6. PLANEACION
La gestión documental dentro de una empresa, exige en sí misma, regulación, control
y planeación para llevar a cabo de manera eficaz todos los procesos administrativos
7. PRODUCCION
• En este paso se hace una evaluación exhaustiva de todos los documentos de la
empresa, desde su creación, ingreso y categorización, sin olvidar su relevancia y
funcionabilidad en todos los procesos administrativos
8. GESTIÓN Y TRÁMITE
• En este paso es de vital importancia el análisis de los documentos de manera
integral, por ende, debemos prestar especial atención a su incidencia en los procesos
internos y externos de la empresa, así como su funcionabilidad. Es en este tercer
paso donde se revisan a profundidad todos los trámites por los que debe pasar dicho
archivo o documento, dejando muy claro su calidad y aprovechando la facilidad de
búsqueda y acceso que este debe tener
9. ORGANIZACIÓN
• Este cuarto paso abarca todas las operaciones técnicas de gestión documental, mediante las cuales,
se hará una revisión a fondo del archivo o documento, estableciendo los siguientes elementos:
• Su categoría
• Serie documental
• Valorización
• Tiempo de almacenamiento
• Departamento al que pertenece
• Tipo de archivo al que será designado
10. TRANSFERENCIA
• La implementación de políticas de transferencia a los documentos en su fase de
archivo es en donde se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
• Los formatos
• La migración
• La estructura
• La conservación
• La conversión
11. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTO
• Es en este sexto paso donde se deben considerar todos los procesos de selección y
valoración del archivo o documento, todo en beneficio de su conservación. Para esto
se deben tener en cuenta las tablas de retención y valoración documental.
• La adecuada disposición de documentos permite el seguimiento de todos los ciclos de
vida de cada archivo, con el único fin de darle un tratamiento eficaz, además sirve
para establecer los protocolos de seguridad para su eliminación y destrucción.
12. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
• En este paso se identifican todos los procedimientos y requerimientos que se deben
llevar a cabo durante todo el procedimiento de gestión documental, de manera que
se pueda garantizar la preservación de los documentos a largo plazo
13. VALORACIÓN
• En este último paso y no por eso menos importante se implementa el procedimiento
en el que se determinarán los valores primarios y secundarios de los diferentes
archivos o documentos, estos valores ayudarán a establecer la relevancia dentro de
la empresa ayudando además con la debida conservación y disposición final,
temporal o definitiv
