Microsoft Access es la mejor herramienta de office para crear y administrar bases de datos relacionales. Permite crear, editar y relacionar tablas de datos, y presentar información de las tablas a través de consultas, formularios e informes.

4.  Microsoft Access es la mejor herramienta de office para
crear, controlar, y relacionar base de datos, además interactúa
con otros programas como el SQL Server. Es un manejador o
administrador de base de datos relacional, lo que significa que
almacena y recupera datos, presenta cierta información y
automatiza alguna tareas repetitivas. El ser relacional indica
que es capaz de manejar una o mas tablas de base de datos a la
vez

5.  Es un conjunto de datos que están organizados
para un uso determinado y el conjunto de los
programas que permiten gestionar estos datos es
lo que se denomina Sistema Gestor de base de
datos .

6.  Las tablas almacenan información sobre un tema como
pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos
realizados por cada uno de ellos, las tablas se
relacionan de forma que a partir de los datos de la
tabla de clientes podemos obtener información sobre los
pedidos de éstos.

7.  Es un objeto que proporciona una visión personal de los datos
almacenados en tablas ya creadas. Existen varios tipos de
consultas para selecciona, actualizar, borrar datos; pero en
principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que
cumplen ciertas condiciones.
 Por ejemplo podríamos crear una consulta para obtener todos
los datos de los clientes cuyo código sea 46625.

8.  Es el objeto de Access 2007 diseñado para la
introducción. visualización y modificación de los datos
de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios
pero los que mas se utilizan tienen la forma de
pestañas de datos para la introducción , por ejemplo de
los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

9. Es el objeto de Access 2007 diseñado para dar
formato, calcular, imprimir, y resumir datos
seleccionados de una tabla. Generalmente se
utiliza para presentar los datos de forma
impresa.

10. Para crear una Base de
Datos ingrese a
Microsoft Access, en el
Menú Archivo seleccione
Nuevo, a la derecha
seleccione Base de Datos
en Blanco, digite el
nombre de su
Empresa, presione el
Botón Crear

11. Para crear una nueva
Tabla seleccione en la
columna Objetos la
opción
Tablas, seleccione a la
derecha la opción Crear
una Tabla en vista
Diseño

12. En esta pantalla debe especificar los campos que
componen la Tabla Autor, su Tipo y la Longitud de
cada Campo, según el siguiente cuadro:
AUTOR
Campo Tipo Longitud
COD_AUTOR Texto 10
NOMBRE Texto 50
DIRECCION Texto 80
TELEFONO Texto 20
EMAIL Texto 30
Observe que la longitud de cada campo se ingresa en
la parte inferior (No a la derecha, que sirve para
ingresar comentarios de cada campo).
Marque a la izquierda del Campo COD_AUTOR y
presione sobre la Herramienta Llave para marcar
este campo como campo Clave (su contenido NO puede
repetirse).
Finalmente presione sobre el disquete y digite el
nombre de la tabla AUTOR.

13. Los Campos para la Tabla EDITORIAL son los
siguientes:
EDITORIAL
COD_EDITORIAL Texto 10
DESCRIPCION Texto 50
DIRECCION Texto 80
TELEFONO Texto 20
REPRESENTANTE Texto 50
EMAIL Texto 30
Recuerde marcar la Primera columna
COD_EDITORIAL como campo Clave utilizando la
Llave.
Grabe la Tabla presionando sobre el Disquete y
digitando el nombre de la Tabla EDITORIAL, y
finalmente presionando el Botón Aceptar.

14. Los campos de la Tabla LIBRO son los siguientes:
LIBRO
Campo Tipo Longitud
COD_LIBRO Texto 10
TITULO Texto 80
COD_AUTOR Texto 10
COD_EDITORIAL Texto 10
FECHA_EDICION Fecha
PAGINAS Número Entero
Marque el campo COD_LIBRO como campo Clave
utilizando la Llave.
Finalmente presione en el Disquete y guarde como
tabla LIBRO.
Una vez que ha grabado la estructura de las
Tablas, sí desea realizar cualquier modificación en la
estructura de una tabla, presione el Botón derecho
sobre el nombre de la Tabla y seleccione Vista Diseño.

15. Para crear las Relaciones entre las Tablas
seleccione la Herramienta
Relaciones, ubicada en la parte superior
derecha (3 pequeños cuadritos unidos con
líneas inclinadas), visualizará la ventana
Mostrar Tabla, de doble clic sobre cada
tabla o presione el botón Agregar para cada
Tabla y finalmente presione el botón Cerrar.
Si no visualiza la Herramienta
Relaciones, puede seleccionar el Menú
Herramientas y luego Relaciones

16. La relación entre la Tabla LIBRO y la Tabla AUTOR se establece
presionando el mouse sobre el Campo COD_AUTOR (1) en la Tabla
LIBRO y arrastrando el mouse sobre el Campo COD_AUTOR (2) de la
Tabla AUTOR, active la opción Exigir Integridad Referencial que
impide que se ingrese en la Tabla Libro autores que no existan en
la Tabla AUTOR.
La relación entre la Tabla LIBRO y la Tabla EDITORIAL se establece
presionando el mouse sobre el Campo COD_EDITORIAL (1) en la Tabla
LIBRO y arrastrando el mouse sobre el Campo COD_EDITORIAL (2) de
la Tabla EDITORIAL, active la opción Exigir Integridad Referencial
que impide que se ingrese en la Tabla Libro editoriales que no
existan en la Tabla EDITORIAL.
Presione el Botón aceptar para grabar las relaciones, si visualiza
un mensaje de error debe cerrar el gráfico de relaciones, sin
grabar y verificar tanto los tipos, longitudes de los campos y sus
contenidos que intervienen en las relaciones (COD_AUTOR y
COD_EDITORIAL).
Si una relación ya está establecida puede eliminarla seleccionando
la línea de relación y luego la tecla Suprimir, para modificar una
relación debe presionar el botón derecho sobre la línea de relación
y realizar la modificaciones.

17. Para crear una Consulta se debe seguir los
siguientes pasos::
1.- selecciones Nueva Consulta Utilizando el
asistente, seleccione la Tabla Libro,
2.-seleccione todos los campos de la Tabla
Libro presionando el Botón >> ubíquese
sobre el campo COD_AUTOR y seleccione la
Tabla AUTOR en la parte superior y
3.-seleccione el campo NOMBRE presionando
el Botón >, ubíquese sobre el campo
COD_EDITORIAL y seleccione la Tabla
EDITORIAL en la parte superior y seleccione
el campo DESCRIPCION presionando el Botón
>, presione el botón Siguiente dos veces y
Finalizar.

18. 4.- Seleccione la Tabla AUTOR y presione Siguiente.
5.- Seleccione el Campo Nombre presionando >, seleccione Siguiente.
6.- Seleccione el Campo Nombre para ordenar
Ascendentemente, visualizará los nombres de los Autores, si desea
puede modificar el Ancho del Campo NOMBRE, presione Siguiente.
7.- Seleccione la opción Almacenar el valor en el Campo
COD_AUTOR, presione Siguiente y Finalizar.
Desplace hacia la derecha el cuadro combinado con los Nombres de los
Autores para que no se sobrepongan los Datos.
Repita el proceso para la Descripción de la Editorial utilizando otro
cuadro combinado, en esta forma podrá seleccionar los Autores y
Editoriales existentes sin digitar ni Cód.. Autor ni Cód., Editorial.

19. Para crear un Formulario seleccione Crear un Formulario
Utilizando el Asistente, seleccione la Tabla LIBRO, seleccione
todos los Campos presionando >> , seleccione Siguiente 3
veces y Finalizar, visualizará una pantalla que le permite
consultar, modificar, añadir nuevos registro y eliminarlos.
En este formulario no podemos conocer el nombre del AUTOR
ni la Descripción de la EDITORIAL, por lo que es necesario
hacer dos modificaciones, abra el formulario en Vista
Diseño utilizando el botón derecho del mouse.
Seleccione de la Barra de Herramientas el Cuadro Combinado
y dibuje un rectángulo junto al Código del Autor.
Debe estar activada la opción Deseo que el cuadro
Combinado busque los valores en una tabla o
consulta, presione Siguiente.