Trabajo de Campo, sobre realidad de unidades de archivo.

1. TRABAJO DE CAMPO
Por:
Rusbi Jair Orduz
Grupo 3
Presentado a:
Profesora María Clemencia Rivera
Gestión Documental II
Programa Ciencia de la Información y la
Documentación, Bibliotecología y Archivística
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

2.  Sede Montermon, Vía Riohacha santa marta km 16
“tüü wakua^ipa müsuka wane wayuu laülaa, joyototaakat sükaluú
ka´ieere süküjaarraain namüin naa ouliwoutkani süchiki tüü kasairua
sülatirükalü”
“la tradición es como una anciana que sentada en el camino de los días,
cuenta a las generaciones venideras lo que ha vivido”.

3. RESEÑA HISTÓRICA
La Organización Indígena de La Guajira YANAMA, se fundó en el año de 1.975, La
personería Jurídica se obtuvo mediante Resolución No. 0005 de Enero 8 de 1.985, otorgado
por el Ministerio de Gobierno. Nace como un movimiento de promoción y preservación de
la cultura wayuu, con el objetivo principal de mantener el sentido de nuestra identidad
como pueblo indígena, promoviendo el arte, la música, las tradiciones, usos y costumbres
como mecanismo de continuidad histórica de la Nación Wayuu;
Actualmente es la encargada de aadministrar los centros educativos indígenas de los
municipios de la Guajira: Albania, Hatonuevo, Barrancas, Distracción, Fonseca, Manaure,
Riohacha, Maicao.
Su unidad de archivo se encuentra ubicada en el municipio de Maicao, donde cuenta
con un acervo documental, audiovisual, y material histórico que ha consolidado a lo largo
de sus actividades en pro del desarrollo del ser wayuu, así como cuenta con unidades
documentales que hacen parte de los centros educativos indígenas, donde se consignan
los listados de asistencia estudiantil, los documentos de matricula de los estudiantes de
cada centro, como espacios pedagógicos (bibliotecas, salas de lectura), entre otros.

4. MÉTODO DE INVESTIGACIÓN EMPLEADO
Grupo focal, Se utiliza para recopilar datos,
contrario a otras interacciones grupales, no se
busca consenso, lo que busca es determinar las
percepciones, sentimientos y formas de pensar
con respecto a los Programas de Gestión
Documental, su implementación, los software
documentales si los conocen, si han trabajado
con alguno.
La discusión en el grupo focal se centra en el
tópico que ha sido estudiado, las preguntas han
sido planificadas y ordenadas.
Se eligió este método ya que permite el
intercambio de opiniones, también permite el
aclarar dudas en el momento que se presentan.
En este espacio se trabaja por la construcción
de herramientas que beneficien y que aporten a
la construcción de conocimiento colectivo
(natüjala maima), pues se considera que un
profesional puede ser integral en su quehacer, y
los procesos y sistemas documentales no están
ajenos a esta realidad.
 Socialización de la actividad, explicación del
proceso a seguir

5. Participantes al grupo focal:
 Secretaria general
 Auxiliar administrativo
 Bibliotecarios
 Digitadores
 Coordinador Sistema de Matricula estudiantil-
SIMAT
 Coordinador área gestión documental
 Asesor documental y bibliotecario (moderador).
Se presentan las preguntas guías:
o ¿Conocen a que se refiere un programa de
gestión documental?
o ¿Ha trabajado con algún software documental o
conoce alguno?
o ¿Cuales son los sistemas documentales con los
que trabaja la organización?
o ¿Realizan en función de sus labores el manejo de
documentos electrónicos?
 Conformación de 3 grupos focales, donde cada
participante expone sus ideas sobre el tema.

6. RESULTADOS SOCIALIZACIÓN PREGUNTAS GUÍA
¿Conocen a que se refiere un programa de gestión documental?
Algunos conocen algo del tema, pero no saben como se
llama el conjunto de actividades.
También entienden los procesos de recepción, pero
desconocen el orden y el quehacer en casos que el tramite
sea de índole legal o contable.
Se evidencia un desconocimiento de las normas que rigen
la gestión documental, pues no consideran importante el
documento como testimonio histórico, por eso muchos
documentos de la fundación de la organización se
deterioraron sin el respectivo tratamiento.
 Unidad de archivo, por organizar
Recomendaciones, Todo proceso requiere aparte de compromiso de los que manejan
cada una de las unidades documentales de la organización-archivo, unidad documental,
de una inversión por parte de la entidad, que es en el fondo la directa beneficiada en
optimización de recursos, por eso se hace importante capacitar al personal en manejo
documental, organización, clasificación, selección, y disposición final.
Para poder iniciar con la implementación del programa de gestión documental en la
entidad.

7. ¿Ha trabajado con algún software
documental o conoce alguno?
Algunos participantes hacen aportes sobre el
software con el que trabajan el sistema de
matriculas-Simat, estableciendo ventajas y
cualidades del sistema, dentro de los cuales se
muestra que el sistema permite almacenar
información de cada sede y el listado de todos los
niños ingresados en el sistema.
También permite el manejo de carnetización de
los integrantes del sistema, desde maestros,
directivos, administrativos y alumnos.
Este sistema les ha permitido llevar un control de
todos los documentos que suministran los padres
de familia, al momento de la matricula (registro
civil, tarjeta de identidad, carné eps, notas
académicas, entre otros)
 Área de trabajo Simat.
Recomendaciones, Que la entidad logre integrar en su sistema un software para el manejo
de documentos, que permita hacerle seguimiento, y/o surta el respectivo tramite, ya que
en ocasiones el registro físico que manejan no describe las características del documento.
Esto haría parte integral de la implementación del sistema de documentos electrónicos, en
los que trabaja la organización para estandarizar los registros.

8. ¿Cuales son los sistemas documentales
con los que trabaja la organización?
 Catalogo por municipios, permite distinguir cada
municipio que hace parte del archivo documental,
dividido por cada área que integra el trabajo
comunitario, pedagógico y el registro de entrega
del material.
 Catalogación en las bibliotecas, dotadas con
elementos de catalogación del material con el que
cuenta cada biblioteca, para control de unidades,
publicaciones seriadas.
 registros en la base de datos del sistema de
matricula estudiantil- SIMAT, de todos los
estudiantes que integran las diferentes sedes que
administra la organización.
 Actualización base de datos SIMAT
 Estudiante beneficiado de los recursos del
SIMAT
Recomendaciones, lograr articular todos los sistemas
documentales para llevar un control idóneo de los
contenidos con los que cuenta cada unidad
documental.

9. ¿Realizan en función de sus labores el
manejo de documentos electrónicos?
Los participantes al grupo focal,
destacan algunos beneficios que han
encontrado al manejar documentos
electrónicos de uso personal, laboral y
académico en los casos de capacitación
a los maestros permitiendo enviar al
correo electrónico los contenidos que se
desarrollan en dichas actividades, así
mismo les ha permitido el recibir los
desprendibles de pago mensual, las
certificaciones laborales por este medio,
optimizando los tiempos de entrega, el
espacio físico en los que se ubican los
documentos y trabajando a la
vanguardia en implementación de
recursos electrónicos para los estudiantes
de las distintas sedes.
 Beneficios del manejo de documentos
electrónicos en optimización de espacio
físico.
Recomendaciones, Dotar los equipos con los que cuenta la organización con
mayor capacidad de almacenamiento, también la socialización de las normas que
rigen los sistemas de gestión electrónica, para el perfecto aprovechamiento de
estos en la entidad.

10. BIBLIOGRAFÍA
 http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-6-sistemas-de-
gestion-de-documentos-v1.pdf
 Ley 15/1999, de 13 de diciembre de protección de datos de carácter personal. BOE
nº 298, de 14 de diciembre, artº. 3 c
 http://www.danielpallarola.com.ar/archivos1/ProcesoInvestigacion.pdf