Líder

Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio
República de Colombia
Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Calle 18 No.7-59 Bogotá, D. C.
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www.minvivienda.gov.co
INFORME CERO PAPEL
DOCUMENTO BUENAS PRÁCTICAS
OFICINA DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y
LAS COMUNICACIONES – MINISTERIO DE VIVIENDA,
CIUDAD Y TERRITORIO
Bogota, D.C., Abril de 2013

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1. INTRODUCCIÓN
El Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, en concordancia con la estrategia de eficiencia
administrativa y “cero papel” del Gobierno Nacional, quiere generar estrategias de “cero papel” a partir de
algunas recomendaciones de Gobierno en Línea, que se exponen a continuación:
Se hace necesario generar una estrategia que permita racionalizar el uso de papel, el reciclaje e
implementación del archivo electrónico. Creando así unos hábitos sencillos para el correcto uso del papel
podemos contribuir a la construcción de la estrategia “cero papel”.
Existen importantes oportunidades para lograr reducciones en el consumo de papel en la Administración
Pública mediante campañas de tipo cultural asociadas con la formación de buenos hábitos de consumo
de papel, que en organizaciones privadas y públicas han tenido proveído ahorros importantes en insumos
y espacios de almacenamiento, favoreciendo mejoras en la productividad.
Las evidencias de las actividades realizadas por la administración pública son registradas en documentos
de archivo tales como: memorandos internos, Actas, Resoluciones, Órdenes Administrativas, Circulares,
Oficios y demás documentos de apoyo. En un alto porcentaje estos documentos tienen como soporte
físico el papel, desde su creación y/o recibo y en los procesos de distribución generalmente se exigen
copias adicionales e innecesarias de los mismos.
En las etapas previas a la producción final de un documento es frecuente la impresión de dos y hasta tres
borradores para su revisión y en la mayoría de los casos solo utiliza una cara de la hoja y no se
aprovechan eficazmente las herramientas existentes tales como el correo electrónico, la red interna, los
sitios web internos, repositorios de documentos entre otros, que constituirían potenciales alternativas a la
utilización del papel.
Si bien la estrategia de Cero Papel en la Administración Pública tiene un componente de gestión
documental y tecnológico importante, se pueden alcanzar reducciones significativas con los recursos que
actualmente disponen las Entidades. La formación de una cultura de Ahorro en Papel, que usa
racionalmente los recursos redundará en una mejor y más fácil adaptación a los cambios relacionados
con la gestión documental y por ende la utilización de documentos electrónicos de archivo.

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2. QUE ES CERO PAPEL
El concepto de oficinas CeroPapel u oficina sin papel se relaciona con la reducción sistemática del uso
del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos.
Es una consecuencia de la administración electrónica que se refleja en la creación, gestión y
almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
La oficina Cero Papel no concibe la eliminación radical de los documentos en papel. La experiencia de
países que han adelantado iniciativas similares ha demostrado que los documentos en papel tienden a
convivir con los documentos electrónicos en la medida que el Estado no puede negar a los administrados
la utilización de canales presenciales o en papel.
3. OBJETIVOS
3.1 Objetivo general.
Disminuir el uso de papel en el ministerio mediante la aplicación de estrategias que permitan el cambio de
hábitos y costumbres en el personal, y que sirvan como herramientas para mejorar la gestión
administrativa de forma eficiente, eficaz y efectiva, así mismo contribuir con la disminución de la carga
ambiental.
3.2 Objetivos específicos.
1. Lograr sensibilizar al personal de todas las dependencias respecto del uso del papel, manejo de
tecnologías y herramientas, existentes, de forma eficiente.
2. Promover entre los funcionarios y contratistas un compromiso con la reducción del consumo de
papel, contribuyendo a la eficiencia administrativa.
3. Establecer las pautas para el uso eficiente de los recursos en el ministerio
4. Identificar, conocer y reafirmar la conceptualización del proceso a través de la estrategia “Cero
papel”.
5. Establecer como herramienta transversal, los productos y servicios digitales, a fin de que aporten
valor agregado a los procesos internos y externos de la entidad.
 Uso y Manejo de archivos digitales.
 Lectura y Revisión Documental Digital.
 Envió y recibido de comunicaciones Digitales.

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DOCUMENTO BUENAS PRÁCTICAS SEGUNDO SEMESTRE
Línea base de las Impresiones del MVCT consolidado de Julio a diciembre de 2013, en el cual se
realizaron 2 Campañas de CERO PAPEL denominadas “MOVIMIENTO CERO” y “CONTÁGIATE” de
acuerdo al cronograma establecido con fechas desde Agosto a Noviembre, adicionalmente el Sector se
integro para las campañas propuestas realizando un cronograma donde se definieron 3 Fases para la
implementación y ejecución de las 2 Campañas.
Se adjunta imagen de la Campaña de CERO PAPEL y los objetivos propuestos por el MVCT y el sector.
Se adjunta imagen del cronograma implementación y ejecución de las campañas de CERO PAPEL.

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Para el Segundo semestre de 2013 la información otorgada sigue el mismo procedimiento dado en el
primer semestre por cantidad de impresiones, en el marco de sensibilización en el mes de octubre se
implemento el taller en “ANÁLISIS DE IMPACTO DEL CAMBIO EN GESTION DOCUMENTAL Y
AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS – GESTIÓN DEL CAMBIO”. En el cual se realizaran 15 Sesiones
para los funcionarios del ministerio, de la cual se definieron varios listados sobre las personas que más
consumen papel y que superaron las 5.000 impresiones en el primer semestre.
Se adjunta imagen sobre el Taller de sensibilización GESTIÓN DEL CAMBIO.
La Tabla de variación Porcentual Vs la Línea Base de Enero – Vs el Promedio de Usuarios.
Mes
Total
Cantidad
Impresiones
Promedio
Usuarios
Variación % VS
Línea Base de Enero
Variación % VS Promedio*
ene-13 116.737 436 21%
feb-13 101.288 335 -23% -7%
mar-13 106.196 306 -30% -15%
abr-13 152.328 288 -34% -20%
may-13 211.445 387 -11% 7%
jun-13 209.743 380 -13% 5%
jul-13 269.727 408 -6% 13%
ago-13 229.488 356 -18% -2%
sep-13 246.473 353 -19% -2%
Promedio* 1.643.425 361

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La Tabla de variación Porcentual Vs la Línea Base de Enero, muestra la medición sobre el ahorro de
papel y las posibles soluciones a la orientación sobre los eventos y/o actividades externas que no se
pueden controlar o mitigar.
Grafico variación Porcentual Vs la Línea Base.
La Tabla de variación Porcentual Vs el Promedio de Usuarios se puede valorar cuales están por encima y
por debajo de la línea base.
Grafico variación Porcentual Vs el Promedio de Usuarios.

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En el análisis trimestral se evidencia que el trimestre con menor consumo en el MVCT y por la cantidad
total de Usuarios se presento en el Trimestre Abril – Junio 2013.
Grafico Promedio por Usuario Trimestral 2013 - Consumo de Impresiones.
Análisis del Consumo de impresiones y fotocopias 2013 línea base de Enero con corte a Octubre
Se adjunta fotos de las campañas de Movimiento cero y Contágiate para el evento del Ministerio de
Vivienda donde se presentaron todas las piezas que se utilizaron en la Semana Expectativa.

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Semana 1 y 2.
Semana 3 y 4.

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Semana 5 y Cierre de Campaña.

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Tabla de Consumos total de impresiones.
Cantidad de Impresiones
Mes Total %
ene-13 116.737 6%
feb-13 101.288 5%
mar-13 106.196 6%
abr-13 152.328 8%
may-13 211.445 11%
jun-13 209.743 11%
jul-13 269.727 14%
ago-13 229.488 12%
sep-13 246.473 13%
oct-13 267.346 14%
Total general 1.910.771 100%
Se adjunta el Cronograma de Gestión del Cambio establecido para el Proceso de Gestor Documental
como iniciativa de la sensibilización y capacitación de los funcionarios y contratistas para el uso eficiente
de sus actividades diarias en su vida personal, laboral, de las metas propuestas, y la mejora de los
medios ecológicos de los recursos informáticos.
ID DIA HORA LUGAR
1 Octubre 09 8 a.m. - 12-00 m Botica salón principal
2 Octubre 11 8 a.m. - 12-00 m Botica salón principal
3 Octubre 24 8 a.m. - 12-00 m Edificio calle 18 piso 10
7 Noviembre 06 8 a.m. - 12-00 m Edificio calle 18 piso 7

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Promoción de buenas prácticas de uso de papel en las campañas de Agosto a Octubre de 2013
Para la implementación de las campañas Sectoriales que se iniciaron en el mes de agosto y finalizaron
en el mes de octubre se tenía como resultado evaluar el comportamiento de cada Entidad y de sus
dependencias en el consumo y disminución de papel para una crear conciencia y una cultura de ahorro.
de acuerdo a la estrategia de cero papel una de las iniciativas visuales era cambiar la forma de pensar y
de actuar de las personas vinculadas con la entidad y definir pasos de acción prácticos para disminuir el
consumo de papel y el desperdicio del mismo en cada dependencia o piso, en la prueba piloto que se
definió desde la Oficina Tic se encontró que en el seguimiento mensual del consumo y el desperdicio de
papel en la fase de las 2 campañas en el MVCT siguió presentando consumos mayores a lo esperado por
la campaña de Movimiento cero y Campaña Contágiate Slogan “CERO Excusas”. En él mes de agosto se
implemento una pieza con las 10 dependencias de mayor consumo de papel de la línea base de enero a
junio de 2013 para proceder a evaluar las campañas de Agosto a Octubre evidenciando que el consumo
de papel aumento y no se encontró una disminución significativa, esto demuestra que en el MVCT se
encontró resistencia al cambio, de acuerdo a la iniciativa de disminuir los consumos de impresión y
fotocopias y del desperdicio de papel con cajas de reciclar el papel a 1 y 2 caras.
El Nivel de madurez propuesto por el Ministerio para el año es un nivel Inicial donde se contempla el
plan de eficiencia administrativo liderado por la oficina TIC, Grupo de Soporte Técnico con el apoyo
del Ministerio con el propósito de alcanzar las victorias tempranas con la Sensibilización e
implementación de buenas prácticas para el ahorro de papel, otra solución a corto plazo es la integración
del GESDOC con los procesos de BPM para dar una solución a los sistemas existentes y mejorar la
cultura del funcionario para trabajar documentos digitales y dar soluciones al cliente interno y externo con
el análisis y priorización de procesos, flujos documentales, funciones y responsabilidades de las
dependencias que compran los insumos para reducirlos en forma raciona e implementar el plan de
trabajo para el reciclaje.
Nivel Inicial
Se realiza la entrega de los resultados a la fecha del Nivel de cumplimiento en el Seguimiento y Control
del Componente de Transformación, que tiene como objetivo hacer uso de medios electrónicos en
procesos y procedimientos internos y Estrategia de Cero Papel. Porcentaje: 45%
La Iniciativa de CERO Papel es “Establecer lineamientos para hacer más eficientes y efectivos los
trámites y eliminar el uso del papel en la gestión que realizan las entidades públicas, tanto para
sus procesos internos como para los servicios que prestan hacia los ciudadanos”.

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Buenas prácticas alcanzadas. Seleccione las buenas prácticas adoptadas por la Entidad para la
reducción de consumo de papel.
a. Impresión a doble cara
b. Reducción del tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar.
c. Reducción del tamaño de letra y fuentes al imprimir.
d. Lectura y corrección en pantalla antes de imprimir.
e. Uso correcto de impresoras y fotocopiadoras.
f. Reciclaje de papel.
g. Uso de la intranet para evitar impresiones injustificadas.
h. Uso del correo electrónico para evitar impresiones injustificadas.
i. Uso de herramientas tecnológicas de colaboración para compartir información.
j. Campaña Top de impresión semanal/mensual
k. No ha adoptado buenas prácticas
Buenas prácticas que faltan ser alcanzadas.
a. Fotocopia a doble cara
b. Configuración correcta de los documentos antes de imprimir
c. Revisión y ajuste de formatos
d. Evitar copias e impresiones innecesarias
e. Reutilización de papel usado por una cara
f. Uso de aplicaciones/sistemas de información de gestión de documentos electrónicos de archivo y
gestión de contenido.
Documentos electrónicos. La entidad ha iniciado la incorporación de esquemas de gestión de
documentos electrónicos y estas son las actividades alcanzadas.
a. Identificación de requisitos y necesidades.
b. Evaluación de sistemas existentes
c. Definición de estrategias y diseño del sistema requerido
d. Análisis de los procesos y servicios de la entidad.
Actividades pendientes por ser alcanzadas
e. Sustitución de memorandos y comunicaciones internas en papel por electrónicas
f. Sustitución de correspondencia entre las entidades de papel a electrónico
g. Sustitución de materiales informativos, publicaciones, guías, manuales y otros.

INFORME CERO PAPEL
MOVIMIENTO CERO
Fondo Nacional del Ahorro

1
El Fondo Nacional del Ahorro atendiendo las Políticas de Desarrollo Administrativo, Eficiencia Administrativa y
Cero papel, creó la estrategia Movimiento Cero, la cual fue replicada para el Ministerio de Vivienda, Ciudad
y Territorio y la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico CRA.
Mediante una campaña institucional se realizaron diferentes acciones para dar a conocer el Movimiento
Cero al interior de cada entidad, por lo cual se realizaron las siguientes actividades:
LA CAMPAÑA
Se realizaron diferentes mesas de trabajo con el fin unificar criterios y establecer un concepto creativo
adecuado, el cual diera a conocer el objetivo de la campaña y desarrollo de las actividades.
Teniendo en cuenta los aportes, comentarios y observaciones de las entidades del sector, se definieron dos
fases para la campaña Movimiento Cero - Cero excusas, contágiate:
Objetivo de la campaña:
Fomentar hábitos que evidencien las buenas prácticas para la protección del medio ambiente mejorando
además las condiciones de trabajo, de acuerdo a la premisa de que “Es más agradable y seguro trabajar en
un lugar limpio y ordenado”.
Objetivos específicos:
1. Lograr que las personas eliminen de su puesto de trabajo aquello que no es útil para sus actividades
diarias mediante la clasificación, así como la eliminación y agrupación de residuos.
2. Mantener el área de trabajo bajo estándares de limpieza.
3. Lograr que los esfuerzos implementados durante las 5 semanas de campaña se mantengan.
4. Conseguir que se tome conciencia de los beneficios de ser amigable con el medio ambiente a través de
la reducción del consumo de papel.
Implementación:
 Se enviarán correos electrónicos con las piezas gráficas sobre las buenas acciones para la conservación
del medio ambiente al mismo tiempo que mantener integralmente la entidad en un ámbito limpio,
ordenado y de calidad bajo el concepto “ cero excusas, contágiate”
 Durante la campaña se escogerá un día a la semana para realizar una actividad correspondiente a las
5S, tales como; clasificar, ordenar y limpiar.
 El delegado de Movimiento Cero de cada área será participante activo de cada actividad y rendirá
un informe y/o soporte de las actividades realizadas entorno a la “S” en particular.

2
MAILING
A continuación se presentan algunas de las piezas gráficas remitidas por correo electrónico a toda la entidad
durante el desarrollo de la campaña:

4
ACTIVIDADES
Con la colaboración de los delegados de Movimiento Cero se realizaron actividades en donde, con la
participación de todos los funcionarios se incentivó la práctica promovida durante la semana.
Clasificar:

DOCUMENTO BUENAS PRÁCTICAS
CERO PAPEL
Fondo Nacional del Ahorro

1
Como resultado de la campaña denominada Movimiento Cero - Cero excusas, contágiate cada delegado
de los procesos remitió los tips de buenas prácticas para contribuir a la disminución del consumo de papel y
replicar lo promovido durante los días de la campaña. A continuación se presentan los tips consolidados:
No. Tip Dependencia /proceso
1 Reutilización de papel usado por una cara, para impresiones.
Tesorería, Presupuesto,
Mercadeo, Cesantías, Contabilidad,
Desarrollo Organizacional.
2 Clasificación de papel para reciclaje Tesorería
3 Imprimir sólo lo necesario Tesorería
4 Mayor utilización de correo electrónico Tesorería, División Administrativa.
5 Escanear los documentos para garantizar su conservación Tesorería, Gestión Humana
6
Compartir en red información con las dependencias involucradas
para evitar imprimir documentos
Tesorería, Gestión Humana
7
Utilizar tacos pequeños de papel reciclado para anotar mensajes
o notas cortas.
Tesorería
8 Procurar imprimir por las dos caras.
Tesorería, Desarrollo
Organizacional,
9
Configurar bien los documentos antes de imprimir, para evitar
dejar páginas en blanco.
Tesorería
10
En los memorandos utilizar al máximo documentos escaneados,
para adjuntar como soportes
Tesorería
11
Conservar adecuadamente los documentos físicos para evitar
solicitarlos nuevamente o imprimirlos reiterativamente.
Tesorería
12
Guardar los correos en el PC para consultarlos cada vez que sea
necesario, así se evitan las impresiones, que más adelante se
convierten en basura en nuestros puestos de trabajo o en
nuestros hogares.
Tesorería
13
Uso de la herramienta Isolución, como instrumento de consulta y
sólo imprimir los formatos necesarios.
Desarrollo Organizacional
14 Fomentar la cultura del uso de la USB Desarrollo Organizacional
15 Implementación de Gestión documental para la entidad División Administrativa

2
16 Fotocopiar los documentos por ambos lados de las hojas
División Administrativa,
Presupuesto
17 Espacios virtuales de trabajo División Administrativa
18 Imprimir la versión final del documento para su firma o radicación División Administrativa
19 Preservación digital de los archivo de los funcionarios División Administrativa
20
Conocimiento por parte todos los funcionarios del FNA sobre el
correcto funcionamiento de las impresoras
División Administrativa, Mercadeo
21
Realizar jornadas de concientización a todos los funcionarios sobre
el tema; haciendo especial énfasis en su importancia, impacto
ambiental y económico.
Contabilidad
22
Jornadas de capacitación para conocer los beneficios que
permiten las herramientas ofimáticas.
Contabilidad
23
Mayor capacidad de memoria para envió y recepción de correos
electrónicos.
Contabilidad
24 Almacenamiento de soportes y evidencias en medio magnético. Contabilidad, Cesantías
25
Establecer límites de consumo máximo permitido de papel por
área, en relación con sus actividades y número de personas.
Contabilidad
26
Programar campañas de medición de consumo de papel,
otorgando incentivos para aquellas áreas que presenten el menor
índice de consumo, en proporción con el tipo de proceso y
cantidad de personas que lo integran.
Contabilidad
27
Reducir al mínimo posible la documentación física que suministran
los afiliados, como soporte para sus operaciones en el FNA.
Contabilidad
28
Solicitar la digitalización de documentos a los proveedores, en
caso de la información soporte de contratos; en la medida de lo
posible.
Contabilidad
29 Limitar el uso de las impresoras y fotocopiadoras. Contabilidad
30 Guardar la mayor información posibles en el computador Presupuesto, Mercadeo,
31
Corregir los documentos en lo posible en el computador y
validarlos mediante correo electrónico, para no imprimir para
ajustes o vistos buenos
Presupuesto, Contabilidad,
Mercadeo, Cesantías

3
32 Memorandos a través de Orfeo Mercadeo
33
Utilizar las herramientas del PC como agenda, calendario, block de
notas, documentos compartidos etc.
Mercadeo
34
Reducción del tamaño de los documentos reduciendo el tamaño
de la letra y disminuyendo los márgenes para reducir la cantidad
de hojas
Mercadeo, Presupuesto
35
Promover el uso de la intranet para la consulta de documentos y
evitar su impresión.
Mercadeo
36 Reducir el uso de sticker para los visitantes Gestión Humana
37 Comprar resmas de papel reciclable Gestión Humana
38
Que el FNA suministre a los trabajadores 1 vaso por semestre,
para disminuir el uso de vasos desechables
Gestión Humana
39 Implementar sellos digitales para las actas Gestión Humana
40
Implementar la recepción de manera virtual de las hojas de vida y
los documentos de respaldo
Gestión Humana

Plan de
Divulgación Cero
Papel y Eficiencia
Administrativa
Versión 01
12 de Diciembre de 2013
2013
Este documento contiene las acciones a seguir para la divulgación de la
Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Comisión de
Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico para el año 2014.

Plan de Divulgación Eficiencia Administrativa y Cero Papel 2014 2
Generalidades
La Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico – CRA, ha incorporado en el Sistema
Integrado de Gestión y Control la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel aprobada en el Comité
Sistema Integrado de Gestión y Control N°13 del día 9 de Diciembre; este documento está enmarcado en la
iniciativa del Gobierno Nacional a través del Ministerio de Tecnologías de la Información (TIC’s) y la Dirección
de Gobierno en Línea que desea promover la implementación de oficinas Cero Papel como un proyecto que
permita combinar esfuerzos para mejorar la eficiencia de la administración pública con las buenas prácticas
ambientales.
Es importante reconocer que esta política menciona algunas de las buenas prácticas que están asociadas a la
responsabilidad con el ambiente y el desarrollo sostenible. El compromiso de la entidad es apoyar el proceso
de sustitución de trámites basados en papel, por trámites y/o procedimientos que puedan desarrollarse por
medios electrónicos.
La entidad ha documentado en su plan de Acción 2013 su interés por lograr avances en términos de eficiencia
administrativa y Cero papel, la Alta Dirección considera importante la implementación de buenas prácticas que
permitan : identificar, racionalizar, simplificar y automatizar procesos, procedimientos, trámites y servicios,
tanto internos como externos, con el fin de optimizar el uso de recursos, disminuir los tiempos de respuesta y
mejorar la capacidad de seguimiento y control de resultados.
Estrategia Cero Papel
Para el desarrollo de la estrategia de reducción del consumo de papel, la Entidad efectuó en el 2012, el
diagnóstico frente a las condiciones (elementos y equipos disponibles), las acciones que se están llevando a
cabo al respecto y el comportamiento del personal frente al uso de papel.
Como resultado de las diversas acciones desarrolladas por la Entidad para un mejor uso del papel, la cantidad
de papel utilizado entre mayo y octubre de 2012, mostró una notable reducción, tal y como se puede observar
en el siguiente gráfico:
0
20
40
60
80
100
120
Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre
Resmas
de
Papel
Consumo de Papel
Mayo a Octubre de 2012

Dicho comportamiento positivo, es el resultado de las mejoras incorporadas en los procesos de citación y
seguimiento a Comités de la Entidad, que actualmente se realizan de manera virtual y cuyos documentos de
trabajo se entregan únicamente mediante correo electrónico.
Además para este año la entidad logró formalizar su interés en la estrategia por medio de la incorporación de
su Política sobre Eficiencia Administrativa y Cero Papel en el Sistema Integrado de Gestión y Control, paralelo a
esto y dando cumplimiento a la promoción de buenas prácticas se realizó desde el mes de Septiembre hasta el
mes de Octubre una campaña de sensibilización por medio del correo electrónico institucional para sensibilizar
a funcionarios y/o contratistas sobre la importancia de adoptar buenas prácticas en el uso de los recursos.
En este documento se presentan a continuación los temas que se van a socializar en el Plan de divulgación
para todos los funcionarios y/o contratistas con el propósito de mantener la adopción de buenas prácticas que
permitan continuar con la reducción del consumo de papel, formalizar de manera institucional la disposición
final del material de residuo y mejorar la gestión de la entidad por medio de la racionalización y
automatización de trámites internos. Por lo anterior, se tiene programado realizar acciones de divulgación
para lograr la eficacia de la estrategia a través de los siguientes medios:
Canales internos de comunicación
Carteleras
Existen siente (7) carteleras informativas en las instalaciones de la Comisión. Allí se habrá de publicar en papel
reutilizado la estrategia de Eficiencia Administrativa y Cero Papel. Ejemplo:
Correo electrónico
Cada funcionario de la Comisión tiene asignada una cuenta de correo electrónico. Allí, se les puede enviar a
todos cualquier información directamente. Ésta, al igual que la publicada en las carteleras, puede ser de
carácter interno o externo. Ejemplo:

Reuniones informativas
Son citadas por el Director Ejecutivo en ejercicio, como vocero oficial y primera autoridad de la Comisión, para
dar a conocer algún procedimiento o información relevante para todos los funcionarios. Son programadas a
discreción y de acuerdo con la necesidad. También se pueden citar con el fin de celebrar un evento especial a
nivel interno. Ejemplo:
Intranet
Esta herramienta está concebida para que a través de 5 secciones y 30 canales distintos se brinde información
de interés para los funcionarios de la entidad. Su actualización depende de los responsables de cada canal. Es
administrada desde el área de planeación y puede afirmarse que es el medio de comunicación más importante
a nivel interno.

Sensibilización:
Con esta actividad, la Oficina Asesora de Planeación y TIC’s desea dar a conocer a los funcionarios y/o
contratistas la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel destacando las disposiciones que fueron
aprobadas tales como:
1. Fotocopiar e imprimir a doble cara:
Se debe invitar a todos los funcionarios y/o contratistas de la entidad a identificar aquellos documentos que se
deben imprimir de forma obligatoria tales como: comunicados de salida y actos administrativos, es importante
concientizar a todos sobre el gasto ambiental y económico de hacer impresiones de documentos de borrador,
dado que las revisiones de los mismos puede hacerse en el computador. Una vez se hayan identificado
aquellos documentos que deben ser impresos, cada funcionario y/o contratista debe configurar desde su
computador las impresiones a doble cara, de esta manera, se disminuye el riesgo de olvido que puede
presentarse al momento de mandar a imprimir los documentos. Es importante, que cada funcionario y/o
contratista elija para imprimir sólo aquellos documentos que son requeridos en papel.
2. Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar:
La entidad ha elegido como fuente de letra Arial y el tamaño de los documentos impresos debe ser 10, estas
características han permitido reducir el papel en las impresiones de los documentos de trabajo de la
Subdirección de Regulación y la Oficina Asesora Jurídica que corresponden a la labor misional de la entidad.
3. Configurar de manera correcta las páginas y verificar los documentos antes de enviarlos a imprimir:
Para la impresión de aquellos documentos en una sola cara, será importante que funcionarios y/o contratistas
se comprometan con el ajuste cuidadoso de sus documentos antes de enviarlos a imprimir, es muy valioso que
se verifique: datos de los destinatarios de la información, vigencia de los documentos que utiliza tales como
formatos y/o plantillas del Sistema de Gestión de Calidad, márgenes de los documentos, tipo de fuente y
tamaño, ortografía, redacción, profesionales responsables de firma, etc.
4. Las impresoras y fotocopiadoras deberán utilizarse para el cumplimiento de las labores propias de la
gestión de la entidad, en ningún caso para impresiones que sean de tipo personal.
Se debe sensibilizar al personal de la entidad de no hacer uso de las impresoras y/o fotocopiadoras para fines
personales, estas son herramientas asociadas a la labor que cumple al interior de la entidad y bajo ninguna
circunstancia deben ser utilizadas para otro tipo de trabajos.
5. Reutilización de papel que sólo sea impreso por una cara, estas hojas podrán reemplazar el uso de
aquellas que no se han utilizado y que se utilizan como hojas de borrador.
Se debe crear conciencia en todos los funcionarios Y7o contratistas sobre el adecuado uso del papel, es
importante que aquellas hojas que se han impreso por una sola cara sean utilizadas como papel para tomar
apuntes y como hojas de borrador. No se deben utilizar hojas limpias para hacer anotaciones informales o de
borrador, para esto, sirve la cara de una hoja que ya ha sido utilizada.

6. Identificación de documentos que pueden ser entregados mediante correo electrónico
Los funcionarios y/o contratistas deben identificar aquellos documentos de trabajo, comunicaciones,
memorandos u otro tipo de información que se pueda manejar y gestionar a través del correo electrónico
institucional. Será importante que aprender a intercambiar información de forma rápida evitando el uso del
papel y utilizando herramientas de la red como las aplicaciones para edición de documentos compartidos.
Estos correos electrónicos no deben imprimirse, salvo que sea estrictamente necesario.
7. Digitalización de documentos de trabajo compartidos
Cuando una de las oficinas tenga responsabilidad de gestionar un documento que deba ser tramitado de
manera conjunta con otra dependencia, será labor de la primera (la que tiene la información impresa)
digitalizar el documento y compartirlo a través de la red para todas las partes interesadas, no vale la pena
reimprimirlo o fotocopiar el mismo cuando pueda darse a conocer en forma digital.

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