventario.
Enero 25 - 30 Se realiza un refuerzo e inducción a los empleados
sobre el proyecto de la bitácora de seguimiento y se
hace una encuesta de cómo los empleados han visto o
no una mejora con este proyecto.
Febrero 22 - 27 A un año del inicio del proyecto bitácora de
seguimiento se evalúa este mes al mes hace un año, se
hace una evaluación de pros y contras del proyecto. Y
por lo tanto se decide qué mejoras se pueden realizar al
proyecto.

14. 9
Largo plazo: Se espera que el proyecto sea un proyecto a largo plazo que pueda durar,
que se pueda evaluar año a año. Se pueda ir mejorando poco a poco evaluando los pros y
los contras y cómo aporta el mejoramiento del inventario, minimizando las pérdidas
anuales y mensuales, agilizando los procesos de inventario y volviéndose a un proyecto
eficaz y eficiente para la empresa. Aportando al mejoramiento de los procesos para llevar
una buena relación con proveedores y clientes.
Así que se seguirá evaluando anualmente y que en 5 años se pueda decidir si se
sigue con el proyecto permanentemente o se retira.
Tabla 4. Fechas a largo plazo, acciones a seguir.
Fechas: Acciones por seguir:
2021 Se evaluará qué aportó el proyecto de acción de la bitácora de
seguimiento en el primer año y se compara con el año 2020.
2022 A 2 años del inicio del proyecto de la bitácora se hará un balance de
cómo el proyecto ha ayudado a la empresa a mejorar en sus procesos
tanto con los clientes como con los proveedores.
2023 Se hace una capacitación a los empleados dónde se mide su
desempeño con la bitácora de seguimiento y cómo éstos les ha
aportado una mejora al inventario de la empresa y además de que se
toma en cuenta sus opiniones sobre el proyecto y futuras mejoras.
2024 Se hará una comparación de los inventarios de los años anteriores
antes del inicio del proyecto de la bitácora de seguimiento con los
años donde se implementó el proyecto de la bitácora. Se medirán pros
y contras.
2025 A 5 años del inicio del proyecto de la bitácora de seguimiento se
evaluará seriamente cuáles son las mejoras que han portado a los
procesos de la empresa, si ha facilitado el manejo de los inventarios,
la atención con los clientes y las relaciones con los proveedores y si
se decide seguir con el proyecto definitivamente o se retira.

15. 10
Capítulo 7
Resultados y discusión
En relación con lo expuesto podemos decir que se evidenciaron varias mejoras a la hora
de realizar inventario y al momento de recibir quejas por parte de los clientes.
Como se planteó en primera instancia no es posible llevar dicho control al momento de la
recepción, por motivos de la empresa cómo falta de mano de obra no se podría llevar este
control e igualmente por la magnitud de la mercancía llevaría mucho tiempo, lo que
retrasaría otras actividades de los trabajadores, esto solo dificultaría el trabajo y se
convertiría en un problema de eficiencia para la empresa. Por lo cual, se plantea mejor
llevar esta Bitácora de Seguimiento mientras se va trabajando con la materia prima, ya
que se ahorra tiempo y no se necesitaría de más personal.
Entonces en los primeros meses de implementar el protocolo con la Bitácora de
Seguimiento, apreciamos dos importantes progresos.
Lo primero es que con la ayuda de la Bitácora de Seguimiento se pudieron dar alcance a
los faltantes e informarlos lo más pronto posible a la matriz, con esto logrando que no
existieran faltantes que no se conocieran a tiempo y logrando proporcionar un correcto
manejo de la materia prima, dando la corrección adecuada ya sea si el faltante se dio por
nuestro proveedor o por algún trabajador. Además, con la Bitácora de Seguimiento se
logró un nuevo protocolo de los trabajadores al manejar las materias primas, por lo que
cada trabajador era más eficiente al despachar dicha materia prima, puesto que se deja
constancia escrita de cuánta mercancía se entregó al cliente, así también podemos dar una
corrección a nuestros trabajadores para poder aprender de estos errores y que este mejore
su desempeño al momento de manejar la mercancía.
Por otro lado, es que gracias a la implementación de la Bitácora de Seguimiento se pudo
apreciar cómo las reclamaciones por faltantes te mercancía de nuestros clientes
disminuyeron. En un promedio por semana podían existir unas 10 reclamaciones, ya sea
porque la mercancía desde su empaque cerrado ya venía con un faltante o porque al
momento de despachar no se hizo de la manera adecuada, lo que conlleva que el cliente
se quejara porque su mercancía no fue entregada completa. Esto fue una notable mejora
porque al momento de entregar la materia prima al cliente se deja constancia en la
Bitácora de Seguimiento de cuanto se entregó y así hacer las correcciones justas o
prevenir estos inconvenientes, ya que el trabajador está al pendiente de que entrega y qué
debe anotar en la respectiva bitácora de cada envase. Esto es de gran importancia ya que
el trato con nuestros clientes, que estén satisfechos con nuestro servicio y que se lleven la
mejor experiencia a la hora de adquirir sus materias primas es vital para mantenerlos
satisfechos y a gusto con nuestro servicio, y vuelvan siempre a elegirnos como sus
proveedores, por la tranquilidad que les brindamos al ellos a ver qué es un mercancía será
entregada siempre completa.

16. 11
Es claro que la mejor opción sería tener un protocolo al momento de recibir la mercancía
de nuestro proveedor, para así dejar constancia de los faltantes, pero en el momento cómo
se explicó al inicio no es una posibilidad, ya que no se cuenta ni con la mano de obra ni
con el tiempo necesario para esto. Implementar nuestra Bitácora de Seguimiento es el
mejor proceso por ahora, pero se va encaminando el proyecto a que existan nuevos
progresos, ya como tal se ha mostrado estos inconvenientes a la empresa pero ellos
deciden qué se puede realizar dependiendo de nuestros recursos y qué cosas no son
posibles por diferentes circunstancias. Nuestra Bitácora de Seguimiento igualmente nos
ha aportado importantes mejoras hacia el proceso del manejo de la materia prima para no
tener inconvenientes ni con nuestros inventarios ni con nuestros clientes. Y en lo posible
a medida que la empresa nos dé luz verde para implementar otros proyectos iremos
mejorando nuestros procesos.

17. 12
Lista de referencias
 Laveriano, W. (2010). Importancia del control de inventarios
en. Actualidad Empresarial, Nº 198 Primera Quincena de Enero 2010.
 Reyes, G. S. R., & Duque, D. F. M. (2014). Modelo de medición del
impacto financiero del mantenimiento de inventario de suministros.
Scientia et technica, 19(3), 251-260.

18. 13
PERSONAS A CARGO DEL PROYECTO DE ACCIÓN
________________________
Jefe de Bodega
Arturo Villamarin Morales
___________________________
Jefe Inmediato
Patricia Luque