123456456465456456666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666456666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666456666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666456666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666456666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666456666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666456666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666456666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666456666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666456666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666456666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666456666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666456666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666456666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666456666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666456666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666456666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666456666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666666

1. TEMA 6
EJECUCIÓN Y CONTROL
Lic. Saúl Enriquez V.
Administración I
UNICEN

2. El Proceso Administrativo
Planificación
Metas
Objetivos
Estrategias
Planes
Organización
Estructura
Administración
de recursos humanos
Dirección
Motivación
Liderazgo
Comunicación
Comportamiento
Individual de grupo
Control
Normas
 Medidas
Comparaciones
Acción

3. El Proceso Administrativo

4. Ejecución
Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de
los pasos de planeación y organización, es necesario que el
gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones
requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea.
Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para
poner el grupo en acción están dirigir, desarrollar a los
gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo
que su trabajo mediante su propia creatividad y la
compensación a esto se le llama ejecución.

5. Actividades de la
Ejecución
•Poner en práctica la filosofía de
participación por todos los afectados
por la decisión.
•Conducir y retar a otros para que
hagan su mejor esfuerzo.
•Motivar a los miembros.
•Comunicar con efectividad.

6. Actividades de la
Ejecución
•Desarrollar a los miembros para que realicen
todo su potencial.
•Recompensar con reconocimiento y buena
paga por un trabajo bien hecho.
•Satisfacer las necesidades de los empleados a
través de esfuerzos en el trabajo.
•Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de
los resultados del control.

7. ¿En qué consiste la
ejecución?
La ejecución es el proceso dinámico de
convertir en realidad la acción que ha sido
planeada, preparada y organizada. Se dice
que “en la práctica, muchos gerentes creen
que la ejecución es la verdadera escencia
de la administración. La ejecución trata
exclusivamente con personas.”

8. Ejecución Directa e
Indirecta
Ejecución directa es la que realizan los que llevan a
cabo cada actividad ejemplo: maestros, secretarias,
músicos, etc.
La ejecución indirecta se hace por medio de otros.
La comunicación el lubricante de toda ejecución.
Varias clases de comunicación:
1. formal e informal
2. individual o colectiva
3. oral o escrita
4. vertical y horizontal

9. La ejecución demanda una excelente
supervisión
¿Qué es supervisar?
Supervisar, es vigilar sobre determinado aspecto
del trabajo o sobre determinado grupo de
personas.

10. ¿Cómo mejorar la técnica
de supervisar?
1. sentido de responsabilidad: deberá cuidar de las
personas a su cargo; es responsable del buen uso y
conservación de las cosas que se le han confiado, de él
depende el éxito o fracaso de la actividad.
2. iniciativa propia:
3. saber convencer: la táctica mas deseada en un líder es
saber convencer a otros, para que apoyen por su propio
gusto lo que el quiere.
4. estar inundado de entusiasmo: el entusiasmo es como
el fuego se transmite al contacto. Una persona entusiasta
contagia e inspira a las demás para hacer las cosas en
forma excelente.

11. ¿Cómo mejorar la técnica
de supervisar?
5. saber delegar: es preferible que diez hagan el trabajo
de uno y no que uno haga el trabajo de diez.
6. saber coordinar: esto se logra cuando se sabe lo que se
esta haciendo.
7. ser recto en la disciplina: esto no significa ser déspota o
ingrato. Ser amable, considerado y perdonador le hará un
día digno de estimación.
8. ser persistente: perseverar hasta el fin es un supremo
requerimiento para alcanzar el triunfo.

12. INTRODUCCION
El control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través
de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social
amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el
éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un
proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un
proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos,
humanos y grupales.
CONTROL

13. Definición de control
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el
contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente
a un plan estratégico.
La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado
depende de la función o del área en que se aplique; puede ser
entendida:
 Como la función administrativa que hace parte del proceso
administrativo junto con la planeación, organización y dirección, y
lo que la precede.

14.  Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como
determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa
para acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones. También
hay casos en que la palabra control sirve para diseñar un sistema automático
que mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema
total; es el caso del proceso de control de las refinerías de petróleo o de
industrias químicas de procesamiento continuo y automático: el mecanismo
de control detecta cualquier desvío de los patrones normales, haciendo
posible la debida regulación.

15. ¿Donde
Iniciamos?
¿Que
decisión
tomo?
 Como la función restrictiva de un sistema para
mantener a los participantes dentro de los patrones
deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del
control de frecuencia y expediente del personal para
evitar posibles abusos. Hay una imagen popular
según la cual la palabra control está asociada a un
aspecto negativo, principalmente cuando en las
organizaciones y en la sociedad es interpretada en el
sentido de restricción, coerción, limitación, dirección,
refuerzo, manipulación e inhibición.
También hay otras connotaciones para la palabra
control:
Comprobar o verificar;
Regular;
Comparar con un patrón;
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
Frenar o impedir.

16. IMPORTANCIA DEL CONTROL
Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque
hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:
 Crear mejor calidad
 Enfrentar el cambio
 Producir ciclos más rápidos
 Agregar valor
 Facilitar la delegación y el trabajo en equipo

17. BASES DEL CONTROL
Podríamos decir que el control se basa en la consecución de las
siguientes actividades:
Planear y organizar.
Hacer.
Evaluar.
Mejorar.
 Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los
que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la
planificación y organización para fijar qué debe hacerse y cómo.
 El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la
consecución de los objetivos.

18.  El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la
información
 La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las
desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

19. PASOS DEL PROCESO DE
CONTROL
El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para
establecer normas de desempeño con objetivos de planificación,
para diseñar sistemas de reinformación, para comparar los
resultados reales con las normas previamente establecidas, para
determinar si existen desviaciones y para medir su importancia,
así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para
garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la
manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos
de la empresa".
En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:

20.  Establecer normas y métodos para medir el
rendimiento.
 Medir los resultados.
 Tomar medidas correctivos.
 Retroalimentación.

21. Principios de control
 Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle
el grado de control correspondiente. De la misma manera la
autoridad se delega y la responsabilidad se comparte.
 De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe
aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

22.  De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los
objetivos.
 De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se
presenten en relación con los planes deben ser analizadas
detalladamente.
 De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control
debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en
relación con las ventajas reales que este reporte.

23.  De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las
actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y
tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas
requieren el control.
 De la función controladora: Este principio es básico, ya que señala que
la persona o la función que realiza el control no debe de estar
involucrada con la actividad a controlar. Una aplicación clara de este
principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que
elabora los estados financieros no será la persona más idónea para
auditarlos o determinar si son verídicos o no, ya que en dicha
evaluación pueden intervenir aspectos de carácter personal.

24. “Principios de la Administración”
Tipos de Control
RETROALIMENTACIÒN
CONCURRENTE
PRELIMINAR

25.  Control preliminar, este tipo de control tiene lugar
antes de que principien las operaciones e incluye la
creación de políticas, procedimientos y reglas
diseñadas para asegurar que las actividades
planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez
de esperar los resultados y compararlos con los
objetivos es posible ejercer una influencia
controladora limitando las actividades por
adelantado.

26.  Control concurrente, este tipo de control
tiene lugar durante la fase de la acción de
ejecutar los planes e incluye la dirección,
vigilancia y sincronización de las actividades
según ocurran, en otras palabras, pueden
ayudar a garantizar que el plan será llevado a
cabo en el tiempo específico y bajo las
condiciones requeridas.
La forma mejor conocida del control
concurrente es la supervisión directa.

27.  Control de retroalimentación, este tipo de control
se enfoca sobre el uso de la información de los
resultados anteriores para corregir posibles
desviaciones futuras de estándar aceptable.

28. Áreas del control
Las principales áreas de control en la empresa son:
 Áreas de producción: Si la empresa es industrial, el área de
producción es aquella donde se fabrican los productos; si la
empresa fuera prestadora de servicios, el área de producción
es aquella donde se prestan los servicios; los principales
controles existentes en el área de producción son los
siguientes:

29.  Control de producción
 Control de calidad
 Control de costos
 Control de los tiempos de producción
 Control de inventarios
 Control de operaciones Productivos
 Control de mantenimiento y conservación
 Control de desperdicios

30.  Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de
vender o comercializar los productos o servicios producidos.
 Control de ventas
 Control de propaganda
 Control de Costos
 Área financiera: Es el área de la empresa que se encarga de los
recursos financieros, como el capital, la facturación, los pagos, el
flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el área
financiera se presentan a continuación:

31. Control presupuestario
Control de costos
Área de recursos humanos: Es el área que administra al
personal, los principales controles que se aplican son los
que siguen:
Controles de asistencia y retrasos
Control de vacaciones
Control de salarios

32. Técnicas para el control
Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:
 Contabilidad
 Auditoria
 Presupuestos
 Reportes, informes
 Formas
 Archivos (memorias de expedientes)
 Computarizados
 Mecanizados
 Gráficas y diagramas
 Proceso, procedimientos, Gannt, etc.

33.  Procedimiento hombre maquina, mano
izquierda, mano derecha etc.
 Estudio de métodos, tiempos y movimientos,
etc.
 Métodos cuantitativos
 Redes
 Modelos matemáticos
 Investigación de operaciones
 Estadística
 Cálculos probabilísticas

34.  Reportes e informes: Se clasifican en
 Informes de control que se utilizan para el control directo de las
operaciones.
Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de
que la gerencia pueda formular planes.
Para diseñar un informe se considera:
 Concentración sobre las acepciones
 Claridad y concisión
 Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y
verbales
 Equilibrio entre la uniformada y la variedad
 Frecuencia de los reportes
 Evaluación de la información

35.  Administración por objetivos
 Principios generales de la administración por objetivos:
La administración por objetivos constituye una especial actitud,
criterio o filosofía de la administración, que consiste en que los
jefes superiores discuten en común con los jefes que dependen
inmediatamente de ellos, la cuantificación de los objetivos y
estándares que deben establecerse.

36.  Descripción general del sistema
 El requisito básico s que exista un pleno apoyo de la dirección o
gerencia general.
 Ordinariamente deben operar por años.
 Se requiere como primer paso identificar las metas generales de la
empresa en los términos más exactos que sea posible. Es necesario
convertir los objetivos en estándares.
 Lo anterior implica hacer revisiones y ajustes en los planes generales, y
sobre todo en la organización de la empresa.
 Debe pedirse a cada jefe interior, que fije sus propios estándares u
objetivos.
 El jefe superior deberá ensayar la fijación de los estándares o metas,
debidamente cuantificados, en cada uno de los campos que lo están
haciendo también sus subordinados.

37.  Debe discutirse en cada uno de éstos lo que por ello ha sido
señalado. Cuando ambos jefes, superior o inferior coinciden en
los estándares, no habrá problemas.
 Las decisiones adoptadas en estas juntas, pueden crear,
modificar o ajustar los objetivos generales, lo que constituye
retroalimentación.
 Durante el desarrollo de los programas en el año, debe
revisarse cada determinado tiempo lo que se ha podido
obtener en los estándares prefijados y lo que se ha logrado.
 Con los resultado de la revisión parcial antes mencionada,
podrá ocurrir que algunas metas esperadas deban reducirse, o
hasta desecharse, o bien, que se puedan aumentar otras o
ampliarlas.
 Finalmente la revisión permitirá preparar los nuevos estándares
para el siguiente período.

38.  Gráfica de Gantt: Uno de los elementos más importantes de
controlar es el desarrollo de la realización de actividades tanto
al tiempo que cada una de ellas implica para este efecto las
cartas o gráficas.
 Las técnicas de trayectoria crítica: Entre los mayores y más
modernos avances en materia de técnicas de control planeación
se encuentran, las llamadas Técnicas de Trayectoria Crítica.
Aunque son métodos diversos, tienen elementos comunes que
permiten agruparlos bajo una denominación común: Se ha
puesto el término METRA (Método de Evaluación y Trayectorias
en Redes de Actividades). Estas técnicas constituyen un método
para controlar programas, costos, tiempos, secuencias, relación
de actividades, entre otros.

39.  AUDITORIAS: El término auditoria va ligado a la detección de
fraudes. Las auditorias tienen muchas aplicaciones
importantes, desde validar la honradez y justicia de los
estados financieros, hasta proporcionar una base crítica para
decisiones gerenciales. Existen dos tipos de auditorias: las
externas y las internas.

40.  Auditorias externas: Es un proceso de verificación que implica la
evaluación independiente de las cuentas y los estados financieros de
la organización. Se revisan los activos y los pasivos, así como también
los informes financieros con el objetivo de verificar si están completos
y exactos. La auditoria es realizada por personal contable.
 Auditorias internas: Son realizadas por miembros d la organización.
Su propósito es ofrecer garantía razonable de que los activos de la
organización están debidamente protegidos y de que los registros
financieros son llevados con la precisión y la confiabilidad suficiente
para preparar los estados financieros.

41.  Cacería de brujas: el sistema se encamina a la búsqueda de síntomas
y culpables en vez de causas y posibles soluciones.
 Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no
ser demasiado específico e involucrar al total del Personal el cual al
sentirse atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio,
reacciona negativamente.
 Obsesión: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas
inspecciones por lo que se vuelve costoso.
 Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis en lo que pasó, se
vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas
correctivas.
Fallas en el proceso de
control

42. GRACIAS