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GRUPO 04
GESTIÓN DOCUMENTAL
Introducción
Como futuros Profesionales de Ciencias de la Información, es imprescindible conocer al pie de la letra
cada concepto de la norma que regula el sistema de calidad dentro de la gestión documental; la ISO
15489-1, 15489-2. Es así como en este trabajo, nos entramos en cada concepto y generalidad de la
norma para conocer en detalle como a raíz de esta normatividad, se engendra, nace y se desarrolla,
un sistema de gestión de documentos, que lleve a cualquier organización, por pequeña, mediana o
grande que sea a implementar y poner en marcha, a través de procesos encadenados, una eficiente
gestión de documentos, que potencializa igualmente una eficaz gestión administrativa a todo nivel,
La adopción de un sistema de gestión de documentos, amparado en la ISO 15489, garantiza a la
institución que toma los beneficios incorporados en la norma, que posibles riegos en la salvaguarda de
la información queden minimizados y ante cualquier eventualidad, la institución salga avante, y la
continuidad de sus operaciones se restablezcan en términos normales.
Como Profesionales de la Información, debemos tener impregnados cada concepto de calidad en la
ejecución de un sistema de gestión de documentos, basados en los principios y beneficios de la ISO
15489.
1. De acuerdo a la NTC -ISO 15489-1,
determine y describa los elementos que
comprende un Programa General de Gestión
para lograr economía y eficacia en la
gestión de los documentos corrientes para
toma de decisiones respecto a:
Conservación o la utilización de los archivos,
clasificándolos de acuerdo a las fases del
Ciclo Vital de los documentos.
Cuáles son estas fases y cuáles los
elementos de cada una de ellas.


Características
 Satisfacer las necesidades de gestión, presentes y futuras, mediante:
 la conservación de información relativa a decisiones y actividades presentes y
pasadas como parte de la memoria corporativa para apoyar decisiones y
actividades en el presente y en el futuro;
 la conservación de elementos de prueba de las actividades presentes y
pasadas para cumplir las obligaciones de rendición de cuentas;
 la eliminación, lo antes posible de manera sistemática y autorizada, de los
documentos que ya no se necesiten; y
 la conservación del contexto del documento, lo que permitirá a futuros
usuarios juzgar su autenticidad y fiabilidad
Cumplir los requisitos legales,
garantizando que se documenta,
entiende e implementa la
reglamentación aplicable a la gestión
de los documentos producidos en el
ejercicio de las actividades
específicas
 Programa gestión de documentos. Con junto de instrucciones en
las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los
procesos (de la gestión documental) al interior de cada entidad,
tales como la producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y disposición final de los
documentos.
 Sistema gestión de documentos. Conjunto de normas y
procedimientos para el suministro de información que incorpora el
trámite y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo.
 Trazabilidad de acciones. Proceso de controlar e imponer etapas y
plazos en las acciones a quienes las llevan a cabo.
 Valoración. Labor intelectual por la cual se determinas los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de ciclo vital.
 Metadatos. Datos que describen el contexto, el contenido y la
estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo.
 Gestión de documentos. Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por los entidades, desde su
origen hasta su destino final con de objeto de facilitar su utilización y
conservación.
 Disposición. Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier
etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de
retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección, y/o reproducción.
La trazabilidad es un conjunto de
acciones, medidas y
procedimientos técnicos que
permiten identificar y registrar
cada documento desde su
nacimiento hasta el final de la
cadena de gestión, necesario
para:
 - Identificación de acciones pendientes de ejecución.
 - Permitir recuperación de documento.
 - Prevenir perdida de archivos.
 - Supervisión de la seguridad y mantenimiento de los sistemas,
poseer indicios que puedan ser evaluados, con ello se refiere a los
pasos generados con el proceso (Recepción, registro, clasificación,
indización, etc).
 - Identificar tareas que originaron los documentos individuales.
 Se implanta en sistemas de gestión que han establecido limites
temporales a la organización para ejecución de las mismas. Se
exige con ello lo siguiente:
 - Definición de pasos en respuesta a decisiones o operaciones
recogidas en el documento.
 - Asignación de responsabilidades.
 - Registro de plazos y fechas para con las acciones predefinidas a
ejecutarse.
Documentar el movimiento de
documentos dando con ello la
certeza de la ubicación. El
sistema esta en obligación de
evidenciar la salida, transmisión,
devolución y transferencia de
archivos.
 Periódicamente se debe realizar un control que garantice que los
procedimientos y procesos de los sistemas de gestión de
documentos de archivo son conformes con las políticas y requisitos
de la organización y que se obtienen los resultados previstos. Dichas
revisiones deberían tener en cuenta el rendimiento de la
organización y la satisfacción del usuario con el sistema:
 Operaciones de control y auditoría por parte de organismos
externos.
 Modificación de procesos que se consideren inapropiados o
ineficaces.
 Se deben documentar la conformidad y la supervisión de los
sistemas y conservar los informes resultantes.
Es la exposición de una serie de intenciones de lo que se pretende
hacer, de un plan de acción, de actuar y de los procedimientos para
conseguirlos. Las organizaciones definen y documentan políticas de
gestión de documentos para garantizar su implementación y su
mantenimiento en todos los niveles de la organización. Su éxito
depende del aval y respaldo visible y activo de la alta dirección, y de
la atribución de los recursos necesarios para llevar a cabo su
implementación y puesta en marcha.
FIJACIÓN DE
NORMAS CON
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GESTIÓN DOCUMENTAL
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 Norma Técnica ISO 15489-1: 2001
 Norma Técnica ISO TR 15489-2
 ISO 15489-1: 2001. Información y Documentación. Conceptos
básicos y propuestas de aplicación Disponible en:
www.archiverosdenavarra.org/wp-
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 Decreto 2609 de 2012. Ministerio de las Tecnologías. Disponible en:
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Gestión documental ISO 15489

  • 2. Introducción Como futuros Profesionales de Ciencias de la Información, es imprescindible conocer al pie de la letra cada concepto de la norma que regula el sistema de calidad dentro de la gestión documental; la ISO 15489-1, 15489-2. Es así como en este trabajo, nos entramos en cada concepto y generalidad de la norma para conocer en detalle como a raíz de esta normatividad, se engendra, nace y se desarrolla, un sistema de gestión de documentos, que lleve a cualquier organización, por pequeña, mediana o grande que sea a implementar y poner en marcha, a través de procesos encadenados, una eficiente gestión de documentos, que potencializa igualmente una eficaz gestión administrativa a todo nivel, La adopción de un sistema de gestión de documentos, amparado en la ISO 15489, garantiza a la institución que toma los beneficios incorporados en la norma, que posibles riegos en la salvaguarda de la información queden minimizados y ante cualquier eventualidad, la institución salga avante, y la continuidad de sus operaciones se restablezcan en términos normales. Como Profesionales de la Información, debemos tener impregnados cada concepto de calidad en la ejecución de un sistema de gestión de documentos, basados en los principios y beneficios de la ISO 15489.
  • 3. 1. De acuerdo a la NTC -ISO 15489-1, determine y describa los elementos que comprende un Programa General de Gestión para lograr economía y eficacia en la gestión de los documentos corrientes para toma de decisiones respecto a: Conservación o la utilización de los archivos, clasificándolos de acuerdo a las fases del Ciclo Vital de los documentos. Cuáles son estas fases y cuáles los elementos de cada una de ellas.
  • 4.
  • 5.
  • 6.
  • 7.
  • 8.
  • 9.
  • 10.
  • 11.
  • 12.
  • 13.
  • 14.
  • 15.
  • 16.
  • 17.
  • 18.
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  • 42.
  • 43.
  • 44.  Satisfacer las necesidades de gestión, presentes y futuras, mediante:  la conservación de información relativa a decisiones y actividades presentes y pasadas como parte de la memoria corporativa para apoyar decisiones y actividades en el presente y en el futuro;  la conservación de elementos de prueba de las actividades presentes y pasadas para cumplir las obligaciones de rendición de cuentas;  la eliminación, lo antes posible de manera sistemática y autorizada, de los documentos que ya no se necesiten; y  la conservación del contexto del documento, lo que permitirá a futuros usuarios juzgar su autenticidad y fiabilidad
  • 45. Cumplir los requisitos legales, garantizando que se documenta, entiende e implementa la reglamentación aplicable a la gestión de los documentos producidos en el ejercicio de las actividades específicas
  • 46.
  • 47.
  • 48.  Programa gestión de documentos. Con junto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de la gestión documental) al interior de cada entidad, tales como la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.  Sistema gestión de documentos. Conjunto de normas y procedimientos para el suministro de información que incorpora el trámite y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo.  Trazabilidad de acciones. Proceso de controlar e imponer etapas y plazos en las acciones a quienes las llevan a cabo.
  • 49.  Valoración. Labor intelectual por la cual se determinas los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de ciclo vital.  Metadatos. Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo.  Gestión de documentos. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los entidades, desde su origen hasta su destino final con de objeto de facilitar su utilización y conservación.  Disposición. Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección, y/o reproducción.
  • 50. La trazabilidad es un conjunto de acciones, medidas y procedimientos técnicos que permiten identificar y registrar cada documento desde su nacimiento hasta el final de la cadena de gestión, necesario para:
  • 51.  - Identificación de acciones pendientes de ejecución.  - Permitir recuperación de documento.  - Prevenir perdida de archivos.  - Supervisión de la seguridad y mantenimiento de los sistemas, poseer indicios que puedan ser evaluados, con ello se refiere a los pasos generados con el proceso (Recepción, registro, clasificación, indización, etc).  - Identificar tareas que originaron los documentos individuales.
  • 52.  Se implanta en sistemas de gestión que han establecido limites temporales a la organización para ejecución de las mismas. Se exige con ello lo siguiente:  - Definición de pasos en respuesta a decisiones o operaciones recogidas en el documento.  - Asignación de responsabilidades.  - Registro de plazos y fechas para con las acciones predefinidas a ejecutarse.
  • 53. Documentar el movimiento de documentos dando con ello la certeza de la ubicación. El sistema esta en obligación de evidenciar la salida, transmisión, devolución y transferencia de archivos.
  • 54.  Periódicamente se debe realizar un control que garantice que los procedimientos y procesos de los sistemas de gestión de documentos de archivo son conformes con las políticas y requisitos de la organización y que se obtienen los resultados previstos. Dichas revisiones deberían tener en cuenta el rendimiento de la organización y la satisfacción del usuario con el sistema:  Operaciones de control y auditoría por parte de organismos externos.  Modificación de procesos que se consideren inapropiados o ineficaces.  Se deben documentar la conformidad y la supervisión de los sistemas y conservar los informes resultantes.
  • 55. Es la exposición de una serie de intenciones de lo que se pretende hacer, de un plan de acción, de actuar y de los procedimientos para conseguirlos. Las organizaciones definen y documentan políticas de gestión de documentos para garantizar su implementación y su mantenimiento en todos los niveles de la organización. Su éxito depende del aval y respaldo visible y activo de la alta dirección, y de la atribución de los recursos necesarios para llevar a cabo su implementación y puesta en marcha.
  • 56. FIJACIÓN DE NORMAS CON MEDICIÓN DE GUARDO DE CUMPLIMIENTO Y APLICACIÓN APLICACIÓN DE POLITICAS DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS CONFORMES CON EL ENTORNO NORMATIVO DETERMINACIÓN QUE DOCUMENTOS SON NECESARIO Y SU INCORPORACIÓN AL SISTEMA INTEGRACIÓN DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS AL PLAN GLOBAL DE LA ORGANIZACIÓN DISEÑO Y DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL FORMACIÓN A LOS RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y AL GUSTO PERSONAL CONVERSIÓN DE DOCUMENTOS AL NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y A LOS NUEVOS FORMATOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
  • 57.  Norma Técnica ISO 15489-1: 2001  Norma Técnica ISO TR 15489-2  ISO 15489-1: 2001. Información y Documentación. Conceptos básicos y propuestas de aplicación Disponible en: www.archiverosdenavarra.org/wp- content/uploads/.../20080612_aan.pdf   Decreto 2609 de 2012. Ministerio de las Tecnologías. Disponible en: www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pd