Investigación sobre Proceso de Gestión Documental en el SENA.

1. Investigación sobre Proceso
de Gestión Documental
en el SENA
Programa Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística
Teoría de Sistemas
Adrián Gómez Díaz

2. Tabla de Contenido
Misión y Visión del SENA
Red de Procesos del SIGA
Proceso: Gestión Documental
Documentos Asociados al Proceso
Diagrama de Flujo
Conclusiones
Bibliografía

4. Misión
El SENA está encargado de cumplir la función que
le corresponde al Estado de invertir en el desarrollo
social y técnico de los trabajadores colombianos,
ofreciendo y ejecutando la formación profesional
integral, para la incorporación y el desarrollo de las
personas en actividades productivas que
contribuyan al desarrollo social, económico y
tecnológico del país.
Visión
El SENA será reconocido por la efectividad de su
gestión, sus aportes al empleo decente y a ​la
generación de ingresos, impactando la
productividad de las personas y de las empresas;
que incidirán ​positivamente en el desarrollo de las
regiones como contribución a una Colombia
educada, equitativa y en paz.

5. Ilustración 1. Red de Procesos del SIGA
Fuente: SENA (2019). Recuperado de
http://compromiso.sena.edu.co/documentos/vista/mapa_procesos.gif

6. PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Procedimiento. Organización de Archivos de Gestión, Central e Histórico.
Objetivo. Establecer las pautas para la organización de los archivos de gestión, central e
histórico, a partir de la aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD),
tendiente a la planificación de la documentación producida y recibida por la Entidad,
desde su origen hasta su disposición final, facilitando su conservación, disponibilidad,
integridad, confidencialidad y legalidad, conformando la memoria Institucional.
Alcance. Archivos de Gestión, de la Dirección General, de las Regionales y de los Centros
de Formación Profesional; archivos centrales de las Regionales y de la Dirección General
y archivo histórico de la Entidad.
Responsable. Todos los colaboradores que participan en todos los procesos de la
entidad.

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO
Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos
Acuerdo 042 de 2002 y Acuerdo 027 de 2006 del Archivo General de la Nación
GD-F-003 Formato de Control de Ingreso de Documentos al Expediente
GD-F-004 Formato Único de Inventario Documental
GD-F-017 Formato Rótulo de Carpetas
GD-F-018 Formato Cajas de Archivos
GD-F-019 Formato Testigo Documental
Tabla de Retención Documental
GD-G-001 Guía Gestión documental dependencias
Ilustración 2. Normatividad
Fuente: Observatorio de Transparencia y Anticorrupción (2019). Recuperado de
http://www.anticorrupcion.gov.co/PublishingImages/Portadas%20biblioteca/n
ormatividad/portada-ley594.png

9. Diagrama
de Flujo

10. Conclusiones
• A partir de esta investigación, se logró el reconocimiento de los componentes de un sistema
de información implementados en una Unidad de Información y la relación que poseen
entre sí para la verificación y mejoramiento del sistema de información al cual pertenecen
(en este caso particular, sobre el Proceso de Gestión Documental ejecutado en el Servicio
Nacional de Aprendizaje – SENA).
• Asimismo, se logró la codificación, comprensión, identificación y análisis del proceso de una
entidad a través de la elaboración de Diagramas de Flujo.
• Por último, se pudo verificar que los procesos y los componentes de un sistema de
información deben trabajar (todos) en sintonía con la misión y visión de la entidad, así
como, con todos sus colaboradores; con la finalidad de que el sistema de información
funcione y sea eficiente. Por lo tanto, debe existir una constante comunicación, trabajo en
equipo, esfuerzo de todos, evaluación y realizar procesos de mejora continua para que se
puedan corregir y anticiparse a las necesidades de la entidad y los clientes.

11. Bibliografía
• SENA (2018). Procedimiento de Organización de Archivos de Gestión, Central e Histórico.
Bogotá. Recuperado de
http://compromiso.sena.edu.co/documentos/vista/descarga.php?id=1818
• SENA (2014). Guía para la Gestión Documental en la dependencias del SENA. Bogotá.
Recuperado de http://compromiso.sena.edu.co/documentos/vista/descarga.php?id=686
• SENA (2019). CompromISO. Bogotá. Recuperado de http://compromiso.sena.edu.co/
• Universidad del Quindío. (2019). Unidad 2 – Componentes de los sistemas de información.
Recuperado de
https://cidba.uniquindio.edu.co/pluginfile.php/92579/mod_resource/content/4/2019-
2_Gui%CC%81adeUnidad2_TeoriadeSistemas.pdf