presentación académica para aprender sobre la normalización de formas y formatos electrónicos

1. PROGRAMA NORMALIZACIÓN
DE FORMAS, FORMATOS Y
FORMULARIOS ELECTRÓNICOS
ESTUDIANTES
Vanessa Gallego
Leidy Lorena Claros Araos
Técnico Auxiliar Administrativo, 2023

2. CONTEXTO……
Captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Cualquier
organización ya captura, almacena y recupera documentos todos los días.
GESTIÓN
DOCUMENTAL

3. PROGRAMA NORMALIZACIÓN DE FORMAS, FORMATOS
Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS
 Producción de documentos
en medios electrónicos,
almacenamiento y
recuperación.
 La minería o exploración de
datos de los mismos= se usa
en aplicaciones de medición,
estadística, seguimiento y
control

4. PROGRAMA NORMALIZACIÓN DE FORMAS, FORMATOS
Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS
 Permite realizar el análisis
diplomático de los
documentos.
 Delimita y fija sus
características y atributos
 Crear las formas, formatos y
formularios electrónicos
denominándolos con
nombres propios
 Permite establecer:
 TRADICIÓN DOCUMENTAL
• AUTENTICIDAD
• TIPOLOGÍA DE LOS
DOCUMENTOS
FACILITAR
IDENTIFICACIÓN
CLASIFICACIÓN
DESCRIPCIÓN
DE LOS
DOCUMENTOS

5. BENEFICIOS
Incentivar el uso de las tecnologías de
la información
control y disminución en el consumo
de papel de conformidad con las
políticas de cero papel.
creación de documentos electrónicos
a través de la aplicación de
lineamientos establecidos
Evitar el uso de formas, formatos y
formularios obsoletos
Ahorro para los usuarios en el
desplazamiento hasta las oficinas
de la entidad.
Reducción en la cantidad de
usuarios que asisten a los puntos
de atención
Fuente de información para la
toma de decisiones, para la
estadística y el mejoramiento
continuo.

6. FORMATO
Tamaño del documento,
en relación con la
longitud y ancho Ej: folio,
cuarto, octavo
FORMA
“DOCUMENTAL”
Configuración del modo
en que se organiza el
texto, estilo de
presentación Ej:
memorando, carta,
contrato, acta
FORMULARIO ELECTRÓNICO
Formatos que pueden ser diligenciados por
los ciudadanos para realizar trámites en línea
Ej: formularios de contacto-formularios de
PQRS

7. MARCO NORMATIVO
LEY 527 DE 1999. Ley de
acceso y uso de los mensajes
de datos, del comercio
electrónico y de las firmas
digitales
LEY 594 DE 2000. se establece
las reglas y principios que
regulan la función archivística.
DECRETO 1080 DE 2015.
Aportan al diseño
Programa Específico de
Normalización de Formas y
Formularios Electrónicos .
LEY 1753 DE 2015. Lineamientos
generales en el uso y operación de los
servicios ciudadanos digitales
DECRETO 2573 DE 2014. Los
lineamientos generales de la estrategia
Gobierno en línea
RESOLUCIÓN 1156 DE 2020. Por la
cual se implementan las Tablas de
Retención Documental

8. MARCO NORMATIVO
ESQUEMA NACIONAL DE
SEGURIDAD
ESQUEMA NACIONAL DE
INTEROPERATIVIDAD
ISO

9. RELACION ENTRE FOMATOS, FORMULARIOS
ELECTRÓNICOS Y FORMAS DOCUMENTALES

10. CARACTERÍSTICAS (INTERNAS Y EXTERNAS) DE
LAS FORMAS Todas aquellas que nos
permiten identificar de
manera inequívoca un
documento
Internas
(físicas)
El tamaño,
escritura, tipo de
letra, el soporte
Tradición
documental
Externas
(intelectuales)
El productor, la
fecha, el autor, el
contenido, la lengua
Clasificación
documental
Elementos
de
descripción
atributos metadatos

11. BENEFICIOS DE LA NORMALIZACIÓN DE LAS
FORMAS
Diferentes al de
establecer tradición
documental
encontramos:
Agilidad en la construcción del documento
Facilidad en la clasificación del documento
Identificación de la organización productora
Facilidad en la descripción documental al destacar
contenidos relevantes
Facilidad en su automatización y sistematización

12. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA

13. CRONOGRAMA

14. CRONOGRAMA

15. CRONOGRAMA

16. EJEMPLO CARACTERÍSTICAS PARA LA
NORMALIZACIÓN DE LOS FORMATOS

17. EJEMPLO CARACTERÍSTICAS PARA LA
NORMALIZACIÓN DE LOS FORMATOS
ELECTRÓNICOS

18. EJEMPLO REVISIÓN E INTERVENCIÓN PARA LA
NORMALIZACIÓN DE LOS FORMATOS
ELECTRÓNICOS

19. EJEMPLO REVISIÓN E INTERVENCIÓN PARA LA
NORMALIZACIÓN DE LOS FORMATOS ELECTRÓNICOS

20. EJEMPLO REVISIÓN E INTERVENCIÓN PARA LA
NORMALIZACIÓN DE LOS FORMATOS ELECTRÓNICOS

21. TIEMPO DE EJECUCIÓN

22. RESPONSABLES

23. RECURSOS
*Hadware, software
*Equipos de cómputo
*Sistemas de Gestión de
Documentos electrónicos-SGDE
Sistema de Gestión de
Documentos SGDEA-ORFEO
Asignación recursos
presupuestales
 Capacitado en el diseño,
creación de F,F,F E.
 Verificación de las ctcas de los
DEA.
 Manejo del SGDEA.

24. RECURSOS

25. INDICADORES
Como evidencia de la implementación y seguimiento de del
Programa de Normalización de Formas y Formularios
Electrónicos, se formula el siguiente indicador
X: actividades
ejecutadas en la
anualidad
Y: actividades
programadas a
ejecutar en la
anualidad

26. PRESUPUESTO
IMPLEMENTACIÓN SOSTENIBILIDAD
PROGRAMA DE
NORMALIZACIÓN DE
FORMAS, FORMATOS Y
FORMULARIOS
ELECTRÓNICOS

27. ANEXOS

28. REFERENCIAS
 Camacho, A., Borrero, D., Moya, D. y Archila, M. (2021). Programa de normalización de formas y
formularios electrónicos. Departamento nacional de planeación-Gestión documental.
https://acortar.link/JTd1QP
 Neira ,P., Ortiz J. (2022).Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos. Empresa
Nacional Promotora del Desarrollo Territorial-Subgerencia Administrativa, Grupo de Servicios
Administrativos.https://www.enterritorio.gov.co/web/sites/default/files/2022-
08/documentos/4.1.5%20Programa%20de%20Normalizaci%C3%B3n%20de%20Formas%20y%20Formu
larios%20Electr%C3%B3nicos.pdf
 Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. (2021). Programa de Normalización de Formas y
Formularios
Electrónicos.https://www.icbf.gov.co/system/files/procesos/pg42.sa_programa_de_normalizacion_de_
formas_y_formularios_electronicos_v1.pdf