Toma Física de Inventarios luego de la etapa de estructuración, llega la de ejecución. Su proceso sistemático hace que se asegure su éxito tanto en los resultados, cumplimiento de objetivos y maximización de los recursos utilizados.

1. Toma Física de Inventarios
Ejecución
Jimmer Campos Perdomo
2015

2. Para qué hacer Tomas Físicas de Inventario?
 Está seguro que las existencias que registra su sistema de información concuerda con lo
que físicamente tiene en su estantería, tanque, patio o lugar de almacenamiento?
 Su contabilidad refleja lo que realmente tiene en su inventario?
 Recibe quejas de sus usuarios por diferencias de inventario?
 Está perdiendo ventas por que sus clientes van a su estantería y no encuentran el
producto requerido?
 Tiene sobrecostos por tener que hacer reaprovisionamientos urgentes dado que lo creía
tener en su inventario no estaba?

3. Como asegurar el Proceso de Toma Física ?
 Asegúrese de cumplir todo el proceso de Toma Física de Inventarios – Estructuración
 Defina la fecha o fechas en las cuales ejecutará la toma física
 Defina el área o áreas a ser intervenidas
 Con un grupo previo definido, organice, clasifique y etiquete el material a ser contado
 Divulgue su plan de toma física a todo el personal que participará, a sus áreas usuarias y al
personal de auditorías, pues mientras se esté inventariando no se harán ingresos ni despachos.
 Prepare todos los recursos requeridos para la toma física
 Entrene previamente a mesa de control, supervisores y mesas de control del procedimiento
detallado de toma física de inventario.

4. Qué recursos son requeridos?
 Humanos : De acuerdo lo descrito en el módulo Toma Física de Inventarios – Estructuración
Si la jornada va a ser 24 horas, coordine muy bien los turnos y quienes participarán en cada uno.
Programe almuerzos, comidas, desayunos y refrigerios
 Máquinas
 Montacargas
 Básculas
 Contadoras
 Material de Empaque: Cajas, zunchos, bolsas, trapos
 Papelería: Tablas de apoyo, lapiceros, hojas en blanco, calculadoras, marcador para metal
 Medios de comunicación: Radios o celulares

5. Qué Hacer en la Reunión de Inicio?
 Asegúrese que los materiales a ser inventariados han sido bloqueados en el sistema, es decir que no
permita hacer ni ingresos ni despachos.
 Asegúrese que todos los miembros definidos en la estructura organizacional para la toma física, estén
presentes para la reunión de inicio.
 Inicie muy puntual la reunión de inicio en función del plan
 Prepare y divulgue los horarios de cada jornada : Inicio, refrigerios, almuerzos o cenas, reinicios..
 Presente a todos los miembros de la estructura organizacional para la toma física
 Si hay auditores preséntelos y asigne quien los acompañará
 Llame a lista y nombre los grupos de conteo, supervisores, patinadores, operadores etc
 Entregue a cada grupo de conteo los elementos de papelería
 Entregue a cada supervisor las primeras hojas de conteo para ser entregadas a cada grupo de conteo
 Haga recomendaciones de seguridad industrial durante la jornada
 Recuerde el objetivo de la toma física y el objetivo de la jornada en función del plan
 Recuerde las recomendaciones de lo que NO se debe hacer durante la toma física

6. Qué NO se debe hacer durante la
Toma Física?
 Dos grupos de conteo, inventariar simultáneamente la misma referencia.
 Copiar los datos de conteo de una referencia de la hoja del otro grupo de Conteo, ni mucho menos inventar o
suponer cantidades.
 Llegar tarde al inicio de cada jornada de la toma física de Inventario.
 Cuando se hace el primer conteo, retirar las etiquetas de los códigos que deben quedar en el producto.
 Mover cajas, bultos, piezas, bolsas con piezas, canastas con piezas de una lugar a otro excepto para verificar
cantidades por peso. Ojo se deben dejar en el mismo lugar donde se encontró.
 Dañar, romper, botar o desaparecer las Hojas de Inventario.
 Retirarse del lugar de conteo sin previa autorización del Supervisor del Inventario

7. Qué NO se debe hacer durante la
Toma Física?
 Escuchar música con audífonos u otro equipo
 Correr dentro de las áreas de Conteo
 Subirse a alturas mayores de 1.5m sin utilizar escaleras autorizadas.
 Comidas o bebidas dentro de las áreas de Almacenamiento
 Fumar o ingerir bebidas alcohólicas
 Dar mal uso y maniobra con el Montacargas.
 Corrillos, sesiones de chistes, chismes etc……..dentro de las áreas de inventario
 Tachar ,enmendar las hojas de Inventario

8. Hoja de Conteo
Almacèn
Unidad Medida
Código
Descripciòn
Localización
Posición en el
Documento de
Inventario

9. Para la Toma Fisica de Inventarios luego de la fase de Estructuración,
Ejecución, debe asegurarse de cumplir lo expuesto en Toma Física
de Inventario – Análisis de Resultados también disponible en la red.
Si desea ampliar esta información o aplicar esta metodología en su
negocio, bajo un proceso sistemático que cumpla su propósito,
no dude en consultarme.
Jimmer Campos Perdomo
Ingeniero Industrial con postgrados en Sistemas de Control Organizacional y de Gestión, Comercio
Exterior y Negocios Internacionales, con más de 15 años liderando cadenas de abastecimiento
nacionales e internacionales en industrias de la minería, construcción, graneles, acero, medición,
alimentos y red de frío.
camposj1120@yahoo.com