El documento explica la combinación de correspondencia y la función SI en Excel. La combinación de correspondencia permite crear cartas personalizadas para múltiples destinatarios a partir de un documento base y una fuente de datos. La función SI realiza comparaciones lógicas y devuelve uno de dos resultados posibles dependiendo de si la prueba es verdadera o falsa, lo que permite automatizar tareas condicionales. Juntas, estas herramientas facilitan la redacción y envío eficiente de comunicaciones personalizadas.

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Excel avanzado - estrategias de apoyo
María José Valencia Garcés
Institución educativa Liceo Departamental
Tecnología e informática
Guillermo Mondragón
Cali - Colombia
10 de Noviembre del 2023

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Tabla de contenido
1. ¿En qué consiste la combinación de
correspondencia?...................………… 3
2. ¿Qué se requiere para hacer la combinación de
correspondencia?................................. 4
3. ¿En qué consiste la función sí? Muestra un ejemplo de
aplicación…………………………………5
4. ¿Por qué es una de las funciones más potentes de
Excel?.....................................................8
5. Conclusiones………………………….. 10

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La combinación de correspondencia
La combinación de correspondencia es una poderosa herramienta para
escribir y enviar una carta o un correo electrónico personalizado a varias
personas diferentes al mismo tiempo. También se puede usar para
crear sobres o etiquetas con la información de cada destinatario. La
combinación de correspondencia importa datos desde otra fuente,
como por ejemplo Excel y luego usa esos datos para reemplazar
marcadores de posición a través del mensaje con la información
correspondiente de cada individuo al cual se va a escribir. Se puede
usar para crear rápidamente mensajes personalizados para cientos de
personas de una sola vez.
La combinación de correspondencia se usa para crear varios
documentos a la vez. Estos documentos tienen un diseño, formato, texto
y gráficos idénticos. Solo varían secciones específicas del documento,
que se personalizan. Entre los documentos que Word puede crear con
la combinación de correspondencia se incluyen etiquetas, cartas, sobres
y mensajes de correo. Existen tres documentos relacionados con el
proceso de combinación de correspondencia:
● Su documento principal
● Su origen de datos
● El documento combinado

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¿Qué se requiere para hacer la combinación de correspondencia?
Requisitos:
● Documento principal. Es el documento en word que contiene el
texto fijo y los campos que toman su valor del origen de datos.
● Origen de datos. Es el lugar donde se residen los datos que se
van a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta
naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un
libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla
de word o se pueden introducir al mismo tiempo y combinar.
Pasos a seguir para la creación del documento.
1. Diríjase a Archivo después a Nuevo y Documento en blanco.
2. Haga clic en Seleccionar destinatarios y pasa a Escribir una
nueva lista.
3. En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, escriba la
información de los destinatarios en cada columna, según
corresponda.
4. ahora seleccione agregar nuevo en cada nuevo registro.
5. Si necesita más columnas, como para un número de pedido, siga
estos pasos:
a. En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones,
seleccione Personalizar columnas.
b. Elija Agregar.
c. Escriba un nombre de archivo y después seleccione
Aceptar.
d. Repita los pasos b y c para cada columna o campo que
quiera agregar.

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6 Cuando termine de agregar todos los contactos que quiera a la
lista, seleccione Aceptar
7 En el cuadro de diálogo Guardar lista de direcciones, asigne
un nombre al nuevo archivo y, después, haga clic en Guardar.
¿En qué consiste la función sí?
La función SI le permite realizar una comparación lógica entre un valor y el
resultado que espera probando una condición y devolviendo un resultado si es
Verdadero o Falso.
● = SI (Algo es Verdadero, hacer algo; de lo contrario hacer algo
diferente)
Por esto, una instrucción SI puede tener dos resultados. El primer
resultado es si la comparación es Verdadera y el segundo si la
comparación es Falsa.
Las instrucciones SI son extremadamente sólidas y forman la base de
muchos modelos de hoja de cálculo, pero también son la causa principal
de muchos de los problemas en las hojas de cálculo. Lo ideal es que
una instrucción SI se aplique a condiciones mínimas, como
Hombre/Mujer, Sí/No/Quizás, por nombrar algunos ejemplos, pero a
veces es posible que deba evaluar escenarios más complejos que
requieren el anidamiento* de más de 3 funciones SI juntas.

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Ejemplo 1:
=SI(C2="Sí";1;2) dice: SI(C2 = Sí; entonces devolver un 1; en caso
contrario devolver un 2)
Ejemplo 2:
● =SI(C2="Sí";1;2)
En el ejemplo anterior, la celda D2 dice: SI(C2 = Sí; entonces devolver
un 1; en caso contrario devolver un 2)
● =SI(C2=1;"Sí";"No")
En este ejemplo, la fórmula de la celda D2 dice: SI(C2 = 1; entonces
devolver Sí; en caso contrario devolver No) Como puede ver, la función
SI se puede usar para evaluar texto o valores. También se puede usar
para evaluar errores. No está limitado exclusivamente a comprobar si un

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elemento es igual a otro y devolver un único resultado, también puede
usar operadores matemáticos y realizar cálculos adicionales según sus
criterios. También se pueden analizar varias funciones SI para realizar
varias comparaciones.
● =SI(C2>B2;"Presupuesto excedido";"Dentro de presupuesto")
En el ejemplo anterior, la función en D2 dice SI(C2 es mayor que B2;
devolver "Presupuesto excedido"; de lo contrario, devolver "Dentro de
presupuesto")
■ =SI(C2>B2;C2-B2;0)

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En la ilustración anterior, en lugar de devolver un resultado de texto,
vamos a devolver un cálculo matemático. La fórmula en E2 dice lo
siguiente: SI(la cantidad real es mayor que la presupuestada; resta la
cantidad presupuestada de la cantidad real; en caso contrario, no se
devuelve nada).
● =SI(E7="Sí";F5*0,0825;0)
En este ejemplo, la fórmula en F7 dice lo siguiente: SI(E7 = "Sí"; calcula
la cantidad total con F5 * 8,25 %; en caso contrario, no hay ningún
impuesto sobre las ventas, por lo que se devuelve 0)

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¿Por qué es una de las funciones más potentes de Excel?
La función SI es una de las funciones más populares de Excel y le
permite realizar comparaciones lógicas entre un valor y un resultado que
se espera.
Por esto, una instrucción SI puede tener dos resultados. El primer
resultado es si la comparación es Verdadera y el segundo si la
comparación es Falsa.

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Conclusiones.
combinación de correspondencia - conclusión:
Con el objetivo de facilitar el proceso de aprendizaje que permite
desarrollar las habilidades de lectura y redacción así como del uso de
tecnologías de la información el presente ensayo explica de manera
breve el uso de la herramienta Combinación de Correspondencia de
Word con la cual el usuario adquiere las herramientas necesarias para
generar una carta con un solo destinatario y convertirla en un
documento con cartas individuales para diversos destinatarios a partir
de una lista de contactos.
Palabras clave: Combinación de Correspondencia, Documento Base,
Documento Base de Datos, Documento Combinado
En este caso la función SI nos permite realizar determinadas
operaciones ante el cumplimiento de ciertas condiciones.
Función SI - conclusión:
En su forma más simple permite trabajar con solo dos resultados en
donde se puede definir una acción si se cumple con una prueba lógica y
otra acción por si esta prueba no se cumple.

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Existen una serie de funciones auxiliares a la función SI, que nos
permiten agregar más argumentos, e incluir anidamientos,
comprobación de errores y verificación de tipos de datos en la fórmula.
Conclusión en general:
En conclusión, la combinación de correspondencia y la función SI son
herramientas indispensables para aquellos que desean agilizar y
simplificar el proceso de redacción y envío de cartas a múltiples
destinatarios. La combinación de correspondencia permite al usuario
generar un documento base y convertirlo en cartas individuales para
diferentes contactos, mientras que la función SI ofrece la posibilidad de
realizar acciones condicionales y personalizar aún más el contenido de
cada carta. Estas dos herramientas, combinadas, proveen a los
usuarios las herramientas necesarias para realizar tareas de
comunicación eficientes y efectivas. No cabe duda de que dominar el
uso de la combinación de correspondencia y la función SI es un recurso
valioso para aquellos que deseen optimizar su trabajo y mejorar sus
habilidades en el uso de tecnologías de la información.
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