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1. GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS
YESENA ORTEGA GONZÁLEZ
DIANA MARCELA ALVEAR
VILMARY MANCILLA CASTILLO
LILIANA BASABE SIERRA
G2
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
FEBRERO
2014

2. GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS
YESENA ORTEGA GONZÁLEZ
DIANA MARCELA ALVEAR
VILMARY MANCILLA CASTILLO
LILIANA BASABE SIERRA
G2
EJE TEMATICO N° 1
DOCENTE
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
FEBRERO
2014

3. INTRODUCCION
Con la aparición de los documentos electrónicos durante las últimas décadas, los
archivos han sufrido una gran revolución lo cual obliga a los archivistas a
modificar sus métodos para hacer frente a este fenómeno de producción de
documentos en los nuevos soportes.
Los cambios tecnológicos en el último siglo, especialmente en el campo
electrónico y digital, trajo consigo un gran cambio en la forma de comunicación,
de transmisión de la información, de trabajo y en general, estos cambios han
afectado en las actividades cotidianas de la sociedad actual; para la cual deben
adaptarse a los cambios, por lo tanto es necesario que exista un marco jurídico
necesario para hacer relevante el uso de estas nuevas tecnologías; teniendo en
cuenta que es un elemento básico de este movimiento a nivel global.

4. OBJETIVO GENERAL
1. Conocer la forma en que se estructura la gestión automatizada en las
organizaciones; entendiendo cada uno de sus componentes, tanto el analítico
por parte de los gestores de información (archivístico), como el informático que
posibilita el encuentro dinámico entre todas las partes de la administración.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Conocer las ventajas y desventajas de la documentación electrónica como
soporte de información.
2. Explicar los procedimientos llevados a cabo en la gestión automatizada de
información.
3. Asumir las diferencias en el tratamiento de la información electrónica.

5.  EL Documento Electrónico
 El ciclo vital de la información sus 3 fases
 El dato individual a la información electrónica
estructurada
 Qué es información
 Qué es un dato
 Porqué es diferente la información electrónica
 Creación de datos electrónicos
 Modos de estructura los datos
 Documentos
 Bases de datos
 Adquisición de equipos y aplicación para la
información electrónica

6. El Documento Electrónico
El Archivo General de la Nación define Documento electrónico
como “Documento cuyo soporte material es algún tipo de
dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado
mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o
reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización”.
Un documento electrónico de archivo, son aquellos producidos o
recibidos en una entidad en razón de sus actividades o funciones,
el documento electrónico de archivo tiene los mismos rasgos del
documento de archivo físico como es su originalidad y valor
probatorio, su única diferencia es que varía el medio de creación
o recepción, trámite y recuperación, ya que se utilizan
herramientas informáticas o electrónicas.

7. CICLO VITAL
Fase de diseño
Como sucede con la información en formato papel, la de índole electrónica
obedece a una necesidad en la gestión organizacional. La primera fase requiere
entonces establecer la planeación, es decir, la forma como se va a desarrollar
la tarea de administrar los archivos electrónicos.
Tareas propias de esta fase
Definición de oficinas y encargados de la administración documental (perfiles
de acuerdo a nivel de conocimiento en materia archivística, o en su defecto
responsables de cada área)
Implementación de un software como de un repositorio con la tecnología
adecuada, que me permita albergar y recuperar sin riesgo alguno, la
información contenida en los servidores.
Manejo de niveles de acceso (de acuerdo al perfil del solicitante)
Fase de Creación
Es el momento en el que la información se convierte en formato digital, legible
por medio de ordenadores; se debe tener en cuenta que la responsabilidad del
proceso implica a los creadores de la información (oficinas de gestión) y a los
archivistas (velan por el orden lógico y formal de los documentos)

8. Por lo tanto se realizan las siguientes tareas…
Puntos de creación de información digital (Escaneo: centralizado o
también descentralizado).
Valoración y análisis de la información para la creación de expedientes
organizados siguiendo el criterio de serie documental (La implementación
de software acelera la tarea de recopilación de información).
La revisión constante del documento físico, generados en la oficinas, para
la digitalización acorde de las series documentales (en el caso de que la
digitalización sea asumida directamente por las áreas).
Revisión y organización para las demás transferencias, teniendo en
cuenta los criterios archivísticos, y su debida digitalización e
implementación electrónica.
Descripción de la documentación para su efectiva recuperación
Manejo adecuado de bases de datos (catalogación)

9. Fase de Mantenimiento
Obedece a las políticas que implementan las
organizaciones, para asegurar la consulta sin intermitencias
de la información digital producida o recibida.
Se lleva cabo las siguientes tareas:
Copias de seguridad.
Según el caso, migración a otros soportes más modernos,
asegurando la totalidad de registros.
soporte constante por parte de la empresa informática
(asegura el correcto accionar del producto de gestión
documental automatizada)

10. El dato individual a la Información
Electrónica Estructurada
Qué es información : En sentido general, la información es un
conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje
que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe
dicho mensaje.
En tal sentido la información es un conjunto organizado de datos capaz
de cambiar el estado de conocimiento en el sentido de las órdenes
transmitidas. Los datos sensoriales una vez percibidos y procesados
constituyen una información que cambia el estado de conocimiento,
eso permite a los individuos o sistemas que poseen dicho estado
nuevo de conocimiento tomar decisiones pertinentes acordes a dicho
conocimiento.

11. Qué es un dato
Es
una unidad elemental de información,
representado simbólicamente (numérica,
alfabética, algorítmica, imágenes o sonidos) el
dato no tiene valor semántico (Sentido) en sí
mismo, pero recibe un tratamiento apropiado,
su utilidad consiste en la realización de
cálculos o en la toma de decisiones, con el
único fin de comunicar en cualquiera que sea
su soporte y finalidad.
En un documento, por ejemplo, se agrupan
numerosos datos para presentar una
argumentación o rendir cuentas de una
acción. Hasta hace muy poco, la mayor parte
de los datos eran conservados y transmitidos
mediante documentos en soporte papel (o a
veces, para los más antiguos, en otros
soportes, como la piedra tallada).

12. PORQUÉ ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
La información electrónica en los últimos tiempos ha sido una
herramienta eficaz para la toma de decisiones en tiempos nunca antes
imaginados, y también novedosa a la hora de hacer frente
organizativo y responder a las necesidades tanto de clientes externos
como a los internos, en esta era post-industrial denominada también
como sociedad de la información, en la que todo gira en torno al
conocimiento.
Entonces la información digital o electrónica tiene una gran diferencia
con respecto a la tradicional, esto es: la forma en la que se lee o
transmite el mensaje, el canal o el medio informativo, en este caso el
computador es imprescindible.
Teniendo esto en mente, es preciso identificar cuáles son los puntos a
favor y también en contra al establecer una gestión automatizada de
información.

15. CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS
Obedece a aspectos informáticos como también a los propios de la gestión documental
organizada por la que debe velar el profesional de la información.
Como primera medida está el proceso de la adquisición de software y hardware; estas
son herramientas que me permiten hablar como tal de medios automatizados. En
segundo lugar y condicionado por lo anterior, aparece el concepto de repositorio,
entendiéndose este como el “archivo” o lugar en el que se almacenan datos electrónicos.
El proceso de creación de datos es de carácter totalitario, es decir, interesa desde la alta
dirección de las organizaciones, hasta el último de sus miembros de perfil inferior. Se
utiliza primordialmente la digitalización de documentos para pasar de la parte física y
convertir en archivos legibles por ordenadores; en el proceso está implicado el orden
lógico secuencial y natural que lleva la información al soportar procesos, es por eso que
se requiere el análisis minucioso y constante de los archivistas para la delimitación de
series y subseries, principalmente si el proceso de automatización es descentralizado
(manejado por outsorcing o bien por las mismas áreas). También es preciso aclarar que
no toda la información tiene que ser digitalizada, pues diferentes áreas de la empresa
manejan software específico para sus procesos (por ejemplo el área financiera o
contable) por lo que el exportar aquellos archivos es de utilidad enorme.

16. El uso de la tecnología permite a través de sus
diferentes formulaciones y algoritmos agrupar
cantidad enorme de información en tiempos record,
por lo que es efectivo frente a la gran explosión
documental generada en los últimos tiempos. Pero la
parte de análisis es la que me asegura la calidad del
proceso para eliminar todas aquellas cosas que no
tienen valor documental y lo que me hace es generar
desviaciones: duplicidad de información, documentos
incompletos, etc.

17. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS
Una estructura de datos es una forma de organizar un conjunto de datos elementales con el
objetivo de facilitar su manipulación. Un dato elemental es la mínima información que se tiene
en un sistema; una estructura de datos define la organización e interrelación de estos y un
conjunto de operaciones que se pueden realizar sobre ellos. Según la finalidad de la información,
existen principalmente dos medios de estructurar los datos los cuales son:
DOCUMENTOS
Es una estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados para dar cuenta de un
razonamiento o una actividad. Un documento electrónico está constituido por cuatro elementos
principales, de los cuales los tres primeros deben ser conservados:
El contenido del documento, que puede incluir varios tipos de datos Textuales, Numéricos
Gráficos, de imágenes, de vídeo y sonido.
La estructura lógica del documento, puede estar incluida en el documento o base de datos, en
cuyo caso una misma estructura puede ser utilizada por varios documentos.

18. El contexto descrito en un documento asociado puede incluir informaciones como:
 Los metadatos técnicos (aplicaciones y equipos informáticos necesarios, números de
versión, estructura del fichero, descripción de los datos, un extracto histórico de las relaciones
con otros documentos.
 La descripción del contexto administrativo. El contexto descrito en la documentación
puede volverse complejo cuando el documento se encuentra integrado en una arquitectura de
red.
BASES DE DATOS : Es una colección de datos referentes a una organización estructurada
según un modelo de datos de forma que refleja las relaciones y restricciones existentes entre
los objetos del mundo real, y consigue independencia, integridad y seguridad de los datos. a
continuación se exponen algunos requisitos que debe cumplir un buen sistema de datos:
Acceso Múltiple: los usuarios pueden acceder a la base de datos sin que se produzca
conflictos ni visiones coherentes.
Flexibilidad: Se podrá usar distintos métodos de acceso, con tiempos de respuesta
razonablemente pequeños

19. Confidencialidad y Seguridad: Se controla el acceso
a los datos impidiéndole así a los usuarios no autorizados.
Protección contra Fallos: Deben existir mecanismos
concretos de recuperación en caso de fallo del equipo.
Independencia Lógica: Capacidad para modificar los
datos contenidos en la base e incluir nuevos datos, sin
afectar a los programas que lo estén usando.
Interfaz de alto nivel : contar con un lenguaje de
programación de alto nivel para que facilite la tarea a realizar.
Los sistemas de gestión de bases de datos relacionales se
caracterizan porque almacenan los datos en "tablas" o
"relaciones" y por las operaciones de tipo algebraico que se
realizan sobre dichas tablas. Esta información se puede
representar de forma adecuada en un lenguaje lógico
(Prolog). Hay tres grandes modelos de bases de datos según
el contenido de sus registros:

20.  Bases de datos con información factual: recogen informaciones muy
concretas y actuales, generalmente de carácter numérico: tales como datos
estadísticos, series históricas, resultados de encuestas, convocatorias de becas
o subvenciones, convocatorias de eventos, ofertas de empleo.
 Directorios: recogen datos sobre personas o instituciones especializadas en
una actividad o materia concreta. Hay directorios de profesionales, de
investigadores, de centros de investigación, de bibliotecas, de revistas
científicas, de empresas, de editoriales.
Bases de datos documentales: En este último grupo, cada registro se
corresponde con un documento, sea éste de cualquier tipo: una publicación
impresa, un documento audiovisual, gráfico o sonoro, un documento de un
documento de archivo, un documento electrónico.

21. DIFERENCIAS ENTRE DOCUMENTO Y BASE
DE DATOS
Su conservación plantea diferentes requerimientos.
Un documento debe ser consistente e inalterable (su
puesta al día genera un nuevo documento).
Una base de datos puede ser regularmente puesta al
día.
 Existe también información compuesta (base de
datos/documentos), que plantea nuevos problemas.

22. ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA
LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
La adquisición de equipos, aplicaciones y servicios, es un aspecto muy importante del
uso y archivo de datos electrónicos. Hoy por hoy existen muchos tipos de equipos,
aplicaciones y servicios basados en diferentes tecnologías; también numerosos
estándares, normas y especificaciones técnicas.
Los reglamentos para la adquisición oficial de productos tecnológicos, genera tres
falencias enumeradas muy comunes donde el mercado tecnológico no ofrece productos
que cumplan con la reglamentación oficial; algunos pocos productos que sí cumplen con
la norma, se consiguen a precios muy elevados, la misma evolución tecnológica puede
hacer que las normas caduquen a pesar de las dificultades es ético realizar compras tanto
privadas como públicas dentro del marco de la normatividad establecida. Sin embargo,
debe admitirse que no es siempre práctico o realista el conservar la totalidad de equipos,
aplicaciones y documentación durante un largo período. Es evidente que la compra de
productos basados en normas estables y abiertas es uno de los principales criterios de
evaluación de los productos.

23. CONCLUSIONES
A los documentos electrónicos se les debe dar tratamiento similar al documento físico, aunque su
estructura y sus elementos de fondo varíen. Encontramos ventajas de los documentos electrónicos,
como la organización casi inmediata a través de aplicativos diseñados para tal fin y la toma de
decisiones oportunas, pero también debido a que muchas veces los procesos no son centralizados al
momento de producción (digitalización) es necesario aplicar conocimientos archivísticos de
análisis en manera constante para que las series y las subseries sean conformadas de forma
correcta, y no estar completamente entregados a la funcionalidad del software.
Tanto para la creación de un documento electrónico y de un sistema de información se debe tener
siempre presente el diseño de la estructura de estos dos elementos que se complementan, donde
influye los datos como ingreso y la información como salida, donde el ciclo vital nos da la
posibilidad de realizar la trazabilidad a cada uno de estos.
El desarrollo de este taller, está lo suficientemente orientado en lo que se debe hacer y es por esto
que motiva al aprendiz a ejecutar la actividad, toda vez que es un tema de suma importancia en la
gestión de documentos electrónicos y el conocimiento y destrezas que se desarrollen al ejecutarla.

24. BIBLIOGRAFÍA
http://losensayos.com/adquisicion-de-equipos-y-aplicaciones-para-la-inf
http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf